【無料】業務マニュアルを簡単に作れるテンプレート15選！作り方やメリットも解説

業務の効率化を図るうえで、マニュアルは欠かせないものです。しかし、ゼロから作成するのは手間がかかり、わかりやすい構成にするのも難しいです。テンプレートを活用すれば、あらかじめ用意された項目に沿って入力するだけで、誰でも統一感のある質の高いマニュアルを作成できるでしょう。

本記事では、すぐに使えるマニュアルテンプレート（フォーマット）とその例文を15種類ご紹介します。さらに、テンプレートサイトやマニュアル作成の具体的な手順、フォーマットを活用する際のポイントについても解説します。加えて、効率的なマニュアル作成をサポートするツール『NotePM』も取り上げるので、ぜひ参考にしてください。

【無料】業務マニュアルのテンプレート・例文15選

業務マニュアルは、社内の情報共有や作業の統一に欠かせない存在です。ですが、「何を書けばいいのか分からない」「一から作るのは大変」と悩む方もいるのではないでしょうか。

無料で活用できるマニュアルテンプレート・例文を紹介します。すぐに使えるWordファイルも用意していますので、ぜひフォーマットをダウンロードしてご活用ください。

例文	Wordファイル
来客対応マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
電話対応マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
クレーム対応マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
接客マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
運用マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
業務引き継ぎマニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
新人教育マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
ビジネスマナーマニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
名刺交換マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
面接マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
イベントマニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
SNS運用マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
防災マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
コールセンターマニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
清掃マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）

飲食店のマニュアルのテンプレートについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
【無料テンプレート】飲食店のマニュアルガイド｜例文や作り方を紹介

来客対応マニュアルテンプレート・例文

来客対応マニュアルテンプレート

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来客対応マニュアルを作成しておけば、お客様に質の高いサービスを提供できます。

お客様の訪問のタイミングによっては、受付担当以外の社員が対応するケースも考えられるでしょう。受付や担当者に引き継ぐときの内容も記載しておくと、全社員が対応できるようでしょう。

＞関連記事：来客対応 ビジネスマナーマニュアル（新人社員教育教材ひな形）

電話対応マニュアルテンプレート・例文

電話対応マニュアルテンプレート

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さまざまなケースを想定した電話対応マニュアルを紹介しましたが、対応する際の心構えや言葉遣い、基本的なルールをマニュアルに記載してもよいでしょう。自社の業務内容に沿ってアレンジしてみてください。

＞関連記事：電話対応マニュアルの作り方とは？盛り込むべき内容や作成のポイントを解説！
＞関連記事：電話対応のビジネスマナーマニュアル（新人社員教育教材ひな形）

クレーム対応マニュアルテンプレート・例文

クレーム対応マニュアルテンプレート

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よくあるクレームやその解決策をまとめておけば、一貫した対応が可能です。「商品の不具合が何度も生じる場合」「顧客が怒っている場合」など、考えられるケースをいくつか想定してマニュアルに記載しておくとよいでしょう。

＞関連記事：クレーム対応マニュアル無料テンプレート｜作成ポイントをわかりやすく解説

接客マニュアルテンプレート・例文

接客マニュアルテンプレート

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「接客」と一括りにしても、お客様来店時や商品説明時、お会計時などさまざまなシーンが考えられます。あらゆるケースを想定し、各場面でどのように対応するべきかを明確にまとめておきましょう。

＞関連記事：接客マニュアルの例文と作り方を紹介｜無料で使えるテンプレートつき

運用マニュアルテンプレート・例文

運用マニュアルテンプレート

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社内でツールを利用する場合は、ツールの運用方法をマニュアルにまとめておくとよいでしょう。運用方法をマニュアル化しておけば、標準化された手順でツールを運用できます。

＞関連記事：運用マニュアル テンプレート（書き方とサンプル例）

業務引き継ぎマニュアルテンプレート・例文

業務引き継ぎマニュアルテンプレート

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退職や異動で担当者が変更になったとき、スムーズに業務を引き継ぐためには、専用のマニュアルが必要です。伝える内容や伝え方をマニュアルにわかりやすくまとめておきましょう。

＞関連記事：無料で使える引き継ぎ書テンプレート・例文10選！作り方の手順も解説
＞関連記事：業務の引き継ぎをスムーズにするには？流れや方法・ポイントを解説！

新人教育マニュアルテンプレート・例文

新人教育マニュアルテンプレート

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入社して間もない新人は、業務内容はもちろん社内のルールといった基本的な内容もわかりません。一人ひとりに説明していると相当な時間が必要なため、マニュアルで解決できるように内容を作り込みましょう。

＞関連記事：新人教育のためのマニュアル作成のメリットやコツ・おすすめのITツールも紹介
＞関連記事：新人教育はチェックシートの活用がおすすめ！わかりやすいシートの作成手順を紹介

ビジネスマナーマニュアルテンプレート・例文

ビジネスマナーマニュアルテンプレート

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ビジネスマナーは社会人の基本です。相手に失礼な印象を与えないように、挨拶からメールの送り方、身だしなみなど、基本のビジネスマナーをマニュアルに記載しておきましょう。

＞関連記事：訪問のビジネスマナーマニュアル（新人社員教育教材ひな形）

名刺交換マニュアルテンプレート・例文

名刺交換マニュアルテンプレート

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新人社員はこれまで名刺交換をする機会もなく、多くの場合ルールやマナーを知りません。マニュアルで名刺交換のルールをまとめておくと、急に取引先と打ち合わせが入った場合にも安心して参加できます。

＞関連記事：名刺交換のビジネスマナーマニュアル（新人社員教育教材ひな形）

面接マニュアルテンプレート・例文

面接マニュアルテンプレート

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マニュアルが必要なのは新人だけではありません。中堅社員になると面接を担当する場合もあるため、そのケースを想定した面接のマニュアルも必要です。会社としてどのように面接を進めるべきなのか、マニュアルを作成しておきましょう。

＞関連記事：面接マニュアルの作り方｜作成のメリットや盛り込むべき要素を解説！

イベントマニュアルテンプレート・例文

イベントマニュアルテンプレート

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イベントをスムーズに進めるためには、事前の準備や当日の流れを明確にすることが重要です。トラブルを防ぎ、関係者全員が適切に対応できるように、イベントの基本情報やタイムスケジュール、役割分担などをマニュアルに記載しておきましょう。

SNS運用マニュアルテンプレート・例文

SNS運用マニュアルテンプレート

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企業や団体のSNS運用では、一貫性のある発信と適切な対応が求められます。誤った情報の発信や不適切な対応を防ぐために、投稿のルールやトーン＆マナー、炎上時の対応方法などをマニュアルに記載しておきましょう。

防災マニュアルテンプレート・例文

防災マニュアルテンプレート

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災害時に迅速かつ適切な対応を行うためには、事前の備えが欠かせません。従業員や関係者が冷静に行動できるように、災害時の対応方法や連絡手順、訓練計画などをマニュアルに記載しておきましょう。

コールセンターマニュアルテンプレート・例文

コールセンターマニュアルテンプレート

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コールセンターでは、顧客対応の品質が企業の評価に直結します。オペレーターが一貫性のある対応を行い、顧客満足度を高めるために、対応フローや話し方のポイント、クレーム処理手順などをマニュアルに記載しておきましょう。

清掃マニュアルテンプレート・例文

清掃マニュアルテンプレート

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清掃業務を効率的に進めるためには、統一された手順と基準が必要です。清掃の範囲や使用する道具、点検基準などを明確にし、誰でも同じクオリティで作業ができるようにマニュアルを作成しましょう。

マニュアル作成にテンプレートを活用するメリット4つ

マニュアル作成にテンプレートを活用するメリットはおもに4つあります。

• マニュアルの品質を標準化できる
• マニュアルの作成時間を短縮できる
• 必要な内容の抜け漏れを防げる
• 統一感のある洗練されたマニュアルが作れる

マニュアルをゼロから作成するのはなかなか難しいため、テンプレートを使うメリットを活かしつつ作成していきましょう。

マニュアルの品質を標準化できる

社内で複数の担当者がマニュアルを作成する場合、テンプレートがないと、フォーマットや記載方法が人によってバラバラになりがちです。あるマニュアルは丁寧で詳しいのに、別のものは情報が不十分だったり、専門用語の説明があるものとないものが混在したりと、内容にばらつきが出てしまいます。

このような差があると、読む側が混乱し、マニュアル全体の信頼性も下がってしまいます。

そこで有効なのがマニュアルテンプレートの導入です。テンプレートを使えば、見出しの使い方やフォントの種類・サイズ、図や表の入れ方、専門用語の説明ルールなどが統一されます。その結果、誰が作っても一定の品質を保ったマニュアルを効率よく作れます。

テンプレートの活用は、組織内のナレッジ共有や教育・研修の質を高めるうえでも重要なポイントです。

マニュアルの作成時間を短縮できる

マニュアルを一から作る場合、まず構成や項目、デザインをどうするかを考えるところから始まります。この準備には意外と時間がかかり、手間もかかるものです。

しかし、マニュアルテンプレートを使えば、こうした基本的な枠組みはすでに整っています。たとえば業務マニュアル用のテンプレートには、「目的」「対象者」「手順」「注意点」「Q&A」など、必要な項目があらかじめ用意されています。

そのため、作成者はデザインや構成に悩むことなく、内容の記述に集中することが可能です。特に、複数のマニュアルを短期間で整備したいときや、迅速な情報共有が求められる場面では、作成時間を大幅に短縮できるのが大きなメリットです。

必要な内容の抜け漏れを防げる

マニュアル作成でよくある問題の一つが、伝えるべき情報の抜け漏れです。特に複雑な業務や判断が多い作業では、作成者が「これは常識だから書かなくていい」と思ってしまい、例外対応や注意点などが記載されないことがあります。その結果、マニュアルとして不完全なものになってしまうのです。

このようなミスを防ぐために役立つのがマニュアルテンプレートです。優れたテンプレートには、「改訂履歴」「対象読者」「安全上の注意」「トラブル対応」「関連資料」など、必要な項目があらかじめ網羅されています。

作成者はそれらの項目をチェックリストのように確認しながら内容を埋めていくことで、重要な情報の抜けを防げます。結果として、読者にとって信頼性が高く、実用的なマニュアルを効率よく作成することが可能です。

統一感のある洗練されたマニュアルが作れる

テンプレートを利用すれば、統一感のある洗練されたマニュアルが作れるでしょう。構成の流れが明確になり、。記載する内容はもちろん、文字のフォントや大きさ、表や図などデザインに迷うことがなくなります。

また、作成者ごとにマニュアルの形式が異なると、読み手にとってわかりにくくなる可能性があります。テンプレートを活用すれば、一貫性のある洗練されたマニュアルを作成でき、誰が見ても理解しやすいものになるでしょう。

テンプレートを使ったマニュアル作成5ステップ

テンプレートを入手した後、どう進めるかが肝心です。テンプレートはあくまで「器」であり、中身を正しい手順で埋めていかないと、構成が崩れたり記載漏れが生じたりします。以下の5ステップで作業を進めることで、完成度の高いマニュアルに仕上がります。

1. 目的と対象者を明確にする
2. 業務内容を洗い出す
3. 構成と目次を組み立てる
4. テンプレートに沿って本文を書く
5. レビューを受けて改善する

1. 目的と対象者を明確にする

マニュアル作成を始める前に、「誰が・何のために読むか」を先に定義します。これを後回しにすると、記載範囲が際限なく広がり、結果として読みにくい分厚いマニュアルになりがちです。

目的によって記載する内容の粒度も変わります。引き継ぎ用であれば「なぜその手順なのか」という判断基準まで記載する必要がありますが、新人教育用であれば基本操作に絞り、応用的な例外処理は別のマニュアルに切り出すという判断もできます。

このステップの成果物は、「マニュアルの目的文と想定読者の定義」です。「入社1年未満の営業担当者が、受注処理を一人でできるようになることを目的とする」のような一文を書き出しておくと、後工程での迷いがなくなります。

2. 業務内容を洗い出す

目的と対象者が決まったら、対象業務に含まれるタスクをすべて書き出します。時系列順か、頻度の高い順に並べると後の構成作業がしやすくなります。付箋やスプレッドシートを使って、まず量を重視して洗い出すのがポイントです。

各タスクを整理する際は、5W1Hのフレームが役立ちます。「いつ（When）・誰が（Who）・何を（What）・なぜ（Why）・どうやって（How）・どこまで（How far）」の6つの軸でタスクを記述しておくと、本文を書く段階で情報の抜け漏れを防げます。

業務に精通したベテラン担当者へのヒアリングも有効です。長年の経験から「当然のこと」として省略しがちな暗黙知を引き出し、マニュアルに言語化することが、特に引き継ぎ目的のマニュアルでは大きな価値を持ちます。

3. 構成と目次を組み立てる

洗い出したタスクを整理し、大項目・中項目・小項目の3階層に分類します。大項目は業務のフェーズや区分、中項目は各フェーズ内の作業ユニット、小項目は個別の手順ステップが目安の粒度です。

目次を先に完成させることには大きな利点があります。マニュアル全体の構造を俯瞰できるため、「この業務はまだ書いていない」「ここに重複がある」といった抜け漏れや重複を、本文を書き始める前に発見できます。

テンプレートには見出し構成があらかじめ用意されています。それをベースに不要な見出しを削除し、必要な見出しを追加してカスタマイズします。WordのスタイルI機能を使えば見出しの追加・削除が目次に自動反映されるため、手作業での目次更新は不要です。

4. テンプレートに沿って本文を書く

目次が確定したら、各見出しの中を埋める作業に入ります。構成が決まっている状態なら、どの見出しから書き始めても構いません。慣れている業務の箇所から書き始め、勢いをつけてから難しいセクションに取り組む方法も有効です。

手順を記述する際は「1手順につき1つの動作」を原則にし、動作ごとに文を分けて番号を振ると、読み手が手順を追いやすくなります。

専門用語には初出時に注釈を付け、初見の読み手でも立ち止まらずに読み進められるよう配慮します。社内での略称や独自の呼称も、正式名称と対応させて明記しておくと、新人や異動者にとっての障壁が下がります。

5. レビューを受けて改善する

本文を書き終えたら、必ず第三者にレビューを依頼します。作成者本人は業務内容を熟知しているため、「これは読めばわかるはず」という前提で省略している箇所に気づきにくいのが難点です。第三者の目で「初見で理解できるか」を確認することが、マニュアルの完成度を左右します。

レビュアーは、実際にそのマニュアルを使う予定の人に依頼するのが最適です。新人向けのマニュアルなら入社間もないスタッフに、引き継ぎ用なら引き継ぎを受ける予定の担当者に読んでもらうことで、実際の利用シーンに即したフィードバックが得られます。

レビュー後の修正を反映して初版を完成させたら、定期的な見直しのサイクルも意識しておきましょう。業務フローが変わるたびにマニュアルが更新されていれば、現場での信頼性が保たれます。

読まれるマニュアルに仕上げる4つのコツ

テンプレートを埋めて5ステップを完了しても、それだけでは「読まれ続けるマニュアル」にはなりません。現場で実際に参照され、使われ続けるためには、仕上げの段階で以下の4つの観点を押さえておく必要があります。

1. 1文1動作でシンプルに書く

手順を書く際にやりがちなのが、1文に複数の動作を詰め込むパターンです。

• NG例：「メニューバーの『ファイル』をクリックして新規作成を選択し、テンプレートの中から『業務報告書』を選んでタイトルを入力してから保存してください。」
• OK例：「①メニューバーの『ファイル』をクリックします。②『新規作成』を選択します。③テンプレート一覧から『業務報告書』を選びます。④タイトルを入力して保存します。」

手順に番号を振ることで、読み手は「今どのステップにいるか」を常に把握できます。操作を中断して再開する際にも、どこまで進んだかをすぐに確認できるため、実際の作業効率に直結します。

文章表現では、主語を明示し受動態を避けることも基本です。「〜される」「〜が行われる」より「〜します」「〜を選択します」のほうが、誰がどの動作をするのかが明確になります。

2. 画像・図解で視覚的に伝える

特にシステム操作のマニュアルでは、文章だけで画面の場所を説明するよりも、スクリーンショットに赤枠や番号を加えたほうが格段に伝わります。操作対象の箇所を赤枠で囲み、手順番号を画像内に直接振っておくと、文章と画像の対応が一目でわかります。

「AならB、CならD」のような判断分岐が発生する業務には、フローチャートが有効です。条件分岐を箇条書きで説明しようとすると、どのパターンに自分が当てはまるかを読み手が判断しながら読まなければならず、理解に時間がかかります。フローチャートで視覚化すれば、分岐の全体像を瞬時に把握できます。

ただし、画像の点数が増えるほどファイルサイズも増大します。PowerPointやWordで画像を大量に使用する際は、挿入前に画像を圧縮するか、Office上の「図の圧縮」機能を活用してファイルサイズを管理しましょう。

3. 検索・アクセスしやすい場所で管理する

マニュアルは作って終わりではありません。マニュアル作成担当者の87.0%が「ユーザーから十分に活用されていない」と感じた経験があるという調査結果があります（株式会社CT「マニュアルが活用されていない実態に関する調査」2022年）。

活用されない原因の一つが、アクセスのしにくさです。WordやExcelのファイルがファイルサーバーの深い階層に保存されていたり、メール添付で共有されたファイルが個人の受信トレイに散在していたりすると、必要なときに必要な情報へたどり着けません。マニュアルの中身が優れていても、「どこにあるかわからない」では参照されないまま形骸化します。

この問題を解決する選択肢の一つが、ナレッジ管理ツールの活用です。例えばNotePMは、ファイルの中身まで含めた全文検索、表記ゆれへの対応、テンプレートからの作成・共有・管理を一つのツール上で完結させられます。マニュアルを個別のファイルとして管理するのではなく、検索して即座にアクセスできる環境を整えることで、現場での活用率が上がります。

4. 更新ルールを決めて形骸化を防ぐ

マニュアル作成に何らかの悩みを抱える企業は93.9%にのぼり、そのうち最も多い課題が「作成時間が足りない」（38.8%）という調査結果があります（サイトエンジン「マニュアル制作の悩みに関するアンケート調査」2023年）。

時間不足を理由に更新が後回しになると、マニュアルの内容と実際の業務フローにズレが生じ、現場では参照されなくなっていきます。しかし更新が滞る根本的な原因は時間だけでなく、「誰が・いつ・どのタイミングで更新するか」のルールが決まっていないことにあります。

具体的な運用ルールとして、以下のような仕組みを取り入れると更新が継続しやすくなります。更新担当者を明示的に指名し、四半期ごとのレビューをカレンダーに登録しておきます。業務フローや社内規程が変更された際は、マニュアルの改訂をその変更作業とセットで実施するルールにしておくと、更新の漏れが防げます。

編集や検索がしやすいツールを導入する

編集や検索がしやすいツールを導入するのも、マニュアル作成において重要なポイントです。作成したマニュアルは、実際に使われてこそ意味があります。多くの文書の中からすぐに見つけられるように、検索性の高いツールを導入するのをおすすめします。

高い検索性をもつツールなら『NotePM』がおすすめです。WordやExcel、PDFなどすべての資料を全文検索し、すぐに求めている情報を見つけられます。

検索性の高さはマニュアルの運用に大きく影響するため、ツール選びのひとつの基準として考えておきましょう。

＞関連記事：【徹底比較】マニュアル作成ツールおすすめ20選｜選び方と導入事例も紹介

マニュアル作成ツールは『NotePM』がおすすめな3つの理由

マニュアル作成ツールは『NotePM』がおすすめです。このツールにはさまざまな魅力があり、おもなおすすめポイントは以下の3つです。

• テンプレートが豊富
• 優れた検索性
• 操作性がシンプルで簡単

手間なく高品質なマニュアルを作成・運用できる『NotePM』は、非常に効果的なITツールです。これから、『NotePM』の魅力を詳しく紹介していきます。

テンプレートが豊富

『NotePM』は、優れたテンプレート機能を備えているマニュアル作成ツールです。この機能を使えば、慣れていない人でも簡単にマニュアルを作成できるでしょう。さまざまなテンプレートが揃っているため、ゼロから構成を考える必要もなく、すぐに作業をはじめられます。

さらに、テンプレートを活用すれば自然とフォーマットが統一化されます。一貫したデザインでマニュアルが見やすくなり、利用者が内容をより簡単に理解できるでしょう。さらに、複数のマニュアルを運用する際の整理もしやすくなり、楽に管理できます。

優れた検索性

『NotePM』は、高い検索性をもつツールです。ツール内で作成したドキュメントはもちろん、WordやExcel、PDFなどのファイルの中身まで全文検索できます。必要な情報がすぐに見つかり、業務効率が大幅に向上するでしょう。

マニュアルや他の社内文書を一元管理しておけば、複数の場所を探し回る手間を省き、検索にかかる時間を大幅に短縮できます。無駄な時間を減らし、社員がより重要な業務に集中できる環境を作り出せるのは大きな魅力です。

操作性がシンプルで簡単

『NotePM』は、操作性がシンプルで簡単なのが大きな魅力です。直感的に操作できるため、ツールに慣れていない企業でもすぐに使いはじめられるでしょう。他のツールにあるような、特別なユーザートレーニングも不要です。

さらに、公式サイトには使える機能の一覧やお役立ち資料も豊富に掲載されています。導入後に困ったことがあっても、すぐに疑問を解決できるでしょう。サポート体制も整っているため、どのような企業でも安心して導入し、スムーズに運用をはじめられます。

『NotePM』のテンプレート機能を使ってマニュアル作成に成功した5つの事例

『NotePM』テンプレート機能を使ってマニュアル作成に成功した事例を5社紹介します。

• 『NotePM』を用いた情報連携で業務効率を大幅に向上させた「株式会社ディースピリット」
• テンプレートで文書統一化・業務効率アップを叶えた「株式会社小田急フィナンシャルセンター」
• 『NotePM』導入により新人教育工数を5割削減させた「税理士法人FLAGS」
• 問い合わせ対応のテンプレート化で業務時間短縮につなげた「京王電鉄株式会社」
• テンプレートで情報やルールを統一化した「日本PCサービス株式会社」

『NotePM』の導入検討をする際は、他社の成功事例を参考にしましょう。

『NotePM』を用いた情報連携で業務効率を大幅に向上させた「株式会社ディースピリット」

株式会社ディースピリットは、AIやIoT、ロボットの設計から構築、導入を中心に事業を展開している企業です。社内データが複数の場所に点在しており、部署間の連携にタイムラグが発生することが課題となっていました。そこで、社内情報を整理し、部署間でタイムリーな連携を実現するために、『NotePM』を導入しました。

『NotePM』導入後は、業務マニュアルの作成・共有を進めるとともに、テンプレートも作成。これにより、社内情報が一元管理され、検索が非常にしやすくなりました。また、部署間での情報共有がスムーズになり、タイムラグが解消され、業務の効率が大幅に向上したのです。

＞関連記事：【導入事例】部門を超えた密な情報共有で　提案の質と業務効率が大幅にアップ！ – 株式会社ディースピリット

テンプレートで文書統一化・業務効率アップを叶えた「株式会社小田急フィナンシャルセンター」

株式会社小田急フィナンシャルセンターは、小田急グループの経理業務や給与計算業務などの経営サポートを担っている企業です。これまでは、ファイルサーバーで文書を管理していましたが、管理の限界を感じ、より効率的な方法を模索していました。

情報やナレッジの共有を通じて属人化を防止し、生産性を向上させるために、『NotePM』を導入。社内書類のテンプレートを作成し、文書作成や共有がスムーズになり、管理が簡素化されました。これにより、情報を探す工数が従来の8割削減され、情報共有にかかる手間も大幅に減少したのです。

＞関連記事：【導入事例】NotePMで実現するDX時代のマニュアル管理。数秒で欲しい情報にアクセス – 株式会社小田急フィナンシャルセンター

『NotePM』導入により新人教育工数を5割削減させた「税理士法人FLAGS」

税理士法人FLAGSは、名古屋で中小企業向けに税理士業務を提供している事務所です。同社では、マニュアルや社内ナレッジの共有の効率化と検索性の向上に課題を抱えていました。これを解決するため、社内規則やマニュアル、ルールの共有を目的として、『NotePM』を導入しました。

『NotePM』を活用し、社内規則や業務マニュアルを作成。また、各書類をテンプレート化することで、文書作成の手間も大幅に削減されました。とくに、入所手続きや総務業務の工数が削減でき、業務の効率化が実現したのです。

＞関連記事：【導入事例】新人教育の工数を5割削減！所内の情報を集約して生産性を向上させるNotePMの活用方法 – 税理士法人FLAGS（旧：税理士法人末松会計事務所）

問い合わせ対応のテンプレート化で業務時間短縮につなげた「京王電鉄株式会社」

京王電鉄株式会社は、鉄道事業を営む企業です。これまで、問い合わせ内容に対して過去の事例をうまく検索できず、対応に時間がかかっていました。この課題を解決するため、問い合わせ業務の効率化を目指し、『NotePM』を導入しました。

『NotePM』を活用し、問い合わせ対応の際に定型文として使えるものをテンプレート化。これにより、問い合わせ対応にかかる業務時間が大幅に短縮されました。また、タグ機能の活用で問い合わせ内容を簡単に集計・分析できるようになり、業務の改善点を把握しやすくなったのです。

＞関連記事：【導入事例】ユーザーからのお問い合わせ内容をナレッジ化し、蓄積した情報をサービス改善に活かす – 京王電鉄株式会社

テンプレートで情報やルールを統一化した「日本PCサービス株式会社」

日本PCサービス株式会社は、IT機器の総合サポートを行う企業です。以前より、マニュアルの運用においてやりにくさを感じていました。情報の視認性を高め、より効率的にマニュアルを運用するために、『NotePM』を導入しました。

『NotePM』導入後は、テンプレートを作成して統一フォーマットで情報を展開。マニュアルの整合性を保ちながら、必要な情報をすぐに把握できるようにしました。これにより、重要な情報の周知が効率的に行えるようになり、従業員が最新の情報を迅速に確認できるようになったのです。

＞関連記事：【導入事例】業務マニュアル・電話応対ルールを共有し、全スタッフが迷わない導線を設計 – 日本PCサービス株式会社

マニュアルテンプレートを使った作成まとめ

マニュアルテンプレートの活用は、形式の選択から始まります。Word・Excel・PowerPointそれぞれの得意領域を理解し、業務内容・対象者・編集体制の3つの軸で最適な形式を選んだ上で、bizoceanやMicrosoft Create・Canvaといったサイトから目的に合ったテンプレートを入手します。

来客対応・電話対応・クレーム対応・接客・システム運用・業務引き継ぎ・新人教育・ビジネスマナーの8種については、本記事の記入例表をそのまま転用しながらカスタマイズを進めることで、白紙からの作業よりも大幅に効率よく着手できます。テンプレートを入手したら、目的と対象者の定義→業務洗い出し→構成作成→本文執筆→レビューの5ステップで作業を進めます。

ファイルが各自のPCや共有フォルダに散在して検索性や更新管理に悩んでいる方は、私たちが提供するNotePMでテンプレートからの作成・共有・全文検索を一元管理できます。30日間の無料トライアルから試してみてください。

完成後も「1文1動作の記述」「視覚的な図解」「アクセスしやすい管理場所」「更新ルールの設定」の4つを意識することで、現場で継続的に使われるマニュアルに育てることができます。