マニュアルのテンプレートサイト10選!フォーマットで効率化するポイントも解説

2024年06月13日(木) マニュアル作成

社内マニュアルの作成・管理を効率化するツール「NotePM」→無料で使ってみる【1分で登録完了】

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

テンプレートを利用してマニュアルを作成する場合、テンプレートサイトの利用がおすすめです。マニュアルのテンプレートサイトを利用すれば、記載しなければならない事項がわかり、効率的に作成を進めていけます。

本記事では、テンプレートを作れるサイト10選や、コピペで使えるフォーマット6選を紹介します。マニュアルの役割やテンプレートを利用するメリット・デメリットも解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

 

Web上で質の高いマニュアルを簡単に作れるツール「NotePM」

 

目次

 マニュアルテンプレート・フォーマットを作れるサイト10選

マニュアルのテンプレート・フォーマットを作成できるサイトのおすすめ10選は、以下のとおりです。

サイト名 特徴
NotePM ・簡単にマニュアル作成できる機能やテンプレートがある
・PDFやExcel、Wordの文章を全文検索できる
・社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
bizocean ・会員数350万人と多くの人が利用している
・専門家が監修しているコンテンツを用意している
・2.8万のテンプレートを無料で使える
Microsoft 365 ・Officeユーザーなら誰でも使える
・2,000点以上のテンプレートが公開されている
・ビジネスに役立つコラムを掲載している
bizroute ・サイトで記載項目を入力すればPDFのマニュアルが作成できる
・部門別にテンプレートが分けられており目的の書類が探しやすい
・よく利用されているテンプレートがわかる
プレゼンデザイン ・テンプレートのデザインが簡単にできる
・ビジネスコラムが充実している
・動画の配信をおこなっており資料作りに役立つ
Dojo ・自動キャプチャー機能でマニュアルを作成できる
・マニュアル作成代行も受け付けている
・マルチデバイスに対応している
SILAND.JP ・テンプレートが使いやすいように配慮されている
・会員登録しなくても利用できる
・保護を解除すれば自由にカスタマイズできる
経費削減実行委員会 ・無料で利用できるPowerPointのマニュアルが用意されている
・書式検索を利用すればほしいマニュアルが簡単に見つかる
・社内提案書のテンプレートがある
[文書]テンプレートの無料ダウンロード ・テンプレートの量が豊富にある
・WordやExcelで作られたテンプレートを無料で利用できる
・テンプレートの掲載に特化している
テンプレートBANK ・無料で会員登録できる
・カテゴリー分類されておりテンプレートを探しやすい
・監修者一覧からテンプレートを探せる

それぞれのサイトには特徴があるため、内容を比較してマニュアルのテンプレート・フォーマットを作成していきましょう。

NotePM

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、機能エディタやテンプレート機能などの機能面が充実しており、誰でも簡単にマニュアルを作成できるツールです。作成したファイルを全文検索するため検索性が高く、マニュアルを効率的に運用できるのもポイントです。

NotePMの特徴

  • 簡単にマニュアル作成できる機能やテンプレートがある
  • PDFやExcel、Wordの文章を全文検索できる
  • 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる

URL: https://notepm.jp/

 

Web上で質の高いマニュアルを簡単に作れるツール「NotePM」

 

bizocean

bizoceanは、3.2万ものテンプレートが用意されているサイトです。3.2万のうち2.8万のテンプレートは無料で利用できます。サイトには専門家が監修しているコンテンツを用意しており、ビジネス文書やナレッジについての疑問も解決できます。

bizoceanの特徴

  • 会員数350万人と多くの人が利用している
  • 専門家が監修しているコンテンツを用意している
  • 2.8万のテンプレートを無料で使える

URL: https://www.bizocean.jp/

Microsoft 365

Officeテンプレートは、Microsoft社が提供するWordやExcelといったツールを利用したテンプレートを提供しています。Microsoftのツールは多くの人が使い方を知っており、すぐにテンプレートを変更し、マニュアル運用できるのが強みです。

Office テンプレートの特徴

  • Officeユーザーなら誰でも使える
  • 2,000点以上のテンプレートが公開されている
  • ビジネスに役立つコラムを掲載している

URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc

bizroute

bizrouteは、ビジネスに役立つさまざまなテンプレートを紹介しているサイトです。総務・人事・営業・経理など、それぞれの業務で活用できるテンプレートを提供しています。多数のテンプレートが用意されており、事業のさまざまな場面で活用できることでしょう。また、ビジネスコラムも掲載しており、どのようにテンプレートを選んだらいいのかもわかります。

bizrouteの特徴

  • サイトで記載項目を入力すればPDFのマニュアルが作成できる
  • 部門別にテンプレートが分けられており目的の書類が探しやすい
  • よく利用されているテンプレートがわかる

URL: https://bizroute.net/

プレゼンデザイン

プレゼンデザインは、主に会社で使用する書類についての記事を紹介しているサイトですが、テンプレートも掲載しています。掲載されているテンプレートではパーツ集が用意されており、デザインを好みに変更できます。累計で27万ダウンロードを達成している、人気のあるテンプレートサイトです。

プレゼンデザインの特徴

  • テンプレートのデザインが簡単にできる
  • ビジネスコラムが充実している
  • 動画の配信をおこなっており資料作りに役立つ

URL: https://ppt.design4u.jp/

Dojo

Dojo は、自動キャプチャー機能でマニュアルを簡単に作成できるツールです。Webシステム画面上に操作手順を直接表示できるため、迷わずマニュアルを作成できます。また、手軽に作成できるマニュアル作成ツールNo.1(2021年、日本マーケティングリサーチ機構調べ)を獲得しており、多くの人から高い評価を受けています。

Dojoの特徴

  • 自動キャプチャー機能でマニュアルを作成できる
  • マニュアル作成代行も受け付けている
  • マルチデバイスに対応している

URL: https://tepss.com/

SILAND.JP

SILAND.JPは、WordやExcelで作成したテンプレートを公開しているサイトです。配布されているテンプレートは目次や番号リストが整備されており、細かな調整をおこなわずにマニュアルを作成できるようになっています。

SILAND.JPの特徴

  • テンプレートが使いやすいように配慮されている
  • 会員登録しなくても利用できる
  • 保護を解除すれば自由にカスタマイズできる

URL: http://siland.jp/

経費削減実行委員会

経費削減実行委員会は、事業の経費を削減する方法を提案しているサイトであり、経費削減の一環としてテンプレートを紹介しています。PowerPointで作成できるマニュアルが用意されており、誰でも簡単に利用できます。

経費削減実行委員会の特徴

  • 無料で利用できるPowerPointのマニュアルが用意されている
  • 書式検索を利用すればほしいマニュアルが簡単に見つかる
  • 社内提案書のテンプレートがある

URL: https://econavi.owners.ne.jp/

[文書]テンプレートの無料ダウンロード

[文書]テンプレートの無料ダウンロードは、246ものカテゴリーに分けられたテンプレートが用意されているサイトです。各カテゴリーには書類の内容や使い方の説明が書かれており、簡単にマニュアルを作成できるように配慮されています。

[文書]テンプレートの無料ダウンロードの特徴

  • テンプレートの量が豊富にある
  • WordやExcelで作られたテンプレートを無料で利用できる
  • テンプレートの掲載に特化している

URL: https://template.k-solution.info/

テンプレートBANK

テンプレートBANKは、会員登録した人に対して無料でテンプレートを配布しているサイトです。すべてカテゴリー分類されて表示されており、探しているテンプレートを見つけやすいのが特徴です。

テンプレートBANKの特徴

  • 無料で会員登録できる
  • カテゴリー分類されておりテンプレートを探しやすい
  • 監修者一覧からテンプレートを探せる

URL: https://www.templatebank.com/

コピペして使えるマニュアルテンプレート・フォーマット6選

ここでは、コピペして使えるマニュアルテンプレートを6つ紹介します。

  • 運用マニュアル
  • 来客対応マニュアル
  • 電話対応マニュアル
  • ビジネスマナーマニュアル
  • 名刺交換マニュアル
  • 操作手順書

テンプレートは一般的な内容になっていますので、自社にあった内容に変更したうえでご使用ください。

運用マニュアル

操作マニュアル(サンプル)
タイトル
会計システム月次締め処理操作マニュアル概要
本操作マニュアルは会計システムの月次締め処理に関する操作を解説します。操作計画
本操作は毎月10日までに実行されます。締め処理は会計担当者が実行した後、バックアップ操作をシステム部門にておこないます。

操作
会計システム
会計システム担当者の操作になります。

処理内容

  1. 会計システムへログイン後、管理メニューより月次締め処理へ進んでください。
  2. 月次締め処理実行ボタンを押します。
  3. 確認ダイアログが出ますので、確認ボタンを押してください。
  4. 月次締め処理が実行されます。完了ダイアログが出るまでお待ちください。
  5. 完了しましたというダイアログが出たら、システム部門にその旨ご連絡ください。

注意点

  • 締め処理をおこなうには会計担当者の権限が必要になります。権限がない場合には管理画面に月次締め処理は表示されません。
  • 処理を途中で止めた場合(OSが落ちた場合など)は、再度1から操作をやり直してください。

関連資料
会計システム全般の操作については会計システムヘルプドキュメントを参照してください。

ハードウェア
会計システムで月次締め処理が完了したら、バックアップを取ります。これはシステム部門の担当者が実行します。

処理内容

  1. 会計サーバーへSSHでログインします。
  2. backup.shを実行します。バックアップ処理はおおよそ30分かかります。サーバーからログアトしても大丈夫です。
  3. 処理が完了(またはエラーになったら)したらメールが送信されます。
  4. バックアップサーバーにSSHでログインします。
  5. バックアップファイルが作成されているのを確認します。

注意点
backup.shの実行権限がない場合、実行時にエラーになります。

関連資料
とくになし

障害対応

問い合わせ先
会計システムの月次締め処理でエラーが発生した場合には、株式会社会計システムのサポートセンターへ問い合わせをしてください。平日9:00〜18:00、電話番号は000-000-0000です。問い合わせする際には顧客ID AAAAAを利用します。

必要な情報
問い合わせをおこなう際には以下の情報を用意しておくとスムーズです。

  • 発生したエラーID
  • 表示されているエラーメッセージ

関連記事:運用マニュアル テンプレート(書き方とサンプル例)

来客対応マニュアル

来客案内
  • 来客があった場合は、笑顔で挨拶をする。
  • 会社名と氏名を聞き、アポイントの有無を確認して用件を聞く。

アポイントがある場合

  • その日の来訪者を事前に確認し会社名と氏名、訪問時間などを覚えておく。
  • 関連する部署に連絡しておき、誰でも対応できるようにする。
  • どこに案内するのか事前に場所を決めておき、準備をしておく。
  • 会社にとって重要な取引先や人物の訪問の際には、約束の時間より前に玄関や受付近くで待つ。

アポイントがない場合

  • 丁寧な言葉づかいで対応し、相手を待たせないようにする。
  • 担当者に連絡し対応可能な場合は、通す応接間や会議室にも伝える。
  • 飛び込みの営業などであっても、丁寧な対応を心がける。

会議室への通し方

  • 案内する会議室は事前にきれいにしておく。
  • 来訪者を案内する場合は斜め前2.3歩前を歩きながら案内する。このとき自分の背中を来訪者の正面に向けないように気をつける。
  • 段差がある場所やエレベーターに乗り降りする際には、来訪者へ注意を促す。
  • 会議室に入るときはノックをする。
  • ドアが外開きの場合とスライド式の場合は、来訪者に先に入室してもらう。
  • ドアが内開きの場合は、案内する人が先に入室し来訪者が後に入室してもらう。
  • 部屋に入ったら、来訪者を部屋の入り口から遠い上座の席に案内する。
  • 来訪者を案内し退出する際、ドアを閉める音が出ないようにゆっくりと閉める。

お茶の出し方

  • 茶碗と茶たくはお盆に別々に置き、お茶を出すときにセットする。
  • お茶を運ぶ際に、自分の息がお茶にかからないようにお盆は胸の高さで若干横にずらしてもつ。
  • お茶を出す際、テーブルに書類などが広げられている場合は手を触れずに、お盆はサイドテーブルに置く。サイドテーブルがない場合は空いている下座側のテーブルに置く。
  • 茶碗を茶たくにセットする際は、茶碗と茶たくがくっつくのを防ぐために茶碗の底に布巾を乗せて水分を拭きとってからセットする。
  • お茶は来客の上座の席から自社の上司、部下の順番に出す。
  • お茶を出す際には右斜め後ろから出す。
  • 部屋のレイアウト上右斜め後ろから出せない場合は「こちらから失礼します」などと一声かける。
  • 打ち合わせや会議が長引いている場合は、1時間半を目安にお茶を替える。その際、コーヒーなどの別の飲み物を勧める。

お見送り

  • 部屋の外で見送る場合は丁寧に挨拶をしたあと、深くお辞儀をして見送る。
  • エレベーター前で見送る場合は、必ず担当者がボタンを押し来訪者の乗ったらエレベーターが動き出すまで、お辞儀を続ける。
  • 玄関先では来訪者が徒歩であってもタクシーなどの車であっても、見えなくなるまでお辞儀を続ける。

関連記事:来客対応 ビジネスマナーマニュアル(新人社員教育教材ひな形)

電話対応マニュアル

電話を受けるときのマナー電話は3コール以内に出る
  • かかってきた電話を長い間待たせるのは失礼にあたる
  • 呼び出し音がなったら3コール以内に受話器を取る
  • 3コール以内に受話器をとれなかった場合は、最初に「お待たせいたしました」と謝罪する

明るい声ではきはきと

  • 顔が直接見えない電話では、声がその人の印象そのものになる
  • 暗い声や無愛想な声では会社の印象まで悪くなってしまう
  • 会社を代表して電話に出ている自覚をもち、ワントーン上の明るい声を意識する
  • 相手が聞き取りやすいよう、ゆっくりはきはきとした声で話す

「もしもし」は使わない

  • 「もしもし」はかつて若者の流行語として普及したもの
  • 本来は砕けた言葉であり、ビジネスシーンで使うのは失礼にあたる
  • 受話器を取ったら、もしもしではなく「お電話ありがとうございます」という

電話をかけてきた相手を確認する

  • 相手がわからないまま対応したり、取り次いだりするのはトラブルのもと
  • 相手が名乗ったら「○○会社の□□様でいらっしゃいますね」と復唱して確認する
  • 相手が名乗らないときは「お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」と丁寧に尋ねる
  • 相手の声が聞き取りにくいときは、「おそれ入りますが、もう一度お名前をお聞かせ願えますか」と必ず再確認する

取り次ぐ際は保留にする

  • 電話を取り次ぐ際は受話器を手で押さえるのではなく、必ず保留ボタンを押す
  • すぐ近くにいる人に取り次ぐ場合も、必ず保留ボタンを押す
  • 受話器を手で押さえただけでは、相手にこちらのやり取りが聞こえてしまうおそれもある
  • 保留で相手を待たせていいのは30秒以内が目安
  • 長く待たせてしまいそうな場合や取り次ぐ相手が不在の場合は、こちらから折り返す旨を伝えて電話を切る

迷ったときは折り返す

  • 電話の内容を自分で解決できない場合は、確認したうえで折り返す旨を伝える
  • あいまいな対応をするとクレームにつながるおそれがある
  • 上司や同僚に相談し、明確に解決できるようになってから折り返す
  • 折り返す旨を伝える際は、「30分以内に折り返します」「明日お電話します」など時間の目安も伝える

個人情報を話さない

  • 相手が希望しても、従業員やお客様、取引先の名前や住所、携帯電話番号などの個人情報は決して話さない
  • 取引先を名乗り、個人情報を聞き出そうとしてくる不審な電話もあるので要注意
  • 不審な電話だと感じた場合は自分で解決しようとせず、保留ボタンを押して上司や同僚に相談する

関連記事:電話対応のビジネスマナーマニュアル(新人社員教育教材ひな形)

ビジネスマナーマニュアル

訪問前の準備
  • 訪問先への行き方、時間がどのくらいかかるのかをチェック。
  • 名刺、資料等が予備を含めた必要部数用意できているかをチェック。
  • 身だしなみをチェック。(髪型やメイク、爪、髭は清潔感があるか服装や靴はビジネスシーンにふさわしいか、汚れはないかなど。)
  • 受付でのマナー
  • コートなどの防寒具は建物の外で脱ぎ、傘は折り畳みであれば畳んでもち、長傘は所定の傘置きに置きます。
  • 受付担当者に自分の所属と氏名、訪問先の部署と氏名を告げて丁寧に挨拶し、取次ぎを依頼します。
  • 会社によって受付手続きは異なるため、所定の手続きをおこなってください。(受付用紙等に必要事項を記入する際は、すべての項目に漏れなく丁寧に記入します。)

訪問時のマナー

  • 部屋に通されたら、とくに指定がない場合は下座に着きます。
  • 携帯電話やスマートフォンは、マナーモードにするか電源を切っておきましょう。
  • 鞄は床に、コートは畳んでその脇へ置きます。
  • 名刺と持参した書類や資料はすぐ出せる位置にセットします。
  • 担当者が入室したら起立し、相手の目を見てはっきりとした口調で挨拶します。
  • 担当者と初対面の場合は、相手の正面に立って挨拶の後、名刺交換をおこないます。
  • いただいた名刺はすぐしまわずに、名刺入れの上などに置き、机に出しておきましょう。
  • 商談はいきなり始めず、まずは世間話や雑談などでリラックスした雰囲気を作ります。
  • 本題に入る際は、結論から先に述べてから結論に至った状況を説明します。
  • 資料を用いる場合は話の内容と資料がどのようにリンクするか、わかりやすく説明してください。
  • 商談中は貧乏揺すりや肘を付いたりせず、姿勢よく座ります。
  • 一方的に話を進めるのではなく、相手の出方を見ることも必要です。
  • お茶を出された場合は、お礼をいい、然るべきタイミングでいただきます。(然るべきタイミングとは、先方に勧められる、先方が口をつける、話が一段落したときです。)

見送りを受ける際のマナー

  • 商談はタイミングを見計らい、訪問者側から切り上げます。
  • 書類や資料は手早く片付けましょう。
  • 退出の際は時間を取ってもらったお礼を述べてください。
  • 見送りはエレベーター付近まで来たら訪問者側から丁重に辞退します。
  • 受付を通る際、受付担当者にもお礼を伝えましょう。

関連記事:訪問のビジネスマナーマニュアル(新人社員教育教材ひな形)

名刺交換マニュアル

名刺の渡し方
  • 名刺入れを手元に置いておき、いつでも名刺を取り出せるようにしておく。
  • 名刺は目下の人が先に渡す(年齢や役職に関係なく、お金を支払う立場の人間が目上で受け取る立場の人間が目下)。
  • 名刺を渡す人の前に移動し、手渡しやすい距離を保って正面に立つ。
  • 名刺入れを取り出し、胸の高さの位置でもつ。
  • 名刺を取り出し、名刺入れの上に置く。
  • 名刺を相手が読める向きにして差し出し、「A社××部のBと申します」と自己紹介をする。
  • 自己紹介の際にはフルネームで名乗るほうが丁寧。読みにくい名前の場合はゆっくりと名乗ることを心がける。
  • 自己紹介と同時に両手で名刺を差し出し、軽くお辞儀をする。
  • 相手が名刺を受け取るときには相手の目を見ながら自然な笑みを浮かべる。

目上の人から先に名刺を差し出された場合

  • 「頂戴いたします」といってまずは相手の名刺を受け取る。
  • そのあとでこちらの名刺の準備ができ次第、「申し遅れました」といって名刺を差し出す。

複数の相手に名刺を渡す場合

  • あらかじめ名刺入れから人数分の名刺を取り出し、名刺入れの下に重ねておく。
  • 名刺は役職の高い相手から順番に渡していく。
  • 上司が同行していた場合は、上司同士で名刺交換を始めたタイミングで部下同士の名刺交換を始める。
  • 上司同士、部下同士の名刺交換が終了した後に、相手の上司に名刺を渡す。

名刺の受け取り方

  • 相手が名刺を出してきたら「頂戴します」と一言添えてから両手で受け取る(利き手で受け取りもう一方の手を添える感じで)。
  • 名刺を受け取る際は両手の指を伸ばして恭しい態度を心がける。
  • 受け取る瞬間は軽く腰を曲げて頭を少し下げる。
  • 受け取ったあとは名刺を自分の胸よりも高い位置でキープし、手元に引きよせる。
  • 書かれている内容を素早く一通りチェックし、「○○様ですね」と相手の名前を口にして確認を取る。
  • もし名前の読み方などでわからないことがあればこのタイミングで聞いておく(2度目の面会以降に尋ねるのは失礼にあたる)。
  • もらった名刺はすぐにしまうのではなく、いったん名刺入れの上に置く。
  • 複数の相手から名刺をもらったときは、先に受け取った名刺を名刺入れの下に回し、次の名刺を受け取る。
  • 2つ折りの名刺入れの場合は、上に置いたり、下に回したりする代わりに間に挟んでおけるので便利。
  • 万が一、名刺入れがない場合はきれいにプレスされたハンカチなどでも代用可能(汚れたハンカチなどを使うのは失礼にあたる)。

名刺の受け取りがスムーズにおこなえないケース

  • 相手が名刺を出すのに手間取っている場合は、こちらも名刺を出さずに待機しておく(相手を焦らせない配慮が大切)。
  • 相手が名刺を渡すのを忘れている場合は用件が終わってから「おそれ入りますが、お名刺を一枚いただけないでしょうか?」と尋ねる。

関連記事:名刺交換のビジネスマナーマニュアル(新人社員教育教材ひな形)

 

テンプレート・フォーマットを使ったマニュアルの役割

マニュアルは業務の標準的な取り決めを文書化したもので、全体像の把握や業務の流れの理解に必要です。

マニュアルの主な役割は「業務効率の向上」であり、業務の手順や流れをまとめてマニュアル化すれば作業の標準化が可能です。新入社員でもマニュアルを読むだけで業務が理解できるため、教育する手間を削減できます。

また、マニュアルには業務のナレッジやノウハウが記載されており、従業員全体でナレッジの共有が可能です。

業務を進めるにあたってマニュアルがあれば多くの時間と手間がかかる無駄な作業も減り、業務の質を高められます。さらに、業務が標準化されることで評価基準が設定しやすくなり、従業員の評価を適正におこなえます。

マニュアルテンプレート・フォーマットを作成するメリット

テンプレート・フォーマットを使ってマニュアルを作成すれば、以下のメリットを得られます。

  • 統一感のある洗練されたマニュアルが作れる
  • 内容のヌケモレを防げる
  • 業務の効率化が進む

マニュアル作成をゼロからおこなうのは困難であるため、テンプレート・フォーマットを使うメリットを活かしつつマニュアルを作成していきましょう。

 

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統一感のある洗練されたマニュアルが作れる

フォーマットを使うと、統一感のある洗練されたマニュアルを作成できます。

マニュアルを作成する際にフォーマットを利用すれば、どのような構成で作っていけばいいのかがわかります。フォーマット化してあれば文字のフォントや大きさ、表や図などデザイン性に迷うことがなくなるでしょう。

フォーマットに合わせて内容をまとめていくだけで、デザインも洗練されたマニュアルが完成します。

内容のヌケモレを防げる

フォーマットを活用すると、ヌケモレの防止が可能です。

マニュアルの中身に必要な項目はフォーマットを見れば確認できます。マニュアルに沿って内容を入力すれば必要な情報を、抜け漏れなくまとめられます。フォーマットを利用しないと、必要な情報が抜けてしまうかもしれません。フォーマットやテンプレートを利用すれば、抜け漏れリスクの回避にも役立ちます。

業務の効率化が進む

フォーマットを使用すると、業務の効率化が図れます。

フォーマットに沿ってマニュアルを作成すれば、作成にかかる作業時間の短縮が可能です。ゼロからマニュアルを作成するには、構成や記載すべき事項の調査、内容の正確性まで確認しなければなりません。

また、新しく業務に配置される従業員や新入社員の教育に時間が取られなくなること、業務の知識が個人に偏ることなく平等に共有され業務の品質も安定することから、業務効率がよりいっそう改善されます。

関連記事:接客マニュアルを作成すべき理由とは?自社で接客マニュアルを作る際のコツも紹介

マニュアルテンプレート・フォーマットを作成するデメリット

テンプレート・フォーマットを利用し、マニュアルを作成するデメリットは以下のとおりです。

  • マニュアル対応の従業員が出てくるおそれもある
  • 特殊な案件に対応できないケースがある
  • 理解しにくいマニュアルを増産するおそれがある

デメリットの内容を理解しておけば、質の高いマニュアルの作成や効果的な運用が可能です。

マニュアル対応の従業員が出てくるおそれもある

マニュアルの内容を守って仕事すればトラブルになりにくく、従業員は業務を進めやすくなります。読みやすくわかりやすければ、従業員は率先してマニュアルを利用するようになります。

しかし、従業員の中にはトラブルを起こしたくない気持ちが強すぎて、記載されている内容以外の業務をおこないたくないと考えてしまう人もいるでしょう。

マニュアルに基本的な内容しか書かれていないと、イレギュラーな事態が起きたときに対応できません。イレギュラーな事態を書き加えれば、従業員の柔軟性も高まりマニュアル対応の人も減るはずです。

特殊な案件に対応できないケースがある

マニュアルを誰でも使える内容にしてしまうと、イレギュラーな事態が発生したときに業務が滞ってしまうおそれもあります。

テンプレートやフォーマットは、汎用性を高めるために一般的な事項ばかりが記載されています。汎用性の高いテンプレートやフォーマットは、特殊性の高い業務であるほどあわなくなってしまうため注意しましょう。

業務で発生する事象をきちんと記載していないと、マニュアル以外の事象が発生するたびに業務が止まってしまいます。マニュアル作成前にどのような事象が発生するのか棚卸しをおこない、マニュアルの内容に反映することが大切です。

理解しにくいマニュアルを増産するおそれがある

普及を最優先してしまうと、理解しにくいマニュアルを増産してしまうおそれがあります。

マニュアルは業務を進める基本的な手順を記載する書類であり、従業員がすぐに理解できる内容にしなければなりません。理解しにくいマニュアルを作成してしまうと、長い時間をかけて読み込まなければならず、かえって業務の効率が落ちてしまうからです。

テンプレートやフォーマットを利用すると作成時間は短縮できますが、質の高いマニュアルを作っておく必要があります。

 

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フォーマットを活かしたマニュアルテンプレートの作り方

マニュアルを作成する際は、以下の6つの手順で作成します。

  1. マニュアルの作成目的・対象者・業務・作業を決める
  2. 対象業務や作業を棚卸しする
  3. 業務・作業の手順を設計して構成・目次・形式を決める
  4. 時系列に作業内容を記述する
  5. 運用して問題ないかを検証する
  6. マニュアルをブラッシュアップする

手順を守って作成すれば、質の高いマニュアルが完成します。マニュアルを利用して業務の効率化を図るのであれば、フォーマットを活かしたマニュアルテンプレートの作り方を理解しておきましょう。

1.マニュアルの作成目的・対象者・業務・作業を決める

まずはマニュアルの作成目的・対象者・業務・作業を決めます。

マニュアルは作成目的を明確にすると、記載する内容まではっきりします。内容が不明瞭なマニュアルは仕事でのトラブルを発生させるおそれもあるため、作成の目的は必ず定めておきましょう。

また、マニュアルはできるだけ多くの対象者が使えるのは理想であるものの、利用価値の高いマニュアルにするには使用者を限定しなければなりません。使用者を限定すれば、マニュアルの内容を専門的なものにしても運用していけるはずです。

2.対象業務や作業を棚卸しする

フォーマットの作成目的や対象者などを明確にしたら、対象となる作業の棚卸しをします。

作業の内容を棚卸しすれば、業務の課題を洗い出せます。課題の内容が鮮明になればなるほど、マニュアルに記載すべき事項の明確化が可能です。作業の内容を棚卸しするには時間や手間がかかるものの、よりよいマニュアルの作成につながるはずです。

また、マニュアルを作成する際には、言語化されていないコツやノウハウを文章化してマニュアルに反映できると、業務の効率や質を大きく向上させられるでしょう。

3.業務・作業の手順を設計して構成・目次・形式を決める

作業の内容を棚卸ししたら、業務・作業の手順を設計してマニュアルの構成・目次・形式を決めましょう。

作業の内容を棚卸しした結果を考慮してもっとも効率的な作業手順を設計し、作業の内容をリストアップしてマニュアル全体の構成を考えます。構成案から作成すれば記載する内容が整理でき、抜けや漏れをなくして必要な項目を網羅できます。

また、マニュアルは作成するだけでなく、新しく発見されたコツやノウハウ、改善点を反映させつつブラッシュアップしなければなりません。ブラッシュアップを継続すれば、より質の高いマニュアルになっていきます。

4.時系列に作業内容を記述する

構成や目次、形式を決めたら、時系列に作業内容を記述していきましょう。

作業の内容を棚卸しで見つけた課題を解決するための理想の手順を、構成に沿って記載していきます。マニュアルに記載する際には単なる手順だけではなく、なぜこの手順をおこなうのかという理由や意味を記載すれば、従業員の理解が深まって作業の質の向上が期待できます。

5.運用して問題ないかを検証する

マニュアルの運用を開始したら、記載の内容に問題はないか検証しましょう。

作成したマニュアルが実際の業務に適した内容かは、運用してみないとわかりません。思わぬ課題が発見されたりより効率のいい方法が見つかったりするケースもあるでしょう。

とくに運用開始したばかりの段階は、問題が発生しやすいと考えておく必要があります。運用を始める際には、テストとして実行するといいでしょう。経験豊富な従業員が作成したばかりのマニュアルを使って作業をすれば、新入社員が実行するよりもトラブルになりにくく、課題を見つけてくれる可能性も高いはずです。

6.マニュアルをブラッシュアップする

マニュアルの運用で問題が発生したり、内容の変更が必要になったりしたら、マニュアルをブラッシュアップしていきましょう。

マニュアルに沿った作業をおこなうと、改良したほうがいい内容や追記したほうがいい内容が発見されるケースもあります。内容の変更が必要になったときは、速やかにマニュアルに反映してブラッシュアップします。

また、作業に共通するコツやノウハウが別の業務・作業で見つかることもあるでしょう。そのようなコツやノウハウがマニュアルに反映できれば、さらに質の高いマニュアルになります。

 

Web上で質の高いマニュアルを簡単に作れるツール「NotePM」

 

マニュアル作成にテンプレートを使用する際のポイント

マニュアル作成にフォーマットを使用する際のポイントは、以下の5つです。

  • 検索性が高いツールを導入する
  • 運用とともにOJTをおこなう
  • 読み手のレベルに合わせて作成する
  • デザインはシンプルにわかりやすい内容で構成する
  • 業務全体が把握できるように作成する

ポイントを押さえておけば、質の高いマニュアルが作成でき、運用にも成功するようになるでしょう。

検索性が高いツールを導入する

作成したマニュアルをすぐに探せるようにするため、検索性の高いツールを導入しましょう。

マニュアル作成の目的である業務の効率化、質の向上を実現するには、継続してマニュアルを運用する必要があります。しかし、探しているマニュアルがすぐに見つからなければ、利用者は探すのが面倒になってしまい使わなくなってしまいます。

検索性の高いツールを導入し、すぐに探しているマニュアルが見つかれば利用の促進が可能です。

高い検索性をもつツールなら「NotePM」は、WordやExcel、PDFなどすべての資料を全文検索し、すぐに結果を表示できます。検索したキーワードがマークアップして表示され、視覚的にも確認しやすい環境になっています。

検索性の高さはマニュアルの運用に大きく影響する可能性があるため、ツールを選択する基準のひとつとして考えておきましょう。

 

Web上で質の高いマニュアルを簡単に作れるツール「NotePM」

運用とともにOJTをおこなう

マニュアルを本格的に運用する前には、OJTをおこなって実際の業務とマニュアルの内容にギャップが発生していないか確認しておきましょう。

実際の業務とマニュアルに記載されている内容にギャップがあると、思い通りに進まず業務の効率が落ちてしまいます。ギャップが発生しているか確認するには、OJTをおこなうといいでしょう。

トレーニングでマニュアルを利用してみれば、ギャップがあるか確認が可能です。ギャップがわかれば、マニュアルをどのように改善したらいいのか明確になります。

読み手のレベルに合わせて作成する

マニュアルは従業員の理解力に関係なく利用してもらう必要があるため、読み手のレベルに合わせて作成しましょう。

わかりやすいマニュアルを作成するには、新入社員あるいは初めてその業務をおこなう人を意識しなければなりません。読み手の視点がかけたマニュアルは、作業の内容を熟知した従業員しか理解できないものになってしまいます。

業界経験のない社員を対象としたマニュアルには用語の解説をつける、ビジネス用語を多様しないなど工夫が必要です。

ほかにも年配社員の場合は文字の大きさや読みやすいフォントを使用する、外国人社員の場合には日本語以外の言語バージョンも作成するなどの配慮も必要になります。

デザインはシンプルにわかりやすい内容で構成する

作成するマニュアルのデザインは、シンプルにわかりやすい内容で構成しましょう。

マニュアル作成では文章自体の読みやすさも大切ですが、画像や表、グラフなどを組み合わせて視覚的にわかりやすくするのがポイントです。文字ばかりでポイントが絞れていないマニュアルは、読み手の理解しにくくなってしまいます。

また、画像や図表を使用したり、文字の大きさ・フォントを統一したりすれば、マニュアルに一貫したデザイン性をもたせられます。

ただし、デザイン性を重視し始めると作成に膨大な時間を費やしたり、逆にわかりにくいマニュアルになったりするかもしれません。

マニュアルで大切なのは「作業の手順をわかりやすく伝えること」です。わかりやすく伝えられる、シンプルなデザインを心がけて作成しましょう。

業務全体が把握できるように作成する

マニュアルを作成する際は個別業務に焦点をあてすぎず、業務全体が把握できる内容にしましょう。

ひとつの業務はほかの業務につながっており、関係者は連携しながら仕事を進めていかなければなりません。しかし、マニュアルの内容が個別業務に焦点をあてていると、業務全体との関わりがぼやけてしまいます。ほかの業務に対してどのような影響を与えるか理解しないまま仕事をしていると、他人の業務のスケジュールを無視した行動を取ってしまうケースもあるでしょう。

マニュアルに業務全体の内容が記載されていれば、いつまでにどこまで業務を終えておかないといけないのかわかります。業務全体の内容を記載すれば、スケジュール管理がしやすくなって業務の停滞を防げるわけです。

マニュアルテンプレート・フォーマットを活用し業務の効率化を図ろう

マニュアルを作成するには業務の棚卸しをしたり、構成の内容を決定したりしなければなりません。作成から完成、運用までには、かなりの時間や手間がかかります。

作成する時間や手間を削減するには、テンプレートやフォーマットの利用がおすすめです。テンプレートやフォーマットを活用すれば、時間や手間を削減したうえに抜け漏れなく内容を記載するのにも役立ちます。

効率的にかつ、質の高いマニュアルを作成したいなら「NotePM」がおすすめです。NotePMにはテンプレート機能が搭載されており、自社にあった独自のフォーマットを用意しておけば、統一したマニュアルを作成できます。

また、パソコンに詳しくない人でも簡単にマニュアル作成できる「高機能エディタ」や、バラバラなフォーマットを標準化できる「テンプレート機能」も搭載。矢印や吹き出しなど、マニュアル作成に便利な「画像編集機能」も用意されているため、デザインの高いフォーマットも作成でき、業務を効率化できるでしょう。

おすすめのマニュアル作成ツール「NotePM」

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NotePM(ノートピーエム) は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

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