マニュアル作りはフォーマットで効率化!実際のマニュアルの作り方も解説

2024年02月27日(火) マニュアル作成
マニュアル フォーマット

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

・マニュアルを一から作成したいが効率的に作る方法はないか
・マニュアルのフォーマットがあることのメリットは何か
・マニュアルのフォーマットを手に入れたらどのような手順でマニュアルを作成するのか

マニュアルを作らないといけなくなったらフォーマットを使って効率よく作業したいと思いますよね。マニュアル作成には作業工程の見直しや伝わりやすい文章表現など、考えるこも多く面倒に思われがちです。本稿ではフォーマットを使った場合のマニュアルのメリットと、フォーマットを活かしてマニュアルを作成するための手順を解説します。

 

こんな方におすすめ

• 分かりやすいマニュアルを作成したい
• 情報が散らばっており、欲しいマニュアルにたどり着けない
• マニュアル活用を社内に浸透させるコツを知りたい


フォーマットを使ったマニュアルの役割とは

マニュアルは業務の標準的な取り決めを文書化したもので、全体像の把握や業務の流れの理解に必要です。マニュアルの主な役割は「業務効率の向上」です。業務の手順や流れをまとめてマニュアル化することで作業の標準化が可能です。標準化された業務は新しく社員が入ってきてもマニュアルを読むだけで理解できるため、業務を教える工数を省くことができ経費が削減できます。

またマニュアルには、社員が業務から得たナレッジやノウハウを共有できるため、社員全体に知見が広がり業務スキルがアップすることから、全社的な経営効率の向上につながります。業務を進めるにあたりマニュアルがないと、多大な時間と手間が取られるような無駄な作業が発生し、業務品質をあげることができなくなります。さらに、業務が標準化されることで適切な評価基準を作ることができるため、社員の評価を適正に行うことができます。


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フォーマットを使ってマニュアルを作成するメリット

フォーマットを使ってマニュアルを作成するメリットは以下の通りです。

  • 統一感のある洗練されたマニュアルが作れる
  • 内容のヌケモレを防ぐことができる
  • 業務の効率化が進む

それでは、解説していきます。

統一感のある洗練されたマニュアルが作れる

フォーマットを使ってマニュアルを作成するメリットの1つ目は、統一感のある洗練されたマニュアルが作れることです。マニュアル作成時にフォーマットがあることで、どのような構成でどのようにマニュアルに落とせばいいのかがわかります。フォーマット化してあることで、見栄えの工夫を練ったり、文字のフォントや大きさ、表や図などデザイン性に迷うことがなくなり、労力の消費が抑えられます。フォーマットに合わせて内容をまとめていくだけで、内容もデザインも洗練されたマニュアルが完成します。

内容のヌケモレを防ぐことができる

フォーマットを使ってマニュアルを作成するメリットの2つ目は、内容のヌケモレを防ぐことができるです。フォーマット化しておくことで、マニュアルの中身に必要な項目があらかじめわかるため、マニュアルにに沿って内容を入力することで必要な情報を、抜け漏れなくまとめることが可能です。フォーマットがないマニュアルでは、必要な情報が抜けてしまうというリスクがあり、そのリスクの回避にも役立ちます。

業務の効率化が進む

フォーマットを使ってマニュアルを作成するメリットの3つ目は、業務の効率化が進むことです。フォーマットに沿ってマニュアルを作成することで、マニュアル作成にかかる作業時間を短縮できます。また、新しく業務に配置される社員や新入社員の教育に時間が取られなくなること、業務の知識が個人に偏ることなく平等に共有され業務の品質も安定することから、業務の効率化が進みます。

関連記事:接客マニュアルを作成すべき理由とは?自社で接客マニュアルを作る際のコツも紹介

マニュアル作成にフォーマットを使用する際のポイント

マニュアル作成にフォーマットを使用する際のポイントは以下の3つです。

  • マニュアルを作成する目的と内容を明確にする
  • 読み手のレベルに合わせてで作成する
  • デザインはシンプルにわかりやすい内容で構成する

それでは、一つずつ解説します。

マニュアルを作成する目的と内容を明確にする

マニュアル作成にフォーマットを使用する際のポイントの1つ目は、マニュアルを作成する目的と内容を明確にすることです。マニュアルには、何を伝え、何を説明したいかがわかるように作成することが重要です。伝えたい内容、理解してもらいたいことを明確にし、構成やデザインを工夫して読み手に伝わりやすく作成することで理解を促進します。目的や構成は実際にマニュアルを文書化する前に設定するものなので、構成次第で、わかりやすいマニュアルになるかが決まります。大切なのは「業務の目的」「業務の流れ」「求められる基準」であり、社員が取り組む業務の必要性を理解したうえで業務を行うことで、業務品質が向上します。まずは、マニュアルを通して業務の目的、業務全体を俯瞰して伝えましょう。業務基準を明確にしておくことで、業務品質のばらつきを防止していきましょう。

読み手のレベルに合わせてで作成する

マニュアル作成にフォーマットを使用する際のポイントの2つ目は、読み手のレベルに合わせてで作成することです。わかりやすくマニュアルを作成するためには、読み手となる新入社員あるいは初めてその業務を行う人を意識する必要があります。読み手の視点がかけると、業務を知っている側からの目線での言語化となり内容が難解になる可能性があります。細かい事例では、業界経験のない社員を対象としたマニュアルには必ず業界用語の解説をつけること、またビジネス用語は多く使用しないことなど工夫が必要です。他にも、年配社員の場合は文字の大きさや読みやすいフォントを使用する、外国人社員の場合には日本語以外の言語バージョンも作成するなど配慮が必要です。

デザインはシンプルにわかりやすい内容で構成する

マニュアル作成にフォーマットを使用する際のポイントの3つ目は、デザインはシンプルにわかりやすい内容で構成することです。マニュアルは文章自体の読みやすさも大切ですが、画像などを組み合わせて目で見て理解してもらる内容にすることもポイントです。文字ばかりでポイントが絞れていないマニュアルは、読み手の理解が進みづらくなる可能性があります。文章だけでなく画像を投入し、文字の大きさ・フォントの統一などフォーマットで統一することで、マニュアルに一貫したデザイン性を持たせることが可能です。デザイン性を重視し始めるとデザインに膨大な時間を費やしたり、凝りすぎたゆえにわかりにくいマニュアルになる懸念があります。マニュアルで大切なのは「作業の手順をわかりやすく伝えること」です。わかりやすく伝えることが達成できるシンプルなデザインを心がけて作成しましょう。


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フォーマットを活かしたマニュアルの作り方

マニュアルを作成する際は、以下の6ステップで作成することをおすすめします。

  1. マニュアルの作成目的・対象者・業務・作業を決める
  2. 対象業務や作業を棚卸しする
  3. 業務・作業の手順を設計してマニュアルの構成・目次・形式を決める
  4. 時系列に作業内容を記述する
  5. 作成したマニュアルを運用して問題ないかを検証する
  6. マニュアルをブラッシュアップする

それでは、一つずつ解説します。

1.マニュアルの作成目的・対象者・業務・作業を決める

フォーマットを活かしたマニュアル・マニュアルの作り方の1つめのステップは、マニュアルの作成目的・対象者・業務・作業を決めることです。誰が、何のために、何を行うかを明確にすることで、業務や作業の内容が同じでも手順や説明文のレベルが変わるマニュアルを作成できます。できるだけ多くの対象者が使える内容のマニュアルが理想ですが、利用価値の高いマニュアルにするには、誰が使うかが明確に設定されていないと困難です。

2.対象業務や作業を棚卸しする

フォーマットを活かしたマニュアル・マニュアルの作り方の2つめのステップは、対象業務や作業を棚卸しすることです。現状の手順や業務・作業の内容を棚卸しすることで意外なことに時間を多く使っていたり、作業順番を入れ替えると効率的であったりすることがわかります。マニュアルを作成する時間は多くかかりますが、白紙の状態で業務を見直すことで、より良い手順書を作成できます。このとき言語化されていないコツやノウハウを言語化してマニュアルに反映できると現状の業務の効率や質を大きく上げられます。

3.業務・作業の手順を設計してマニュアルの構成・目次・形式を決める

フォーマットを活かした手順書・マニュアルの作り方の3つめのステップは、業務・作業の手順を設計してマニュアルの構成・目次・形式を決めることです。業務・作業の手順を棚卸しした結果から最も効率的な作業手順を設計します。作業内容をリストアップし、マニュアル全体の構成を考えます。最初に構成案を作ることで、書く内容を整理して、抜けや漏れをなくし、必要な項目を網羅できます。マニュアルは、作れば終わりではなく絶え間なく、新しいコツやノウハウ、改善点を盛り込んでブラッシュアップしていきます。

4.時系列に作業内容を記述する

フォーマットを活かした手順書・マニュアルの作り方の4つめのステップは、時系列に作業内容を記述することです。棚卸しをした業務・作業について現状の問題点から作成された理想の手順を、上記で作成した構成に沿って記述していきます。単なる手順だけではなく、なぜこの手順を行うかという理由や意味も記述すると業務・作業の質の向上が期待できます。

5.作成したマニュアルを運用して問題ないかを検証する

フォーマットを活かした手順書・マニュアルの作り方の5つめのステップは、作成したマニュアルを運用して問題ないかを検証する、です。完成したマニュアルの手順に沿って業務・作業を実際に行って問題ないか、もっと便利で効率的な方法はないかを再検討します。

6.マニュアルをブラッシュアップする

フォーマットを活かした手順書・マニュアルの作り方の6つめのステップは、マニュアルをブラッシュアップすることです。実際に作業を行うことで、細かい部分で改良点や、さらに知恵を出すことで手順をより良くできます。それらが見つかったときは、速やかにマニュアルに反映してブラッシュアップします。また、その業務・作業に共通するコツやノウハウが別の業務・作業で見つかることもあります。それらのコツやノウハウも手順書に反映できると、さらに良いマニュアルを作成できます。このためにコツやノウハウが全社員に共有されている必要があります。

まとめ

マニュアルは、業務をわかりやすく伝えるためには欠かせません。しかし、マニュアルを一から作成すると、思いがけず時間がかかってしまうケースもよくあります。本稿においては、マニュアル作成においてあらかじめフォーマットを作成する意義やメリット、またマニュアルのフォーマットを活かした作成の仕方を解説してきました。フォーマットを活かしたマニュアル作りによって、業務効率を上げつつ、従業員の業務品質を高めていきましょう。マニュアルの運用には、社内wikiの活用がおすすめです。

 

こんな方におすすめ

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• 情報が散らばっており、欲しいマニュアルにたどり着けない
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