NotePMはナレッジベースツールとして、マニュアル作成やバージョン管理、ファイル共有といった機能を備え、Word、Excel、PDFといったファイルの中身まで全文検索できる強力な検索機能が特徴です。社内FAQや質問箱、社内ポータルとしても活用でき、多岐にわたる情報の一元管理を実現します。
ナレッジベースとは、知識やノウハウを集約したデータベースのことをいいます。ナレッジベースをうまく活用するには、ITツールの活用がおすすめです。最近では誰でも簡単に運用できるツールが多数登場しており、自社にぴったりなものを見つければ、組織内での情報共有がよりスムーズに行えるでしょう。
本記事では、ナレッジベースの種類やおすすめの最新ツール15選、ツールの選び方などを詳しく解説します。ナレッジベースツールを導入し、業務効率アップを目指すためにも、ぜひ最後までご覧ください。
>関連記事:ナレッジ共有ツールおすすめ15選を比較(無料あり)|導入メリットや導入事例も紹介
目次
【一目でわかる】ナレッジベースを構築できるツール おすすめ一覧
ツール | おすすめの人 |
---|---|
NotePM | ・ドキュメントベースでナレッジを管理したい人 ・既存のファイルをナレッジ化したい人 ・使いやすく低予算で導入できるナレッジベースツールを探している人 |
Stock | ・日本人向けのシンプルなナレッジベースツールを探している人 ・ナレッジベースツールで社内コミュニケーションを取りたい人 |
esa | ・日本人向けのシンプルなナレッジベースツールを探している人 ・ドキュメントベースでナレッジを管理したい人 |
flouu | ・日本人向けのシンプルなナレッジベースツールを探している人 ・ドキュメントベースのナレッジ管理とコミュニケーションを並行したい人 |
Kibela | ・ドキュメント作成のみのシンプルなナレッジベースを探している人 |
Cosense(旧Scrapbox) | ・ページ単位で用語集やマニュアルなどの管理を行いたい人 |
Qiita Team | ・ドキュメント作成のみのシンプルなナレッジベースを探している人 |
CrewWorks | ・あらゆる情報から自動でナレッジ化してほしい人 ・タスクや会議など業務管理の効率化も並行したい人 |
Confluence | ・あらゆる業務とナレッジを並行して管理したい人 ・さまざまなツールを併用してファイルやナレッジが分散している人 |
Notion | ・ドキュメントベースでナレッジを管理したい人 |
Backlog | ・プロジェクトベースで社内情報を管理したい人 ・日々の業務から蓄積されるナレッジを体系的に管理したい人 |
Zendesk for service | ・カスタマーセンターやコールセンターのナレッジ管理を効率化したい方 ・問い合わせ対応とナレッジ管理を一元化したい |
Tayori | ・FAQベースでナレッジを管理したい人 |
Qast | ・気軽に質問し合う文化を醸成し、ナレッジを蓄積・管理したい人 ・ナレッジをもつ社内の有識者を可視化し、探せるようにしたい人 |
kintone | ・あらゆる社内情報を一元管理し、ナレッジベース化したい ・自社に合った業務アプリを作成してナレッジを蓄積したい |
ナレッジベースとは
ナレッジベースとは、知識をデータベースのようにひとつにまとめて管理し、必要なときに社員が検索して参照できるようにしたものです。
ナレッジベースを構築すれば、社員の知識やノウハウを蓄積でき、企業全体で効率よく登録した情報をいかせるようになります。
なお、ナレッジとは、英語で「knowledge」と表記される言葉で、「知識」をあらわす言葉です。
ナレッジベースとナレッジマネジメントの違い
ナレッジベースに似た言葉として、ナレッジマネジメントがあります。両者の違いは以下のとおりです。
ナレッジベース | 知識やノウハウを蓄積して管理するためのデータベース |
ナレッジマネジメント | 知識やノウハウを可視化して企業で管理・共有する経営手法 |
ナレッジベースはデータを指すのに対し、ナレッジマネジメントは経営手法を指します。つまり、ナレッジマネジメントを進めていくには、ナレッジベースの活用が不可欠といえるでしょう。
企業がもつ知識やノウハウなどのナレッジをいかしたいのであれば、まずはナレッジベースの構築から進めていく必要があります。
>関連記事:チーム力を向上するナレッジマネジメントとは?ありがちな失敗例と、成功に導く方法を紹介
WEB上で使える!検索性に優れたナレッジベースツール「NotePM」
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ナレッジベースツールの種類
ナレッジベースを構築するツールの種類は、以下のとおりです。
- データベース型
- データマイニング型
- グループウェア型
- ヘルプデスク型
- 社内wiki型
ナレッジベースを構築するためのツールには種類があり、それぞれが特徴をもっています。どのようなツールが自社にあっているか確認するためにも、ツールの種類や特徴を把握しておきましょう。
データベース型
データベース型とは、知識情報検索型とも呼ばれ、データベースに蓄積されている情報を共有できるツールです。
情報の蓄積を主としており、投稿や編集のしやすさに特化している傾向にあります。データベースに登録される情報は多いため、検索性の高いツールが多いのも特徴です。
集約したナレッジを全社員に共有し、業務の効率化につなげていきたい企業にあっている種類といえるでしょう。
データマイニング型
データマイニング型は、経営戦略やマーケティング施策の立案に役立つ、データ分析に特化したツールです。
分析にAIを用いているツールも多く、起こすべきアクションを自動的に教えてくれます。次に何をしたらいいか分析し検討する作業が減るため、業務の効率化につながります。
データマイニング型は、情報を蓄積するよりも、ナレッジマネジメントに向いているツールです。
グループウェア型
グループウェア型は、メールやチャットの機能を備え、スケジュール管理やファイルの共有もできるツールです。
社員間でコミュニケーションを取りながら業務に携われ、業務の流れや進捗状況なども把握できます。コミュニケーションはナレッジ共有にもつながり、社員の能力の標準化にもなります。
ただし、コミュニケーションだけではナレッジの蓄積にはならないため、きちんとナレッジを登録していかなければなりません。
>関連記事:【2025年版】グループウェアおすすめ15選(有料・無料)各サービスの特徴やメリットを徹底比較
ヘルプデスク型
ヘルプデスク型とは、社内や顧客からの情報、クレームなどをFAQとしてデータベース化し、ヘルプデスクとして社内で活用できるツールです。
顧客や社内からの問い合わせを放置すると、トラブルに発展してしまうため、すぐに解決できる方法を探さなければなりません。そのため、ヘルプデスク型は検索性の高いツールが多い傾向にあります。
情報が投稿しやすい機能を備えているヘルプデスク型ツールなら、ナレッジベースの構築にあっているといえるでしょう。
>関連記事:【2025年版】ヘルプデスクツール・サービス おすすめ10選を徹底比較(無料あり)
社内wiki型
社内wiki型は、ウィキペディア(Wikipedia)の社内版です。
ウィキペディアは、インターネットにアクセスできる人の集合知で作られた百科事典ですが、社内wikiは社員のナレッジ情報を蓄積・共有したものです。
誰でも簡単に投稿できるように工夫されている傾向があり、ナレッジの蓄積にあっています。また、蓄積されたナレッジを確認するため、検索性の高さも兼ね備えているツールもあります。
社内wiki型ツールは、ナレッジベースの構築に向いているタイプです。
>関連記事:社内wikiツールおすすめ15選【2025年最新】有料・無料プランを詳しく紹介
ナレッジベースを構築できるツールの選び方6つのポイント
ナレッジベースを構築するためのツールを選ぶときには、以下6つのポイントを押さえておきましょう。
- 直感的に利用できるデザインか
- 誰でも操作できるUIか
- コミュニケーション機能がついているか
- 集計や分析できる機能があるか
- 予算にあった料金体系か
- セキュリティ対策は万全か
使いにくいツールを導入してしまうと、質の低いナレッジベースしか作れません。ツールを選ぶときのポイントを押さえ、課題の解決につながるナレッジベースを構築していきましょう。
直感的に利用できるデザインか
ナレッジベースを構築するためのツールを導入する際には、直感的に利用できるデザインかどうかを確認しておきましょう。
見ためは重要であり、視覚的にわかりやすいとストレスなく利用できます。投稿や更新するたびに見にくい環境で作業すると、記載ミスが発生するおそれもあります。記載ミスした情報を信じて行動してしまうと、トラブルの発生にもつながりかねません。
正しい情報を多く投稿してもらうためにも、直感的に利用できるデザインのツールを選択することが大切です。
誰でも操作できるUIか
ツールを導入するときには、誰でも操作できるUIなのか確認しましょう。
UIとは、ユーザーインターフェースの略称であり、ツールやシステムと利用者の接点をあらわした言葉です。
ナレッジを投稿する人の中には、ITリテラシーの低い人もいるはずです。どのような人でも簡単に操作できるUIでなければ、利用者を限定してしまいます。ナレッジを登録する障壁が高くなればなるほど、利用者は減ってしまうと考えておきましょう。
ツールを導入するときには無料トライアルを利用し、誰でも使えるUIなのか確認しておくことが欠かせません。
コミュニケーション機能がついているか
ツールの機能にコミュニケーション機能があれば、ナレッジの内容を確認したかわかります。
ナレッジベースを構築しても、誰が確認したのかわからなければ、ナレッジがどの程度浸透しているのか確認できません。しかし、コミュニケーション機能がついていれば、確認した情報に「いいね」をつけられ、確認した人が誰かわかります。
コミュニケーション機能は利用者の数の把握にもつながり、有用なナレッジがどれなのかもわかるでしょう。
集計や分析できる機能があるか
ナレッジベースを活用するためにも、導入するツールは集計、分析機能がついているものを選びましょう。
集約したナレッジをいかすには、集計や分析をしなければなりません。どのような人が利用し、どのくらい見られているのか確認できれば、投稿された情報を改善していけばいいのかわかります。
ナレッジによっては課題解決に大きく貢献するものもあれば、そこまで役に立つ情報ではないものもあります。すべての情報を一律に改善、更新していては、手間だけかかり効果があらわれなくなってしまうでしょう。
集計、分析機能が豊富なツールを探している人には「NotePM」がおすすめです。NotePMには「人気ページのランキング」「ナレッジ共有の貢献度が高い社員を集計」など、定量的な分析が可能な機能がついています。豊富な機能を活用し、ナレッジベースの質を向上させていきましょう。
予算にあった料金体系か
ツールを導入する際には、自社の予算にあった料金体系かどうか確認しておきましょう。
ツールを導入したり運用したりするには、費用がかかります。費用はツールや、導入する規模によって異なります。利用者によって料金が異なるツールもあれば、月額の支払いだけですむものもあり、自社にあっていない料金体系のツールを選択すると費用対効果を悪くしてしまうでしょう。
ナレッジベースを利用する人はどのくらいか、今後、利用者が増えるのか減るのかまで予測して導入するツールを選択することが大切です。
セキュリティ対策は万全か
ナレッジベースツールを選ぶときは、セキュリティ対策も重要なポイントです。社内のナレッジベースには機密情報も含まれるため、情報漏えいの危険があるツールは使えません。
社内の大事な情報を守るためにも、Basic認証やIPアドレスの制限といった高度なセキュリティ機能があるツールを選びましょう。さらに、閲覧権限を設定できるツールもおすすめです。部署や役職ごとにアクセス権をコントロールすることで、情報が漏れるリスクを大きく減らせます。
導入前にセキュリティ対策について確認し、総合的にセキュリティが強化されたツールを選びましょう。
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ナレッジベースツールのおすすめ15選(無料あり)
ここからは、無料トライアルや無料プランを使って実際に試用できるナレッジベースツールを15選に絞って紹介します。
ツール | おすすめの人 |
---|---|
NotePM | ・ドキュメントベースでナレッジを管理したい人 ・既存のファイルをナレッジ化したい人 ・使いやすく低予算で導入できるナレッジベースツールを探している人 |
Stock | ・日本人向けのシンプルなナレッジベースツールを探している人 ・ナレッジベースツールで社内コミュニケーションを取りたい人 |
esa | ・日本人向けのシンプルなナレッジベースツールを探している人 ・ドキュメントベースでナレッジを管理したい人 |
flouu | ・日本人向けのシンプルなナレッジベースツールを探している人 ・ドキュメントベースのナレッジ管理とコミュニケーションを並行したい人 |
Kibela | ・ドキュメント作成のみのシンプルなナレッジベースを探している人 |
Cosense(旧Scrapbox) | ・ページ単位で用語集やマニュアルなどの管理を行いたい人 |
Qiita Team | ・ドキュメント作成のみのシンプルなナレッジベースを探している人 |
CrewWorks | ・あらゆる情報から自動でナレッジ化してほしい人 ・タスクや会議など業務管理の効率化も並行したい人 |
Confluence | ・あらゆる業務とナレッジを並行して管理したい人 ・さまざまなツールを併用してファイルやナレッジが分散している人 |
Notion | ・ドキュメントベースでナレッジを管理したい人 |
Backlog | ・プロジェクトベースで社内情報を管理したい人 ・日々の業務から蓄積されるナレッジを体系的に管理したい人 |
Zendesk for service | ・カスタマーセンターやコールセンターのナレッジ管理を効率化したい方 ・問い合わせ対応とナレッジ管理を一元化したい |
Tayori | ・FAQベースでナレッジを管理したい人 |
Qast | ・気軽に質問し合う文化を醸成し、ナレッジを蓄積・管理したい人 ・ナレッジをもつ社内の有識者を可視化し、探せるようにしたい人 |
kintone | ・あらゆる社内情報を一元管理し、ナレッジベース化したい ・自社に合った業務アプリを作成してナレッジを蓄積したい |
ナレッジベースとしての機能も詳しく解説するので、自社に合いそうなものをいくつか選んで、実際に触ってみてください。
NotePM
NotePMは、ドキュメントベースでナレッジを蓄積・管理できるナレッジベースツールです。豊富なテンプレートを活用すれば、イチからフォーマットを考えなくても、簡単にナレッジを共有できます。
主な特徴は以下のとおりです。
項目 | 概要 |
---|---|
主な機能 | ・ドキュメントの作成、管理 ・ファイルのアップロード ・ドキュメントやファイル、コメントなどからナレッジ検索 ・社内掲示板 ・コメント、リアクション |
料金体系 | プラン8:月額4,800円(~8人) プラン15:月額9,000円(~15人) プラン25:月額15,000円(~25人) プラン50:月額30,000円(~50人) プラン100:月額60,000円(~100人) プラン200:月額120,000円(~200人) |
おすすめの人 | ・ドキュメントベースでナレッジ管理を行いたい人 ・既存のファイルをナレッジ化したい人 ・使いやすく低予算で導入できるナレッジベースツールを探している人 |
無料トライアル | あり(30日間) |
ナレッジベース機能の特徴
【ナレッジの蓄積】
NotePMでは、ドキュメントベースでナレッジを投稿・管理します。こちらは、マークダウン記法を使った投稿画面で、右側にマークダウン、左側に投稿後の画面が表示されています。
マークダウン記法に慣れていない場合は、リッチテキスト形式を選択すれば、ワードのような使い方でドキュメントを作成することが可能です。
ドキュメント内には、既存のファイルや画像、動画などを挿入できるほか、ワードファイルを取り込んでNotePMの投稿に変換できる機能もあります。
なお、こちらのようにPDFやワードファイルをそのまま保管することも可能です。
これから新たにナレッジを蓄積するだけではなく、既存のファイルも一元化できるところが大きな特徴で、あらゆる社内情報を一元化してナレッジベースを構築したい場合に役立つでしょう。
【ナレッジの検索】
NotePMでナレッジを検索する方法は、主に2つあります。
1つ目は、画面上部の検索バーを使って行う「全体検索」です。
「商談」と入力した場合、キーワードを含むドキュメントやファイルが表示されます。キーワードが黄色で強調表示され、キーワードを含む文章も一部閲覧できます。
2つ目の方法は、ノート内検索です。ノートとは、大きなフォルダのようなものを指します。
今回は「営業」ノートのなかに、「営業ノウハウ」という子フォルダを作成してみました。「このノートを検索」を選択すると、対象をノート内のドキュメントやファイルに絞って検索をかけられます。
検索対象の絞り込み条件も細かく設定できるので、欲しい情報をすぐに見つけることが可能です。
Stock
URL:https://www.stock-app.info/
Stockは、ドキュメントベースで情報を管理できる社内wiki型のナレッジベースツールです。ノートと呼ばれる記事単位で情報を管理し、メンバーと共有できます。個別・グループメッセージやタスク管理にも対応しており、案件やタスク管理にも役立ちます。
主な特徴は以下のとおりです。
項目 | 概要 |
---|---|
主な機能 | ・フォルダでチームを管理 ・ノートで情報共有 ・フォルダごとにナレッジ検索 ・ノートを起点にタスク管理 ・メッセージ機能で社内連絡 |
料金体系 | ▼ビジネスプラン(1ヶ月あたりのチーム全員の合計金額) ・フリープラン:無料 ・ビジネス5:2,500円/月 ・ビジネス10:5,000円/月 ・ビジネス20:10,000円/月 ・ビジネス30:15,000円/月 |
おすすめの人 | ・日本人向けのシンプルなナレッジベースツールを探している人 ・ナレッジベースツールで社内コミュニケーションを取りたい人 |
無料トライアル | あり(30日間) |
ナレッジベースとしての活用方法
【ナレッジを記録】
こちらは、ノートと呼ばれるドキュメントの作成画面です。「顧客からの問い合わせ対応記録」というテンプレートを使って作成しました。ノートは、ワードライクで文書を作成でき、ページ下部のボタンから箇条書きや表を挿入できます。
ただし、h2やh3タグのような見出し設定はできないので、文字の大きさと太さを調整して見出しに見えるようにします。
Stockはノート単位でメッセージをやり取りできるのが特徴です。もし、ノートに記載されている内容について質問や変更点があれば、担当者にメッセージを送信して対応を依頼できます。
【ナレッジの管理】
ノートは、フォルダごとに管理します。今回は「問い合わせ記録」というフォルダを作り、ノートを作成しました。
こうした仕組みから、最初にどのようにナレッジを管理するかを決めて、フォルダを作成したうえでノートを追加する運用が望ましいでしょう。
ただし、ノートはフォルダ間を簡単に移動させられるので、あとでフォルダを作り替えたり分解・統合したりしても問題ありません。
【ナレッジの検索】
蓄積したナレッジは、検索窓からキーワード・タグで検索できます。たとえば「配送料」で検索をかけると、問い合わせ記録のなかで「配送料」が含まれるノートがヒットします。キーワードは黄色で強調表示され、見やすいのが特徴です。
今回は、顧客からの問い合わせを管理しましたが、部門ごとやナレッジベース専用のフォルダを作成すれば、自社に合ったナレッジ管理を簡単に実現できるでしょう。
esa
URL:https://esa.io/
esaは、ドキュメント起点でナレッジを蓄積・管理できる社内wiki型のナレッジベースツールです。ドキュメントの作成を中心とした機能のみが備わっており、だれでも使いやすいシンプルな構成になっています。
主な特徴は以下のとおりです。
項目 | 概要 |
---|---|
主な機能 | ・ドキュメント(記事)の作成、共有 ・同時編集 ・記事の外部公開 ・記事のバージョン管理とロールバック ・外部システム連携 |
料金体系 | ・チーム作成から2ヶ月間:無料 ・チーム作成から3ヶ月目以降:月額500円/ユーザー |
おすすめの人 | ・日本人向けのシンプルなナレッジベースツールを探している人 ・ドキュメントベースでナレッジを管理したい人 |
無料トライアル | あり(チーム作成月から2ヶ月後の月末まで) |
ナレッジベース機能の特徴
【ナレッジの蓄積】
esaでは、ドキュメントにナレッジをまとめて蓄積します。
ドキュメントはマークダウン記法に対応しており、ブログ感覚で記事を作成することが可能です。マークダウン記法がわからなくても、画面上部のバーにあるボタンをクリックすれば、見出しの設定やリストの挿入などを行えます。
一度触ってみれば、だれでも簡単に記事を作成できるでしょう。
【ナレッジの共有】
作成した記事は、「POSTS」というタブで一覧表示されます。画像では「更新日時が新しい順」に記事が並んでいますが、任意で並べ替え可能です。
esaでは、タイトルに日付が入っている議事録や日報などの記録は「フロー」に、マニュアルやナレッジは「ストック」に分類される仕組みです。右の記事一覧から「フロー」を選ぶと、その日の記録を簡単に探せます。
【ナレッジの検索】
蓄積したナレッジは、画面上部の検索窓にキーワードを入れると見つけ出せます。全文検索が可能で、入力キーワードが含まれる記事が一覧表示される仕組みです。
記事を投稿するときにタグを設定しておけば、タグからも検索できます。
esaに蓄積したナレッジを見つけやすくするためには、記事の作成方法やタグ付けのルールを明確にして、従業員に周知することが大切です。
flouu
flouuは、ドキュメントベースで組織の情報を共有・管理できるナレッジベースツールです。直感的にわかりやすいUI/UXになっており、ワードやドキュメントに慣れた人にとって使いやすいでしょう。
主な特徴は以下のとおりです。
項目 | 概要 |
---|---|
主な機能 | ・ドキュメントの作成、管理 ・ドキュメントへのコメント、確認フロー ・ドキュメントからのタスク化 ・ファイル、画像の添付 ・ドキュメント、コメント、添付ファイルの全文検索 ・スレッド形式のコミュニケーション ・組織外ゲストへの共有 |
料金体系 | ・基本料金:月額660円/ユーザー ・セキュリティオプション:月額550円/ユーザー ・OCRオプション:月額220円/ユーザー |
おすすめの人 | ・日本人向けのシンプルなナレッジベースツールを探している人 ・ドキュメントベースのナレッジ管理とコミュニケーションを並行したい人 |
無料トライアル | あり(14日間) |
ナレッジベース機能の特徴
【ナレッジの蓄積】
flouuでは、ワードのような操作感でドキュメントを作成できます。一度テンプレートを作成してしまえば、だれでも簡単にフォーマットのそろった日報やナレッジ記事を作成することが可能です。
特筆すべきは「校正機能」で、作成したドキュメントに対して簡単に校正を提案・承認できます。
また、ドキュメントの作成・閲覧画面では、以下のことも可能です。
- チャット:チャット形式のコミュニケーション
- ピン:ドキュメントの任意の範囲を設定し、コメントを添付
- タスク:タスク登録、チェック
- ファイル:添付ファイル一覧を表示
- 確認:ドキュメントの確認フロー
【ナレッジの共有】
作成したドキュメントは、リアルタイムで閲覧権限をもつメンバーのホーム画面に表示されます。あらかじめ「ボード」に投稿されたドキュメントは、右側のアイコンをクリックすることで、簡易的に内容をチェックできる特徴があります。
ホーム画面ではフォルダを作成でき、ドキュメントの整理も可能です。ドキュメントが作成されるとどんどんホーム画面に蓄積される仕様のため、フォルダを使って管理構造を整理する必要があります。
【ナレッジの検索】
画面上部の検索窓から、ドキュメント・コメント・添付ファイル(PDFのみ)に対して全文検索が可能です。
OCRオプションを付加すると、文字が埋め込まれていないPDFも読み込めます。たとえば、これまで紙面で管理していたマニュアルをPDF化し、flouuに読み込ませれば、これまでのナレッジも検索できるようになります。
ラベルを使った検索も可能です。たとえば「日報」のラベルを選択して検索をかけると、ラベルのついたドキュメントが表示されます。
あらかじめラベルを設定し、フォルダ構造を整理しておけば、体系的なナレッジ管理が可能です。
Kibela
URL:https://kibe.la/
Kibelaは、ドキュメントベースで情報を管理できるシンプルなツールです。グループごとにドキュメントを作成し、ナレッジの共有・管理を行います。
主な特徴は以下のとおりです。
項目 | 概要 |
---|---|
主な機能 | ・ドキュメントの作成、管理 ・ドキュメントの共同編集 ・ドキュメントへのコメント ・ドキュメント、コメント、添付ファイルの詳細検索 ・ファイルのインポート ・AIによる添削、編集 |
料金体系 | ・コミュニティー:無料/ユーザー(5名まで) ・ライト:月額550円/ユーザー ・スタンダード:月額880円/ユーザー ・エンタープライズ:月額1,650円/ユーザー |
おすすめの人 | ・ドキュメント作成のみのシンプルなナレッジベースを探している人 |
無料トライアル | あり ・ライト:14日間 ・スタンダード:1ヶ月間 ・エンタープライズ:2ヶ月間 |
ナレッジベース機能の特徴
【ナレッジの蓄積】
Kibelaのドキュメントは、リッチテキスト形式かマークダウン記法で作成できます。特筆すべきはAIによる記事の添削・編集機能です。
▼AI添削前
▼AI添削後
AI添削前はシンプルな箇条書きでしたが、添削後は加えてポイントが表で整理されています。
また、以下のように「修正の根拠」を示してくれるため、その後のドキュメント作成のヒントを得ることが可能です。
【ナレッジの共有】
作成した記事は、グループ内で共有されます。ファイルはフォルダ内で管理が可能で、体系的なナレッジ管理に適しています。
【ナレッジの検索】
画面上部、またはフォルダ内の検索バーにキーワードを入力すると、詳細なナレッジ検索が可能です。更新日時やメンバー、グループなどから絞り込めます。
また、コメントや添付ファイルも検索対象に設定することが可能です。
Kibelaの機能はドキュメント作成・検索・コメントのみなので、シンプルなツールで文書をひたすら蓄積する運用に適しています。
Cosense(旧Scrapbox)
URL:https://scrapbox.io/product
Cosense(旧Scrapbox)は、ページ単位でナレッジを管理するナレッジベースツールです。作成したページはリンクでつなぎ合わせて、鎖のように管理できます。
主な特徴は以下のとおりです。
項目 | 概要 |
---|---|
主な機能 | ・ページの作成、共有 ・同時編集 ・お絵描き ・ページのプレゼンテーション化 ・ページからナレッジを検索 ・外部チャットツールとの連携 |
料金体系 | PERSONAL/EDUCATION:無料 BUSINESS:月額1,100円/ユーザー BUSINESS ENTERPRISE:要問い合わせ |
おすすめの人 | ・ページ単位で用語集やマニュアルなどの管理を行いたい人 |
無料トライアル | あり(PERSONAL/EDUCATIONを利用) |
ナレッジベース機能の特徴
【ナレッジの蓄積】
Cosenseでは、マークダウン記法を使ってページを作成します。ページでは、テキストだけではなく、お絵描き機能を使ってフリーハンドで描いた以下のような簡易図を挿入できます。
また、画像や動画といったファイルを貼りつけることも可能です。
【ナレッジの管理】
営業ナレッジのカテゴリを作成し、営業ナレッジのページを配下につなげると画像のようにカード形式で関連性が表示されます。トップページからは、テーブル形式に切り替えることも可能です。
このように、ナレッジの関連性が視覚的にわかりやすく表示できるのがCosense最大の特徴です。
【ナレッジの検索】
ナレッジを検索する方法は2つあります。
1つ目は、カテゴリページの検索バーにキーワードを入力する方法です。
「商談」と入力すると、各ページの該当箇所が黄色で強調表示されます。
2つ目は、画面上部の検索バーを活用する方法です。
こちらも先ほどと同様に黄色で強調表示されますが、表示されるテキスト量が多くなります。また、この方法なら添付したファイルからも情報を検索できます。
Qiita Team
Qiita Teamは、だれでも簡単に記事を作成できるナレッジベースツールです。とにかく記事の作成と共有に特化しておりシンプルなため、導入後の定着を図りやすい特徴があります。
主な特徴は以下のとおりです。
項目 | 概要 |
---|---|
主な機能 | ・記事の作成、共有 ・共同編集 ・記事からナレッジを検索 |
料金体系 | Personal:月額500円/ユーザー(1人) Micro:月額1,520円/ユーザー(~3人) Small:月額4,900円/ユーザー(~7人) Medium:月額7,050円/ユーザー(~10人) Extra:要問い合わせ(人数制限なし) |
おすすめの人 | ・ドキュメント作成のみのシンプルなナレッジベースを探している人 |
無料トライアル | あり(7日間) |
ナレッジベース機能の特徴
【ナレッジの蓄積】
Qiita Teamでは、記事ベースでナレッジを蓄積します。左側にマークダウン記法で入力すると、右側に投稿後の記事が表示される仕組みです。
なお、画面上部のバーにあるボタンをクリックすれば、マークダウン記法を知らなくても見出しの設定や文字装飾を行えます。
記事のなかでメンションをつけられるのが大きな特徴です。
【ナレッジの管理】
投稿した記事は、トップ画面の「すべての記事」から確認できます。
社内ルールやマニュアルなど何度も閲覧したい記事は「ストック」しておくと、以下の画面に集約され、すぐに見つけられるようになります。
【ナレッジの検索】
ナレッジを検索する方法は2つあります。
1つ目は、画面上部の検索バーにキーワードを入力する方法です。
たとえば「商談」と入力して検索をかけると、キーワードが含まれる記事がヒットして、一覧表示されます。
2つ目の方法は、タグを使った検索方法です。
タグページ上で「営業」というタグを選んだら、このような画面が表示され、あらかじめタグ付けした記事を一覧で確認できます。
Crew Works
Crew Worksは、プロジェクトやタスク、ファイルなどを管理できるグループウェアです。チャットルームを作らなくても、特定のタスクやファイルを開きながらチャットを打てるため、業務管理とコミュニケーションを一元化できます。
主な特徴は以下のとおりです。
項目 | 概要 |
---|---|
主な機能 | ・プロジェクトの作成、管理 ・タスクの作成、管理 ・Web会議の開催 ・スケジュールの作成、管理 ・ファイルの共有 ・生成AIを使ったナレッジ検索 |
料金体系 | 年間契約の場合 フリー:月額0円/ユーザー(~10人) スタンダード:月額400円/ユーザー(~250人) プロフェッショナル:月額900円/ユーザー(~250人) |
おすすめの人 | ・あらゆる情報から自動でナレッジ化してほしい人 ・タスクや会議など業務管理の効率化も並行したい人 |
無料トライアル | あり(30日間) |
ナレッジベース機能の特徴
【ナレッジの蓄積・共有】
Crew Worksは、記事を作成する機能がないため、ナレッジを蓄積するときは、ファイルベースで行います。
また、タスクやプロジェクトをベースに行ったチャットなども自動的にナレッジとして蓄積されます。
【ナレッジの検索】
ナレッジを検索するときは、主にAIアシスタントを使う仕組みです。
こちらは「価格交渉の仕方」についてAIアシスタントに尋ねたときの画面です。Crew Worksに保存したファイルの内容がそのまま表示されています。
これを要約することも可能です。
Crew Works上で行ったチャットや保存したファイルなどを参照してほしい情報をまとめてくれるため、無造作に情報を蓄積するだけでナレッジベースとして活用できます。
なお、AIアシスタントが回答を出力するまでには時間がかかります。
画面右上の検索バーから検索することも可能なので、必要に応じてAIアシスタントと使い分けるのがおすすめです。
Confluence
URL:https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
Confluenceは、プロジェクトやナレッジなど、企業のあらゆる業務・情報を一元化管理するワークスペースツールです。ワークスペースを起点に、ドキュメントを作成・共有したり、ホワイトボードを使ってブレーンストーミングを行ったり、アイデア次第で業務の効率化を加速できます。
主な特徴は以下のとおりです。
項目 | 概要 |
---|---|
主な機能 | ・ドキュメントの作成、管理 ・AIによる作業の自動化 ・ワークスペースにタスク、業務を集約 ・アプリで機能を拡張 ・外部システム連携 |
料金体系 | ▼チーム規模100ユーザーの場合 ・Free:0円(最大10ユーザー) ・Standard:月額840円/ユーザー ・Premium:月額1,610/ユーザー ・Enterprise:要問い合わせ |
おすすめの人 | ・あらゆる業務とナレッジを並行して管理したい人 ・さまざまなツールを併用してファイルやナレッジが分散している人 |
無料トライアル | あり(7日間) |
ナレッジベースとしての活用方法
【ナレッジベース専用のワークスペースを作る】
Confluenceは、ワークスペースというスペースに、さまざまなパーツをあてはめて自由に業務管理画面を作成できます。ワークスペースにはもともとナレッジベースのフォーマットがあるので、簡単に基礎を作ることが可能です。
この場合、ナレッジベースとして作成したワークスペースのなかで、ナレッジ記事を蓄積・検索するという運用になります。
【Confluence 全体をナレッジベースとして扱う】
Confluenceに蓄積された情報は、検索窓から全文・キーワード検索によって探し出すことが可能です。そのため、あえてナレッジベース専用のワークスペースを構築しなくても、各ワークスペースのなかで管理している情報から統合的にナレッジを検索できます。
この画面から、最終更新日やスペース、投稿者などのフィルターをかければ、大量の情報が引っかかっても絞り込めます。
「AIに聞く」をクリックすると、生成AIによる検索も可能です。
「プロジェクト」に関係のあるテンプレートやワークスペース、ドキュメントなど、あらゆる情報をテキスト形式で教えてくれます。出典も明示されるので、該当の情報元をクリックすれば、求めているナレッジに簡単にたどり着けます。
Notion
URL:https://www.notion.com/ja/product
Notionは、ノートベースでナレッジを蓄積・管理できるナレッジベースツールです。チームスペースを作成し、その配下にページやデータベースなどを蓄積します。
主な特徴は以下のとおりです。
項目 | 概要 |
---|---|
主な機能 | ・ページの作成、管理 ・メンションを使ったコミュニケーション ・全体検索 ・AIを使った検索 ・外部システム連携 |
料金体系 | 年払いの場合 ・フリー:月額0円/ユーザー ・プラス:月額1,650円/ユーザー ・ビジネス:月額3,150円/ユーザー ・エンタープライズ:要問い合わせ |
おすすめの人 | ・ドキュメントベースでナレッジを管理したい人 |
無料トライアル | あり(無料プランを利用) |
ナレッジベース機能の特徴
【ナレッジの蓄積】
ページには、テキストだけではなく画像や動画を挿入できます。ページの配下に子ページを作成できるので、構造的に文書を管理できます。
また、データベース機能を使えば、ドキュメントハブを作成することが可能です。
ページを登録していけば、ハブから見たいページへ飛べます。
なお、作成したページを「Wiki」に変換すると、ページ内に検索バーが表示されるようになります。
キーワードを入力すると、該当のWikiページが表示される仕組みです。ナレッジ記事はWikiに変換しておくと、あとで検索しやすくなります。
【ナレッジの検索】
Notionでは、Wiki化したページを検索するほか、画面上部の検索バーを使って全体検索が可能です。
実際に「クロージング」というキーワードで検索すると、キーワードが含まれる記事と、文章の該当箇所が表示されました。
また、標準搭載されているNotion AIを活用すれば、より手軽にナレッジを検索できます。
チャットで「価格交渉について知りたい」と入力すると、Notionのページ内部の情報から重要なポイントを要約して示してくれます。該当のページリンクもあわせて教えてくれるので、移動してナレッジを確認することも可能です。
Backlog
Backlogは、プロジェクトをベースに情報やタスクを一元管理するツールです。ドキュメントとWikiページの作成機能が備わっており、社内情報をもとにしたナレッジベースとしても活用できます。
主な特徴は以下のとおりです。
項目 | 概要 |
---|---|
主な機能 | ・プロジェクトの管理、進捗の可視化 ・タスクの登録、管理 ・ドキュメントの作成、共有 ・Wikiページの作成、共有 ・ファイルのアップロード、保管 |
料金体系 | ・スターター:月額2,970円(30ユーザーまで) ・スタンダード:月額17,600円(最大1,000ユーザーまで) ・プレミアム:月額29,700円(最大1,000ユーザーまで) ・プラチナ:月額82,500円(最大1,000ユーザーまで) |
おすすめの人 | ・プロジェクトベースで社内情報を管理したい人 ・日々の業務から蓄積されるナレッジを体系的に管理したい人 |
無料トライアル | あり(30日間) |
ナレッジベース機能の特徴
【ナレッジの蓄積】
Backlogは、ドキュメントベースでナレッジを管理します。大きな特徴は、ドキュメントを階層構造で管理できることです。
そのため、作成したドキュメントを別途フォルダで管理するといった仕組みがありません。
ドキュメントはマークダウン記法で作成する仕組みなので、慣れていない人が多い職場であれば、最初にマークダウン記法のマニュアルを作成したほうがスムーズでしょう。
【ナレッジの検索】
ドキュメントに蓄積したナレッジは3つの方法で検索できます。
1つ目は、画面上部の検索バーを使って検索する方法です。この方法では、ドキュメントやWikiページ、ファイルなど大きめの情報単位でキーワードから検索できます。
2つ目はドキュメント検索です。ドキュメント内の情報のみに絞って、キーワードやタグを使って検索できます。
3つ目は、Wiki検索です。これは、作成したWikiを対象に検索する方法であるため、事前にWikiページを作成しなければなりません。
今回は、営業マニュアルをまとめた「営業マニュアル」というWikiページを作成したので、そのページに掲載されているマニュアルから全文検索ができました。
【ナレッジの管理】
Backlogで、ナレッジを管理する方法は大きく分けて2つです。1つは、ドキュメントベースでナレッジを蓄積し、ドキュメント検索を使ってナレッジを活用する方法です。
ほかに、Wikiページに作成したドキュメントをまとめる方法があります。
Wikiページとは、Wikipediaのようにナレッジを体系的にまとめられる機能のことです。議事録をリスト化したり、部門別のマニュアルWikiページを作ったりしておけば、必要な情報にすぐたどり着けます。
各ドキュメントへのリンクも貼れるので、目次のような使い方が可能です。
ただし、ドキュメント検索で十分という場合は、Wikiページを作成することに手間を感じる可能性があります。Backlogをナレッジベースとして活用するときは、どの検索方法を主体として活用するかを先に決め、運用を検討すると効率的でしょう。
Zendesk for service
URL:https://www.zendesk.co.jp/
Zendesk for serviceは、カスタマーサービスを統合・効率化するための総合プラットフォームです。さまざまなチャネルからの問い合わせを集約できるので、オペレーターはZendesk for serviceだけで業務を完結できます。
主な特徴は以下のとおりです。
項目 | 概要 |
---|---|
主な機能 | ・Webサイトやモバイル、SNSなどを使ったメッセージおよびチャット ・音声電話 ・顧客リストや対応履歴の記録、管理 ・AIによる自動応答や問い合わせの振り分け ・ヘルプセンター(ナレッジベース)の構築 ・問い合わせ数や解決時間などのデータ収集、分析、レポート化 ・外部システムとの連携 |
料金体系 | ・Suite Team:$55 ・Suite Growth:$89 ・Suite Professional:$115 |
おすすめの人 | ・カスタマーセンターやコールセンターのナレッジ管理を効率化したい方 ・問い合わせ対応とナレッジ管理を一元化したい |
無料トライアル | あり(14日間) |
ナレッジベース機能の特徴
Zendesk for serviceには、「Zendesk Guide」というヘルプセンターの構築機能が標準で搭載されています。顧客向けのナレッジを記事化してZendesk Guideに集約することで、顧客とオペレーターの自己解決をサポートするナレッジベースとして活用できます。
【ナレッジ検索】
検索窓に任意のキーワードや文章を打ち込むと、関連記事が表示される仕組みです。
たとえば「配送料」というキーワードを打ち込むと、以下のように関連記事が表示されます。記事タイトルの下に記事のカテゴリが表示されるのも特徴的です。
カテゴリをクリックすれば、関連記事が一覧表示されるので、そちらからもナレッジ記事を探せます。
なお、ヘルプセンターのレイアウトは自由に変更できるので、カテゴリボタンの配置も調整可能です。
【ナレッジ記事の作成】
ナレッジ記事は、ワードやドキュメントと同じような操作で作成できます。見出しの設定や画像の挿入もワンクリックです。
閲覧権限や公開範囲も自由に設定できるので、顧客向け・内部向けと分けて活用してもいいかもしれません。
【ナレッジ記事の活用】
作成したナレッジ記事は、ヘルプセンターからだけではなく、顧客の問い合わせ対応を行う「問い合わせ(チケット)対応画面」からも参照できます。
チケット対応画面では、左に顧客からの問い合わせが、右にナレッジ記事の一覧が表示されます。
以下は、推奨コンテンツのなかから記事を選択したあとの画面です。
表示されたナレッジ記事は、一部のセクションを選択して顧客の返信メッセージにコピペするといった使い方ができます。
今回は、配送料が決まる要因のセクションをコピペしました。
これなら、経験が浅いオペレーターでも、回答に合わせてナレッジを見つけ出し、自己解決することが可能です。
また、「フィードバックの追加」から記事に直接追記したり、担当者に記事の作成をリクエストしたり、問い合わせ対応と並行してナレッジを蓄積・管理することが可能です。
Tayori
Tayoriは、社内外の問い合わせ対応を効率化するヘルプデスクツールです。FAQやアンケートの作成・管理も可能で、顧客接点の管理にも活用できます。
主な特徴は以下のとおりです。
項目 | 概要 |
---|---|
主な機能 | ・問い合わせフォームの作成、管理 ・有人チャットによる問い合わせ対応 ・FAQの作成 ・アンケートの作成 ・AIアシスタント |
料金体系 | エンタープライズ:月額25,400円(初期費用:50,000円) プロフェッショナル:月額11,980円(初期費用:0円) スターター:月額3,800円(初期費用:0円) フリー:月額0円(初期費用:0円) |
おすすめの人 | ・FAQベースでナレッジを管理したい人 |
無料トライアル | あり(14日間) |
ナレッジベース機能の特徴
【ナレッジの蓄積】
Tayoriを使ってナレッジベースを構築したい場合は、FAQ機能を活用します。編集画面から、カテゴリごとに質問と回答を設定するだけでFAQページを作成することが可能です。
作成したFAQページは、リンク方式でWebサイトに埋め込めます。
なお、ベータ版の機能ではありますが、AIアシスタントを使うことで問い合わせや指示からFAQを自動作成することも可能です。
FAQの概要を箇条書きで示すと、生成AIが質問と回答の両方を作成してくれます。
【ナレッジの検索】
ナレッジを検索するときは、FAQの公開ページを開き、キーワード検索を行います。「料金」で検索した結果、該当のFAQページが表示されました。
記事やファイルからナレッジを蓄積・検索する仕組みではありませんが、イチからFAQを構築できるところに大きな特徴があります。
Qast
URL:https://qast.jp/
Qastは、質問や問い合わせなどの投稿に対してメンバーが回答を蓄積することでナレッジを蓄積・管理できるナレッジベースツールです。社内のだれがなにに詳しいのかを可視化できるので、有識者探しにも活用できます。
主な特徴は以下のとおりです。
項目 | 概要 |
---|---|
主な機能 | ・質問、メモ、チャットを投稿する ・質問、メモ、チャットに回答する ・AIでファイルベースのナレッジを取り込む ・蓄積されたナレッジを検索する |
料金体系 | 要問い合わせ |
おすすめの人 | ・気軽に質問し合う文化を醸成し、ナレッジを蓄積・管理したい人 ・ナレッジをもつ社内の有識者を可視化し、探せるようにしたい人 |
無料トライアル | あり(無料プランを利用) |
ナレッジベース機能の特徴
【ナレッジの蓄積】
Qastでナレッジを蓄積する方法は大きく分けて4つです。
- 質問する:テキストベースで質問を投稿し、有識者から回答を募る
- メモを書く:記事ベースでナレッジを投稿する
- こましり投稿:チャットベースで質問を投稿し、有識者からメモベースで回答を募る
- AI:ワードやエクセル、PDFなどのファイルベースの情報を構造化されたナレッジへ変換する
たとえばこちらは、「こましりbox」にチャットベースで質問を投稿した画面です。
各質問には、メモと呼ばれる機能で回答します。
Qastのメモは記事のようなもので、ワードのような使い方で文書を作成できる機能です。先ほどの「こましり投稿」に対して、上記のメモを投稿すると以下の画面になります。
投稿に紐づいてメモが表示されていることがわかるでしょう。投稿に対して、拍手や絵文字でリアクションをつけたり、コメントを投稿したりもできます。
【ナレッジの検索】
ナレッジの検索は、画面上部の検索バーから行います。「商談」というキーワードを入力して検索した結果、先ほど作成したメモが表示されました。
また、AI機能を活用することで、蓄積されたナレッジから自然言語で質問を得たり、要約してもらったりといったことも可能です。ただし、無料トライアルではAI機能を試せないので、使い心地を確かめられるのは本登録後になります。
kintone
URL:https://kintone.cybozu.co.jp/
kintoneは、プログラミングの知識なしで業務アプリを作成できるノーコードツールです。アプリを作成するだけではなく、さまざまなkintoneパートナーが提供するプラグイン・連携サービスを導入したり、外部システムと連携したりして機能を拡張できます。
主な特徴は以下のとおりです。
項目 | 概要 |
---|---|
主な機能 | ・ドラッグ&ドロップでアプリを作成 ・プラグイン、連携サービスの利用 ・AIを使った検索、アプリの作成 ・外部システム連携 |
料金体系 | ライトコース:月額1,000円/ユーザー(10ユーザー~) スタンダード:月額1,800円/ユーザー(10ユーザー~) ワイド:月額3,000円/ユーザー(1,000ユーザー~) |
おすすめの人 | ・あらゆる社内情報を一元管理し、ナレッジベース化したい ・自社に合った業務アプリを作成してナレッジを蓄積したい |
無料トライアル | あり(30日間) |
ナレッジベース機能の特徴
【ナレッジの蓄積】
こちらは、日々の業務報告を記録できる日報アプリです。kintoneは、標準機能でワードのようなドキュメント作成機能がなく、画像のようなフォーマット形式で情報を入力します。
業務に合ったアプリを使っていくと、さまざまな情報がナレッジとしてkintoneに蓄積される仕組みです。
また、FAQに特化したアプリを使うと、より構造的にナレッジを管理できます。
こちらは、無料で使えるFAQアプリで、社内の質問を集約して回答を提示することが可能です。
詳細画面を開けば、社内手続きに関するナレッジを得られ、自己解決を促せます。
さらに、ファイル管理アプリに既存のマニュアルや報告書を保存して、社内情報をまとめることも可能です。
【ナレッジの検索】
kintoneに蓄積された情報を検索する方法は、大きく分けて3つあります。
まずは、ポータル画面の検索バーを使って行う「全体検索」です。
このように、kintoneに登録されているすべてのアプリから、キーワードを含む情報が表示されます。
続いて、アプリ内の情報のみを対象に検索する「アプリ内検索」です。
FAQアプリのようにナレッジを体系的に管理しやすいアプリに蓄積された情報は、アプリ内検索から探すと迅速に見つけられるでしょう。
ただし、標準の検索機能は「絞り込み」できる要件が少ないため、キーワードがヒットしすぎてうまく見つけられないこともあります。そのようなときは「検索AI」機能がおすすめです。
検索AIは、チャット形式でkintoneに蓄積されたナレッジを掘り起こしてくれる機能です。「有給休暇の申請方法が知りたい」と入力すれば、AIが関連情報をもとに回答を示すとともに、情報の掲載場所を教えてくれます。
なお、この機能は無料トライアルとライトコースでは利用できないため、試すにはスタンダードコース以上の契約が必要です。
ナレッジベースツール導入の3つのメリット
ナレッジベースを構築するためのツールを導入すれば、以下3つのメリットが得られます。
- 素早い情報の共有とアップデートができる
- 属人化が防止できて業務の効率化に役立つ
- 企業の競争力や顧客対応力がアップする
ツールを用いてナレッジベースを作成すれば、企業のもつ課題を解決できます。どのような課題が解決できるのか確認し、ツールを導入するのか判断していきましょう。
素早い情報の共有とアップデートができる
ナレッジベースを構築しておけば、社員は必要な情報をすぐに確認できます。
直接データベースにアクセスすれば、社員や部署の間での伝達ミスが起こりにくくなります。情報が新しくなった時点で更新しておけば、いつでも最新情報を参照可能です。
属人化が防止できて業務の効率化に役立つ
よく使用される文書や業務フローなどをナレッジベースに蓄積すれば、資料をゼロから作成せずにすみます。
新人や新しくプロジェクトに加わった人員にも簡単に必要事項を伝達したり、ノウハウを伝えたりできるため、業務の効率化が図れます。
また、作成に高度な知識が必要な書類でも、ナレッジ共有していれば誰でも資料を作れるようになるでしょう。特定の社員が資料を作れないときは、業務が滞ってしまいますが、ナレッジベースを構築できるツールを利用すれば属人化を回避できます。
>関連記事:属人化とは?原因やメリット・デメリット、解消方法を徹底解説!
企業の競争力や顧客対応力がアップする
業務を効率化できれば当然業務をこなすスピードもはやくなり、企業の競争力アップにつながるでしょう。
また、直接顧客に対応する部門においても、過去の対応の結果が蓄積されていれば、社員の能力向上に役立ちます。蓄積された情報をもとに対策し、顧客満足度を上げられるよう業務を改善できれば、企業に対する評価がアップするはずです。
WEB上で使える!検索性に優れたナレッジベースツール「NotePM」
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ナレッジベースツール導入の3つのデメリット
ナレッジベースを構築するためのツールを導入するデメリットは、以下のとおりです。
- 社内に浸透させないと利用されない
- 投稿や編集に負担をかけるおそれがある
- 検索性が高くないと利用者が減ってしまう
デメリットが発生しないように対策をしつつ、ツールを使っていきましょう。
社内に浸透させないと利用されない
質の高いナレッジベースが完成したとしても、社内にナレッジベースの存在が浸透していないと利用されません。
ナレッジベースは構築するだけでは課題の解決につながらず、社員が利用して情報を活用してくれなければ効果が生まれません。社員に利用してもらうためにも、社内報で紹介したり、ナレッジベースを活用するトレーニングを実施したりしましょう。
ナレッジベースの存在や、活用するメリットが浸透していけば利用者はおのずと増えていきます。利用者が多いほど、ナレッジベースの存在意義が高まると考えておきましょう。
投稿や編集に負担をかけるおそれがある
エディタ機能が充実していないツールを導入してしまうと、投稿や編集する際に社員に負担がかかります。
ナレッジベースをいかすには、日々の情報投稿が不可欠です。しかし、情報を投稿するには資料の作成をしなければならず、投稿後も内容の改善や更新をしなければなりません。当然、資料の作成や更新には手間がかかります。
エディタ機能が豊富なツールを導入すれば、簡単に投稿や更新ができ負担の軽減が可能です。いくらナレッジベースの活用にメリットがあるとしても、負担がかかってしまっては利用者は減ってしまいます。継続的に利用してもらうためにも、投稿や更新しやすい機能が揃っているか確認しておきましょう。
検索性が高くないと利用者が減ってしまう
ナレッジベースに多くの情報が登録されていても、検索性が高いツールでないとすぐにほしい情報が見つからず、利用者は減ってしまいます。
ナレッジを蓄積していくと、ナレッジベースに登録される情報量は膨大なものとなります。手動で探すのは無理があり、ツールの検索を用いて情報を探さなければなりません。しかし、検索性が低いツールだと長時間探しても情報が見つからず、ほかの人に聞いたほうがはやいと判断されてしまいます。検索性の高さは、ナレッジベースの運用に大きく関わってくると考えておきましょう。
検索性の高いツールを導入したいなら「NotePM」がおすすめです。NotePMなら登録したファイルの種類を問わず、全文検索して結果を表示します。表示された検索結果には、探しているキーワードがマークアップされるため、視覚的にもわかりやすい環境になっています。
ナレッジベースツールの運用を成功させる5つのコツ
ナレッジベースを構築するためのツールの運用を成功させるコツは、以下のとおりです。
- 運用時のルールを明確化する
- スモールスタートで運用をはじめる
- 全社展開前に準備すべきことを理解する
- 全体的な管理者を決めておく
- 定期的に内容をアップデートする
自社にあったツールを導入したうえで、成功させるためのコツを実践すればナレッジベースを効果的に運用していけるでしょう。
運用時のルールを明確化する
ナレッジベースを構築するためのツールをいかすには、運用時のルールを明確にする必要があります。
ナレッジを集約するには、定期的な情報登録が不可欠です。しかし、運用ルールを定めていないと、投稿が不定期になってしまい、徐々に投稿数が減ってしまいます。
情報の登録を一定するには、どの部署がどの程度の頻度で何の情報を登録するかなどを決めておくといいでしょう。情報の発信元を明確にすれば、情報登録数が安定し、掲載される情報の質も保たれます。
定期的な情報登録は、ナレッジベースを利用する文化の浸透にもつながるため、運用がうまく進むはずです。
スモールスタートで運用をはじめる
ツールの運用を開始するときには、スモールスタートを心がけましょう。
ナレッジベースを構築するためのツールをいきなり全社的に運用してしまうと、トラブルが頻発したり、運用の課題が発見されたりして混乱を招いてしまいます。混乱を回避するには、ツールとの親和性が高い部門、ナレッジベースの構築に理解がある部門などから導入を開始するといいでしょう。
特定の部門からはじめれば、課題を発見し改善してから全社的に導入を進められます。ツール導入直後から失敗してしまうと、ツールを利用しようという意欲を低下させてしまうかもしれません。
ナレッジベースを活用するためにも、スモールスタートして徐々に導入する範囲を広げていきましょう。
全社展開前に準備すべきことを理解する
スモールスタートに成功しても、いきなり全社的にツールを導入してはいけません。
社内にはツールの利用に適していない部門もあり、いきなり導入してしまうと抵抗感を抱いてしまう人もいるはずです。親和性の低い部門でもスムーズに導入できるよう、トレーニングの実施とサポート体制の強化を図りましょう。
トレーニングを行って、事前にツールの利用方法を理解してもらえれば、ストレスなく操作が可能です。かりに問題が起きたとしても、サポート体制が整っていればすぐに問題を解決できます。
また、全社的にツールを導入する際には、コミュニケーション計画を立てておきましょう。導入の目的やメリットを告知しておけば、社員の意識が変化し、ツールの利用に前向きになってくれるはずです。
全体的な管理者を決めておく
ナレッジベースツールを効果的に使うためにも、はっきりとした管理体制を整えることが重要です。とくに、カテゴリーやタグの管理を怠ると情報が煩雑になり、必要な情報を探しにくくなります。あらかじめ全体的な管理者を決めておくことで、スムーズに運用できるでしょう。
また、管理者を決めておけば、運用ルールがきちんと守られているかの確認も可能です。必要があれば改善し、ナレッジベースの使いやすさも保てるでしょう。
何か問題が起きたり疑問が出たりした場合でも、管理者がいればすぐに対応できます。ナレッジベースが社内に浸透し、業務効率の向上が期待できるでしょう。
定期的に内容をアップデートする
ナレッジベースをうまく運用していくには、内容を定期的にアップデートすることも重要です。ナレッジベースを長い間使い続けると、徐々に古い情報や重要性が下がったデータがたまり、必要な情報が見つからなくなってしまいます。そのため、管理者が定期的に情報を見直し、最新で正確な内容に更新することが求められます。
たとえば、半年に一度や四半期ごとに、すべての情報をチェックし、古くなった内容を削除したり、新しい情報を追加したりしましょう。見直し作業の中で、気づかなかった問題や改善すべきポイントを早期発見することもあるため、トラブル防止にも役立ちます。
更新と改善を繰り返して、質の高いナレッジベースを作り上げましょう。
WEB上で使える!検索性に優れたナレッジベースツール「NotePM」
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ナレッジベースツールの導入事例
ナレッジベースを構築するためのツールを導入している企業の中には、運用した結果、業務の効率化につながった企業も多くあります。
業務の効率化に成功した企業の代表例として、以下5社の導入事例を紹介します。
- コールセンターのナレッジ蓄積に役立てた株式会社ソフツー
- 社内の情報を蓄積できるツールとして選んだ株式会社ぐいっと
- 社内問い合わせ対応工数を大幅に削減した株式会社ADX
- ツールの乗り換えで新入社員育成の課題を解決した株式会社アシロ
- 部署間での情報連携をやりやすくした株式会社麩金
ツールを導入した企業がどのような課題をもっており、どのように課題を解決したのか見ていきましょう。
コールセンターのナレッジ蓄積に役立てた株式会社ソフツー
カスタマー部門の情報を共有できるツールを探していた株式会社ソフツーは、ナレッジをドキュメントとして保存できるツールとして「NotePM」を導入しました。
NotePMを導入した理由は階層構造化してフォルダを蓄積できたり、添付ファイルの全文検索ができたりするため、直感的に把握しやすいためです。社内向けのサポートや顧客からの問い合わせ、通話録音の振り返りなどをデータとして蓄積しているため、過去に同じような質問があったかどうかを検索するのに役立っています。
>関連記事:【導入事例】使いやすさが重要!コールセンターのナレッジ共有を実現 – 株式会社ソフツー
社内の情報を蓄積できるツールとして選んだ株式会社ぐいっと
Web制作やグラフィックデザイン制作などを行う株式会社ぐいっとは、検索しやすく、しかもチャットツールのように外部に情報が流出しないツールを探していました。
情報のストックとして「NotePM」を導入し、簡単にフォルダを整理しながら情報を蓄積でき「ここを見ればわかるという場所」ができたことを効果として挙げています。主にマニュアルや手順書、納品前チェックリストなどのドキュメントを管理し、社内のサーバーに比べて検索しやすく、社外からスマートフォンでも情報にアクセスできるメリットも感じています。
>関連記事:【導入事例】教育にかける時間を短縮。「ここを見ればわかるという場所」ができた – 株式会社ぐいっと
社内問い合わせ対応工数を大幅に削減した株式会社ADX Consulting
株式会社ADX Consultingは、フルリモートを取り入れている企業で、適切にナレッジ管理をしたいと思い「NotePM」を導入しました。
導入後は、社内ポータルを活用して社内報や規則を共有したり、新人教育に役立てたり、個人メモを作成して効果的に活用。その結果、社内問い合わせ対応の時間が半日から約30分以下に短縮されました。さらに、情報の属人化問題も解決し、全社でナレッジを共有できるようになったのです。
>関連記事:【導入事例】ナレッジ共有で社内問い合わせ対応工数が半日→30分に。コンサル会社の成長を支えるNotePMの活用方法 – 株式会社ADX Consulting
ツールの乗り換えで新入社員育成の課題を解決した株式会社アシロ
株式会社アシロは、新卒・中途採用を急拡大させる中で、組織成長の基盤づくりとしてナレッジ共有ツールの見直しを考えていました。
ツールの乗り換え先として「NotePM」を導入。全社および各事業部のマニュアルを掲載し、現場で使えるテンプレート格納フォルダを作成します。その結果、管理部への問い合わせが50%減少しました。さらに、社員が自主的にナレッジを投稿する文化が根付き、社員間のつながりも活性化したのです。
>関連記事:【導入事例】ナレッジ管理ツールの乗り換えで問い合わせが50%減少!新入社員育成の課題も解決 – 株式会社アシロ
部署間での情報連携をやりやすくした株式会社麩金
株式会社麩金は、社内での情報共有と階層管理を目的にNotePMを導入しました。
導入後は、全社的な情報共有で業務効率を向上させ、さらにペーパーレス化も推進。従業員の意見の場にしたり日報を作成したりと社員同士のコミュニケーションの場も作成します。
その結果、部署間での情報共有にかかる時間を削減できました。認識のズレが解消され、業務ミスを減らすことにもつながったのです。
>関連記事:【導入事例】社内の情報共有・ナレッジ共有によって業務の効率化を目指す – 株式会社麩金
ナレッジベースツールを導入して業務効率化や顧客満足度の向上を実現しよう
ナレッジベースがあれば、社内の情報共有がスムーズに行われ業務効率の向上や社員のスキルアップが期待できます。使いやすいナレッジベースを導入するためには、ナレッジベースツールを使うのがおすすめです。
ツールを選ぶ際には、機能の充実度や使いやすさをしっかり確認し、業務に合ったツールを選択することがポイントです。ナレッジベースの運用を成功させるためにも、自社に適切なツールを見つけましょう。
ナレッジベースを利用して業務の効率化を目指すのであれば、「NotePM」がおすすめです。NotePMなら、マニュアルやノウハウをWeb上で簡単に作成でき、社員に負担をかけずに運用できます。全文検索機能も備わっていて必要な情報がすぐに手に入るのも魅力です。まずは無料トライアルから使い勝手をお試しください。