全社員が使いたくなる機能性に優れたナレッジ共有ツール「NotePM」
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| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| 株式会社アシロ | インターネットメディア・Webマーケティング | 165名 |
国内最大級の法律相談プラットフォームを展開する株式会社アシロ。事業成長を続ける同社では、新卒・中途ともに採用規模を急拡大させており、組織成長を支える基盤づくりのために着手したのがナレッジ共有ツールの乗り換えでした。ツールの乗り換え背景やNotePM導入後の効果などを聞きました。
https://asiro.co.jp/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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| 導入目的 |
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| 課題 |
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| 効果 |
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| 使い方 |
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※今回はオンラインWeb会議で、管理本部経営推進部 ナレッジシェアリング／広報 グループの鈴木様にインタビューさせていただきました。
国内最大級の法律相談プラットフォーム
―事業概要を教えてください。
鈴木：弊社は、法律関連のメディアサービスや法律家の人材紹介などを展開しています。
主要となるメディア事業では、法律問題を抱えた消費者が自分にあった弁護士・法律事務所を探すことができる「ベンナビ」を運営しています。「ベンナビ」は、離婚や労働問題、交通事故など8つの専門分野から構成されており、各分野から派生したメディアも複数運営しています。
その他にも、弁護士を始めとするプロフェッショナル人材の紹介や弁護士保険事業などを行っています。
ツールの乗り換えで、ナレッジ共有が盛んに
—NotePM導入の背景についてお聞かせください。
鈴木：弊社ではもともと別のナレッジ管理ツールを導入していましたが、ある程度のIT知識や理解が求められたため、全社で上手く浸透・活用させることができていませんでした。もちろん活用できている部署もありましたが、そもそも使っていない部署もいくつかあり、ExcelやPDFといった別ツールで独自管理しているチームもありました。
マニュアル作成やその管理方法は部署ごとに委ねられ、バラバラだったんです。
弊社は部署間異動を積極的に行っていますが、実際に異動してみると「マニュアルがない」ということもしばしば発生しており、こういった問題を解決したいと思っていました。
また、毎月、従業員への満足度調査を行うなかで、現場から、研修・育成に関する課題が挙がっていました。現在、事業拡大に伴い採用人数が増加している最中で、今年度は新卒が昨年度の約2倍、中途も月に1〜2人程度採用している状況です。今後人を増やしていく中で、今はなんとかなっているけど、このままの状態だと、手が回りきらなくなってしまうという危機感を全社で感じていました。
こういった課題から、まずは全社で新入社員オンボーディングの仕組みを整えることになり、2023年2月に私の所属するナレッジシェアリンググループが新設されました。既にナレッジ管理ツールは導入されていましたが、現在の状態を一度ゼロに戻して、ある意味、強制的にナレッジシェアリングを推進していくために、新しいツール導入を検討していくことになりました。
—ツール導入で重視したポイントを教えてください。
鈴木：まず、マニュアル作成の際、文字だけでなく写真や動画が入れられること、次に情報の探しやすさでした。前者はほとんどのツールで実装されていましたが、後者はあまりなかったように思います。
—最終的にNotePMに決めた理由を教えてください。
鈴木：検索性の高さに加え、構造がシンプルでわかりやすく、操作性にも優れていたからです。
構造については、「ノート」と「フォルダ」というNotePMの階層構造が、Windowsだとエクスプローラー、MacだとFinderと同じようなイメージなので、使用感がパソコンと近く、現場も抵抗なく使えるのではないかと思いました。
上司への導入提案では、上述した点に加え、マニュアルに動画を掲載できる点、記事を書く時にプレビューを見ながら記載できる点、も推しました。
—導入後は、どのようにデータを移行していったのでしょうか。
鈴木：既にあるマニュアルについては、優先順位付けをし、手作業で移行していきました。コピー&ペーストするだけでしたので、手間はそれほどかかりませんでしたね。
マニュアルが整っていない部署については、現場にヒアリングしながら一緒に作成したり、他の部署のマニュアルで転用できるものがないか相談しながら、拡充整備をしてきました。
問い合わせが50%減少
—NotePM導入後、どのような効果がありましたか。
鈴木：管理部への質問は確実に減り、約50%は減少したと思います。経費精算や押印申請など、全社員が一度は聞くような質問がくることはなくなり、「まずはNotePMで情報を探してみよう」という文化ができつつあります。
新入社員のオンボーディングにおいては、新入社員から「使っている」という声を実際に聞いており、入社時だけでなく、業務の振り返りでもNotePMを活用しているそうです。上司が商談やミーティングなどで離席して教えられない時でも、自分でNotePMを見てオンボーディングを進めていくことができるのはありがたいですね。
ナレッジ管理ツールをNotePMにリプレイスしたことで、情報を管理する場所が全部署でNotePMに統一されました。
—NotePM浸透で工夫したことはありますか。
鈴木：こういったツールは現場ごとに最適化していくものだと思っているので、基本的には現場に任せていて、必要な時以外は口出ししないようにしています。
ルールも厳密には決めておらず、2つだけです。アカウント追加の際に連絡をもらうことと、フォルダは原則第一階層までにすること。あとは現場に任せて、自由に情報を発信してもらっています。
NotePM使用ルール
NotePMの使い方
—NotePMの活用方法を教えてください。
鈴木：ノートは、事業部名の後ろに【】をつけて分類しています。
ノート構成：
鈴木：全社【会社・事業の知識】、全社【制度・手続き・備品】には、オンボーディングに関する情報をまとめています。質問がきそうなものはすべてマニュアル化しており、質問が来た場合は即マニュアルを追加するようにしています。
全社【制度・手続き・備品】のノート：
全社【制度・手続き・備品】のノートにあるページ例：
鈴木：「メールテンプレート格納庫」という、日常で対応するメールのテンプレートを格納する場所があって、そこにメンバーが自主的に記事をあげてくれています。現場発信でどんどん投稿されているので、私がやるのは記事の軽微な修正くらいです。
誰かが投稿した新しいテンプレートを見た人が、また新たに「こんなの作ったよ」とテンプレートをシェアしたり、便利さへの共感が起きています。代表が権限委譲することを大事にしているので、会社でも自主的に発信する文化が備わっているのだと思います。
メールテンプレート格納庫の説明ページ：
メールテンプレート例：
タグはルールは決めておらず、誰でも追加できるようにしています。
タグ一覧：
鈴木：業務マニュアルも充実させており、例えば営業のフォルダには、新入社員がやるべきことを優先度順に表示させたり、トークスクリプトを掲載したりしています。
営業の業務マニュアル例：
業務マニュアルは画像や動画を用いて作成：
マニュアルだけでなく、新入社員に向けた教育カリキュラムも掲載：
—貴社独自の使い方があれば教えてください。
鈴木：「社員Wiki」があります。社員プロフィールを紹介するページで、新入社員が入ったら、ページを新規作成して、全社に紹介しています。「社員Wiki」をきっかけに社員間コミュニケーションが活性化しているのも、社内で頻繁に見かけるようになりました。
鈴木さんの社員Wikiページ：
—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました。
