多くの企業が業務の標準化や効率化を目指して、マニュアルを作成していると思います。マニュアルは作成したら終わりではありません。作成後に適切に管理・運用することが何より重要です。この重要さを理解してはいるものの、実践しきれていない方も多いのではないでしょうか。そんなときに、あると便利なものがマニュアル作成ツールです。
この記事では、社内マニュアルの管理方法に悩む方のために、マニュアル管理の基本や効果、社内マニュアル管理に使えるツールなどを紹介します。
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目次
社内マニュアル管理が注目されている理由
職場で求められる人材像の変化
現在、業務マニュアルだけでなく、社員個人が持つノウハウの共有を目的としたマニュアル管理が増えています。その理由は、時代の急速な変化により、決まった手順で決まった業務をこなすマニュアルワーカーに代わって、日々知識や経験を元に新しい価値を生み出すナレッジワーカーが評価されるようになってきたからです。社内マニュアル管理ツールを導入すれば、ナレッジワーカーのノウハウを素早く共有でき、最新情報の更新も簡単にできるようになります。
働き方の多様化
リモートワークや働き方改革の影響で、社内におけるマニュアルの重要度が増してきました。マニュアルを作成して適切に管理することで社員の業務スピードが向上しますし、業務の均一化を図ることができます。結果として生産性の向上につながるでしょう。社内マニュアル管理ツールを導入すると、在宅でも外出先でもPCやスマートフォンでマニュアルを確認することができます。
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社内マニュアル管理の基本
社内マニュアルの管理には、作成・保管・定着・更新の4つのステップがあります。各段階の気をつけるポイントについて解説しましょう。
【作成】フォーマットを揃える
フォーマットを決めておけば、マニュアルを追加する際に構成を一から考える必要がありません。統一感のあるマニュアルができて読みやすくなりますし、記載内容の抜け漏れも防止できます。業務内容が変更されて複数のマニュアルを更新する場合も、更新すべき箇所が見つかりやすくなります。
【保管】置き場所を統一する
置き場所のルールを整備しておくことも大切です。置き場所を決めておかないと、マニュアルを使おうとした際に、スムーズにマニュアルを閲覧できなくなります。また、人や部署によって保管方法が異なっても、情報を更新する際に探す時間をとられてしまいます。
【定着】活用状況を調べる
単に「マニュアルを使ってください」と社内にアナウンスしても、すぐに定着するものではありません。社員教育には必ずマニュアルを使うなど、マニュアルを見ることをルール化するのも浸透させるひとつの手です。また、閲覧回数の多いページがあれば、人気の理由を特定して他のページに活かすこともポイントです。使いやすいマニュアルに改善できるでしょう。
【更新】内容を随時更新する
社員同士の対話で最新情報が共有されたあとに、マニュアルに古い情報が載ったままでは、マニュアル自体の信ぴょう性が損なわれて利用されなくなります。マニュアルの内容に詳しい人やチームを管理担当につけて、常に最新情報を更新しつづけることが大切です。
社内マニュアル管理の効果
社内マニュアル管理を実践することで得られるメリットを紹介します。
業務効率化
業務の標準化を図ることができます。業務で発生する小さなミスやトラブルも減り、誰もが安定したクオリティで業務ができるようになるでしょう。その結果、業務効率化につながります。
教育コストの削減
マニュアルに沿って教育をすれば、効率的に新人を即戦力に育てることが可能です。教育担当者にとっては、新人でつきっきりで指導する時間を減らせる効果があります。教わる側にとっても、業務の全体把握や復習に役立つでしょう。最小限の教育コストで、着実に成長できます。
問い合わせの削減
わからないことがあった際、基本的に社員はマニュアルを確認します。しかし、マニュアルがまとまっていなかったり、情報が更新されていなかったりすると問い合わせが増えます。同じ質問を何度も受ける場合は、マニュアルを最新のものに更新し、共有できる環境で管理しましょう。
社内マニュアル管理に使えるツール
社内マニュアル管理には、ツールを活用するのがおすすめです。今回は、とくに効率良く社内マニュアル管理ができるツールを4種類紹介します。
社内wikiツール
「社内wiki」とは、ウィキペディア（Wikipedia）の社内版です。ウィキペディアは、インターネットにアクセスできる人の集合知でつくられた百科事典ですが、社内wikiは社員のナレッジを集めて共有できるツールです。業務のナレッジやノウハウを社内wikiに保存しておけば、教育の工数やコストを大幅に減らすことができます。
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マニュアル作成ツール
WordやPowerPointなどで業務マニュアルを作成すると、作成者によって品質や作成時間に差が出ます。その課題を克服できるのがマニュアル作成ツールです。マニュアル作成を手助けする機能を備えたソフトウェアで、誰でも簡単に高品質なマニュアルを作成できます。
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ナレッジベース
社員各自が知り得た知識や身につけたノウハウをデータベース化できるツールです。用途によって下記3つの種類に分かれています。
- データマイニング型：蓄積したデータを分析して発見した関連性や傾向から新たなナレッジを引き出せる
- グループウェア型：メッセージやチャットを使って社員間のコミュニケーションやファイル共有、スケジュール管理ができる
- ヘルプデスク型：FAQを登録して一問一答形式でナレッジを引き出せる。チャットボットのようなプログラムもある
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オンラインストレージ
オンラインストレージとは、インターネット上でデータの保管や共有などができるクラウドサービスのことです。ほとんどのものは登録制を採用しており、契約をすれば利用できます。スマートフォンアプリでアクセスできるタイプも多く提供されています。
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社内マニュアル管理ツールを選ぶポイント
機能
自社がマニュアルにおいて抱えている課題や問題点から、ツールに求める機能や特徴の優先順位をつけると自社に適したツールが見えてきます。
使いやすさ
紙のマニュアルに慣れた社員や管理者の場合は、直感的に操作できるツールを選ぶとストレスなくツールを利用できます。
対応デバイス
PC・スマートフォン・タブレットなどで、業務で使うデバイスで使えるツールかどうかを確認することをおすすめします。
価格
無料と有料の社内マニュアル管理ツールがあります。機能は有料ツールが勝るので、無料のお試し期間で使い勝手を確認してから、どちらにするかを検討するといいでしょう。
まとめ
作成したマニュアルは正しく管理すれば多くのメリットを得ることができます。情報の更新や共有を速やかに行うためには、マニュアル管理ツールの活用がおすすめです。本記事を参考に、会社やチームに適したツールを選んで、正しいマニュアル管理を実践することができたら幸いです。 おすすめのマニュアル管理ツール
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