多くの企業では、業務効率化や教育コスト削減を目指してマニュアルを作成しています。マニュアルは作成するだけでなく、適切に管理・運用することも重要です。しかし、マニュアル管理の重要性を理解していても、実践が不十分な企業もあるのではないでしょうか。
本記事では、マニュアル管理の流れやメリット・管理方法について解説します。社内マニュアルの管理方法に悩んでいる人は、ぜひ本記事を参考に、マニュアルの管理を進めてみてください。
目次
社内マニュアルを管理する基本的な流れ
社内マニュアルを管理する基本的な流れは以下のとおりです。
- 【作成】フォーマットを揃える
- 【効率】検索にヒットしやすいような命名規則を設ける
- 【保管】管理場所を決める
- 【定着】活用状況を調べる
- 【更新】内容を随時更新する
基本的な流れに沿って管理することで、効率良く運用を進められます。
【作成】フォーマットを揃える
社内マニュアルを作成する際は、フォーマットを統一することで、作成時間を短縮できます。統一されたフォーマットなら、デザインのばらつきを防げるだけでなく、一貫性のある見やすい文書を作成可能です。
また、複数のマニュアルを更新する際も、フォーマットが揃っていれば修正箇所を素早く特定できます。記載項目が明確になっているため、必要な情報の抜け漏れも防げるでしょう。
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【効率】検索にヒットしやすいような命名規則を設ける
社内マニュアルを作成する際は、必要な情報を検索しやすいように命名規則を設けるのも重要です。ファイルの内容が一目でわかるように、「大工程・小工程・作業名」という構成にしましょう。
命名規則を設ける際のポイントは、以下のとおりです。
- 日付は「yyyymmdd」形式で記載する（例：20240405）
- 全角英数字・記号・半角カタカナは使用しない
- 頻出用語（株式会社、定例会議など）は省略方法を統一する
- 人名はフルネームで記載する
漢字を使用する場合は、検索しやすくするために、読み仮名の頭文字を追加しておくのもおすすめです。また、大分類から小分類へと階層的にフォルダを整理することで、必要なマニュアルを素早く見つけられます。
【保管】管理場所を決める
マニュアルは、社員がアクセスできる1ヶ所に統一して保管するのが重要です。管理場所を統一することによって、必要な情報をスムーズに閲覧できるので、情報更新時にマニュアルを探す手間も削減できます。個人での管理は紛失のリスクがあるため避けましょう。
クラウド上でマニュアルを管理すれば、場所や時間を問わず必要な情報にアクセスできるので、業務効率の向上につながります。保管場所の周知を徹底することで、全社的な情報共有もスムーズになるでしょう。
【定着】活用状況を調べる
マニュアルの使用を定着させるには、定期的に活用状況を調べる必要があります。閲覧回数の多いページの特徴を分析し、人気の理由をほかのページに活用して、全体の質を向上させましょう。
よく参照される業務内容はさらに充実させ、使用頻度の低いページは、社員へのヒアリングを通じて改善を図ります。
また、マニュアルを作成して終わらせないようにするには、使用目的やシーンを明確にしたルールづくりをするのも重要です。継続的に改善に取り組み、社員の生産性向上に貢献できるマニュアルを進化させましょう。
【更新】内容を随時更新する
古い情報は業務ミスや抜け漏れの原因となるので、マニュアルの内容は随時更新する必要があります。
最新情報が反映されていないマニュアルは信頼性を失って形骸化してしまうので、更新日時を設定し、内容を定期的に見直す仕組みを構築するのが重要です。専任の管理担当者やチームを配置し、実務を通して得た気づきやノウハウを随時反映できるようにしましょう。
継続的に内容を更新することで、マニュアルが組織の成長を支える重要なツールになります。
社内マニュアルを適切に管理する5つのメリット
社内マニュアルを適切に管理することで、以下の5つのメリットを得られます。
- 業務の属人化を防げる
- スムーズに情報共有できる
- 業務効率化が図れる
- 教育コストを削減できる
- 業務の全体像を把握できる
メリットを理解できれば、積極的にマニュアル管理に取り組めるようになるでしょう。
業務の属人化を防げる
マニュアルを作成し適切に管理することで、業務の範囲や内容を明確化でき、業務の属人化を防げます。
特定の担当者しか業務を遂行できない状態だと、担当者の不在時に業務が滞ってしまいます。そのため、個人に依存しない仕組みづくりが欠かせません。また、業務の属人化を防げば、人材育成にもつながります。
マニュアルを作成し、組織全体でノウハウを保持できれば、ベテラン従業員の退職時にも問題なくサービスを継続できます。
＞関連記事：属人化を解消するには？業務標準化を成功に導くポイントや事例を紹介
スムーズに情報共有できる
マニュアルが適切に管理されることで、全員が同じ情報にアクセスできるようになります。スムーズに情報共有ができれば、社内での問い合わせ件数が減少し、問い合わせ対応をしていた担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
また、必要な情報を素早く見つけられることによって、トラブル発生時に迅速な初動対応が可能になります。マニュアルを一元管理できれば、情報共有にかかるストレスを減らし、組織全体のコミュニケーションが円滑になるわけです。
業務効率化が図れる
マニュアルの手順に従えば、誰でも同じ品質の成果を出せるので、業務の質を均一に保てます。失敗例や成功のコツなどの情報を蓄積することで、個人の経験やスキルの差に関係なく業務を進められるでしょう。
また、個々の社員が試行錯誤する必要がなくなるため、組織全体の生産性向上にもつながります。
教育コストを削減できる
整備されたマニュアルがあれば、新入社員が自主的に学習を進められるので、人材育成や引き継ぎにかかる時間を短縮できます。新人への付きっきりの指導時間を削減できれば、指導する側は本来の業務に集中する時間を確保可能です。
また、直接指導なしで実施できる業務も増えるので、新入社員の早期戦力化が実現します。充実した教育環境は離職リスクの低減につながるため、組織の安定的な成長にも貢献します。
業務の全体像を把握できる
マニュアルを作成する際に業務工程を洗い出すため、見えにくかった業務の全体像を明確にできます。
業務の全体像を把握することで、無駄やミスが発生しやすい箇所を特定できるのがメリットです。業務の流れや課題を具体的に把握できれば、効率化に向けた改善もしやすくなるでしょう。
また、業務内容の解釈に関する齟齬を防げるので、チーム全体で共通認識を持って仕事を進められます。
社内マニュアルを管理する4つの方法
社内マニュアルを管理する方法は以下の4つです。
- 社内wikiツール
- マニュアル作成ツール
- ナレッジベース
- オンラインストレージサービス
それぞれの特徴を比較して、自社にあったマニュアル管理方法を選びましょう。
社内wikiツール
社内wikiは、ウィキペディアの社内版として機能する情報共有システムです。社員全員がページの作成や更新に参加できるので、組織全体のナレッジやノウハウを1ヶ所に集約できます。
さまざまな部署や個人が持つ知識を効率的に蓄積・共有できるため、FAQや議事録などの更新頻度の高い情報も一元管理しやすいのが特徴です。社内wikiの導入により、部門を越えた知識の共有が促進されれば、組織全体の生産性向上にもつながるでしょう。
＞関連記事：【2024年版】社内wikiツール おすすめ15選（有料・無料）
マニュアル作成ツール
マニュアル作成ツールを活用することで、誰でも簡単に高品質なマニュアルを作成できます。従来のWordやPowerPointと異なり、作成者による品質のばらつきが生じにくいので、作成・更新の負担を減らすことも可能です。
また、スマートフォンやタブレットからも簡単にアクセスできるため、場所を問わず活用できます。必要なマニュアルの検索や即時表示がしやすく、更新による精度向上も期待できるでしょう。
効率的なマニュアル管理を実現するツールとして、多くの企業で導入されているのが特徴です。
＞関連記事：マニュアル作成ツールおすすめ20選（無料あり）｜選び方・種類も解説
ナレッジベース
ナレッジベースは、社員の知識やノウハウをデータベース化し、個人や部署の知見を全社的に共有・活用できるシステムです。主に以下の3タイプに分類されます。
| タイプ | 詳細 |
|---|---|
| データマイニング型 | ・蓄積データの分析から関連性や傾向を発見できる ・新たなナレッジを引き出せる |
| グループウェア型 | ・メッセージやチャットによる社員間コミュニケーションツール ・ファイル共有機能やスケジュール管理機能がある |
| ヘルプデスク型 | ・ FAQ形式でナレッジ管理できるツール ・一問一答形式で情報提供をする ・チャットボット機能による会話形式の情報提供もできる ・質問・要望・クレームとその回答を対で蓄積する ・ピンポイントで情報検索ができる |
ピンポイントで情報検索できるので、情報量の多い企業や複数業務を管理する企業に向いています。
＞関連記事：ナレッジベースとは？おすすめツール12選や選び方、メリットも紹介
オンラインストレージサービス
オンラインストレージは、GoogleドライブやOneDriveなどの、インターネット上でデータの保管・共有ができるクラウドサービスのことです。パソコンとスマートフォンの両方からアクセスでき、登録後すぐに利用を開始できます。
オンラインストレージのメリットは以下のとおりです。
- 文書の共有とバージョン管理がしやすい
- セキュリティ対策が整備されている
- 権限設定ができる
機密情報を含むマニュアルも安全に管理できるので、手軽さと安全性を兼ね備えた管理方法として注目されています。すでにストレージサービスを使用している企業にとっては導入しやすいでしょう。
＞関連記事：【2024年版】オンラインストレージおすすめ13選を徹底比較（無料あり）各サービスの特徴を紹介
社内マニュアル管理ツールを選ぶ6つのポイント
社内マニュアル管理ツールを選ぶ際のポイントは以下の6つです。
- 必要な機能が揃っているか
- 誰にとっても使いやすいか
- 業務で使用しているデバイスに対応しているか
- 予算に見合った価格か
- 検索性は高いか
- 活用状況をモニタリングできるか
ポイントを押さえることで、自社にあった社内マニュアル管理ツールを選べるようになるでしょう。
必要な機能が揃っているか
マニュアル管理ツールを選ぶ際は、自社の課題や問題点を洗い出し、必要な機能の優先順位を明確にすることが重要です。各ツールに搭載されている機能を確認し、自社の業務に必要な機能が十分に揃っているかを調べましょう。
また、各サービスの得意分野が自社のニーズと合っているかも確認する必要があります。活用を促進する機能の有無や検索機能の使いやすさを比較すれば、実際の運用場面での有効性を判断することが可能です。
誰にとっても使いやすいか
マニュアル管理ツールは、ITの知識の有無に関わらず、すべての社員が使いこなせる必要があります。
紙のマニュアルに慣れた社員でもストレスなく利用できるツールを選べば、スムーズな導入が可能です。テンプレートや基本フォーマットが用意されているツールなら、項目に従って入力するだけでマニュアルを作成できるため、手間を省けます。
使いやすさを重視したツールを選ぶことによって、マニュアルの活用が促進されるので、組織全体への定着にもつながるでしょう。
業務で使用しているデバイスに対応しているか
パソコンやスマートフォン・タブレットなど、普段業務で使用しているすべてのデバイスに対応しているかを確認する必要があります。たとえば、現場作業では、パソコンがある場所まで移動するのは非効率であるため、スマートフォンやタブレットで確認できれば効率的です。
自社における各デバイスの利用頻度を事前に調査し、実際の業務スタイルに合わせたツール選定をしましょう。
予算に見合った価格か
社内マニュアル管理ツールには、無料と有料のツールがあります。有料ツールのほうが機能面で勝るので、無料のお試し期間で使い勝手を確認してから、自社に合ったツールを選びましょう。
検索性は高いか
必要な情報へ素早くアクセスできれば、マニュアルの活用率が上がり、業務効率が向上します。以下のような検索ツールが備えられているか確認しましょう。
- マニュアル本文の内容まで検索できる全文検索機能
- 複数の検索方法に対応している（簡易検索・属性検索・詳細検索など）
- 検索結果が素早く表示される
そのほかに、表記揺れへの対応やタグ付け・階層管理といった機能があれば、より効率的な情報検索ができるでしょう。
活用状況をモニタリングできるか
マニュアルを効果的に運用するには、活用状況の把握が欠かせません。
アクセスログを通して、誰がいつどのマニュアルを閲覧したか、どのページがよく参照されているかを確認できれば、マニュアルの形骸化を防げます。モニタリング機能を活用して改善点が特定できれば、更新が必要な箇所も見つけやすくなるでしょう。
必要な情報が適切に共有されているかを調べることで、マニュアルが実際に役立っているかを確認し、継続的な改善につなげられます。
Web上で簡単に社内マニュアルの管理を行えるツール「NotePM」
ツールを使って社内マニュアルの管理に成功した3つの事例
社内マニュアルの管理に、ツールを使った成功事例を3つ紹介します。
- 事例1：属人化していたノウハウを共有
- 事例2：紙マニュアルを脱却し、マニュアルの一元管理
- 事例3：他店舗との情報共有不足を解消
成功事例を参考に、マニュアル管理の方法を検討しましょう。
事例1：属人化していたノウハウを共有
株式会社RhelixaではNotePMを導入して、以前は個人に依存していたノウハウや解析事例を社内で共有することに成功しました。これにより、社員間での情報の偏りが解消され、提案内容の均一性が保たれるようになりました。
操作性が良いため頻繁に投稿できるようになり、ナレッジ共有への社員の意識も変化したとのことです。医師や学術分野の研究をサポートするうえで、社内でのスキルアップと業務効率の向上が実現しました。
＞関連記事：【導入事例】属人化していたノウハウや解析事例を社内共有。医師・学術分野の研究をサポート – 株式会社Rhelixa
事例2：紙マニュアルを脱却し、マニュアルの一元管理
株式会社ザグザグはNotePMの導入により、ドラッグストア事業でのマニュアル検索時間の大幅な短縮に成功しています。従来5分かかっていた検索が30秒で済むようになり、店舗運営の業務が効率的に行えるようになったのです。
紙マニュアルからの脱却も進み、タブレットでの閲覧に切り替えたことで、情報共有もスムーズに行えるようになりました。結果的に業務手順の標準化が進み、業務効率の向上に大きく貢献しています。
＞関連記事：【導入事例】マニュアル検索時間が5分→30秒に！目指すは店舗での「脱・紙マニュアル」- 株式会社ザグザグ
事例3：他店舗との情報共有不足を解消
スタートアップ税理士法人は、事業拡大と多店舗展開に伴う情報共有の課題を、NotePMの導入で解決しました。NotePMにナレッジを蓄積していくことで「すべての情報がここにある」という環境を実現したのです。
これにより、新入社員の教育コスト削減・業務の効率化・組織全体の課題解決が容易になるなど、組織の持続可能な成長を支える基盤を築きました。特に、FAQに情報を集約したことで社員間の情報共有がスムーズになり、「知らない」「教えてもらっていない」といった問題が減少しました。
＞関連記事：【導入事例】組織拡大・多店舗展開による情報共有問題を解決。100人組織への成長を支えるナレッジ共有ツール – スタートアップ税理士法人
Web上で簡単に社内マニュアルの管理を行えるツール「NotePM」
ツールの活用で社内マニュアル管理が成功する3つの理由
ツールを活用することで、社内マニュアルの管理が成功する理由は以下の3つです。
- マニュアル作成を効率化できる
- 質の高いマニュアルを作成できる
- マニュアルを円滑に共有できる
ツールを活用するメリットを理解することで、積極的に導入を進められるでしょう。
マニュアル作成を効率化できる
マニュアル作成ツールにはテンプレートがついており、ゼロから資料を作成する必要はありません。
質の高いマニュアル作成には、記載する事項の決定から構成の検討・運用後のブラッシュアップが必要です。作業を実行するには時間と手間がかかりますが、マニュアル作成ツールを利用すれば効率化できます。
デザインしやすいツールなら、作成に時間が必要な凝った内容のマニュアルも簡単に作成可能です。
質の高いマニュアルを作成できる
デザイン機能やレイアウトを利用すれば、情報が網羅された読みやすいマニュアルを作成できます。
自作でデザイン性が高く、わかりやすいマニュアルを作成するのは難しいものです。しかし、マニュアル作成ツールに備わっている機能を活用すれば、簡単に質の高いマニュアルが完成します。
デザインに一貫性をもたせることで、より読みやすい資料に仕上げられ、業務の効率化につながるでしょう。
マニュアルを円滑に共有できる
ツールに保存されたマニュアルは、誰でも簡単に共有できます。共有化が進めばマニュアルの内容が周知され、社員の質の均一化が進むでしょう。
マニュアル作成ツールがマルチデバイスに対応していれば、社外にいてもスマホやタブレットでマニュアルを確認できます。
また、作成したマニュアルを保存すれば、誰でもすぐに最新の情報を確認できます。わざわざ従業員や部門ごとに告知しなくて済み、情報発信の工数を削減可能です。
さらに、マニュアル作成ツールによってはコミュニケーション機能が搭載されており、マニュアルに「いいね」を付けて内容を確認したと簡単に伝えられます。マニュアルを共有するだけで外部での確認や情報発信工数の削減、コミュニケーションの促進が図れます。
マニュアル管理ツールはNotePMが最もおすすめな3つの理由
マニュアル管理ツールに、NotePMが最もおすすめな理由は以下の3つです。
- マニュアルを検索しやすい
- マルチデバイスに対応している
- ドキュメントを簡単に作成できる
NotePMを活用することで、効率良くマニュアル管理を進められるでしょう。
マニュアルを検索しやすい
口コミでも評価されている通り、NotePMは検索性に優れている点もメリットのひとつです。ツール内で作成したドキュメントに加えて、Word・Excel・PDFなどファイルの中身も全文検索が可能です。
NotePMで社内文書を一元管理しておけば、検索時間を短縮し、業務効率アップが狙えます。実際にNotePMを導入した企業では、検索時間が4割削減できた事例もあるほどです。便利な検索機能により検索性に優れている点も、NotePMの強みといえます。
マルチデバイスに対応している
NotePMはマルチデバイスに対応しているため、PC・スマホ・タブレットですべての操作が可能です。社外で確認したい場合も、スマホやタブレットで簡単に使用できます。
たとえば、在宅勤務と出社を併用した勤務スタイルの社員も、自宅で社内と同様にドキュメント作成・閲覧ができるようになるのです。在宅勤務や残業時間の短縮を推進する際にも効果的といえるでしょう。
ドキュメントを簡単に作成できる
ドキュメント作成が簡単な点も、使用者にとってメリットに感じやすいポイントです。Markdown対応で誰でも簡単にドキュメント作成ができる使用感になっています。
また、直感的な操作性により、ユーザーのスキルレベルを問わず、簡単にドキュメント作成できるのもNotePMの特徴です。
ほかにも、テンプレートを活用すれば、一からドキュメントを作成しなくてもフォーマットに沿って作成できるメリットもあります。操作性・機能性の観点から、NotePMはドキュメント作成が簡単にできる点が魅力なのです。
ツールを活用して効率良くマニュアルを管理しよう
作成したマニュアルを正しく管理することで、業務効率化や教育コストの削減などのさまざまなメリットを得られます。
成功事例を参考に、自社のニーズや課題に合わせた方法・ツールを選びましょう。スムーズな情報共有や更新に課題を感じている場合は、マニュアル管理ツールをおすすめします。
マニュアル作成・ナレッジ共有ツール『NotePM』は、社員のナレッジを集め、マニュアルとして共有できるツールです。検索性も高く、ほしい情報がすぐに手に入り、情報の更新も容易です。「社内のナレッジをスムーズに共有したい」「教育コストを削減したい」とお考えの方は、NotePMの無料トライアル をお試しになってください。
