業務の標準化や品質の維持を図るうえで欠かせないのが、マニュアル管理です。しかし、「マニュアル管理の手順がわからない」「どのマニュアル管理ツールを使うべき？」など、管理や運用に課題を抱えている企業も少なくありません。
本記事では、マニュアル管理の基本的な考え方や具体的な流れを解説するとともに、導入すべきおすすめツールや、運用のメリット・課題と解決策まで紹介します。業務の効率化や情報共有を強化したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
マニュアル管理とは
マニュアル管理とは、業務のやり方や社内の決まりごとをまとめたマニュアルを、ひとつに整理して管理することです。
マニュアルはただ作るだけでなく、保管・共有・定期的な見直しや更新、不要になったマニュアルの削除まできちんと行うことが大切です。誰でもいつでも正しい情報にアクセスできるようにすることで、仕事の進め方がわかりやすくなり、ミスや無駄を減らせます。
社内マニュアルの管理不足で起こる3つのリスク
社内マニュアルは、業務を円滑に進めるための土台となるものです。しかし、管理が不十分だと、トラブルや非効率を引き起こす原因にもなります。
社内マニュアルの管理不足で起こる3つのリスクは、以下のとおりです。
- ミスやトラブルが発生する
- 情報格差が生じる
- 引き継ぎや教育に時間がかかる
以下では、マニュアル管理の不足によって生じる各リスクを紹介します。
ミスやトラブルが発生する
マニュアルが更新されていなかったり、現場の実態と合っていなかったりすると、誤った手順で作業が行われ、ミスやトラブルにつながります。
また、マニュアルが管理されていないと、業務ルールがあいまいになり、担当者ごとにやり方が異なる状態になります。その結果、作業品質にばらつきが出たり、重大な事故や損失が発生したりするおそれがあるため注意が必要です。
正しくマニュアルを管理することで、作業ミスやルールのばらつきなどのリスクを防げます。
情報格差が生じる
社内マニュアルが適切に管理・共有されていない場合、担当者間や部署間で情報の共有に差が生じ、「知っている人」と「知らない人」が分かれる状態になります。
担当者や部署ごとの情報格差が広がると、業務の進め方や対応スピードに差が生まれ、全体の品質にも影響するため注意が必要です。とくに、マニュアルが紙や個人のファイルで管理されていると、必要な人が必要な情報にすぐアクセスできず、情報が分散しやすくなります。
共有しやすい仕組みでマニュアルを管理すれば、情報格差を防ぎ、組織全体の対応力を高められます。
引き継ぎや教育に時間がかかる
社内マニュアルが適切に管理・整備されていない場合、引き継ぎや新人教育に多くの時間と労力がかかります。
業務内容や手順を毎回一から口頭での説明が必要になり、教える側・教わる側の双方に負担がかかります。また、説明内容にばらつきが生じ、担当者によってやり方が異なることで、混乱やミスが起こりやすくなる点にも注意が必要です。
引き継ぎ時には、情報の食い違いにより業務が円滑に進まないリスクもあります。マニュアルを整備し、誰もが同じ情報を確認できる状態を保つことで、教育や引き継ぎにかかる時間を短縮でき、業務の質や対応の安定にもつながります。
マニュアル管理方法
作成したマニュアルを効果的に活用するには、適切な管理方法を選択することが重要です。マニュアルの管理方法は、大きく分けて紙媒体とデジタル媒体の2種類です。しかし、近年では、更新や共有がしやすいことから、デジタル化が主流になりつつあります。
以下では、紙媒体とデジタル媒体それぞれの特徴と、自社に合った管理方法を選ぶ際のポイントを解説します。
紙媒体による管理
紙媒体のマニュアルは、印刷して配布するため、手軽に閲覧できるというメリットがあります。しかし、保管場所の確保や、改訂時の差し替え作業、検索性の低さといったデメリットも存在します。
【紙媒体によるマニュアル管理のメリット】
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 手軽さ | ・印刷すればすぐに配布でき、特別な機器を必要としない ・ITに不慣れな人でも使いやすい |
| 安定性 | 電源やネット環境に依存せず、停電時でも閲覧可能 |
【紙媒体によるマニュアル管理のデメリット】
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 情報の更新性 | 修正のたびに再印刷・再配布が必要で、反映に手間がかかる |
| 紛失・劣化のリスク | 紙は破損・紛失・汚れのリスクが高い |
| 検索性の低さ | 必要な情報を探すのに時間がかかる |
デジタル媒体による管理
デジタル媒体による管理は、Webサーバーやクラウドストレージ、専用の管理ツールなどを活用する方法です。場所を取らず、検索が容易で、常に最新の情報を提供できるというメリットがあります。
【代表的なデジタル管理方法】
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 社内ファイルサーバー | ・既存のファイルサーバーを利用するため、導入コストを抑えられる ・アクセス権限の設定や検索機能の面で課題がある場合がある |
| クラウドストレージ | ・インターネット環境があればどこからでもアクセスできる ・比較的安価に利用できる ・セキュリティ対策には注意が必要 |
| 文書管理システム（DMS） | ・高度な検索機能やアクセス権限管理機能を備えている ・機密性の高い情報を扱う場合に適している ・導入コストが高い傾向がある |
| ナレッジベース | ・FAQ形式や記事形式で情報を整理して共有するのに適している ・検索機能も充実している |
| マニュアル作成ツール | マニュアル作成に特化したツールで、テンプレートが豊富で、動画や画像なども反映できる |
| 社内wikiツール | 社員が共同で情報を編集・管理できるため、常に最新の情報が共有されやすい |
【デジタル媒体による管理のメリット】
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 更新の容易さ | 変更点を即時反映でき、全社的な情報共有がスピーディ |
| 検索性の高さ | キーワード検索で瞬時に目的の情報にアクセス可能 |
| コスト削減 | 印刷・配布の手間やコストが不要 |
| セキュリティ | アクセス制限やバックアップが可能で、情報管理がしやすい |
【デジタル媒体によるデメリット】
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| システム依存 | ネット環境や端末の操作に依存し、障害時に閲覧困難になることもある |
| ITリテラシーの必要性 | デジタル機器の操作に不慣れなユーザーには導入ハードルがある |
| 初期導入コスト | 専用ツール導入やクラウド環境の整備に初期投資が必要な場合がある |
社内マニュアル管理の基本的な流れ
マニュアル作成後は、担当者任せにせず、社内で一定のルールや手順を決めておくことで、マニュアルの品質と使いやすさを維持できます。以下では、マニュアル管理を進めるうえで抑えておきたい基本的な流れを紹介します。
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【作成】フォーマットを揃える
社内マニュアルを作成する際は、フォーマットを統一することで、作成時間を短縮できます。統一されたフォーマットなら、デザインのばらつきを防げるだけでなく、一貫性のある見やすい文書を作成可能です。
また、複数のマニュアルを更新する際も、フォーマットが揃っていれば修正箇所を素早く特定できます。記載項目が明確になるため、必要な情報の抜け漏れも防げるでしょう。
＞関連記事：【無料】業務マニュアルを簡単に作れるテンプレート15選！作り方やメリットも解説
【効率】検索にヒットしやすいような命名規則を設ける
社内マニュアルを作成する際は、必要な情報を検索しやすいように命名規則を設けるのも重要です。ファイルの内容が一目でわかるように、「大工程・小工程・作業名」の構成にしましょう。
命名規則を設ける際のポイントは、以下のとおりです。
- 日付は「yyyymmdd」形式で記載する（例：20240405）
- 全角英数字・記号・半角カタカナは使用しない
- 頻出用語（株式会社、定例会議など）は省略方法を統一する
- 人名はフルネームで記載する
漢字を使用する場合は、検索しやすくするために、読み仮名の頭文字を追加するのもおすすめです。また、大分類から小分類へと階層的にフォルダを整理することで、必要なマニュアルを素早く見つけられます。
【保管】管理場所を決める
マニュアルは、社員がアクセスできる1ヶ所に統一して保管するのが重要です。管理場所を統一することによって、必要な情報をスムーズに閲覧できるので、情報更新時にマニュアルを探す手間も削減できます。個人での管理は紛失のリスクがあるため、避けましょう。
クラウド上でマニュアルを管理すれば、場所や時間を問わず必要な情報にアクセスできるため、業務効率の向上につながります。保管場所の周知を徹底することで、全社的な情報共有もスムーズになるでしょう。
【定着】活用状況を調べる
マニュアルの使用を定着させるには、定期的に活用状況を調べる必要があります。閲覧回数の多いページの特徴を分析し、人気の理由をほかのページに活用して、全体の質を向上させましょう。
よく参照される業務内容はさらに充実させ、使用頻度の低いページは、社員へのヒアリングを通じて改善を図ります。
また、マニュアルを作成して終わらせないようにするには、使用目的やシーンを明確にしたルールづくりをするのも重要です。継続的に改善に取り組み、社員の生産性向上に貢献できるマニュアルを進化させましょう。
【更新】内容を随時更新する
古い情報は業務ミスや抜け漏れの原因となるので、マニュアルの内容は随時更新する必要があります。
最新情報が反映されていないマニュアルは信頼性を失って形骸化してしまうので、更新日時を設定し、内容を定期的に見直す仕組みを構築するのが重要です。専任の管理担当者やチームを配置し、実務を通して得た気づきやノウハウを随時反映できるようにしましょう。
継続的に内容を更新することで、マニュアルが組織の成長を支える重要なツールになります。
効果的なマニュアルを作成するための5つの基本ステップ
わかりやすく、活用しやすいマニュアルを作成するためには、計画的なステップを踏むことが重要です。以下では、マニュアル作成の際に押さえておくべき5つの基本的なステップをご紹介します。
- マニュアルの作成目的と対象範囲を明確にする
- 構成と内容を論理的かつユーザー目線で設計する
- 専門用語を避け、誰でも理解できる言葉で記述する
- 定期的な見直しで常に最新情報を維持する
- フィードバックを活用し継続的に改善する
ステップ1：マニュアルの作成目的と対象範囲を明確にする
マニュアル管理の出発点は、「なぜマニュアルを作るのか」「誰がマニュアルを使うのか」を明確にすることです。たとえば、社内研修用なのか、日常業務の手順なのか、顧客向けの操作ガイドなのかによって、盛り込むべき情報や表現方法は大きく異なります。
さらに、対象読者の業務レベルや知識量も考慮しなければなりません。新入社員が使うマニュアルであれば、より丁寧で基本的な情報が求められますし、経験者向けであれば、より高度な業務内容に焦点を当てるべきでしょう。
マニュアルの目的や対象者が明確でないままでは、現場で活用されず形骸化してしまうため、マニュアル管理において最も基本かつ重要な工程と言えます。
ステップ2：構成と内容を論理的かつユーザー目線で設計する
良質なマニュアル管理を実現するには、情報をただ詰め込むのではなく、必要な内容を整理・分類し、読者が直感的に理解できる構成にすることが求められます。章立てや項目の順番は、実際の業務フローに沿ったものにするのが理想です。
たとえば「準備→操作→確認→トラブル対応」といった流れで構成すると、読み手は迷わず目的の情報にたどり着けます。見出しのつけ方や箇条書きの使い方にも工夫を凝らし、必要な情報に素早くアクセスできるようにすることで、マニュアルの操作性と実用性が格段に向上します。視認性や導線の良さも、マニュアル管理における重要な要素です。
ステップ3：専門用語を避け、誰でも理解できる言葉で記述する
マニュアルは、誰もが迷わず使えるように設計されるべきものです。そのため、できる限り専門用語や業界用語の使用は避け、初心者にも理解しやすい表現で統一しましょう。
とくに社内で共通認識がない略語や特定部署だけで通じる言葉は、別の部署や新入社員には伝わらないリスクがあります。
加えて、文章だけで説明するのではなく、図解やスクリーンショット、手順動画などのビジュアル要素を取り入れれば、理解度と再現性が大きく高まります。業務を効率的に引き継ぎ、教育にも役立てられるようにするためにも、「誰にでも伝わる言葉と表現」で書くことは、マニュアル管理の品質を高めるうえで不可欠です。
ステップ4：定期的な見直しで常に最新情報を維持する
どれほど丁寧に作られたマニュアルでも、時間の経過とともに情報は古くなっていきます。業務フローの変更、法令の改正、使用ツールのアップデートなどにより、記載内容が現場の実態とズレてくることは避けられません。
だからこそ、マニュアルは「作って終わり」ではなく、定期的な更新作業を前提とした管理体制が必要です。
たとえば、半年に一度のレビューや業務変更があった際の即時反映など、ルールを決めて運用すると、常に正確な情報を提供できる状態を保てます。古いマニュアルが放置されていると、利用者に誤解を与えるだけでなく、ミスやトラブルの原因にもなります。
継続的な見直しは、マニュアル管理の信頼性と安全性を支える鍵です。
ステップ5：フィードバックを活用し継続的に改善する
実際に現場でマニュアルを使用する人たちの声を聞くことは、マニュアル管理において極めて重要です。作成者目線では気づかない不備や現場での使いづらさ、説明の抜け漏れなどの課題は、ユーザーのフィードバックを通じて初めて浮かび上がります。
そのため、マニュアル公開後も「使いにくい箇所がないか」「誤解を生みやすい表現がないか」といった点を定期的にチェックし、改善サイクル（PDCA）を回していくことが重要です。
また、フィードバックを簡単に送れる仕組み（フォームやコメント機能）を用意すれば、より多くの意見を集めやすくなります。マニュアル管理は、一度完成させたら終わりではなく、継続していく取り組みです。
マニュアル管理におけるよくある課題と解決策
マニュアル管理は業務の標準化や引き継ぎ、教育などに欠かせない重要な要素ですが、実際に運用する中で多くの企業が共通の課題に直面しています。
「せっかくマニュアルを作ったのに、活用されていない」「内容が古くなっていて実態と合っていない」などの課題が放置されると、業務の非効率やミスの原因になりかねません。
以下では、マニュアル管理における代表的な課題と、具体的な解決策をわかりやすくご紹介します。
- 課題1：マニュアルが作成されたものの、ほとんど読まれていない
- 課題2：マニュアルの内容が古く、現場の実情と一致していない
- 課題3：必要な情報がどこにあるかわからない
課題1：マニュアルが作成されたものの、ほとんど読まれていない
作成したマニュアルがほとんど読まれていない原因は、以下のとおりです。
- マニュアルの存在自体が社内に浸透していない
- ファイルの保管場所がわかりにくく、アクセスしにくい
- 内容が専門的すぎて、読むのに時間と労力がかかる
上記の理由から、「マニュアルがあるのに誰も読んでいない」という状況が生まれます。
解決策
マニュアルは作って終わりではなく、読まれて初めて価値を発揮します。マニュアルを読んでもらうためには、次のような工夫が必要です。
| 解決策 | 詳細 |
|---|---|
| 社内への周知を徹底する | マニュアルを作成したら、メールや社内チャット、掲示板などを活用して全社員に知らせましょう。 とくにデジタルマニュアルであれば、社内ポータルサイトやイントラネットのトップページにリンクを設置すると効果的です。 |
| アクセスしやすい場所に保管する | 「どこにあるかわからない」ことが原因で読まれないケースが多いため、マニュアルは誰もがすぐアクセスできる共通フォルダやクラウドに整理しておきましょう。 |
| 視覚的にわかりやすくする | 文字だけのマニュアルは読みにくいため、図解・フローチャート・写真・イラストを活用すると、直感的に内容を理解しやすくなります。 さらに動画やスクリーンショットを取り入れた「マニュアル動画」の活用も、理解度向上に有効です。 |
課題2：マニュアルの内容が古く、現場の実情と一致していない
マニュアルの内容が古くて、実際の作業と合っていない原因は以下のとおりです。
- 業務フローや使用ツールの変更に伴い、マニュアルの記載内容が実際の手順とズレてしまっている
- マニュアルを更新する責任者が不明確で、放置されている
「誰が更新するのか」「どのタイミングで見直すのか」が決まっていない
上記の状況では、マニュアルがあるにもかかわらず現場の役に立たないという問題が起こります。
解決策
マニュアルを常に最新の状態に保つためには、以下のような仕組みづくりが必要です。
| 解決策 | 詳細 |
|---|---|
| 定期的な見直しサイクルの設定 | 「四半期ごと」「半年に1回」など、あらかじめ見直す時期を決めておきましょう。スケジュールとして明文化することで、形骸化を防げます。 |
| マニュアルの管理担当者を明確にする | 「この業務のマニュアルは○○課の△△さんが管理」というように、担当者を決めておくことで責任の所在が明確になります。 |
| フィードバックの仕組みを取り入れる | 現場で働く社員からマニュアルに対する改善要望や指摘を受け付ける仕組みを設けましょう。 Googleフォームや社内wikiのコメント機能などを活用すれば、情報収集もスムーズです。 |
| 更新履歴を残す | マニュアルを更新した際には「いつ、どこを、なぜ修正したのか」を記録しておくと、改定の経緯が分かりやすく、品質の担保にもつながります。 |
課題3：必要な情報がどこにあるかわからない
必要な情報がどこにあるかわからない原因は、以下のとおりです。
- マニュアルの数が多すぎて、探すのに時間がかかる
- ファイル名やフォルダ構成にルールがなく、整理されていない
- 検索機能が不十分、またはそもそも検索できない形式（紙・PDFなど）で保管されている
「マニュアルはあるのに、目的の情報にたどり着けない」というのも、マニュアル管理においてよく見られる課題です。
解決策
情報を必要なときにすぐに見つけられるようにするには、整理・分類・検索性の強化が鍵となります。
| 解決策 | 詳細 |
|---|---|
| マニュアルを体系化する | 業務カテゴリや部署別にマニュアルを分類し、「〇〇業務 → 手順書 → 操作方法」などの階層構造で整理しましょう。 |
| ファイル名やタイトルにルールを設ける | たとえば「【営業部】見積作成マニュアル_v3.2」のように、部署・目的・バージョンを明示するだけで検索性が大幅に向上します。 |
| デジタル化＆検索性の強化 | PDFやワードで作られたマニュアルを、検索機能付きのナレッジベースに移行するのも有効です。 タグ付けやキーワード設定を行えば、よりスピーディに情報へアクセスできます。 |
社内マニュアル管理のポイント
社内マニュアルは、管理の仕方次第で活用度が大きく異なります。社内マニュアルを管理する際、以下のポイントが重要です。
たとえば、マニュアルのテンプレートを作成したり、作成時にイラストや動画を挿入したりして、わかりやすいマニュアルを作成することが大切です。
また、そもそもマニュアルが存在していることを社内に周知し、すぐに必要な情報を検索できるようにしましょう。
＞関連記事：マニュアル作りが上手い人の3つの特徴を紹介！｜上手に作るコツも解説
社内マニュアルを適切に管理する5つのメリット
社内マニュアルを適切に管理することで、以下の5つのメリットを得られます。
メリットを理解できれば、積極的にマニュアル管理に取り組めるようになるでしょう。
業務の属人化を防げる
マニュアルを作成し適切に管理することで、業務の範囲や内容を明確化でき、業務の属人化を防げます。
特定の担当者しか業務を遂行できない状態だと、担当者の不在時に業務が滞ってしまいます。そのため、個人に依存しない仕組みづくりが欠かせません。また、業務の属人化を防げば、人材育成にもつながります。
マニュアルを作成し、組織全体でノウハウを保持できれば、ベテラン従業員の退職時にも問題なくサービスを継続できます。
＞関連記事：属人化を解消するには？業務標準化を成功に導くポイントや事例を紹介
スムーズに情報共有できる
マニュアルが適切に管理されることで、全員が同じ情報にアクセスできるようになります。スムーズに情報共有ができれば、社内での問い合わせ件数が減少し、問い合わせ対応をしていた担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
また、必要な情報を素早く見つけられることによって、トラブル発生時に迅速な初動対応が可能になります。マニュアルを一元管理できれば、情報共有にかかるストレスを減らし、組織全体のコミュニケーションが円滑になります。
業務効率化が図れる
マニュアルの手順に従えば、誰でも同じ品質の成果を出せるので、業務の質を均一に保てます。失敗例や成功のコツなどの情報を蓄積することで、個人の経験やスキルの差に関係なく業務を進められるでしょう。
また、個々の社員が試行錯誤する必要がなくなるため、組織全体の生産性向上にもつながります。
教育コストを削減できる
整備されたマニュアルがあれば、新入社員が自主的に学習を進められるので、人材育成や引き継ぎにかかる時間を短縮できます。新人への付きっきりの指導時間を削減できれば、指導する側は本来の業務に集中する時間を確保することも可能です。
また、直接指導なしで実施できる業務も増えるので、新入社員の早期戦力化が実現します。充実した教育環境は離職リスクの低減につながるため、組織の安定的な成長にも貢献します。
業務の全体像を把握できる
マニュアルを作成する際に業務工程を洗い出すため、見えにくかった業務の全体像を明確にできます。
業務の全体像を把握することで、無駄やミスが発生しやすい箇所を特定できるのがメリットです。業務の流れや課題を具体的に把握できれば、効率化に向けた改善もしやすくなるでしょう。
また、業務内容の解釈に関する齟齬を防げるので、チーム全体で共通認識を持って仕事を進められます。
マニュアル管理を適切に行うポイント
作成したマニュアルを使用してもらうためには、正確かつ使いやすい状態で管理することが重要です。マニュアル管理を徹底すれば、マニュアルの信頼性が高まり、社内全体の業務効率にもつながります。
マニュアル管理を適切に行うポイントは、以下のとおりです。
- マニュアル管理のルールを明確にする
- フォーマット・レイアウトを統一する
- 必要な情報を整理する
- 誰でも理解できるように整える
- 定期的に内容を見直す
以下では、適切にマニュアル管理するために意識しておきたいポイントを紹介します。
マニュアル管理のルールを明確にする
適切にマニュアル管理するには、ルールを明確にすることが重要です。
誰が何をどう管理するかを統一することで、マニュアルの品質や運用レベルを一定に保つことが可能です。更新や改訂の責任範囲がはっきりすることで、抜け漏れも防げます。さらに、情報漏えいや誤用のリスクも抑えられ、運用時の不安も小さくなるでしょう。
たとえば、マニュアルはクラウドに保管する、改訂履歴を記録する、半年に一度レビューを実施するなどのルールを設け、社内で共有しておくと、業務の標準化や効率化につながります。
フォーマット・レイアウトを統一する
フォーマットやレイアウトを統一することも、マニュアル管理において重要なポイントの一つです。
まずはマニュアル用のテンプレートを作成し、全員が統一された形式で作成・修正できる仕組みを整えます。たとえば、フォントの種類や大きさ、色、図表のスタイルなどを事前に決めておけば、見た目に統一感が生まれ、読みやすくなります。
また、どのマニュアルも同じ順序や見出しで構成すれば、初めて読む人でも迷わず必要な情報にたどり着けるでしょう。
ただテンプレートを作成するだけでなく、関係者全員が使いこなせるよう、社内での共有や教育も徹底することが重要です。
必要な情報を整理する
マニュアル管理する際は、必要な情報を整理しましょう。
情報が整理されていれば、必要なときにすぐ目的の内容にアクセスでき、業務の無駄やミスを減らせます。また、古い・重複した・不要な情報を削除しておけば、マニュアル全体の質と使いやすさも向上します。
情報を整理する際は、関連するマニュアルや資料をすべて集め、中身を確認してから不要な部分を削除しましょう。さらに、実務を担当する社員や関係者へのヒアリングを通じて、必要な情報をもれなく洗い出すことも重要です。
必要な情報を見直すことで、マニュアルの信頼性が高まり、業務の改善点も見つかりやすくなります。
誰でも理解できるように整える
マニュアルを適切に管理するには、誰でも理解できるように内容を整えましょう。
専門用語や略語、難しい表現は避け、初心者でも理解できる日本語で記載することが重要です。文章だけでなく、図解や写真、イラストを取り入れると、手順や注意点を視覚的に伝えられます。
また、実際の画面キャプチャやフローチャートも効果的です。記載する文章の一文は短く区切り、箇条書きや番号付きリストで整理すると、内容が自然と頭に入りやすくなります。
さらに、「〜する」「〜を確認する」などの具体的な指示を書き添えれば、読み手の迷いも防げるでしょう。「ポイント」「注意」「禁止事項」などは、色やアイコン、太字などを使って目立たせる工夫も有効です。
関連記事：業務マニュアルは何で作る？Excel・PowerPoint・Wordのメリット・デメリットを徹底比較！
定期的に内容を見直す
マニュアルは作って終わりではなく、定期的に内容を見直すことも重要なポイントです。
業務やルールは変化しやすく、業務フローや手順、法令・規則が変わった際にマニュアルが古いままだと、誤った作業やトラブルにつながるおそれがあります。
そのため、見直しの頻度や担当者・責任者を事前に決めておき、現場からのフィードバックも取り入れながら修正しましょう。また、マニュアルを変更する際は、いつ、どこを、なぜ変更したかなどの修正記録を残すことが大切です。
見直し後は、最新版のマニュアルを社内で周知し、全員が最新情報を共有できるようにしておくと、業務の正確性と安全性を保てます。
社内マニュアルを管理するツールの種類
社内マニュアルを管理する方法は以下の4つです。
- 社内wikiツール
- マニュアル作成ツール
- ナレッジベース
- オンラインストレージサービス
それぞれの特徴を比較して、自社にあったマニュアル管理方法を選びましょう。
社内wikiツール
社内wikiは、ウィキペディアの社内版として機能する情報共有システムです。社員全員がページの作成や更新に参加できるので、組織全体のナレッジやノウハウを1ヶ所に集約できます。
さまざまな部署や個人が持つ知識を効率的に蓄積・共有できるため、FAQや議事録などの更新頻度の高い情報も一元管理しやすいのが特徴です。社内wikiの導入により、部門を越えた知識の共有が促進されれば、組織全体の生産性向上にもつながるでしょう。
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マニュアル作成ツール
マニュアル作成ツールを活用することで、誰でも簡単に高品質なマニュアルを作成できます。従来のワードやパワーポイントと異なり、作成者による品質のばらつきが生じにくいので、作成・更新の負担を減らすことも可能です。
また、スマートフォンやタブレットからも簡単にアクセスできるため、場所を問わず活用できます。必要なマニュアルの検索や即時表示がしやすく、更新による精度向上も期待できるでしょう。
効率的なマニュアル管理を実現するツールとして、多くの企業で導入されているのが特徴です。
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ナレッジベース
ナレッジベースは、社員の知識やノウハウをデータベース化し、個人や部署の知見を全社的に共有・活用できるシステムです。主に以下の3タイプに分類されます。
| タイプ | 詳細 |
|---|---|
| データマイニング型 | ・蓄積データの分析から関連性や傾向を発見できる ・新たなナレッジを引き出せる |
| グループウェア型 | ・メッセージやチャットによる社員間コミュニケーションツール ・ファイル共有機能やスケジュール管理機能がある |
| ヘルプデスク型 | ・ FAQ形式でナレッジ管理できるツール ・一問一答形式で情報提供をする ・チャットボット機能による会話形式の情報提供もできる ・質問・要望・クレームと回答を対で蓄積する ・ピンポイントで情報検索ができる |
ピンポイントで情報検索できるので、情報量の多い企業や複数業務を管理する企業に向いています。
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オンラインストレージサービス
オンラインストレージは、GoogleドライブやOneDriveなどの、インターネット上でデータの保管・共有ができるクラウドサービスです。パソコンとスマートフォンの両方からアクセスでき、登録後すぐに利用を開始できます。
オンラインストレージのメリットは以下のとおりです。
- 文書の共有とバージョン管理がしやすい
- セキュリティ対策が整備されている
- 権限設定ができる
機密情報を含むマニュアルも安全に管理できるので、手軽さと安全性を兼ね備えた管理方法として注目されています。すでにストレージサービスを使用している企業にとっては導入しやすいでしょう。
＞関連記事：【2025年最新】オンラインストレージ・クラウドストレージ比較20選！おすすめのサービスも紹介
エクセル・ワード・パワーポイント
エクセル・ワード・パワーポイントは、特別な専用ツールがなくても、マニュアルを手軽に作成・管理できます。用途に応じて使い分ければ、業務に合ったマニュアルを効率よく作成可能です。
たとえば、エクセルは表形式で手順やチェックリストを整理しやすく、業務や工程ごとにシートを分けての管理が可能です。数値や進捗の記録、グラフ化にも対応できるため、管理業務にも適しています。
ワードは文書作成に特化しており、説明文や操作手順を詳しく記載したいときに最適です。画像や表、箇条書き、目次機能などを活用すれば、構成も整いやすくなります。
パワーポイントはスライド形式で、手順や要点を視覚的にまとめたい場合に適しています。さらに、図解やフローチャートを取り入れたわかりやすいマニュアル作成も可能です。
それぞれのツールの用途を理解し、目的や利用シーンに合わせて使い分けることで、マニュアルのわかりやすさや管理のしやすさにもつながります。
社内マニュアル管理ツールを選ぶ7つのポイント
社内マニュアル管理ツールを選ぶ際のポイントは以下の7つです。
- 必要な機能が揃っているか
- 誰にとっても使いやすいか
- 業務で使用しているデバイスに対応しているか
- 予算に見合った価格か
- 検索性は高いか
- 活用状況をモニタリングできるか
- セキュリティ対策が十分か
ポイントを押さえることで、自社にあった社内マニュアル管理ツールを選べるようになるでしょう。
必要な機能が揃っているか
マニュアル管理ツールを選ぶ際は、自社の課題や問題点を洗い出し、必要な機能の優先順位を明確にすることが重要です。各ツールに搭載されている機能を確認し、自社の業務に必要な機能が十分に揃っているかを調べましょう。
また、各サービスの得意分野が自社のニーズと合っているかも確認する必要があります。活用を促進する機能の有無や検索機能の使いやすさを比較すれば、実際の運用場面での有効性を判断することが可能です。
誰にとっても使いやすいか
マニュアル管理ツールは、ITの知識の有無に関わらず、すべての社員が使いこなせる必要があります。
紙のマニュアルに慣れた社員でもストレスなく利用できるツールを選べば、スムーズな導入が可能です。テンプレートや基本フォーマットが用意されているツールなら、項目に従って入力するだけでマニュアルを作成できるため、手間を省けます。
使いやすさを重視したツールを選べば、マニュアルの活用が促進されるので、組織全体への定着にもつながるでしょう。
業務で使用しているデバイスに対応しているか
パソコンやスマートフォン・タブレットなど、普段業務で使用しているすべてのデバイスに対応しているかを確認しましょう。
たとえば、現場作業では、パソコンがある場所まで移動するのは非効率であるため、スマートフォンやタブレットで確認できれば効率的です。
自社における各デバイスの利用頻度を事前に調査し、実際の業務スタイルに合わせたツール選定をしましょう。
予算に見合った価格か
社内マニュアル管理ツールには、無料と有料のツールがあります。
有料ツールは編集機能や権限設定など豊富な機能が使用できることが多く、マニュアル作成・管理を徹底したい場合に向いています。
一方、無料ツールはコストを抑えられますが、機能が制限されていることが一般的です。したがって、ツールを選ぶ際は、、無料のお試し期間で使い勝手を確認してから、自社に合ったツールを選びましょう。
検索性は高いか
必要な情報へ素早くアクセスできれば、マニュアルの活用率が上がり、業務効率が向上します。以下のような検索ツールが備えられているか確認しましょう。
- マニュアル本文の内容まで検索できる全文検索機能
- 複数の検索方法に対応している（簡易検索・属性検索・詳細検索など）
- 検索結果が素早く表示される
そのほかに、表記揺れへの対応やタグ付け・階層管理といった機能があれば、より効率的な情報検索ができるでしょう。
活用状況をモニタリングできるか
マニュアルを効果的に運用するには、活用状況の把握が欠かせません。
アクセスログを通して、誰がいつどのマニュアルを閲覧したか、どのページがよく参照されているかを確認できれば、マニュアルの形骸化を防げます。モニタリング機能を活用して改善点が特定できれば、更新が必要な箇所も見つけやすくなるでしょう。
必要な情報が適切に共有されているかを調べることで、マニュアルが実際に役立っているかを確認し、継続的な改善につなげられます。
セキュリティ対策が十分か
マニュアル管理ツールを選ぶ際は、セキュリティ対策にも注目することが大切です。
業務手順や社内の機密情報が記載されたマニュアルは、情報漏洩や不正アクセスのおそれがあります。リスクを防ぐためには、ユーザーごとに閲覧・編集の権限を細かく設定できたり、アクセス履歴や権限の変更記録を残せたりする機能を備えたツールを選びましょう。
アクセス履歴が確認できるツールであれば、不正の抑止やトラブル時の原因調査にも役立ちます。安心して運用するためにも、セキュリティ管理の機能があるかを事前に確認しましょう。
おすすめのマニュアル管理ツール6選｜無料トライアルあり
マニュアル管理を効率的に行うなら、専用のツールの活用が効果的です。近年は、編集のしやすさや検索機能に優れたクラウド型サービスが提供されており、無料トライアルを用意しているツールもあります。
| ツール名 | 主な機能 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|---|
| NotePM | ・ドキュメント管理 ・検索機能 ・コメント機能 ・テンプレート |
・シンプルで使いやすいインターフェース ・強力な検索機能 |
4,800円/月〜 ※見るだけのユーザーは無料 （ユーザー数の3倍まで） |
| ナレカン | ・ナレッジ共有 ・FAQ作成 ・ワークフロー管理 ・アクセス権限設定 |
・検索性の高さ ・機能が多い |
要問い合わせ |
| Stock | ・シンプルな情報共有 ・タスク管理 ・ファイル共有 |
・シンプルな操作性 ・簡単に情報を管理できる |
累計20ノートまで無料 ※20ノートを超えると課金されます |
| kintone | ・業務アプリ作成 ・ワークフロー ・コミュニケーション |
・柔軟なカスタマイズ性 ・多様な業務に対応可能 |
スタンダードコース：1,800円/月 |
| Notion | ・ドキュメント作成 ・プロジェクト管理 ・タスク管理 ・データベース |
・自由度の高いカスタマイズ性 ・機能が多い |
・フリー：無料 ・プラス：1,650円/月（メンバー1人あたり） ・ビジネス：2,500円/月（メンバー1人あたり） ・エンタープライズ：要問い合わせ |
| SharePoint | ・サイトとページ作成 ・ドキュメントの共同作業 ・共有 ・情報検索 ・ドキュメント管理 ・AI支援 |
・ストレージが大きい ・クラウドサービスでアクセス性がいい ・Microsoft 365アプリと連携できる |
・SharePoint (Plan 1)：899円/月 ・Microsoft 365 Business Standard：2,249円/月 |
自社に合った管理環境を整えるためにも、機能や使い勝手を比較しながら選ぶことが大切です。以下では、導入しやすく実用性の高いおすすめのマニュアル管理ツールを紹介します。
NotePM
NotePMは、社内マニュアルやナレッジを効率よく一元管理できるクラウド型ツールです。
高機能エディタと豊富なテンプレートにより、誰でも簡単に統一された文書を作成できます。添付ファイルも含めた全文検索や変更履歴の自動記録、コメント機能など、社内コラボレーションを促進する機能も充実しています。
詳細なアクセス権限設定やゲスト共有にも対応しており、社内外問わず安全に情報共有が可能です。30日の無料トライアルも用意されているため、導入前に使用感を確認できます。
NotePMは、マニュアル作成から情報共有、管理までを効率化できるため、社内ナレッジを活用したい企業にとって最適な選択肢です。
URL：https://notepm.jp/
関連記事：NotePMの評判まとめ｜メリット・デメリットや料金など網羅的に解説
ナレカン
ナレカンは、業務マニュアルやFAQ、議事録などの社内ナレッジを一元管理できるクラウド型ツールです。
生成AIを活用した自然言語検索により、必要な情報をすぐに探し出せます。情報の重複や古さも自動で判別でき、常に最新かつ正確な状態での維持が可能です。操作性が高く、ITに不慣れな人や初心者でも利用できます。
導入時のサポートも手厚く、定着まで支援してもらえる点も安心できるポイントです。
ナレカンは、情報共有と業務効率化を支えるナレッジ基盤として、マニュアル管理以上の活用が期待できるツールです。
Stock
出典：https://www.stock-app.info/
Stockは、社内マニュアルや業務情報をわかりやすく整理・共有できるクラウド型ツールです。
ノート形式で内容をまとめられるため、マニュアルや日報、プロジェクトの進捗などを一ヶ所に集約して管理できます。フォルダで分類し、関連するノウハウやFAQも効率よく共有可能です。
シンプルな操作のため、ITに不慣れな人も使いやすいことが特徴です。さらに、タスク管理やコメント機能も備えており、複数ツールを使い分ける手間が省けます。小規模〜中規模チームに適したマニュアル管理ツールです。
kintone
出典：https://kintone.cybozu.co.jp/
kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務アプリ作成プラットフォームです。
ノーコードで専門知識がなくても利用でき、自社の業務に合わせたマニュアル管理アプリを作成できます。情報共有や申請フロー、コメント機能も同一画面で完結できるため、マニュアルの運用とコミュニケーションを一つの画面で管理可能です。
kintoneは、検索やレポート機能も充実しており、マニュアルの活用や運用状況の見える化にも役立ちます。情報の分散を防ぎながら、業務に合わせて柔軟にカスタマイズできるため、自社に最適なマニュアル管理基盤を構築したい企業におすすめです。
Notion
出典：https://www.notion.com/ja/product
Notionは、ドキュメント作成からタスク管理、ナレッジ共有まで対応するオールインワン型の業務ツールです。
ページ内に表やリスト、画像、リンクなどを自在に組み込み、目的に応じたマニュアルを自由に作成できることが魅力です。リアルタイム共同編集や全文検索機能も備えており、情報共有や検索性にも優れています。
また、SlackやGoogleカレンダーなどとの連携や、Notion AIによる文章生成機能も活用可能です。小規模から大規模組織まで幅広く対応でき、マニュアル運用とナレッジ管理を同時に進めたい企業に最適です。
関連記事：Notionでのマニュアル作成方法は？メリットや見やすく仕上げるコツを徹底解説
SharePoint
出典：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/sharepoint/collaboration
SharePointは、Microsoftが提供するクラウド型のドキュメント管理・共有ツールです。
社内ポータルやチームサイトを柔軟に構築でき、マニュアルや業務資料をひとまとめに管理できます。Power Automateと連携すれば、更新通知や承認フローの自動化も可能です。
さらに、アクセス権限の細かな設定や監査ログ機能で、セキュリティやコンプライアンスにも対応しています。多言語・モバイル対応で、場所を問わず活用できる点も特徴です。
Microsoft 365との併用で導入効果を高めやすく、大規模組織にも適したツールです。
関連記事：SharePointは使いにくい？機能やメリット、活用方法を紹介
マニュアル管理ツールはNotePMが最もおすすめな理由
「NotePM」がおすすめです。NotePMは、わかりやすい操作性が魅力で、ITツールに慣れていない方でもスムーズにマニュアルを管理できます。検索性にも優れており、必要な情報にすぐにアクセスできる点も魅力です。
さらに、豊富なテンプレート機能が備わっており、統一感のある見やすいマニュアルを誰でも手軽に作成できます。
ツールを使って社内マニュアルの管理に成功した3つの事例
社内マニュアルの管理に、ツールを使った成功事例を3つ紹介します。
- 事例1：属人化していたノウハウを共有
- 事例2：紙マニュアルを脱却し、マニュアルの一元管理
- 事例3：他店舗との情報共有不足を解消
成功事例を参考に、マニュアル管理の方法を検討しましょう。
事例1：属人化していたノウハウを共有
株式会社RhelixaではNotePMを導入して、以前は個人に依存していたノウハウや解析事例を社内で共有することに成功しました。NotePMを導入したことで、社員間での情報の偏りが解消され、提案内容の均一性が保たれるようになりました。
操作性が良いため頻繁に投稿できるようになり、ナレッジ共有への社員の意識も変化したとのことです。医師や学術分野の研究をサポートするうえで、社内でのスキルアップと業務効率の向上が実現しました。
＞関連記事：【導入事例】属人化していたノウハウや解析事例を社内共有。医師・学術分野の研究をサポート – 株式会社Rhelixa
事例2：紙マニュアルを脱却し、マニュアルの一元管理
株式会社ザグザグはNotePMの導入により、ドラッグストア事業でのマニュアル検索時間の大幅な短縮に成功しています。従来5分かかっていた検索が30秒で済むようになり、店舗運営の業務が効率的に行えるようになったのです。
紙マニュアルからの脱却も進み、タブレットでの閲覧に切り替えたことで、情報共有もスムーズに行えるようになりました。結果的に業務手順の標準化が進み、業務効率の向上に大きく貢献しています。
＞関連記事：【導入事例】マニュアル検索時間が5分→30秒に！目指すは店舗での「脱・紙マニュアル」- 株式会社ザグザグ
事例3：他店舗との情報共有不足を解消
スタートアップ税理士法人は、事業拡大と多店舗展開に伴う情報共有の課題を、NotePMの導入で解決しました。NotePMにナレッジを蓄積していくことで「すべての情報がここにある」という環境を実現したのです。
これにより、新入社員の教育コスト削減・業務の効率化・組織全体の課題解決が容易になるなど、組織の持続可能な成長を支える基盤を築きました。特に、FAQに情報を集約したことで社員間の情報共有がスムーズになり、「知らない」「教えてもらっていない」といった問題が減少しました。
＞関連記事：【導入事例】組織拡大・多店舗展開による情報共有問題を解決。100人組織への成長を支えるナレッジ共有ツール – スタートアップ税理士法人
マニュアル管理に関するよくある質問
Q. 紙のマニュアルはもう時代遅れですか？
A. いいえ、必ずしも時代遅れとはいえません。業務内容や現場の状況によっては、紙のマニュアルが適している場合もあります。
たとえば、製造現場など、デジタルデバイスの持ち込みが難しい環境では、紙のマニュアルの方が便利かもしれません。しかし、情報の更新性や検索性、共有のしやすさなどを考慮すると、Web化やデジタルツールを活用したマニュアル管理がより効率的であると言えるでしょう。
Q. マニュアル作成に時間がかけられません。効率的に作成する方法はありますか？
A. テンプレートを活用したり、音声認識や画面録画などのツールを利用したりすることで、作成時間を大幅に短縮できます。また、既存の資料を流用したり、複数人で分担して作成したりするのも有効な手段です。まずは必要最低限の情報に絞って作成し、徐々に内容を充実させていくという方法もおすすめです。
Q. マニュアルを作ってもなかなか活用されません。どうすれば良いでしょうか？
A. マニュアルが活用されない原因を分析し、適切な対応が必要です。
たとえば、内容がわかりにくい、検索しにくい、存在が知られていない、更新されていないなどが考えられます。わかりやすいコンテンツ作成、検索性の向上、周知徹底、定期的な更新、そして活用状況のモニタリングと改善を行うことで、利用促進につながります。
Q. どのマニュアル管理ツールを選べばいいかわかりません。
A. まずは自社の課題やニーズを明確にし、必要な機能を洗い出すことが重要です。ツールの導入目的、利用する従業員のITスキル、予算などを考慮し、複数のツールを比較検討することをおすすめします。無料トライアルなどを活用して、実際に試してみるのもいいでしょう。
マニュアル管理を徹底して会社の成長を目指そう
本記事では、失敗しないマニュアル管理のための全手法と、メリット、具体的な管理方法について詳しく解説しました。今日からすぐに実践できる5つの基本ステップ、管理をうまくできない原因、そして適切なツール選びのポイントまで、網羅的にご理解いただけたかと思います。
もし以下のように考えているなら、マニュアル管理の見直しをしてみてください。
- 業務の属人化を解消し、誰でも一定の品質で業務を遂行できるようにしたい
- 新入社員の教育にかかる時間やコストを削減したい
- 社内のナレッジを効果的に共有し、組織全体の生産性を向上させたい
次のステップとして、まずは以下のチェックリストを活用して、会社のマニュアル管理の現状を把握しましょう。
【マニュアル管理改善チェックリスト】
- マニュアルの作成フォーマットは全社で統一されていますか？
- 作成したマニュアルは、ファイル名やフォルダ構成が整理され、誰でも検索しやすいようになっていますか？
- マニュアルの保管場所は一元化されていますか？
- マニュアルが最新の情報に保たれるよう、定期的な見直しと更新の仕組みがありますか？
- マニュアルの活用状況を定期的に確認し、改善に役立てていますか？
- 社内マニュアル管理ツールの導入を検討していますか？
- ツールを導入する目的や、必要な機能は明確になっていますか？
一つでもできていない項目があれば、本記事でご紹介した改善策を参考に、ぜひ具体的なアクションプランを立ててみてください。
もし、ツールの選定や導入、運用方法についてさらに詳しく知りたい場合は、お気軽にご相談ください。
