失敗しないマニュアル管理の全手法｜効果的な管理方法やメリットも徹底解説

 

「マニュアル管理」とは、マニュアルを一元的に整理した上で、定期的な見直し・情報更新をし、関係者がアクセスしやすい状態を構築することです。

マニュアルを作成したものの、上手く管理できていない企業もあるのではないでしょうか。

本記事では、マニュアル管理の流れやメリット・管理方法について解説します。社内マニュアルの管理方法に悩んでいる人は、ぜひ本記事を参考に、マニュアルの管理を進めてみてください。

社内マニュアル管理の基本的な流れ

基本的な流れに沿って管理することで、効率良く運用を進められます。

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【作成】フォーマットを揃える

社内マニュアルを作成する際は、フォーマットを統一することで、作成時間を短縮できます。統一されたフォーマットなら、デザインのばらつきを防げるだけでなく、一貫性のある見やすい文書を作成可能です。

また、複数のマニュアルを更新する際も、フォーマットが揃っていれば修正箇所を素早く特定できます。記載項目が明確になっているため、必要な情報の抜け漏れも防げるでしょう。

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【効率】検索にヒットしやすいような命名規則を設ける

社内マニュアルを作成する際は、必要な情報を検索しやすいように命名規則を設けるのも重要です。ファイルの内容が一目でわかるように、「大工程・小工程・作業名」という構成にしましょう。

命名規則を設ける際のポイントは、以下のとおりです。

• 日付は「yyyymmdd」形式で記載する（例：20240405）
• 全角英数字・記号・半角カタカナは使用しない
• 頻出用語（株式会社、定例会議など）は省略方法を統一する
• 人名はフルネームで記載する

漢字を使用する場合は、検索しやすくするために、読み仮名の頭文字を追加しておくのもおすすめです。また、大分類から小分類へと階層的にフォルダを整理することで、必要なマニュアルを素早く見つけられます。

【保管】管理場所を決める

マニュアルは、社員がアクセスできる1ヶ所に統一して保管するのが重要です。管理場所を統一することによって、必要な情報をスムーズに閲覧できるので、情報更新時にマニュアルを探す手間も削減できます。個人での管理は紛失のリスクがあるため避けましょう。

クラウド上でマニュアルを管理すれば、場所や時間を問わず必要な情報にアクセスできるので、業務効率の向上につながります。保管場所の周知を徹底することで、全社的な情報共有もスムーズになるでしょう。

【定着】活用状況を調べる

マニュアルの使用を定着させるには、定期的に活用状況を調べる必要があります。閲覧回数の多いページの特徴を分析し、人気の理由をほかのページに活用して、全体の質を向上させましょう。

よく参照される業務内容はさらに充実させ、使用頻度の低いページは、社員へのヒアリングを通じて改善を図ります。

また、マニュアルを作成して終わらせないようにするには、使用目的やシーンを明確にしたルールづくりをするのも重要です。継続的に改善に取り組み、社員の生産性向上に貢献できるマニュアルを進化させましょう。

【更新】内容を随時更新する

古い情報は業務ミスや抜け漏れの原因となるので、マニュアルの内容は随時更新する必要があります。

最新情報が反映されていないマニュアルは信頼性を失って形骸化してしまうので、更新日時を設定し、内容を定期的に見直す仕組みを構築するのが重要です。専任の管理担当者やチームを配置し、実務を通して得た気づきやノウハウを随時反映できるようにしましょう。

継続的に内容を更新することで、マニュアルが組織の成長を支える重要なツールになります。

WEB上で使える！社内のマニュアルを簡単に管理できるツール「NotePM」

効果的なマニュアルを作成するための5つの基本ステップ

分かりやすく、活用しやすいマニュアルを作成するためには、計画的なステップを踏むことが重要です。ここでは、マニュアル作成の際に押さえておくべき5つの基本的なステップをご紹介します。

1. マニュアルの作成目的と対象範囲を明確にする
2. 構成と内容を論理的かつユーザー目線で設計する
3. 専門用語を避け、誰でも理解できる言葉で記述する
4. 定期的な見直しで常に最新情報を維持する
5. フィードバックを活用し継続的に改善する

ステップ1：マニュアルの作成目的と対象範囲を明確にする

マニュアル管理の出発点は、「なぜこのマニュアルを作るのか」「誰がこのマニュアルを使うのか」を明確にすることです。たとえば、社内研修用なのか、日常業務の手順なのか、顧客向けの操作ガイドなのかによって、盛り込むべき情報や表現方法は大きく異なります。

さらに、対象読者の業務レベルや知識量も考慮しなければなりません。新入社員が使うマニュアルであれば、より丁寧で基本的な情報が求められますし、経験者向けであれば、より高度な業務内容に焦点を当てるべきでしょう。ここが曖昧なまま作られたマニュアルは、現場で活用されず形骸化してしまうため、マニュアル管理において最も基本かつ重要な工程と言えます。

ステップ2：構成と内容を論理的かつユーザー目線で設計する

良質なマニュアル管理を実現するには、情報をただ詰め込むのではなく、必要な内容を整理・分類し、読者が直感的に理解できる構成にすることが求められます。章立てや項目の順番は、実際の業務フローに沿ったものにするのが理想です。

たとえば「準備→操作→確認→トラブル対応」といった流れで構成すると、読み手は迷わず目的の情報にたどり着けます。見出しのつけ方や箇条書きの使い方にも工夫を凝らし、必要な情報にすばやくアクセスできるようにすることで、マニュアルの操作性と実用性が格段に向上します。視認性や導線の良さも、マニュアル管理における重要な要素です。

ステップ3：専門用語を避け、誰でも理解できる言葉で記述する

マニュアルは、誰もが迷わず使えるように設計されるべきものです。そのため、できる限り専門用語や業界用語の使用は避け、初心者にも理解しやすい表現で統一しましょう。特に社内で共通認識がない略語や特定部署だけで通じる言葉は、別の部署や新入社員には伝わらないリスクがあります。

加えて、文章だけで説明するのではなく、図解やスクリーンショット、手順動画などのビジュアル要素を取り入れることで、理解度と再現性が大きく高まります。業務を効率的に引き継ぎ、教育にも役立てられるようにするためにも、「誰にでも伝わる言葉と表現」で書くことは、マニュアル管理の品質を高める上で不可欠です。

ステップ4：定期的な見直しで常に最新情報を維持する

どれほど丁寧に作られたマニュアルでも、時間の経過とともに情報は古くなっていきます。業務フローの変更、法令の改正、使用ツールのアップデートなどにより、記載内容が現場の実態とズレてくることは避けられません。だからこそ、マニュアルは「作って終わり」ではなく、定期的な更新作業を前提とした管理体制が必要です。

たとえば、半年に一度のレビュー、業務変更があった際の即時反映など、ルールを決めて運用すると、常に正確な情報を提供できる状態を保てます。古いマニュアルが放置されていると、利用者に誤解を与えるだけでなく、ミスやトラブルの原因にもなります。継続的な見直しが、マニュアル管理の信頼性と安全性を支える鍵となります。

ステップ5：フィードバックを活用し継続的に改善する

実際に現場でマニュアルを使用する人たちの声を聞くことは、マニュアル管理において極めて重要です。作成者目線では気づかない不備や、現場での使いづらさ、説明の抜け漏れといった課題は、ユーザーのフィードバックを通じて初めて浮かび上がります。

そのため、マニュアル公開後も、「使いにくい箇所がないか」「誤解を生みやすい表現がないか」といった点を定期的にチェックし、改善サイクル（PDCA）を回していくことが求められます。また、フィードバックを簡単に送れる仕組み（フォームやコメント機能）を用意することで、より多くの意見を集めやすくなります。マニュアル管理は、一度完成させたら終わりではなく、継続的に継続していく取り組みです。

 マニュアル管理におけるよくある課題と解決策

マニュアル管理は業務の標準化や引き継ぎ、教育などに欠かせない重要な要素ですが、実際に運用する中で多くの企業が共通の課題に直面しています。
「せっかくマニュアルを作ったのに、活用されていない」「内容が古くなっていて実態と合っていない」など、こうした課題が放置されると、業務の非効率やミスの原因になりかねません。

ここでは、マニュアル管理における代表的な課題と、それに対する具体的な解決策をわかりやすくご紹介します。

• 課題1：マニュアルが作成されたものの、ほとんど読まれていない
• 課題2：マニュアルの内容が古く、現場の実情と一致していない
• 課題3：必要な情報がどこにあるか分からない

課題1：マニュアルが作成されたものの、ほとんど読まれていない

作成したマニュアルがほとんど読まれていない原因は、以下のとおりです。

• マニュアルの存在自体が社内に浸透していない
• ファイルの保管場所が分かりにくく、アクセスしづらい
• 内容が専門的すぎて、読むのに時間と労力がかかる

このような理由から、「マニュアルがあるのに誰も読んでいない」という状況が生まれます。

解決策

マニュアルは作って終わりではなく、読まれて初めて価値を発揮します。そのためには、次のような工夫が必要です。

解決策	詳細
社内への周知を徹底する	マニュアルを作成したら、メールや社内チャット、掲示板などを活用して全社員に知らせましょう。 とくにデジタルマニュアルであれば、社内ポータルサイトやイントラネットのトップページにリンクを設置すると効果的です。
アクセスしやすい場所に保管する	「どこにあるか分からない」ことが原因で読まれないケースが多いため、マニュアルは誰もがすぐアクセスできる共通フォルダやクラウドに整理しておきましょう。
視覚的にわかりやすくする	文字だけのマニュアルは読みづらいため、図解・フローチャート・写真・イラストを活用すると、直感的に内容を理解しやすくなります。 さらに動画やスクリーンショットを取り入れた「マニュアル動画」の活用も、理解度向上に有効です。

課題2：マニュアルの内容が古く、現場の実情と一致していない

マニュアルの内容が古くて、実際の作業と合っていない原因は以下のとおりです。

• 業務フローや使用ツールの変更に伴い、マニュアルの記載内容が実際の手順とズレてしまってい
• る
• マニュアルを更新する責任者が不明確で、放置されている
  「誰が更新するのか」「どのタイミングで見直すのか」が決まっていない

このような状況では、マニュアルがあるにも関わらず現場の役に立たないという問題が起こります。

解決策

マニュアルを常に最新の状態に保つためには、以下のような仕組みづくりが必要です。

解決策	詳細
定期的な見直しサイクルの設定	「四半期ごと」「半年に1回」など、あらかじめ見直す時期を決めておきましょう。スケジュールとして明文化することで、形骸化を防げます。
マニュアルの管理担当者を明確にする	「この業務のマニュアルは○○課の△△さんが管理」というように、担当者を決めておくことで責任の所在が明確になります。
フィードバックの仕組みを取り入れる	現場で働く社員からマニュアルに対する改善要望や指摘を受け付ける仕組みを設けましょう。 Googleフォームや社内wikiのコメント機能などを活用すれば、情報収集もスムーズです。
更新履歴を残す	マニュアルを更新した際には「いつ、どこを、なぜ修正したのか」を記録しておくと、改定の経緯が分かりやすく、品質の担保にもつながります。

課題3：必要な情報がどこにあるか分からない

必要な情報がどこにあるか分からない原因は、以下のとおりです。

• マニュアルの数が多すぎて、探すのに時間がかかる
• ファイル名やフォルダ構成にルールがなく、整理されていない
• 検索機能が不十分、またはそもそも検索できない形式（紙・PDFなど）で保管されている

「マニュアルはあるのに、目的の情報にたどり着けない」というのも、多い課題です。

解決策

情報を必要なときにすぐに見つけられるようにするには、整理・分類・検索性の強化がカギとなります。

解決策	詳細
マニュアルを体系化する	業務カテゴリや部署別にマニュアルを分類し、「〇〇業務 → 手順書 → 操作方法」などの階層構造で整理しましょう。
ファイル名やタイトルにルールを設ける	たとえば「【営業部】見積作成マニュアル_v3.2」のように、部署・目的・バージョンを明示するだけで検索性が大幅に向上します。
デジタル化＆検索性の強化	PDFやWordで作られたマニュアルを、検索機能付きのナレッジベースに移行するのも有効です。 タグ付けやキーワード設定を行えば、よりスピーディに情報へアクセスできます。

社内マニュアル管理のポイント

社内マニュアルを管理する際、以下のポイントが重要になります。

マニュアルのテンプレートを作成したり、作成時にイラストや動画を挿入したりして、わかりやすいマニュアル作成を行うことが大切です。

また、そもそもマニュアルが存在していることを社内に周知し、すぐに必要な情報を検索できるようにしましょう。

＞関連記事：マニュアル作りが上手い人の3つの特徴を紹介！｜上手に作るコツも解説

マニュアル管理の方法

作成したマニュアルを効果的に活用するためには、適切な管理方法を選択することが重要です。マニュアルの管理方法は、大きく分けて紙媒体とデジタル媒体の2つがありますが、近年ではデジタル化が主流となっています。それぞれの特徴と、自社に合った管理方法を選ぶ際のポイントを解説します。

紙媒体による管理

紙媒体のマニュアルは、印刷して配布するため、手軽に閲覧できるというメリットがあります。しかし、保管場所の確保や、改訂時の差し替え作業、検索性の低さといったデメリットも存在します。

【紙媒体によるマニュアル管理のメリット】

項目	内容
手軽さ	・印刷すればすぐに配布でき、特別な機器を必要としない ・ITに不慣れな人でも使いやすい
安定性	電源やネット環境に依存せず、停電時でも閲覧可能

【紙媒体によるマニュアル管理のデメリット】

項目	内容
情報の更新性	修正のたびに再印刷・再配布が必要で、反映に手間がかかる
紛失・劣化のリスク	紙は破損・紛失・汚れのリスクが高い
検索性の低さ	必要な情報を探すのに時間がかかる

デジタル媒体による管理

デジタル媒体による管理は、Webサーバーやクラウドストレージ、専用の管理ツールなどを活用する方法です。場所を取らず、検索が容易で、常に最新の情報を提供できるというメリットがあります。

【代表的なデジタル管理方法】

項目	内容
社内ファイルサーバー	・既存のファイルサーバーを利用するため、導入コストを抑えられる ・アクセス権限の設定や検索機能の面で課題がある場合がある
クラウドストレージ	・インターネット環境があればどこからでもアクセスできる ・比較的安価に利用できる ・セキュリティ対策には注意が必要
文書管理システム（DMS）	・高度な検索機能やアクセス権限管理機能を備えている ・機密性の高い情報を扱う場合に適している ・導入コストが高い傾向がある
ナレッジベース	・FAQ形式や記事形式で情報を整理して共有するのに適している ・検索機能も充実している
マニュアル作成ツール	マニュアル作成に特化したツールで、テンプレートが豊富で、動画や画像なども反映できる
社内wikiツール	社員が共同で情報を編集・管理できるため、常に最新の情報が共有されやすい

【デジタル媒体による管理のメリット】

項目	内容
更新の容易さ	変更点を即時反映でき、全社的な情報共有がスピーディ
検索性の高さ	キーワード検索で瞬時に目的の情報にアクセス可能
コスト削減	印刷・配布の手間やコストが不要
セキュリティ	アクセス制限やバックアップが可能で、情報管理がしやすい

【デジタル媒体によるデメリット】

項目	内容
システム依存	ネット環境や端末の操作に依存し、障害時に閲覧困難になることもある
ITリテラシーの必要性	デジタル機器の操作に不慣れなユーザーには導入ハードルがある
初期導入コスト	専用ツール導入やクラウド環境の整備に初期投資が必要な場合がある

社内マニュアルを適切に管理する5つのメリット

社内マニュアルを適切に管理することで、以下の5つのメリットを得られます。

• 業務の属人化を防げる
• スムーズに情報共有できる
• 業務効率化が図れる
• 教育コストを削減できる
• 業務の全体像を把握できる

メリットを理解できれば、積極的にマニュアル管理に取り組めるようになるでしょう。

業務の属人化を防げる

マニュアルを作成し適切に管理することで、業務の範囲や内容を明確化でき、業務の属人化を防げます。

特定の担当者しか業務を遂行できない状態だと、担当者の不在時に業務が滞ってしまいます。そのため、個人に依存しない仕組みづくりが欠かせません。また、業務の属人化を防げば、人材育成にもつながります。

マニュアルを作成し、組織全体でノウハウを保持できれば、ベテラン従業員の退職時にも問題なくサービスを継続できます。

＞関連記事：属人化を解消するには？業務標準化を成功に導くポイントや事例を紹介

スムーズに情報共有できる

マニュアルが適切に管理されることで、全員が同じ情報にアクセスできるようになります。スムーズに情報共有ができれば、社内での問い合わせ件数が減少し、問い合わせ対応をしていた担当者の業務負担を軽減できるでしょう。

また、必要な情報を素早く見つけられることによって、トラブル発生時に迅速な初動対応が可能になります。マニュアルを一元管理できれば、情報共有にかかるストレスを減らし、組織全体のコミュニケーションが円滑になるわけです。

業務効率化が図れる

マニュアルの手順に従えば、誰でも同じ品質の成果を出せるので、業務の質を均一に保てます。失敗例や成功のコツなどの情報を蓄積することで、個人の経験やスキルの差に関係なく業務を進められるでしょう。

また、個々の社員が試行錯誤する必要がなくなるため、組織全体の生産性向上にもつながります。

教育コストを削減できる

整備されたマニュアルがあれば、新入社員が自主的に学習を進められるので、人材育成や引き継ぎにかかる時間を短縮できます。新人への付きっきりの指導時間を削減できれば、指導する側は本来の業務に集中する時間を確保可能です。

また、直接指導なしで実施できる業務も増えるので、新入社員の早期戦力化が実現します。充実した教育環境は離職リスクの低減につながるため、組織の安定的な成長にも貢献します。

業務の全体像を把握できる

マニュアルを作成する際に業務工程を洗い出すため、見えにくかった業務の全体像を明確にできます。

業務の全体像を把握することで、無駄やミスが発生しやすい箇所を特定できるのがメリットです。業務の流れや課題を具体的に把握できれば、効率化に向けた改善もしやすくなるでしょう。

また、業務内容の解釈に関する齟齬を防げるので、チーム全体で共通認識を持って仕事を進められます。

マニュアルが「使われる」ための運用のポイント

せっかく作成したマニュアルも、適切に運用されなければ意味がありません。ここでは、マニュアルが形骸化せず、従業員に「使われる」ための運用における重要なポイントを7つ紹介します。

• マニュアル運用ルールを明確に定める
• マニュアルの保管場所を明確にし、アクセスしやすくする
• 定期的な見直し・更新サイクルを設ける
• 利用状況を可視化し、運用の改善につなげる
• ユーザーフィードバックを積極的に取り入れる
• 業務フローの中にマニュアル参照を組み込む
• マニュアル管理者を明確にし、責任体制を構築する

それぞれの項目については、詳しく解説していきます。

マニュアル運用ルールを明確に定める

まずは、「誰が・いつ・どのような場面でマニュアルを利用するのか」を明文化しましょう。たとえば、「新人研修時には業務マニュアルの○○章を参照する」「月次処理の際には必ず手順マニュアルに従う」など、具体的な使用タイミングや対象者、対象マニュアルを定義することが大切です。

こうした運用ルールが不明瞭だと、せっかく整備したマニュアルも参照されなくなり、マニュアル管理が形骸化する恐れがあります。ルールを社内のイントラネットや掲示板、朝礼などで定期的に周知することで、利用意識を浸透させましょう。

マニュアルの保管場所を明確にし、アクセスしやすくする

マニュアルの存在を知っていても、どこにあるのか分からなければ使われることはありません。紙マニュアルであれば、部署ごとに専用の保管棚を設け、ラベルなどで見つけやすくする必要があります。

デジタルマニュアルの場合は、クラウドストレージや社内ポータルに統一して格納し、URL・アクセス方法・検索手順なども含めて共有しましょう。また、重要なマニュアルほどトップページや検索結果の上位に配置するなど、UX（ユーザー体験）を意識した構造にしておくことが、マニュアル管理の実用性を高めます。

定期的な見直し・更新サイクルを設ける

マニュアルの内容は、時間の経過とともに業務変更や法改正、システムの仕様変更によって陳腐化していきます。そのため、定期的な見直しと更新作業はマニュアル管理における必須事項です。

推奨されるのは、「年に1回の全体見直し」と、「業務変更時の随時更新」の両立。あらかじめ更新の担当者・頻度・チェックリストを設定しておくことで、更新の漏れや手間を最小限に抑えることができます。最新版を誰でも把握できるよう、更新履歴や改訂日付の記載も忘れずに行いましょう。

利用状況を可視化し、運用の改善につなげる

マニュアルが現場でどの程度活用されているかを把握することも、マニュアル管理の重要な要素です。アクセスログや利用回数、検索キーワード、閲覧ページなどのデータをもとに、どのマニュアルがよく使われているのか、逆に使われていない理由は何かを分析できます。

たとえば、頻繁に検索されているが閲覧後すぐに離脱されているページがあれば、内容が分かりにくい可能性があります。こうしたデータに基づいて改善を繰り返すことで、より現場にフィットしたマニュアル運用が可能です。

ユーザーフィードバックを積極的に取り入れる

実際にマニュアルを使用している従業員からのフィードバックには、運用改善のヒントが数多く含まれています。使いにくい部分、誤解を生みやすい表現、手順の抜けなどは、現場でのリアルな声によって発見されるケースがほとんどです。

フィードバックの受付窓口をメールやフォーム、チャットツールなどで設け、誰でも気軽に意見を伝えられる環境を整えましょう。寄せられた意見は集約・分析した上で、定期的な改善サイクル（PDCA）に組み込むことが、マニュアル管理の質を一段階引き上げるポイントです。

業務フローの中にマニュアル参照を組み込む

マニュアルを「使わせる」のではなく、「使わざるを得ない状態を設計する」ことが、長期的に見て効果的です。たとえば、システム操作前に必ず操作マニュアルへのリンクが表示されるようにしたり、新人教育の一環としてマニュアルを参照するチェック項目を入れるなど、業務フローの中にマニュアル利用を組み込む仕組みを作りましょう。

このような環境整備を行うことで、マニュアルが「読むもの」から「使うもの」へと変わり、自然に現場で活用されるマニュアル管理が実現します。

マニュアル管理者を明確にし、責任体制を構築する

マニュアルの運用が形骸化しやすい原因のひとつが、「誰が管理するか」が曖昧なことです。更新のタイミング、フィードバックの集約、ルールの徹底など、マニュアル管理に関わる実務を担う担当者（またはチーム）を明確にしておくことが重要です。

管理者がいることで責任の所在が明らかになり、運用ルールの徹底や改善提案の実施が円滑になります。組織の規模によっては、各部署ごとに担当者を置き、連携を取りながら部門ごとのマニュアル品質を統一化することも有効です。

社内マニュアルを管理するツールの種類

社内マニュアルを管理する方法は以下の4つです。

• 社内wikiツール
• マニュアル作成ツール
• ナレッジベース
• オンラインストレージサービス

それぞれの特徴を比較して、自社にあったマニュアル管理方法を選びましょう。

社内wikiツール

社内wikiは、ウィキペディアの社内版として機能する情報共有システムです。社員全員がページの作成や更新に参加できるので、組織全体のナレッジやノウハウを1ヶ所に集約できます。

さまざまな部署や個人が持つ知識を効率的に蓄積・共有できるため、FAQや議事録などの更新頻度の高い情報も一元管理しやすいのが特徴です。社内wikiの導入により、部門を越えた知識の共有が促進されれば、組織全体の生産性向上にもつながるでしょう。

＞関連記事：社内wikiツールおすすめ15選【2025年最新】有料・無料プランを詳しく紹介

マニュアル作成ツール

マニュアル作成ツールを活用することで、誰でも簡単に高品質なマニュアルを作成できます。従来のWordやPowerPointと異なり、作成者による品質のばらつきが生じにくいので、作成・更新の負担を減らすことも可能です。

また、スマートフォンやタブレットからも簡単にアクセスできるため、場所を問わず活用できます。必要なマニュアルの検索や即時表示がしやすく、更新による精度向上も期待できるでしょう。

効率的なマニュアル管理を実現するツールとして、多くの企業で導入されているのが特徴です。

＞関連記事：マニュアル作成ツール比較20選【2025年最新】

ナレッジベース

ナレッジベースは、社員の知識やノウハウをデータベース化し、個人や部署の知見を全社的に共有・活用できるシステムです。主に以下の3タイプに分類されます。

タイプ	詳細
データマイニング型	・蓄積データの分析から関連性や傾向を発見できる ・新たなナレッジを引き出せる
グループウェア型	・メッセージやチャットによる社員間コミュニケーションツール ・ファイル共有機能やスケジュール管理機能がある
ヘルプデスク型	・ FAQ形式でナレッジ管理できるツール ・一問一答形式で情報提供をする ・チャットボット機能による会話形式の情報提供もできる ・質問・要望・クレームとその回答を対で蓄積する ・ピンポイントで情報検索ができる

ピンポイントで情報検索できるので、情報量の多い企業や複数業務を管理する企業に向いています。

＞関連記事：ナレッジベースとは？おすすめツール12選や選び方、メリットも紹介

オンラインストレージサービス

オンラインストレージは、GoogleドライブやOneDriveなどの、インターネット上でデータの保管・共有ができるクラウドサービスのことです。パソコンとスマートフォンの両方からアクセスでき、登録後すぐに利用を開始できます。

オンラインストレージのメリットは以下のとおりです。

• 文書の共有とバージョン管理がしやすい
• セキュリティ対策が整備されている
• 権限設定ができる

機密情報を含むマニュアルも安全に管理できるので、手軽さと安全性を兼ね備えた管理方法として注目されています。すでにストレージサービスを使用している企業にとっては導入しやすいでしょう。

＞関連記事：【2025年最新】オンラインストレージ・クラウドストレージ比較20選！おすすめのサービスも紹介

WEB上で使える！社内のマニュアルを簡単に管理できるツール「NotePM」

社内マニュアル管理ツールを選ぶ6つのポイント

社内マニュアル管理ツールを選ぶ際のポイントは以下の6つです。

ポイントを押さえることで、自社にあった社内マニュアル管理ツールを選べるようになるでしょう。

必要な機能が揃っているか

マニュアル管理ツールを選ぶ際は、自社の課題や問題点を洗い出し、必要な機能の優先順位を明確にすることが重要です。各ツールに搭載されている機能を確認し、自社の業務に必要な機能が十分に揃っているかを調べましょう。

また、各サービスの得意分野が自社のニーズと合っているかも確認する必要があります。活用を促進する機能の有無や検索機能の使いやすさを比較すれば、実際の運用場面での有効性を判断することが可能です。

誰にとっても使いやすいか

マニュアル管理ツールは、ITの知識の有無に関わらず、すべての社員が使いこなせる必要があります。

紙のマニュアルに慣れた社員でもストレスなく利用できるツールを選べば、スムーズな導入が可能です。テンプレートや基本フォーマットが用意されているツールなら、項目に従って入力するだけでマニュアルを作成できるため、手間を省けます。

使いやすさを重視したツールを選ぶことによって、マニュアルの活用が促進されるので、組織全体への定着にもつながるでしょう。

業務で使用しているデバイスに対応しているか

パソコンやスマートフォン・タブレットなど、普段業務で使用しているすべてのデバイスに対応しているかを確認する必要があります。たとえば、現場作業では、パソコンがある場所まで移動するのは非効率であるため、スマートフォンやタブレットで確認できれば効率的です。

自社における各デバイスの利用頻度を事前に調査し、実際の業務スタイルに合わせたツール選定をしましょう。

予算に見合った価格か

社内マニュアル管理ツールには、無料と有料のツールがあります。有料ツールのほうが機能面で勝るので、無料のお試し期間で使い勝手を確認してから、自社に合ったツールを選びましょう。

検索性は高いか

必要な情報へ素早くアクセスできれば、マニュアルの活用率が上がり、業務効率が向上します。以下のような検索ツールが備えられているか確認しましょう。

• マニュアル本文の内容まで検索できる全文検索機能
• 複数の検索方法に対応している（簡易検索・属性検索・詳細検索など）
• 検索結果が素早く表示される

そのほかに、表記揺れへの対応やタグ付け・階層管理といった機能があれば、より効率的な情報検索ができるでしょう。

活用状況をモニタリングできるか

マニュアルを効果的に運用するには、活用状況の把握が欠かせません。

アクセスログを通して、誰がいつどのマニュアルを閲覧したか、どのページがよく参照されているかを確認できれば、マニュアルの形骸化を防げます。モニタリング機能を活用して改善点が特定できれば、更新が必要な箇所も見つけやすくなるでしょう。

必要な情報が適切に共有されているかを調べることで、マニュアルが実際に役立っているかを確認し、継続的な改善につなげられます。

WEB上で使える！社内のマニュアルを簡単に管理できるツール「NotePM」

主要マニュアル管理ツールの比較

市場で広く利用されている主要なマニュアル管理ツールを比較し、それぞれの特徴や強み、料金体系などを一覧でご紹介します。自社のニーズに最適なツールを選ぶ際の参考にしてみてください。

ツール名	主な機能	特徴	料金
NotePM	・ドキュメント管理 ・検索機能 ・コメント機能 ・テンプレート	・シンプルで使いやすいインターフェース ・強力な検索機能	4,800円/月〜 ※見るだけのユーザーは無料 （ユーザー数の3倍まで）
ナレカン	・ナレッジ共有 ・FAQ作成 ・ワークフロー管理 ・アクセス権限設定	・検索性の高さ ・機能が多い	要問い合わせ
Stock	・シンプルな情報共有 ・タスク管理 ・ファイル共有	・シンプルな操作性 ・簡単に情報を管理できる	累計20ノートまで無料 ※20ノートを超えると課金されます
kintone	・業務アプリ作成 ・ワークフロー ・コミュニケーション	・柔軟なカスタマイズ性 ・多様な業務に対応可能	スタンダードコース：1,800円/月
Notion	・ドキュメント作成 ・プロジェクト管理 ・タスク管理 ・データベース	・自由度の高いカスタマイズ性 ・機能が多い	・フリー：無料 ・プラス：1,650円/月（メンバー1人あたり） ・ビジネス：2,500円/月（メンバー1人あたり） ・エンタープライズ：要問い合わ

ツールの活用で社内マニュアル管理が成功する3つの理由

ツールを活用することで、社内マニュアルの管理が成功する理由は以下の3つです。

ツールを活用するメリットを理解することで、積極的に導入を進められるでしょう。

マニュアル作成を効率化できる

マニュアル作成ツールにはテンプレートがついており、ゼロから資料を作成する必要はありません。

質の高いマニュアル作成には、記載する事項の決定から構成の検討・運用後のブラッシュアップが必要です。作業を実行するには時間と手間がかかりますが、マニュアル作成ツールを利用すれば効率化できます。

デザインしやすいツールなら、作成に時間が必要な凝った内容のマニュアルも簡単に作成可能です。

質の高いマニュアルを作成できる

デザイン機能やレイアウトを利用すれば、情報が網羅された読みやすいマニュアルを作成できます。

自作でデザイン性が高く、わかりやすいマニュアルを作成するのは難しいものです。しかし、マニュアル作成ツールに備わっている機能を活用すれば、簡単に質の高いマニュアルが完成します。

デザインに一貫性をもたせることで、より読みやすい資料に仕上げられ、業務の効率化につながるでしょう。

マニュアルを円滑に共有できる

ツールに保存されたマニュアルは、誰でも簡単に共有できます。共有化が進めばマニュアルの内容が周知され、社員の質の均一化が進むでしょう。

マニュアル作成ツールがマルチデバイスに対応していれば、社外にいてもスマホやタブレットでマニュアルを確認できます。

また、作成したマニュアルを保存すれば、誰でもすぐに最新の情報を確認できます。わざわざ従業員や部門ごとに告知しなくて済み、情報発信の工数を削減可能です。

さらに、マニュアル作成ツールによってはコミュニケーション機能が搭載されており、マニュアルに「いいね」を付けて内容を確認したと簡単に伝えられます。マニュアルを共有するだけで外部での確認や情報発信工数の削減、コミュニケーションの促進が図れます。

マニュアル管理ツールはNotePMが最もおすすめな理由

「NotePM」がおすすめです。NotePMは、直感的な操作性が魅力で、ITツールに慣れていない方でもスムーズにマニュアルを管理できます。検索性にも優れており、必要な情報にすぐにアクセスできる点も魅力です。

さらに、豊富なテンプレート機能が備わっており、統一感のある見やすいマニュアルを誰でも手軽に作成できます。

URL：https://notepm.jp

 

WEB上で使える！社内のマニュアルを簡単に管理できるツール「NotePM」

ツールを使って社内マニュアルの管理に成功した3つの事例

社内マニュアルの管理に、ツールを使った成功事例を3つ紹介します。

• 事例1：属人化していたノウハウを共有
• 事例2：紙マニュアルを脱却し、マニュアルの一元管理
• 事例3：他店舗との情報共有不足を解消

成功事例を参考に、マニュアル管理の方法を検討しましょう。

事例1：属人化していたノウハウを共有

株式会社RhelixaではNotePMを導入して、以前は個人に依存していたノウハウや解析事例を社内で共有することに成功しました。これにより、社員間での情報の偏りが解消され、提案内容の均一性が保たれるようになりました。

操作性が良いため頻繁に投稿できるようになり、ナレッジ共有への社員の意識も変化したとのことです。医師や学術分野の研究をサポートするうえで、社内でのスキルアップと業務効率の向上が実現しました。

＞関連記事：【導入事例】属人化していたノウハウや解析事例を社内共有。医師・学術分野の研究をサポート – 株式会社Rhelixa

事例2：紙マニュアルを脱却し、マニュアルの一元管理

株式会社ザグザグはNotePMの導入により、ドラッグストア事業でのマニュアル検索時間の大幅な短縮に成功しています。従来5分かかっていた検索が30秒で済むようになり、店舗運営の業務が効率的に行えるようになったのです。

紙マニュアルからの脱却も進み、タブレットでの閲覧に切り替えたことで、情報共有もスムーズに行えるようになりました。結果的に業務手順の標準化が進み、業務効率の向上に大きく貢献しています。

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事例3：他店舗との情報共有不足を解消

スタートアップ税理士法人は、事業拡大と多店舗展開に伴う情報共有の課題を、NotePMの導入で解決しました。NotePMにナレッジを蓄積していくことで「すべての情報がここにある」という環境を実現したのです。

これにより、新入社員の教育コスト削減・業務の効率化・組織全体の課題解決が容易になるなど、組織の持続可能な成長を支える基盤を築きました。特に、FAQに情報を集約したことで社員間の情報共有がスムーズになり、「知らない」「教えてもらっていない」といった問題が減少しました。

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マニュアル管理に関するよくある質問

Q. 紙のマニュアルはもう時代遅れですか？

A. いいえ、必ずしもそうとは言えません。業務内容や現場の状況によっては、紙のマニュアルが適している場合もあります。

たとえば、製造現場など、デジタルデバイスの持ち込みが難しい環境では、紙のマニュアルの方が便利かもしれません。しかし、情報の更新性や検索性、共有のしやすさなどを考慮すると、Web化やデジタルツールを活用したマニュアル管理がより効率的であると言えるでしょう。

Q. マニュアル作成に時間がかけられません。効率的に作成する方法はありますか？

A. テンプレートを活用したり、音声認識や画面録画などのツールを利用したりすることで、作成時間を大幅に短縮できます。また、既存の資料を流用したり、複数人で分担して作成したりするのも有効な手段です。まずは必要最低限の情報に絞って作成し、徐々に内容を充実させていくという方法もおすすめです。

Q. マニュアルを作ってもなかなか活用されません。どうすれば良いでしょうか？

A. マニュアルが活用されない原因を分析し、対策を講じる必要があります。

たとえば、内容が分かりにくい、検索しにくい、存在が知られていない、更新されていないなどが考えられます。分かりやすいコンテンツ作成、検索性の向上、周知徹底、定期的な更新、そして活用状況のモニタリングと改善を行うことで、利用促進につながります。

Q. どのマニュアル管理ツールを選べば良いか分かりません。

A. まずは自社の課題やニーズを明確にし、必要な機能を洗い出すことが重要です。ツールの導入目的、利用する従業員のITスキル、予算などを考慮し、複数のツールを比較検討することをおすすめします。無料トライアルなどを活用して、実際に試してみるのも良いでしょう。

効果的なマニュアル管理で、会社の成長を加速させよう

本記事では、失敗しないマニュアル管理のための全手法と、メリット、具体的な管理方法について詳しく解説してきました。今日からすぐに実践できる5つの基本ステップ、管理をうまくできない原因、そして適切なツール選びのポイントまで、網羅的にご理解いただけたかと思います。

もし以下のように考えているなら、マニュアル管理の見直しをしてみてください。

• 業務の属人化を解消し、誰でも一定の品質で業務を遂行できるようにしたい
• 新入社員の教育にかかる時間やコストを削減したい
• 社内のナレッジを効果的に共有し、組織全体の生産性を向上させたい

次のステップとして、まずは以下のチェックリストを活用して、会社のマニュアル管理の現状を把握しましょう。

【マニュアル管理改善チェックリスト】

一つでもできていない項目があれば、本記事でご紹介した改善策を参考に、ぜひ具体的なアクションプランを立ててみてください。

もし、ツールの選定や導入、運用方法についてさらに詳しく知りたい場合は、お気軽にご相談ください。