企業が成長する方法として、属人化の解消（業務標準化）が注目されています。
属人化とは、特定の業務のやり方が担当者本人には分からず、ブラックボックス化している状態です。属人化を解消することで、企業全体の業務効率や生産性を高めるうえ、従業員一人ひとりの働きやすさにもつながります。
本記事では、属人化の意味や原因、属人化の解消方法を紹介します。属人化解消でつまずきやすいポイントを、課題を乗り越えて業務標準化に成功した企業の事例とあわせて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
属人化とは
属人化とは、業務に必要なノウハウや知識を特定の人のみが把握している状態を指す言葉です。属人化していると、本人が不在の場合は業務がストップしてしまいます。
もし属人化したまま急遽退職してしまった場合は、誰も業務を引き継げなくなるかもしれません。取引先との関係が変化してしまうリスクもあるため、早急に解消する必要があります。
属人化を解消（業務標準化）する5つのメリット
属人化した業務を誰もができるように「標準化」することで、企業や従業員個人にとって以下のようなメリットがあります。
- サービスの品質を標準化できる
- 業務負担を軽減できる
- 会社のノウハウとして継承される
- テレワークに対応しやすくなる
- 人材の流動化に対応できる
サービスの品質を標準化できる
業務標準化を進めることで、担当者の経験やスキルに左右されず、誰が業務を担当しても、安定した品質のサービスを提供できるようになります。
作業手順や判断基準が明確になるため、新人でもベテランと同じ水準の成果を出すことが可能です。顧客へのサービス品質も標準化されるため、顧客からの信頼を獲得するのにも効果的です。
業務負担を軽減できる
属人化の解消によって、特定の人にのみ業務が集中してしまうのを防止できます。チーム全体で業務を分担できるため、個々の負担が軽くなり、残業を削減できるでしょう。
また、担当者が不在でも他のメンバーがサポートできるため、有給休暇・育児休暇などの取得もしやすくなり、従業員のワーク・ライフ・バランスの実現にもつながります。
会社のノウハウとして継承される
業務標準化は、個人の知見やコツをマニュアルとして見える化し、組織全体の共有資産に変えるプロセスです。仕組みが整うことで、担当者が異動や退職の際も、引き継ぎや新入社員の教育に必要なマニュアルを一から作る必要がなくなります。
結果として、貴重なノウハウが失われることなく会社に残り、スムーズな引き継ぎや効率的な新人教育につながります。
テレワークに対応しやすくなる
業務の標準化を行うことで、テレワークに対応しやすくなります。業務がマニュアル化されていれば、場所を問わず複数人が同じ手順で作業できるため、テレワークでも業務が滞りません。
さらに、手順書やノウハウが組織に蓄積されることで情報共有が促進され、業務のブラックボックス化を解消します。結果として、リモート環境でも互いの業務状況を把握しやすくなり、円滑な連携が可能です。
人材の流動化に対応できる
業務標準化は、人材の流動化に対応できる組織体制の構築に必要な要素です。業務手順をマニュアル化し、誰でも同じ品質で作業できる状態を整えれば、特定の担当者に業務が依存する属人化を解消できます。
担当者の急な退職や異動が発生した場合でも、他の従業員が業務を代替できるため、業務のブラックボックス化や担当者不在による業務停止リスクの回避が可能です。従業員の入退社が頻繁に発生しても業務の継続性を確保し、安定した組織運営が実現します。
属人化がメリットになる仕事
グラフィックデザイナーやイラストレーター、フォトグラファー、コピーライターなどのクリエイティブな仕事は、属人化がメリットになるケースもあります。
フリーランスや個人事務所で活動している場合、その人にしかできない表現を魅力として仕事を依頼されることも多いことが理由です。しかし、デザイン事務所や広告代理店などの法人に所属していると、品質を一定に保つための業務標準化が重要になります。
経験年数に関わらず、一定以上のクリエイティビティが求められる場合は、業務標準化がメリットとして働きます。
業務が属人化する原因
そもそも属人化が進んでしまった原因は、どこにあるのでしょうか。業務が属人化する主な原因は、以下の5点です。
- 業務に専門性が求められるため
- 社内外での地位や立場を守るため
- マニュアル作成や新人教育に時間を割く余裕がないため
- 属人化解消のための取り組みが評価されづらいため
- 情報共有を促す仕組みが確立されていないため
業務に専門性が求められるため
高度な専門知識や、熟練した知見・スキルが求められる仕事では、ケースバイケースの対応が求められることが多く、画一的なマニュアルを作りづらくなっています。
その結果、特定の人のみが継続して担当し、他の人に知識や技術が継承される機会を逃してしまったことが属人化の原因です。税理士や弁護士などの士業をはじめ、技術職、営業職、販売職でもこうした傾向が見られます。
社内外での地位や立場を守るため
ノウハウを周囲と共有しないことで、その業務内容やプロセスがブラックボックス化してしまいます。「自分にしかできない仕事」を保持することは、結果的に現在のポジションを守りやすくするため、属人化の原因となります。
また、自分と同じノウハウや、さらに高度なスキルを持つ人がいないことで、仕事の精度をごまかすことにもつながりかねません。こうした既得権益も属人化の原因となっています。
マニュアル作成や新人教育に時間を割く余裕がないため
業務量が集中して多忙な人も、属人化しやすい傾向にあります。業務時間中は本業を終わらせるのに精一杯な状況だと、自分が抱え込んでいる情報を共有したり、後任を育てたりする余裕はなかなか持てません。
管理職のように裁量が大きい人ほど、本業以外に時間を割きづらく、属人化してしまう傾向にあります。
属人化解消のための取り組みが評価されづらいため
人事評価の対象が売上や実績などの具体的な成果が中心になっている企業体制も、属人化の原因です。
マニュアル作成や情報共有をしても評価されづらいため、属人化解消に向けて取り組めるかどうかが本人のモチベーション次第になってしまいます。通常業務で多忙な状況にプラスして、会社から評価されないマニュアル作成業務に取り組むのは大変なため、後回しになってしまう人がほとんどでしょう。
情報共有を促す仕組みが確立されていないため
情報共有を促す仕組みが確立されていないことは、業務の属人化を招く原因の一つです。
情報共有のワークフローが機能せず、ITシステムも未導入では、情報共有に手間がかかり知識は個人に留まります。さらに、情報共有を奨励する組織文化や、共有行動を評価する制度がなければ、従業員は知識を提供する動機を持ちません。
結果として、情報が組織内で共有されず、属人化が進む原因となります。
属人化を解消するための5つのステップ
業務の属人化を解消し、持続可能な組織を構築するには、場当たり的な対応ではなく計画的なアプローチが必要です。
具体的には、以下の5つのステップを踏みましょう。
- 現状を把握して業務を可視化する
- 業務プロセスの整理と標準化をする
- マニュアル・手順書の作成・共有をする
- 情報共有を仕組み化する
- 定期的に見直し・改善する
以下では、属人化を解消するための具体的なステップを解説します。
1.現状を把握して業務を可視化する
属人化を解消するには、まずは現状を正確に把握し業務を可視化することが大切です。
まず、「どの業務が」「誰によって」「どの程度」属人化しているかを特定します。担当者へのヒアリングや業務調査票を通じ、作業量や時間、スキル、業務フローを洗い出すことが重要です。
可視化された情報をもとに、業務がブラックボックス化している箇所を明確にします。最終的に、業務停滞のリスクが高いものや品質が不安定な業務から改善の優先順位を決定し、効果的な標準化へとつなげます。
2.業務プロセスの整理・標準化を行う
業務プロセスの整理と標準化は、属人化解消の中核です。
可視化した業務プロセスを細かく分解し、重複作業や不要な承認フローなどの無駄を省き、手順を最適化します。誰が担当しても同じ成果を出せるよう業務の進め方を標準化すれば、業務品質を安定させられます。
さらに、標準化されたデータ入力などの定型作業は、RPAで自動化すれば、さらなる効率化も可能です。
3.マニュアル・手順書を作成・共有する
属人化解消には、標準化した業務プロセスを誰でも実践できるマニュアルや手順書に落とし込む作業が重要です。
誰が読んでも理解できるよう、専門用語を避け、図やスクリーンショット、動画なども活用して具体的に記述する必要があります。さらに、トラブル発生時の対応フローや過去の事例も明記しておけば、緊急時にも慌てず対応できる体制が整います。
マニュアルや手順書を整えることで、個人の経験に頼らない安定した業務遂行が実現するのです。
4.情報共有を仕組み化する
属人化を解消するには、情報共有を仕組み化しましょう。
作成したマニュアルや日々の業務で得られるノウハウを、組織全体で共有・蓄積する体制を構築します。具体的には、チャットツールやナレッジマネジメントツールを活用し、誰もが必要な時にいつでも情報へアクセスできる環境の整備が必要です。
たとえば、過去のトラブル事例をFAQとしてツールに蓄積すれば、担当者以外も迅速に対応できます。情報共有の仕組みが、知識の偏在を防ぎ、組織全体の業務遂行能力の向上につながります。
5.定期的に見直し・改善する
属人化の解消を持続させるには、定期的な見直しと改善が必要です。
一度標準化した業務プロセスも、環境の変化に応じて最適化していきましょう。作成したマニュアルが形骸化しないよう定期的に内容を更新し、より効率的な方法がないかを探求し続けることが重要です。
また、特定の担当者が同じ業務を長く続けないよう、ジョブローテーションを取り入れることも、再度の属人化を防ぐうえで効果を発揮します。
属人化を解消（業務標準化）する方法
属人化を解消するには、具体的にどんな手段を実践したらいいのでしょうか。具体的な属人化の解消法は、以下のとおりです。
- 業務責任を分散する
- 業務プロセスをシンプルにする
- ナレッジシェアリングを浸透させる
- ITツールを活用する
業務責任を分散する
管理職一人のみが業務責任を負っている体制では、他の人が業務内容を把握したり、意見したりするのは難しくなります。
特定の人のみが責任を持つ状況では、属人化解消を進めても思うような効果を得られない可能性が高いでしょう。問題を解決するためには、管理職が部下に権限を委ねるか、権限者を複数人配置することが重要です。
業務プロセスをシンプルにする
属人化は、とくに工程が複雑な業務で発生しやすくなっています。
業務工程を分解して、省略できる部分はあるか、人によって作業量や難易度に偏りがないかを確認していきましょう。工程をシンプルにすることで、経験を問わず再現しやすくなります。
ナレッジシェアリングを浸透させる
ナレッジシェアリングとは、業務に関する経験やノウハウ、事例といった「ナレッジ」を個人で抱え込むのではなく、会社全体で共有するという考え方です。ナレッジシェアリングを浸透させるには、経営層が率先して知識共有の価値を示し、共有活動を人事評価に組み込むなど、意識的に促す仕組みの構築が必要です。
また、ツールを活用して情報を一元管理し、誰もが必要な知識にアクセスできる環境を整えましょう。従業員にナレッジ共有の重要性を伝えて、意識改革に取り組むことが、ナレッジシェアリングの習慣づけにつながります。
ナレッジシェアリングの進め方については、以下の記事をご覧ください。
関連記事：ナレッジシェアとは？企業の競争力を高める知識共有のメリットや実施方法を解説
ITツールを活用する
社内wikiやFAQツール、タスク管理ツールなどのITツールを活用することで、属人化解消をさらに進めやすくなります。
ただし、ツールの導入の仕方には注意が必要です。多くのツールを導入してしまうと業務プロセスが複雑化する原因になり、ナレッジが複数のツールに分散してしまうリスクもあります。
属人化解消が目的であれば、できるかぎり1つのツールに情報を集約するのがポイントです。
【職種別】属人化の具体的な解消方法
属人化は特定の専門職だけでなく、営業や管理、技術職など、あらゆる職種で起こりうる経営課題です。しかし、職種ごとに業務内容や求められるスキルが異なるため、属人化しやすいポイントや効果的な解消アプローチも異なります。
代表的な職種は以下のとおりです。
- 営業職
- 生産管理職・生産技術職
- システムエンジニア
- 経理・総務職
- 施工管理職
以下では、代表的な職種を取り上げ、それぞれの特性に合った具体的な解消方法を紹介します。
営業職
営業職の属人化は、情報共有とプロセス標準化で解消できます。特定の担当者のスキルや経験に依存する状態は、担当者不在時に業績が急落するなど、組織全体のパフォーマンスを不安定にするリスクがあります。
アプローチ方法や顧客応対、案件管理などの一連の営業プロセスを標準化し、誰が担当しても一定の品質を保てる体制を築くことが重要です。成功ノウハウを組織の資産として蓄積し、チーム全体の営業力を底上げできます。
生産管理職・生産技術職
生産管理職・生産技術職の属人化は、暗黙知の形式知化により解消できます。
製造業では、ベテラン従業員の勘やコツなどの暗黙知に依存する業務が多く、技術継承が課題の一つです。解決策として、まず作業手順書を整備し、誰が担当しても同じ品質で業務を遂行できる体制を構築することが重要になります。
紙のマニュアルでは伝えきれない複雑な動きや作業の要点は、動画マニュアルを活用して視覚的に示すことで、効果的に技術を伝承できるでしょう。
システムエンジニア
システムエンジニアの属人化解消には、システムの標準化とツールの導入が効果的です。IT業界では、仕様や開発プロセスが特定の個人に依存し、ブラックボックス化する問題が深刻になっています。
課題の解消には、担当者しか保守できない老朽化した独自システムを、ERPなどの標準化されたシステムへ移行することが重要です。さらに、プロジェクト管理ツールで案件ごとの原価や進捗をリアルタイムに共有すれば、知識が組織に蓄積され、業務停滞のリスクを回避できます。
経理・総務職
経理・総務職の属人化解消には、申請・承認プロセスの電子化を進めましょう。
専門知識が求められ、紙文化が根強いバックオフィス業務では、特定の担当者に作業が集中し属人化しやすい傾向にあります。課題に対し、稟議書や各種申請書を電子化し、申請から承認までをシステム上で完結させることが解決策となります。
導入によって業務の進捗状況がリアルタイムで可視化され、担当者不在でも業務が滞りません。特定の個人に依存しない業務体制を構築でき、組織全体の生産性向上につながります。
施工管理職
施工管理職の属人化解消には、ベテランの技術を動画マニュアルで共有し、組織的に継承する仕組みを構築する必要があります。
建設業は専門技術や現場ごとの対応が求められ、ベテランの経験と勘に頼る場面があり、技術が属人化しやすい業界です。解決策として、熟練技術者の施工手順や安全管理のノウハウを動画で記録し、共有する方法が効果的です。
言語化しにくい「暗黙知」を若手へ効率的に継承することで、特定の個人に依存しない体制を築き、業務品質の安定化を実現します。
属人化解消でつまずきやすいポイントと対処方法
属人化解消のためにさまざまな取り組みをしてきたものの、どれも思うような成果を挙げられなかった方も多いのではないでしょうか。属人化でつまずきやすいポイントは、主に以下の2点です。
- やりがいを感じづらくなる
- ITツールを使いこなせない
以下では、属人化解消を妨げる課題と、解決方法を紹介します。
やりがいを感じづらくなる
属人化を解消することで「自分だけが頼まれる仕事」がなくなってしまうため、仕事にやりがいを感じづらくなるかもしれません。
やりがいは仕事の質も左右するため、人によってはかえってサービス品質が低下してしまうリスクもあります。
そうした事態を防ぐために、評価制度の整備とセットで属人化解消を進めることが大切です。売上や実績だけではなく、ナレッジを共有することを評価する仕組みづくりを行うと、ナレッジシェアにやりがいを感じられるようになるでしょう。
ITツールを使いこなせない
社内のITリテラシーに差がある場合、ITツールを導入しても一部の人しか使いこなせません。ITツールで共有された情報にアクセスできないことで、社員間で情報格差が生まれ、かえって属人化を加速させる原因になってしまいます。
そうならないよう、操作方法が分かりやすいツールを選ぶことが大切です。誰もが使っているLINEやメールと同じような感覚で操作できるツールであれば、利用を促進しやすく、属人化解消も進めやすくなります。
属人化を解消におすすめのツール
属人化の解消には、業務の可視化と情報共有を促進するITツールの活用が役立ちます。個人の頭の中にしかなかった業務プロセスやノウハウを組織全体で共有・蓄積する仕組みを構築することで、特定の個人に依存しない業務体制を実現できます。
目的に応じて、以下のようなツールを組み合わせるのが効果的です。
- マニュアル作成ツール
- プロジェクト管理ツール
- チャットツール
- ナレッジマネジメントツール
マニュアル作成ツール
マニュアル作成ツールは、業務知識の標準化と共有を促進し、属人化の解消につながります。
マニュアル作成ツールは、業務の手順やノウハウを文書や動画で誰でも簡単にマニュアル化できる機能を備えています。テンプレートを活用すると、作成にかかる工数の削減が可能です。また、クラウド上でリアルタイムに共有・更新されるため、全従業員が常に最新の情報へアクセスできます。
そのため、業務が特定個人に依存する状態から脱却し、組織全体で知識を共有・継承する体制が構築されます。
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プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、業務の可視化と情報共有を促進し、属人化を効果的に解消します。
プロジェクト全体のタスク管理や進捗状況を見える化し、チーム内での円滑な情報共有を実現するツールです。タスクやスケジュールをまとめて管理することで、誰が何を担当しているかが明確になり、業務のブラックボックス化を防ぎます。
進捗やリソースの状況もリアルタイムで把握できるため、担当者の不在時でも問題発生に迅速に対応することが可能です。
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チャットツール
チャットツールは、リアルタイムな情報共有を促進し、業務属人化の解消に効果的です。
グループチャット機能により、特定の人だけが持つノウハウや情報を組織全体で共有でき、問題発生時も迅速な対応が可能です。また、ファイル共有やタスク管理などの多機能性により、関連情報が一元管理され、業務の断絶を防ぎます。
さらに、過去のやり取りは検索機能で簡単に見つけ出せ、既読管理によって重要な情報の見逃しも防止できることも心強いポイントです。特定の個人に依存しない業務体制を構築するツールだといえるでしょう。
関連記事：【2025年版】チャットシステムのおすすめ10選を徹底比較！導入ポイントも紹介
ナレッジマネジメントツール
ナレッジマネジメントツールは、個々の社員が持つ知識やノウハウを組織全体の資産として共有・活用し、属人化を解消するうえで役立ちます。
ナレッジマネジメントツールは、オンライン上で情報を一元的に蓄積・整理・分類し、必要な時に誰でも簡単に検索して利用できる環境を構築します。特定の担当者に依存していた業務知識が組織全体に共有できるようになるため、業務の標準化と品質の安定化が実現可能です。
結果として組織全体の知識レベルが向上し、持続的な成長へとつながるでしょう。
関連記事：ナレッジマネジメントツールおすすめ30選｜導入のメリットや選び方を解説
ナレッジマネジメントツール「NotePM」がおすすめな理由
ナレッジマネジメントツール「NotePM」は、使いやすさと高機能性により、属人化の解消に最適なツールです。
パソコン操作に不慣れな人でも迷わず使えるシンプルな操作性が強みで、誰でも手軽に利用できます。また、Web上でマニュアルやノウハウを簡単に作成・編集できる高機能エディタと、豊富なテンプレートが用意されており、資料作成にかかる時間と手間を削減します。
さらに、添付されたWordやPDFファイルの中身まで対象とする強力な全文検索機能も魅力の一つです。組織内に埋もれた情報を誰でも素早く見つけ出せるため、知識の共有と活用が促進され、業務の標準化にも貢献するでしょう。
属人化解消に成功した企業の事例
大分県の税理士事務所「税理士法人河村会計」では、担当者がバラバラのやり方で業務に取り組んでいたため、誰がどこにどんなマニュアルを保管しているのか分からない状態でした。事業規模拡大にともなってメンバーを増員したことをきっかけに、属人化解消のためにオペレーションを改善することになりました。
属人化解消の一環として、同法人はナレッジマネジメントツール「NotePM」を導入。業務のマニュアル化と共有を進めました。新人向けのマニュアルや書類作成のためのチェックシートを作成・共有しています。一度教えた業務が分からないときも、NotePMを見て自分で解決してもらうようにしているそうです。
また、法人内には、アプリケーションの立ち上げ方も分からないほど、ITリテラシーに自信がない従業員もいました。しかし、NotePMは操作が簡単なので、ITツールへの苦手意識が薄れるきっかけになったそうです。
担当者への質問も格段に減り、属人化解消はもちろん、業務効率化にも繋がっています。
関連記事：【導入事例】DX推進の第一歩！ 誰でも簡単に使えるNotePMの導入で、ITツールへの苦手意識を克服 – 税理士法人河村会計
企業の成長を目指すために属人化の解消を図ろう
属人化の解消は、会社にとっても社員個人にとってもメリットがあります。しかし、属人化の解消に向けてナレッジシェアリングに取り組んでいるものの、社員から「仕事にやりがいを感じづらくなった」「ツールの使い方が分からない」といったマイナスな意見が上がり、進めづらくなっている企業も多いのではないでしょうか。
そこでオススメしたいのが、ナレッジマネジメントツール「NotePM」です。ナレッジを共有した人を評価する機能があるので、これからナレッジシェアリングを浸透させたい企業にもぴったりです。直感的に操作できるため、ITリテラシーに差がある企業でもスムーズに導入できるでしょう。そうした便利なツールを頼りながら、属人化解消を実現しましょう。
