ナレッジシェアとは、個人が持つ知識やノウハウなどを組織内で共有して、利便性を図ることを指します。企業の競争力を高めるためには、効率的に組織全体のスキルアップを図り、従業員全員が高い能力を持って対応していく必要があり、ナレッジシェアが欠かせません。
本記事ではナレッジシェアの概要や必要な背景、メリット、推進方法について解説します。
目次
ナレッジシェアとは
まずは、ナレッジシェアについて説明します。
ナレッジシェアとは、従業員個人が持つ業務に必要な知識やノウハウを、組織全体に共有することをいいます。たとえば、業務を遂行する手順はもちろん、従業員がこれまでの経験から身につけた独自のノウハウも含まれています。シェアされた情報を見た従業員は、熟練された知識をすぐに得ることができます。その業務経験がない従業員や新人、中途採用者でも、一定の品質レベルを保った対応ができ、企業全体のスキルアップも図ることができるでしょう。
ナレッジシェアをすることで、組織全体の生産性の向上、業務効率化につながり、企業の競争力をも高めることが可能です。
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ナレッジシェアが必要な背景
次にナレッジシェアが必要な背景について説明します。
ナレッジシェアは、組織が継続的かつ効率的に利益を上げ続けるために必要な手段の一つです。個々人が抱えている知識を共有することで、一人で考えて業務を遂行する場合に比べて、効率的かつ品質の高い対応ができ、利益向上に貢献できます。
たとえば、それまで全く知らなかった新しい業務に携わることになった時に、書籍やマニュアルを参考に独学するよりも、熟練した担当者から直接スキルを学ぶ方が短時間で効率的に知見を得ることができます。さらに、熟練した担当者のスキルが、社内のイントラやWikiなどの共有サイトに公開されていれば、その知識を知りたいと考えている従業員誰もが、欲しい時に欲しい情報をすぐに取り出すことができます。
組織が継続的かつ効率的に利益を上げ続けるためには、業務効率化・生産性向上を達成しながら、高い品質を提供することはとても重要です。そのためには、熟練した担当者が持つナレッジを共有する、ナレッジシェアが欠かせません。
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ナレッジシェアが企業にもたらすメリット
ナレッジシェアが企業にもたらすメリットについて、以下4点を説明します。
- 属人化防止
- 引き継ぎが容易
- 従業員の対応スキルアップ
- 生産性向上
それぞれ、解説していきます。
属人化防止
ナレッジシェアが企業にもたらすメリットの1つ目は、属人化防止です。
多くの場合、組織には個人の能力や経験に頼らざるを得なくなっている業務があります。万が一、その人が退職してしまったらその業務は回らなくなってしまうというような状態にあれば、それは属人化している業務だといえます。特定の従業員が持つナレッジを社内Wikiやポータルサイトなど、誰もがアクセスできる場所に共有し、適切に管理することができれば、たとえその人がいなくても、誰もが一定の品質で対応できるようになるでしょう。
ナレッジシェアすることで、特定の従業員しか知らない経験と勘頼りの対応を防ぐことができ、属人化を克服できる可能性が高まります。
引き継ぎが容易
ナレッジシェアが企業にもたらすメリットの2つ目は、引き継ぎが容易になることです。
たとえば退職や部署異動の時には、引き継ぎのために業務の棚卸をしたり、引き継ぎ用の資料作成をしたりと、多くの時間と労力を要します。日頃から社内Wikiなどにナレッジシェアをしていれば、組織変更などで急に異動することになっても安心です。社内Wikiには、普段から業務に必要な知識やノウハウなどが共有されているため、引き継ぎ資料を作成することも、新担当者にいちから細かく説明することもなく、最小の工数で引継ぎを行うことができます。
引き継がれる担当者にとっても、引き継ぎのために時間を割くことや、オリジナルのメモを用意することも、細かく引き継ぎ内容を書き留めておく必要もありません。ナレッジシェアができている社内Wikiにいつでも必要な情報がまとまっているため、新しい業務にも取り掛かりやすくなることでしょう。
従業員の対応スキルアップ
ナレッジシェアが企業にもたらすメリットの3つ目は、従業員の対応スキルアップです。
優秀な従業員が持つ、業務知識・対応スキル・知恵・ノウハウをナレッジ化して、社内Wikiなどを利用して社内全体にで共有すれば、業務を知らない従業員でもWiki上を調べるだけで必要な情報を見つけ出すことができ、知らない業務でも対応できるようになります。たとえば、営業担当者が顧客から聞かれた質問について、答えを知っている従業員を社内Wiki上で探して、回答を得ることができます。業務に不慣れな従業員でも対応スキルをアップできます。
生産性向上
ナレッジシェアが企業にもたらすメリットの4つ目は、生産性向上です。
優秀な人が持っているスキルやノウハウをナレッジシェアすることで、一人ひとりの業務にかける時間を少なくすることができ、業務効率化を実現できます。たとえば、新しい業務に取り組む時、実施手順や業務の流れがわからなくて困ることがあります。そのような場合に、周りに聞きたくても相手が忙しくて聞くことができない、一から勉強しようとしても、独学では難しくてよくわからないなどというケースもあります。
普段から社内Wikiなどに必要な情報がナレッジシェアされていれば、新しい業務に取りかかる従業員も、悩みや手順を検索して、容易に必要な情報を取り出すことができ、素早く新しいノウハウを習得することができるようになるでしょう。
ナレッジシェアは、組織の生産性向上にも大いに役立ちます。
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ナレッジシェアを推進する方法
ナレッジシェアを推進する方法について、以下3点を説明します。
- 推進体制整備
- マニュアル作成
- ツールの活用
それぞれ、解説していきます。
推進体制整備
ナレッジシェアを推進する方法の1つ目は、推進体制整備です。
ナレッジシェアは個々人が独自に行うものではなく、リーダーを立てて、どのようなナレッジを共有する必要があるか明確に決めておく必要があります。共有するナレッジは、なんでも良いわけではありません。必要でないものを登録することは工数の無駄にもなりますので、他の従業員も活用でき、業務に必要な重要度の高いものを選ぶことが大切です。
そのため、ナレッジシェアのリーダーを立てて、どのような情報共有が必要かをメンバー全員で見極めて、必要なものだけをシェアすることが大切です。
マニュアル作成
ナレッジシェアを推進する方法の2つ目は、マニュアル作成です。
ナレッジシェアするツールを導入しても、従業員全員が活用しなければ意味がありません。NotePMをはじめとした社内Wikiは使いやすいものが多いですが、ナレッジを登録する方法・検索する方法・活用の仕方をあらかじめマニュアルにまとめ、活用推進する必要があります。
マニュアルに必要な内容は、社内Wikiツール上に公開されていることも多いので、作成に手間をかける必要はありません。
ツールの活用
ナレッジシェアを推進する方法の3つ目は、ツールの活用です。
これからナレッジシェアをするのであれば、ナレッジシェアに適したツールの導入が大切です。ナレッジの蓄積・共有・検索性の観点で質が高く、誰でも簡単に登録できて、検索も便利な社内Wikiの導入をおすすめします。
NotePMはナレッジシェアをするために必要な管理・更新・検索・保護機能などを全て一貫して行えます。また、マニュアルを作成するための機能も充実しています。
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まとめ
本記事では、ナレッジシェアについての説明や必要な背景・メリット・推進するための方法について解説してきました。組織発展のためには個人が抱える知識を適切にシェアして、従業員一人ひとりの対応品質を上げていくことが重要です。ナレッジシェアをすることで従業員のスキルアップや生産性向上にも繋がります。
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