【2020年版】ナレッジ共有ツール タイプ別おすすめ 10選

2020年03月23日(月) ナレッジ共有,情報共有

近年「ナレッジ共有」という言葉が注目されています。ナレッジ共有が上手く実現すれば、組織力はますます高まり、業務効率が改善され、企業の業績に好影響を及ぼします。
この記事では、ナレッジ共有のメリット、ナレッジ共有の実現に必要なツールをご紹介します。

ナレッジ共有のメリット

属人化の防止、業務の質のアップ

ナレッジ共有することで、属人化を防ぎ、社員による共有が簡単にできることから社内業務の質のレベルアップができます。

業務の効率化

情報やナレッジを一元管理することで情報を見つける時間を大きく減らせ、またその情報やナレッジを活用することで重複する業務時間を大幅に減らせることから業務を効率化できます。

人材教育コストや業務の引き継ぎコストの低減

新入社員やキャリアアップ研修や転勤、部門異動による引き継ぎには大きなコストがかかりますが、ナレッジ共有することでコストを低減できます。

ナレッジ共有ツールの選定ポイント

使いやすさ

もっとも注目したいポイントは「使いやすさ・操作性」です。ユーザーが使いにくいのであれば組織内に浸透しません。多くのツールが無料トライアルを実施しています。トライアル期間中に従業員がツールを試してみれば、的確な感想を収集できます。

料金

予算に見合う「料金」であるかどうかも大事です。ユーザー数や追加機能によって料金は変動します。まずは自社の規模、導入後のビジョンなどをしっかり確認したうえで最適なプランを見極めましょう。

セキュリティ

ナレッジ共有ツールには業務に関わるノウハウ、データなどが蓄積されていきます。これらはいずれも機密情報にあたり、外部に漏れれば大きな打撃を受けかねません。そのため、セキュリティ対策が徹底しているかどうかをチェックしておきましょう。

おすすめナレッジ共有ツール

タイプ別のナレッジ共有ツールをご紹介します。

社内wikiツール

社内wikiはWikipediaの社内版で、Wikipediaのように全社員が、さまざまな情報やナレッジを社内wikiに書き込み・蓄積し、編集・検索・閲覧することで、知りたいこと、確認したいことが簡単にすばやく確認できます。

NotePM

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、社内マニュアル・業務ノウハウ・製品設計書・議事録など、さまざまなナレッジ情報を一元管理する「社内wiki」です。

NotePMの特徴

  • ナレッジを蓄積しやすい(高機能エディタとテンプレート)
  • フォルダ構造で情報を整理できる
  • ファイル全文検索、キーワードハイライト
  • 柔軟なアクセス権限機能(参照専用権限、ゲスト権限など)
  • Markdown対応

料金プラン(月額/税込み)
• 1,000円/3名
• 5,700円/15名
• 9,500円/25名
• 17,500円/50名
• 30,000円/100名
• 75,000円/300名 ※500名以上はお問い合わせ
無料トライアル期間:30日間

NotePM
URL: https://notepm.jp/

 

esa

esa

esa(エサ) は「情報を育てる」という視点で作られた、自律的なチームのための情報共有サービスです。

esaの特徴

  • WIP機能(書き途中で公開)
  • かわいいデザイン
  • 記事の外部公開とスライドショー
  • カテゴリ・タグ機能

料金プラン(月額/税込み)
• 500円/1名あたり
無料トライアル期間:2ヶ月

esa
URL: https://esa.io/

 

Qiita:Team

Qiita:Team

Qiita:Team(キータチーム) は簡単にかけて、簡単に共有できる、社内向け情報共有サービスです。
エンジニア向けブログ「Qiita」のビジネス版です。

Qiita:Teamの特徴

  • 「Qiita」のビジネス版
  • コメントやイイね!機能
  • エンジニア向けAPIが豊富

料金プラン(月額/税込み)
• 1,520円/3名
• 4,900円/7名
• 7,050円/10名
• 15,300円/17名
• 18人目以降は+720円/1人
無料トライアル期間:30日間

Qiita:Team
URL: https://teams.qiita.com/

 

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネット上でデータの保管や共有などを行えるストレージです。

Dropbox Business

Dropbox Business

Dropbox(ドロップボックス) は、ドロップボックス社が提供する、世界45万チーム以上で導入されていて、世界的なシェアを誇るオンラインストレージサービスです。

Dropboxの特徴

  • マルチデバイス対応(スマホアプリ対応)
  • 動画や一眼レフ写真などの重いデータ管理も得意
  • 古いバージョンの文書の復元ができる

料金プラン(月額)
• 1,250円/1名あたり(スタンダード)
• 2,000円/1名あたり(アドバンス)

Dropbox
URL: https://www.dropbox.com/business

 

OneDrive for Business

OneDrive

OneDrive(ワンドライブ) は、マイクロソフト社が提供するオンラインストレージサービスです。Word、Excel、PowerPointなど、Office製品との連携がスムーズなのが特徴です。

OneDriveの特徴

  • Office製品との連携がスムーズ
  • 低価格で大容量(540円で1TB)
  • Windowsとの相性が抜群。かんたんに使える

料金プラン(月額)
• 540円/1名(OneDrive for Business (Plan 1)):1TB
• 1,090円/1名(OneDrive for Business (Plan 2)):1TB+高度なセキュリティ機能
• 1,360円/1名(Office 365 Business Premium):1TB+高度なセキュリティ機能+Officeアプリケーション

OneDrive
URL: https://onedrive.live.com/about/ja-jp/business/

 

Google Drive

Google Drive

Google Drive(グーグルドライブ) は、Google社が提供する企業向けグループウェア「G Suite(ジースイート)」に含まれるオンラインストレージサービスです。1人当たり680円のG Suiteアカウントで、30GBのストレージ容量が使えます。また、G Suiteには「Gmail」「Googleカレンダー」「Googleドキュメント」なども利用でき、コストパフォーマンスが良いのが特徴です。

Google Driveの特徴

  • コストパフォーマンスが良い(Gmail、カレンダーなども利用可能)
  • Google社が提供するサービスなので、検索性に優れている
  • スタートアップから大企業まで、組織規模に応じた料金プランがある

料金プラン(月額)
• 680円/1名(Basic):30GB
• 1,380円/1名(Business):容量無制限
• 3,000円/1名(Enterprise):容量無制限+高度なセキュリティ機能

Google Drive
URL: https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/drive/

 

文書管理システム

文書管理システムとは、電子文書を保管・保存、活用、廃棄までを一括管理できるシステムのことです。

ASTRUX SaaS

ASTRUX SaaS

ASTRUX SaaS は、株式会社デジタルマトリックスが提供するクラウド上で手軽にドキュメントを管理できる文書管理システムです。

ASTRUX SaaSの特徴

  • 文書の持出制限機能
  • 申請・承認ワークフロー
  • オプション機能
  • オンプレミス版あり

料金プラン
• 要問合せ

ASTRUX SaaS
URL: https://www.astrux.jp/about/saas.html

 

Documal SaaS

Documal SaaS

Documal SaaS(ドキュマル サース) は、富士通が提供するクラウド文書管理システムです。

Documal SaaSの特徴

  • 文書のライフサイクルを自動化
  • ワークフロー機能
  • 柔軟なアクセス制限

料金プラン
• 要問合せ

Documal SaaS
URL: https://www.fujitsu.com/jp/services/application-services/information-management/ecm/e-document/documal/

 

社内SNS

社内SNSとは、従業員間が利用するビジネス用のSNSのことです。

Talknote

Talknote

Talknote(トークノート) は、コミュニケーションを活性化させ、従業員エンゲージメント向上を促進する社内SNSです。

Talknoteの特徴

  • アクションリズム解析
  • オーバーワーク検知
  • グループ・メッセージ機能

料金プラン(月額/税込み)
• 非公開(お問い合わせ)
初期費用+基本プラン+オプション

Talknote
URL: https://talknote.com/

 

Yammer

Yammer

Yammer(ヤマー) は、Microsoft社が運営する社内SNSです。

Yammerの特徴

  • Office製品とシームレスな連携
  • 多言語対応。世界中で豊富な導入実績
  • iOS、Android、Windows、Mac対応

料金プラン(月額)
• 無料(ベーシック) ※機能制限あり
• エンタープライズ版はOffice 365ユーザーに含まれる。

Yammer
URL: https://products.office.com/ja-jp/yammer/

 

まとめ

ナレッジ共有は組織内の連携を活性化し、全体的なパフォーマンス向上を後押しします。ナレッジ共有ツールを導入し、社内に蓄積されているナレッジを有効活用してみてはいかがでしょうか。

 

ナレッジ共有ツール「NotePM」

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NotePM – ほしい情報、すぐ見つかる「社内wiki」
URL: https://notepm.jp/