ナレッジマネジメント・ナレッジ共有ツールおすすめ11選｜導入のメリットや選び方を解説

ナレッジマネジメントとは、企業がもつ知識を効果的に活用するプロセスや仕組みです。企業の知識を効果的に活用できれば、業務の効率化や質の向上など事業の改善が見込めます。

事業の改善を図るには、ナレッジマネジメントツールを用いるのが効果的です。ナレッジマネジメントツールを利用すれば、企業に蓄積されたナレッジを活用でき、業務効率の改善や仕事の向上につながります。

本記事では、ナレッジマネジメントツールや、ツールを選ぶときのポイントを解説します。最後まで記事をご覧いただければ、効率的にナレッジマネジメントツールを活用でき、社内に蓄積されたノウハウや経験を全社員に共有できるようになるでしょう。

ツール名	特徴
NotePM	・マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能など機能が充実している・PDFやWord、Excelなど資料の種類を問わず全文検索できる・社内FAQや社内ポータルとしても活用できる
Confluence	・AIエディタで空欄を埋められる・JiraやTrelloと連携している・アクセス制限を柔軟に設定できる
GROWI	・オンプレミスでも利用できる・テーマからカスタマイズできる・オープンソースであり無料で使える
Zendesk Support	・メールや電話、チャットの問い合わせをチケットとして一元管理できる・回答の自動返信の機能がある・データ分析機能が充実している
Teachme Biz	・動画や画像を利用した業務手順書を簡単に作成できる・ひとつの動画を切り出して画像を作成できる・20の言語に自動翻訳できる（オプション機能）
flouu	・リアルタイムで同時に編集・共有できる・14日間、無料で利用できる・ITトレンド年間ランキング「ナレッジマネジメント」カテゴリー2年連続1位を獲得している
Kibera	・オリジナル辞書検索機能がある・柔軟なアクセス制限や非公開ルールを設けられる・高度なセキュリティ性能を有している
Qast	・利用しているユーザー数が6万人を超えている・どのナレッジがよく見られているか簡単に分析できる・ナレッジコンサルタントが運用まで支援してくれる（プランによる）
DocBase	・マークダウンとリッチテキストを同時に使える・差し込み機能を使ってワンクリックでほかのメモを参照できる・ひとつのメモを複数人で編集できる
アルファスコープ	・テキストマイニング技術でチャットボットの回答を最適化できる・視覚的に利用しやすく投稿や編集が容易になる・FAQ運用の支援が充実している
Notion	・オールインワンの情報共有ツール・マルチデバイスに対応している・多くの言語に対応している

ナレッジマネジメントツールを導入する際には、自社の課題を解決してくれそうなツールか比較検討して選びましょう。

また、生成AI時代において、今度こそナレッジマネジメントに成功したい！という企業の担当者様であれば、弊社のNotePMもこの機会にぜひご検討ください。

日本人に親しみのあるUI、直感的なデザイン、生成AIによるナレッジ作成・探索機能など、ナレッジマネジメントに必要な機能が全て揃っており安価です。

ナレッジマネジメントツール・ナレッジ共有ツールの種類

ナレッジマネジメントツールは、組織内の知識を効率的に共有・活用するための基盤となります。この章では、ナレッジマネジメントの基本概念を確認したうえで、Wiki型、FAQ型、チャット型、文書管理型、オールインワン型の5つの主要なツールタイプを順に解説します。

Wiki型・ドキュメント型ツールの特徴と適した用途

Wiki型・ドキュメント型ツールは、情報を階層構造で整理し、ページ単位で蓄積していく形式が特徴です。社内マニュアルや議事録、プロジェクトの進行記録など、体系的に整理したい情報の管理に適しています。

代表的なツールとしてNotePMが挙げられます。NotePMは日本企業の文化に馴染みやすいインターフェースを備え、添付ファイル内まで全文検索が可能な点が強みです。ツリー構造でフォルダを管理できるため、情報の整理が直感的に行え、マニュアル作成や業務手順書の共有に向いています。

FAQ型・Q&A型ツールの特徴と適した用途

FAQ型ツールは、一問一答形式で情報を整理し、検索性を高めることに特化しています。カスタマーサポートや社内ヘルプデスク業務において、よくある質問とその回答を蓄積することで、問い合わせ対応の工数を大幅に削減できます。

キーワード検索やカテゴリ分類により、ユーザーが必要な情報へ素早くたどり着ける設計となっており、リアルタイムでの問題解決を支援します。特に、同じ質問が繰り返される業務環境では、FAQ型の導入が高い効果を発揮します。

オールインワン型ツールの特徴と適した用途

オールインワン型ツールは、ドキュメント管理、タスク管理、データベース機能などを一つのプラットフォームに統合したツールです。Notionがその代表例であり、柔軟なカスタマイズ性により、チームの用途に応じた多様な使い方が可能です。

一方で、自由度が高いがゆえに、組織内でルールを事前に設計しないと、情報の整理が属人化しやすいという側面もあります。導入時には、ページ構成やテンプレートの統一など、運用設計を丁寧に行うことが定着の鍵となります。

ナレッジマネジメントツール選定で重視すべき8つの基準

ツール選定を成功させるためには、自社の課題と優先順位を明確にし、複数の評価軸で比較検討することが重要です。この章では、検索性、操作性、連携性、セキュリティ、コストパフォーマンス、モバイル対応、サポート体制の7つの基準を順に解説します。

1. 検索性の高さ（全文検索・ファイル内検索・タグ検索）

ナレッジマネジメントツールにおいて、検索機能は情報到達速度を左右する最重要要素です。本文だけでなく、WordやPDFなどの添付ファイル内まで検索できるツールを選ぶことで、情報検索の時間を大幅に短縮できます。

また、タグ検索やカテゴリ分類による絞り込み機能があると、膨大な情報の中から目的のページを素早く見つけられます。NotePMのように、ファイル内全文検索に対応したツールは、日常的な業務効率の向上に直結します。

2. UI/UX・操作性（直感的な使いやすさ）

ITに詳しくない従業員でも迷わず使えるUIの設計は、ツールの定着率を左右します。操作が複雑なツールは、導入後に形骸化しやすく、結果として投資対効果が得られません。

エディタの使いやすさやページ構成の視認性を、実際にトライアル環境で確認することが推奨されます。マニュアルを読まなくても直感的に操作できるツールを選ぶことで、現場への浸透がスムーズに進みます。NotePMなどは、ITツールが苦手な人でも使えるシンプルな操作性で評価されています。

3. 他ツールとの連携性（Slack/Teams/Googleなど）

既存のコミュニケーションツールとの連携機能は、情報の二重管理を防ぎ、業務効率を高めるために重要です。SlackやMicrosoft Teamsへの通知連携ができるツールを選ぶことで、投稿の認知度が高まり、ナレッジの鮮度維持に繋がります。

また、Google WorkspaceやMicrosoft 365との連携により、既存のファイルをシームレスに取り込める環境を構築できれば、移行コストを抑えつつ、情報のハブとして機能させることが可能です。

4. セキュリティ・権限管理（情報漏洩対策）

機密情報を扱うナレッジマネジメントツールでは、セキュリティ要件の確認が不可欠です。アクセス権限の細かな設定やデータ暗号化、二段階認証などの機能が備わっているかをチェックする必要があります。

クラウドサービスを選定する際には、IPAが公開している手引きなどを参考に、アクセスログの管理機能や、バックアップ体制が整っているかを確認することが推奨されます。

5. コストパフォーマンス（料金体系と機能のバランス）

初期費用と月額料金の構造を把握し、利用人数に応じたコスト試算を行うことが重要です。単なる安さではなく、閲覧専用ユーザーの無料枠や、ストレージ容量の上限など、自社の利用実態に合わせた料金体系を持つツールを評価すべきです。

無料トライアルを活用して、実際の運用コストをシミュレーションし、長期的な視点で費用対効果を見極めることが推奨されます。

6. モバイル対応（スマホ・タブレットでの利用）

外出先や現場での情報アクセスが必要な業務では、スマートフォンやタブレットからストレスなく閲覧・検索できるモバイル対応が必須要件となります。専用アプリの有無や、レスポンシブデザインの完成度を確認することが重要です。

現場社員や営業担当者が日常的に利用する場合、モバイル環境での操作性が定着率に大きく影響します。

7. サポート体制（導入支援・トラブル対応）

導入初期の定着支援や、トラブル時の迅速な対応を受けられる日本語サポートの有無を確認すべきです。特に、ツールの運用設計に不安がある場合、導入を成功させるためのアドバイスを受けられるサポート体制が整っているかが重要です。

NotePMのような日本製のツールは、日本企業の業務フローに即したサポートを提供している場合が多く、導入後の安心感につながります。

8. 生成AI活用など先進機能の評価軸

最新のナレッジマネジメントツールには、AIによる文書の自動要約やタグ付け機能が搭載されているものがあります。これらの機能は、投稿者の負担を減らし、情報の再利用性を高めるために有効な評価軸となります。

また、RAG（Retrieval-Augmented Generation）技術を活用した高度な検索機能により、自然言語での問い合わせに対して適切な情報を提示できるツールも登場しています。将来的な拡張性を見据え、先進機能の有無を確認することも検討に値します。

ナレッジマネジメント・ナレッジ共有ツールおすすめ11選

ナレッジマネジメントツールには多くの種類があります。ここでは、おすすめのナレッジマネジメントツールを紹介します。

ツール名	特徴
NotePM	・マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能など機能が充実している・PDFやWord、Excelなど資料の種類を問わず全文検索できる・社内FAQや社内ポータルとしても活用できる
Confluence	・AIエディタで空欄を埋められる・JiraやTrelloと連携している・アクセス制限を柔軟に設定できる
GROWI	・オンプレミスでも利用できる・テーマからカスタマイズできる・オープンソースであり無料で使える
Zendesk Support	・メールや電話、チャットの問い合わせをチケットとして一元管理できる・回答の自動返信の機能がある・データ分析機能が充実している
Teachme Biz	・動画や画像を利用した業務手順書を簡単に作成できる・ひとつの動画を切り出して画像を作成できる・20の言語に自動翻訳できる（オプション機能）
flouu	・リアルタイムで同時に編集・共有できる・14日間、無料で利用できる・ITトレンド年間ランキング「ナレッジマネジメント」カテゴリー2年連続1位を獲得している
Kibera	・オリジナル辞書検索機能がある・柔軟なアクセス制限や非公開ルールを設けられる・高度なセキュリティ性能を有している
Qast	・利用しているユーザー数が6万人を超えている・どのナレッジがよく見られているか簡単に分析できる・ナレッジコンサルタントが運用まで支援してくれる（プランによる）
DocBase	・マークダウンとリッチテキストを同時に使える・差し込み機能を使ってワンクリックでほかのメモを参照できる・ひとつのメモを複数人で編集できる
アルファスコープ	・テキストマイニング技術でチャットボットの回答を最適化できる・視覚的に利用しやすく投稿や編集が容易になる・FAQ運用の支援が充実している
Notion	・オールインワンの情報共有ツール・マルチデバイスに対応している・多くの言語に対応している

ナレッジマネジメントツールを導入する際には、自社の課題を解決してくれそうなツールか比較検討していきましょう。

①Wiki型・ドキュメント型ナレッジマネジメントツール

1. NotePM（生成AI・RAG機能あり）

URL：https://notepm.jp/

NotePM（ノートピーエム）は、高い検索性を誇り、一元管理したナレッジを素早く、簡単に表示できるツールです。大手IT製品レビューサイトでも『使いやすさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。テンプレートでマニュアルを標準化できたり、マルチデバイスに対応していたり、ナレッジマネジメントに必須な機能が詰まっています。

NotePMの特徴

マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能など機能が充実している
PDFやWord、Excelなど資料の種類を問わず全文検索できる
社内FAQや社内ポータルとしても活用できる

料金プラン（月額）

2. GROWI

GROWIは、無料で使えるオープンソースのツールです。リアルタイムにプレビューをしながらマークダウンでドキュメントを執筆できます。HTMLコードによるカスタマイズも可能であり、無料でありつつも自作で高いデザイン性のページを作成できます。

GROWIの特徴

オンプレミスでも利用できる
テーマからカスタマイズできる
オープンソースであり無料で使える

料金プラン

・無料

URL: https://growi.org/ja/

3. Teachme Biz

Teachme Biz は、動画や画像を用いたページを簡単に作成でき、ナレッジを視覚的にわかりやすく表示できるツールです。動画や画像を利用するために必要な機能が充実しています。オプション機能であるものの、20の言語に自動翻訳できるのも嬉しい機能です。

Teachme Bizの特徴

動画や画像を利用した業務手順書を簡単に作成できる
ひとつの動画を切り出して画像を作成できる
20の言語に自動翻訳できる（オプション機能）

料金プラン

・スタータープラン：59,800円/月
・ベーシックプラン：119,800円/月
・エンタープライズプラン：319,800円/月
※別途、初期費用が必要

URL: https://biz.teachme.jp/

4. flouu

flouuは、ドキュメントの作成や共有が簡単にできるツールです。複数人が同時にドキュメントにアクセスして編集できたり、外部の人でもゲストとして共有できたりします。また、ドキュメントごとのチャット機能も備えており、資料を見ながらの打ち合わせもスムーズに進行できます。

flouuの特徴

リアルタイムで同時に編集・共有できる
14日間、無料で利用できる
ITトレンド年間ランキング「ナレッジマネジメント」カテゴリー2年連続1位を獲得している

料金プラン

・基本料金：660円/1ユーザーあたり月額
※オプションを追加すると追加費用がかかります

URL: https://flouu.work/

5. Kibera

Kibela は、オリジナルの辞書登録で簡単にほしい情報が見つかる、検索性の高いツールです。柔軟なアクセス制限、非公開ルールを設けられるため、情報を公開したい人を限定し情報を共有できます。

Kibelaの特徴

オリジナル辞書検索機能がある
柔軟なアクセス制限や非公開ルールを設けられる
高度なセキュリティ性能を有している

料金プラン

・コミュニティプラン：無料
・スタンダードプラン：550円/1ユーザーあたり月額
・エンタープライズプラン：1,650円/1ユーザーあたり月額

URL: https://kibe.la/ja

6. Qast

Qastは、ナレッジマネジメントに特化しており、ユーザータグ機能や投稿へのリアクション機能など、検索や投稿を促進する機能が豊富に備えられたツールです。ファイルプレビューや見出し設定など、ITリテラシーが高くない社員でも直感的に使いやすいデザインになっています。また、分析機能も充実しており、ナレッジマネジメントに必要な情報が集めやすいのも特徴です。

Qastの特徴

利用しているユーザー数が6万人を超えている
どのナレッジがよく見られているか簡単に分析できる
ナレッジコンサルタントが運用まで支援してくれる（プランによる）

料金プラン

・要問い合わせ
※初期費用の支払いもあり

URL: https://qast.jp/

7. DocBase

DocBaseは、社内で必要なメモの情報を一元管理し、利用価値のある財産として利用できるツールです。メモには大事なナレッジが記載してあったり、スケジュールを管理したりと重要なアイテムといえます。ナレッジを失わないためにも、メモの情報の管理をおこなえるのがDocBaseの魅力です。

DocBaseの特徴

マークダウンとリッチテキストを同時に使える
差し込み機能を使ってワンクリックでほかのメモを参照できる
ひとつのメモを複数人で編集できる

料金プラン

・無料トライアル：無料（30日間）
・スターター：990円/月額
・ベーシック：4,950円/月額
・レギュラー：9,900円/月額
・ビジネス：利用人数によって変動

URL: https://docbase.io/

②FAQ型・Q&A型ナレッジマネジメントツール

1. Zendesk Support

Zendesk Support は、問い合わせをチケットにして管理できるツールです。メールや電話、チャットなどの問い合わせを一元管理できるため、ヘルプデスク向けといえます。回答を自動返信にできたり、データ分析できたり必要な機能が充実しています。

Zendesk Supportの特徴

メールや電話、チャットの問い合わせをチケットとして一元管理できる
回答の自動返信の機能がある
データ分析機能が充実している

料金プラン

・Support Team：$19/1ユーザーあたりの月額
・Support Professional：$55/1ユーザーあたりの月額
・Support Enterprise：$115/1ユーザーあたりの月額

URL: https://www.zendesk.co.jp/support/

2. アルファスコープ

アルファスコープは、自己解決率の向上や対応品質の均一化を実現するFAQツールです。チャットボット機能があり、テキストマイニング技術で回答を最適化しています。視覚的に利用しやすいデザイン性のため、コールセンターだけでなく、社内FAQにも活用できます。

アルファスコープの特徴

テキストマイニング技術でチャットボットの回答を最適化できる
視覚的に利用しやすく投稿や編集が容易になる
FAQ運用の支援が充実している

料金プラン

・要問い合わせ

URL: https://www.a-scope.com/

③オールインワン型ナレッジマネジメントツール

1. Notion

Notion は、「オールインワンワークスペース」をコンセプトとした情報共有ツールです。タスク管理や社内Wiki、ドキュメント作成など多くの機能がひとつに統合されています。また、マルチデバイスに対応、複数人が同時に編集できるなど基本的な性能も完備しています。

Notionの特徴

オールインワンの情報共有ツール
マルチデバイスに対応している
多くの言語に対応している

料金プラン

・フリー：無料
・プラス：$10/1ユーザーあたり月額
・ビジネス：$18/1ユーザーあたり月額
・エンタープライズ：要問い合わせ
※プラス・ビジネスプランは年払いにすると費用が安くなります

URL: https://www.notion.so/product

2. Confluence

Confluence は、オーストラリアのAtlassianが運営する社内情報共有ツールです。Atlassianも提供している、プロジェクト管理ツール「Jira」やタスク管理ツール「Trello」とも連携しています。AIエディタ機能がついており、空欄になっている部分を簡単に埋められる、柔軟なアクセス制限ができるなどユーザーフレンドリーな機能が揃っています。

Confluenceの特徴

AIエディタで空欄を埋められる
JiraやTrelloと連携している
アクセス制限を柔軟に設定できる

料金プラン

・Free：無料
・Standard：$4.89/1ユーザーあたり月額
・Premium：$8.97/1ユーザーあたり月額
・Enterprise：要問い合わせ

URL: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

ナレッジマネジメント・共有ツールを導入するときの注意点

ナレッジマネジメントツールを導入するときの注意点は、以下のとおりです。

セキュリティ対策がしっかりしているか
段階的に取り入れられるものか
プロジェクトリーダーを配置したか
ナレッジマネジメントを評価する仕組みづくりができているか
ツールを活用してナレッジを集約できているか

ナレッジを活かすには、自社にあったツールを選ぶ以外にもおこなっておくべきことがあります。どのような注意点があるのか確認し、ナレッジマネジメントツールをトラブルなく運用していきましょう。

セキュリティ対策がしっかりしているか

ナレッジマネジメントツールを選ぶときには、セキュリティ対策がしっかりしているか確認しましょう。

ナレッジは、自社にとって大切な財産です。情報の中には、機密情報や企業独自のノウハウを含むケースもあり、外部に漏えいしてしまうと大きな損失を負ってしまうかもしれません。情報漏えいのようなリスクを避けるためにも、「セキュリティ対策がしっかりとしているツールか」どうか確認しておくことが大切です。

段階的に取り入れられるものか

ナレッジマネジメントツールをスムーズに運用するには、段階的に取り入れられるものか確認する必要があります。

どのような優良なツールでも、いきなり全社的に運用を開始してしまうと、社内の混乱を招く危険性があります。まずは、ナレッジマネジメントツールの導入に積極的な部門から運用していくといったように、段階的に導入していきましょう。ナレッジマネジメントツールにアクセスできる範囲を限定できる機能があれば、段階的な運用が簡単になります。

段階的に導入して成功したのを見届けてから、ツールを使用する範囲を広げるようにすると、失敗する可能性は低くなるでしょう。

プロジェクトリーダーを配置したか

ナレッジマネジメントツールを継続的に運用するには、プロジェクトリーダーを配置し運用状況を監視していかなければなりません。

運用を社員に任せてしまうと、登録される情報の質にバラツキが出てしまったり、不必要な情報が掲載されたりしてしまいます。登録されるナレッジの質を保つには、プロジェクトリーダーの監視が不可欠です。

また、登録されたナレッジが利用されているのか、分析して改善するのもツールの運用に欠かせません。監視や分析には時間や手間がかかり、一定の責任のもとで実行する必要があります。

プロジェクトリーダーは、ナレッジマネジメントツール運用に必要な業務を遂行する人物として必須と考えておきましょう。

＞関連記事：プロジェクト管理の代表的な手法と進め方

ナレッジマネジメントを評価する仕組みづくりができているか

優れたナレッジを共有することは、必ずしも社員にとってプラスになるとは限りません。

たとえば、成約につながりやすいアプローチ方法を独自に編み出したとします。しかし、インセンティブや人事評価が個人の売上に左右される場合は、「周りにも共有しよう！」という考えには至らないでしょう。

ナレッジの共有を促進するためには、共有した数や、情報の質を評価する仕組みが必要です。評価する仕組みを構築すれば社内でのナレッジマネジメントへのモチベーションを高められ、ナレッジマネジメントを成功に導けるでしょう。

ツールを活用してナレッジを集約できているか

ナレッジマネジメントのハードルを下げ、社員のモチベーションを高めるには、ナレッジマネジメントツールを活用するのがおすすめです。

ナレッジマネジメントツールには、さまざまな機能がついています。操作方法が直感的でわかりやすいUIだったり、編集しやすいエディタ機能だったりすれば、ツールを簡単に利用できます。使い勝手がいいほど、ナレッジの共有が促進されるでしょう。

ナレッジが集約できるかどうかは、ナレッジマネジメントツールの使いやすさが影響するため、使いやすさを確認してから導入していきましょう。

ナレッジマネジメント・共有ツールを導入する4つのメリット

ナレッジマネジメントツールを導入すると、以下のメリットが得られます。

属人化を解消し組織力を強化できる
業務生産性の向上を図れる
効率的な人材育成が可能になる
異動や退職時にもスムーズに業務の引き継ぎが可能になる

どのようなメリットを得られるのか確認し、自社の課題を解決していきましょう。

属人化を解消し組織力を強化できる

ナレッジマネジメントツールを導入すれば、属人化が防げて業務の効率化が図れます。

属人化とは、特定の人がいないと仕事が進まない状態です。

特定の社員がいないと仕事が回らない状態になってしまうと、業務が滞ってしまいます。ナレッジマネジメントツールを導入すれば、特定の担当者だけしか知らない仕事を言語化し、さらに効率よく進められるでしょう。

また、マニュアル化すれば、ほかの社員でも特定の従業員と同様の仕事を進めていけます。テレワークが浸透しつつある現在、社員がそれぞれの場所で仕事し、属人化しやすい状況だといえます。社員のナレッジを言語化し、マニュアルを作成したうえで、共有しておくことが業務の属人化を防ぐひとつの手段です。

＞関連記事：属人化を解消するには？業務標準化を成功に導くポイントや事例を紹介

業務生産性の向上を図れる

ナレッジマネジメントツールを活用すれば、ナレッジが共有されて業務の生産性をアップさせられます。

経験の長い社員の業務フローや顧客対応など、仕事全般に関するノウハウを可視化すれば、作業効率をアップできます。

これまで特定の人でしかこなせなかった仕事をデータ化し、ノウハウを共有すれば、誰にでもその仕事ができるようになり、作業もスムーズになるでしょう。また、社員は自分の仕事に不明点があっても、マニュアルを参照して業務に取り組めば、同じ質問を繰り返すことがなくなるため作業効率もアップします。

効率的な人材育成が可能になる

ナレッジマネジメントを導入すると、人材育成の効率化が図れます。

社員どうしで知識や経験が共有されないと「社員間のスキルの差が大きい」「社員の能力にバラツキがある」などの課題が生じるかもしれません。スキル差が大きい状態を放置すると、社員の指導にも影響してしまいます。新しく入った優秀な人材をうまく育てられず、結果的に人材育成が失敗に終わるといった問題が発生するでしょう。

ナレッジマネジメントツールを導入すれば、同じ仕事にかかわる社員全員が必要なノウハウを取得でき、社員のスキルアップにつながります。また、社員がいつでも必要なノウハウにアクセスできる環境を整えておけば、自己解決が図れるようになって能動的な成長を促せます。

効率的な人材育成をおこないたいなら「NotePM」の導入がおすすめです。NotePMならさまざまなエディタ機能を用いて見やすい教育マニュアルの作成ができます。

ナレッジを共有するために見やすい教育マニュアルを作成しておけば、教育に必要なコストの削減につながります。

異動や退職時にもスムーズに業務の引き継ぎが可能になる

ナレッジマネジメントツールを活用すれば、ナレッジが事前に共有されており、業務の引き継ぎがスムーズに進みます。

異動や退職のときには業務の引き継ぎだけでなく、業務に必要なナレッジの承継も発生します。

業務に必要なナレッジはそもそも言語化が難しく、特定の知識を引き継げないケースもあるでしょう。とくに高度な技術や知識を引き継ぐのは困難です。

しかし、ナレッジマネジメントツールを通じ、あらかじめ業務に必要なナレッジを共有しておけば、引き継ぐ必要がなくなります。引き継ぎの時間が短縮すれば、すぐコア業務に移れるため業務の効率化だけでなく、生産性の向上にもつながるでしょう。

ナレッジマネジメント・共有ツールの導入事例

ナレッジマネジメントツールを導入し、成果を挙げている企業は多くあります。ここでは、以下のような成果を挙げた2社を代表例として紹介します。

プロフェッショナルが培った知識やノウハウを残す
技術に関するナレッジを共有できる場所を確保

ツールの活用によってどのような効果が得られるのか確認し、自社の取り組みに活かしていきましょう。

プロフェッショナルが培った知識やノウハウを残す

FinTech企業グループの1つ「クラウドバンク」は、証券や金融に関する業務知識およびノウハウを、形式知として残すことを目的としてナレッジマネジメントツールを導入しました。

クラウドバンクでは、階層的にフォルダで整理できる「NotePM」を使い、法律関連の情報や行政手続き、方法論やノウハウなどを整理するのに使っています。その結果、時系列で業務を把握し、他部署のかかわりも把握しやすくなりました。

業務の把握、他部署とのかかわりが整理できたことで、業務の効率化を実現した事例です。

技術に関するナレッジを共有できる場所を確保

特殊ホースの開発・製造をおこなう「日本ハイドロシステム工業株式会社」は、技術開発にかかわる情報を蓄積するツールとして「NotePM」を導入しました。

かつてはドキュメントの保存もファイル階層が深くなり、気軽に活用できず、必要な情報をすぐに引き出せない悩みを抱えていました。しかし、検索性が高いツールであるNotePMを導入したことで、情報が見つけやすくなり、手間やストレスを減らすことにつながっています。

また、技術関連のナレッジを率先して投稿する文化の構築にも成功しました。検索性が高いと簡単に探している情報が見つかるため、ナレッジマネジメントツールを使うメリットが浸透したのが要因でしょう。

ナレッジマネジメント・共有ツールを活用し属人化の防止や業務効率化を実現しよう

ナレッジマネジメントツールは、企業のノウハウを集約し社員に共有するためのツールです。

ナレッジの集約や共有は、暗黙知の言語化や情報の更新など手間がかかります。しかし、ナレッジマネジメントツールを導入すれば、ナレッジの集約も共有も簡単に進みます。ナレッジを活用できる環境を整えれば、属人化の防止や業務の効率化につながるでしょう。

属人化の防止、業務の効率化を解決するなら「NotePM」がおすすめです。NotePMならバラバラな場所に保存されやすいデータを一元管理でき、検索時には管理した情報を全文検索して表示できます。ナレッジの集約から共有までストレスなく、実行できるナレッジマネジメントツールです。