ナレッジ共有ツールおすすめ15選を比較（無料あり）｜導入メリットや導入事例も紹介

 

近年「ナレッジ共有」という言葉が注目されています。ナレッジ共有がうまく実現すれば、組織力はますます高まり、業務効率が改善されるでしょう。結果的に企業の業績に好影響を及ぼします。

ナレッジ共有の文化を組織内に浸透させるためには、ツールの導入が有効です。ナレッジ共有ツールを活用し、従業員がナレッジを活発に発信できる環境を作りましょう。

この記事では、おすすめのナレッジ共有ツールを15選ピックアップしました。導入メリットや導入事例も紹介しますので、ナレッジ共有に欠かせないツールの導入を検討中の方は、ぜひ最後までお読みください。

＞関連記事：情報共有ツールおすすめ 33選（無料あり）と会社にもたらすメリット

 

欲しい情報がすぐに見つかる・検索性の強いナレッジ管理ツール「NotePM」

 

ナレッジ共有ツールとは？

ナレッジ共有ツールとは、業務を通じて得た知識や経験を社内に共有するためのツールのことです。専用のツールを用いることで、ナレッジ共有へのハードルが低くなるメリットがあります。

社内で分散したナレッジを一元管理できるのも、ナレッジ共有ツールの特徴です。部署の垣根を超えてナレッジが共有できます。検索機能を搭載したツールが多く、知りたい情報がすぐに見つかる環境づくりにも役立つでしょう。

＞関連記事：組織パフォーマンスを向上させる「ナレッジ共有」のメリットからツールの選び方を紹介

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ナレッジ共有ツールを活用するメリット

ナレッジ共有ツールを組織で活用するメリットは、主に以下の3つです。

• 属人化の防止・業務の質のアップ
• 業務の効率化
• 人材教育コストや業務の引き継ぎコストの低減

それぞれ詳しく見ていきましょう。

＞関連記事：ナレッジ共有を進めるための4つの方法とは？進めるステップからおすすめツール7選まで徹底解説

属人化の防止・業務の質のアップ

ナレッジ共有ツールを導入すると、社員のスキルや経験が言語化されます。属人化された業務がドキュメントに落とし込まれ、社内業務のクオリティ向上が期待できるのです。

ナレッジを感覚値で記憶しておくだけなく、言語化して他人に共有することで、再現性が生まれるメリットがあります。蓄積したナレッジは、将来ほかの従業員が業務に従事する際に役に立つのです。

＞関連記事：属人性とは？意味や属人化との違いと属人性の高い業務を標準化する方法を解説

業務の効率化

ナレッジ共有ツールを導入すると、ツールに社内情報が集約されます。ナレッジを一元管理することで、知りたい情報を見つけるまでの時間を大きく減らせるでしょう。

従業員が自らナレッジをキャッチアップでき、自分で自己解決できる機会が増えます。また、ナレッジの活用により、重複する業務時間を大幅に減らせる側面からも業務効率化につながるでしょう。

人材教育や業務の引き継ぎにかかるコスト低減

ナレッジ共有ツールを導入すると、教育・引き継ぎにかかるコストを抑えられるメリットがあります。

新入社員研修・キャリアアップ研修や、転勤・部門異動で発生する引き継ぎには、大きなコストがかかるものです。ナレッジ共有することで、従業員は自ら必要な情報を収集し、学習できるようになります。

蓄積したナレッジは、将来教育や引き継ぎが必要な際に役立ち、コスト低減につながるわけです。

＞関連記事：社内wikiはなぜ情報共有ツールとして便利なのか？4つのメリット
＞関連記事：組織パフォーマンスを向上させる「ナレッジ共有」のメリットからツールの選び方を紹介

ナレッジ共有ツールの選び方3つのポイント

ビジネスシーンでナレッジ共有が重要視されている背景から、豊富な種類のナレッジ共有ツールがリリースされています。自社にあったナレッジ共有ツールを選ぶには、以下3つのポイントを確認しましょう。

• 機能性
• 料金
• セキュリティ面

順番に詳しく解説します。

機能性

まずは「使いやすさ・操作性」などツールの機能性をチェックしましょう。書き手・読み手のどちらの視点からも使用しやすいツールであれば、ナレッジの活用が活発になるでしょう。

ユーザーが「使いにくい」と感じれば、ツールの活用は組織内で浸透しません。多くのツールでは無料トライアルを実施しています。トライアル期間中に従業員がツールを試してみれば、的確な感想を収集できるでしょう。

たとえば、NotePMは検索性に優れており、知りたい情報にアクセスしやすい機能が特徴です。30日間の無料トライアルも実施していますので、ぜひ操作方法をお試しください。

料金

予算に見合う「料金」であるかも重要です。ユーザー数や追加機能により料金が変動するサービスは多いです。ツール導入の際は、料金に見合った成果が生み出せるかも考慮する必要があります。

まずは自社の規模、導入後のビジョンなどを確認したうえで、最適なプランを見極めましょう。費用対効果が高くないと、ツールを導入した意味をなさなくなります。単純に「高いか、安いか」だけでなく、どのような効果を期待するかをもとに最適なプランを選択しましょう。

セキュリティ面

ナレッジ共有ツールには業務に関わるノウハウ、データなどが蓄積されます。これらはいずれも機密情報にあたり、外部に漏れると大きな打撃を受けかねません。

そのため、セキュリティ対策が徹底しているかどうかもチェックしておきましょう。

欲しい情報がすぐに見つかる・検索性の強いナレッジ管理ツール「NotePM」

【比較表あり】おすすめナレッジ共有ツール15選

ここでは、数あるなかからおすすめのナレッジ共有ツールを15選ピックアップして紹介します。

ツール名	特徴
NotePM	・ナレッジ共有、マニュアル作成に最適 ・PDFやExcelの中身も全文検索できる強力な検索機能 ・銀行、大学も導入している高度なセキュリティが魅力
esa	・WIP機能あり（書き途中で公開可能） ・複数ユーザーで同時編集可能 ・編集しながら確認可能なリアルタイムレビュー
Qiita:Team	・コメントやイイね！機能を搭載 ・エンジニア向けAPIが豊富 ・外部サービスとの連携も可能
Qast	・社内版知恵袋として利用できるQ&A機能 ・投稿内容の要約ができるAI機能 ・経験や特徴を登録できる検索性に優れたプロフィール機能
flouu	・ドキュメント・コメント・添付ファイル含む全文検索機能 ・組織外にも簡単に情報共有できるゲスト共有機能 ・ドキュメントの既読・未読管理機能
DocBace	・マークダウンとリッチテキストが同時に使えるハイブリッドエディタ機能 ・複数のチャットサービスと連携可能 ・ドキュメントの既読・未読管理機能
Confluence	・10ユーザーまで無料で利用可能 ・豊富な種類のコンテンツでナレッジ共有可能 ・テンプレートが豊富
Notion	・独自のAI機能が言語化・情報検索をサポート ・Webサイトとして公開可能 ・フリープランなら無料で利用可能
Dropbox Business	・マルチデバイス対応（スマホアプリ対応） ・動画や一眼レフ写真などの重いデータ管理も得意 ・古いバージョンの文書の復元ができる
Microsoft OneDrive for Business	・Office製品との連携がスムーズ ・Windowsとの相性が抜群で簡単に使える ・プランのグレードアップでセキュリティ強化可能
Google Drive	・コストパフォーマンスがよい（Gmail、カレンダーなども利用可能） ・Google社が提供するサービスで、検索性に優れている ・スタートアップから大企業まで、組織規模に応じた料金プラン
ASTRUX SaaS	・文書の持出制限機能 ・申請・承認ワークフローに対応 ・オンプレミス版あり
Documal SaaS	・文書のライフサイクルを自動化 ・ワークフロー機能 ・柔軟に設定できるアクセス制限
Talknote	・アクションリズム解析機能 ・オーバーワーク検知機能 ・グループ・メッセージ機能
Microsoft Viva Engage	・Office製品とシームレスな連携 ・多言語対応。世界中で豊富な導入実績 ・iOS、Android、Windows、Mac対応

それぞれの特徴を見ていきましょう。

社内wikiツール8選

社内wikiとは、Wikipediaの社内版として使用できるツールのことです。Wikipediaのように全社員がさまざまな情報やナレッジを共有・蓄積でき、検索・閲覧することで、知りたい情報を簡単に素早く確認できる優れたツールです。

以下では、社内wikiツールのおすすめ8選を詳しく紹介します。

＞関連記事：社内wikiの導入から活用までの完全マニュアル　成長企業が実践する情報共有術！
＞関連記事：【2024年版】社内wikiツール おすすめ15選（有料・無料）

NotePM（無料体験あり）

NotePM（ノートピーエム） は、ナレッジやノウハウを一元管理できるナレッジマネジメントツールです。マニュアル作成やナレッジ共有など、社内Wikiとしての機能も備えています。

大手IT製品レビューサイトでは、とくに「使いやすさ・導入しやすさ」の点で高く評価されているツールです。ナレッジ共有ツールとしての機能はもちろん、社内マニュアル、日報・議事録など、ストック型の情報管理にも最適です。

NotePMの特徴

• ナレッジ共有、マニュアル作成に最適
• PDFやExcelの中身も全文検索できる強力な検索機能
• 社内FAQ・質問箱、社内ポータルとしても活用可能
• 銀行、大学も導入している高度なセキュリティが魅力

URL: https://notepm.jp/

 

esa（無料体験あり）

esa（エサ）は「情報を育てる」という視点で作られた情報共有サービスです。スピーディーな情報共有を目的としており、書き途中のナレッジでも公開できます。

未完成でも情報共有することで、他ユーザーからアドバイスやアイデアをもらえるメリットがあります。アウトプットのハードルを下げる機能が魅力のナレッジ共有ツールです。

esaの特徴

• WIP機能あり（書き途中で公開可能）
• 複数ユーザーで同時編集可能
• 記事の外部公開とスライドショー
• 編集しながら確認可能なリアルタイムレビュー

URL: https://esa.io/

Qiita:Team（無料体験あり）

Qiita:Team（キータチーム） は、簡単に読みやすい記事が書ける社内向け情報共有ツールです。国内最大級エンジニアコミュニティ「Qiita」が運営するサービスであり、エンジニアやシステム開発会社から支持されています。

シンプルな画面で操作しやすく、書きやすさと見やすさを両立したエディタ画面が特徴です。エンジニアはもちろん、誰でも簡単に操作できるナレッジ共有に最適なツールといえます。

Qiita:Teamの特徴

• 「Qiita」のビジネス版
• コメントやイイね！機能を搭載
• エンジニア向けAPIが豊富
• 外部サービスとの連携も可能

URL: https://teams.qiita.com/

Qast（無料体験あり）

Qastは、組織に埋もれた知恵や経験を集約するナレッジマネジメントツールです。Q&A機能搭載で、ユーザーの困りごとを引き出します。社内の有識者が回答しナレッジが蓄積する仕組みが魅力です。

「誰に聞けばいいかわからない」という課題が払拭され、疑問点解消やナレッジ共有が活発になる仕組みが構築できるツールです。

Qastの特徴

• 社内版知恵袋として利用できるQ&A機能
• 投稿内容の要約ができるAI機能
• 経験や特徴を登録できる検索性に優れたプロフィール機能
• 「詳しい⼈」が⾒つかるKnowWho検索

URL: https://qast.jp/

flouu（無料体験あり）

flouuは、社内に散在した情報をクラウド上で一括管理できる情報共有ツールです。ナレッジ共有の効率性を上げる機能が複数搭載されています。

ドキュメントはリアルタイムで同時編集でき、コメントも可能です。ドキュメントに加えて、コメントや添付ファイルの中身まで横断的に検索できます。知りたい情報をすぐにキャッチアップできる仕組みづくりに最適なツールです。

flouuの特徴

• リアルタイムで同時編集可能
• ドキュメント・コメント・添付ファイル含む全文検索機能
• 組織外にも簡単に情報共有できるゲスト共有機能
• ドキュメントの既読・未読管理機能

URL: https://lp.flouu.work/

DocBase（無料体験あり）

DocBaseは、誰でも簡単にドキュメント作成・編集・共有できるナレッジ管理ツールです。マークダウンとリッチテキストのどちらにも対応しています。

同時に使えるハイブリッドエディタが特徴で、ドキュメント作成スキルにかかわらず誰でも簡単にナレッジ共有できるため、操作性に優れたナレッジ共有ツールといえます。

DocBaseの特徴

• マークダウンとリッチテキストが同時に使えるハイブリッドエディタ機能
• 複数のチャットサービスと連携可能
• リアルタイムで同時編集可能
• ドキュメントの既読・未読管理機能

URL: https://docbase.io/

Confluence（10ユーザーまで無料）

Confluenceは、コンテンツ共有に優れたナレッジ共有ツールです。ドキュメント以外にもホワイトボードやデータベース、ビデオなど、豊富な種類のコンテンツを共有できます。10ユーザーまで無料で使え、機能に応じてプランの設定が可能です。社内でのツール導入目的にあわせて、機能と予算を考慮できる点がメリットといえます。

Confluenceの特徴

• 10ユーザーまで無料で利用可能
• 豊富な種類のコンテンツでナレッジ共有可能
• テンプレートが豊富
• 複数チームのナレッジを一括管理

URL: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

Notion（無料版あり）

Notionは、情報を一元管理できる多機能メモアプリです。組織内のドキュメントやスケジュール、タスクをツール上でまとめて管理できます。「Notion AI」と呼ばれる独自のAI機能を搭載しており、ドキュメント作成や質問への回答などサポートが充実しています。「文章が書けない」という悩みをAIがサポートし、アイデアや意見が言語化できるツールです。

Notionの特徴

• ドキュメント・タスク・スケジュールなどテンプレートが豊富
• 独自のAI機能が言語化・情報検索をサポート
• Webサイトとして公開可能
• フリープランなら無料で利用可能

URL：https://www.notion.so/ja-jp/product

＞関連記事：社内wikiツールのNotePM・Notion・Confluenceを比較！機能や独自性をわかりやすく解説

オンラインストレージツール3選

オンラインストレージとは、インターネット上でデータの保管や共有が可能なストレージのことです。組織内で作成されたファイルを一括管理でき、部署や拠点の垣根を超えて利用できます。ナレッジ共有以外での目的で使用されるケースも多く、活用方法はさまざまです。これまで使用してきたツール操作で使いやすい場合もあります。

以下では、おすすめのオンラインストレージツールを3つ紹介します。

＞関連記事：【2024年版】オンラインストレージおすすめ13選を徹底比較（無料あり）各サービスの特徴を紹介

Dropbox Business（無料版あり）

Dropbox（ドロップボックス）は、世界45万チーム以上で導入されており、世界的なシェアを誇るオンラインストレージサービスです。複数人で同時に編集可能で、情報共有もスムーズにできます。

ストレージサービスのため容量が大きく、動画や写真などの重いデータの格納にも向いています。個人から大規模企業まで、幅広いニーズに対応可能な料金プランが特徴です。

Dropboxの特徴

• マルチデバイス対応（スマホアプリ対応）
• 動画や一眼レフ写真などの重いデータ管理も得意
• 古いバージョンの文書の復元ができる

URL: https://www.dropbox.com/business

Microsoft OneDrive for Business（無料体験あり）

OneDrive（ワンドライブ） は、マイクロソフト社が提供するオンラインストレージサービスです。Word、Excel、PowerPointなど、Office製品との連携がスムーズな点がメリットといえます。

Office製品を普段から使用している方であれば、いつも通りの作業で操作に困ることなく使用できるでしょう。大容量で低価格な料金プランも魅力です。

OneDriveの特徴

• Office製品との連携がスムーズ
• Windowsとの相性が抜群で簡単に使える
• プランのグレードアップでセキュリティ強化可能

URL: https://onedrive.live.com/about/ja-jp/business/

Google Drive（無料版あり）

Google Drive（グーグルドライブ）は、Google社が提供する企業向けグループウェア「Google Worlspace」に含まれるオンラインストレージサービスです。ストレージサービスに加えて「Gmail」「Googleカレンダー」「Googleドキュメント」なども利用できます。コストパフォーマンスがよいのが特徴です。

Google Driveの特徴

• コストパフォーマンスがよい（Gmail、カレンダーなども利用可能）
• Google社が提供するサービスで、検索性に優れている
• スタートアップから大企業まで、組織規模に応じた料金プラン

URL：https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/drive/

＞関連記事：ファイル共有サービスのNotePM・Microsoft One Drive・Google Driveを比較！機能や独自性をわかりやすく解説

文書管理システムツール2選

文書管理システムとは、電子文書を保管・保存、活用、廃棄までを一括管理できるシステムのことです。ツールを活用すれば、文書の保管・保存と情報・ナレッジの有効活用を実現できます。

システムにより操作性が変わるため、導入の際は無料トライアルを活用して実際に使ってみると使用感がイメージできるでしょう。

ここでは、おすすめの文書管理システムツールを2つ紹介します。

＞関連記事：いまさら聞けない！文書管理の基本事項と押さえておくべきポイント

ASTRUX SaaS（有料）

ASTRUX SaaSは、クラウド上で手軽にドキュメントを管理できる文書管理システムツールです。一般文書から契約書やマニュアルまで、あらゆる種類のドキュメント作成ができます。

社内で規則やルールを構築すれば、ナレッジの共有も可能です。多様な文書の作成・管理を一括で行いたい場合に向いているツールといえます。

ASTRUX SaaSの特徴

• 文書の持出制限機能
• 申請・承認ワークフローに対応
• オンプレミス版あり

URL: https://www.astrux.jp/about/saas.html

Documal SaaS（無料体験あり）

Documal SaaS（ドキュマル サース）は、富士通が提供するクラウド文書管理ソリューションです。文書の作成・承認から廃棄までのライフサイクルを自動化する機能が特徴といえます。

有効期限の設定により、自動で文書の廃棄や削除も可能です。製品リリースから30年にわたる導入実績があり、ユーザーニーズを取り入れたシステムの構築を実現しています。

Documal SaaSの特徴

• 文書のライフサイクルを自動化
• ワークフロー機能
• 柔軟に設定できるアクセス制限

URL: https://www.fujitsu.com/jp/group/fsit/services/pkg/documal-saas/

社内SNS2選

社内SNSとは、従業員間が利用するビジネス用のSNSのことです。各種SNSのように気軽に投稿・共有可能なため、アウトプットのハードルが低くなるメリットがあります。

ユーザー間のコミュニケーションが活発になりやすく、昨今のオンライン化で課題となりやすいコミュニケーション不足の解消にも役立つツールです。

ここでは、おすすめの社内SNSを2つ紹介します。

＞関連記事：【2024年版】社内SNSツールおすすめ12選（有料・無料）

Talknote（無料体験あり）

Talknote（トークノート） は、コミュニケーションを活性化させ、従業員エンゲージメント向上を促進する社内SNSです。ツール内で発生したやりとりをデータ化し、チームのコンディションを可視化する機能があります。ナレッジや情報共有に加えて、メンバーの変化まで把握できるため、マネジメント管理に役立つツールといえるでしょう。

Talknoteの特徴

• アクションリズム解析機能
• オーバーワーク検知機能
• グループ・メッセージ機能

URL: https://talknote.com/

Microsoft Viva Engage（無料体験あり）

Microsoft Viva Engageは、Microsoft社が運営する社内SNSです。Microsoft 365とOffice 365の大企業向けプランを契約していれば、コミュニティと会話機能を追加料金なしで使用できます。Office製品との連携がスムーズで、ナレッジ・情報の共有が簡単です。

Microsoft Viva Engageの特徴

• Office製品とシームレスな連携
• 多言語対応。世界中で豊富な導入実績
• iOS、Android、Windows、Mac対応

URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-viva/engage#Overview

社内でナレッジ共有に成功した事例を紹介

ここでは、ナレッジ共有ツールを導入して社内でのナレッジ共有が円滑になった事例を紹介します。株式会社ラクスは、IT技術を活用したクラウドサービスを提供する企業です。事業拡大に伴い、採用に力を入れるフェーズに入り、社員への教育が重要なタイミングでナレッジ共有ツールの導入を検討したそうです。

実際にNotePMを導入し、手順書やマニュアルなどのナレッジを集約したことで、ナレッジマネジメントが可能になりました。検索性に優れたツールの強みを活かし、知りたい情報を探す時間や手間が減った実感もあり、引き継ぎコストに関しては50％削減できたそうです。

ナレッジ共有の文化が定着し、事業の課題解決が実現できた事例です。

＞関連記事：ナレッジ共有の事例を業界別に7つ紹介！失敗パターンや成功するコツも解説

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自社に最適なナレッジ共有ツールを導入しよう

ナレッジ共有は組織内の連携を活性化し、全体的なパフォーマンス向上を後押しします。ナレッジ共有ツールを導入し、社内に蓄積されているナレッジを有効活用してみてはいかがでしょうか。

「NotePM」はナレッジやノウハウを一元管理できる「ナレッジマネジメントツール」です。ナレッジ共有に加えてマニュアル作成や社内Q&Aなど、社内での情報共有がクラウド上で素早く簡単になります。

NotePMでは、30日間無料でお試しできる期間を設けています。ナレッジ共有ツールの導入を検討中の方は使用のイメージを掴むためにも、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。