ナレッジ共有ツールおすすめ14選を比較｜選び方・料金・無料ツールも解説

ナレッジ共有ツール（ノウハウ共有ツール）とは、社員の知識・経験・業務手順などを蓄積・検索・共有し、組織全体で活用するためのツールです。退職・異動によるノウハウの喪失、新人教育の属人化、必要な情報がチャットやファイルに埋もれて見つからないといった課題の解消に役立ちます。

ナレッジ共有ツールには、社内wikiやFAQツール、社内SNS、エンタープライズサーチなどさまざまな種類があり、得意とする用途が異なります。本記事では、おすすめのナレッジ共有ツールを種類別に比較するとともに、選び方や導入するメリットについてわかりやすく解説します。

▼社内wiki型のナレッジマネジメント・ナレッジ共有ツールを確認する
▼FAQ型のナレッジマネジメント・ナレッジ共有ツールを確認する
▼社内SNS型のナレッジマネジメント・ナレッジ共有ツールを確認する
▼エンタープライズサーチ型のナレッジマネジメント・ナレッジ共有ツールを確認する

ナレッジマネジメントとは？

ナレッジマネジメントとは、社員一人ひとりが持つ知識や経験、ノウハウなどを組織内に蓄積・共有し、業務や意思決定に活用する取り組みです。

個人が持つ知識を組織の資産として活用することで、業務の属人化を防ぎ、生産性の向上や人材育成、スムーズな引き継ぎにつなげます。

ナレッジマネジメントを効率的に行うために活用されるのが、ナレッジマネジメントツールです。本記事では、社員の知識や業務情報の「蓄積・共有・検索・活用」を支援するツールを、ナレッジマネジメントツール・ナレッジ共有ツールとして扱います。

ナレッジマネジメントツール・ナレッジ共有ツールの種類

ナレッジマネジメントツール・ナレッジ共有ツールにはさまざまな種類があり、得意とする情報や活用シーンが異なります。

代表的な種類は、以下の4つです。

種類	主な役割	適している情報・用途
社内wiki	ナレッジを蓄積・整理する	・業務マニュアル ・手順書 ・ノウハウ ・議事録
FAQツール	質問と回答を蓄積する	・社内FAQ ・問い合わせ対応 ・よくある質問
社内SNS	情報をリアルタイムに共有する	・業務連絡 ・アイデア共有 ・社員同士のコミュニケーション
エンタープライズサーチ	社内に散在する情報を横断検索する	・ファイル ・社内wiki ・クラウドストレージ ・各種SaaSの情報

なお、複数の機能を備え、複数の種類に当てはまるツールもあります。本記事では各ツールの主な用途や強みにもとづいて分類しているため、自社が「ナレッジを蓄積したい」「問い合わせを減らしたい」「情報共有を活性化したい」「散在する情報を見つけやすくしたい」のどれを重視するかを基準に比較すると、適したツールを選びやすくなります。

社内wiki

社内wikiは、業務マニュアルやノウハウ、議事録などの情報を蓄積・共有するツールです。社員がページを作成・更新できるため、社内に散在する知識を一元化し、属人化の防止に役立ちます。

マニュアルや業務ノウハウなど、繰り返し参照する情報を体系的に管理したい企業に適しています。

▼社内wiki型のナレッジマネジメント・ナレッジ共有ツールを確認する

FAQツール

FAQツールは、よくある質問と回答をQ&A形式で蓄積・共有するツールです。社員が必要な回答を自分で検索できるようになるため、問い合わせ件数の削減や自己解決の促進につながります。

人事・総務・情報システム部門などに、同じような問い合わせが繰り返し寄せられる企業に適しています。

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社内SNS

社内SNSは、社員同士が投稿やチャットなどを通じて、情報やナレッジを共有するツールです。リアルタイムで情報を発信しやすく、部署を越えたコミュニケーションや情報共有の活性化に役立ちます。

日々の気づきやアイデア、進捗などをスピーディーに共有したい場合に適しています。

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エンタープライズサーチ

エンタープライズサーチは、社内の複数のシステムやデータソースに分散した情報を横断的に検索するためのツールです。社内wikiやファイル、各種システムなどをまとめて検索し、必要な情報を見つけやすくします。

「情報はあるが、どこに保存されているかわからない」といった課題を抱える企業に適しています。

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ナレッジマネジメントツール選定で重視すべき8つの基準

ツール選定を成功させるためには、自社の課題と優先順位を明確にし、複数の評価軸で比較検討することが重要です。この章では、検索性、操作性、連携性、セキュリティ、コストパフォーマンス、モバイル対応、サポート体制の8つの基準を順に解説します。

1. 検索性の高さ（全文検索・ファイル内検索・タグ検索）

ナレッジマネジメントツールにおいて、検索機能は情報到達速度を左右する最重要要素です。本文だけでなく、WordやPDFなどの添付ファイル内まで検索できるツールを選ぶことで、情報検索の時間を大幅に短縮できます。

また、タグ検索やカテゴリ分類による絞り込み機能があると、膨大な情報の中から目的のページを素早く見つけられます。NotePMのように、ファイル内全文検索に対応したツールは、日常的な業務効率の向上に直結します。

2. ITに不慣れな人でも使いやすい操作性

ITに詳しくない従業員でも迷わず使えるUIの設計は、ツールの定着率を左右します。操作が複雑なツールは、導入後に形骸化しやすく、結果として投資対効果が得られません。

エディタの使いやすさやページ構成の視認性を、実際にトライアル環境で確認することが推奨されます。マニュアルを読まなくても直感的に操作できるツールを選ぶことで、現場への浸透がスムーズに進みます。NotePMなどは、ITツールが苦手な人でも使えるシンプルな操作性で評価されています。

3. 外部連携・拡張性

NotePMは、Slack・Chatwork・Microsoft Microsoft Teamsへの更新通知（webhook）に対応し、投稿の見落としを防げます。

加えて、Zapierや開発者向けAPIによる連携、Googleドライブのファイル取り込みにも対応しており、既存の業務ツールと組み合わせて情報のハブとして拡張できます。

4. セキュリティ・権限管理（情報漏洩対策）

機密情報を扱うナレッジマネジメントツールでは、セキュリティ要件の確認が不可欠です。アクセス権限の細かな設定やデータ暗号化、二段階認証などの機能が備わっているかをチェックする必要があります。

クラウドサービスを選定する際には、IPAが公開している手引きなどを参考に、アクセスログの管理機能や、バックアップ体制が整っているかを確認することが推奨されます。

5. 無料トライアルの有無

無料トライアルが用意されているかだけでなく、実際の運用に近い状態で機能を試せるかを確認しましょう。トライアル期間が短すぎると、初期設定だけで終わり、検索性や使いやすさまで十分に検証できない場合があります。

確認したいのは、トライアル期間、利用できるユーザー数、機能制限の有無、ストレージ容量などです。特に、全文検索やファイル内検索、権限設定、ページ作成、外部ツール連携など、自社で重視する機能を本番導入前に試せるかが重要です。

また、管理者だけでなく実際に利用するメンバーにも触ってもらい、「情報を投稿しやすいか」「必要な情報をすぐ探せるか」「迷わず操作できるか」を確認すると、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。

トライアル終了後に、そのまま本契約へデータを引き継げるかも確認しておくと、導入をスムーズに進められます。

6. モバイル対応（スマホ・タブレットでの利用）

外出先や現場での情報アクセスが必要な業務では、スマートフォンやタブレットからストレスなく閲覧・検索できるモバイル対応が必須要件となります。専用アプリの有無や、レスポンシブデザインの完成度を確認することが重要です。

現場社員や営業担当者が日常的に利用する場合、モバイル環境での操作性が定着率に大きく影響します。

7. サポート体制（導入支援・トラブル対応）

導入初期の定着支援や、トラブル時の迅速な対応を受けられる日本語サポートの有無を確認すべきです。特に、ツールの運用設計に不安がある場合、導入を成功させるためのアドバイスを受けられるサポート体制が整っているかが重要です。

NotePMのような日本製のツールは、日本企業の業務フローに即したサポートを提供している場合が多く、導入後の安心感につながります。

8. 生成AI活用など先進機能の評価軸

最新のナレッジマネジメントツールには、AIによる文書の自動要約やタグ付け機能が搭載されているものがあります。これらの機能は、投稿者の負担を減らし、情報の再利用性を高めるために有効な評価軸となります。

また、RAG（Retrieval-Augmented Generation）技術を活用した高度な検索機能により、自然言語での問い合わせに対して適切な情報を提示できるツールも登場しています。将来的な拡張性を見据え、先進機能の有無を確認することも検討に値します。

たとえばNotePMには、生成AIによるナレッジの作成・要約・翻訳に加え、社内に蓄積した情報を横断して回答するAI検索（チャットボット）機能があります。キーワードが曖昧でも自然言語で必要な情報にたどり着けるため、“探す時間”の削減に直結します。社内のAI活用を見据えるなら、AI機能の有無も評価軸に加えましょう。

【社内wiki】ナレッジマネジメント・ナレッジ共有ツールおすすめ8選

社内wiki型のナレッジマネジメント・ナレッジ共有ツールのおすすめ8選は、以下のとおりです。

※料金・無料プラン・トライアルは2026年9月20日時点の公開情報をもとに記載しています。最低月額料金には無料プランも含みます。料金は契約条件・人数・税区分・オプションなどで変動します。最新の条件は各社公式サイトでご確認ください。

NotePM

URL：https://notepm.jp/

NotePM（ノートピーエム）は、社内マニュアルや議事録、業務ノウハウなどの情報を、誰でもわかりやすく作成・整理できる国産クラウド型のナレッジマネジメントツールです。必要な情報をすぐに見つけられる環境を整えやすく、社内の情報共有を円滑に進めるうえで役立ちます。

登録企業は12,000社以上、継続率は99%以上です。さらに、各種アワードの受賞歴もあり、幅広い業種で導入されています。こうした実績からも、高い信頼性を備えたサービスだと考えられます。

操作画面はシンプルで、ITツールに不慣れな方でも扱いやすい設計です。見出しや表、画像の編集もWeb上のエディタでワンクリックで行えるため、マニュアル作成の負担を抑えやすくなります。マニュアル作成後の更新や運用も続けやすく、情報を継続的に整備しやすい点も特長です。

また、PC・スマホ・タブレットに対応したマルチデバイス設計のため、オフィスだけでなく、現場や外出先でも作成・閲覧できます。拠点や部署をまたぐ情報共有にも適しており、場所を問わず必要な情報にアクセスできる体制を構築しやすくなります。

料金面でも導入しやすく、無料トライアルで事前に使用感の確認が可能です。初期費用とサポート費用は0円で、月額5,400円（税抜）〜から利用できます。小規模に始めたい企業でも取り入れやすく、無理なく継続しやすいコスト設計といえます。

AI機能では、NotePM AIにより文章の作成・要約・翻訳が可能なほか、AI検索（チャットボット）機能が社内ナレッジを横断して回答し、「どこに書いてあるか分からない」を解消します。外部連携では、Slack・Chatwork・Microsoft Teamsへの更新通知（webhook）、Zapier連携、開発者向けAPI、Googleドライブ取り込みに対応し、既存ツールと組み合わせて運用できます。

セキュリティ面では、アクセスログ（監査ログ）による追跡性に加え、2段階認証、アカウントロック、固定IPによるアクセス制限にも対応。社内の重要な情報を扱う際にも、安心して管理しやすい環境が整っています。

NotePMの特徴

• Web上で直感的に使いやすいエディタを備え、ワンクリックで見出しや表などを設置できる
• PC・スマホ・タブレットのマルチデバイスに対応している
• 初期費用・サポート費用が0円で、スモールスタートできる
• 生成AIによる作成・要約・翻訳とAIチャットで、社内情報を横断検索できる（NotePM AI）
• Slack・Chatwork・Microsoft Teams・Zapier・APIなど外部連携が豊富

料金プラン（月額）

GROWI

GROWIは、無料で使えるオープンソースのツールです。リアルタイムにプレビューをしながらマークダウンでドキュメントを執筆できます。HTMLコードによるカスタマイズも可能であり、無料でありつつも自作で高いデザイン性のページを作成できます。

GROWIの特徴

• オンプレミスでも利用できる
• テーマからカスタマイズできる
• オープンソースであり無料で使える

料金プラン

・無料

URL: https://growi.org/ja/

Notion

Notion は、「オールインワンワークスペース」をコンセプトとした情報共有ツールです。タスク管理や社内Wiki、ドキュメント作成など多くの機能がひとつに統合されています。また、マルチデバイスに対応、複数人が同時に編集できるなど基本的な性能も完備しています。

Notionの特徴

• オールインワンの情報共有ツール
• マルチデバイスに対応している
• 多くの言語に対応している

料金プラン

・フリー：無料 ・プラス：$10/1ユーザーあたり月額 ・ビジネス：$18/1ユーザーあたり月額 ・エンタープライズ：要問い合わせ ※プラス・ビジネスプランは年払いにすると費用が安くなります

URL: https://www.notion.so/product

Confluence

Confluence は、オーストラリアのAtlassianが運営する社内情報共有ツールです。Atlassianも提供している、プロジェクト管理ツール「Jira」やタスク管理ツール「Trello」とも連携しています。AIエディタ機能がついており、空欄になっている部分を簡単に埋められる、柔軟なアクセス制限ができるなどユーザーフレンドリーな機能が揃っています。

Confluenceの特徴

• AIエディタで空欄を埋められる
• JiraやTrelloと連携している
• アクセス制限を柔軟に設定できる

料金プラン

・Free：無料 ・Standard：$4.89/1ユーザーあたり月額 ・Premium：$8.97/1ユーザーあたり月額 ・Enterprise：要問い合わせ

URL: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

Teachme Biz

Teachme Biz は、動画や画像を用いたページを簡単に作成でき、ナレッジを視覚的にわかりやすく表示できるツールです。動画や画像を利用するために必要な機能が充実しています。オプション機能であるものの、20の言語に自動翻訳できるのも嬉しい機能です。

Teachme Bizの特徴

• 動画や画像を利用した業務手順書を簡単に作成できる
• ひとつの動画を切り出して画像を作成できる
• 20の言語に自動翻訳できる（オプション機能）

料金プラン

・エントリープラン：89,800円/月 ・ビジネスプラン：お問い合わせ ・エンタープライズプラン：お問い合わせ ※税抜き ※別途、初期費用が必要

URL: https://biz.teachme.jp/

flouu

flouuは、ドキュメントの作成や共有が簡単にできるツールです。複数人が同時にドキュメントにアクセスして編集できたり、外部の人でもゲストとして共有できたりします。また、ドキュメントごとのチャット機能も備えており、資料を見ながらの打ち合わせもスムーズに進行できます。

flouuの特徴

• リアルタイムで同時に編集・共有できる
• 14日間、無料で利用できる
• ITトレンド年間ランキング「ナレッジマネジメント」カテゴリー2年連続1位を獲得している

料金プラン

・基本料金：660円/1ユーザーあたり月額 ※オプションを追加すると追加費用がかかります

URL: https://flouu.work/

Kibela

Kibela は、オリジナルの辞書登録で簡単にほしい情報が見つかる、検索性の高いツールです。柔軟なアクセス制限、非公開ルールを設けられるため、情報を公開したい人を限定し情報を共有できます。

Kibelaの特徴

• オリジナル辞書検索機能がある
• 柔軟なアクセス制限や非公開ルールを設けられる
• 高度なセキュリティ性能を有している

料金プラン

・コミュニティプラン：無料 ・ライトプラン：500円/1ユーザーあたり月額 ・スタンダードプラン：800円/1ユーザーあたり月額 ・エンタープライズプラン：1,500円/1ユーザーあたり月額 ※税抜き

URL: https://kibe.la/ja

DocBase

DocBaseは、社内で必要なメモの情報を一元管理し、利用価値のある財産として利用できるツールです。メモには大事なナレッジが記載してあったり、スケジュールを管理したりと重要なアイテムといえます。ナレッジを失わないためにも、メモの情報の管理をおこなえるのがDocBaseの魅力です。

DocBaseの特徴

• マークダウンとリッチテキストを同時に使える
• 差し込み機能を使ってワンクリックでほかのメモを参照できる
• ひとつのメモを複数人で編集できる

料金プラン

・無料トライアル：無料（30日間） ・パーソナル：550円/月 ・スターター：1,320円/月額 ・ベーシック：4,950円/月額 ・レギュラー：11,000円/月額 ・ビジネス：利用人数によって変動

URL: https://docbase.io/

【社内FAQ】ナレッジマネジメント・ナレッジ共有ツールおすすめ2選

社内FAQ型のナレッジマネジメント・ナレッジ共有ツールのおすすめ2選は、以下のとおりです。

※料金・無料プラン・トライアルは2026年9月20日時点の公開情報をもとに記載しています。最低月額料金には無料プランも含みます。料金は契約条件・人数・税区分・オプションなどで変動します。最新の条件は各社公式サイトでご確認ください。

Qast

Qastは、社員が持つ知識や経験を蓄積・活用するためのナレッジマネジメントツールです。Q&A形式で質問と回答を共有できるほか、既存ファイルや会議内容などもナレッジ化できます。AIによる回答やナレッジ活用状況の分析にも対応しています。

Qastの特徴

• Q&A形式で質問と回答を社内ナレッジとして蓄積できる
• AIを活用して社内ナレッジから回答を得られる
• ダッシュボードでナレッジの活用状況を可視化できる

料金プラン

・プロフェッショナル：要問い合わせ ・プロフェッショナル Plus：要問い合わせ ・プロフェッショナル Plus & ミーティング to ナレッジ：要問い合わせ ・初期導入費用：要問い合わせ ※料金は利用人数などによって変動します。

URL: https://qast.jp/

Helpfeel

Helpfeelは、AIと独自の検索技術を活用して、ユーザーが必要な回答を見つけやすくするFAQシステムです。顧客向けFAQだけでなく、社内問い合わせの自己解決促進にも利用できます。

Helpfeelの特徴

• 独自の「意図予測検索」で曖昧な検索にも対応できる
• 生成AI・RAGを活用した回答にも対応している
• FAQの構築から検索改善まで専任チームの支援を受けられる

料金プラン

・〜200記事プラン：要問い合わせ ・〜400記事プラン：380,000円/月〜 ・〜600記事プラン：520,000円/月〜 ・初期費用：要問い合わせ

※税抜き ※利用内容やFAQの記事数によって料金が変動します。

URL:https://www.helpfeel.com/

【社内SNS】ナレッジマネジメント・ナレッジ共有ツールおすすめ2選

社内SNS型のナレッジマネジメント・ナレッジ共有ツールのおすすめ2選は、以下のとおりです。

※料金・無料プラン・トライアルは2026年9月20日時点の公開情報をもとに記載しています。最低月額料金には無料プランも含みます。料金は契約条件・人数・税区分・オプションなどで変動します。最新の条件は各社公式サイトでご確認ください。

Talknote

Talknoteは、社員同士のコミュニケーションや情報共有を促進する社内SNSです。「ノート」を使ってテーマごとに情報を整理・蓄積できるほか、タスク管理や組織状態の分析にも対応しています。

Talknoteの特徴

• テーマやメンバーごとに「ノート」を作成して情報共有できる
• 担当者や期限を設定してタスクを管理できる
• コミュニケーションデータから組織の状態を可視化できる

料金プラン

・年間契約：1,180円/ユーザー/月 ・年間契約・アルバイトライセンス：580円/ユーザー/月 ・月契約：1,380円/ユーザー/月 ・年間契約・アルバイトライセンス：680円/ユーザー/月 ・エンタープライズ：要問い合わせ

※税抜き

URL:https://talknote.com/

TUNAG

TUNAGは、社内SNSや社内ポータル、チャット、掲示板、マニュアルなどを一つにまとめられるクラウドサービスです。情報共有だけでなく、社員同士のコミュニケーションやエンゲージメント向上にも活用できます。

TUNAGの特徴

• タイムライン・掲示板・チャットで情報を共有できる
• コメントやスタンプ、サンクスメッセージで社内交流を促進できる
• マニュアル・ワークフロー・タスクなど業務機能も一元化できる

料金プラン

・初期費用：要問い合わせ ・月額費用：要問い合わせ

※利用人数や利用機能によって料金が変動します。

URL:https://biz.tunag.jp/

【エンタープライズサーチ】ナレッジマネジメント・ナレッジ共有ツールおすすめ2選

エンタープライズサーチ型のナレッジマネジメント・ナレッジ共有ツールのおすすめ2選は、以下のとおりです。

※料金・無料プラン・トライアルは2026年9月20日時点の公開情報をもとに記載しています。最低月額料金には無料プランも含みます。料金は契約条件・人数・税区分・オプションなどで変動します。最新の条件は各社公式サイトでご確認ください。

QuickSolution

QuickSolutionは、住友電工情報システムが提供するエンタープライズサーチです。ファイルサーバーや社内システム、クラウドサービスなどに分散した情報を横断検索できます。生成AI連携（RAG）やAIエージェントとのMCP連携にも対応しています。

QuickSolutionの特徴

• オンプレミスからクラウドまで社内情報を横断検索できる
• セマンティック検索や画像OCR検索に対応している
• 生成AI連携（RAG）やAIエージェント連携（MCP）に対応している

料金プラン

・ライセンス価格：250万円（税抜）〜 ・サブスクリプション型：要問い合わせ ・生成AI連携（RAG）などのオプション：要問い合わせ

※料金は利用ユーザー数ではなく、検索対象となるデータ量などによって決まります。

URL:https://www.sei-info.co.jp/quicksolution/

Glean

Gleanは、社内のさまざまなアプリやデータを横断検索できるAI搭載のエンタープライズサーチです。Google WorkspaceやMicrosoft 365、Slack、Salesforceなど複数のサービスに分散した情報をまとめて検索できます。

Gleanの特徴

• 社内の複数のアプリやデータソースを横断検索できる
• AIが質問の意味やユーザーの業務コンテキストを理解して回答する
• 既存システムのアクセス権限を維持したまま検索できる

料金プラン

・利用料金：要問い合わせ ・デモ：あり

URL:https://www.glean.com/jp

ナレッジマネジメント・共有ツールを導入するときの注意点

ナレッジマネジメントツールを導入するときの注意点は、以下のとおりです。

• セキュリティ対策がしっかりしているか
• 段階的に取り入れられるものか
• プロジェクトリーダーを配置したか
• ナレッジマネジメントを評価する仕組みづくりができているか
• ツールを活用してナレッジを集約できているか

ナレッジを活かすには、自社にあったツールを選ぶ以外にもおこなっておくべきことがあります。どのような注意点があるのか確認し、ナレッジマネジメントツールをトラブルなく運用していきましょう。

セキュリティ対策がしっかりしているか

ナレッジマネジメントツールを選ぶときには、セキュリティ対策がしっかりしているか確認しましょう。

ナレッジは、自社にとって大切な財産です。情報の中には、機密情報や企業独自のノウハウを含むケースもあり、外部に漏えいしてしまうと大きな損失を負ってしまうかもしれません。情報漏えいのようなリスクを避けるためにも、「セキュリティ対策がしっかりとしているツールか」どうか確認しておくことが大切です。

段階的に取り入れられるものか

ナレッジマネジメントツールをスムーズに運用するには、段階的に取り入れられるものか確認する必要があります。

どのような優良なツールでも、いきなり全社的に運用を開始してしまうと、社内の混乱を招く危険性があります。まずは、ナレッジマネジメントツールの導入に積極的な部門から運用していくといったように、段階的に導入していきましょう。ナレッジマネジメントツールにアクセスできる範囲を限定できる機能があれば、段階的な運用が簡単になります。

段階的に導入して成功したのを見届けてから、ツールを使用する範囲を広げるようにすると、失敗する可能性は低くなるでしょう。

プロジェクトリーダーを配置したか

ナレッジマネジメントツールを継続的に運用するには、プロジェクトリーダーを配置し運用状況を監視していかなければなりません。

運用を社員に任せてしまうと、登録される情報の質にバラツキが出てしまったり、不必要な情報が掲載されたりしてしまいます。登録されるナレッジの質を保つには、プロジェクトリーダーの監視が不可欠です。

また、登録されたナレッジが利用されているのか、分析して改善するのもツールの運用に欠かせません。監視や分析には時間や手間がかかり、一定の責任のもとで実行する必要があります。

プロジェクトリーダーは、ナレッジマネジメントツール運用に必要な業務を遂行する人物として必須と考えておきましょう。

＞関連記事：プロジェクト管理の代表的な手法と進め方

ナレッジマネジメントを評価する仕組みづくりができているか

優れたナレッジを共有することは、必ずしも社員にとってプラスになるとは限りません。

たとえば、成約につながりやすいアプローチ方法を独自に編み出したとします。しかし、インセンティブや人事評価が個人の売上に左右される場合は、「周りにも共有しよう！」という考えには至らないでしょう。

ナレッジの共有を促進するためには、共有した数や、情報の質を評価する仕組みが必要です。評価する仕組みを構築すれば社内でのナレッジマネジメントへのモチベーションを高められ、ナレッジマネジメントを成功に導けるでしょう。

ツールを活用してナレッジを集約できているか

ナレッジマネジメントのハードルを下げ、社員のモチベーションを高めるには、ナレッジマネジメントツールを活用するのがおすすめです。

ナレッジマネジメントツールには、さまざまな機能がついています。操作方法が直感的でわかりやすいUIだったり、編集しやすいエディタ機能だったりすれば、ツールを簡単に利用できます。使い勝手がいいほど、ナレッジの共有が促進されるでしょう。

ナレッジが集約できるかどうかは、ナレッジマネジメントツールの使いやすさが影響するため、使いやすさを確認してから導入していきましょう。

ナレッジマネジメント・共有ツールを導入する4つのメリット

ナレッジマネジメントツールを導入すると、以下のメリットが得られます。

• 属人化を解消し組織力を強化できる
• 業務生産性の向上を図れる
• 効率的な人材育成が可能になる
• 異動や退職時にもスムーズに業務の引き継ぎが可能になる

どのようなメリットを得られるのか確認し、自社の課題を解決していきましょう。

属人化を解消し組織力を強化できる

ナレッジマネジメントツールを導入すれば、属人化が防げて業務の効率化が図れます。

属人化とは、特定の人がいないと仕事が進まない状態です。

特定の社員がいないと仕事が回らない状態になってしまうと、業務が滞ってしまいます。ナレッジマネジメントツールを導入すれば、特定の担当者だけしか知らない仕事を言語化し、さらに効率よく進められるでしょう。

また、マニュアル化すれば、ほかの社員でも特定の従業員と同様の仕事を進めていけます。テレワークが浸透しつつある現在、社員がそれぞれの場所で仕事し、属人化しやすい状況だといえます。社員のナレッジを言語化し、マニュアルを作成したうえで、共有しておくことが業務の属人化を防ぐひとつの手段です。

＞関連記事：属人化を解消するには？業務標準化を成功に導くポイントや事例を紹介

業務生産性の向上を図れる

ナレッジマネジメントツールを活用すれば、ナレッジが共有されて業務の生産性をアップさせられます。

経験の長い社員の業務フローや顧客対応など、仕事全般に関するノウハウを可視化すれば、作業効率をアップできます。

これまで特定の人でしかこなせなかった仕事をデータ化し、ノウハウを共有すれば、誰にでもその仕事ができるようになり、作業もスムーズになるでしょう。また、社員は自分の仕事に不明点があっても、マニュアルを参照して業務に取り組めば、同じ質問を繰り返すことがなくなるため作業効率もアップします。

効率的な人材育成が可能になる

ナレッジマネジメントを導入すると、人材育成の効率化が図れます。

社員どうしで知識や経験が共有されないと「社員間のスキルの差が大きい」「社員の能力にバラツキがある」などの課題が生じるかもしれません。スキル差が大きい状態を放置すると、社員の指導にも影響してしまいます。新しく入った優秀な人材をうまく育てられず、結果的に人材育成が失敗に終わるといった問題が発生するでしょう。

ナレッジマネジメントツールを導入すれば、同じ仕事にかかわる社員全員が必要なノウハウを取得でき、社員のスキルアップにつながります。また、社員がいつでも必要なノウハウにアクセスできる環境を整えておけば、自己解決が図れるようになって能動的な成長を促せます。

効率的な人材育成をおこないたいなら「NotePM」の導入がおすすめです。NotePMならさまざまなエディタ機能を用いて見やすい教育マニュアルの作成ができます。

ナレッジを共有するために見やすい教育マニュアルを作成しておけば、教育に必要なコストの削減につながります。

異動や退職時にもスムーズに業務の引き継ぎが可能になる

ナレッジマネジメントツールを活用すれば、ナレッジが事前に共有されており、業務の引き継ぎがスムーズに進みます。

異動や退職のときには業務の引き継ぎだけでなく、業務に必要なナレッジの承継も発生します。

業務に必要なナレッジはそもそも言語化が難しく、特定の知識を引き継げないケースもあるでしょう。とくに高度な技術や知識を引き継ぐのは困難です。

しかし、ナレッジマネジメントツールを通じ、あらかじめ業務に必要なナレッジを共有しておけば、引き継ぐ必要がなくなります。引き継ぎの時間が短縮すれば、すぐコア業務に移れるため業務の効率化だけでなく、生産性の向上にもつながるでしょう。

 

ナレッジマネジメント・共有ツールの導入事例

ナレッジマネジメントツールを導入し、成果を挙げている企業は多くあります。ここでは、以下のような成果を挙げた会社を代表例として紹介します。

• 技術に関するナレッジを共有できる場所を確保

ツールの活用によってどのような効果が得られるのか確認し、自社の取り組みに活かしていきましょう。

技術に関するナレッジを共有できる場所を確保

特殊ホースの開発・製造をおこなう「日本ハイドロシステム工業株式会社」は、技術開発にかかわる情報を蓄積するツールとして「NotePM」を導入しました。

かつてはドキュメントの保存もファイル階層が深くなり、気軽に活用できず、必要な情報をすぐに引き出せない悩みを抱えていました。しかし、検索性が高いツールであるNotePMを導入したことで、情報が見つけやすくなり、手間やストレスを減らすことにつながっています。

また、技術関連のナレッジを率先して投稿する文化の構築にも成功しました。検索性が高いと簡単に探している情報が見つかるため、ナレッジマネジメントツールを使うメリットが浸透したのが要因でしょう。

＞関連記事：【導入事例】高度な精密部品開発を支える技術情報のナレッジ共有 – 株式会社JHI（旧：日本ハイドロシステム工業株式会社）

よくある質問

ナレッジマネジメントツールの選び方で重要なポイントは何ですか？

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際に重要になる主なポイントは、以下のとおりです。

• • 検索性の高さ

• • 使いやすさ

• • 他ツールの連携性

• • セキュリティ

• • コストパフォーマンス

• • モバイル対応の有無 など

社内のナレッジにすぐアクセスできるような検索性の高さや、ITツールに不慣れな人でも使いやすい操作性が重要となります。

NotePMであれば、以下のような特徴があります。

• • WordやExcel、PDFファイル内まで全文検索できる

• • Web上のエディタで誰も利用しやすいデザインになっている

• • Slack・Chatwork・Microsoft Teamsなどと連携できる

• • アクセスログ（監査ログ）・2段階認証・不正ログイン対策のアカウントロックなどの機能がある

• • 初期費用・サポート費用0円、月額5,400円（税抜）〜でスモールスタートできる

• • PC・スマホ・タブレットに対応している

ナレッジマネジメントツールをまずは小さく試したいのですが、何から始めるのが良いですか？

最初から全社展開を目指すのではなく、効果を確認しやすい範囲から始めるのがおすすめです。具体的には、以下のように効果が見えやすい範囲から始めるのがよいでしょう。

• • 問い合わせが多い手順（流れ）

• • 新人オンボーディング

• • 申請フロー

まずはテンプレートを作成し、閲覧と更新の運用が無理なく回るかを確認することが重要です。小さく始めることで、現場への定着状況や運用上の課題も把握しやすくなります。

NotePMでは30日間の無料トライアルをご用意しています。「簡単マニュアル作成機能」や「AI文章要約・校正・翻訳」など、すべての機能を使えるので、お気軽にご相談ください。

ナレッジマネジメントツールを導入する際、セキュリティ観点で最低限チェックすべき項目は？

監査や内部統制を見据える場合は、ナレッジマネジメントツールのセキュリティ機能を事前に確認することが重要です。最低限チェックしたい項目としては、以下のとおりです。

• • アクセスログ／監査ログ

• • 2段階認証

• • アカウントロック

• • IP制限の有無

これらの機能が備わっているかを確認することで、運用時のリスクを抑えやすくなります。特に、利用状況の把握や不正アクセス対策を重視する場合は、欠かせない確認ポイントです。

NotePMでは、これらの機能に加え、SSO / SAML認証にも対応しています。また、柔軟なアクセスコントロールで、情報にアクセスできるユーザーを細かく設定し、セキュアに情報共有することも可能です。

ナレッジマネジメント・共有ツールを活用し属人化の防止や業務効率化を実現しよう

ナレッジマネジメントツールは、企業のノウハウを集約し社員に共有するためのツールです。

ナレッジの集約や共有は、暗黙知の言語化や情報の更新など手間がかかります。しかし、ナレッジマネジメントツールを導入すれば、ナレッジの集約も共有も簡単に進みます。ナレッジを活用できる環境を整えれば、属人化の防止や業務の効率化につながるでしょう。

属人化の防止、業務の効率化を解決するなら「NotePM」がおすすめです。NotePMならバラバラな場所に保存されやすいデータを一元管理でき、検索時には管理した情報を全文検索して表示できます。ナレッジの集約から共有までストレスなく、実行できるナレッジマネジメントツールです。