社内wikiとは?導入メリットや失敗例、適切なツールの選び方を解説

2024年06月03日(月) 社内wiki

NotePM

WEB上で簡単に検索に強い社内wikiを作れるツール「NotePM」→無料で使ってみる【1分で登録完了】

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

「社内wikiって何?」「導入するメリットはあるの?」と考えている人も多いのではないでしょうか。

社内wikiは、社内版Wikipediaのようなもので、導入することで業務効率化や生産性向上をもたらしてくれます。しかし、導入を成功させるには、メリット・デメリットや適切なツールの選び方を理解しておくことが重要です。

本記事では、社内wikiのメリット・デメリットや各ツールの特徴を解説します。社内wikiを成功させるポイントも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

検索性の高い社内wikiを簡単に作れるツール「NotePM」

 

社内wikiとは

社内wikiとは、業務ノウハウやナレッジの蓄積・共有することを目的とし、従業員自身が書き込める社内版Wikipediaのようなものです。

Wikipediaは、インターネットにアクセスできる人が誰でも編集できますが、社内wikiは社内の従業員しか投稿・閲覧できません。

業務ノウハウやナレッジを社内wikiに蓄積することで、業務に必要な情報を誰でも簡単に調べられるようになります。

また、社内wikiは、別名「ドキュメント共有サービス」「ナレッジ共有ツール」「チームコラボレーション」などとも呼ばれます。

社内wiki以外の情報共有ツールとの違いや特徴

NotePM

社内wiki以外にも、次のような情報共有ツールがあります。

  • ビジネスチャット / 社内SNS
  • オンラインストレージ
  • プロジェクト管理システム
  • グループウェア
  • その他の情報共有ツール

各情報共有ツールと社内wikiの違いを理解し、自社にあったツールを導入していきましょう。

ビジネスチャット / 社内SNS

「ビジネスチャット」は、ビジネス専用のチャットサービスです。

LINEなどの個人チャットと同様、使いやすさと素早いコミュニケーションが得意なツールです。最近では「音声通話」「ビデオ通話」が使えるサービスも多くあります。

ビジネスチャットの導入メリット

  • 社内コミュニケーションを活性化できる
  • メールよりもスピーディーに会話できる
  • 他ツールと連携して業務を効率化できる

従来のツール

メール

主な機能

グループチャット、音声通話、ビデオ通話、他システム連携

情報の種類

会話、質問、相談、システム通知などの『フロー情報』

関連記事:【2024年版】ビジネスチャットおすすめ12選を徹底比較!(有料・無料)

また、ビジネスチャットに近いツールとして「社内SNS」があります。社内SNSは従業員間が利用するビジネス用のSNSのことで、「チャット機能」や「イイね!機能」など、社内コミュニケーションを活性化、離職率を低減させる機能が用意されています。

関連記事:社内SNSとはなにか?導入目的やメリット、成功事例をあわせて解説

オンラインストレージ

「オンラインストレージ」は、クラウド上でデータの保管や共有などを行えるストレージサービスです。

オンラインストレージの導入メリット

  • どこからでもアクセスできる
  • ファイル一元管理・共同編集できる
  • データの消失や破損に対する自動バックアップがある

従来のツール
社内ファイルサーバー

主な機能
ファイル共有、バージョン管理、自動バックアップ、大容量ファイル転送

情報の種類
ファイル全般

関連記事:【2024年版】オンラインストレージおすすめ13選を徹底比較(無料あり)メリットとサービス選定ポイントを紹介

プロジェクト管理システム

「プロジェクト管理システム」は、オンライン上で「いつ、誰が、何を、いつまでに」といったプロジェクトに関するタスクを管理し、プロジェクト進行を円滑にするツールです。

システム開発以外でも、製品管理やマーケティングなど、さまざまなプロジェクト現場で活用されています。

プロジェクト管理システムの導入メリット

  • タスク管理により役割分担を明確化できる
  • プロジェクト進捗状況の見える化ができる
  • プロジェクトメンバー間でのスムーズな情報共有ができる

従来のツール

エクセル、メール

主な機能

タスク管理、ガントチャート、カンバン、バージョン管理

情報の種類

プロジェクトに関する情報、ToDoタスク、バグ管理

関連記事:【2024年版】プロジェクト管理システム・ツール おすすめ10選!脱エクセルでスムーズな工程・進捗管理

グループウェア

「グループウェア」はオールインワンの情報共有ツールです。ビジネスチャット・社内wikiが「専門店」だとすると、グループウェアは「百貨店」のようなイメージです。

専門ツールほどきめ細かい機能はありませんが、「メッセージ」「掲示板」「ToDoリスト」「ファイル管理」など、これまで紹介した情報共有ツールの代替機能が、オールインワンパッケージで一通り揃っています。

グループウェアの導入メリット

  • 情報共有、コミュニケーション機能がワンパッケージで揃っている

従来のツール

エクセル、メール、社内ファイルサーバー

主な機能

メッセージ、掲示板、ファイル管理、カレンダー、ToDoリスト

関連記事:【2024年版】グループウェアおすすめ10選(有料・無料) 各サービスの特徴を徹底比較

その他の情報共有ツール

Web会議システム

Web会議は、インターネットを通して行う会議のことです。テレビ会議との違いは、ネットが繋がればどこでも動作し、安価である点です。近年のテレワーク需要により、爆発的に利用ユーザーが増えています。

関連記事:【2024年版】Web会議システム おすすめ12選を徹底比較!テレワークで大活躍

オンラインメモ

オンラインメモは、クラウド上でメモデータを管理し、PCやスマホなど複数のデバイスで同じ内容を確認・編集・同期できるサービスです。

関連記事:【2024年版】オンラインメモおすすめ13選!(有料・無料)

議事録作成ツール

議事録作成ツールは、名前の通り議事録作成に特化したツールで、会議中にWebブラウザ上で議事録を書き、簡単に共有できるツールです。AI技術を活用した自動文字起こし機能を提供するサービスもあります。

関連記事:【2024年版】議事録作成ツール・サービスおすすめ12選(無料あり)

日報アプリ

日報アプリは日報管理に特化したサービスです。社内SNSに近く、コミュニケーションを活性化させる機能が多く用意されています。

関連記事:【2024年版】日報アプリ・ツールで情報共有!おすすめ10選を徹底比較

検索性の高い社内wikiを簡単に作れるツール「NotePM」

社内wiki導入のメリット

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社内wikiを導入するメリットは、次の通りです。

  • 情報の検索が容易になる
  • 属人化を防止できる
  • 教育や業務引き継ぎのコストが低減できる
  • ストック型の情報を楽に管理できる
  • 必要な情報の埋もれを避けられる

社内wikiを導入するメリットは多く、企業の課題を解決できる可能性も秘めています。

社内wikiのメリットを確認し、自社の業務を効率化させていきましょう。

情報の検索が容易になる

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メール・チャット・ファイルサーバーなどに散在している「再利用性の高いストック情報」を、社内wikiで一元管理することで、「あの情報どこにある?」が解消します。

情報を探す時間の短縮、ストレスから解放されます。

時間の短縮と検索するストレスから解放されれば、従業員の業務効率が向上し、ほかの業務へ時間を割くことが可能です。

社内wikiの検索性が高ければ高いほど、効果も向上していきます。

属人化を防止できる

ナレッジ情報をファイルサーバーにWord文書などで管理している場合、「ファイルが重い」「せっかく書いたのに誰も見てくれない」「検索が弱く見つからない」などにより、ナレッジ共有がスムーズに浸透しません。

社内wikiは、「Web上でドキュメントを簡単に書ける」「情報を整理できる」「検索が強い」など、ナレッジ共有を運用しやすいのが特徴です。

社内マニュアル・業務ノウハウなどをドキュメントに残すことで、「あの人しか知らない」という属人化の防止になります。

ナレッジ共有について詳しく知りたい人は、以下の記事もあわせてご覧ください。

関連記事:ナレッジ共有とは?進める方法や成功させるポイント、役立つツールを紹介

教育や業務引き継ぎのコストが低減できる

社内wikiを活用すれば、従業員教育や業務の引き継ぎにかかる時間が短くなります。

従業員を教育する場合、教育係が教育の時間を確保する必要があり、その間業務ができなくなります。

社内wikiを利用すれば、教育を受ける必要はなく自己解決でき、教育係の負担を軽減可能です。

また、業務の引き継ぎをする際にはナレッジも承継しますが、言葉では説明しにくく正確に伝わりません。

しかし、社内wikiにナレッジを蓄積させておけば、承継する時間も短くなりミスも起こらなくなります。

ストック型の情報を楽に管理できる

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社内wikiは、ストック型の情報を楽に管理できるツールです。

ストック型の情報とは、長期間にわたって変更されない情報です。ストック型の情報に変更が加わる可能性は低いため、社内wikiとして蓄積すれば更新せずに容易に共有できます。

更新する必要性が低く、ある程度放置できる情報は社内wikiにあっている情報といえます。

必要な情報の埋もれを避けられる

社内wikiは、必要な情報の埋もれを回避できるツールです。

ナレッジが紙ベースで保管されている場合、どこに情報があるのかファイルを探さなければなりません。

過去に蓄積されたナレッジであれば、ファイル自体を探すのが困難になってしまいます。

しかし、電子データとして社内wikiに情報を蓄積しておけば、簡単に検索できてすぐに知りたい内容の確認が可能です。

社内wiki導入の失敗例

社内wiki導入の失敗例は、次の通りです。

  • 浸透せず利用されない
  • ツールの機能が悪い
  • 管理者がいない

社内wikiの導入に失敗した企業には、一定の傾向があります。どのようなケースで失敗しているのか確認し、対策を講じていきましょう。

社内wiki導入に失敗した原因とその対策について詳しく知りたい人は、以下の記事もあわせてご覧ください。

関連記事:失敗しない社内wikiとは 失敗の原因とその対策

浸透せず利用されない

社内wikiを導入しても、浸透していないなければ利用されません。浸透されずに社内wikiが使われない理由は、主に次の3つです。

  • 周知していない
  • 使いにくい/li>
  • 文化・評価制度がない

そもそも、社内wikiの導入が周知されていなければ利用者は増えません。従業員に対して導入したことを業務連絡で何度も通知し、周知を図る必要があります。

数回通知しても周知するところまでいかないケースも多いため、通知内容を工夫して何度も実施しましょう。

また、周知が徹底されたとしても、使いにくい社内wikiツールでは利用されません。簡単に投稿、検索できるツールを導入する必要があります。

そして、利用する文化の醸成や評価制度の創設も必須です。従業員が社内wikiを使用するメリットを理解することで、徐々に利用が浸透していきます。

ツールの機能が悪い

投稿や公開の手続きが煩雑、デザイン性が悪いなど、社内wikiの機能が低いと導入に失敗してしまいます。

社内wikiの機能の中でも、とくに検索性が低いツールはすぐに利用されなくなる傾向です。

自分の知りたい情報がすぐに検索できないと、情報を知っている人に聞くほうが早いと考えるためです。
社内wikiを導入する際には、次のような機能性の低いツールは避けなければなりません。

  • 公開手続きが煩雑
  • マークダウン形式されない
  • 画像編集ができない
  • 重い

これらの問題点を解決したツールをお探しなら「NotePM」をご利用ください。NotePMは高度な検索機能を有しており、簡単な投稿や編集が可能です。

管理者がいない

社内wikiの管理者を設置しないと、利用者が減って導入に失敗します。

社内wikiに集める情報は、有用かつ最新でなければなりません。しかし、管理者がいないと不要な情報が乱立してしまい、情報の更新頻度も落ちてしまいます。

不要な情報は検索性の低下を招き、更新不足はトラブル発生の元になってしまいます。

社内wikiを有効的に活用するのであれば、管理者を設置して投稿や編集をルール化することが大切です。

管理者が社内wikiの運用を監視すれば、情報が徐々にブラッシュアップされていきます。

検索性の高い社内wikiを簡単に作れるツール「NotePM」

社内wikiの導入を成功させるポイント

社内wikiの導入を成功させるポイントは、次の通りです。

  • 運用責任者を設置する
  • 作成と投稿のルールを作る
  • フォーマットを準備する
  • 見てもらえるようデザインを工夫する

社内wikiの導入を成功させるポイントは多いため、どのようなポイントを押さえておけばいいのか、あらかじめ理解しておきましょう。

運用責任者を設置する

社内wikiの運用責任者を設置すれば、ナレッジ共有が進みます。

社内wikiが利用されるかどうかは、蓄積されたナレッジの正確性に影響されます。ナレッジの正確性を保つには、情報を管理して運用を浸透させる人が必要です。

運用責任者であるナレッジマネージャーが投稿や更新のルールを定め、ルール通りに運用されているか監視します。

また、ナレッジマネジメントの重要性を理解している従業員は少ないため、ナレッジの活用が従業員に与えるメリットを発信する役目も担わなければなりません。

情報の管理と、社内wikiを使用する文化の浸透が運用のコツです。

作成と投稿のルールを作る

社内wikiの運用を成功させるには、作成と投稿のルール作りが大切です。

従業員からするとナレッジ共有は自分の業務ではなく、やらされ仕事と感じてしまうケースもあります。

しかし、作成と投稿のルールが明確になっていれば、自分の業務の一部だと認識し始めます。

また、作成と投稿のルールがあることで、社内wikiの精度を向上させることが可能です。<

精度が向上することで使い勝手よくなり、社内wiki利用者も増加していきます。

フォーマットを準備する

社内wikiの投稿ルールを作るときには、フォーマットを準備しておきましょう。

社内wikiが浸透しない理由の1つとして、投稿のしにくさが挙げられます。投稿のしにくさを改善するには、使いやすいフォーマットを準備することが大切です。

また、フォーマットが用意されていれば、情報の内容が一定化します。適切なフォーマットを準備すれば、投稿されやすくなって情報の質も向上していくでしょう。

社内wikiのフォーマットを確認したい人は、以下の記事もあわせてご覧ください。

関連記事:社内wikiで使えるビジネステンプレート

見てもらえるようデザインを工夫する

投稿された社内wikiの閲覧数を上げるためにも、デザインを工夫しましょう。

社内wikiの投稿が浸透しても、見にくいデザインでは利用者が減ってしまいます。

ナレッジ共有に成功しても、蓄積された情報が活用されなければ意味がありません。

社内wikiツールを導入する際には、デザイン性が高いかどうか確認することが大切です。

また、使いやすいかどうかも確認しておきましょう。従業員が全員利用できるような、UIを備えたツールの導入を検討するのがコツです。

社内wikiツールの選び方

社内wikiツールには多くの種類があるため、どのポイントを比較し選ぶ必要があるのか理解しておくことが大切です。

  • 検索しやすい
  • セキュリティ性が高い
  • ランニングコストが低い
  • 編集履歴がわかる
  • 編集・投稿しやすい

比較するポイントを押さえて、自社にあった社内wikiツールを選んでいきましょう。

検索しやすい

社内wikiツールを選ぶときには、検索しやすい商品を選びます。

ナレッジ共有が進んでいたとしても、検索性能が低いと探している情報にたどり着けません。

検索しても希望の資料が見つからないと、従業員は社内wikiを活用しなくなってしまいます。

また、検索性を向上させるには、検索されているKWや表示結果などを確認しメンテナンスする必要があります。

検索性が高い社内wikiツールを選択するのはもちろんのこと、運用中にブラッシュアップしていくことが欠かせません。

セキュリティ性が高い

社内wikiツールは、セキュリティ性が高いものを選びます。

社内wikiに蓄積されるナレッジは、企業にとって重要な情報です。情報が社外に漏れてしまうと、企業にとって大きなダメージを与えます。

また、近年は情報の流出自体を問題視する傾向にあり、重要な情報が流失しなくても消費者の信頼を失ってしまいます。

社内wikiツールを選択するときには、セキュリティ性が高いかどうか確認することを心がけてください。

ランニングコストが低い

社内wikiを比較する際には、初期費用だけでなくランニングコストも確認します。

社内wikiツールにかかる費用は、導入の初期費用と運用に必要なランニングコストの2つです。

初期費用だけ比較してしまうと、ランニングコストの高さが負担になってしまうかもしれません。

また、費用が高くないとしても、運用時の分析や改善を行うのに工数がかかると人件費がかさみます。

間接的な費用も社内wikiに必要なコストと考え、ランニングコストがどの程度になるのか確認しましょう。

編集履歴がわかる

社内wikiツールを選ぶときには、編集履歴がわかるものにします。

ミスがあったとしても、編集履歴が残っていれば簡単に元の状態に戻せますし、編集した人に修正依頼をしやすくなります。

編集履歴の有無は社内wikiの質に直結するため、ツール選択時には履歴機能を確認しましょう。

編集・投稿しやすい

社内wikiツール選定の際には、編集しやすいものを選びます。

編集しにくいと、従業員の使用意欲を低下させてしまいます。

社内wikiに蓄積する情報は多く更新も必要となり、編集に多くの時間が必要です。

しかし、編集している間は本業を進められなくなり、従業員にとっては大きな負担になってしまいます。

従業員の負担を減らすためにも、編集しやすい社内wikiを採用しましょう。

検索性の高い社内wikiを簡単に作れるツール「NotePM」

社内wikiの導入するときには失敗事例と成功のポイントを理解しておこう

社内wikiツールを導入すれば、業務に必要なナレッジが簡単に検索でき、従業員の業務効率化が図れます。

導入する際には、失敗事例と成功のポイントを押さえておきましょう。とくに自社にあった社内wikiツールがどれか、比較検討し慎重に選ぶことが重要です。

社内wikiツールの導入を検討されているのであれば「NotePM」がおすすめです。Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられます。

さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

ぜひ社内wikiを導入し、スムーズに共有・運用したいとお考えなら「NotePM」の活用をご検討ください。

おすすめのナレッジ管理ツール「NotePM」

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

  • マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
  • 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

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