社内版ウィキペディア「社内wiki」とは? ほかの情報共有ツールとの違い、使い分け方を徹底解説

2020年05月12日(火) 社内wiki

近年さまざまな情報共有ツールが登場しています。管理する情報の種類によってそれぞれ得意な分野があり、複数の情報共有ツールを併用する企業も多いです。

この記事では、情報共有ツールのジャンル別の特徴と、ナレッジ共有に適した「社内wiki」について紹介します。

「情報共有ツール」それぞれの特徴

近年、情報共有ツールは細分化され、より専門性が高くなっています。まずは情報共有ツールのジャンル、特徴について解説します。

情報共有ツール

 

社内wiki

「社内wiki」は、ウィキペディア(Wikipedia)の社内版です。
ウィキペディアは、インターネットにアクセスできる人の集合知でつくられた百科事典ですが、社内wikiは社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツールです。

別名「ドキュメント共有サービス」「ナレッジ共有ツール」「チームコラボレーション」などで呼ばれています。

社内wikiの導入メリット

  • 「あの情報どこにある?」が解消。情報を探す時間の短縮
  • 「あの人しか知らない」という属人化の防止
  • 「教育コスト、業務引き継ぎコスト」の低減
  • 従来のツール
    メール、社内ファイルサーバー
  • 主な機能
    WEB上でドキュメント作成・共有、変更履歴管理
  • 情報の種類
    社内マニュアル、業務ノウハウ、議事録などの『ストック情報』

社内wikiについて、後述で詳しく解説します

参考:【2020年版】社内wikiツール おすすめ15選(有料・無料)

 

ビジネスチャット / 社内SNS

「ビジネスチャット」は、ビジネス専用のチャットサービスです。LINEなどの個人チャットと同様、使いやすさと素早いコミュニケーションが得意なツールです。最近では「音声通話」「ビデオ通話」が使えるサービスも多いです。

ビジネスチャットの導入メリット

  • 社内コミュニケーションの活性化
  • メールよりもスピーディーに会話できる
  • 他ツールと連携して業務効率化
  • 従来のツール
    メール
  • 主な機能
    グループチャット、音声通話、ビデオ通話、他システム連携
  • 情報の種類
    会話、質問、相談、システム通知などの『フロー情報』

参考:【2020年版】おすすめビジネスチャットを厳選!ビジネスチャットを活用して情報共有しよう!

また、ビジネスチャットに近いツールとして「社内SNS」があります。社内SNSは従業員間が利用するビジネス用のSNSのことで、「チャット機能」や「イイね!機能」など、社内コミュニケーションを活性化、離職率を低減させる機能が用意されています。

参考:社内SNSとはなにか?導入目的やメリット、成功事例をあわせて解説

 

オンラインストレージ

「オンラインストレージ」は、クラウド上でデータの保管や共有などを行えるストレージサービスです。

オンラインストレージの導入メリット

  • どこからでもアクセスできる
  • ファイル一元管理・共同編集できる
  • データの消失や破損に対する自動バックアップ
  • 従来のツール
    社内ファイルサーバー
  • 主な機能
    ファイル共有、バージョン管理、自動バックアップ、大容量ファイル転送
  • 情報の種類
    ファイル全般

参考:【2020年版】オンラインストレージおすすめ13選を徹底比較(無料あり)メリットとサービス選定ポイントを紹介

 

プロジェクト管理システム

「プロジェクト管理システム」は、オンライン上で「いつ、誰が、何を、いつまでに」といったプロジェクトに関するタスクを管理し、プロジェクト進行を円滑するツールです。システム開発以外でも、製品管理やマーケティングなど、さまざまなプロジェクト現場で活用されています。

プロジェクト管理システムの導入メリット

  • タスク管理による役割分担の明確化
  • プロジェクト進捗状況の見える化
  • プロジェクトメンバー間でのスムーズな情報共有
  • 従来のツール
    Excel、メール
  • 主な機能
    タスク管理、ガントチャート、カンバン、バージョン管理
  • 情報の種類
    プロジェクトに関する情報、Todoタスク、バグ管理

参考:プロジェクト管理システム・タスク管理ツール おすすめ10選!脱エクセルでスムーズな情報共有

 

グループウェア

「グループウェア」はオールインワンの情報共有ツールです。ビジネスチャット・社内wikiが「専門店」だとすると、グループウェアは「百貨店」のようなイメージです。

専門ツールほどきめ細かい機能はありませんが、「メッセージ」「掲示板」「ToDoリスト」「ファイル管理」など、これまで紹介した情報共有ツールの代替機能が、オールインワンパッケージで一通り揃ってます。

グループウェアの導入メリット

  • 情報共有、コミュニケーション機能がワンパッケージで揃っている。
  • 従来のツール
    Excel、メール、社内ファイルサーバー
  • 主な機能
    メッセージ、掲示板、ファイル管理、カレンダー、ToDoリスト

参考:グループウェアで作業効率アップ!おすすめツールは?(無料あり)

 

その他の情報共有ツール

• web会議システム
web会議は、インターネットを通して行う会議のことです。テレビ会議との違いは、ネットが繋がればどこでも動作し、安価である点です。近年のテレワーク需要により、爆発的に利用ユーザーが増えています。
テレワークで大活躍!Web会議システム おすすめ12選を徹底比較

• オンラインメモ
オンラインメモは、クラウド上でメモデータを管理し、PCやスマホなど複数のデバイスで同じ内容を確認・編集・同期できるサービスです。
オンラインメモおすすめ12選!(有料・無料)

• 議事録作成ツール
議事録作成ツールは、名前の通り議事録作成に特化したツールで、会議中にWEBブラウザ上で議事録を書き、かんたんに共有できるツールです。AI技術を活用した自動文字起こし機能を提供するサービスもあります。
クラウド議事録作成ツール・サービスおすすめ12選(無料あり)

• 日報アプリ
日報アプリは日報管理に特化したサービスです。社内SNSに近くコミュニケーションを活性化させる機能が多く用意されています。
日報アプリ・ツールで情報共有!おすすめ10選を徹底比較

 

社内wikiの効果的な使い方

社内wiki

ここまでお伝えした通り、さまざまな情報共有ツールの種類がある中で、ウィキペディアの社内版である社内wikiは、「ストック型の情報」を管理するのが得意な情報共有ツールです。

「フロー情報」と「ストック情報」

業務で扱う情報の分類として、 「フロー情報」と「ストック情報」 という考え方があります。

  • フロー情報
    日々流れていく情報。「質問・相談・お知らせ」など、再利用性が低く有効期限が短い情報。

  • ストック情報
    まとまった状態の貯める情報。「社内マニュアル・業務ノウハウ・各種ひな形」など、長期的に再利用する可能性が高い情報。

ストック情報 フロー情報

必要な情報を探すのがたいへん

再利用性が高いストック型の情報を、メール・チャットなど、フロー情報が得意な情報共有ツールで管理している場合、「必要な情報を探すのが大変」という課題が発生します。

  • メール :大量のメールに埋もれる…
  • チャット:情報が流れる…
  • 共有ファイルサーバー:検索が弱い、ファイルが重い

(よくある課題)

ストック型の情報を「社内wiki」で管理

ストック型の情報管理が得意な「社内wiki」を導入することで、前述の課題を解決できます。

社内wiki

課題 社内wiki
メール 大量のメールに埋もれる 情報を整理できる
チャット 情報が流れてしまう 適切な場所に格納でき、情報が流れない
ファイルサーバー 検索が弱く、ファイルが重い 検索に強く、テキストのため軽くて高速

 

社内wikiの導入メリット

「あの情報どこにある?」が解消
メール・チャット・ファイルサーバーなどに散在している「再利用性の高いストック情報」を、社内wikiで一元管理することで、「あの情報どこにある?」が解消します。情報を探す時間の短縮、ストレスから解放されます。

ナレッジ共有による属人化の防止
ナレッジ情報をファイルサーバーにWord文書などで管理している場合、「ファイルが重い」「せっかく書いたのに誰も見てくれない」「検索が弱く見つからない」等の課題から、ナレッジ共有がスムーズに浸透しません。社内wikiは、「Web上でドキュメントを簡単に書ける」「情報を整理できる」「検索が強い」など、ナレッジ共有を運用しやすいのが特徴です。社内マニュアル・業務ノウハウなどをドキュメントに残すことで、「あの人しか知らない」という属人化の防止になります。

教育コスト・業務引き継ぎコストの低減
新入社員の受け入れ、研修や組織異動による引き継ぎには大きなコストがかかります。入社時の手続き方法、研修内容、引き継ぎ業務などを社内wikiに残すことで、担当社員の負担や引き継ぎに要する時間を短縮でき、コストを低減できます。

 

企業の情報管理、とくに「ストック型」の情報管理にお悩みの方は、ぜひ社内wikiをお試しください。
こちらの記事で、社内wikiツールをまとめているので参考にしてください。
【2020年版】社内wikiツール おすすめ15選(有料・無料)

 

まとめ

情報共有ツールのジャンル別の特徴と、ナレッジ共有に適した「社内wiki」についてご紹介しました。

フロー情報はビジネスチャット」「ストック情報は社内wiki」のように、情報の種類に応じて適切な情報共有ツールで使い分けることで、組織の情報共有がよりスムーズになります。

本記事を参考に、会社やチームで最適な情報共有ツールを導入することができたら幸いです。

 

ナレッジ情報の管理に最適な「社内wiki」

NotePM-Banner

NotePM – ほしい情報、すぐ見つかる「社内wiki」
URL: https://notepm.jp/