こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
近年さまざまな情報共有ツールが登場しています。管理する情報の種類によってそれぞれ得意な分野があり、複数の情報共有ツールを併用する企業も多いです。
この記事では、情報共有ツールのジャンル別の特徴と、ナレッジ共有に適した「社内wiki」について紹介します。
目次
「情報共有ツール」それぞれの特徴
近年、情報共有ツールは細分化され、より専門性が高くなっています。まずは情報共有ツールのジャンル、特徴について解説します。
社内wiki
「社内wiki」は、ウィキペディア(Wikipedia)の社内版です。
ウィキペディアは、インターネットにアクセスできる人の集合知でつくられた百科事典ですが、社内wikiは社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツールです。
別名「ドキュメント共有サービス」「ナレッジ共有ツール」「チームコラボレーション」などで呼ばれています。
社内wikiの導入メリット
- 「あの情報どこにある?」が解消。情報を探す時間の短縮
- 「あの人しか知らない」という属人化の防止
- 「教育コスト、業務引き継ぎコスト」の低減
- 従来のツール
メール、社内ファイルサーバー - 主な機能
WEB上でドキュメント作成・共有、変更履歴管理 - 情報の種類
社内マニュアル、業務ノウハウ、議事録などの『ストック情報』
社内wikiについて、後述で詳しく解説します
参考:【2023年版】社内wikiツール おすすめ15選(有料・無料)
ビジネスチャット / 社内SNS
「ビジネスチャット」は、ビジネス専用のチャットサービスです。LINEなどの個人チャットと同様、使いやすさと素早いコミュニケーションが得意なツールです。最近では「音声通話」「ビデオ通話」が使えるサービスも多いです。
ビジネスチャットの導入メリット
- 社内コミュニケーションの活性化
- メールよりもスピーディーに会話できる
- 他ツールと連携して業務効率化
- 従来のツール
メール - 主な機能
グループチャット、音声通話、ビデオ通話、他システム連携 - 情報の種類
会話、質問、相談、システム通知などの『フロー情報』
参考:【2023年版】おすすめビジネスチャットを厳選!ビジネスチャットを活用して情報共有しよう!
また、ビジネスチャットに近いツールとして「社内SNS」があります。社内SNSは従業員間が利用するビジネス用のSNSのことで、「チャット機能」や「イイね!機能」など、社内コミュニケーションを活性化、離職率を低減させる機能が用意されています。
参考:社内SNSとはなにか?導入目的やメリット、成功事例をあわせて解説
オンラインストレージ
「オンラインストレージ」は、クラウド上でデータの保管や共有などを行えるストレージサービスです。
オンラインストレージの導入メリット
- どこからでもアクセスできる
- ファイル一元管理・共同編集できる
- データの消失や破損に対する自動バックアップ
- 従来のツール
社内ファイルサーバー - 主な機能
ファイル共有、バージョン管理、自動バックアップ、大容量ファイル転送 - 情報の種類
ファイル全般
参考:【2023年版】オンラインストレージおすすめ13選を徹底比較(無料あり)メリットとサービス選定ポイントを紹介
プロジェクト管理システム
「プロジェクト管理システム」は、オンライン上で「いつ、誰が、何を、いつまでに」といったプロジェクトに関するタスクを管理し、プロジェクト進行を円滑するツールです。システム開発以外でも、製品管理やマーケティングなど、さまざまなプロジェクト現場で活用されています。
プロジェクト管理システムの導入メリット
- タスク管理による役割分担の明確化
- プロジェクト進捗状況の見える化
- プロジェクトメンバー間でのスムーズな情報共有
- 従来のツール
Excel、メール - 主な機能
タスク管理、ガントチャート、カンバン、バージョン管理 - 情報の種類
プロジェクトに関する情報、Todoタスク、バグ管理
参考:プロジェクト管理システム・タスク管理ツール おすすめ10選!脱エクセルでスムーズな情報共有
グループウェア
「グループウェア」はオールインワンの情報共有ツールです。ビジネスチャット・社内wikiが「専門店」だとすると、グループウェアは「百貨店」のようなイメージです。
専門ツールほどきめ細かい機能はありませんが、「メッセージ」「掲示板」「ToDoリスト」「ファイル管理」など、これまで紹介した情報共有ツールの代替機能が、オールインワンパッケージで一通り揃ってます。
グループウェアの導入メリット
- 情報共有、コミュニケーション機能がワンパッケージで揃っている。
- 従来のツール
Excel、メール、社内ファイルサーバー - 主な機能
メッセージ、掲示板、ファイル管理、カレンダー、ToDoリスト
参考:グループウェアで作業効率アップ!おすすめツールは?(無料あり)
その他の情報共有ツール
• web会議システム
web会議は、インターネットを通して行う会議のことです。テレビ会議との違いは、ネットが繋がればどこでも動作し、安価である点です。近年のテレワーク需要により、爆発的に利用ユーザーが増えています。
テレワークで大活躍!Web会議システム おすすめ12選を徹底比較
• オンラインメモ
オンラインメモは、クラウド上でメモデータを管理し、PCやスマホなど複数のデバイスで同じ内容を確認・編集・同期できるサービスです。
オンラインメモおすすめ12選!(有料・無料)
• 議事録作成ツール
議事録作成ツールは、名前の通り議事録作成に特化したツールで、会議中にWEBブラウザ上で議事録を書き、かんたんに共有できるツールです。AI技術を活用した自動文字起こし機能を提供するサービスもあります。
クラウド議事録作成ツール・サービスおすすめ12選(無料あり)
• 日報アプリ
日報アプリは日報管理に特化したサービスです。社内SNSに近くコミュニケーションを活性化させる機能が多く用意されています。
日報アプリ・ツールで情報共有!おすすめ10選を徹底比較
社内wikiの効果的な使い方
ここまでお伝えした通り、さまざまな情報共有ツールの種類がある中で、ウィキペディアの社内版である社内wikiは、「ストック型の情報」を管理するのが得意な情報共有ツールです。
「フロー情報」と「ストック情報」
業務で扱う情報の分類として、 「フロー情報」と「ストック情報」 という考え方があります。
-
フロー情報
日々流れていく情報。「質問・相談・お知らせ」など、再利用性が低く有効期限が短い情報。 -
ストック情報
まとまった状態の貯める情報。「社内マニュアル・業務ノウハウ・各種ひな形」など、長期的に再利用する可能性が高い情報。
必要な情報を探すのがたいへん
再利用性が高いストック型の情報を、メール・チャットなど、フロー情報が得意な情報共有ツールで管理している場合、「必要な情報を探すのが大変」という課題が発生します。
- メール :大量のメールに埋もれる…
- チャット:情報が流れる…
- 共有ファイルサーバー:検索が弱い、ファイルが重い
(よくある課題)
ストック型の情報を「社内wiki」で管理
ストック型の情報管理が得意な「社内wiki」を導入することで、前述の課題を解決できます。
課題 | 社内wiki | |
---|---|---|
メール | 大量のメールに埋もれる | 情報を整理できる |
チャット | 情報が流れてしまう | 適切な場所に格納でき、情報が流れない |
ファイルサーバー | 検索が弱く、ファイルが重い | 検索に強く、テキストのため軽くて高速 |
社内wikiの導入メリット
「あの情報どこにある?」が解消
メール・チャット・ファイルサーバーなどに散在している「再利用性の高いストック情報」を、社内wikiで一元管理することで、「あの情報どこにある?」が解消します。情報を探す時間の短縮、ストレスから解放されます。
ナレッジ共有による属人化の防止
ナレッジ情報をファイルサーバーにWord文書などで管理している場合、「ファイルが重い」「せっかく書いたのに誰も見てくれない」「検索が弱く見つからない」等の課題から、ナレッジ共有がスムーズに浸透しません。社内wikiは、「Web上でドキュメントを簡単に書ける」「情報を整理できる」「検索が強い」など、ナレッジ共有を運用しやすいのが特徴です。社内マニュアル・業務ノウハウなどをドキュメントに残すことで、「あの人しか知らない」という属人化の防止になります。
教育コスト・業務引き継ぎコストの低減
新入社員の受け入れ、研修や組織異動による引き継ぎには大きなコストがかかります。入社時の手続き方法、研修内容、引き継ぎ業務などを社内wikiに残すことで、担当社員の負担や引き継ぎに要する時間を短縮でき、コストを低減できます。
企業の情報管理、とくに「ストック型」の情報管理にお悩みの方は、ぜひ社内wikiをお試しください。
こちらの記事で、社内wikiツールをまとめているので参考にしてください。
【2023年版】社内wikiツール おすすめ15選(有料・無料)
まとめ
情報共有ツールのジャンル別の特徴と、ナレッジ共有に適した「社内wiki」についてご紹介しました。
「フロー情報はビジネスチャット」「ストック情報は社内wiki」のように、情報の種類に応じて適切な情報共有ツールで使い分けることで、組織の情報共有がよりスムーズになります。
本記事を参考に、会社やチームで最適な情報共有ツールを導入することができたら幸いです。
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NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
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