ナレッジ共有とは?進める方法や成功させるポイント、役立つツールを紹介

2024年06月03日(月) ナレッジ共有

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。日々蓄積されるナレッジを使い、「全従業員の業務の質を高めたい」「業務効率を改善したい」と考えている方も多いのではないでしょうか。

従業員の質を高めるには、ナレッジ共有の正しい方法を理解して、効率的に進めることが重要です。

ナレッジ共有を進めれば、特定の従業員が保有していたナレッジを全従業員で共有でき、業績改善につながります。

本記事では、ナレッジ共有とは何か、進める方法や成功させるポイントを解説します。役立つ10個のツールも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

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ナレッジ共有とは?

ノウハウなどを、属人化せず誰でも同じく使えるように共有することです。

ナレッジ共有を進めると、企業のノウハウを個人レベルではなく従業員全員、つまり会社レベルで情報を共有できます。結果、生産性の向上や引継ぎコストの削減につながります。

ビジネスでいうナレッジとは、企業にとって付加価値となるノウハウです。知識だけでなく、成功・失敗事例や体験も含まれます。

ナレッジは、表面化しておらず特定の従業員がノウハウを所持している「暗黙知」と、すでにノウハウが表面化している「形式知」に分かれます。

ここからは、暗黙知と形式知の詳しい内容を解説しますので、違いを理解しておきましょう。

暗黙知

暗黙知とは、特定の従業員が所有している言語化されていないナレッジです。

たとえば、営業マンがクロージングで使うコツ、製品を作成するときに品質を上げるポイントなどです。このようなコツやポイントは抽象的であり、言語化するのが難しいノウハウといえます。

暗黙知は言葉や図表であらわすのが難しく、特定の従業員しか実行できない業務が発生してしまいます。特定の従業員しかノウハウをもっておらず、他の従業員では対応できない状態を属人化といい、属人化した業務が多くなると他の従業員では対応できないフローも多くなるため注意しましょう。

暗黙知について詳しく知りたい人は以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。

関連記事:ナレッジ共有の天敵「暗黙知」その正体と形式知への転換法

形式知

形式知とは、文章や数式、図表によって誰でもすぐに理解できるようになっているナレッジです。

ナレッジが形式知になっていれば、従業員全員が誰でもすぐに知りたい知識を得ることが可能です。しかし、ナレッジの集積単位が企業全体ではなく、部署ごとに蓄積させているケースが多くあります。

一部の従業員しかナレッジを共有できない場合、真の意味で情報を共有しているとはいえず、暗黙知に近い状態です。

ナレッジが形式知になっているとしても、どの範囲まで情報共有されているのかが重要です。

ナレッジ共有するメリット

ナレッジ共有には、以下5つのメリットがあります。

  • 従業員の能力が底上げできる
  • ナレッジの損失を防げる
  • 部署ごとの連携が強化される
  • 人材の流動性の高さに対応できる
  • 引継ぎコストを削減できる

ナレッジ共有は企業の業績に好影響を与えるため、メリットの内容を理解し共有していきましょう。

従業員の能力が底上げできる

従業員はそれぞれ能力が異なり、得意・不得意な業務があります。優秀な従業員のナレッジは、業務の得意・不得意を解消するひとつの方法になり得るのです。

たとえば、自分ではコツをつかめない作業があったとしても、他の人がどのような方法で業務を遂行しているかわかれば、方法を真似ることが可能です。

他人の考えや行動を真似することで成長が加速度的に高まり、従業員全体の能力が底上げされていきます。

近年は人材の流動性が高まっているため、新入社員の即戦力化にもつながります。

ナレッジの損失を防げる

豊富な知識をもち多くの経験を積んできた優秀な社員が退職してしまうと、他の社員にナレッジを継承できません。

継承できないままだと、引継ぎをした従業員はどのように業務を進めていけばいいのかわからず、仕事の効率が大幅に低下してしまいます。

また、暗黙知を形式知に変えられる仕組みを作っておかないと、従業員の属人化が進行してしまうため注意しなければなりません。

しかし、ナレッジ共有を進めておけば、優秀な社員が退職しても大きな問題は起きません。優秀な社員のもつナレッジを他の従業員が理解しており、ナレッジの継承、属人化の防止が可能になるためです。

部署ごとの連携が強化される

ナレッジは部署ごとに蓄積されやすく、企業全体として蓄積されにくい傾向があります。

部署が同じ従業員同士は常に会話をしており、書類を回すのも簡単です。しかし、部署の垣根を越えてナレッジを共有するには、仕組みを作っておく必要があります。

企業全体でナレッジを共有する仕組みができていれば、部署ごとで蓄積されるナレッジを共有できます。

ナレッジを全体で共有することで、部署間で使用する書類の書式が統一できたり、情報交換の意欲が高まったりするでしょう。

部署ごとの連携が強化されれば業務が円滑に進み、業績アップにつながります。

人材の流動性の高さに対応できる

近年、終身雇用制度が崩壊しつつあるのと同時に人材の流動性が高まっており、雇用できてもすぐに退職される機会が増えてきています。人材が流出してしまうと、同時にその人材のもつナレッジも失ってしまうでしょう。

人材とともにナレッジを失ってしまうのは、企業にとって損失となるため、ナレッジ共有することで重要な情報の流失を防げます。

ナレッジ共有のルールを明確にしておけば、リモートワークやフレキシブルタイム導入など、従業員同士のコミュニケーション不足によるナレッジ共有低下も解消可能です。

引継ぎコストを削減できる

従業員が退職・異動した場合、引継ぎして業務を継続させなければなりません。引継ぎには時間がかかりますし、従業員への負担が発生するため本業に使える時間が少なくなってしまいます。

ナレッジ共有を事前に行っておけば引継ぎの時間を短縮できますし、引継ぎ忘れも防止できるため業務効率の改善も可能です。

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ナレッジ共有を成功させるポイント

ナレッジ共有は企業にとって多くのメリットがあるものの、簡単に進められるわけではありません。

ここでは、ナレッジ共有を成功させるポイントを3つ紹介します。

  • 目的を明確にする
  • 促進する制度を創設する
  • 簡単に検索できる体制を整える

どのようなポイントを押さえればいいのか理解し、ナレッジ共有を成功させましょう。

目的を明確にする

ナレッジ共有する場合、少なからず従業員に負担がかかります。そのため、目的やメリットがわからないと共有はうまく進みません。

目的やメリットを理解させないままナレッジ共有を進めても、ナレッジはなかなか集まらず、集まったとしても質の低い情報になりかねないでしょう。

ナレッジ共有を進めていくときには目的を明確にし、従業員にメリットを理解してもらいつつ進めていく必要があります。

促進する制度を創設する

従業員にとってナレッジ共有を行うメリットがあったとしても、実体験として感じられるかが大切です。

たとえば、優秀な従業員のノウハウが理解でき、自分の営業成績も上がると説明されても、抽象的でいまいちメリットがあるのかわからない人もいるはずです。

しかし、1年間でナレッジ共有をもっとも行った部署を表彰する、といった制度があれば、具体的なイメージがつきやすくなります。

企業はナレッジ共有をするにあたり、従業員にわかりやすいメリットを創設し、モチベーションを高めることが大切です。

簡単に検索できる体制を整える

いくらナレッジ共有の目的やメリットが明確でも、検索が難しければ利用する人は増えません。

ナレッジ共有は、特定の従業員のノウハウを全従業員に共有することを目的としています。情報収集に成功したとしても、全従業員で情報を共有できなければ意味がないわけです。

ナレッジを簡単に検索できるようにするには、検索性の高いツールを導入することが大切です。自分の知りたい情報が簡単に検索できれば、おのずと利用者は増えていきます。

検索性の高いナレッジ共有ツールを探している人には「NotePM」がおすすめです。

NotePMは、共有された情報の全文章を検索対象とし、キーワードを入力すると該当している情報が見つかります。入力したキーワードは検索結果画面にてハイライトで示されるため、どの部分にキーワードがあるのかも見やすくなっています。

無料トライアルも可能なので、まずはお気軽にお試しください。

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ナレッジ共有を進める方法

ここからは、いよいよナレッジ共有を進める方法を紹介します。

  • 管理者責任者を決める
  • ナレッジ共有の範囲を決める
  • 重要性を従業員へ伝える
  • コストを削減する
  • 継続する環境を作る
  • マニュアル化する
  • 共有ツールを選定する

順番に解説しますので、どのように進めていけばいいのか確認してみてください。

管理者責任者を決める

ナレッジ共有を開始する際には、管理責任者であるナレッジマネージャーを決めておきましょう。

ナレッジ共有を定着させ、効果を得るには時間がかかります。時間がかかることでプロジェクトが立ち消えになるおそれがあるため、ナレッジマネージャーを任命し、長期間にわたって進めていく必要があります。

ナレッジ共有を進めていくにあたり、ナレッジマネージャーは共有の効果があらわれているかどうか検証することが大切です。効果が示せれば従業員に共有のメリットがわかり、プロジェクトの継続性が高まります。

ただし、効果を検証するのは難しく、プロジェクトをブラッシュアップできる人材を管理責任者にする必要があります。

ナレッジ共有の範囲を決める

ナレッジ共有はすべての情報を集めるのではなく、共有する範囲を決めておかなければなりません。

企業が抱えるナレッジは膨大な量であり、なかには共有に適さない情報もあります。不必要なナレッジを集めてもコストが増大するだけで意味がないため、業務の効率化に活用できるナレッジを選別する必要があります。

ナレッジを選別する際には、収集する情報に対して優先順位をつけておくといいでしょう。活用できるナレッジも相当な量になる可能性もあり、本当にほしい情報が後回しにされてしまうかもしれません。

重要性を従業員へ伝える

ナレッジ共有を成功させるには、全従業員の協力が必要不可欠です。協力を得るには、ナレッジ共有の重要性を理解してもらわなければなりません。

一般的に、従業員は自分の負担になることや、新規での取り組みに対して抵抗を示す傾向があります。重要性を伝えるときには、従業員にとって大きな変革であることを考慮し、丁寧に何度も説明するようにしましょう。

コストを削減する

ナレッジ共有を成功させるには、多くの手間と時間がかかります。コスト削減の対策をしておかないと、従業員に大きな負担をかけてしまうでしょう。

ナレッジ共有を進めるにあたって、情報提供のテンプレートやツールを導入しておけば、コスト削減を実現できます。

導入費用はかかりますが、長期的な視点で見るとコスパに優れているため、ぜひ導入を検討してみてください。

継続する環境を作る

ナレッジ共有がうまく従業員に浸透したとしても、共有を義務と感じてしまっては長続きしません。ナレッジ共有をする場合、企業内に情報を共有する文化を醸成していくことが大切です。

ナレッジ共有を開始するときには、ナレッジマネージャーが率先して情報共有を行い、効果があることを示していきます。効果があらわれたら公表し、従業員の情報共有を促していきましょう。

手順を踏んでいけば義務感が薄れていき、従業員が自発的にナレッジ共有を始めていきます。

マニュアル化する

ナレッジの共有と活用には、「社員がもっているナレッジを簡単に蓄積できるようにすること」「そのナレッジを必要なときに簡単に見つけ出せて、すぐにアクセスできるようにすること」が必要です。

そのため、ナレッジマネージャーの指示のもとでナレッジのマニュアル化(言語化)を進め、蓄積されたナレッジを整理し、全社員がいつでもどこからでもアクセスできる環境を構築します。

ナレッジを1カ所に蓄積して検索を容易にどこからでも、いつでもできるようにするには、ナレッジの共有の目的にあった情報共有ツールを選ぶことが必要です。

マニュアル作成について詳しく知りたい人は、以下の記事もあわせてご覧ください。

関連記事:マニュアル作成に必見!コツを押さえた書き方・運用のポイントを解説

共有ツールを選定する

ナレッジ共有の効果はなかなか出ませんが、ナレッジ共有ツールを活用すれば効果の発生を早められます。

ナレッジ共有のツールには以下の種類があり、各ツールに特徴があります。

ツールカテゴリー 内容 主要ツール
社内wiki ・Wikipediaの社内版のような機能があるツール
・全従業員がナレッジを社内wikiに書き込み・蓄積・編集・検索・閲覧できる
・確認したい内容を簡単に調べられる
https://notepm.jp/
ビジネスチャット / 社内SNS ・従業員間で利用するビジネス用のチャット・SNS
・LINEと同じような感覚で利用できる
・社内だけでなく社外の人ともやりとりできる
https://slack.com/intl/ja-jp/
オンラインストレージ ・インターネット上でデータの保管ができるツール
・保管したデータは共有できる
https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/drive/
プロジェクト管理システム ・プロジェクトに関係する情報を一元管理できるツール
・プロジェクトの進捗状況やタスク管理機能がついている
https://backlog.com/
グループウェア ・企業内のコミュニケーションを促進するツール
・スケジュール管理や設備・会議室予約などができる
https://kurojica.com/schedule/

ツールにはさまざまな機能が備わっており、従業員がストレスなくナレッジを活用できます。どの共有ツールを利用するのか特徴を理解し、自社にあったものを導入していきましょう。

各ツールの特徴について詳しく知りたい人は、以下の記事をご覧ください。

関連記事:社内版ウィキペディア「社内wiki」とは? ほかの情報共有ツールとの違い、使い分け方を徹底解説

ナレッジマネジメントに適したツールがおすすめな理由

ナレッジ共有する際は、ツールを利用することをおすすめします。理由は以下の3つです。

  • 情報が検索できて属人化を防げる
  • 業務の再現性が生まれて仕事を効率化できる
  • 新入社員の成長を促せる

順に詳しく見ていきましょう。

情報が検索できて属人化を防げる

ツールを利用せずに情報を集めた場合、口頭や紙ベースでの蓄積になってしまいます。口頭だと内容を忘れてしまうことがあり、紙だと情報の取得に手間がかかるでしょう。

しかし、共有ツールに情報を蓄積しておけば、検索するだけで知りたい内容を調べられます。

加えて、ツールによってはパソコンやモバイルでナレッジを検索できるため、場所や時間の制限もありません。

業務の再現性が生まれて仕事を効率化できる

ナレッジ共有に業務の成功事例が蓄積されていれば、どのように仕事を進めていけばいいのか参考となり、ビジネスチャンスを得られる可能性が高まります。

課題が明確になることにより解決方法が確立され、業務に再現性が生まれるわけです。

また、失敗事例を蓄積することで、他人が起こしたトラブルと同様の問題を防ぐことが可能です。ナレッジ共有し言語化しておくことで、成功事例も失敗事例も仕事に役立ちます。

新入社員の成長を促せる

新入社員の成長を促すには、教育が必須です。しかし、教育係が付きっきりになるわけにもいかず、ノウハウを吸収できる時間が限られてしまいます。

もし長時間、教育係が指導できたとしても、人的コストが多くかかってしまうため効率的な方法とはいえません。

しかし、ナレッジ共有がしてあれば、自分の知りたいことを自由に探せます。

若年層はデジタルリテラシーが高いうえに検索する習慣がついているため、新入社員とナレッジ共有の親和性は高いといえるでしょう。

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ナレッジ共有ツールの選び方

ナレッジ共有の効果を最大限に引き出すには、自社の考え方にマッチし、従業員が使いやすいツールの導入が不可欠です。

ナレッジ共有ツールを選ぶ際は、以下4つのポイントが大切です。

  • 検索性が高い
  • 操作性や対応可能デバイス
  • セキュリティ性能
  • 導入コスト

詳しく見ていきましょう。

検索性が高い

ナレッジ共有ツールでもっとも重要なのは、検索性の高さです。

従業員はナレッジを集める業務を仕事として進めてくれる可能性が高いものの、ナレッジ共有ツールを利用するかどうかは個人の判断になりやすいです。ナレッジ共有を利用する際、自分の調べたい内容がなかなか見つからないと、ツールの利用者が減って運用できなくなるおそれがあります。

しかし、検索性が高く、知りたい情報がすぐにわかれば、利用者は継続してツールを活用してくれます。

検索性が高いナレッジ共有ツールをお探しであれば「NotePM」の利用を検討ください。NotePMならWord・Excel・PowerPoint・PDFなど、ファイルの中身も全文検索できます。キーワードを入力すれば、ほしい情報もすぐ見つかりますし、人気ページ・ナレッジ分析など、定量的な分析も可能です。

操作性や対応可能デバイス

ナレッジ共有ツールは全従業員が利用するものであり、誰でも利用できる操作性が要求されます。一部の人しか利用できないと、利用率の低下につながってしまいます。

また、利用しやすかったとしても、対応可能なデバイスが少ないと利用者が少なくなるため注意しましょう。

ナレッジ共有ツールを選ぶ際には、操作性だけでなく、対応可能デバイスにも着目が必要です。

セキュリティ性能

ナレッジには企業に関連する重要な情報が蓄積されており、情報が漏洩すると大きな問題に発展します。

ナレッジを管理者以外に編集できないよう、権限設定できるツールであることも大切です。蓄積されたナレッジを勝手に変更されると、間違った情報を使ってしまうことになりかねません。

セキュリティ性能は、社外からのアクセスに強いかどうかだけでなく、社内で勝手に利用されないような対策ができるかも確認しましょう。

導入コスト

ナレッジ共有ツールは、利用人数によって金額が変わるケースもあります。多人数で利用するとお得なツールもあれば、少人数で利用すると割り引かれる場合もあります。

自社の成長プランにあわせたツールを利用しないと、想定外のコストがかかることには注意しなければなりません。

また、利用できる機能によって料金が変わるケースもあります。自社に合った機能は何なのか、じっくりと検討してから導入を決めましょう。

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おすすめナレッジ共有ツール10選

ここでは、おすすめのナレッジ共有ツールを10個紹介します。

ツールの種類 ツールの名称 特徴 料金体系
社内wikiツール NotePM ・マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能
・強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
・社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる
・銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
・全プラン共通: 初期費用0円、見るだけの参照専用ユーザーは無料
・4,800円 / 8名 / 80GB
・9,000円 / 15名 / 150GB
・15,000円 / 25名 / 250GB
・30,000円 / 50名 / 50GB
・60,000円 / 100名 / 1TG
・120,000円〜 / 200名〜 / 2TG 〜
・無料トライアル期間:30日間
社内wikiツール esa ・WIP機能(書き途中で公開)
・かわいいデザイン
・記事の外部公開とスライドショー
・カテゴリ・タグ機能
・ 料金プラン(月額/税込み)
・ 500円/1名あたり
・500円/1名
・無料トライアル期間:2ヶ月
社内wikiツール Qiita:Team ・「Qiita」のビジネス版
・コメントやイイね!機能
・エンジニア向けAPIが豊富
・1,520円/3名
・4,900円/7名
・7,050円/10名
・15,300円/17名
・18人目以降は+720円/1人
・無料トライアル期間:30日間
オンラインストレージ Dropbox Business ・マルチデバイス対応(スマホアプリ対応)
・動画や一眼レフ写真などの重いデータ管理も得意
・古いバージョンの文書の復元ができる
・1,250円/1名あたり(スタンダード)
・2,000円/1名あたり(アドバンス)
オンラインストレージ OneDrive for Business ・Office製品との連携がスムーズ
・低価格で大容量(540円で1TB)
・Windowsとの相性が抜群
・540円/1名(OneDrive for Business (Plan 1)):1TB
・1,090円/1名(OneDrive for Business (Plan 2)):1TB+高度なセキュリティ機能
・1,360円/1名(Office 365 Business Premium):1TB+高度なセキュリティ機能+Officeアプリケーション
オンラインストレージ Google Drive ・コストパフォーマンスがいい(Gmail、カレンダーなども利用可能)
Google社が提供するサービスなので、検索性に優れている
・スタートアップから大企業まで、組織規模に応じた料金プランがある
・680円/1名(Basic):30GB
・1,380円/1名(Business):容量無制限
・3,000円/1名(Enterprise):容量無制限+高度なセキュリティ機能
文書管理システム ASTRUX SaaS ・文書の持出制限機能
・申請・承認ワークフロー
・オプション機能
・オンプレミス版あり
要問合わせ
文書管理システム Documal SaaS ・文書のライフサイクルを自動化
・ワークフロー機能
・柔軟なアクセス制限
要問合わせ
社内SNS Talknote ・アクションリズム解析
・オーバーワーク検知
・グループ・メッセージ機能
要問合わせ(非公開)
社内SNS Yammer ・Office製品とシームレスな連携
・多言語対応。世界中で豊富な導入実績
・iOS、Android、Windows、Mac対応
・無料(ベーシック) ※機能制限あり
・エンタープライズ版はOffice 365ユーザーに含まれる

どのツールが自社に適しているか、確かめながら読み進めてみてください。

社内wikiツール

社内wikiは、Wikipediaの社内版のような機能があるナレッジ共有ツールです。Wikipediaのように全社員がさまざまな情報やナレッジを社内wikiに書き込み・蓄積し、編集・検索・閲覧することで知りたいこと、確認したいことが簡単にすばやく確認できます。

社内wikiについては以下の記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

関連記事:社内版ウィキペディア「社内wiki」とは? ほかの情報共有ツールとの違い、使い分け方を徹底解説

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、個人のノウハウを引き出す 社内版Wikipediaです。検索に強く、マニュアル作成やナレッジ共有に便利なツールです。大手IT製品レビューサイトでは、とくに「使いやすさ・導入しやすさ」の点で高く評価されています。社内マニュアル・手順書・業務ノウハウ・社内FAQ・日報・議事録など、ストック型の情報管理に最適です。

NotePMの特徴

  • マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能
  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

料金プラン(月額)
全プラン共通: 初期費用0円、見るだけの参照専用ユーザーは無料
• 4,800円 / 8名 / 80GB
• 9,000円 / 15名 / 150GB
• 15,000円 / 25名 / 250GB
• 30,000円 / 50名 / 50GB
• 60,000円 / 100名 / 1TG
• 120,000円〜 / 200名〜 / 2TG 〜
無料トライアル期間:30日間

NotePM
URL: https://notepm.jp/

社内のナレッジ管理を劇的に効率化させるサービス「NotePM」

esa

esa(エサ) は「情報を育てる」という視点で作られた、自律的なチームのための情報共有サービスです。

esaの特徴

  • WIP機能(書き途中で公開)
  • かわいいデザイン
  • 記事の外部公開とスライドショー
  • カテゴリ・タグ機能

料金プラン(月額/税込み)
500円/1名あたり
無料トライアル期間:2ヶ月

esa
URL: https://esa.io/

Qiita:Team

Qiita:Team(キータチーム) は簡単にかけて、簡単に共有できる、社内向け情報共有サービスです。
エンジニア向けブログ「Qiita」のビジネス版です。

Qiita:Teamの特徴

  • 「Qiita」のビジネス版
  • コメントやイイね!機能
  • エンジニア向けAPIが豊富

料金プラン(月額/税込み)
• 1,520円/3名
• 4,900円/7名
• 7,050円/10名
• 15,300円/17名
• 18人目以降は+720円/1人
無料トライアル期間:30日間

Qiita:Team
URL: https://teams.qiita.com/

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネット上でデータの保管や共有などを行えるストレージです。

【2024年版】オンラインストレージおすすめ13選を徹底比較(無料あり)メリットとサービス選定ポイントを紹介

Dropbox Business

Dropbox(ドロップボックス) は、ドロップボックス社が提供する、世界45万チーム以上で導入されていて、世界的なシェアを誇るオンラインストレージサービスです。

Dropboxの特徴

  • マルチデバイス対応(スマホアプリ対応)
  • 動画や一眼レフ写真などの重いデータ管理も得意
  • 古いバージョンの文書の復元ができる

料金プラン(月額)
• 1,250円/1名あたり(スタンダード)
• 2,000円/1名あたり(アドバンス)

Dropbox
URL: https://www.dropbox.com/business

OneDrive for Business

OneDrive(ワンドライブ) は、マイクロソフト社が提供するオンラインストレージサービスです。Word、Excel、PowerPointなど、Office製品との連携がスムーズなのが特徴です。

OneDriveの特徴

  • Office製品との連携がスムーズ
  • 低価格で大容量(540円で1TB)
  • Windowsとの相性が抜群

料金プラン(月額)
• 540円/1名(OneDrive for Business (Plan 1)):1TB
• 1,090円/1名(OneDrive for Business (Plan 2)):1TB+高度なセキュリティ機能
• 1,360円/1名(Office 365 Business Premium):1TB+高度なセキュリティ機能+Officeアプリケーション

OneDrive
URL: https://onedrive.live.com/about/ja-jp/business/

Google Drive

Google Drive(グーグルドライブ) は、Google社が提供する企業向けグループウェア「G Suite(ジースイート)」に含まれるオンラインストレージサービスです。1人当たり680円のG Suiteアカウントで、30GBのストレージ容量が使えます。また、G Suiteには「Gmail」「Googleカレンダー」「Googleドキュメント」なども利用でき、コストパフォーマンスがいいのが特徴です。

Google Driveの特徴

  • コストパフォーマンスがいい(Gmail、カレンダーなども利用可能)
  • Google社が提供するサービスなので、検索性に優れている
  • スタートアップから大企業まで、組織規模に応じた料金プランがある

料金プラン(月額)
• 680円/1名(Basic):30GB
• 1,380円/1名(Business):容量無制限
• 3,000円/1名(Enterprise):容量無制限+高度なセキュリティ機能

Google Drive
URL: https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/drive/

文書管理システム

文書管理システムとは、電子文書を保管・保存、活用、廃棄までを一括管理できるシステムのことです。

ASTRUX SaaS

ASTRUX SaaS は、株式会社デジタルマトリックスが提供するクラウド上で手軽にドキュメントを管理できる文書管理システムです。

ASTRUX SaaSの特徴

  • 文書の持出制限機能
  • 申請・承認ワークフロー
  • オプション機能
  • オンプレミス版あり

料金プラン
• 要問合わせ

ASTRUX SaaS
URL: https://www.astrux.jp/about/saas.html

Documal SaaS

Documal SaaS(ドキュマル サース) は、富士通が提供するクラウド文書管理システムです。

Documal SaaSの特徴

  • 文書のライフサイクルを自動化
  • ワークフロー機能
  • 柔軟なアクセス制限

料金プラン
• 要問合わせ

Documal SaaS
URL: https://www.fujitsu.com/jp/group/fsit/services/pkg/documal-saas/

社内SNS

社内SNSとは、従業員間が利用するビジネス用のSNSのことです。

Talknote

Talknote(トークノート) は、コミュニケーションを活性化させ、従業員エンゲージメント向上を促進する社内SNSです。

Talknoteの特徴

  • アクションリズム解析
  • オーバーワーク検知
  • グループ・メッセージ機能

料金プラン(月額/税込み)
• 非公開(要問合わせ)
初期費用+基本プラン+オプション

Talknote
URL: https://talknote.com/

Yammer

Yammer(ヤマー) は、Microsoft社が運営する社内SNSです。

Yammerの特徴

  • Office製品とシームレスな連携
  • 多言語対応。世界中で豊富な導入実績
  • iOS、Android、Windows、Mac対応

料金プラン(月額)
• 無料(ベーシック) ※機能制限あり
• エンタープライズ版はOffice 365ユーザーに含まれる。

Yammer
URL: https://products.office.com/ja-jp/yammer/

ナレッジ共有を成功させるにはツールの選択が大切

ナレッジ共有にはさまざまなメリットがあり、共有がうまく進むと企業の業績向上に役立ちます。

ナレッジ共有を成功させるには、共有する目的を明確にする、共有を奨励する制度を設けるなど、ポイントを押さえなければなりません。なかでもとくに重要なのは、ナレッジ共有ツールを利用することです。

情報共有ツールは多くの種類がありますが、ナレッジの蓄積と共有と検索に優れた情報共有ツールは社内wikiです。

検索性の高い社内wikiを採用すれば、ナレッジ共有の効果を早く発生させられます。自社にあった社内wikiを比較検討し、ナレッジ共有を成功に導いていきましょう。

社内wikiやそれ以外の情報共有ツールについては、以下の記事もご一読ください。

社内wikiの導入から活用までの完全マニュアル 成長企業が実践する情報共有術!
【2024年版】社内wikiツール おすすめ15選(有料・無料)

おすすめのナレッジ管理ツール「NotePM」

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

  • マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
  • 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

NotePMについて詳しく見る >