【事例付き】社内のナレッジ共有を実現させるメリット

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

営業、財務・経理、総務、開発・技術など企業では部署、職種にかかわらず日々の業務を通じてさまざまなナレッジが蓄積されていきます。しかし、基本的にナレッジは、まず個々の社員が経験することで一人ひとりに蓄積されていきます。共有をしなければナレッジはその社員個人のみに蓄積されたままです。もし、そのナレッジが重要で優れていた場合、その社員が転職や退職すると業務の効率が大きく低下します。これを避けるには、ナレッジが一人ひとりの社員に蓄積されるだけでなく、全社員に共有できるようにしていくことが必要です。今回は、ナレッジ共有を行うことの必要性、メリット、ナレッジ共有を実現させて成功している企業の事例、および注意点について紹介します。

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コストをかけてでも実践すべきナレッジ共有が企業にもたらすメリットとは？

ナレッジを共有するには主に以下のコストがかかります。

ナレッジの共有を実現するための環境を用意するコスト
ツール導入のための準備にかかるコスト
ツールの利用コスト
ナレッジ共有が社内に定着するまでのサポート・管理コスト
ナレッジを書き込むコスト・読むためのコスト（業務時間が減少する損失コスト）

しかし、それでもナレッジ共有を実現させると大きなメリットを企業にもたらします。具体的には以下のメリットです。

業務効率化・生産性の向上

ナレッジを共有できれば、例えば1時間かかっていた業務が、順番を変更したり、段取りを変えたり、手際のよい方法で処理するだけで30分に短縮できるようになります。このようなことが企業内には多くあります。これらは、例えば企業内にいるパソコンのアプリに詳しい社員、財務や経理の知識に詳しい社員のナレッジを、その社員のいる部署以外にも共有できるようにすることで実現でき、人件費を削減できる効果があります。このほかにも、新入社員の人材育成や社員のスキルアップを効率化できます。

企業競争力の強化・向上

業務効率化・生産性の向上は、より徹底すると企業競争力に強化・向上が可能です。その最も典型的な企業は、日本を代表する大企業のトヨタ自動車（株）です。同社を語るとき、代名詞にもなっている「カイゼン活動」は、ムダ・ムリ・ムラを徹底的になくして効率的に作業を行って生産性を上げる活動です。同社が、世界をリードする勝ち組のトップであり続けてきた強さの源泉は「ナレッジの共有と伝承」を企業経営の中核に据えてきたことにあると同社元社長の張富士夫氏が会長時代に自ら語っています。ナレッジを徹底的に絞り出して共有することは非常に大きな強みにできます。

このほかにも、顧客情報をナレッジとしてサポート部門、営業部門などで一元管理できていると顧客対応がスピーディにできて顧客満足度を向上させられます。また、部署をこえてナレッジを共有することで連携を強化できます。さらに、マーケティング情報から得られたニーズと社内のシーズをナレッジとして共有できると、そこから新しい製品やサービスの開発につなげられるイノベーションを興せることで企業競争力の強化が可能です。

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社内のナレッジ共有を実現させた企業事例

ナレッジ共有を実践し、成功した企業の事例を2つ紹介します。

社内wikiの活用によりナレッジ共有と社員教育にかかる時間短縮を実現
Web制作やグラフィックデザイン制作を行うA社では、以前からナレッジの共有を行っていたものの、いくつかの課題から思うような成果を上げられていませんでした。課題とは、1つはナレッジ共有をチャットツールと社内ファイルサーバーで行っていましたが、チャットツールはナレッジが次々と流れていき、必要なときに見つけることが困難という課題です。もう1つは、ナレッジをワードやエクセルで社内のファイルサーバーに保管しましたが、検索性が低いうえに更新履歴がわからないという課題です。また、社外からのアクセスができずに業務の効率化も実現できていませんでした。

そこで、これらの問題を解決するため、マルチデバイスに対応した社内wikiを導入。ナレッジの蓄積と管理が容易にできるようになったうえに、必要な情報をいつでもどこでもすぐに見つけられることで、業務効率化に加え、社員教育にかける時間短縮も実現できました。

参考：【導入事例】教育にかける時間を短縮。「ここを見ればわかるという場所」ができた | NotePM

企業の成長とともに増加した社員をチームに分けてナレッジを管理
クラウドツールの開発、運営、販売を行っているB社は、企業の成長に合わせ社員数が増加。社員が少人数のときには直接コミュニケーションでできていたナレッジ共有も、人が増えるにつれ、次第に難しくなっていました。

そこで、複数の情報共有ツールを試して、そのなかから最適なツールの導入を決定。最初はエンジニアチームだけで使い、現在は全社員が利用できるようになっています。B社のナレッジ共有の特徴は、社内規程やインシデント記録など全社員が閲覧する情報のほか、業務ごとにチームをつくり、それぞれに関連する情報を管理していることです。これにより、必要な情報があればどこを見ればよいかがすぐにわかり、新入社員が入社しても簡単にナレッジ共有が実現できています。また、ナレッジを公開する場所ができたことで、多くの社員が積極的にナレッジをアウトプットするようになってナレッジが企業資産として、ますます大きな価値を持つようになってきています。

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ナレッジ共有を実現するための注意点

これからナレッジ共有を導入したいと考えている企業が失敗しないための注意点を紹介します。

マネージャー職や経営陣が率先して取り組む
マネージャー職や経営陣が率先してナレッジ共有に取り組んでいることを社員に見せることが必要です。その姿を見ることでナレッジ共有の重要性を社員が認識し、積極的に取り組むようになっていきます。

ナレッジ共有をしやすくするためのツールを活用する
ナレッジ共有を継続して長く徹底的に行っていくことは、社員にとってはメリットを享受できますが、蓄積することには手間と時間がかかるため共有が進まない可能性があります。導入事例からもわかるとおり、使いやすいツールを選んで活用することが必要です。

共有されたナレッジは活用されやすいようにマネジメントする
ナレッジ共有を成功させるポイントは、全社員がナレッジを蓄積し、それを活用することです。ナレッジとして蓄積されても、例えば、マーケティングで得られたナレッジも単に数字だけでは、それは単なるデータでナレッジとはいえません。どの数字をどのように活用できるかの切り口を加えるとナレッジになって、活用されやすくなります。

優秀な社員のナレッジが蓄積される仕組みをつくる
業務効率化や生産性向上、企業競争力の強化になるような優れたナレッジは、優秀な社員が持っているのが一般的です。しかし、優秀な社員には、重要な業務が集中し、多忙であることが多く、ナレッジを蓄積する時間がない可能性があります。優秀な社員がナレッジを共有しやすいように評価制度を見直しするなど、情報共有へのモチベーションを高めることを検討する必要があります。

全社員がナレッジを絞り出し活用できるようにする
トヨタ自動車のようにナレッジを企業の強みにまでするには、ナレッジを全社員が絞り出すこと、そしてそれを活用しなければ成功しません。蓄積と活用が一部の社員にとどまっていては成功しません。そのためのマネジメントや仕組みづくりも考慮する必要があります。

企業の資産となるナレッジはツールを活用し効率的な管理を

さまざまなメリットを企業にもたらすナレッジ共有は、決して簡単なことではありません。ツールを活用して、蓄積や活用が容易にできるように、またナレッジを共有する目的を明確にして、それに合ったツールを選ぶことが重要です。なお、ナレッジ共有のためのツールに関しては、以下の記事で紹介しています。ご一読ください。

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