社内のナレッジをすぐに見つけられる管理ツール「NotePM」→今すぐ無料で試してみる
こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
仕事をする中で自然と蓄えられていくノウハウは、仕事を円滑に効率よく進めるためのかけがえのない財産です。しかし、せっかくのノウハウも共に働く人たちの中で共有できていなければ、会社の財産にはなりえません。個人のノウハウを会社の財産にするために役立つ「ノウハウ共有ツール」について、そのメリットと選定ポイントについて紹介していきます。
関連記事：情報共有ツールおすすめ 33選（無料あり）と会社にもたらすメリット – NotePM
関連記事：【2024年版】ナレッジ共有ツール タイプ別おすすめ 10選 – NotePM
• 属人化を解消したい
• ベテラン社員のノウハウを継承したい
• バラバラな業務品質を標準化したい
• ナレッジマネジメントの進め方を知りたい
目次
ノウハウ共有が業務効率化に効果的な理由
新人や新プロジェクトメンバーへのノウハウ導入がスムーズに
新たなプロジェクトに取り組むときに、先輩や上司にアドバイスを求めたり、質問をしたりすることはよくあることです。聞く人にとっては初めての質問かもしれません。しかし、同じような内容を何人もの人から質問される上司の立場から考えると、この時間は「削減できる時間」といえるのではないでしょうか。ノウハウの共有ができていれば、疑問が生まれたときに自分で解決することができ、「聞く人」「答える人」の双方の時間と手間を削減できます。新人や新プロジェクトのメンバーに対しても、スムーズにノウハウを移行することができます。
属人的な仕事をなくし、ノウハウを会社の財産に
ノウハウが個人だけのものだと、「その人以外はできない仕事」が増えていきます。では、その人が急に休んだり、引き継ぎをしないまま退職したりしてしまうと、どうなってしまうでしょうか。例えば、「業務が滞る」「納期が遅れてクライアントに迷惑をかける」などにつながりかねません。ノウハウの共有ができていれば、誰か１人に頼ることなく仕事を進めることができます。
クライアントのニーズに合ったサービスの提供が可能に
クライアントについてのノウハウ共有は、ビジネスマンにとって大切なポイントです。新しいトピックについて、ある部署では把握していても、別の部署では把握できていなかった場合、クライアントは不満を感じるでしょう。また、ニーズに合った提案もできなくなってしまいます。ノウハウ共有によって、こうした事態を避けることが可能です。
ナレッジやノウハウは共有するだけでは不十分！蓄積が必要な理由
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ノウハウ共有ツール導入のメリット
ノウハウを検索できる
分からないことがあると、スマホやインターネットですぐに検索する人は多いのではないでしょうか。今や検索は、私たちの暮らしの一部です。ノウハウに関しても迅速に検索し、活用することができて、初めて「共有している」といえます。ノウハウ共有ツールを使うと、業務に必要なノウハウをすぐに検索することが可能です。スマホやタブレットを使って社外から検索可能なものもあります。
ノウハウを更新できる
ノウハウ共有ツールでは、投稿されたノウハウに追記したりタグ付けしたりする方法で、新たな情報を加筆、訂正することができます。情報に接した人が、その都度、ノウハウを書き換えていくことができるので、常に最新の情報に接することが可能です。
コミュニケーションが活発になる
「ノウハウ共有ツールを使うと、社員同士の直接のやり取りが減ってしまうのでは」と思う人もいるかもしれませんが、そんなことはありません。ノウハウ共有ツールは、ノウハウの投稿や検索、閲覧が簡単にできて便利なため、必然的に活用頻度が増加。連携しているチャットツールやメールなどを使い、社員間のコミュニケーションが以前より活発になる傾向があります。
ノウハウ共有ツールの選定ポイント
使いやすいユーザーインターフェイスかどうか
多くの人に利用されることでノウハウが蓄積されていくため、操作性が悪く使いづらいノウハウ共有ツールでは、導入する意味がありません。新人からベテランまで、誰もが使いやすいユーザーインターフェイスなことは重要なポイントです。「どこから検索できるのか」「どうやって投稿するのか」が、一目で分かるようなシンプルなものを選ぶとよいでしょう。
利用方法、シーンに合っているかどうか
ノウハウ共有ツールを選ぶときに重視したいのは、「使いやすいこと」です。一緒に利用するメンバーが「どのようなシーンでノウハウを検索したいと思うか」「どのような方法なら投稿しやすいか」を考えてみましょう。外出や出張が多い会社や、リモートワークで仕事を進める会社などの業務形態、および会社の規模によっても使いやすいツールは違います。
セキュリティがしっかりしているかどうか
業務に関するノウハウは、会社にとっての財産であり機密事項です。クライアントの情報やミーティングの内容、数値情報などが外部に漏れることは許されません。ノウハウ共有ツールを選ぶ際には、「万全のセキュリティ対策がとられているかどうか」の確認を必ず行いましょう。
ノウハウ共有ツール おすすめ16選
上記ポイントを踏まえて、おすすめノウハウ共有ツール・サービスをご紹介します。
NotePM
NotePM（ノートピーエム） は、個人のノウハウを引き出す 社内版ウィキペディア です。検索に強く、マニュアル作成やナレッジ共有に便利なツールです。大手IT製品レビューサイトでは、とくに「使いやすいさ・導入しやすさ」の点で高く評価されています。社内マニュアル、手順書、業務ノウハウ、社内FAQ、日報・議事録など、ストック型の情報管理に最適です。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
料金プラン（月額）
• 全プラン共通： 初期費用0円、見るだけの参照専用ユーザーは無料
• 4,800円 / 8名 / 80GB
• 9,000円 / 15名 / 150GB
• 15,000円 / 25名 / 250GB
• 30,000円 / 50名 / 50GB
• 60,000円 / 100名 / 1TG
• 120,000円〜 / 200名〜 / 2TG 〜
無料トライアル期間：30日間
URL: https://notepm.jp/
Confluence
Confluence（コンフルエンス） は、オーストラリアのAtlassian（アトラシアン）が運営する社内情報共有ツールです。Atlassianが提供している有名なツールとして、プロジェクト管理ツール「Jira」、タスク管理ツール「Trello」などがあります。
Confluenceの特徴
- 柔軟なアクセス権限
- Jira、Trello連携
- 大規模ユーザーに強い
料金プラン（月額/クラウド版/STANDARD）
• 1,200円/10名
• 30,000円/50名
• 60,000円/100名
• 220,000円/500名
• 402,000円/1000名 ※オンプレ版、プレミアムプランもあり。
無料トライアル期間：7日間
Confluence
URL: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
Qiita:Team
Qiita:Team（キータチーム） は簡単にかけて、簡単に共有できる、社内向け情報共有サービスです。
エンジニア向けブログ「Qiita」のビジネス版です。
Qiita:Teamの特徴
- 「Qiita」のビジネス版
- コメントやイイね！機能
- エンジニア向けAPIが豊富
料金プラン（月額/税込み）
• 1,520円/3名
• 4,900円/7名
• 7,050円/10名
• 15,300円/17名
• 18人目以降は+720円/1人
無料トライアル期間：30日間
Qiita:Team
URL: https://teams.qiita.com/
Scrapbox
Scrapbox（スクラップボックス） は、チームでリアルタイムに情報を共有できるツールです。タグとリンクによる自動整理機能により、大量の情報を簡単に扱えるのが特徴です。
Scrapboxの特徴
- タグとリンクによる自動整理機能
- 複数ユーザーによる同時編集
- 1アクションで画像や動画、地図を添付
料金プラン
• 個人 無料
• 法人 1,000円/1名（BUSINESS）
Scrapbox
URL: https://scrapbox.io/product
esa
esa（エサ） は「情報を育てる」という視点で作られた、自律的なチームのための情報共有サービスです。
esaの特徴
- WIP機能（書き途中で公開）
- かわいいデザイン
- 記事の外部公開とスライドショー
- カテゴリ・タグ機能
料金プラン（月額/税込み）
• 500円/1名あたり
無料トライアル期間：2ヶ月
esa
URL: https://esa.io/
Dropbox Paper
Dropbox Paper（ドロップボックス ペーパー） は、オンラインストレージサービスで有名な「Dropbox」が提供しているサービスです。Dropboxがファイル共有・保存がメインであるのに対し、Dropbox Paperは、ドキュメント作成・共有に特化したサービスです。
Dropbox Paperの特徴
- 動画などのメディアファイル埋込
- プレゼンテーション機能
- iOS、Android対応
料金プラン（月額 / 税込み）
• Dropboxユーザーは無料
• 1,375円 / 1名
(Dropbox Business Standard)
Dropbox Paper
URL: https://www.dropbox.com/ja/paper
Notion
Notion（ノーション） は、「オールインワン ワークスペース」がコンセプトの情報共有ツールです。ドキュメント共有機能に、メモ（Evernote）、タスク（Trello）、プロジェクト管理（Redmine/Backlog）、スプレッドシート（Google Sheets）が合体したようなサービスです。
Notionの特徴
- オールインワン機能
- iOS、Android、Windows、Mac対応
- 日本語メニュー非対応
料金プラン（月額）
• 8ドル / 1名
(Teamプラン）
※無料プランあり
Notion
URL: https://www.notion.so/product
GROWI
GROWIは、無料で使えるオープンソースの社内wikiツールです。Markdown記法に対応していて、テキスト、画像、動画などの様々な種類のコンテンツを簡単に共有することができます。また、GROWIの機能はプラグインによって拡張でき、APIも提供されているため、カスタマイズすることも可能です。
GROWIの特徴
- オンプレミス対応も可能
- テーマなどカスタマイズ可能
- draw.io 連携機能で図を描くことが可能
料金プラン
無料
Knowledge
Knowledge（ナレッジ） は、自社サーバーにインストールできるオープンソースの情報共有サービスです。
Knowledgeの特徴
- 簡単セットアップ
- オープンソースソフトウェア
- モバイル対応
料金プラン
無料
Knowledge
URL: https://information-knowledge.support-project.org/ja/
Teachme Biz
Teachme Biz は、分かりやすい画像・動画を使用した業務手順書を簡単に作成でき、スマートフォンやタブレットでの管理・共有も可能なクラウド型マニュアル作成ツールです。
Teachme Bizの特徴
- 画像・動画を使用した業務手順書を簡単に作成できる
- スマホ、タブレット対応
- トレーニング機能（手順書を選んでコース組み立て）
料金プラン（月額）
• 300,000円：初期費用
• 50,000円（スターター）
• 100,000円（ベーシック）
• 300,000円（エンタープライズ）
Teachme Biz
URL: https://biz.teachme.jp/
Talknote
Talknote（トークノート） は、コミュニケーションを活性化させ、従業員エンゲージメント向上を促進する社内SNSです。
Talknoteの特徴
- アクションリズム解析
- オーバーワーク検知
- グループ・メッセージ機能
料金プラン（月額/税込み）
• 非公開（お問い合わせ）
初期費用＋基本プラン＋オプション
Talknote
URL: https://talknote.com/
kintone
kintone（キントーン） は、サイボウズ社が提供する、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できる、ビジネスアプリ作成クラウドサービスです。サイボウズOfficeとの違いは柔軟なカスタマイズ性です。業務アプリを直感的に作成でき、チーム内で共有して使えます。
kintoneの特徴
- 柔軟なカスタマイズ性
- APIやプラグインなど100種類以上の連携サービス
- バラバラな情報を一つにまとめるのが得意
料金プラン（月額）
• 780円/1名（ライト）
• 1,500円/1名（スタンダード）
kintone
URL: https://kintone.cybozu.co.jp/
Aipo
Aipo（アイポ） は、チームの共同作業がしやすくなる機能が充実しているグループウェアです。購入は一つの機能からできるため、チャットやチームの予定を一目で把握できるカレンダー、ワークフローなど、必要最小限の機能を選んでスタートすることができます。インターフェースもシンプルで使いやすく、直感的に使えるツールです。
Aipoの特徴
- 必要最小限の機能から始められる（コストを抑えられる）
- ムダな機能を省き、必要な機能だけを選んで利用できる
- 迅速で丁寧なチャットサポート
料金プラン（月額）
• 100円〜/1名
※利用機能に応じて 例）カレンダー+200円、チャット+100円など
Aipo
URL: https://aipo.com/
Evernote Business
Evernote Business は、個人で利用している人も多い『Evernote』のビジネス版です。アイデアとしてまとめたテキスト文書や手書きの文書、議事録やボイスメモを集約してチームに簡単に共有できるのが最大の魅力です。
Evernote Businessの特徴
- テキスト文書、手書きの文書、ボイスメモなどアイデアを簡単に記録
- 集めた様々な形のアイデアを集約しチームで共有
- タスク管理や議事録作成も可能
料金プラン（月額）
• 1,100円/1名あたり
Evrenote
URL: https://evernote.com/intl/jp/business
Salesforce Sales Cloud
Salesforce Sales Cloud（セールスフォース セールスクラウド） は、世界シェアNo.1のCRM（顧客管理）・SFA（営業支援）プラットフォームです。顧客管理を一元的に行うことで、営業生産性を高め、社内の情報共有を促進し、商談成約率を向上させます。
Salesforce Sales Cloudの特徴
- 世界シェアNo.1のCRM（顧客管理）
- 独自AIで「インサイト」「成果予測」「次のステップをレコメンド」
- モバイルアプリ対応
料金プラン（月額）
• 3,000円/1名（Essentials）
• 9,000円/1名（Professional）
• 18,000円/1名（Enterprise）
• 36,000円/1名（Unlimited）
Salesforce Sales Cloud
URL: https://www.salesforce.com/jp/products/sales-cloud/overview/
ノウハウ共有ツールを導入する際の注意点
導入は少人数から、徐々に全員に
これまでの方法を変えるときには、従業員から反発がつきものです。特に、これまで面と向かってノウハウを伝える方法を重視してきた人や、スマホやインターネットを使った業務に抵抗がある人は、ノウハウ共有ツールの利用を敬遠してしまうかもしれません。ノウハウ共有ツールは、導入した全員が利用することで最も価値が高まります。導入の時点で敬遠する人が出ないように、まずは少人数から使い始めて、徐々に全員に広げていく方法をとるとよいでしょう。
利用人数を把握して価格帯を確認
多くのノウハウ共有ツールでは、利用人数によって価格や選べるプランが変わります。最終的に利用する人数を把握してから、候補を絞っていきましょう。導入した後、予算オーバーになってしまわないように注意が必要です。
必要な機能が備わっているか
ノウハウ共有ツールには、業務を効率化する便利な機能が備わっています。しかし、すべてのツールにすべての機能があるわけではありません。導入する際には、「自分の業務に不可欠な機能が備わっているか」を確認しておきましょう。導入後に、その機能が使えないことが分かると利用価値が大きく失われてしまいます。また、機能の利用によって追加料金などもチェックしておくとよいでしょう。
社内のナレッジ共有はどう進める？何をどのように共有すべきか解説
マニュアル作成・ナレッジ管理が成功するサービス「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから
ノウハウ共有ツールの導入事例
株式会社クラベスの導入事例
株式会社クラベスは、eコマースや、Webサービスを中心に手がける開発会社です。いくつかのツールを実際に利用して比較検討した結果、「フォルダ整理が可能」「アクセス権限の設定が柔軟」「検索して情報にアクセスしやすい」点などからノウハウ共有ツールを導入しました。情報をドキュメントに残す文化ができ、情報を探したり、議事録を作成したりする手間も大幅に削減できました。
【導入事例】システム開発情報を一元管理。情報を残す企業文化に
株式会社チュートリアルの導入事例
株式会社チュートリアルは、クラウド型PRAの開発、運営、販売をするスタートアップ企業です。会社の成長とともに新しい社員が増え、ノウハウの共有や情報を検索できるシステムの導入が急務でした。「フォルダ階層構造が使いやすい」「マークダウン形式で書きやすい」「料金が安い」ことから社内wikiツール「NotePM」を導入しました。技術ブログや、就業規則の手続き方法、企画案などを共有することで、社員の受け入れがスムーズに。また、チームごとに情報を整理することで、欲しい情報をすぐに検索できるようになり、業務を効率化することに成功しました。
まとめ
ノウハウの共有は、重要なことだと理解していても実際に行うのは大変です。ノウハウ共有ツールを利用することで、日常の業務をこなしながらドキュメントにノウハウを残すことが習慣になり、情報を蓄積してくれるため、便利に使えるようになります。利用したい機能や会社の規模などを吟味しながら、業務に合ったノウハウ共有ツールを選んでみてはいかがでしょうか。
このような方におすすめです
• 属人化を解消したい
• ベテラン社員のノウハウを継承したい
• バラバラな業務品質を標準化したい
• ナレッジマネジメントの進め方を知りたい
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
