【導入事例】システム開発情報を一元管理。情報を残す企業文化に – 株式会社クラベス

2020年03月09日(月) 導入事例


(代表取締役 堀内文雄 様)

会社名 事業 NotePMの利用人数
株式会社クラベス システム開発 25名(PLUSプラン)

2013年4月設立。eコマース・WEBサービスを中心としたシステム開発会社。高難度の開発案件も手がけるプロフェッショナル集団。
https://www.claves.co.jp/

ダイジェスト

導入目的
  • 情報共有する企業文化を根付かせたい 🏢
  • ドキュメント情報を整理したい 🔍
課題
  • 情報が整理されていなかったので、探すのが大変だった
効果
  • 情報を探す時間が短くなった ✨
  • ドキュメント情報を残す文化ができた 🎉
使い方
  • 議事録、システム開発環境情報、要件定義書など 📝
お気に入り機能
  • フォルダで簡単に整理できる
  • 誰が見たかわかる閲覧機能

 

ドキュメントを整理できるツールを探していた

—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください

堀内:当時はEvernoteでドキュメントを残していました。書くのは問題なかったが、情報を整理できなかったので、あとで閲覧するときの検索性などで利用しづらさがありました。(Evernoteにはタグ機能があるが自分達には合わなかった)

堀内:あとBitbucketのREADMEファイルに開発環境情報など書いていたが、運用が中途半端でした。

—どのようにNotePMを見つけられたのですか?

堀内:転職組の新入社員に情報共有ツールを探してもらい、いくつかのツールをみんなで試して「NotePMが使いやすいね」という事になりました。

—NotePMに決めた理由は?

堀内:「esa」「Qiita Team」「NotePM」をトライアル運用して、「フォルダ整理できる」「柔軟にアクセス権限が設定できる」点を評価して決めました。あと、NotePMは「見る方」が特に使いやすいという印象がある。検索して情報にアクセスするという点に長けているところに魅力を感じました。

 

NotePMの使い方

—利用部門、内部ルールについて

堀内:社員全員で使っている。「インターン生」や「社外メンバー」に公開することもある。権限はマネージャー層とそれ以外でアクセスできる情報を整理しています。

—NotePMで管理しているドキュメントは?

堀内:議事録、開発環境情報、要件定義、社内規定、手順書、退職時の引き継ぎ資料など。CSV出力のために一時的に必要なSQL文を書くこともあります。また、弊社は年に2回「合宿」をしているが、その内容を情報として残し社員全員で共有しています。

【ドキュメント例】

  • 議事録
  • 開発環境情報
  • 要件定義書
  • 社内規定
  • 手順書・マニュアル
  • 引き継ぎ資料

etc.

—情報はどのように整理していますか?

堀内:プロジェクト単位でノートを作って、案件が終わったらアーカイブして整理しています。



 

ドキュメントを残す文化になった

—NotePM導入後の効果は?

堀内:ドキュメント情報を残す企業文化になったことですね。「それNotePMに書いておいてー」という言葉が社内で普通に出てくるようになった。欲しい情報がNotePMにあるので、情報を探す時間がかなり短くなりました。

堀内:あと、議事録は事前にアジェンダを作ってそれを埋めていくだけでよくなったので、時間短縮と効率化が図れました。

 

Markdown記法について勉強会を実施

—初期導入から定着までの方法は?

堀内:ツール選定した社員を中心に、EvernoteやBitbucketにあったドキュメントをNotePMに移行しました。また、NotePMの使い方として「Markdown(マークダウン)」記法の勉強会も実施しました。

NotePMは Markdown記法 を採用しています。

 

誰が見たかわかる閲覧機能がお気に入り

—NotePMの便利な点、気に入っているところは?

堀内:誰が見たかわかる閲覧履歴機能は便利だなと思う。「前回のMTG議事録みてくれてないですよね?」と社員から突っ込まれることがよくあります(笑)

堀内:見た後に「コメント」したり「リアクション」できるのもいい。

(閲覧履歴機能のイメージ)

(コメント機能のイメージ)

 

NotePMに今後期待すること

—今後欲しい機能は?

堀内:フォルダ単位でSlack通知が設定できると嬉しい。あと、Markdown形式の生データを出力できると便利だと思います。

 

情報共有ツール導入を検討している方へアドバイス

—情報共有ツールを検討されている方に、ポイントやアドバイスなど

堀内:「情報を探している時間」というのはとても無駄で勿体ないと思うので、検索性の優れたツールというのは選定基準として重要なポイントだと思います。まずは、色々なツールをトライアル運用して試すことをオススメします。

 

—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました ?

 

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