社内への情報伝達・ナレッジ共有を円滑化させるツール「NotePM」
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| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| 大東電業株式会社 | 送電線・情報通信工事 | 150名 |
現代社会のインフラを支える送電線工事・情報通信工事等を高いクオリティで手がける大東電業株式会社。1962年の設立以来、約60年の実績を持つ老舗企業。
https://www.daitoh-ec.co.jp/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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| 導入目的 |
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| 課題 |
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| 効果 |
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| 使い方 |
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| お気に入り機能 |
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※ 今回はオンラインWeb会議で、業務部 鈴木様にインタビューさせていただきました。
連絡事項の見逃しを解消したかった
—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください
鈴木：弊社は約9割の社員が工事関係で現場に出ています。これまで会社からの連絡事項をメールで一斉送信していたのですが、現場社員から「メールを見てない」という声があり、連絡事項が行き渡らない事が多々ありました。
例えば 『出勤の打刻方法が変わります』 といった連絡事項をメールで一斉送信しても、何名か正しくできていない。本人に確認すると「そんなメール来ていましたっけ？」「知らなかったです」といった事が頻繁にありました。
このような連絡事項の見逃しを解消したいと考えて、インターネットで調査する中で「社内wikiツール」の存在を知って、NotePMにたどり着きました。
—他のサービスと比較されましたか？
鈴木：「Docbase」「esa」「NotePM」を無料トライアルで試しました。
—NotePMを選んでいただいた理由は？
鈴木：「見やすい」「使いやすい」という点でNotePMに決めました。弊社は年齢層が高めの社員も多くいるので、パッと見て分かりやすさを重視しました。
部長など管理職の方々を無料トライアルに招待して、各ツールの使い勝手などをフィードバックしてもらいました。その中でNotePMの評判が一番良く、ご年配の方々も普通に使えていたので導入を決めました。
現場社員に必要な情報が届くようになった
—NotePM導入後の効果は？
鈴木：当初課題に感じていた「連絡事項の見逃し」はかなり改善されました。各部署で、議事録や報告書などをNotePMで管理しているのですが、部署内の情報を確認する際に、タイムラインで全社お知らせも表示されるので、見てくれるようになりました。
タイムライン機能の例
あと、新入社員の受け入れに要する時間が短縮できました。NotePM導入前は、教育の担当者が時間を作ってオリエンテーションしていたのですが、NotePMに「新入社員向けマニュアル」を載せることで、困った時にそこを見れば分かるという状態になったのは効果的でした。
マニュアルの例
NotePMの使い方
—NotePMで管理しているドキュメントは？
鈴木：私が所属する業務部では、「議事録」「会社からの連絡事項」「人事通知」「社内表彰」などで活用しています。
NotePM導入前は、人事通知や社内表彰は、紙を各支店に日付指定で郵送していました。紙が届くと掲示板に貼り付けて掲示してもらう運用です。NotePM導入後は、紙から電子になったので運用が効率化し、より多くの社員に見てもらえるようになりました。
社内表彰のページには、「おめでとう🎉 」コメントや「イイね👍」などのリアクションがあり、紙運用ではなかった社内コミュニケーションが生まれています。
ゴルフコンペ案内の例
【ドキュメント例】
- 新入社員向けマニュアル
- 全社向け連絡事項
- 人事通知
- 社内表彰
- 社内イベントの案内
- ミーティング議事録
- 報告書
etc.
—NotePMの初期導入から定着までにした事は？
鈴木：月1回の全体会議の場で、「ナレッジ共有ツールを導入しました。各部署でこういう使い方もできるので、ぜひ活用してください。」と何回かお願いしました。
—すぐ使われるようになりましたか？
鈴木：最初は「難しいよー」という反応でしたが、「大丈夫です」と答えてました（笑）
皆さん実際に触ってみると、NotePMの便利さを感じてくれて、今では各部署内で、議事録や報告書などの共有に使われています。
スマホ・タブレットで外出先からアクセスできるのは便利
—NotePMの便利な点、気に入っているところは？
鈴木：スマホやタブレットで外出先からアクセスできて、とても見やすいのは便利に感じています。現場社員も会社支給のスマホでNotePMを見ています。
スマホ・タブレット対応
NotePMで投稿した内容が、同時にメールでも送信されるのは、他の社員からも便利だと好評です。
メール通知の例
NotePMに今後期待すること
—今後欲しい機能は？
鈴木：予約投稿する機能がすごく欲しいです。人事通知などは発表日時が決まっているので、「明日の9時に投稿する」などアラーム設定して管理しています。アラームのリマインド通知で5分前に気がついて慌てたことが何度かあったので、予約投稿できると嬉しいです（笑）
【追記：2023年11月6日】予約投稿ができるようになりました！
—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました 😄
