【導入事例】気軽にノウハウを蓄積できるのが魅力。知識をストックし、さらなる事業成長を目指す – 税理士法人アーリークロス

2021年10月27日(水) 導入事例

代表社員 公認会計士・税理士の小西様にインタビュー(写真右)

会社名 事業 NotePMの利用人数
税理士法人アーリークロス 税理士事務所 150名プラン

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https://www.earlycross.co.jp/

ダイジェスト

導入目的
  • 個人のノウハウを蓄積できる場を作りたい
課題
  • 業務が属人化している
  • チャットで同じような質問が飛び交う
使い方
  • 議事録、社内マニュアル・ルール、業務手順書、システムのトラブルシューティングなど 📝

 

気軽にノウハウを蓄積できるツールを探していた

—事業概要を教えてください。

小西:福岡を拠点にしている会計事務所です。法人のお客様を中心に、会計面や税務面のサポートや決算、申告をしています。マネーフォワードクラウドの導入実績「九州No.1」で、日本初のマネーフォワード クラウド公認プラチナメンバーでもあります。

—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください。

小西:採用を通して新しい人が増える中で、「前もこの話をした気がする」といったケースが多くなっていました。これまで、ビジネスチャットのChatworkで情報共有をしていましたが、チャットだと情報が流れてしまい、業務の属人化や同じ質問が何度もくるという課題が発生していました。

Chatworkでお客様とコミュニケーションをとる事も多いのですが、「担当と上司とお客様」で権限グループを作るので、別の担当者は、そこでのやりとりやノウハウが検索できず、社内で同じような質問が飛び交うという状況でした。

こういった課題を解決するため、個人のノウハウを蓄積できるツールを導入して、 「人が増えて知識がたまって、さらに組織として強くなる」 という循環にしていきたいと考え、NotePMの導入を決めました。

—他のサービスと比較されましたか?

小西:システム担当者がいくつかツールをピックアップして、NotePM、Kibela、toaster teamが最終候補として挙がっていました。

それぞれのツールを無料お試しして、機能面での使い勝手や投稿のしやすさを比較検討した結果、NotePMに決めました。

—ツール導入において重視したポイントは?

小西:社内にはITリテラシーが高い人もいれば、そうではない人もいるので、「誰もが使いこなせるツール」 というのは重視していました。使い方を逐一説明するのはなかなか大変なので、 「シンプルでわかりやすい」 という点は重要なポイントでした。

NotePMの導入事例では、金融・製造・建設業界や医療クリニック・保育園など、IT企業以外の幅広いお客様が多く紹介されていたので、誰でも使いやすそうだと感じました。また、気軽に投稿ができて、機能面で小回りの利く感じが良いと思いました。

 

NotePMの使い方

—NotePMの本導入はこれからですが、どのように活用されますか?

小西:まずは、社内会議やクライアントとの会議の議事録を管理していきたいと考えています。

今まではGoogleドキュメントで管理していましたが、きちんと残しているのかもわからなく、見ている人が少ない状況でした。NotePMは「タイムライン」や「誰が見たかわかる」機能があり、社内のナレッジ状況を見える化できるので良いと思いました。

テンプレートで各種議事録フォーマットを管理

他にも、社内マニュアルや社内ルールをしっかり残していきたいですね。「新人によくある間違い」や「気をつけたほうが良いこと」など、気がつくと毎年同じことを言っていて、「昔、Wordファイルで作ったな」「チャットで周知したな」ということがよくあります。

わからないことがあったら、まずはNotePMで検索して、なかったらチャットで質問するという運用にしたいです。「よくある質問集」「よくあるミス」などをNotePMで書いて全社で共有できたら、仕事の効率化にも繋がると考えています。

社内ルール

各種社内マニュアル

また、外部のお客様との情報共有にも活用していきたいです。
年末調整時の説明や、「マネーフォワードの初期設定ではこの操作をして下さい」など、これまで各担当がそれぞれ案内していた内容をマニュアル化して、NotePMの「ページ外部共有機能」で共有して、効率化していく予定です。

ページ外部共有機能(ログイン不要で特定ページを共有できる)

ドキュメントの例

  • 議事録(社内、クライアント)
  • 社内マニュアル・ルール
  • 業務手順書
  • よくある質問集
  • トラブルシューティング対応
  • etc.

 

メモ感覚で書けるところがお気に入り

—NotePMの便利な点、気に入っているところを教えてください。

小西:気軽に情報を書けるところです。とりあえずタイトルと内容を少し書いて下書き保存して、また後で再開できるような、メモ感覚で書けるところが気に入っています。

また、「ページを見た人」がわかる機能や、「リアクション・コメント」でフィードバックをもらえる機能は、書く側にとって嬉しいポイントなので、ナレッジ共有のモチベーションにも繋がると思います。

ページを見た人・コメント機能

 

NotePMに今後期待すること

—今後欲しい機能をお聞かせください。

小西:「複数人で共同編集(同時編集)できる機能」が欲しいです。Googleドキュメントで議事録を管理していた時に、共同編集することが多かったので、NotePMで共同編集ができれば嬉しいです。

 

—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました 😄

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