【導入事例】文書管理システムを刷新！社内質問箱で問い合わせ業務も効率化 - 横森製作所

社内の文書管理を効率化させるナレッジ共有ツール「NotePM」
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設計技術課島崎様、技術部システム課武田様にインタビュー

会社名	事業	NotePMの利用人数
株式会社横森製作所	建設・鉄骨階段メーカー	600名

株式会社横森製作所は、多くの有名建造物の「階段」を手掛ける日本一の階段専門メーカー。高い競争力で有名超高層ビルの約8割の階段を手掛ける、組立式の鉄骨階段のパイオニア企業。
https://www.yokomori.co.jp/

ダイジェスト

導入部門	全社
導入目的	文書管理システムの刷新
課題	既存の文書管理システムに不満。不具合が多く、動作も遅い。
効果	軽くて高速。快適な操作性 ✨ 文書管理＋社内掲示板で、新しいコミュニケーションが生まれた ✨
使い方	ISO資料、技術仕様書、クレーム報告書・見解書、社内質問箱、議事録など 📝
お気に入り機能	ブログ感覚で簡単に投稿できる外部共有機能で、社外メンバーとの情報共有が便利

ビル建設業界を支える日本一の「階段メーカー」

—事業概要を教えてください

島崎：当社は「鉄骨階段」を設計・製造・施工する専門メーカーです。社員数は約470名、国内に7支店・9工場、海外には中国、アメリカ、シンガポール、マレーシアに子会社があります。

島崎：当社の鉄⾻階段は、⽇本の超⾼層ビルの約8割に採⽤いただいており、「あべのハルカス」「東京都庁」「六本⽊ヒルズ」などの他、「日本一高い電波塔」も⼿掛けています。

—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください

武田：文書管理システムの刷新（リプレース） がきっかけです。以前使っていた文書管理システムは、柔軟にカスタマイズできる事が売りだったのですが、不具合が多く動作も遅いため、ずっと不満に感じていました。6年ほど使っていたのですが、このような状況から、社内の利用者もどんどん離れていってしまい、文書管理システムの乗り換えを決断しました。

—他のサービスと比較されましたか？

武田：クラウド型の文書管理システムをいくつか検討しました。具体的には「大塚商会の文書管理システム」「住友電工情報システムの楽々Document Plus」「NTTデータイントラマート」などです。ただ、従来の文書管理システムは、当社には必要ない機能がたくさんあり、値段も高かったのでマッチしませんでした。

そんな中でNotePMを知り、オンラインデモを実施いただいたところ、シンプルで使いやすそうだなと感じ、無料トライアルで試して具体的な検討を進めました。

—NotePMを選んでいただいた決め手は？

武田：シンプルで直感的に使える点です。使わない機能がたくさんあると、複雑さを招いて使い方がわからないという事に陥りがちですが、NotePMは本当に必要な機能にフォーカスしていて、無駄な部分が削ぎ落とされている印象でした。全社員に展開するため、ITツールに慣れていない人でも「見やすい」「なんとなく使える」という点が重要でした。

あと、既存の文書管理システムのデータ移行をサポートしていただいたのも助かりました。

関連記事：インポート・他サービスからデータ移行 – NotePM

デザイン性の高い装飾らせん階段も手掛ける

NotePMの使い方

—利用部門について

武田：NotePMは、各支店や工場などを含む全社員で使っています。海外子会社では、中国から図面に必要な製品仕様書などにアクセスしています。また、業務委託の方には、ゲスト権限で招待して、製品仕様書などの文書に限定して共有しています。

—NotePMで管理しているドキュメントは？

島崎：前の文書管理システムで管理していた情報がメインで、「ISO認証に関する書類」「製品仕様書」「加工の仕方やルール」などです。「クレーム報告書・見解書」も管理していて、同じような事が発生した場合に参照しています。

技術情報のイメージ

製品仕様書のイメージ

島崎：新しい取り組みとして、社内FAQ用に「質問箱」をNotePM内に設置 しました。これまで製品構造を担当する部署に、営業・設計部門から電話や対面で質問が集中して、業務が煩雑になっていたのですが、NotePMに質問して担当が回答することで、同じような質問を減らし効率化を図っています。

ドキュメントの例