【導入事例】文書管理システムを刷新!社内質問箱で問い合わせ業務も効率化 – 横森製作所

2021年10月27日(水) 導入事例

設計技術課 島崎様、技術部システム課 武田様にインタビュー

会社名 事業 NotePMの利用人数
株式会社横森製作所 建設・鉄骨階段メーカー 500名(PREMIUM500プラン)

株式会社横森製作所は、多くの有名建造物の「階段」を手掛ける日本一の階段専門メーカー。高い競争力で有名超高層ビルの約8割の階段を手掛ける、組立式の鉄骨階段のパイオニア企業。
https://www.yokomori.co.jp/

ダイジェスト

導入目的
  • 文書管理システムの刷新
課題
  • 既存の文書管理システムに不満。不具合が多く、動作も遅い。
効果
  • 軽くて高速。快適な操作性 ✨
  • 文書管理 + 社内掲示板で、新しいコミュニケーションが生まれた ✨
使い方
  • ISO資料、技術仕様書、クレーム報告書・見解書、社内質問箱、議事録など 📝
お気に入り機能
  • ブログ感覚で簡単に投稿できる
  • 外部共有機能で、社外メンバーとの情報共有が便利

 

ビル建設業界を支える日本一の「階段メーカー」

—事業概要を教えてください

島崎:当社は「鉄骨階段」を設計・製造・施工する専門メーカーです。社員数は約470名、国内に7支店・9工場、海外には中国、アメリカ、シンガポール、マレーシアに子会社があります。

島崎:当社の鉄⾻階段は、⽇本の超⾼層ビルの約8割に採⽤いただいており、「あべのハルカス」「東京都庁」「六本⽊ヒルズ」などの他、「日本一高い電波塔」も⼿掛けています。

—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください

武田:文書管理システムの刷新(リプレース) がきっかけです。以前使っていた文書管理システムは、柔軟にカスタマイズできる事が売りだったのですが、不具合が多く動作も遅いため、ずっと不満に感じていました。6年ほど使っていたのですが、このような状況から、社内の利用者もどんどん離れていってしまい、文書管理システムの乗り換えを決断しました。

—他のサービスと比較されましたか?

武田:クラウド型の文書管理システムをいくつか検討しました。具体的には「大塚商会の文書管理システム」「住友電工情報システムの楽々Document Plus」「NTTデータイントラマート」などです。ただ、従来の文書管理システムは、当社には必要ない機能がたくさんあり、値段も高かったのでマッチしませんでした。

そんな中でNotePMを知り、オンラインデモを実施いただいたところ、シンプルで使いやすそうだなと感じ、無料トライアルで試して具体的な検討を進めました。

—NotePMを選んでいただいた決め手は?

武田:シンプルで直感的に使える点です。使わない機能がたくさんあると、複雑さを招いて使い方がわからないという事に陥りがちですが、NotePMは本当に必要な機能にフォーカスしていて、無駄な部分が削ぎ落とされている印象でした。全社員に展開するため、ITツールに慣れていない人でも「見やすい」「なんとなく使える」という点が重要でした。

あと、既存の文書管理システムのデータ移行をサポートしていただいたのも助かりました。

関連記事:インポート・他サービスからデータ移行 – NotePM

デザイン性の高い装飾らせん階段も手掛ける

 

NotePMの使い方

—利用部門について

武田:NotePMは、各支店や工場などを含む全社員で使っています。海外子会社では、中国から図面に必要な製品仕様書などにアクセスしています。また、業務委託の方には、ゲスト権限で招待して、製品仕様書などの文書に限定して共有しています。

—NotePMで管理しているドキュメントは?

島崎:前の文書管理システムで管理していた情報がメインで、「ISO認証に関する書類」「製品仕様書」「加工の仕方やルール」などです。「クレーム報告書・見解書」も管理していて、同じような事が発生した場合に参照しています。

技術情報のイメージ


製品仕様書のイメージ


島崎:新しい取り組みとして、社内FAQ用に「質問箱」をNotePM内に設置 しました。これまで製品構造を担当する部署に、営業・設計部門から電話や対面で質問が集中して、業務が煩雑になっていたのですが、NotePMに質問して担当が回答することで、同じような質問を減らし効率化を図っています。

ドキュメントの例

  • ISO品質マネジメント資料
  • 技術仕様書・製品規格
  • クレーム報告書・見解書
  • 社内質問箱
  • 会議議事録
  • etc.

 

軽くて高速、快適

—NotePM導入後の効果は?

島崎:NotePMは、システムの応答スピードが高速なのでとても快適です。 以前の文書管理システムは動作が遅く、社内からクレームが多発していました。NotePMに乗り換えてからはクレームがなくなったので良かったです。

あと、NotePMは文書管理の他に、社内掲示板的な使い方 ができる点も嬉しいです。当社は独自の3D-CADシステムを開発しているのですが、CADシステムの不具合報告や要望などをNotePM上で情報共有しています。他部署の人が気軽にコメントしたり、新しいコミュニケーションが生まれています。

 

ブログ投稿のような感覚で情報発信

—NotePMの便利な点、気に入っているところは?

武田:ブログ投稿するような感覚で気軽に情報発信できるのは嬉しいです。見出しや太文字・画像貼り付けなど、テキスト装飾も簡単で使いやすいです。

ページ投稿のイメージ

島崎:社外メンバーに特定ページだけを共有する「外部共有機能」は、たまに使いますが便利ですね。

外部共有機能のイメージ

島崎:サポート対応も満足度が高いです。機能追加の要望など、定型文ではない前向きな回答が返ってきて、短い期間で実現していただいた事が多々ありました。どんどん便利になっていくので嬉しいです。

 

NotePMに今後期待すること

—今後欲しい機能は?

島崎:管理者側でユーザー招待を完結させたいです。社員が500人近くいると、招待メールを送っても、なかなか登録してくれない人がいる。名前をローマ字で設定してしまう人もいて、検索しても出てこない。管理者側でプロフィールを修正できると助かります。

—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました 😄

 

おすすめ情報共有ツール「NotePM」

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、大手IT製品レビューサイト(ITreview)では、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。

NotePMの特徴

  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内wiki+ファイル共有
  • フォルダ階層とタグ機能で情報を整理しやすい
  • Web上で簡単に文書作成できて、変更履歴も自動的に記録

URL: https://notepm.jp/