ほしい情報がすぐに見つかる!検索性に優れたマニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」
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会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
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医療法人フェネスト 歯科タケダクリニック |
歯科医業 | 142名 |
埼玉・東京で12医院を展開する歯科タケダクリニック。保険診療を基本とした、患者が安心して通える地元密着の歯科医院。
http://www.fenest.com/
目次
ダイジェスト
導入目的 |
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課題 |
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効果 |
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使い方 |
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お気に入り機能 |
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※ 今回はオンラインWeb会議で、竹田医院長にインタビューさせていただきました。
ウィキペディアのように簡単に検索できるツールを探していた
—事業概要を教えてください
竹田:歯科医業で、虫歯や歯槽膿漏を治療する歯科医院を複数展開しています。特色としては保険診療を基本に、治療技術、治療費、医院の雰囲気において、患者様が不安や不信感を持つことなく、安心して通える地元密着の歯科医院づくりをしています。
インタビューにご協力いただいた竹田医院長
竹田:埼玉・東京で12医院を展開していて全体で約100名です。歯科医師が30名、衛生士が30名、受付助手が30名、医療事務が10名ぐらいの割合です。NotePMは全員使っています。
—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください
竹田:毎年何十名も新しい人が入ってくると、疑問に思うこと、つまずくポイントや質問は大体同じです。5年ほど前から、それらの質問を書き留めてマニュアル本を何冊も作って、各医院に置いていました。
ただ、本のマニュアルだと「すぐ答えが必要な時に見つからない」「調べるのが大変」などの理由から、あまり見てもらえませんでした。
そこで、ウィキペディアのように簡単に検索できるツールがないかと調べる中で、NotePMを見つけて「コレだ!」って思いました。
—NotePMを選んでいただいた決め手は?
竹田: 「PC・スマホ・タブレットで使いやすい」「検索に強く、キーワードを入力すれば、全文検索で探している情報がすぐ見つけられる」 ことが、導入の決め手になりました。
マルチデバイス対応
歯科医業のナレッジベース、採用面でプラス効果を実感
—NotePM導入後の効果は?
竹田:紙のマニュアルから電子になって、情報を探す時間が圧倒的に短くなりました。患者さんから「ペニシリン系のアレルギーがあるので他の薬にしてもらえますか?」などのリクエストにも、医院内のタブレット端末でNotePMにキーワード検索するとすぐ見つかる。これまでは調べるのが大変だったので、とても便利になりました。
キーワード検索機能の例
竹田:採用面でもプラス効果があります。 医院見学に来た学生さんに、当院のノウハウや勉強会の内容がNotePMでナレッジ共有されていて、わからない事やスキルアップしたい事など、スマホで簡単に調べられる環境がある事を紹介すると、他の歯科医院ではあまりないようで、とても好評です。
歯科医療の現場では複雑な要素が絡んできます。「糖尿病持ちで血圧がこのくらいの場合に治療してよいのか」など、大学卒業したばかりの若手ドクターだと自信をもって判断できない。当院では 「そういう場合にはこの辺りを基準にします」とNotePMでナレッジ共有している ので、不安が解消される意味でも効果的です。
歯科タケダクリニックのキャリアプラン例
充実した教育環境に魅力を感じて当院に就職してくれるドクターもいるので、効果を実感しています。
NotePMの使い方
—NotePMで管理しているドキュメントは?
竹田:歯科医師・衛生士・受付助手・医療事務からの質問を長年書きためた歯科医業マニュアル・ノウハウ集がメインです。新しい質問があればNotePMに追加しています。
歯科医業マニュアルの例
- アレルギー、薬の情報
- インフルエンザ予防接種を打った患者さんに対する歯科治療方針
- 虫歯がたくさんあるお子さんに対しての処置方針
- 歯を抜いて良い場合、駄目な場合の判断基準
- どのような順番で通せばよいかの受付事務方法
- etc.
—NotePMの初期導入から定着までにした事は?
竹田:最初は私と事務スタッフの少人数で、Word・PDFで書きためていたマニュアル・ノウハウをNotePMに移行しました。その後、医院スタッフ全員をチームに招待しました。
—すぐ使われるようになりましたか?
竹田:NotePMは「ページを見た人・時間」「最後にアクセスした日時」が分かりますが、みんな使っていると思います。特に若手スタッフが積極的に使っている印象です。
検索に強く、マルチデバイス対応なのが便利
—NotePMの便利な点、気に入っているところは?
竹田:導入の決め手になった 「全文検索でキーワード検索に強い」「マルチデバイス対応」 です。また、PDFを添付すると、ページ内で自動プレビューする機能は非常に便利に感じてます。
PDFプレビュー機能のイメージ
新しい記事を投稿すると、全員にメール通知が自動で送信されるのも嬉しいです。
メール通知の例
NotePMに今後期待すること
—今後欲しい機能は?
竹田:検索オプションの「タイトルのみで検索する」チェックを、デフォルトでONに設定したいです。毎回チェックしてから検索しているので、1アクション減らしたいです。
【追記:2024年4月8日】検索対象の初期条件をカスタム設定できるようになりました!
あと、添付ファイルの1ファイルあたりのサイズ上限「100MB」を増やして欲しいです。200ページぐらいのPDFだと100MBを超過するため添付できない。サイズ上限を緩和していただけると嬉しいです。
【追記:2020年12月5日】添付ファイルのサイズ上限を100MB→500MBに増加しました!
—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました 😄
NotePM(ノートピーエム) は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/