【導入事例】社内のナレッジを蓄積する場を構築。日報を通じて社内コミュニケーションが活発に!- 株式会社47CLUB

2021年10月27日(水) 導入事例

経営企画チーム河合様にインタビュー (写真:下段中央)

会社名 事業 NotePMの利用人数
株式会社47CLUB 中小事業者支援・ECサイト運営 100名(PREMIUMプラン)

「地方を元気に、日本を豊かに。」というミッションのもと、全国の約1,600を超えるショップと47都道府県の地方新聞社が厳選した各地の価値ある商品に対するプロモーション支援や販売活動をおこなっている。
https://www.47club.co.jp/

ダイジェスト

導入目的
  • 社内ナレッジを蓄積できる場を作りたい
課題
  • 気軽に情報発信できる場所がない
  • チームや部署間で、どんな仕事をしているのかが把握しづらい
  • といった課題が元々あったところに、コロナ禍での在宅勤務の影響もあり、解決が急務となった。

効果
  • 情報やノウハウの共有が活発になった✨
  • 日報を通じて社内コミュニケーションが活発になった✨
使い方
  • 日報、社内規則、組織図・座席表、社内FAQ、議事録など 📝
お気に入り機能
  • 検索に強く、ほしい情報がすぐ見つかる🔍
  • PDFやスプレッドシートの埋め込みができる

 

社内ナレッジを気軽に蓄積できる場を作りたい

—事業概要を教えてください

河合:「地方を元気に、日本を豊かに。」という想いで、全国の中小企業の方の販路と売上拡大のサポートをし、地方の事業者様の「がんばる」を応援している会社です。

主な事業内容は、全国の名産・特産品・ご当地グルメを取り扱う、お取り寄せ通販サイト【47CLUB】の運営、新商品開発・直販サイト「技わざ」などがあります。

お取り寄せ通販サイト【47CLUB】
お取り寄せ通販サイト【47CLUB】
URL:https://www.47club.jp/

—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください

河合:NotePM導入前は全社用メーリングリストで情報共有していたのですが、メール送信に対する心理的なハードルが高く、必ず共有しないといけないことだけがメールに上がってくるような感じで、気軽に情報共有する場がないという状況でした。

また、過去案件の実績などをファイルサーバーで検索しても、検索性が低く時間がかかり、あまり生産的ではありませんでした。

このような課題を解決するために「情報やノウハウを蓄積して、簡単に検索できる場を作りたい」という話になり、ツール検討する中でNotePMを見つけて導入を決めました。

—他のサービスと比較されましたか?

河合:NotePM、Qast、DocBaseを比較しました。無料トライアルで、それぞれのツールに投稿をして使いやすさを検討した結果、NotePMに決めました。

NotePMは、テキストエディタが感覚的に使えて、パソコンに詳しくない人でも、簡単に文章が書けたり装飾できたりするところが良いと思いました。投稿した記事も綺麗で見やすいところが良かったです。

また、情報がフォルダで階層化できる点もポイントでした。これから膨大な情報が投稿されることを想定していたので、「きちんと情報を整理できるツール」という点はとても大事でした。

 
47CLUB

NotePMの使い方

—NotePMで管理しているドキュメントは?

河合:日報、社内規則、会社の組織図・座席表、議事録、社内ナレッジなどを管理しています。

日報は、全社員が閲覧・コメントできる状態です。「今日取り組んだこと、気づいたこと、明日の予定」などの項目があり、日報テンプレートを作って運用しています。日報の最後に「その他」という項目があり、気になるニュースのURLを貼ったり、ランチの写真をつけたり、共有したい事を気軽に投稿しています。

日報管理

日報

また、社内FAQ集をNotePMで作っています。同じような質問が来た時に、 「NotePMで検索すれば答えが見つかる」 という状況を作ることで、業務効率化を図りたいと考えています。今は社内で発生するFAQを蓄積している段階ですが、ゆくゆくはお客様からの問い合わせなど色々なFAQを溜めて、データとして活用したいと思っています。

社内FAQ、質問箱

社内FAQ

あとは、 「このショートカットが使えるよ」「この作業したい時にはこのマクロ便利だよ」 など、効率化Tips共有の場にもなっています。

ドキュメントの例

  • 日報
  • 議事録
  • 社内FAQ集
  • 会社お知らせ
  • ノウハウ集
  • etc.

 

「情報やノウハウの共有」「社内コミュニケーション」が活発に

—NotePM導入後の効果は?

河合:個別ノウハウやコツのようなものが、今まであまり表に出てこない環境でしたが、NotePMを導入してからは、情報やノウハウの共有が活発になりました。

例えば、弊社はメールマガジンを配信しているのですが、それを担当している方が「メルマガの制作情報局」をNotePMに立ち上げてくれて、 「このテンプレートを使えばメルマガ初心者でも簡単に作れます」「タイトルはこんなものが効果ありました」 など、とても役に立つ情報を、定期的に共有してくれています。

メルマガノウハウの共有

メルマガノウハウの共有

また、コミュニケーションの場としてかなり機能していると感じています。 コロナ禍で社内イベントなどがなくなり、リモートワークで会わない人もいる中、NotePMのコメント欄でのやり取りがとても活発になりました。

日報で、「今これが困っています」というつぶやきがあると、コメントでアドバイスがあったり、チーム間で見えなかったところが日報を通じて状況が把握できるようになったり、新たなコラボレーションやコミュニケーションが生まれています。
日報にコメント

日報コメント

社内コミュニケーションが活発に

社内コミュニケーション

新入社員の受け入れも、入社時のオンボーディングを用意し、 「分からないことがあったらまずはNotePMで単語検索する」 という運用で、リモートワークでのOJTもスムーズに進めることができました。

新入社員向けマニュアル

新入社員向けマニュアル

 

まずは日報から運用するのがオススメ

-NotePMの初期導入から定着までにした事は?

河合:NotePMで日報を運用するところから始めました。全社員にメールで案内し、全社会議でNotePMの導入目的と、今抱えている課題をどう変えていけるかという想いを伝える場を設けました。

また、従来通り全社メールで情報共有している人に対しては、「メールだと流れていってしまうのでNotePMに投稿してください」など、個別に声かけしました。徐々に「社内ナレッジやまとまった情報は、NotePMに投稿するもの」という事が周知されていったかなと思います。

47CLUB

NotePMの便利な点、気に入っているところは?

河合:「検索に強くて絞り込みが簡単」「PDFやGoogleスプレッドシートの埋め込みができる」「リアクション・コメント機能で社内のコミュニケーションを図れる」 点です。

検索機能のイメージ

リアクション機能のイメージ

 

NotePMに今後期待すること

—今後欲しい機能は?

河合:「ホーム画面に自由に書ける掲示板」が欲しいです。掲示板に「社員行動理念」や「全社目標の進捗度合い」などを書き、NotePMで毎日見られるようにできれば良いなと思います。

 

—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました 😄

 

おすすめ情報共有ツール「NotePM」

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、大手IT製品レビューサイト(ITreview)では、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。

NotePMの特徴

  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内wiki+ファイル共有
  • フォルダ階層とタグ機能で情報を整理しやすい
  • Web上で簡単に文書作成できて、変更履歴も自動的に記録

URL: https://notepm.jp/