【導入事例】日報をクラウド管理！誰が何をしているのか可視化され「これはあの人に聞こう」という状態になった - ハーモネイチャー株式会社

日報の管理にも使える！検索性に優れたナレッジ共有ツール「NotePM」
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代表取締役社長阿部様にインタビュー

会社名	事業	NotePMの利用人数
ハーモネイチャー株式会社	ECサイト運営	15名

ハーモネイチャー株式会社は、ベビー服から肌着、タオルや下着・ブラジャーショーツまで世界のオーガニックコットン衣料を厳選したオーガニックコットンのオンラインストアを展開。
https://www.harmonature.com/

ダイジェスト

導入目的	オンラインで日報管理
課題	日報や申し送り事項を紙で管理していて、リモートワーク環境では運用できない
効果	誰が何をしているのか可視化され「これはあの人が詳しいので聞こう」という状態になった ✨
使い方	日報、EC運営に関する業務情報、SNS投稿の原稿、業務マニュアル、など 📝
お気に入り機能	コメント機能で気軽にコミュニケーション

紙で管理している日報をオンライン化したかった

—事業概要を教えてください

阿部：当社は世界のオーガニックコットン衣料を厳選したオーガニックコットンのオンラインストアを展開しています。オーガニックコットンの存在を知って、「日々の生活に少しでも本物の自然をとりいれよう」と始め、今年で21周年となります。

オーガニックコットンのECサイト（ハーモネイチャー）

—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください

阿部：コロナの影響で今年4月からリモートワークを始めたのですが、これまで紙のノートで運用していた「日報」、ポスト・イット（付箋）などでやり取りしていた「申し送り事項」の共有が課題でした。これらをオンラインで管理できる情報共有ツールを検討し、NotePMを採用しました。

—他のサービスと比較されましたか？

阿部：「IEYASU日報管理」「Stock」「NotePM」を無料トライアルで試して比較しました。

—NotePMを選んでいただいた決め手は？

阿部：当社スタッフは主婦が多いので、ITツールにそれほど慣れていません。最初に難しいと感じると、マイナスなイメージが付いて浸透しないと思ったので、操作が簡単ですぐ使えることが重要でした。

その点で、NotePMはシンプルで分かりやすかったです。初期導入時に複雑な設定も必要なかったので、「これならイケる」と導入を決めました（笑）

誰が何をしているのか可視化され「これはあの人に聞こう」という状態になった

—NotePM導入後の効果は？

阿部：日報をNotePM上で全員が見られるようになった事で、誰が何をしているかが可視化され、 「この内容はあの人が詳しいので聞こう」 という状態になりました。これまでは、全体を把握している私に聞いて私が割り当てるというケースが多かったのですが、そこを飛び越えて、スタッフ間で「○○さん、これできる？」みたいな事が起こるようになり、社内の情報共有が良くなったと思います。

あと、受注番号や顧客名で検索した際、これまでのやり取りや経緯が時系列で簡単に把握できるようになった事は、とても便利に感じています。

ECサイト運営における業務情報のイメージ

NotePMの使い方

—NotePMで管理しているドキュメントは？

阿部：日報、ECサイト運営における業務情報（受発注関連、返品・交換）、業務マニュアルなどをNotePMで管理しています。

当社は自社サイト以外に、大手ショッピングモール（楽天・Yahoo!・Amazon）にも出品していますが、ショッピングモール側のシステム仕様が変わると、これまで可能だった事が突然できなくなったりします。そのようなケースでは、業務マニュアルが古かったりすると、新しく入社した人が困ってしまうので、NotePMでしっかり管理するようにしています。NotePMはオンラインで更新しやすく、変更履歴も自動で記録されるので助かっています。

変更履歴管理のイメージ