【導入事例】教育にかける時間を短縮。「ここを見ればわかるという場所」ができた – 株式会社ぐいっと

2020年03月02日(月) 導入事例


(取締役社長 仲尾英敏 様)

会社名 事業 NotePMの利用人数
株式会社ぐいっと Web制作・デザイン 9〜15名(STANDARDプラン)

2011年3月設立。WEB制作・グラフィックデザイン制作・各種メディアの企画など、デザインに関わることを幅広く展開。ユニークかつ結果をもたらす企画力で豊富な実績がある。
https://www.guitto.co.jp/

ダイジェスト

導入目的
  • 情報をストックしていけるようなツールを探していた 👀
課題
  • チャットツールを使っていたが情報が流れてしまう
  • 社内ファイルサーバーは検索性が低く、更新履歴もわからない
効果
  • 教育にかける時間が短縮 ✨
  • 「ここを見ればわかるという場所」ができた 🎉
使い方
  • オペレーション周りの手順書 📝
    (印刷入稿手順書、新しく入社した人へ、など)
お気に入り機能
  • フォルダで簡単に整理できる
  • 外出先でスマホ閲覧・編集できる

 

情報をストックしていけるようなツールを探していた

—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください

仲尾:当時チャット系ツールを使ってノウハウや大事な情報も共有していましたが、それだと後から見返したい情報も流れていってしまう課題がありました。そのため、情報をストックできるようなツールを探していました。

仲尾:社内のファイルサーバーにエクセルやワードなどで置いていましたが、検索性が低く、誰がいつ更新したかわからなかったり、社外でアクセスできないなど困ってました。

—NotePMに決めた理由は?

仲尾:外出中に社外からスマホで情報を書いたり見たりできる点、直感的で使いやすいところを評価して、NotePMを採用しました。

 

NotePMの使い方

—NotePMで管理しているドキュメントは?

仲尾:オペレーション周りの情報共有。例えば、「印刷会社に入稿する時の注意事項」「クライアント毎の引き継ぎ事項」「納品前のチェックリスト」などです。

(手順書の例)

(新しく入社した人向けのページ一覧)

【ドキュメント例】

  • 議事録
  • マニュアル/手順書
  • クライアント毎の引継事項
  • 印刷会社へ入稿する際の注意事項
  • デザインデータを作る上での設定方法
  • 納品前チェックリスト
  • 素材サイトや製作に約立つリンク集

etc.

—情報はどのように整理していますか?

仲尾:インターンや派遣社員には「ゲスト権限」でアカウント発行し、専用のノートを作って情報共有しています。また、クライアント毎にフォルダを作って整理しています。



 

教育にかける時間が短縮。「ここを見ればわかるという場所」ができた

—NotePM導入後の効果は?

仲尾:教育にかける時間が短縮できたことですね。導入前は、ファイルをどこにおいたかわからなくなったり、情報が古くなってしまいがちでしたが、NotePMを使うことで「ここを見ればわかるという場所」をつくれたのがよかったです。

仲尾:また、必要な情報を口頭で社員一人一人に説明するのは、どうしても情報がばらついたりコストがかかったりするので、それをNotePMに集約することで負担が減らせたという効果は大きいです。

 

社員が積極的に「手順書」周りから投稿

—初期導入から定着までの方法は?

仲尾:社員が積極的に「手順書」周りからどんどん作っていってくれました。社内のファイルサーバーにExcelやWordで書いていたドキュメントをNotePMに移行しました。

—NotePMを使う上で何か工夫されていることは?

仲尾:「情報は極力残す」ということですね。特定の人しか知らないという状況は、なるべく防ぎたいということは意識して運用しています。

 

フォルダで直感的に整理できるのがお気に入り

—NotePMの便利な点、気に入っているところは?

仲尾:フォルダで階層化して直感的に整理できるのは使いやすいです。他のツールだと時系列で並べたり整理したりができないものが多かったので。

(フォルダ機能)

仲尾:あと、外出先にてスマホで閲覧・編集できる点、PDF出力機能は便利ですね。

 

NotePMに今後期待すること

—今後欲しい機能は?

仲尾:編集した履歴から、簡単にバージョンを戻す機能が欲しいですね。あとは、テーブル形式の記述をグラフィカルに書けるようになると嬉しいです。



 

情報共有ツール導入を検討している方へアドバイス

—情報共有ツールを検討されている方に、ポイントやアドバイスなど

仲尾:導入後に社員がちゃんと使ってくれるかが大事だと思います。いつでも誰でも情報を閲覧編集できる機能があるか、「ITにあまり詳しくない人でも簡単に使えるか」という点を、検討する上で大事にしてました。

 

—お忙しいところ、インタビューにご協力いただきありがとうございました ?

 

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