【完全版】ナレッジマネジメントの意味や手法をわかりやすく解説

2024年03月03日(日) ナレッジ共有

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

ナレッジマネジメントは、社員個人ではなく組織に業務に役立つ知識を蓄積するための手法です。働き方の多様化やDXの推進により、ナレッジマネジメントの重要度は年々高まっています。しかし、ナレッジマネジメントの手法を理解しきれていなかったり、取り組み方に課題を感じていたりする人も多いのではないでしょうか。

今回は、ナレッジマネジメントを理解し、社内で実践するために必要な知識をまとめました。ナレッジマネジメントの概要や種類、進め方、ツールの選定方法などについて解説していますので、ぜひ参考にしてください。

 

このような方におすすめです

• 属人化を解消したい
• ベテラン社員のノウハウを継承したい
• バラバラな業務品質を標準化したい
• ナレッジマネジメントの進め方を知りたい


目次

ナレッジマネジメントとは

ナレッジマネジメントとは、業務に役立つ知識やスキル、ノウハウなどを組織全体で共有し、活用する仕組みを指すビジネス用語です。日本語では「知識管理」「知識経営」と訳されています。

そもそもナレッジとは

ビジネスシーンにおけるナレッジとは、事業や経営に役立つ知識の総称です。たとえば営業部門の場合、営業ノウハウや成功事例、顧客情報、購買履歴、顧客からの問い合わせ内容などがナレッジにあたります。ナレッジマネジメントにおいては、ナレッジには「形式知」と「暗黙知」があることを認識することが重要です。

「形式知」と「暗黙知」の違い

形式知とはマニュアル化され、組織に共有されるようになった客観的な知識のことです。暗黙知とは、自らがさまざまな体験を通して感覚的に得たものを指します。暗黙知は主観的であり、多くの場合うまく言語化できないという特徴があります。ナレッジマネジメントにおいては、暗黙知を言語化して形式知化することが重要です。

たとえば、社内に営業成績がよい人と悪い人がいるとします。両者の違いは何かと考えたとき、営業成績がよい人は無意識的に効果的な営業活動をとっていることが多く、自分ではなぜ営業成績がよいのかはっきりと理解できていない可能性があります。これは、暗黙知の状態です。清潔感のある服装を心がけることや明るく挨拶をすること、相手の心情を推し量りながら話をすることなど、営業成績のよい人が実践していることのなかから、営業成績に関係するであろう項目を見つけ出しマニュアル化します。こうして、誰にでもわかるような客観的な知識にすることによって、個人の力量に依存しすぎない営業が可能となります。

ナレッジマネジメントが注目される理由

ナレッジマネジメントは1980年代に提唱された考え方です。そのため、「ナレッジマネジメントはもう古い」と言われることもありますが、時代の変化によってふたたび注目を集めています。ここでは、近年ナレッジマネジメントが重要視される理由を2つ紹介します。

働き方の多様化

日本企業で終身雇用が当たり前だった時代は、基本的に社員が定年まで勤めるため、ナレッジは上司から部下へと時間をかけて継承されていました。新人を計画的に育て上げる企業もあれば、属人化した業務を「先輩の背中を見て学ぶ」「技術を目で見て盗む」という職人的な考え方が浸透している企業もありました。こうした方法で結果的に、組織に知識が蓄積されてきたようです。

しかし、時代が変わり現代では、終身雇用が崩壊しつつあります。早期退職などによって、知見が企業に蓄積しづらくなりました。さらに、時短勤務やリモートワークなど多様な働き方が普及したことで、社員から社員へナレッジを直接継承する機会が少なくなっているのが現状です。

DX推進による国際競争力強化

近年、社会のグローバル化・IT化にともない、ビジネスは煩雑化しているにもかかわらず、従来よりも速いスピードが求められています。このような理由から、従来のナレッジマネジメントが通用しなくなり、新しい形のナレッジマネジメントが必要となっています。

ナレッジマネジメントに取り組むメリット

ナレッジマネジメントの導入効果は以下の3つです。

  • 属人化を解消し組織力を強化できる
  • 業務生産性の向上を図れる
  • 効率的な人材育成が可能になる

1つずつ、見ていきましょう。

属人化を解消し組織力を強化できる

ナレッジマネジメントの導入効果の1つ目は、仕事の属人化を防ぐことです。属人化とは、「その人がいないと仕事が進まない」という状態です。特定の従業員がいないと仕事が回らないという状態は企業にとって大きなリスクを背負った状態だと言えます。ナレッジマネジメントを導入することで、担当者だけしか知らない仕事を見える化し、さらに効率よく進めるための改善につながるでしょう。

また、マニュアル化することで、他の社員でも同様に対応することが可能となります。とくにテレワークが浸透しつつある現在、社員がそれぞれの場所で仕事をすることで業務が属人化しやすい状況だと言えますが、一方では、ナレッジマネジメントを導入するには最適な時期だとも言えます。社員のナレッジを見える化し、マニュアルを作成したうえで、共有しておくことが業務の属人化を防ぐ1つの手段です。そうした業務標準化によって、組織力の強化にもつながるでしょう。

業務生産性の向上を図れる

ナレッジマネジメントの導入効果の2つ目は、業務生産性をアップさせることです。経験の長い社員の業務フローや顧客対応など、仕事全般に関するノウハウを可視化することで、作業効率をアップすることが可能です。
これまで特定の人でしかこなせなかった仕事をデータ化し、ノウハウを共有することで、誰にでもその仕事ができるようになり、作業もスムーズになります。また、社員は自分の仕事に不明点があっても、マニュアルを参照して業務に取り組むことで、同じ質問を繰り返すことがなくなるため作業効率もアップします。

効率的な人材育成が可能になる

ナレッジマネジメントの導入効果の3つ目は、人材育成の効率化です。同じ仕事をする社員間で知識や経験が共有されないと「社員間のスキルの差が大きい」「社員の能力にばらつきがある」などの課題が生じます。社内でノウハウの共有ができていないと、仕事の効率が低下し属人化も進みます。新しく入った優秀な人材をうまく育てられず、結果的に人材育成が失敗に終わるなどといった問題が発生するでしょう。

ナレッジマネジメントを導入することで、同じ仕事に関わる社員全員が必要なノウハウを取得できるため、社員のスキルアップにつながります。また、社員がいつでも必要なノウハウにアクセスできる環境を整えておくことで、社員自身の能動的な成長を促すことが可能です。

ナレッジマネジメントに欠かせない「SECIモデル」とは?

ナレッジマネジメントにおいて、暗黙知を形式知化するために活用されているフレームワークが「SECIモデル」です。共同化(Socialization)、表出化(Externalization)、連結化(Combination)、内面化(Internalization)の4つのプロセスから構成されています。このサイクルを繰り返すことで、組織内でのナレッジ共有を推進可能です。ここでは、各プロセスの概要を、具体例を交えながら解説します。

共同化(Socialization)

共同化は、複数人で同じ体験をすることで、暗黙知を暗黙知のまま伝える工程です。新人教育においては、OJTやロールプレイング、先輩への同行など、実務に取り組みながら教える工程が共同化にあたります。

共同化では、テキストだけでは伝わりきらないナレッジも、五感を使って伝達できることが特徴です。そのため、経営理念や仕事への姿勢など、組織として大切にしたい考え方を伝えるのにも適しています。雑談や1on1ミーティングのように社員同士でコミュニケーションをとる場面でも、共同化が行われていると言えるでしょう。

表出化(Externalization)

暗黙知を他の人に共有するために形式知へ変換するプロセスを、表出化と言います。表出化が行われる場面は、業務マニュアルを丁寧に作る過程だけではありません。言語化して業務Tipsとしてチャットや社内掲示板で共有することも、業務に取り組む様子を動画として撮影して共有することも表出化です。また、アイデア出しのために使われるブレインストーミングや、カジュアルミーティングのように、複数人での業務に関連した対話も表出化に分類されます。

連結化(Combination)

連結化では、個人が持つ形式知を組み合わせることで、新たな形式知を生み出すプロセスです。たとえば、マーケティング部門と営業部門が共同で業務マニュアルを作成するときのように、部署やチームの垣根を越えて形式知を共有するときに発生しやすくなっています。近年ではビジネスチャットやグループウェアなどのITツールが普及したことで、ナレッジの連結化が実施されやすくなりました。

内面化(Internalization)

形式知として得たナレッジを実践していくことで、個人のスキルとして身につき暗黙知化されていく過程が内面化です。内面化は学んだナレッジをマニュアル通りに実践できるだけでなく、ナレッジが必要とされる背景まで理解が深められた状態を意味します。そのため、内面化後は業務を通して新たな暗黙知を取得できるようになるでしょう。内面化は業務に取り組むなかで進むこともあれば、座学のロールプレイング研修を通して内面化されることもあります。

ナレッジマネジメントの種類

どのようなナレッジを共有・活用すべきかは、業界や職種、ポジションなどによって変わっています。そのためナレッジマネジメントは、管理するナレッジの種類によって「顧客知識共有型」「ベストプラクティス共有型」「専門知識型」「経営資本・戦略策定型」に分類可能です。

顧客知識共有型

過去の問い合わせや顧客とのトラブルなどをナレッジとして共有し、改善するための方法を組織全体で共有する方法です。顧客知識共有型のナレッジマネジメントは、営業をはじめ、コールセンターやカスタマーサポートなど、顧客と接するポジションでよく採用されます。顧客対応履歴をデータベース化したり、よくある問い合わせへの解決方法をFAQやマニュアルとしてまとめたりといった方法で、ナレッジマネジメントが行われます。

ベストプラクティス共有型

成功事例や優秀な社員のノウハウを共有することで、組織のスキル底上げを狙う方法がベストプラクティス共有型のナレッジマネジメントです。ベストプラクティス共有型では、個人のスキルに関係なく実践できるよう、優れたやり方を再現性の高い方法へと変換します。しかし、営業のように売上や成績によって評価される部署では、優秀な社員であるほどナレッジを共有することが自身にとってマイナスになってしまいます。そのため、人事評価精度を変更し、ナレッジ共有を評価する仕組みを設ける必要があるでしょう。

専門知識型

専門知識型のナレッジマネジメントは。組織内の専門知識を整理して、いつでも閲覧できるように共有する方法です。ITベンダーや会計事務所など高度な専門知識が求められる企業や、総務や情シスなどの問い合わせの多い部署で使われます。専門知識型では、業務マニュアルを作成して部署内で使用するだけでなく、よくある問い合わせをまとめたFAQを組織全体に共有するケースもあります。

経営資本・戦略策定型

経営陣にとって必要なナレッジを集めて分析する方法が、経営資本・戦略策定型のナレッジマネジメントです。売上や支出など営業・経理部門が扱う数字だけでなく、数字を裏付ける要因として各部署が実践しているナレッジも収集されます。こうした過去の膨大なナレッジは、経営陣が意思決定を行う判断材料にされるため、活用しやすい形に整理することが重要です。

ナレッジマネジメントの進め方

ナレッジマネジメントの進め方は以下の3STEPです。

  • STEP1:目的の設定
  • STEP2:可視化・共有する情報の策定
  • STEP3:仕組みを構築しPDCAを回す

1ずつ、見ていきましょう。

STEP1:目的の設定

ナレッジマネジメントの進め方の1つ目のSTEPは、目的の設定です。まずは、ナレッジマネジメントを導入する目的を確認します。解決したい課題を定め、その課題に対して必要な情報の種類を特定し、結果的にどのような効果が得られるのかを想定したうえでナレッジマネジメントを行いましょう。「社内でノウハウを共有する」というような曖昧な目的を設定した場合、対応する社員の意識も上がらないまま、うまく進まない事例もあります。現場目線で情報を吸い上げ、構築することが大切です。

STEP2:可視化・共有する情報の策定

ナレッジマネジメントの進め方の2つ目のSTEPは、可視化・共有する情報の策定です。ナレッジマネジメントを進める現場目線で導入を考えることで、どの情報を可視化・共有することが必要なのかが見えてきます。可視化された情報は、情報をデータベース化して検索できるようにする、FAQにする、グループウェアにするなど共有する方法はさまざまであるため、目的や用途によって、社員がより使いやすいように構築します。

STEP3:仕組みを構築しPDCAを回す

ナレッジマネジメントの進め方の3つ目のSTEPは、仕組みを構築しPDCAを回すことです。現場の状況を把握し可視化・共有する情報の策定を終えたら、実際にどのようにナレッジマネジメントを取り入れるのかを検討・構築し、不要なものは廃止していきます。たとえば、人事に関する各種の申請方法の変更や、経理の発注ルールの更新などを社内のイントラネットに集約し、質問に対して都度回答する方法を廃止する、などということが考えられます。

構築し運用を開始したら。見直しのタイミングなどを含めた仕組みづくりを行うことが必要です。トップダウンで作って終わってしまったり、ナレッジマネジメントの構築自体がゴールになったりしないよう、ナレッジマネジメントを仕事のなかに組み入れて日々の業務に浸透させるためにも、ナレッジマネジメントの責任者を置くことも検討するとよいでしょう。責任者はPDCAを回すことで浸透をはかりますが、ツールを導入することで効率よくナレッジマネジメントを継続できます。

ナレッジマネジメントを浸透させるには?

ナレッジマネジメントを実践するには、社員1人ひとりの協力が不可欠です。ここでは、社員のナレッジ共有へのモチベーションを高めるために必要なことを紹介します。

ナレッジ共有を評価する仕組みづくり

優れたナレッジを共有することは、必ずしも社員にとってプラスになるとは限りません。たとえば営業が、成約につながりやすいアプローチ方法を独自に編み出したとします。しかし、インセンティブや人事評価が個人の売上に左右される場合は、「周りにも共有しよう!」という考えには至らないケースが多いでしょう。そうした事態を避けるためにも、ナレッジを共有した数や、ナレッジの品質を評価する仕組みが必要です。社員のナレッジ共有へのモチベーションを高められ、ナレッジマネジメントを成功に導けるでしょう。

ツールを活用してナレッジを集約

ナレッジ共有のハードルを下げ、社員のモチベーションを高めるには、ナレッジマネジメントツールを活用するのがおすすめです。ナレッジマネジメントツールには、さまざまな種類があります。使いやすさや機能性を比較しながら、自社のナレッジマネジメントを後押しできるツールを選びましょう。

ナレッジマネジメントツールの選定ポイント

ナレッジマネジメントツールの選定ポイントは、以下の3つです。

  • 誰にでも簡単に操作できること
  • 複数のデバイスに対応していること
  • 自社の使用目的に合っていること

1つずつ、見ていきましょう。

誰にでも簡単に操作できること

ナレッジマネジメントツールの選定ポイントの1つ目は、誰にでも簡単に操作できることです。そもそも、ナレッジマネジメントツールは社内で知識や情報を共有できるようにするためのものです。当然社員が使いやすいものでなくてはなりません。情報を探すときはもちろん、情報を登録する際も含めて、専門的な知識がなくても簡単に操作できるツールを選ぶことがポイントです。

複数のデバイスに対応していること

ナレッジマネジメントツールの選定ポイントの2つ目は、複数のデバイスに対応していることです。現代のビジネスシーンでは、パソコンはもちろんタブレットやスマートフォンなどのモバイルデバイスも利用されます。場合によっては、移動中など外部で情報をチェックしたい場面が出てくることもあるでしょう。社員が使いやすいデバイスでアクセスできる体制を整えることも大切です。

自社の使用目的に合っていること

ナレッジマネジメントツールの選定ポイントの3つ目は、自社の使用目的に合っていることです。ナレッジマネジメントツールは、分析・戦略の策定に役立てやすいものや、ヘルプデスク型のものなど、いくつかの種類があります。自社の業務に必要な機能を備えているタイプを選ばなければ、せっかくツールを導入しても効果的に役立てられません。「どのような目的で使用したいのか」を把握したうえで、適切なものを選ぶこともポイントです。

ナレッジマネジメントツールの種類

ナレッジマネジメントツールと言っても、種類は1つではありません。企業によって「どのような問題点を解決したいか」が異なるように、ナレッジマネジメントツールも「どのような課題に対応するか」で違いがあります。

ビジネスの分析・戦略策定に役立つナレッジマネジメントツール

分析・戦略に役立つナレッジマネジメントツールは、単に知識や情報を集めておくだけではありません。集まった情報や常務プロセスを分析し、不要なものやトラブルになりそうなものがあれば、改善できるようにできる仕組みを備えたツールです。逆に、成功事例を検証することでノウハウを蓄積し、経営に役立てることもできます。

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業務改善・社員教育に役立つナレッジマネジメントツール

「この問い合わせに対しては、この回答が有効的」など、業務プロセスを誰もが目に見える形で整えるツールが業務改善に役立つツールです。蓄積された情報に基づいて業務を改善することで、顧客の満足度アップにもつながります。また、個々の社員が持っているノウハウは経験から得た暗黙知であることが多いでしょう。そこで、優秀な社員の持つ思考や行動のパターンを形式知として蓄えることで、ほかの社員の教育にも役立ちます。

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ヘルプデスク型のナレッジマネジメントツール

社内で質問が多い事項を、ヘルプデスクのようにデータ化して蓄積しておくツールです。「その知識を持った人がいなければ仕事が進まない」という状況を防ぐこともでき、新人や専門知識を持たない人でも業務の遂行が可能になります。

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ナレッジマネジメントツール おすすめ11選

上記ポイントを踏まえて、おすすめナレッジマネジメントツール・サービスをご紹介します。

NotePM


NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。社員がさまざまな情報を書き込み蓄積・検索することで、社内の知りたいことが簡単に確認できるツールです。

NotePMの特徴

  • マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能
  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる
  • 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

料金プラン(月額)
• 全プラン共通: 初期費用0円、見るだけの参照専用ユーザーは無料
• 4,800円 / 8名 / 80GB
• 9,000円 / 15名 / 150GB
• 15,000円 / 25名 / 250GB
• 30,000円 / 50名 / 50GB
• 60,000円 / 100名 / 1TG
• 120,000円〜 / 200名〜 / 2TG 〜
無料トライアル期間:30日間

NotePM
URL: https://notepm.jp/

 

Confluence

Confluence

Confluence(コンフルエンス) は、オーストラリアのAtlassian(アトラシアン)が運営する社内情報共有ツールです。Atlassianが提供している有名なツールとして、プロジェクト管理ツール「Jira」、タスク管理ツール「Trello」などがあります。

Confluenceの特徴

  • 柔軟なアクセス権限
  • Jira、Trello連携
  • 大規模ユーザーに強い

料金プラン(月額/クラウド版/STANDARD)
• 1,200円/10名
• 30,000円/50名
• 60,000円/100名
• 220,000円/500名
• 402,000円/1000名 ※オンプレ版、プレミアムプランもあり。
無料トライアル期間:7日間

Confluence
URL: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

 

Scrapbox

Scrapbox

Scrapbox(スクラップボックス) は、チームでリアルタイムに情報を共有できるツールです。タグとリンクによる自動整理機能により、大量の情報を簡単に扱えるのが特徴です。

Scrapboxの特徴

  • タグとリンクによる自動整理機能
  • 複数ユーザーによる同時編集
  • 1アクションで画像や動画、地図を添付

料金プラン
• 個人 無料
• 法人 1,000円/1名(BUSINESS)

Scrapbox
URL: https://scrapbox.io/product

 

GROWI

GROWI

GROWIは、無料で使えるオープンソースの社内wikiツールです。Markdown記法に対応していて、テキスト、画像、動画などの様々な種類のコンテンツを簡単に共有することができます。また、GROWIの機能はプラグインによって拡張でき、APIも提供されているため、カスタマイズすることも可能です。

GROWIの特徴

  • オンプレミス対応も可能
  • テーマなどカスタマイズ可能
  • draw.io 連携機能で図を描くことが可能

料金プラン
無料

URL: https://growi.org/ja/

 

Knowledge

Knowledge

Knowledge(ナレッジ) は、自社サーバーにインストールできるオープンソースの情報共有サービスです。

Knowledgeの特徴

  • 簡単セットアップ
  • オープンソースソフトウェア
  • モバイル対応

料金プラン
無料

Knowledge
URL: https://information-knowledge.support-project.org/ja/

 

Zendesk Support

Zendesk Support

Zendesk Support は、チケットによる問い合わせ管理システムです。メール、電話、チャットなどからのお問い合わせを一元管理できます。

Zendesk Supportの特徴

  • メール、チャット、電話の問合せがチケットで一元管理
  • 柔軟なカスタマイズ性(回答の自動返信方法の変更、APIを活用した外部システム連携など)
  • データ分析機能でお客様とのやり取りを自動で可視化

料金プラン(月額)
• $5/1名(Essential)
• $19/1名(Team)
• $49/1名(Professional)
• $99/1名(Enterprise)
• $199/1名(Elite)

Zendesk Support
URL: https://www.zendesk.co.jp/support/

 

Google データポータル

Google データポータル

Google データポータル は、Googleが提供する、ダッシュボード作成・データ視覚化ツールです。

Google データポータルの特徴

  • Googleが提供するBIツール
  • Google内データを1箇所に集約できる(アナリティクス、広告、Google BigQuery など)
  • Google内データをさまざまな角度でデータを分析できる

料金プラン(月額)
• 無料

Google データポータル
URL: https://marketingplatform.google.com/intl/ja/about/data-studio/

 

Domo

Domo

Domo は、データを集約し、ビジュアライゼーション、ダッシュボード、データウェアハウス、BIのすべてを網羅する、ビジネス管理プラットフォームです。

Domoの特徴

  • あらゆるソースのデータを統合
  • 大量のデータを高速で配信
  • さまざまな業界業種別ソリューションを提供

料金プラン(月額)
• お問い合わせ

Domo
URL: https://www.domo.com/jp

 

Teachme Biz

Teachme Biz

Teachme Biz は、分かりやすい画像・動画を使用した業務手順書を簡単に作成でき、スマートフォンやタブレットでの管理・共有も可能なクラウド型マニュアル作成ツールです。

Teachme Bizの特徴

  • 画像・動画を使用した業務手順書を簡単に作成できる
  • スマホ、タブレット対応
  • トレーニング機能(手順書を選んでコース組み立て)

料金プラン(月額)
• 300,000円:初期費用
• 50,000円(スターター)
• 100,000円(ベーシック)
• 300,000円(エンタープライズ)

Teachme Biz
URL: https://biz.teachme.jp/

 

Evernote Business

Evernote Business

Evernote Business は、個人で利用している人も多い『Evernote』のビジネス版です。アイデアとしてまとめたテキスト文書や手書きの文書、議事録やボイスメモを集約してチームに簡単に共有できるのが最大の魅力です。

Evernote Businessの特徴

  • テキスト文書、手書きの文書、ボイスメモなどアイデアを簡単に記録
  • 集めた様々な形のアイデアを集約しチームで共有
  • タスク管理や議事録作成も可能

料金プラン(月額)
• 1,100円/1名あたり

Evrenote
URL: https://evernote.com/intl/jp/business

 

Salesforce Sales Cloud

Salesforce Sales Cloud

Salesforce Sales Cloud(セールスフォース セールスクラウド) は、世界シェアNo.1のCRM(顧客管理)・SFA(営業支援)プラットフォームです。顧客管理を一元的に行うことで、営業生産性を高め、社内の情報共有を促進し、商談成約率を向上させます。

Salesforce Sales Cloudの特徴

  • 世界シェアNo.1のCRM(顧客管理)
  • 独自AIで「インサイト」「成果予測」「次のステップをレコメンド」
  • モバイルアプリ対応

料金プラン(月額)
• 3,000円/1名(Essentials)
• 9,000円/1名(Professional)
• 18,000円/1名(Enterprise)
• 36,000円/1名(Unlimited)

Salesforce Sales Cloud
URL: https://www.salesforce.com/jp/products/sales-cloud/overview/

 


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ナレッジマネジメントツールを導入するときの注意点

ナレッジマネジメントツールを導入するときの注意点は、以下の3つです。

  • セキュリティ対策がしっかりしているか
  • 段階的に取り入れられるものか
  • 自社の規模や予算に合っているか

1つずつ、見ていきましょう。

セキュリティ対策がしっかりしているか

ナレッジマネジメントツールを導入するときの注意点の1つ目は、セキュリティ対策がしっかりしているかという点です。ナレッジマネジメントツールに蓄積される情報やノウハウは、自社にとって大切な財産です。機密情報などを含むこともあり、外部に漏えいすることは絶対に避けなければなりません。情報漏えいなどのリスクを避けるうえでも、「セキュリティ対策がしっかりとしているツールか」を確認して選ぶことが大切です。

段階的に取り入れられるものか

ナレッジマネジメントツールを導入するときの注意点の2つ目は、段階的に取り入れられるものかという点です。どのようなシステムでも、実際に使いはじめたら思ったほどの効果が得られない場合も考えられます。また、ツール自体は優れていても、一度にシステムを導入することで、社内の混乱を招く危険性があります。そうならないよう、部門単位など段階的に導入できるものを選ぶこともポイントです。段階的に導入して成功したのを見届けてから、ツールを使用する範囲を広げるようにすると、失敗する可能性は低くなります。

自社の規模や予算に合っているか

ナレッジマネジメントツールを導入するときの注意点の3つ目は、自社の規模や予算に合っているかという点です。ツールの仕様もさまざまなものがあり、中堅規模向けのタイプがあれば大規模組織に適したものもあります。また、利用料金も「少人数の利用がお得なのか」「大人数が得なのか」など、それぞれのツールで異なるのが一般的です。費用をムダに使わず効率的にツールを利用できるよう、自社の規模や予算の面も考慮してフィットしたツールを選ぶことが大切でしょう。

関連記事:社内のナレッジ共有はどう進める?何をどのように共有すべきか解説

ナレッジマネジメントツールの導入事例

実際に、ナレッジマネジメントツールを導入して成功した事例を見ることで、学べることも多いはずです。ここでは、2つの事例を挙げて詳しく見ていきます。

プロフェッショナルが培った知識やノウハウを残す

FinTech企業グループの1つ「クラウドバンク」は、証券や金融に関する業務知識およびノウハウを、形式知として残すことを目的として導入しました。クラウドバンクでは、階層的にフォルダで整理できる「NotePM」を使い、法律関連の情報や行政手続き、方法論やノウハウなどを整理するのに使っています。その結果、時系列で業務を把握し、他部署のかかわりも把握しやすくなりました。

関連記事:【導入事例】証券・金融のプロ集団の業務知識やノウハウを形式知として残す

技術に関するナレッジを共有できる場所を確保

特殊ホースの開発・製造を行う「日本ハイドロシステム工業株式会社」は、技術開発にかかわる情報を残す場所として「NotePM」を導入しています。かつては、ドキュメントの保存もファイル階層が深くなり、気軽に活用できず、必要な情報を素早く引き出せない悩みを抱えていました。しかし、NotePMを導入したことで技術関連の情報が社内でうまく共有できるようになるとともに情報が見つけやすくなり、手間やストレスを減らすことにつながっています。

関連記事:【導入事例】高度な精密部品開発を支える技術情報のナレッジ共有

まとめ

今回は、ナレッジマネジメントの概要から導入方法、便利なツールなど、ナレッジマネジメントに取り組むために必要な基礎知識を解説しました。ナレッジマネジメントは難易度が高く、導入に失敗した企業も少なくありません。しかし、テレワークをはじめとする多様な働き方が定着したり、DXが推進されたりといった時代の変化に後押しされ、再び注目を集めています。かつては、業務にかかわる情報は「直接伝える」「個々のファイルなどに残しておく」などの方法しかありませんでした。しかし現在は、オンラインで効率的に情報を蓄積・共有できることが重要であり、ナレッジマネジメントはこれからの時代にあった仕組みだと言えます。SECIモデルの考え方に基づき、自社に合ったツールを活用しながらナレッジマネジメントに取り組むことで成功に導き、自社の経営基盤を強化していきましょう。

 

このような方におすすめです

• 属人化を解消したい
• ベテラン社員のノウハウを継承したい
• バラバラな業務品質を標準化したい
• ナレッジマネジメントの進め方を知りたい


おすすめの情報共有ツール「NotePM」

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

  • マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
  • 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

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