ナレッジマネジメントとは、企業がもつ知識を効果的に活用するプロセスや仕組みです。企業の知識を効果的に活用できれば、業務の効率化や質の向上など事業の改善が見込めます。
事業の改善を図るには、ナレッジマネジメントツールを用いるのが効果的です。ナレッジマネジメントツールを利用すれば、企業に蓄積されたナレッジを活用でき、業務効率の改善や仕事の向上につながります。
本記事では、おすすめのナレッジマネジメントツールおすすめランキング30選や、ツールを選ぶときのポイントを解説します。最後まで記事をご覧いただければ、効率的にナレッジマネジメントツールを活用でき、社内に蓄積されたノウハウや経験を全社員に共有できるようになるでしょう。
結論、おすすめのナレッジマネジメントツールおすすめランキングの比較表はこちらです。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| NotePM | ・マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能など機能が充実している |
| Confluence | ・AIエディタで空欄を埋められる・JiraやTrelloと連携している |
| Cosense（旧：Scrapbox） | ・タグとリンクによる自動の整理機能がついている |
| GROWI | ・オンプレミスでも利用できる |
| Knowledge | ・簡単にセットアップが完了する |
| Zendesk Support | ・メールや電話、チャットの問い合わせをチケットとして一元管理できる |
| Looker Studio（旧：Google データポータル） | ・Googleが提供するサービスとの互換性が高い |
| Domo | ・どのようなファイルでもデータを統合できる |
| Teachme Biz | ・動画や画像を利用した業務手順書を簡単に作成できる |
| Evernote Business | ・WindowsやMac、iPhone、Androidなどどの端末でも利用できる |
| Salesforce Sales Cloud | ・世界シェアNo.1のCRM |
| flouu | ・リアルタイムで同時に編集・共有できる |
| Cisco Webex Meetings | ・12個のマイクアレイによって音声が明瞭になって聞き取りやすい |
| サイボウズ Office | ・トップページでその日の予定や自分宛の連絡・申請などまとめて確認できる |
| Kibera | ・オリジナル辞書検索機能がある |
| AppSuite | ・業務効率化を図れるアプリを簡単に作成できる |
| Qast | ・利用しているユーザー数が6万人を超えている |
| DocBase | ・マークダウンとリッチテキストを同時に使える |
| kintone | ・簡単に業務アプリを作成できる |
| Microsoft Whiteboard | ・Microsoftのデバイスとの高い互換性をもつ |
| アルファスコープ | ・テキストマイニング技術でチャットボットの回答を最適化できる |
| esa | ・書き込み途中で公開できるWIP機能を備えている |
| Colletie | ・資料を時系列にして確認できる |
| NIKKEI The KNOWLEDGE | ・AIが個人や組織に必要な情報をレコメンド・分類してくれる |
| Notion | ・オールインワンの情報共有ツール |
| QuickSolution | ・さまざまなデータベースを経由して検索してくれる |
| rakumoボード | ・Googleグループとの連携によりグループやメンバーを一元管理できる |
| Liferay DXP | ・ERPやSFAなどと連携できる |
| commmune | ・顧客とコミュニティを構築してCSと顧客データ管理を一元化できる |
| Cmosy | ・大容量なクラウドストレージでドライブ容量を圧迫しない |
ナレッジマネジメントツールを導入する際には、自社の課題を解決してくれそうなツールか比較検討して選びましょう。
それぞれのツールの特徴を詳しく解説していきます。
関連記事：ナレッジ共有ツールおすすめ16選を比較（無料あり）｜導入メリットや導入事例も紹介
目次
ナレッジマネジメントツールとは
ナレッジメントツールとは、事業や経営に役立つ知識（ナレッジ）を活かすためのツールです。営業部門を例にするなら、営業ノウハウや成功事例、顧客情報、などがナレッジにあたります。
ナレッジマネジメントを進めるには、「形式知」と「暗黙知」について理解しておく必要があります。
形式知とはマニュアル化され、組織に共有されるようになった客観的な知識です。一方、暗黙知とは、自らがさまざまな体験を通して感覚的に得たもので、ほかの社員に共有されていない知識をさします。
暗黙知は主観的であり、多くの場合うまく言語化できない特徴があります。ナレッジマネジメントを進めるには、暗黙知を言語化して形式知化しなければなりません。
暗黙知を形式知に変えれば、すべての営業が効率的な営業をおこなえます。そこで役に立つのが「ナレッジマネジメントツール」です。
暗黙知を言語化し、ナレッジマネジメントツールに言語化した情報を掲載すれば形式知に変化します。形式知となったナレッジはすべての従業員と共有でき、能力の高い人のナレッジを業務で活用できるようになるはずです。
ナレッジマネジメントについてさらに詳しく知りたい方はこちらの動画をご覧下さい↓
ナレッジマネジメントツールは3つの種類に分かれる
ナレッジマネジメントツールには、以下のような種類があります。
- ビジネスの分析・戦略策定に役立つナレッジマネジメントツール
- 業務改善・社員教育に役立つナレッジマネジメントツール
- ヘルプデスク型のナレッジマネジメントツール
それぞれの種類の特徴を理解し、自社の課題解決に向いているものを選択していきましょう。
ビジネスの分析・戦略策定に役立つナレッジマネジメントツール
分析機能が豊富なツールは、経営戦略や部門の目標設定に役立ちます。
ナレッジを蓄積させただけでは、収集した情報を活用するのは困難です。しかし、分析機能が豊富なナレッジマネジメントツールを用いれば、集まった情報や業務のプロセスを分析でき、業務の改善点や効率的な事業の発展につながる戦略を立てやすくなります。
的確な経営戦略を立てられれば、業務の方向性が明確になって社員の仕事も効率的に進むでしょう。
業務改善・社員教育に役立つナレッジマネジメントツール
「この問い合わせに対しては、この回答が有効的」のように、業務プロセスを目に見える形で整えられるツールは業務改善に役立ちます。
蓄積された情報にもとづいて業務を改善すれば、顧客の満足度アップにつながります。また、個々の社員がもっているノウハウは、経験から得た暗黙知のままになっているケースがほとんどです。優秀な社員の思考や行動のパターンを言語化し形式知にすれば、ほかの社員の教育にも役立ちます。
ヘルプデスク型のナレッジマネジメントツール
社内で質問が多い項目をデータ化して蓄積できるツールは、ヘルプデスクに向いています。
ヘルプデスクとは、社内や顧客からの問い合わせを解決する部門です。問い合わせに素早く回答するには必要な情報が蓄積され、ほしい情報がすぐに見つかるツールが適しています。問題を早期解決できれば、業務の効率化や顧客満足度の向上につながります。
ナレッジマネジメントツールを選ぶ3つのポイント
ナレッジマネジメントツールの選び方は、以下のとおりです。
- 誰にでも簡単に操作できること
- 複数のデバイスに対応していること
- 自社の使用目的に合っていること
ツールには多くの種類があり、その中から自社にあったものを選択しなければなりません。
ナレッジマネジメントツールの効果を最大限に引き出すためにも、ツールの選び方をしっかりと理解しておきましょう。
誰にでも簡単に操作できること
ナレッジマネジメントツールは、誰でも簡単に操作できるものを選びましょう。
そもそもナレッジマネジメントツールは、知識や情報を共有できるようにするためのものです。特定の社員しか操作できないようなツールだと、全社員が情報を投稿したり編集できなくなったりしてしまいます。使い勝手が悪いと、徐々に利用者が減ってしまうでしょう。
社員がストレスなく利用できるツールを選べば、継続的な運用が可能になります。
複数のデバイスに対応していること
複数のデバイスに対応していれば、いつでもどこでもナレッジを有効的に活用できます。
たとえば、商談を進めるにあたってナレッジが掲載された書類を確認するケース、休日に業務の疑問を解決しておきたいケースなどです。
蓄積されたナレッジが外部でも確認できれば、さまざまなケースで役立ちます。パソコンでしか利用できないナレッジマネジメントツールだと、利用時間が制限されてしまうと考えておきましょう。
自社の使用目的に合っていること
ナレッジマネジメントツールを選ぶときは、自社の使用目的にあっているか確認しましょう。
ツールには分析・戦略の策定に役立てやすいものや、ヘルプデスク型のものなどいくつかの種類があります。自社の業務に必要な機能を備えているタイプを選ばないとツールを導入しても自社の課題を解決できません。
「どのような目的で使用したいのか」を洗い出したうえで、適切なナレッジマネジメントツールを選びましょう。
ナレッジマネジメントツール おすすめ30選（比較表つき）
ナレッジマネジメントツールには多くの種類があります。ここでは、おすすめのナレッジマネジメントツール30選を紹介します。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| NotePM | ・マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能など機能が充実している ・PDFやWord、Excelなど資料の種類を問わず全文検索できる ・社内FAQや社内ポータルとしても活用できる |
| Confluence | ・AIエディタで空欄を埋められる・JiraやTrelloと連携している ・アクセス制限を柔軟に設定できる |
| Cosense（旧：Scrapbox） | ・タグとリンクによる自動の整理機能がついている ・ひとつのアクションで画像や動画、地図を添付できる ・BUSINESSは100ページまで無料で利用できる |
| GROWI | ・オンプレミスでも利用できる ・テーマからカスタマイズできる ・オープンソースであり無料で使える |
| Knowledge | ・簡単にセットアップが完了する ・タグでのグルーピングができる ・オープンソースであり無料で使える |
| Zendesk Support | ・メールや電話、チャットの問い合わせをチケットとして一元管理できる ・回答の自動返信の機能がある ・データ分析機能が充実している |
| Looker Studio（旧：Google データポータル） | ・Googleが提供するサービスとの互換性が高い ・Google内のデータをさまざまな角度でデータを分析できる ・分析結果はPDFにして出力できる |
| Domo | ・どのようなファイルでもデータを統合できる ・直感的に操作できるダッシュボードになっている ・レポートを自動作成できる |
| Teachme Biz | ・動画や画像を利用した業務手順書を簡単に作成できる ・ひとつの動画を切り出して画像を作成できる ・20の言語に自動翻訳できる（オプション機能） |
| Evernote Business | ・WindowsやMac、iPhone、Androidなどどの端末でも利用できる ・画像や写真をスキャンして文字認識できるため検索性が高い ・GoogleドライブやSlackと連携できる |
| Salesforce Sales Cloud | ・世界シェアNo.1のCRM ・独自AIで次に起こすべきアクションを教えてくれる ・マジック・クアドラントで17年連続トップに選出されている |
| flouu | ・リアルタイムで同時に編集・共有できる ・14日間、無料で利用できる ・ITトレンド年間ランキング「ナレッジマネジメント」カテゴリー2年連続1位を獲得している |
| Cisco Webex Meetings | ・12個のマイクアレイによって音声が明瞭になって聞き取りやすい ・クラウドとオンプレミスのどちらにも対応している ・ビデオ会議の参加にダウンロードやプラグインはいらない |
| サイボウズ Office | ・トップページでその日の予定や自分宛の連絡・申請などまとめて確認できる ・表示内容を自分でカスタマイズできる ・マルチデバイスに対応している |
| Kibera | ・オリジナル辞書検索機能がある ・柔軟なアクセス制限や非公開ルールを設けられる ・高度なセキュリティ性能を有している |
| AppSuite | ・業務効率化を図れるアプリを簡単に作成できる ・蓄積されたデータを表やグラフに変換できる ・クラウド版は30日間無料で使える |
| Qast | ・利用しているユーザー数が6万人を超えている ・どのナレッジがよく見られているか簡単に分析できる ・ナレッジコンサルタントが運用まで支援してくれる（プランによる） |
| DocBase | ・マークダウンとリッチテキストを同時に使える ・差し込み機能を使ってワンクリックでほかのメモを参照できる ・ひとつのメモを複数人で編集できる |
| kintone | ・簡単に業務アプリを作成できる ・200種類以上のプラグインと連携している ・導入している会社数が3万社を超えている |
| Microsoft Whiteboard | ・Microsoftのデバイスとの高い互換性をもつ ・会議に参加している人が同時に書き込みできる ・Microsoft Teamsと組み合わせて使える |
| アルファスコープ | ・テキストマイニング技術でチャットボットの回答を最適化できる ・視覚的に利用しやすく投稿や編集が容易になる ・FAQ運用の支援が充実している |
| esa | ・書き込み途中で公開できるWIP機能を備えている ・「/」をつけるだけでカテゴリー分類ができる ・無料トライアルが2ヶ月もある |
| Colletie | ・資料を時系列にして確認できる ・簡単に操作できるGUIで視覚的にわかりやすい資料を作成できる ・リアルタイムサポートが永年無料で利用できる |
| NIKKEI The KNOWLEDGE | ・AIが個人や組織に必要な情報をレコメンド・分類してくれる ・400以上の情報ソースからAIが必要な情報を提供してくれる ・作成された資料にコメントする機能がついている |
| Notion | ・オールインワンの情報共有ツール ・マルチデバイスに対応している ・多くの言語に対応している |
| QuickSolution | ・さまざまなデータベースを経由して検索してくれる ・画像に記載された文字まで検索の対象となる ・強固なセキュリティ性能を備えている |
| rakumoボード | ・Googleグループとの連携によりグループやメンバーを一元管理できる ・コミュニケーション機能がついている ・マルチデバイスに対応している |
| Liferay DXP | ・ERPやSFAなどと連携できる ・CMSやDAMとしての機能も備わっている ・柔軟な権限管理ができる |
| commmune | ・顧客とコミュニティを構築してCSと顧客データ管理を一元化できる ・独自の管理画面で顧客データを閲覧できる ・基礎機能はノーコードで利用できる |
| Cmosy | ・大容量なクラウドストレージでドライブ容量を圧迫しない ・UDPを使用し高速アップロードできる ・送受信の履歴をすべて管理者側で閲覧できる |
ナレッジマネジメントツールを導入する際には、自社の課題を解決してくれそうなツールか比較検討していきましょう。
NotePM
NotePM（ノートピーエム） は、高い検索性を誇り、一元管理したナレッジを素早く、簡単に表示できるツールです。大手IT製品レビューサイトでも『使いやすさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。テンプレートでマニュアルを標準化できたり、マルチデバイスに対応していたり、ナレッジマネジメントに必須な機能が詰まっています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能など機能が充実している
- PDFやWord、Excelなど資料の種類を問わず全文検索できる
- 社内FAQや社内ポータルとしても活用できる
料金プラン（月額）
URL: https://notepm.jp/
Confluence
Confluence は、オーストラリアのAtlassianが運営する社内情報共有ツールです。Atlassianも提供している、プロジェクト管理ツール「Jira」やタスク管理ツール「Trello」とも連携しています。AIエディタ機能がついており、空欄になっている部分を簡単に埋められる、柔軟なアクセス制限ができるなどユーザーフレンドリーな機能が揃っています。
Confluenceの特徴
- AIエディタで空欄を埋められる
- JiraやTrelloと連携している
- アクセス制限を柔軟に設定できる
料金プラン
・Free：無料
・Standard：$4.89/1ユーザーあたり月額
・Premium：$8.97/1ユーザーあたり月額
・Enterprise：要問い合わせ
URL: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
Cosense（旧：Scrapbox）
Cosenseは、複数人がリアルタイムに情報を共有できるツールです。タグとリンクによる自動の整理機能により、大量の情報を簡単に共有できるのが特徴です。しかも、たったひとつのアクションで、リンクが完了してしまうといった便利な機能があります。
Cosenseの特徴
- タグとリンクによる自動の整理機能がついている
- ひとつのアクションで画像や動画、地図を添付できる
- BUSINESSは100ページまで無料で利用できる
料金プラン
・PERSONAL/EDUCATION：無料
・BUSINESS：1,100円/1ユーザーあたり月額
・BUSINESS ENTERPRISE：要問い合わせ
URL: https://scrapbox.io/product
GROWI
GROWIは、無料で使えるオープンソースのツールです。リアルタイムにプレビューをしながらマークダウンでドキュメントを執筆できます。HTMLコードによるカスタマイズも可能であり、無料でありつつも自作で高いデザイン性のページを作成できます。
GROWIの特徴
- オンプレミスでも利用できる
- テーマからカスタマイズできる
- オープンソースであり無料で使える
料金プラン
・無料
Knowledge
Knowledge は、自社サーバーにインストールできるオープンソースのツールであるため、外部サーバーを使っての情報漏えいリスクが低い点が特徴です。コミュニケーション機能もついており、ナレッジの蓄積だけでなく、直接的な情報交換にも利用できます。
Knowledgeの特徴
- 簡単にセットアップが完了する
- タグでのグルーピングができる
- オープンソースであり無料で使える
料金プラン
・無料
URL: https://information-knowledge.support-project.org/ja/
Zendesk Support
Zendesk Support は、問い合わせをチケットにして管理できるツールです。メールや電話、チャットなどの問い合わせを一元管理できるため、ヘルプデスク向けといえます。回答を自動返信にできたり、データ分析できたり必要な機能が充実しています。
Zendesk Supportの特徴
- メールや電話、チャットの問い合わせをチケットとして一元管理できる
- 回答の自動返信の機能がある
- データ分析機能が充実している
料金プラン
・Support Team：$19/1ユーザーあたりの月額
・Support Professional：$55/1ユーザーあたりの月額
・Support Enterprise：$115/1ユーザーあたりの月額
URL: https://www.zendesk.co.jp/support/
Looker Studio（旧：Google データポータル）
Looker Studioは、Googleが提供しているダッシュボード作成・データ視覚化ツールです。Googleの各サービスの内容を分析したうえで、統合したデータを作成できます。グラフや表を追加でき、視覚的にも見やすいレポートの作成に役立ちます。
Looker Studioの特徴
- Googleが提供するサービスとの互換性が高い
- Google内のデータをさまざまな角度でデータを分析できる
- 分析結果はPDFにして出力できる
料金プラン
・無料
URL: https://marketingplatform.google.com/intl/ja/about/data-studio/
Domo
Domo は、データを集約してダッシュボードやデータウェアハウス、ビジネスインテリジェンスのすべてを網羅しているビジネス管理プラットフォームです。また、どのようなファイル形式の資料で保存していたとしても、連携・加工・統合化できる機能があり便利です。
Domoの特徴
- どのようなファイルでもデータを統合できる
- 直感的に操作できるダッシュボードになっている
- レポートを自動作成できる
料金プラン
・要問い合わせ
Teachme Biz
Teachme Biz は、動画や画像を用いたページを簡単に作成でき、ナレッジを視覚的にわかりやすく表示できるツールです。動画や画像を利用するために必要な機能が充実しています。オプション機能であるものの、20の言語に自動翻訳できるのも嬉しい機能です。
Teachme Bizの特徴
- 動画や画像を利用した業務手順書を簡単に作成できる
- ひとつの動画を切り出して画像を作成できる
- 20の言語に自動翻訳できる（オプション機能）
料金プラン
・スタータープラン：59,800円/月
・ベーシックプラン：119,800円/月
・エンタープライズプラン：319,800円/月
※別途、初期費用が必要
Evernote Business
Evernote Business は、WindowsやMacなどの端末でも利用でき、GoogleドライブやSlackと連携できるツールです。利用しやすい環境が整っており、導入する際に関連機器を新調する必要はありません。
Evernote Businessの特徴
- WindowsやMac、iPhone、Androidなどどの端末でも利用できる
- 画像や写真をスキャンして文字認識できるため検索性が高い
- GoogleドライブやSlackと連携できる
料金プラン
・FREE：無料
・PERSONAL：月額775円
・PROFESSIONAL：月額1,033円
・TEAMS：月額1,750円
URL: https://evernote.com/intl/jp/business
Salesforce Sales Cloud
Salesforce Sales Cloudは、世界シェアNo.1のCRM（顧客管理システム）・SFA（営業支援システム）です。獲得した顧客情報を一元管理すれば、独自のAIが次に起こすべきアクションを予測してくれます。営業の業務効率化、成約率の向上に役立つ機能が揃っています。
Salesforce Sales Cloudの特徴
- 世界シェアNo.1のCRM
- 独自AIで次に起こすべきアクションを教えてくれる
- マジック・クアドラントで17年連続トップに選出されている
料金プラン
・Starter：3,300円/1ユーザーあたり月額
・Professional：10,560円/1ユーザーあたり月額
・Enterprise：21,780円/1ユーザーあたり月額
・Enterprise：43,560円/1ユーザーあたり月額
・Einstein 1 Sales：66,000円/1ユーザーあたり月額
URL: https://www.salesforce.com/jp/products/sales-cloud/overview/
flouu
flouuは、ドキュメントの作成や共有が簡単にできるツールです。複数人が同時にドキュメントにアクセスして編集できたり、外部の人でもゲストとして共有できたりします。また、ドキュメントごとのチャット機能も備えており、資料を見ながらの打ち合わせもスムーズに進行できます。
flouuの特徴
- リアルタイムで同時に編集・共有できる
- 14日間、無料で利用できる
- ITトレンド年間ランキング「ナレッジマネジメント」カテゴリー2年連続1位を獲得している
料金プラン
・基本料金：660円/1ユーザーあたり月額
※オプションを追加すると追加費用がかかります
URL: https://flouu.work/
Cisco Webex Meetings
Cisco Webex Meetings は、アメリカのシスコシステムズが提供している世界でもっとも使われているWeb会議システムです。高度なビデオ会議をおこなうことで、社員どうしのナレッジマネジメントにつながります。
Cisco Webex Meetingsの特徴
- 12個のマイクアレイによって音声が明瞭になって聞き取りやすい
- クラウドとオンプレミスのどちらにも対応している
- ビデオ会議の参加にダウンロードやプラグインはいらない
料金プラン
・要問い合わせ
URL: https://www.cisco.com/c/ja_jp/products/conferencing/webex-meetings/index.html
サイボウズ Office
サイボウズOffice は、累計7万社以上の導入実績をもつツールです。スケジュールやワークフローの共有ができ、業務効率化に大きく役立ちます。マルチデバイスに対応しており、スマホやタブレットでも簡単にスケジュールやタスクの管理が可能です。
サイボウズOfficeの特徴
- トップページでその日の予定や自分宛の連絡・申請などまとめて確認できる
- 表示内容を自分でカスタマイズできる
- マルチデバイスに対応している
料金プラン（クラウド版）
・スタンダードコース：500円/1ユーザーあたり月額
・プレミアムコース：800円/1ユーザーあたり月額
※2024年秋ごろに料金改定予定
URL: https://office.cybozu.co.jp/
Kibera
Kibela は、オリジナルの辞書登録で簡単にほしい情報が見つかる、検索性の高いツールです。柔軟なアクセス制限、非公開ルールを設けられるため、情報を公開したい人を限定し情報を共有できます。
Kibelaの特徴
- オリジナル辞書検索機能がある
- 柔軟なアクセス制限や非公開ルールを設けられる
- 高度なセキュリティ性能を有している
料金プラン
・コミュニティプラン：無料
・スタンダードプラン：550円/1ユーザーあたり月額
・エンタープライズプラン：1,650円/1ユーザーあたり月額
URL: https://kibe.la/ja
AppSuite
AppSuiteは、ノンプログラミングでアプリを作成できるツールです。たった4つのステップで、紙やメール、Excelでおこなっていた業務を効率化するアプリの作成が可能です。業務に使用するテンプレートも豊富で、簡単に書類を電子化できます。
AppSuiteの特徴
- 業務効率化を図れるアプリを簡単に作成できる
- 蓄積されたデータを表やグラフに変換できる
- クラウド版は30日間無料で使える
料金プラン（クラウド版）
・基本プラン：400円/1ユーザーあたり月額
※拡張機能の利用によって追加費用がかかります
URL: https://www.desknets.com/neo/appsuite/
Qast
Qastは、ナレッジマネジメントに特化しており、ユーザータグ機能や投稿へのリアクション機能など、検索や投稿を促進する機能が豊富に備えられたツールです。ファイルプレビューや見出し設定など、ITリテラシーが高くない社員でも直感的に使いやすいデザインになっています。また、分析機能も充実しており、ナレッジマネジメントに必要な情報が集めやすいのも特徴です。
Qastの特徴
- 利用しているユーザー数が6万人を超えている
- どのナレッジがよく見られているか簡単に分析できる
- ナレッジコンサルタントが運用まで支援してくれる（プランによる）
料金プラン
・要問い合わせ
※初期費用の支払いもあり
URL: https://qast.jp/
DocBase
DocBaseは、社内で必要なメモの情報を一元管理し、利用価値のある財産として利用できるツールです。メモには大事なナレッジが記載してあったり、スケジュールを管理したりと重要なアイテムといえます。ナレッジを失わないためにも、メモの情報の管理をおこなえるのがDocBaseの魅力です。
DocBaseの特徴
- マークダウンとリッチテキストを同時に使える
- 差し込み機能を使ってワンクリックでほかのメモを参照できる
- ひとつのメモを複数人で編集できる
料金プラン
・無料トライアル：無料（30日間）
・スターター：990円/月額
・ベーシック：4,950円/月額
・レギュラー：9,900円/月額
・ビジネス：利用人数によって変動
URL: https://docbase.io/
kintone
kintoneは、サイボウズ社が提供する、ノーコードで業務のシステム化や効率化を支援するアプリを作成できるクラウドサービスです。API連携やJavaScript/CSSプラグインが充実しており、自社にあったアプリを作成できます。
kintoneの特徴
- 簡単に業務アプリを作成できる
- 200種類以上のプラグインと連携している
- 導入している会社数が3万社を超えている
料金プラン
・ライトコース：780円/1ユーザーあたり月額
・スタンダードコース：1,500円/1ユーザーあたり月額
・ワイドコース：3,000円/1ユーザーあたり月額
URL: https://kintone.cybozu.co.jp/
Microsoft Whiteboard
Microsoft Whiteboard は、Microsoftが提供するホワイトボード機能です。WindowsだけでなくiOSでの使用もでき、外部企業とデータのやり取りが必要な場合でも問題なく使用できます。
Microsoft Whiteboardの特徴
- Microsoftのデバイスとの高い互換性をもつ
- 会議に参加している人が同時に書き込みできる
- Microsoft Teamsと組み合わせて使える
料金プラン
・Business Basic：899円/1ユーザーあたり月額
・Business Standard：1,874円/1ユーザーあたり月額
・Business Premium：3,298円/1ユーザーあたり月額
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-whiteboard/digital-whiteboard-app
アルファスコープ
アルファスコープは、自己解決率の向上や対応品質の均一化を実現するFAQツールです。チャットボット機能があり、テキストマイニング技術で回答を最適化しています。視覚的に利用しやすいデザイン性のため、コールセンターだけでなく、社内FAQにも活用できます。
アルファスコープの特徴
- テキストマイニング技術でチャットボットの回答を最適化できる
- 視覚的に利用しやすく投稿や編集が容易になる
- FAQ運用の支援が充実している
料金プラン
・要問い合わせ
esa
esa は、情報共有のサイクルを作るために必要な機能を備えたツールです。「情報を育てる」をコンセプトにしており、書き込み途中の情報から共有でき、内容を改善して完璧な情報にして共有するためのサイクルを支援してくれます。
esaの特徴
- 書き込み途中で公開できるWIP機能を備えている
- 「/」をつけるだけでカテゴリー分類ができる
- 無料トライアルが2ヶ月もある
料金プラン
・500円/1ユーザーあたり月額
※無料トライアル期間2ヶ月が終了してから課金が開始される
URL: https://esa.io/
Colletie
Colletieは、FAQやナレッジマネジメント、タスク管理、データ分析など一元管理した情報をさまざまなシーンで活用できるツールです。多くのナレッジを活かすための機能も充実しており、資料が埋もれないよう時系列で表示されたり、視覚的にわかりやすい資料を作成ができたりする機能もついています。
Colletieの特徴
- 資料を時系列にして確認できる
- 簡単に操作できるGUIで視覚的にわかりやすい資料を作成できる
- リアルタイムサポートが永年無料で利用できる
料金プラン
・Trial：無料
・Micro：300円～/1ユーザーあたり月額
・Small：290円～/1ユーザーあたり月額
・Standard：280円～/1ユーザーあたり月額
※そのほかにもプランあり
NIKKEI The KNOWLEDGE
NIKKEI The KNOWLEDGEは、日本経済新聞社が運営しているナレッジマネジメントツールです。新聞社らしく、多くの情報媒体から取得した業務に必要な情報をAIが提供してくれます。
NIKKEI The KNOWLEDGEの特徴
- AIが個人や組織に必要な情報をレコメンド・分類してくれる
- 400以上の情報ソースからAIが必要な情報を提供してくれる
- 作成された資料にコメントする機能がついている
料金プラン
・要問い合わせ
URL: https://nkbb.nikkei.co.jp/km/
Notion
Notion は、「オールインワンワークスペース」をコンセプトとした情報共有ツールです。タスク管理や社内Wiki、ドキュメント作成など多くの機能がひとつに統合されています。また、マルチデバイスに対応、複数人が同時に編集できるなど基本的な性能も完備しています。
Notionの特徴
- オールインワンの情報共有ツール
- マルチデバイスに対応している
- 多くの言語に対応している
料金プラン
・フリー：無料
・プラス：$10/1ユーザーあたり月額
・ビジネス：$18/1ユーザーあたり月額
・エンタープライズ：要問い合わせ
※プラス・ビジネスプランは年払いにすると費用が安くなります
URL: https://www.notion.so/product
QuickSolution
QuickSolutionは、インターネット検索のようにピンポイントで検索できる高度な企業内検索ツールです。社内サーバーからクラウドまで、さまざまなデータベースを経由して検索してくれます。複雑な日本語や、画像に記載された文字まで対象として検索できるため、探している資料の検索漏れを防げます。
QuickSolutionの特徴
- さまざまなデータベースを経由して検索してくれる
- 画像に記載された文字まで検索の対象となる
- 強固なセキュリティ性能を備えている
料金プラン
・要問い合わせ
URL: https://www.sei-info.co.jp/quicksolution/
rakumoボード
rakumoボードは、Google Workspaceに掲示板機能を追加するアドオンツールです。Googleと連携することで、グループやメンバーを一元管理できて情報管理がしやすくなります。投稿に「いいね」をつけられる機能があり、情報を確認した人が把握できたり、投稿者のモチベーションを上げたりできます。
rakumoボードの特徴
- Googleグループとの連携によりグループやメンバーを一元管理できる
- コミュニケーション機能がついている
- マルチデバイスに対応している
料金プラン
・rakumoボード：200円/1ユーザーあたり月額
・rakumo Basicパック：750円/1ユーザーあたり月額
・rakumo Suiteパック：1,350円/1ユーザーあたり月額
※割引き前の価格
URL: https://rakumo.com/product/gsuite/board/
Liferay DXP
Liferay DXPは、世界で2,500社以上に導入され、数千万人が利用する大企業向けポータルです。多くのシステム・ツールとの高い互換性があり、ツールの販売業者に頼ることなくポータルサイトとのシステム統合が可能です。
Liferay DXPの特徴
- ERPやSFAなどと連携できる
- CMSやDAMとしての機能も備わっている
- 柔軟な権限管理ができる
料金プラン
・要問い合わせ
URL: https://www.liferay.co.jp/products/liferay-dxp
commmune
communeは、カスタマーサービス業務を支援するためのナレッジマネジメントのツールです。企業と顧客をつなぐポータルを構築する際には、エンジニアを準備する必要はありません。自社で顧客の問い合わせを解決でき、業務の効率化につながっていきます。
commmuneの特徴
- 顧客とコミュニティを構築してCSと顧客データ管理を一元化できる
- 独自の管理画面で顧客データを閲覧できる
- 基礎機能はノーコードで利用できる
料金プラン
・要問い合わせ
URL: https://commmune.jp/
Cmosy
Cmosyは、Google Workspaceの拡張アドオンサービスであり、ファイル共有をサポートするツールです。Googleドライブからのダウンロードを介さず、メール添付よりも安全なファイルの送受信と共有が可能です。社内の資料を活用しつつ、情報漏えいのリスクを低下させられます。
Cmosyの特徴
- 大容量なクラウドストレージでドライブ容量を圧迫しない
- UDPを使用し高速アップロードできる
- 送受信の履歴をすべて管理者側で閲覧できる
料金プラン
・Lite：550円/月額
・Standard：1,650円/月額
・Business：2,200円/月額
・Professional：要問い合わせ
URL: https://www.yoshidumi.co.jp/service/service-cmosy
社員のナレッジを最大限に活用できるナレッジマネジメントツール「NotePM」
ナレッジマネジメントツールを導入するときの注意点
ナレッジマネジメントツールを導入するときの注意点は、以下のとおりです。
- セキュリティ対策がしっかりしているか
- 段階的に取り入れられるものか
- プロジェクトリーダーを配置したか
- ナレッジマネジメントを評価する仕組みづくりができているか
- ツールを活用してナレッジを集約できているか
ナレッジを活かすには、自社にあったツールを選ぶ以外にもおこなっておくべきことがあります。どのような注意点があるのか確認し、ナレッジマネジメントツールをトラブルなく運用していきましょう。
セキュリティ対策がしっかりしているか
ナレッジマネジメントツールを選ぶときには、セキュリティ対策がしっかりしているか確認しましょう。
ナレッジは、自社にとって大切な財産です。情報の中には、機密情報や企業独自のノウハウを含むケースもあり、外部に漏えいしてしまうと大きな損失を負ってしまうかもしれません。情報漏えいのようなリスクを避けるためにも、「セキュリティ対策がしっかりとしているツールか」どうか確認しておくことが大切です。
段階的に取り入れられるものか
ナレッジマネジメントツールをスムーズに運用するには、段階的に取り入れられるものか確認する必要があります。
どのような優良なツールでも、いきなり全社的に運用を開始してしまうと、社内の混乱を招く危険性があります。まずは、ナレッジマネジメントツールの導入に積極的な部門から運用していくといったように、段階的に導入していきましょう。ナレッジマネジメントツールにアクセスできる範囲を限定できる機能があれば、段階的な運用が簡単になります。
段階的に導入して成功したのを見届けてから、ツールを使用する範囲を広げるようにすると、失敗する可能性は低くなるでしょう。
プロジェクトリーダーを配置したか
ナレッジマネジメントツールを継続的に運用するには、プロジェクトリーダーを配置し運用状況を監視していかなければなりません。
運用を社員に任せてしまうと、登録される情報の質にバラツキが出てしまったり、不必要な情報が掲載されたりしてしまいます。登録されるナレッジの質を保つには、プロジェクトリーダーの監視が不可欠です。
また、登録されたナレッジが利用されているのか、分析して改善するのもツールの運用に欠かせません。監視や分析には時間や手間がかかり、一定の責任のもとで実行する必要があります。
プロジェクトリーダーは、ナレッジマネジメントツール運用に必要な業務を遂行する人物として必須と考えておきましょう。
＞関連記事：プロジェクト管理の代表的な手法と進め方
ナレッジマネジメントを評価する仕組みづくりができているか
優れたナレッジを共有することは、必ずしも社員にとってプラスになるとは限りません。
たとえば、成約につながりやすいアプローチ方法を独自に編み出したとします。しかし、インセンティブや人事評価が個人の売上に左右される場合は、「周りにも共有しよう！」という考えには至らないでしょう。
ナレッジの共有を促進するためには、共有した数や、情報の質を評価する仕組みが必要です。評価する仕組みを構築すれば社内でのナレッジマネジメントへのモチベーションを高められ、ナレッジマネジメントを成功に導けるでしょう。
ツールを活用してナレッジを集約できているか
ナレッジマネジメントのハードルを下げ、社員のモチベーションを高めるには、ナレッジマネジメントツールを活用するのがおすすめです。
ナレッジマネジメントツールには、さまざまな機能がついています。操作方法が直感的でわかりやすいUIだったり、編集しやすいエディタ機能だったりすれば、ツールを簡単に利用できます。使い勝手がいいほど、ナレッジの共有が促進されるでしょう。
ナレッジが集約できるかどうかは、ナレッジマネジメントツールの使いやすさが影響するため、使いやすさを確認してから導入していきましょう。
ナレッジマネジメントツールを導入する4つのメリット
ナレッジマネジメントツールを導入すると、以下のメリットが得られます。
- 属人化を解消し組織力を強化できる
- 業務生産性の向上を図れる
- 効率的な人材育成が可能になる
- 異動や退職時にもスムーズに業務の引き継ぎが可能になる
どのようなメリットを得られるのか確認し、自社の課題を解決していきましょう。
属人化を解消し組織力を強化できる
ナレッジマネジメントツールを導入すれば、属人化が防げて業務の効率化が図れます。
属人化とは、特定の人がいないと仕事が進まない状態です。
特定の社員がいないと仕事が回らない状態になってしまうと、業務が滞ってしまいます。ナレッジマネジメントツールを導入すれば、特定の担当者だけしか知らない仕事を言語化し、さらに効率よく進められるでしょう。
また、マニュアル化すれば、ほかの社員でも特定の従業員と同様の仕事を進めていけます。テレワークが浸透しつつある現在、社員がそれぞれの場所で仕事し、属人化しやすい状況だといえます。社員のナレッジを言語化し、マニュアルを作成したうえで、共有しておくことが業務の属人化を防ぐひとつの手段です。
＞関連記事：属人化を解消するには？業務標準化を成功に導くポイントや事例を紹介
業務生産性の向上を図れる
ナレッジマネジメントツールを活用すれば、ナレッジが共有されて業務の生産性をアップさせられます。
経験の長い社員の業務フローや顧客対応など、仕事全般に関するノウハウを可視化すれば、作業効率をアップできます。
これまで特定の人でしかこなせなかった仕事をデータ化し、ノウハウを共有すれば、誰にでもその仕事ができるようになり、作業もスムーズになるでしょう。また、社員は自分の仕事に不明点があっても、マニュアルを参照して業務に取り組めば、同じ質問を繰り返すことがなくなるため作業効率もアップします。
効率的な人材育成が可能になる
ナレッジマネジメントを導入すると、人材育成の効率化が図れます。
社員どうしで知識や経験が共有されないと「社員間のスキルの差が大きい」「社員の能力にバラツキがある」などの課題が生じるかもしれません。スキル差が大きい状態を放置すると、社員の指導にも影響してしまいます。新しく入った優秀な人材をうまく育てられず、結果的に人材育成が失敗に終わるといった問題が発生するでしょう。
ナレッジマネジメントツールを導入すれば、同じ仕事にかかわる社員全員が必要なノウハウを取得でき、社員のスキルアップにつながります。また、社員がいつでも必要なノウハウにアクセスできる環境を整えておけば、自己解決が図れるようになって能動的な成長を促せます。
効率的な人材育成をおこないたいなら「NotePM」の導入がおすすめです。NotePMならさまざまなエディタ機能を用いて見やすい教育マニュアルの作成ができます。
ナレッジを共有するために見やすい教育マニュアルを作成しておけば、教育に必要なコストの削減につながります。
異動や退職時にもスムーズに業務の引き継ぎが可能になる
ナレッジマネジメントツールを活用すれば、ナレッジが事前に共有されており、業務の引き継ぎがスムーズに進みます。
異動や退職のときには業務の引き継ぎだけでなく、業務に必要なナレッジの承継も発生します。
業務に必要なナレッジはそもそも言語化が難しく、特定の知識を引き継げないケースもあるでしょう。とくに高度な技術や知識を引き継ぐのは困難です。
しかし、ナレッジマネジメントツールを通じ、あらかじめ業務に必要なナレッジを共有しておけば、引き継ぐ必要がなくなります。引き継ぎの時間が短縮すれば、すぐコア業務に移れるため業務の効率化だけでなく、生産性の向上にもつながるでしょう。
社員のナレッジを最大限に活用できるナレッジマネジメントツール「NotePM」
ナレッジマネジメントツールの導入事例
ナレッジマネジメントツールを導入し、成果を挙げている企業は多くあります。ここでは、以下のような成果を挙げた2社を代表例として紹介します。
- プロフェッショナルが培った知識やノウハウを残す
- 技術に関するナレッジを共有できる場所を確保
ツールの活用によってどのような効果が得られるのか確認し、自社の取り組みに活かしていきましょう。
プロフェッショナルが培った知識やノウハウを残す
FinTech企業グループの1つ「クラウドバンク」は、証券や金融に関する業務知識およびノウハウを、形式知として残すことを目的としてナレッジマネジメントツールを導入しました。
クラウドバンクでは、階層的にフォルダで整理できる「NotePM」を使い、法律関連の情報や行政手続き、方法論やノウハウなどを整理するのに使っています。その結果、時系列で業務を把握し、他部署のかかわりも把握しやすくなりました。
業務の把握、他部署とのかかわりが整理できたことで、業務の効率化を実現した事例です。
＞関連記事：【導入事例】証券・金融のプロ集団の業務知識やノウハウを形式知として残す – クラウドバンク株式会社
技術に関するナレッジを共有できる場所を確保
特殊ホースの開発・製造をおこなう「日本ハイドロシステム工業株式会社」は、技術開発にかかわる情報を蓄積するツールとして「NotePM」を導入しました。
かつてはドキュメントの保存もファイル階層が深くなり、気軽に活用できず、必要な情報をすぐに引き出せない悩みを抱えていました。しかし、検索性が高いツールであるNotePMを導入したことで、情報が見つけやすくなり、手間やストレスを減らすことにつながっています。
また、技術関連のナレッジを率先して投稿する文化の構築にも成功しました。検索性が高いと簡単に探している情報が見つかるため、ナレッジマネジメントツールを使うメリットが浸透したのが要因でしょう。
＞関連記事：【導入事例】高度な精密部品開発を支える技術情報のナレッジ共有 – 株式会社JHI（旧：日本ハイドロシステム工業株式会社）
ナレッジマネジメントツールを活用し属人化の防止や業務効率化を実現しよう
ナレッジマネジメントツールは、企業のノウハウを集約し社員に共有するためのツールです。
ナレッジの集約や共有は、暗黙知の言語化や情報の更新など手間がかかります。しかし、ナレッジマネジメントツールを導入すれば、ナレッジの集約も共有も簡単に進みます。ナレッジを活用できる環境を整えれば、属人化の防止や業務の効率化につながるでしょう。
属人化の防止、業務の効率化を解決するなら「NotePM」がおすすめです。NotePMならバラバラな場所に保存されやすいデータを一元管理でき、検索時には管理した情報を全文検索して表示できます。ナレッジの集約から共有までストレスなく、実行できるナレッジマネジメントツールです。