プロジェクト管理は難しいと思っていませんか？あるいはどう進めたらいいのかと悩んでいませんか？プロジェクト管理を進めるには、一定の決まった手法・流れがあります。それに沿ってプロジェクト管理を行えば、効率的にプロジェクトを進められて成功できるでしょう。
プロジェクト管理初心者から経験者まで参考になるプロジェクト管理の手法と流れ、およびプロジェクト管理に最も重要なポイントは、ドキュメント管理と情報共有であることについて解説します。
目次
プロジェクト管理の一般的な手法とは
プロジェクト管理には多くの手法がありますが、代表的な手法をいくつか紹介します。どの手法にもメリットやデメリットがあり、プロジェクトの性質や使いやすさなどを比較して選ぶことが重要です。なお、プロジェクト管理の手法には下記以外にもPERT、カレンダー、プロジェクトタイムライン、マインドマップ、QFD、CCPM、ウォーターフォールなど多数の手法があります。
プロジェクト管理の代表的な手法
PMBOK
PMBOK（Project Management Body of Knowledge：ピンボック）には、プロジェクト管理に必要な知識や手法が体系的にまとめられています。PMBOKは、プロジェクト管理に必要な「品質」「原価」「スケジュール」など10の管理項目を知識エリアとして縦軸に配置。横軸にはプロジェクトの最初から最後までを「立ち上げ」「計画」「実行」「監視・管理」「終結」の5つのプロセスに分割し、知識エリアとのマトリクスでどのプロセスで何を作成・管理すべきかが定義されています。
ガントチャート
ガントチャートは、横軸に時間軸、縦軸にプロジェクトに必要なタスク(作業単位)を並べた表のことで、プロジェクトの進捗管理や工程管理に使われます。プロジェクト全体、およびタスクごとに開始から終了までの予定期間が一目で分かります。
進捗管理
進捗管理は、タスクごとの進捗状況がどのような状態のあるかを表示して管理するための手法です。タスクごとに、例えば目標に対する進捗度を80%、50%などと分かりやすく表示することで遅れているタスクに対する対策を早期に立てることが可能です。
WBS
WBS（Work Breakdown Structure：作業分解構造）は、プロジェクトの全体を把握し、詳細なタスクに分割して、作業内容と担当者を明確にする手法です。ほかのプロジェクト管理手法のベースとしても使われます。
一般的なプロジェクト管理の流れ
プロジェクトは通常、「立ち上げ」「計画」「実行」「監視・管理」「終結」のプロセスの順に進んでいきます。
立ち上げ
プロジェクトの目標、目標達成に向けたスケジュール、予算、プロジェクト実施における制約条件やリスクなどの前提条件を決定します。
計画
「立ち上げ」で決定された内容をもとに、プロジェクトを具体的に実行するためのスケジュールを決定します。プロジェクト完了までに必要なすべてのタスクを洗い出し、タスク実行の順番を整理し、タスクごとに必要な時間を見積もります。タスクの内容からクリティカル・パスになる経路を見つけ、遅延の問題が発生した場合の対応や、事前の予防策の詳細もこの段階で決定しておくことが必要です。
クリティカル・パスとは、他のタスクに対して影響を与え、そのタスクが遅れると次のタスクが始められない関係を調べてプロジェクトが完了するまでの所要時間が最長になる経路のことです。
実行
各タスクにメンバーの能力、適性、希望などを参考に振り分けて、「計画」で決められたスケジュールをもとに各タスクを実行します。
監視・管理
計画されたスケジュールが緻密で正確に検討されていても、実際にプロジェクトを進めていくと人的、物的、金額的、その他の諸条件の変更などで想定外のトラブルや予期せぬことが発生します。そのため進捗状況を監視・管理して、スケジュールに遅れが出ないかを十分に注意を払わねばなりません。進捗状況をきちんと把握するためには、それぞれのメンバーからのこまめな報告を求めたり、情報共有のためのミーティングを定期的に行ったりすることが重要です。
終結
プロジェクトの完了。プロジェクトの開始から終了までを振り返り評価を決定します。成功したときは成功の要因を、失敗したときは失敗の要因を分析し、次回のプロジェクトの参考にしなければなりません。
プロジェクト管理のポイントはドキュメント管理と情報共有
プロジェクトを成功させるために必要な要因は非常に多くありますが、それらの前提にある最も重要なポイントは、ドキュメント管理と情報共有の2つです。なぜなら、プロジェクトでは多くの人が関わり、それぞれのタスクを共同・連携しながら行っているためドキュメントで目標、スケジュール、業務内容、問題点などについて情報を共有し、共通の認識を持っていないとプロジェクトを正しく目標に向かって進行させられないからです。
ドキュメント管理はプロジェクト進行の肝となる
プロジェクトを進めるには、「プロジェクト計画」「要員計画」「スケジュール」「設計」「コスト」「品質」などに関するさまざまなドキュメントが必要です。ドキュメント管理とは、これらのプロジェクトに関するドキュメントを作成し、必要に応じて改定し、必要なときにいつでもアクセスできるように可視化することです。
しかし、多くのプロジェクトで必要なドキュメントが分散して、どこに、何があるのか分からないという問題がよく起きています。1人、またはごく少数のメンバーで進められる場合は、確認が不要、あるいは簡単にできるので大きな問題になりません。しかし、多くのメンバーが関わるプロジェクトでは多額の予算、優れたスキルのメンバーを集めてもドキュメント管理ができていないと計画通りにプロジェクトを進行・完了させることは困難です。そのためドキュメント管理は、プロジェクト成功のために絶対に欠かせない要件です。
ドキュメント管理による情報共有とコミュニケーションが重要な理由
プロジェクトは、複数のタスクが相互に関係しながら、同時並行で、あるいはタスクが連続して進行するため、プロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーは積極的にメンバーとの情報共有やコミュニケーションを行うことで進捗管理や問題点を早期に把握する必要があります。
しかし、口頭によるコミュニケーションでは、物理的にも時間的にも困難さが伴います。そのためドキュメントの一元管理で情報を効率的に収集し、管理する必要があります。また、メンバーもドキュメントによってプロジェクト全体の把握や前工程や後工程のプロセスの状況を把握しながら作業したり、各タスクの仕様や要件、スケジュールの変更がないかドキュメントで確認したり必要があります。ドキュメントの一元管理による可視化が実現できないとプロジェクトに問題があっても、その問題すら発見できなくなります。
ドキュメント管理を前提に必要なコミュニケーションを取ることで、トラブルや作業の遅れを正確、迅速に把握できて早期にトラブル対策やタスクの割り振りを変更するなどができてプロジェクトをスムーズに進行させられます。
ドキュメントの一元管理にはプロジェクト管理ツールが必要
ドキュメント管理を効率的に行うには使いやすいプロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。使いやすいプロジェクト管理ツールがあれば、プロジェクト遂行中のスケジュールや、多種多様なドキュメント類の管理ができ、プロジェクトに関わるメンバーとの情報共有やコミュニケーションが正確に、迅速に、スムーズに行えます。
プロジェクト管理ツールにも様々な機能や特徴があります。こちらの記事では様々なプロジェクト管理ツールの特徴や料金プランをまとめました。ぜひご一読ください。
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まとめ：プロジェクト管理にはいくつもの手法がある
プロジェクト管理の手法はいくつも確立されています。どの手法が適しているかはプロジェクトや管理する内容によって異なり、最も合う手法を選ぶ必要があります。しかし、プロジェクトを成功させるには、ドキュメント管理による情報の共有とコミュニケーションが最も重要です。
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