こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
社内掲示板とは、社内全体に情報を共有するためのボードをさします。掲示板として社内のナレッジを集めておけば、知りたい情報をすぐに探せ、わざわざ誰かに聞く必要はありません。
しかし、社内掲示板の運用を成功させるには、ツールの導入が不可欠です。
本記事では、社内掲示板の導入・運用におすすめなツール10選を紹介します。ツール導入のメリットや選び方も解説するため、社内掲示板の運用を成功させたい人はぜひ参考にしてみてください。
Web上で質の高い社内掲示板を簡単に作れるツール「NotePM」
目次
社内掲示板とは
社内掲示板とは、連絡事項を社内の人に伝えるために設けられた場所のことです。
従来は、オフィスの目立つ場所や廊下などにホワイトボードやコルクボードが設置され、連絡事項を掲示するのが一般的でした。パソコンをあまり使わない職場では、現在でもこのようなアナログ型の社内掲示板を使用しているところが多くあります。
この記事で取り上げる社内掲示板とは、デジタル型で連絡事項やスケジュールなどの情報を一括管理できるソフトウェアをさします。アナログ型でもデジタル型でも、連絡事項を社内の人に伝えるために設けられているという目的は同じです。しかし、デジタル型の社内掲示板は、社内の人に連絡事項を伝達できるだけでなく、業務の効率化に役立つさまざまな機能があります。
スケジュール管理機能やタスク管理の機能、グループチャットのようなコミュニケーションツールとしての機能など、社内掲示板ツールの種類によって使える機能が異なります。アナログ型の社内掲示板は、会社にいないと確認できず、掲示してあっても読んでくれているかどうかわかりません。社外にいるケースが多い人に対して、連絡事項を伝え忘れるといったことも起こります。
しかし、デジタル型の社内掲示板であれば、社外にいても閲覧が可能です。緊急の用件であっても、一人ひとりに連絡する必要はなく、デジタル社内掲示板に書き込めば、リアルタイムに連絡できます。また、通知が届くようにしておけば、伝え忘れも防げるでしょう。
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社内掲示板ツールを導入するメリット
社内掲示板ツールを導入するメリットは、以下の6つとおりです。
- 情報を検索できる
- 業務効率化できる
- ノウハウや知識を蓄積できる
- 問い合わせに回答する負荷を軽減できる
- 教育コストを減らせる
- 掲示板を確認した人がわかる
どのようなメリットが得られるのか確認し、課題の解決につなげていきましょう。
情報を検索できる
社内掲示板を設置すれば、いつでもどこでもナレッジを検索できます。
社内掲示板ツールがマルチデバイス対応していれば、スマホでもタブレットでも情報を確認できます。どこでも情報を確認できる環境が整っていれば、社外の業務もスムーズに進められるでしょう。
また、アナログ型の社内掲示板では情報を掲示できるスペースに限りがあるため、一定量の情報しか掲示できません。しかし、デジタル型の社内掲示板であれば、蓄積された情報の中からほしい情報を検索して手に入れられます。
＞関連記事：アナログの社内掲示板はあり？デジタルとの違いとそれぞれの特徴・メリット・デメリット・運用のポイントまで解説
業務効率化できる
社内掲示板を活用すれば、業務の効率化につながります。
たとえば、取引先との商談が終わったら、結果を上司に報告しなければなりません。定時を過ぎているにもかかわらず、報告のためだけに会社に戻るのは時間の無駄です。このような場合はスケジュール管理機能を使って商談の結果を書き込んでおけば、翌日、社内で詳細な報告をすれば済みますよね。
また、社内掲示板があれば、新入社員の教育に必要な時間を短縮できます。
新しい社員が入ってきたときには、毎年同じような質問をされることもあるでしょう。よく聞かれる質問については回答をまとめてデータ化しておき、回答を読んでもわからない場合だけ質問するよう伝えれば、新人教育に割く時間を削減できます。
＞関連記事：効率の良い社内周知の方法は？ツール選びのポイントも解説
ノウハウや知識を蓄積できる
社内掲示板にノウハウや知識を記載すれば、ナレッジ共有できます。
仕事を通して培ったノウハウや知識は、共有しなければその人だけのナレッジになってしまい、その人がいなくなれば会社から失われてしまうでしょう。
しかし、そのノウハウや知識をデジタルデータとして共有しておけば、会社のものとして蓄積できます。新人にも簡単にノウハウや知識を伝えられますし、退職する人の後継者にもナレッジの引き継ぎがしやすくなるわけです。
＞関連記事：ナレッジ共有とは？進める方法や成功させるポイント、役立つツールを紹介
問い合わせに回答する負荷を軽減できる
社内掲示板を活用すれば、疑問を自己解決できて回答者の負担を減らせます。
業務についての疑問をもち、ほかの社員に質問する人もいるでしょう。質問すれば疑問を解決できるものの、質問される人の業務を止めてしまいます。質問者もわざわざ回答者のもとに行く必要があり、両者の時間を無駄にしてしまうかもしれません。
しかし、社内掲示板を構築しておけば、ほしい情報を自分で探して疑問を解決できます。他人に聞く時間を減らせれば、業務を効率的に進めていけるはずです。
教育コストを減らせる
社内掲示板を利用し社員がナレッジを得れば、教育にかかるコストが軽くなります。
社員の能力を向上させるには、教育の機会が必要です。教育をおこなう際には、一般的に教育係が直接指導し、教育を受ける人・教育係ともに時間的なコストがかかります。時間的なコストが増えると、コア業務をおこなう時間が減ってしまうため、業務の生産性が低下してしまうでしょう。
社内掲示板を活用しながら教育を進めれば、自己解決できる知識、技術まで教えなくて済みます。直接指導しなければならない業務だけ教えればいいため、時間的なコストを大幅に削減できます。
掲示板を確認した人がわかる
社内掲示板ツールを利用すると、情報を確認した人がわかり便利です。
紙ベースの社内掲示板を設置した場合、誰が確認したのかわかりにくく、本当に情報が周知されているのか把握できません。社内掲示板は社員と情報を共有するために使用するものであり、周知できているか確認できないのでは、設置する効果が低くなってしまいます。
しかし、社内掲示板ツールの分析ツールやコミュニケーション機能を利用すれば、情報を確認した人が簡単にわかります。
また、アクセス制限をつけていれば、特定の社員にしか見せない情報も掲示でき便利です。
社内掲示板ツールを導入するデメリット
社内掲示板ツールを導入するには、メリットだけでなくデメリットも存在します。主なデメリットは、以下の3つです。
- なかなか利用してくれないかもしれない
- 利用には費用がかかる
- 情報漏えいにつながる危険性もある
デメリットの内容を理解し、マイナス面を解消しつつ社内掲示板を運用していきましょう。
なかなか利用してくれないかもしれない
社内掲示板ツールを導入しても、利用するメリットを社員に伝えきれていないと利用者が増えません。
社員は疑問が生じた際、手っ取り早く解決できる方法を選択します。社内掲示板ツールを利用するよりも、他人に聞いたほうが早いと判断されてしまえば利用してくれないでしょう。
社員に使ってもらうには、社内掲示板ですぐに疑問が解決できるというメリットをきちんと周知させておくべきです。
また、マネージャーが率先して活用すれば、社内掲示板を使う文化が浸透しやすくなります。文化が浸透していくと、よりいっそう社内掲示板の利用が促進されるはずです。
利用には費用がかかる
社内掲示板ツールの導入や運用には費用がかかるため、課題の解決に必要な機能が何か洗い出しておきましょう。
ツールには多くの機能があり、利用できるものが多いプランほど費用が高くなります。利用できる機能が多すぎる場合、中には利用しないものまで含まれてしまうケースもあるかもしれません。
利用しない機能の分まで費用を払うのはもったいないため、本当に必要なものは何か社内で検討しておきましょう。
情報漏えいにつながる危険性もある
社内掲示板は多くの社内が情報を得られるがために、情報漏えいにつながってしまうリスクもあります。
社内の情報を社員で共有するのが、社内掲示板を導入するひとつの目的です。しかし、情報をもつ人が増えすぎると、うっかり情報を漏らしてしまう社員が出てくるかもしれません。
社内掲示板に掲載されているものの中には、会社の重要な情報もあるでしょう。重要な情報が漏れてしまうと、会社に損害が発生してしまうケースもあります。
社内掲示板ツールを運用する際には、情報の公開範囲の限定や情報漏えいリスクの教育をすることをおすすめします。
＞関連記事：ファイル共有に潜むリスクとは？発生しやすいリスクの種類と対策を解説
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社内掲示板は自作できる？2つの作り方を紹介
社内掲示板は自作することも可能で、主な方法は以下の2つです。
- WordPressで作成する
- 社内掲示板ツールを活用する
自社にあった作成方法がどちらなのか確認し、社内掲示板を作っていきましょう。
WordPressで作成する
WordPressを用いれば、自社ホームページに社内掲示板を設置できます。
WordPressとは、オープンソースのブログソフトウェア・コンテンツ管理システムです。プログラミングの知識が少なくても、手軽にホームページの作成が可能です。
また、WordPressには多くのプラグインが提供されており、社内掲示板の機能を備えたものもあります。
手軽に社内掲示板を作成できる反面、検索性の低さやデザイン性の乏しさなどの問題があります。セキュリティに配慮できていないと、社外に情報が漏れてしまうおそれもあるでしょう。
WordPressを利用すれば無料で社内掲示板を作成できるものの、高性能なページを作成しようとした場合には外部エンジニアに作成を委託して費用をかけなければなりません。エンジニアに委託するのであれば、ツールを導入したほうが安くなる可能性もあります。
社内掲示板ツールを活用する
社内掲示板ツールは、掲示板の作成から運用まで考慮され設計されています。
高性能な社内掲示板は簡単な操作で設置でき、プログラミングの知識は必要ありません。また、ツールには高度なセキュリティ性能が備わっており、情報漏えいリスクを低減させられます。
ただし、社内掲示板ツールには多くの種類があり、自社にあったツールかどうか比較しなければなりません。必要のない機能まであるツールを導入した場合、費用だけが高くなってしまうため注意しましょう。
社内掲示板ツールの選び方
社内掲示板ツールを導入する際のポイントは以下の8つです。
- 検索性が高いか
- 導入する目的にあった機能があるか
- 直感的なデザインで誰もでも使えるか
- セキュリティ性能は高いか
- 集計や分析機能はついているか
- 自社にあった料金体系か
- コミュニケーション機能があるか
- マルチデバイス対応か
社内掲示板ツールの選び方を確認し、自社にあったツールを導入していきましょう。
検索性が高いか
ツールを導入してナレッジを蓄積できたとしても、探している情報がすぐに見つからなければ情報を有効活用できません。検索性が低いツールを導入してしまうと、ファイル名しか検索できず、中身がまったく違うものばかり表示されてしまうおそれもあります。
しかし、検索性が高いツールであれば、ピンポイントで探している情報が見つかります。
ほしい情報をすぐに検索できるツールを探しているなら「NotePM」がおすすめです。NotePMなら、WordやExcel、PDFなど登録されているファイル形式を問わず、全文を検索できます。また、検索したキーワードがマークアップされ、視覚的にもわかりやすく表示されます。
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導入する目的にあった機能があるか
導入する目的にあった機能があるか確認すれば、スムーズに運用可能です。
社内掲示板ツールには、スケジュール管理機能や音声通話でミーティングをする機能など、さまざまな機能があります。どのような目的で社内掲示板を導入するのかによって、自社にあった機能は異なるでしょう。
たとえば、スケジュール管理が目的ならスケジュールやタスク機能が充実しているもの、社内での活発なコミュニケーションを促進したいならメッセージ機能が充実しているものがおすすめです。
直感的なデザインで誰もでも使えるか
直感的なデザインで誰でも使いやすければ、利用者が増えて継続的な運用が可能です。
ITリテラシーの高い人であれば、多機能なツールを導入しても使いこなせるでしょう。しかし、インターネットに馴染みのない人だと、操作が難しく使われなくなっていくおそれがあります。必要最低限の機能だけのツールのほうが使いやすく、慣れるまでに時間がかからないでしょう。
また、使っていくうちに、さらに便利になる機能がほしくなるときもあるかもしれません。まずはシンプルで初心者でも使いやすいものを導入して慣れてもらい、社員がツールに慣れてきたら、求める機能についての要望を聞いて機能を追加していきましょう。
セキュリティ性能は高いか
掲示板にはさまざまな情報が登録され、中には会社にとって重要なものも含まれているのではないでしょうか。外部からサイバー攻撃を受けた際、セキュリティ性能が低いと簡単に情報が流失してしまいます。
重要な情報が流失しなかったとしても、情報が漏えいした事実は企業にとって大きなマイナスイメージとなります。セキュリティ性能の低さが、大きな損失を生んでしまうかもしれないと考え、どのツールを導入していくのか検討していきましょう。
集計や分析機能はついているか
社内掲示板ツールに、集計や分析機能があると運用がうまく進みます。
社内掲示板を誰が見たのか、よく見られているものはどれか調査できれば、どの情報を改善すればいいのか優先順位がつけられます。優先順位をつけておけば、効果の高い情報からブラッシュアップしていけるでしょう。
ブラッシュアップを継続できれば、登録された情報のもつ効果が高まり、よりいっそう社内掲示板が活用されていくはずです。
自社にあった料金体系か
社内掲示板の導入を決めるときには、自社にあった料金体系なのかよく調べておきましょう。
社内掲示板ツールの多くは、ユーザーひとりあたり月額いくらという料金体系になっています。また、使える機能の多さによっても費用が異なるため注意しましょう。
社内掲示板を利用する人数はどのくらいなのか、必要な機能は何なのか洗い出しておかなければ、使わない機能に対して費用を払ってしまいます。ツールの料金体系を比較する際には、自社が社内掲示板をどのように運用していくのかの分析も必要です。
コミュニケーション機能があるか
コミュニケーション機能がついていれば、どの社員が情報を確認したかがわかります。
社内掲示板ツールにコミュニケーション機能がついていれば、確認した情報に対して「いいね」をつけられます。情報を確認した社員がいいねをつければ、どの人が確認したのかが一目瞭然です。
また、情報にコメントを直接書き入れられれば、情報の補足や間違いの指摘が可能です。コミュニケーション機能がついているだけで、情報が周知されているかが確認でき、登録されているナレッジの効果を引き出せるでしょう。
マルチデバイス対応か
社内掲示板を社外で確認したいのであれば、マルチデバイス対応のツールを選択しましょう。
iPhoneやタブレットに対応しているツールであれば、いつでもどこでも社内掲示板を確認できます。たとえば、社外での商談時、社内掲示板に登録されたナレッジを確認したい場合でも、モバイル対応していればほしい情報がすぐに手に入ります。
また、休日に社内掲示板を利用して疑問を解決しておき、始業から仕事をスムーズに開始できるでしょう。モバイル対応のツールを選択するだけで、商談の成約率の向上や業務の効率化につながります。
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おすすめ社内掲示板ツール10選
おすすめの社内掲示板ツール10選は、以下のとおりです。
| ツール名 | 特徴 |
| NotePM | ・コミュニケーション機能がついており情報を確認した人がすぐわかる ・PDFやExcel、Wordなどファイルの種類を問わず全文検索できる ・マルチデバイス対応 |
| Talknote | ・「アクションリズム解析」によって社員の業務への意欲を可視化できる ・ログイン時間からオーバーワーク管理がおこなえる ・グループのやりとりでタスク管理ができる |
| SKIP | ・クラウド型とオンプレミス型を提供している ・スモールスタートにあわせた料金体系になっている ・社外情報を取り込めるメディア機能がある |
| Cosense（旧：Scrapbox） | ・タグとリンクによる自動の整理機能がついている ・ひとつのアクションで画像や動画、地図を添付できる ・BUSINESSは100ページまで無料で利用できる |
| esa | ・WIP機能がついている ・記事の外部公開とスライドショーで共有できる ・カテゴリ・タグ機能が充実している |
| Slack | ・どんな種類のファイルでも気軽に共有できる ・1,500以上の外部サービスと連携している ・通話話しながら画面共有できる |
| Chatwork | ・国産チャットツールである ・タスク管理が容易 ・ファイル共有できる |
| LINE WORKS | ・LINEと画面が同じで使いやすい ・トーク、カレンダー共有がある ・スタンプ機能で簡単にコミュニケーションできる |
| Microsoft Teams | ・Office製品とシームレスな連携が可能 ・音声・ビデオ通話機能が充実している ・iOS、Android、Windows、Macに対応している |
| Notion | ・オールインワンの情報共有ツール ・マルチデバイスに対応している ・多くの言語に対応している |
各ツールの特徴の違いを理解し、どのツールが自社に向いているのか確認していきましょう。
NotePM
NotePM（ノートピーエム） は、簡単に情報を登録でき、高い検索性を誇る社内掲示板作成に適しているツールです。豊富なエディタ機能がついており、直感的な操作で誰でも簡単に情報を登録できます。また、ファイルの種類を問わず全文検索できる強力な検索性も兼ね備えています。
NotePMの特徴
- コミュニケーション機能がついており情報を確認した人がすぐわかる
- PDFやExcel、Wordなどファイルの種類を問わず全文検索できる
- マルチデバイス対応
料金プラン
URL: https://notepm.jp/
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Talknote
Talknote（トークノート） は、コミュニケーションを活性化させ、従業員エンゲージメント向上を促進する社内SNSです。情報共有に必要な情報を社員が「ノート」という形で投稿し、紐づけさせてナレッジ共有をおこなえます。
Talknoteの特徴
- 「アクションリズム解析」によって社員の業務への意欲を可視化できる
- ログイン時間からオーバーワーク管理がおこなえる
- グループのやりとりでタスク管理ができる
料金プラン
・要問い合わせ
※別途、初期費用も必要
SKIP
SKIP（スキップ） は、導入プロジェクトの段階からサポートしてくれる社内SNSツールです。クラウド型だけでなくオンプレミス型のツールを提供しており、自社にあわせたカスタマイズが必要な企業でも対応できます。
SKIPの特徴
- クラウド型とオンプレミス型を提供している
- スモールスタートにあわせた料金体系になっている
- 社外情報を取り込めるメディア機能がある
料金プラン
・要問い合わせ
Cosense（旧：Scrapbox）
Cosenseは、複数人がリアルタイムに情報を共有できるツールです。タグとリンクによる自動の整理機能により、大量の情報を簡単に共有できるのが特徴です。しかも、たったひとつのアクションで、リンクが完了してしまうといった便利な機能があります。
Cosenseの特徴
- タグとリンクによる自動の整理機能がついている
- ひとつのアクションで画像や動画、地図を添付できる
- BUSINESSは100ページまで無料で利用できる
料金プラン
・PERSONAL/EDUCATION：無料
・BUSINESS：1,100円/1ユーザーあたり月額
・BUSINESS ENTERPRISE：要問い合わせ
URL: https://scrapbox.io/product
esa
esa（エサ） は「情報を育てる」という視点で作られた、自律的なチームのための情報共有サービスです。書き込み途中の情報を共有し効果的なナレッジを作るため、複数人での編集機能がついています。
esaの特徴
- WIP機能がついている
- 記事の外部公開とスライドショーで共有できる
- カテゴリ・タグ機能が充実している
料金プラン
・500円/1ユーザーあたり月額
※無料トライアル2ヶ月終了後から課金開始
URL: https://esa.io/
Slack
Slack（スラック） は、世界中で大人気のビジネスチャットツールです。チャットするための機能が豊富に揃っており、連携を強化しつつ業務をスムーズに進められます。
Slackの特徴
- どんな種類のファイルでも共有できる
- 1,500以上の外部サービスと連携している
- 通話しながら画面共有できる
料金プラン
・フリー：無料
・プロ：1,050円/月額
・ビジネスプラス：1,800円/月額
・Enterprise Grid：要問い合わせ
URL: https://slack.com/intl/ja-jp/
Chatwork
Chatwork（チャットワーク） は、44万社以上で利用されている国産のビジネスチャットツールです。無料プランを無期限で利用できるため、機能が少なくてもいい人にあっています。
Chatworkの特徴
- 国産チャットツールである
- タスク管理が容易
- ファイル共有できる
料金プラン
・フリー：無料
・ビジネス：840円/1ユーザーあたり月額
・エンタープライズ：1,440円/1ユーザーあたり月額
URL: https://go.chatwork.com/ja/
LINE WORKS
LINE WORKS（ラインワークス） は、LINEのビジネス版チャットツールです。参加メンバーの予定表が一覧になって確認できる、資料をどこでも保存・閲覧できるなどの機能が揃っています。
LINE WORKSの特徴
- LINEと画面が同じで使いやすい
- トーク、カレンダー共有がある
- スタンプ機能で簡単にコミュニケーションできる
料金プラン
・フリー：無料
・スタンダード：450円/1ユーザーあたり月額
・アドバンスト：800円/1ユーザーあたり月額
URL: https://line.worksmobile.com/jp/
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、Microsoft社が運営するビジネスチャットツールです。絵文字や返信候補、Microsoft Loopコンポーネントを利用したチャットができる。
Microsoft Teamsの特徴
- Office製品とシームレスな連携が可能
- 音声・ビデオ通話機能が充実している
- iOS、Android、Windows、Macに対応している
料金プラン
・Microsoft Teams Essentials：599円/1ユーザーあたり月額
・Microsoft 365 Business Basic：899円/1ユーザーあたり月額
・Microsoft 365 Business Standard：1,874円/1ユーザーあたり月額
URL: https://products.office.com/ja-JP/microsoft-teams/group-chat-software
Notion
Notion は、「オールインワンワークスペース」をコンセプトとした情報共有ツールです。タスク管理や社内Wiki、ドキュメント作成など多くの機能がひとつに統合されています。また、マルチデバイスに対応、複数人が同時に編集できるなど基本的な性能も完備しています。
Notionの特徴
- オールインワンの情報共有ツール
- マルチデバイスに対応している
- 多くの言語に対応している
料金プラン
・フリー：無料
・プラス：$10/1ユーザーあたり月額
・ビジネス：$18/1ユーザーあたり月額
・エンタープライズ：要問い合わせ
※プラス・ビジネスプランは年払いにすると費用が安くなります
URL: https://www.notion.so/product
社内掲示板ツール運用に成功させるためのコツ
社内掲示板ツールの運用を成功させるためのコツは、以下のとおりです。
- 運用ルールを設計しておく
- 特定の部門からスモールスタートする
- 全社展開に必要な準備をする
どのような方法で運用すればいいのか理解し、社内掲示板ツールの導入を成功に導いていきましょう。
運用ルールを設計しておく
運用ルールを設計しておけば、社内掲示板の利用が促進されて利用者が増えます。
たとえば、情報システム部が3ヶ月に1回、セキュリティテストの案内を記載するルールを設けるとします。このようなルールが決まっていれば、情報掲載者も情報利用者も社内掲示板を使うサイクルができ、安定的な運用ができるでしょう。
また、運用ルールは設計だけでなく、きちんと守られているか監視できる体制の構築も重要です。ルールが遵守されているか確認できれば、守っていない部署や社員を把握できます。ルールを守るようにアドバイスすれば、社内掲示板を利用する文化の浸透につながるでしょう。
特定の部門からスモールスタートする
スモールスタートすれば、社内掲示板の利用で発生する問題を最小限に留められます。
スモールスタートは、特定の部門や人のみを対象に、実際の業務環境でのシステムの挙動や問題点の確認をするためにおこないます。いきなり全社的にツールを導入すると、大きな混乱が発生したり、ヘルプデスクに問い合わせが集中したりしてしまうかもしれません。
業務の効率化を図るどころか、社員に負担をかけてしまわないようためにもスモールスタートし、社内掲示板ツールがもつ課題を洗い出しておきましょう。大きな課題を先に解決しておけば、混乱が起きにくい環境にしてからツールを運用できます。
全社展開に必要な準備をする
全社的にツールを導入する前には、必要な準備をおこなってトラブルにならないようにしておきましょう。
スマートスタートを実施すればトラブルが起きにくくなるものの、ツールの運用を成功させるには、まだ多くの準備をおこなわなければなりません。たとえば、トレーニングの実施、サポート体制の構築などです。
トレーニングをおこなっておけば、ツールの操作性に関する問い合わせが減らせます。かりに問い合わせがあったとしても、サポート体制が整っていればすぐに問題が解決できます。
また、社内掲示板ツールを活用して得られるメリットを周知するのも効果的です。自分にとって有用なものとわかれば、社員も積極的に利用してくれるでしょう。
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社内掲示板ツール導入時の注意点
社内掲示板ツール導入時の注意点は、以下の3つです。
- 必要な人に必要な情報を届けるように設定する
- 古い情報を放置しない
- アクセス権を個々に設定する
導入時の注意点を押さえておけば、社内掲示板ツールの運用に成功につなげていけるでしょう。
必要な人に必要な情報を届けるように設定する
社内掲示板を導入するときには、必要な人に必要な情報を届けるように設定しましょう。
特定の部署だけに連絡すればいい事柄をすべての社員に連絡していては、必要な情報を届けていることにはなりません。必要のない情報が多く混ざっている社内掲示板は、ほしい情報を発見しにくくなってしまって閲覧する人が少なくなってしまいます。
自分にとって必要のない情報が投稿される度に通知がくるのは、煩わしいといわざるを得ません。社内全体に周知すべきこと、特定の部署に連絡すべきこと、個別に連絡すべきことをしっかりと分けて社内掲示板を利用しましょう。
古い情報を放置しない
社内掲示板を利用する際には、古い情報を放置してはいけません。
過去のイベントや行事などの情報は、記録として残す意味があるためそのままでも構いません。しかし、社内のルールやマニュアルなどが変更された場合には、古い情報が残っていると紛らわしくなります。
新入社員が古いマニュアルで仕事を覚えてしまうと、教える側も覚える側も大変です。定期的に情報をチェックして、古いものを削除したり編集したりするようにしましょう。
アクセス権を個々に設定する
社内掲示板に登録する情報は、アクセス権を個々に適切に設定しましょう。
特定の部署にしか関係のない顧客情報を他の部署でも閲覧できるようにすると、情報漏えいのリスクが高まります。管理職だけが閲覧できるもの、社員だけが閲覧できるもの、派遣社員を含むすべての社員が閲覧できるものなど、アクセス権を必要なところに必要な内容だけ与えることが大切です。社員の雇用形態によって守秘義務規定が違う場合などは、とくに注意しましょう。
社内掲示板を取り入れて成功した企業事例
社内掲示板を取り入れている企業は多く、課題を解決したケースも数多く存在します。ここからは、社内掲示板を取り入れて成功した企業の事例を2つ紹介します。
- 文書管理と社内掲示板で新しいコミュニケーションを構築
- スケジュール管理を社内掲示板でおこないスムーズな業務の進行を実現
企業がなぜ社内掲示板を取り入れたのか、どうやって課題を解決したのか確認し、自社の問題を解決していきましょう。
文書管理と社内掲示板で新しいコミュニケーションを構築
株式会社横森製作所は、有名建造物の「階段」を手掛ける日本一の階段専門メーカーです。
文書管理システムを運用していたものの、不具合が多く、動作も遅いという課題がありました。問題を解決するために、直感的に操作できると感じた「NotePM」の導入を決めます。必要な機能にフォーカスし無駄な部分が削ぎ落とされており、ITツールに慣れていない人でも「見やすい」「なんとなく使える」という点が導入の決め手でした。
NotePMの導入後、文書管理を進めるとともに、社内掲示板的な使い方を開始しました。システムの不具合報告や要望などをNotePM上で情報共有しています。情報共有がスピーディーにおこなえるようになった結果、社内からのクレームの発生ゼロを実現しています。
＞関連記事：【導入事例】文書管理システムを刷新！社内質問箱で問い合わせ業務も効率化 – 横森製作所
スケジュール管理を社内掲示板でおこないスムーズな業務の進行を実現
株式会社クラダシは、日本のフードロス削減を目指したソーシャルグッドマーケット「Kuradashi」を運営している企業です。会社の成長にともないナレッジが蓄積できてきたものの、一元管理できる体制になっていなかったのが課題でした。
当初は、Googleサイトでナレッジを蓄積していましたが、情報量の多さから適切な管理ができず、検索性の低さもあいまって活用されていませんでした。課題を解決するため、誰でも簡単にナレッジを蓄積できる「NotePM」を導入します。
NotePMを導入しナレッジの蓄積に成功したと同時に、社内掲示板を利用しスケジュールの管理もおこないました。オフィスの賃貸契約の更新、会社のイベントの日などを記載して社員への周知に利用しています。結果、情報の一元管理やスケジュールの適切な管理に成功し、業務の効率化を実現しました。
＞関連記事：【導入事例】成長企業のナレッジを手軽に一元管理！ – 株式会社クラダシ
Web上で質の高い社内掲示板を簡単に作れるツール「NotePM」
社内掲示板ツールを活用してナレッジの蓄積や業務効率化につなげていこう
社内掲示板ツールを導入すれば、ナレッジの蓄積や共有に役立ちます。ナレッジが蓄積されて社員に浸透すれば、業務の効率化や社員能力の向上の実現が可能です。
しかし、運用時のコツや、自社の課題にあったツールの選び方などを理解しておかなければ運用に成功しません。とくに導入するツールによって課題を解決できるか変わってしまうため、自社にあったツールの選択が重要です。
NotePMなら豊富なエディタ機能がついており、誰でも簡単に情報を登録できます。登録した情報を検索する際には、どのようなファイルでも全文検索して表示されます。どのような機能がついているのか気になる人は、無料トライアルから始めてみてはいかがでしょうか。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
