社内掲示板ツールおすすめ10選！メリットと導入による成功事例を紹介

 

社内掲示板ツールとは、社内全体に情報を共有するためのツールで、アナログとデジタルがあります。最近は、デジタルの社内掲示板ツールが普及しており、一方的な情報伝達だけではなく、双方向コミュニケーションが可能です。

社内掲示板を利用するのであれば、情報の蓄積や検索、付帯するコミュニケーションを一元化できるデジタルツールのほうが、導入するメリットが多くなります。

本記事では、社内掲示板ツールの導入メリットとおすすめのツール10選、成功事例を紹介します。社内掲示板の運用を効率化したい方や、社内掲示板ツールの導入をお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。

ツール名	おすすめの人の特徴
NotePM	・一方的な情報伝達だけではなく、双方向コミュニケーションを行いたい人 ・閲覧者を把握して周知を徹底したい人 ・高セキュリティ下で社外から社内情報を閲覧できる環境を求めている人
Talknote	・一方的な情報伝達だけではなく、双方向コミュニケーションを行いたい人 ・閲覧者を把握して周知を徹底したい人 ・組織スコアや従業員のコンディションも把握したい人
esa	・双方向コミュニケーションよりも情報の掲示手段として利用したい人 ・情報共有機能のみを求めている人 ・低価格でシンプルなツールを利用したい人
Chatwork	・チャットベースで社内掲示板を運用したい人 ・情報共有と双方向コミュニケーションを一元化したい人 ・機能性や検索性よりもシンプルな使い心地を求める人
LINE WORKS	・情報共有と双方向コミュニケーションを一元化したい人 ・モバイル端末による活用シーンが多い人 ・閲覧者を把握して周知を徹底したい人
Notion	・ドキュメントベースの情報共有に慣れている人 ・共有情報に画像や動画を埋め込みたい人 ・情報の周知よりも蓄積に特化したツールを探している人
Microsoft Teams	・部署やプロジェクト単位で情報共有を行いたい人 ・チャットベースで社内掲示板を運用したい人 ・一方的な情報伝達よりも双方向コミュニケーションを効率化したい人
Cosense （旧：Scrapbox）	・部署やプロジェクト単位で情報共有を行いたい人 ・直感的に利用できるツールをお求めの人 ・情報の周知よりも蓄積に特化したツールを探している人
Slack	・部署やプロジェクト単位で情報共有を行いたい人 ・チャットベースで社内掲示板を運用したい人 ・一方的な情報伝達よりも双方向コミュニケーションを効率化したい人
SKIP	・SNS風の社内掲示板を運用したい人 ・シンプルなツールを利用したい人 ・部署やプロジェクト単位で情報共有を行いたい人

社内掲示板とは

社内掲示板とは、社内全体に情報を共有するためのツールです。企業では、周知が必要な情報の共有場所として、社内掲示板が活用されています。

社内掲示板で共有する情報例は、次のとおりです。

• 会社の経営方針やビジョン
• 人事異動
• コンプライアンス関連の通知
• 福利厚生制度の変更や追加の案内
• 社内研修のスケジュール
• 重要な会議やイベントの日程通知
• 社内システムの障害情報

社内掲示板にはアナログとデジタルの2種類があります。

• アナログの掲示板：紙に情報を書いて貼り、設置場所で閲覧する
• デジタルの掲示板：ネットワーク上に情報を掲載し、パソコンやモバイル端末から閲覧する

アナログの掲示板は一方向の情報伝達が得意です。一方、デジタルの掲示板はメッセージやコメント機能がついており、双方向コミュニケーションができます。

社内掲示板は一方的な情報伝達に活用されてきましたが、デジタル化に伴って幅広い役割を担えるようになってきています。

社内掲示板は3つのタイプに分かれる

社内掲示板は、大きく3つのタイプに分かれます。

• アナログのボード
• WordPressによる自作の社内掲示板
• 社内掲示板ツール

それぞれ得意・不得意が異なります。自社にあったツールを導入するために、理解を深めておきましょう。

アナログのボード

アナログのボードは、ホワイトボードや布張りの掲示板を活用して作る社内掲示板です。

連絡事項を紙に掲載して貼ればよいため、ICT機器が苦手な人やあまり活用しない職場で利用しやすいでしょう。空いている壁面を活用すれば、初期費用がかからない点もメリットです。

ただし、頻繁に情報を更新しなければならない場合は手間がかかったり、紙の消費が増えたりします。また、掲示板を見ない人への情報共有が難しく、別途紙面で配布しなければならないケースもあります。

＞関連記事：アナログの社内掲示板はあり？デジタルとの違いとそれぞれの特徴・メリット・デメリット・運用のポイントまで解説

WordPressによる自作の社内掲示板

WordPress（ワードプレス）を用いれば、従業員専用のWebサイトを構築して、社内掲示板を作成できます。

WordPressとは、オープンソースのブログソフトウェア・コンテンツ管理システムです。プログラミングの知識が少なくても、手軽にWebサイトを構築できます。

また、プラグインを使うことで機能の拡張が可能です。社内掲示板やコミュニケーション機能を備えたプラグインを追加すれば、難しい設定をしなくても社内掲示板を作成できます。

ただし、WordPressはWebサイトの体裁であるため、検索性が低いというデメリットがあります。最新の情報はすぐに見つけられますが、過去記事から情報を探すとなると、手間や時間がかかるはずです。

プラグインの追加やカスタマイズによって検索性の向上は見込めますが、WordPressの操作が得意な人材がいないと難しいでしょう。専門人材に依頼する場合は費用がかかるため、社内掲示板ツールを導入したほうがよい場合があります。

＞関連記事：社内掲示板をWordPressで作る方法・必要プラグイン・注意事項を徹底解説

社内掲示板ツール

社内掲示板ツールとは、社内情報の共有ができるデジタルプラットフォームのことです。社内掲示板機能だけではなく、ファイル共有やコメント・メッセージ機能がついている製品が多くなっています。

一方向の情報伝達だけではなく、双方向コミュニケーションが可能であるため、幅広い業務に活用できます。ビジネス向けの製品は高性能なセキュリティ機能が備わっており、情報漏洩リスクも抑えられるでしょう。

ただし、社内掲示板ツールにはさまざまな種類があり、それぞれ機能が異なります。そのため、自社にあった製品を導入するためには、必要な機能の洗い出しと比較が必要です。

社内掲示板ツールを導入するメリット

社内掲示板ツールを導入すると、6つのメリットを得られます。

• 情報を検索できる
• 業務を効率化できる
• ノウハウや知識を蓄積できる
• 問い合わせに回答する負荷を軽減できる
• 教育コストを削減できる
• 掲示板を確認した人がわかる

ナレッジ・ノウハウを含む社内情報の共有や活用に課題を感じている場合は、社内掲示板ツールが課題解消に役立つはずです。

情報を検索できる

社内掲示板ツールには、一般的に検索機能がついているため、キーワードを入力すれば従業員が必要な情報を検索できます。

アナログのボードの場合、設置場所まで見に行き、情報を探す手間がかかります。また、一定量の情報しか掲示できないことから、情報が貼り替えられてしまい、過去の情報を検索できません。

社内掲示板ツールは、アナログのボードにおけるデメリットを解消し、情報の検索性を高められます。

＞関連記事：アナログの社内掲示板はあり？デジタルとの違いとそれぞれの特徴・メリット・デメリット・運用のポイントまで解説

業務を効率化できる

社内掲示板ツールは、情報を一方的に発信するだけではなく、双方向にコミュニケーションが取れる機能がついていることが多いため、業務の効率化に役立ちます。

たとえば、取引先との商談が終わったら、結果を上司に報告しなければならないケースを考えてみましょう。社内掲示板ツールに報告書のフォーマットを保存しておき、社外から入力すれば、報告のために帰社する必要がなく、業務負担を軽減できます。

ほかにも、リモートワーク中の従業員とのコミュニケーションやファイルの共有、稟議書・申請書の提出から決裁までの一連の流れを一元化できるなど、幅広い業務の効率化が可能です。

＞関連記事：効率の良い社内周知の方法は？ツール選びのポイントも解説

ノウハウや知識を蓄積できる

社内掲示板ツールは、ノウハウや知識を蓄積して、ナレッジベースとしても活用が可能です。

業務のノウハウや知識は、蓄積するシステムが整っていないと共有が難しく、その人がいなくなれば会社から失われてしまいます。

ノウハウや知識をデジタルデータとして社内掲示板ツールで共有しておけば、会社のものとして蓄積できます。新人も簡単にノウハウや知識二アクセスできるうえ、退職者の引き継ぎも効率化が可能です。

＞関連記事：ナレッジ共有とは？進める方法や成功させるポイント、役立つツールを紹介

問い合わせに回答する負荷を軽減できる

社内掲示板ツールを活用すれば、疑問を自己解決できて回答者の負担を軽減できます。

業務に関する疑問は、上司や同僚に尋ねて解決するケースも多いでしょう。しかし、この方法では、回答者の業務進行を妨げるため、頻繁に尋ねることは憚られます。

社内掲示板ツールに社内情報やナレッジを蓄積しておけば、ほしい情報を自分で探して疑問を解決できるため、回答者の負担軽減と自らの業務進行の円滑化を実現できます。

教育コストを削減できる

社内掲示板ツールから従業員がナレッジを得て業務の進め方やノウハウを習得できれば、教育にかかるコストを削減できます。

従業員の教育では、教育係による直接指導が一般的で、時間と手間がかかります。教育の時間が増えると、教育係が自分の業務に避ける時間が減り、生産性の低下につながることもあるでしょう。

社内掲示板ツールによって従業員が自己解決できる場面が増えれば、教育係の負担軽減が可能です。

掲示板を確認した人がわかる

社内掲示板ツールを利用すると、情報を確認した人がわかり便利です。

アナログの社内掲示板は、誰が掲示物を確認したかがわからず、情報が周知されているかどうかを把握できません。

一方、社内掲示板ツールは、分析ツールやコミュニケーション機能を利用すれば、情報を確認した人が簡単に把握可能です。

また、アクセス制限を設定すれば、特定の従業員だけに情報を公開できるため、全体周知以外にも役立てられます。

社内掲示板は自作できる？2つの作り方を紹介

社内掲示板は自作することも可能で、主な方法は以下の2つです。

• WordPressで作成する
• 社内掲示板ツールを活用する

自社にあった作成方法がどちらなのか確認し、社内掲示板を作っていきましょう。

WordPressで作成する

WordPressを用いれば、自社ホームページに社内掲示板を設置できます。

WordPressとは、オープンソースのブログソフトウェア・コンテンツ管理システムです。プログラミングの知識が少なくても、手軽にホームページの作成が可能です。

また、WordPressには多くのプラグインが提供されており、社内掲示板の機能を備えたものもあります。

手軽に社内掲示板を作成できる反面、検索性の低さやデザイン性の乏しさなどの問題があります。セキュリティに配慮できていないと、社外に情報が漏れてしまうおそれもあるでしょう。

WordPressを利用すれば無料で社内掲示板を作成できるものの、高性能なページを作成しようとした場合には外部エンジニアに作成を委託して費用をかけなければなりません。エンジニアに委託するのであれば、ツールを導入したほうが安くなる可能性もあります。

社内掲示板ツールを活用する

社内掲示板ツールは、掲示板の作成から運用まで考慮され設計されています。

高性能な社内掲示板は簡単な操作で設置でき、プログラミングの知識は必要ありません。また、ツールには高度なセキュリティ性能が備わっており、情報漏えいリスクを低減させられます。

ただし、社内掲示板ツールには多くの種類があり、自社にあったツールかどうか比較しなければなりません。必要のない機能まであるツールを導入した場合、費用だけが高くなってしまうため注意しましょう。

社内掲示板ツールを選ぶ9つのポイント

社内掲示板ツールを選ぶ際は、次の9つのポイントを比較しましょう。

• 検索性が高いか
• 導入する目的にあった機能があるか
• 直感的なデザインで誰でも使えるか
• セキュリティ性能は高いか
• 集計や分析機能はついているか
• 自社にあった料金体系か
• コミュニケーション機能があるか
• マルチデバイス対応か
• 無料トライアルがあるか

すべてのポイントをクリアする製品があればよいですが、ない可能性もあります。各ポイントに優先順位をつけておくと、より自社に合った製品を選べるはずです。

＞関連記事：効率の良い社内周知の方法は？ツール選びのポイントも解説

検索性が高いか

検索性が高い社内掲示板ツールを導入すると、ほしい情報をすぐ見つけられるため、生産性の向上につながります。

検索性が低い社内掲示板ツールは、ナレッジの蓄積ができても、ファイル名しか検索できない場合があります。探している情報がすぐに見つからずに手間と時間を消費するのであれば、従業員が利便性を感じられず、社内での定着を促進できないでしょう。

そのため、検索性が高いツールであるかどうかが重要です。

ほしい情報をすぐに検索できる社内掲示板ツールを探している方には「NotePM」がおすすめです。NotePMなら、WordやExcel、PDFなど登録されているファイル形式を問わず、全文を検索できます。また、検索したキーワードがマークアップされ、視覚的にもわかりやすく表示されます。

導入する目的にあった機能があるか

導入する目的にあった機能が搭載されているかどうかは、社内掲示板ツールを選ぶ際に重要なポイントです。

社内掲示板ツールには、スケジュール管理やファイル管理、音声通話など、さまざまな機能があります。

たとえば、社内掲示板上で活発なコミュニケーションを促進したいのであれば、コメントやメッセージ機能が付与されている製品がおすすめです。

あらかじめ、自社が社内掲示板ツールを導入する目的を整理して、必要な機能を洗い出しておきましょう。

直感的なデザインで誰でも使えるか

直感的なデザインで誰でも使いやすければ、利用者が増えて継続的な運用が可能です。

ITリテラシーの高い人であれば、多機能なツールを導入しても使いこなせるでしょう。しかし、インターネットに馴染みのない人にとっては操作が難しく、定着しないおそれがあります。

そのため、自社の従業員にとって使いやすいデザインを選ぶことが大切です。また、社内掲示板ツールの利便性を実感してもらえるように、慣れるまでは機能を絞って運用する方法もあります。

セキュリティ性能は高いか

社内掲示板ツールに社内情報を集約する場合、社外秘の重要情報も含まれるケースがあるでしょう。社内掲示板ツールのセキュリティ性能が低いと、外部からサイバー攻撃を受けた際、簡単に情報が流失してしまいます。

情報漏えいは企業にとって大きなマイナスイメージとなるため、セキュリティ性能をチェックしたうえで製品を選ぶことが大切です。

個人向けに開発されたツールは、ビジネス向けよりもセキュリティ性能が低い傾向があるため、ビジネス向けのツールから選ぶことをおすすめします。

集計や分析機能はついているか

社内掲示板ツールに、集計や分析機能があると幅広く運用が可能です。

たとえば、社内掲示板を誰が見たのか、よく見られているものはどれかを調査できれば、どの情報を改善すればいいのか優先順位をつけられます。優先順位が高いものからブラッシュアップしていくと、効率的です。

ブラッシュアップを継続できれば、登録された情報のもつ効果が高まり、よりいっそう社内掲示板が活用されていくはずです。

自社にあった料金体系か

社内掲示板ツールを選ぶ際は、自社の予算内で利用できる料金体系かどうかを調べましょう。

社内掲示板ツールの多くは、月額制のサブスクリプションサービスです。一般的に、ユーザーひとりあたりいくらという料金体系になっています。また、いくつかプランがあり、登録できるユーザー数や使える機能数が異なる場合がほとんどです。

そのため、必要な機能のほかに、利用する従業員の数を確認して、登録するプランを検討しましょう。機能に優先順位をつけておくと、予算をオーバーしたときに、優先順位が低いものから削って料金を抑えることも可能です。

コミュニケーション機能があるか

社内掲示板ツールにコメントやメッセージなどのコミュニケーション機能があると、社内のコミュニケーションを活性化できます。

たとえば、コメント機能があれば、掲載されている情報に対する補足やフィードバックを容易に行えます。一方的な情報の提示だけではなく、双方向にやり取りができるわけです。

また、確認した情報に対して「いいね」をつけられる社内掲示板ツールであれば、誰が情報を確認したかを確認することが可能です。

社内掲示板ツールがコミュニケーション基盤となれば、社内メールや紙による報告などが削減され、業務効率の向上につながるでしょう。

マルチデバイス対応か

社内掲示板ツールを社外で確認したいのであれば、マルチデバイス対応のツールを選択しましょう。

スマートフォンやタブレットに対応していれば、いつでもどこでも社内掲示板を確認できます。リモートワークや出張先の従業員が社外から情報にアクセスできるため、業務効率の向上を図ることも可能です。

無料トライアルがあるか

自社の従業員にとって使いやすいかどうかは、実際に使ってみなければわからないため、無料トライアルを提供している製品は使ってみることをおすすめします。

たとえば、社内掲示板ツールとしても活用できる「NotePM」は、会社名・お名前・メールアドレスをご登録いただくだけで30日間の無料トライアルをご利用いただけます。すべての機能を事前に試してから、自社にあっているかどうかの検討が可能です。

無料トライアルがなくても、無料プランを利用できるサービスも数多くあります。いくつか社内掲示板ツールを絞ったら、無料トライアル・無料プランを利用して吟味すると、導入後も満足して使い続けられるでしょう。

誰でもカンタンに使える社内掲示板なら「NotePM」

 

社内掲示板ツールおすすめ10選

社内掲示板ツールとしておすすめの製品は、次の10種類です。

• NotePM
• Talknote
• esa
• Chatwork
• LINE WORKS
• Notion
• Microsoft Teams
• Cosense（旧：Scrapbox）
• Slack
• SKIP

それぞれの機能や得意分野を比較して、自社にあった製品を選びましょう。

NotePM

引用：NotePM公式サイト

NotePM（ノートピーエム） は、ファイルやナレッジ・ノウハウの共有が簡単にできるツールです。情報の伝達はもちろん、コメント機能を活用したコミュニケーションが可能で、社内掲示板としての役割を果たします。

社内掲示板に活用できる機能

 

料金体系

おすすめの人

 

他製品との比較ポイント

＞関連記事：NotePMの評判まとめ｜メリット・デメリットや料金など網羅的に解説

Talknote

引用：Talknote公式サイト

Talknote（トークノート） は、コミュニケーションを活性化させ、従業員エンゲージメント向上を促進する社内SNSです。情報共有に必要な情報を社員が「ノート」という形で投稿することで、社内掲示板として役割を果たします。

社内掲示板に活用できる機能

 

料金体系

 

おすすめの人

 

他製品との比較ポイント

esa

引用：esa公式サイト

esa（エサ） は「情報を育てる」という視点で作られた、自律的なチームのための情報共有サービスです。不完全な情報を気軽に共有できるように「WIP（書き途中）」であることがわかるように示す機能があります。

社内掲示板に活用できる機能

 

料金体系

 

おすすめの人

 

他製品との比較ポイント

Chatwork

引用：Chatwork公式サイト

Chatwork（チャットワーク）は、44万社以上で利用されている国産のビジネスチャットツールです。テーマや部署ごとに情報共有専用のグループチャットを立てれば、社内掲示板としても活用できます。

社内掲示板に活用できる機能

 

料金体系（年間契約の場合）

 

おすすめの人

 

他製品との比較ポイント

＞関連記事：【ビジネスチャット】Chatworkとは？基本機能・使い方・料金プラン・競合ツールとの違いを徹底解説！

LINE WORKS

引用：LINE WORKS公式サイト

LINE WORKS（ラインワークス）は、ビジネス向けのLINEで、チャットを通じて双方向コミュニケーションが取れます。掲示板機能は、公開メンバーの制限やテンプレートを活用した定期連絡の効率化など、社内掲示板として活用が可能です。

社内掲示板に活用できる機能

 

料金体系（年間契約の場合）

 

おすすめの人

 

他製品との比較ポイント

Notion

引用：Notion公式サイト

Notion（ノーション）は、ドキュメント作成やタスク管理、データベース機能を備えたオールインワンワークスペースツールです。社内掲示板として情報共有やナレッジ管理に活用できます。

社内掲示板に活用できる機能

 

料金体系（年払いの場合）

 

おすすめの人

 

他製品との比較ポイント

Microsoft Teams

引用：Microsoft Teams公式サイト

Microsoft Teams（マイクロソフトチームス）は、チャットや会議、ファイル共有などさまざまな機能を備えたビジネス向けのコミュニケーションツールです。社内掲示板として活用し、情報の共有ができます。

社内掲示板に活用できる機能

 

料金体系（年間契約の場合）

 

おすすめの人

 

他製品との比較ポイント

＞関連記事：【ビジネスチャット】Microsoft Teamsとは？基本機能・使い方・料金プラン・競合ツールとの違いを徹底解説！

Cosense（旧：Scrapbox）

引用：Cosense公式サイト

Cosense（コセンス）は、簡単に情報をつなげて整理できるチーム向けのナレッジ共有ツールです。手軽にアプトプットできるため、ノウハウの発信ツールとしての社内掲示板の役割を果たします。

社内掲示板に活用できる機能

 

料金体系

 

おすすめの人

 

他製品との比較ポイント

Slack

引用：Slack公式サイト

Slack（スラック）は、チャットを中心としたビジネス向けのコミュニケーションツールです。スレッド機能を利用すれば、社内掲示板として活用できます。

社内掲示板に活用できる機能

 

料金体系（ベースプランで月払いの場合）

 

おすすめの人

 

他製品との比較ポイント

＞関連記事：【ビジネスチャット】Slackとは？基本機能・使い方・料金プラン・競合ツールとの違いを徹底解説！

 

SKIP

引用：SKIP公式サイト

SKIP（スキップ） は、社内SNSツールで、メールでは難しい相談ベースのワークスタイルを実現できます。SNSのようなレイアウト・機能となっており、SNS風の社内掲示板として活用できます。

社内掲示板に活用できる機能

 

料金体系

 

おすすめの人

 

他製品との比較ポイント

社内掲示板ツールを導入するデメリット

社内掲示板ツールの導入・活用では、次の3つのデメリットの発生が想定されます。

• なかなか利用してくれないかもしれない
• 利用には費用がかかる
• 情報漏えいにつながる危険性もある

社内掲示板ツールによってトラブルが起こらないように、事前にデメリットを理解したうえで、対策を立てることが大切です。

なかなか利用してくれないかもしれない

社内掲示板ツールを導入しても、利用するメリットを社員に伝えきれていないと利用者が増えません。

社員は疑問が生じた際、手っ取り早く解決できる方法を選択します。社内掲示板ツールを利用するよりも、他人に聞いたほうが早いと判断されてしまえば利用してくれないでしょう。

社員に使ってもらうには、社内掲示板ですぐに疑問が解決できるというメリットをきちんと周知させておくべきです。

また、マネージャーが率先して活用すれば、社内掲示板を使う文化が浸透しやすくなります。文化が浸透していくと、よりいっそう社内掲示板の利用が促進されるはずです。

利用には費用がかかる

社内掲示板ツールの導入や運用には費用がかかるため、課題の解決に必要な機能が何か洗い出しておきましょう。

ツールには多くの機能があり、利用できるものが多いプランほど費用が高くなります。利用できる機能が多すぎる場合、なかには利用しないものまで含まれてしまうケースもあるかもしれません。

利用しない機能の分まで費用を払うのはもったいないため、本当に必要なものは何か社内で検討しておきましょう。

情報漏えいにつながる危険性もある

社内掲示板では多くの社内情報を得られるため、情報漏えいにつながるリスクがあります。

社内情報を社員で共有することが、社内掲示板を導入する目的のひとつです。しかし、情報をもつ人が増えすぎると、うっかり情報を漏らしてしまう社員が出てくるかもしれません。

社内掲示板に掲載されているものの中には、会社の重要な情報もあるでしょう。重要な情報が漏れてしまうと、会社に損害が発生してしまうケースもあります。

社内掲示板ツールを運用する際には、情報の公開範囲の限定や情報漏えいリスクの教育をすることをおすすめします。

＞関連記事：ファイル共有に潜むリスクとは？発生しやすいリスクの種類と対策を解説

社内掲示板ツールの運用を成功に導く6つのコツ

社内掲示板ツールを運用する際は、次の6つのコツに留意すると、定着と活用が促進されます。

• 運用ルールを設計しておく
• 特定の部門からスモールスタートする
• 全社展開に必要な準備をする
• 必要な人に必要な情報を届けるように設定する
• 古い情報を放置しない
• アクセス権を個々に設定する

あらかじめ必要な準備もあるため、事前に確認したうえで社内掲示板ツールを導入しましょう。

運用ルールを設計しておく

運用ルールを設計しておけば、社内掲示板の利用が促進されて利用者が増えます。

たとえば、情報システム部が3ヶ月に1回、セキュリティテストの案内を記載するルールを設けるとします。このようなルールが決まっていれば、情報掲載者も情報利用者も社内掲示板を使うサイクルができ、安定的な運用ができるでしょう。

また、運用ルールは設計だけでなく、きちんと守られているか監視できる体制の構築も重要です。ルールが遵守されているか確認できれば、守っていない部署や社員を把握できます。ルールを守るようにアドバイスすれば、社内掲示板を利用する文化の浸透につながるでしょう。

特定の部門からスモールスタートする

スモールスタートすれば、社内掲示板の利用で発生する問題を最小限に留められます。

スモールスタートは、特定の部門や人のみを対象に、実際の業務環境でのシステムの挙動や問題点の確認をするために行います。いきなり全社的にツールを導入すると、大きな混乱が発生したり、ヘルプデスクに問い合わせが集中したりしてしまうかもしれません。

業務の効率化を図るどころか、社員に負担をかけてしまわないようためにもスモールスタートし、社内掲示板ツールがもつ課題を洗い出しておきましょう。大きな課題を先に解決しておけば、混乱が起きにくい環境にしてからツールを運用できます。

全社展開に必要な準備をする

全社的にツールを導入する前には、必要な準備を行ってトラブルにならないようにしておきましょう。

スマートスタートを実施すればトラブルが起きにくくなるものの、ツールの運用を成功させるには、まだ多くの準備を行わなければなりません。たとえば、トレーニングの実施、サポート体制の構築などです。

トレーニングを行っておけば、ツールの操作性に関する問い合わせが減らせます。かりに問い合わせがあったとしても、サポート体制が整っていればすぐに問題が解決できます。

また、社内掲示板ツールを活用して得られるメリットを周知するのも効果的です。自分にとって有用なものとわかれば、社員も積極的に利用してくれるでしょう。

必要な人に必要な情報を届けるように設定する

社内掲示板を導入するときには、必要な人に必要な情報を届けるように設定しましょう。

特定の部署だけに連絡すればいい事柄をすべての社員に連絡していては、必要な情報を届けていることにはなりません。必要のない情報が多く混ざっている社内掲示板は、ほしい情報を発見しにくくなってしまって閲覧する人が少なくなってしまいます。

自分にとって必要のない情報が投稿される度に通知がくるのは、煩わしいといわざるを得ません。社内全体に周知すべきこと、特定の部署に連絡すべきこと、個別に連絡すべきことをしっかりと分けて社内掲示板を利用しましょう。

古い情報を放置しない

社内掲示板を利用する際には、古い情報を放置してはいけません。

過去のイベントや行事などの情報は、記録として残す意味があるためそのままでも構いません。しかし、社内のルールやマニュアルなどが変更された場合には、古い情報が残っていると紛らわしくなります。

新入社員が古いマニュアルで仕事を覚えてしまうと、教える側も覚える側も大変です。定期的に情報をチェックして、古いものを削除したり編集したりするようにしましょう。

アクセス権を個々に設定する

社内掲示板に登録する情報は、アクセス権を個々に適切に設定しましょう。

特定の部署にしか関係のない顧客情報を他の部署でも閲覧できるようにすると、情報漏えいのリスクが高まります。管理職だけが閲覧できるもの、社員だけが閲覧できるもの、派遣社員を含むすべての社員が閲覧できるものなど、アクセス権を必要なところに必要な内容だけ与えることが大切です。社員の雇用形態によって守秘義務規定が違う場合などは、とくに注意しましょう。

社内掲示板ツールの導入による成功事例

ここでは、社内掲示板ツールの導入によって課題の解消に成功した事例を2つ紹介します。

• 事例1.文書管理と社内掲示板で新しいコミュニケーションを構築
• 事例2.スケジュール管理を社内掲示板で行いスムーズな業務の進行を実現

企業がなぜ社内掲示板を取り入れたのか、どうやって課題を解決したのか確認し、自社の問題を解決していきましょう。

事例1.文書管理と社内掲示板で新しいコミュニケーションを構築

株式会社横森製作所は、有名建造物の「階段」を手掛ける日本一の階段専門メーカーです。文書管理システムを運用していたものの、不具合が多く、動作も遅いという課題がありました。

問題を解決するために、直感的に操作できると感じた「NotePM」の導入を決めます。必要な機能にフォーカスし無駄な部分が削ぎ落とされており、ITツールに慣れていない人でも「見やすい」「なんとなく使える」という点が導入の決め手でした。

NotePMの導入後、文書管理を進めるとともに、社内掲示板的な使い方を開始しました。システムの不具合報告や要望などをNotePM上で情報共有しています。情報共有がスピーディーに行えるようになった結果、社内からのクレームの発生ゼロを実現しています。

＞関連記事：【導入事例】文書管理システムを刷新！社内質問箱で問い合わせ業務も効率化 – 横森製作所

事例2.スケジュール管理を社内掲示板で行いスムーズな業務の進行を実現

株式会社クラダシは、日本のフードロス削減を目指したソーシャルグッドマーケット「Kuradashi」を運営している企業です。会社の成長にともないナレッジが蓄積できてきたものの、一元管理できる体制になっていなかったのが課題でした。

当初は、Googleサイトでナレッジを蓄積していましたが、情報量の多さから適切な管理ができず、検索性の低さもあいまって活用されていませんでした。課題を解決するため、誰でも簡単にナレッジを蓄積できる「NotePM」を導入します。

NotePMを導入しナレッジの蓄積に成功したと同時に、社内掲示板を利用しスケジュールの管理も行いました。オフィスの賃貸契約の更新、会社のイベントの日などを記載して社員への周知に利用しています。結果、情報の一元管理やスケジュールの適切な管理に成功し、業務の効率化を実現しました。

＞関連記事：【導入事例】成長企業のナレッジを手軽に一元管理！ – 株式会社クラダシ

 

誰でもカンタンに使える社内掲示板なら「NotePM」

 

社内掲示板ツールを活用してナレッジの蓄積や業務効率化につなげていこう

デジタルの社内掲示板ツールを導入すれば、情報共有とコミュニケーションを活性化できます。ファイル共有やナレッジ検索、文書作成機能など多機能なツールを選択すれば、業務の効率化も促進できるでしょう。

ただし、社内掲示板ツールの導入目的や必要な機能によって、自社に適したツールは変わります。「機能が多いから選ぶ」という選択ではなく、「自社にあった機能があるか」「従業員が使いやすいか」などの観点から選びましょう。

NotePMなら、直感的な操作で誰もが簡単に情報を登録・共有できます。また、蓄積された情報や共有ファイル内を検索できるため、情報の有効活用が可能です。コメント・リアクション機能で双方向コミュニケーションも促せるため、企業の情報共有基盤として活用できます。

30日間の無料トライアルをご用意していますので、使い心地をお試しいただいたうえで、導入を検討してみてください。