こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
社内での情報共有は、どのように行っているでしょうか。従来のように、オフィスの目立つ場所に掲示して伝えているところも少なくないかもしれません。しかし、ITの進化とともに、社内の情報共有は社内掲示板ツールを使って行われることが多くなってきました。この記事では、社内掲示板のメリットやツール選定のポイントなどについて解説します。
また、社内掲示板に近い情報共有ツール「社内wiki」について、以下で紹介しています。
• 社内wikiの導入から活用までの完全マニュアル 成長企業が実践する情報共有術！
• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方
目次
社内掲示板とは
社内掲示板とは、連絡事項を社内の人に伝えるために設けられた場所のことです。従来は、オフィスの目立つ場所や廊下などにホワイトボードやコルクボードが設置され、連絡事項を掲示するのが一般的でした。パソコンをあまり使わない職場では、現在でもこのようなアナログ型の社内掲示板を使用しているところが多くあります。
この記事で取り上げる社内掲示板とは、デジタル型で連絡事項やスケジュールなどの情報が一括で管理できるソフトウェアのことです。アナログ型でもデジタル型でも、連絡事項を社内の人に伝えるために設けられているという社内掲示板設置の目的は同じです。ただし、デジタル型の社内掲示板の場合には、社内の人に連絡事項を伝達することだけではなく、業務の効率化に役立つさまざまな機能があります。
スケジュール管理機能やタスク管理の機能、グループチャットのようなコミュニケーションツールとしての機能など、社内掲示板ツールの種類によって使える機能が異なります。アナログ型の社内掲示板は、会社にいないと見ることができませんし、掲示してあっても読んでくれているかどうかが分かりません。社外に出かけていることが多い人に対して、連絡事項を伝え忘れるといったことも起こります。しかし、デジタル型の社内掲示板であれば、社外にいても閲覧することができます。緊急の用件であっても、一人ひとりに連絡する必要はなく、デジタル社内掲示板に書き込めば、リアルタイムに連絡することができます。また、通知が届くようにしておけば、伝え忘れも防げるでしょう。
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社内掲示板のメリット
情報を検索できる
社内掲示板のメリットの1つ目は、情報を検索できることです。アナログ型の社内掲示板では情報を掲示できるスペースに限りがあるため、一定量の情報しか掲示できません。しかし、デジタル型の社内掲示板であれば、蓄積された情報の中から欲しい情報を検索して手に入れることができます。
業務効率化できる
2つ目は、業務効率化できることです。取引先と商談をした場合など、結果を上司に報告しなければなりません。定時を過ぎているにもかかわらず、報告のためだけに会社に戻るのは時間がもったいないでしょう。このような場合に、スケジュール管理機能を使って商談の結果を書き込んでおいて、詳細な報告は翌日上司に直接するなどの方法を取ることができます。また、新しい社員が入ってきたときなどは、毎年同じような質問をされることが多いでしょう。頻繁に派遣社員を雇う場合なども同様です。よく聞かれる質問については回答をまとめてデータ化しておき、それを読んでも分からない場合だけ質問するよう伝えれば、新人教育に割く時間が削減できます。
ノウハウや知識の蓄積
3つ目は、ノウハウや知識の蓄積です。仕事を通して培ったノウハウや知識といったものは、共有しなければその人だけのものであり、退職や異動などによってその人がいなくなれば会社から失われてしまいます。しかし、そのノウハウや知識をデジタルデータとして共有しておけば、会社のものとして蓄積していくことができるのです。新しく入ってきた人にもノウハウや知識を伝えることができますし、急な事情で突然退職しなければならなくなったような場合でも、引き継ぎがしやすくなります。
社内掲示板ツールの選定ポイント
導入する目的に合わせた機能があるか
社内掲示板ツールの選定ポイントの1つ目は、導入する目的に合わせた機能があるかどうかです。社内掲示板ツールは、社内掲示板としての機能だけではなくスケジュール管理機能や音声通話でミーティングをする機能など、さまざまな機能を備えたものがあります。どのような目的で社内掲示板を導入したいのかによって、必要な機能が異なるでしょう。スケジュール管理に比重を置きたいのならばスケジュールやタスク機能が充実しているもの、社内での活発なコミュニケーションを促進したいのならばメッセージ機能が充実しているものを選ぶのがおすすめです。
使いやすいか
2つ目は、使いやすいかどうかです。ITに詳しい社員が多い会社であれば、多機能なものを導入しても使いこなせるでしょう。しかし、そうでない場合には、あまり機能の多いものを導入しても使いづらさを感じてしまい、使われなくなっていく可能性が高まります。導入当初は特に、必要最低限の機能だけを備えているツールのほうが使いやすく、慣れるまでに時間がかからないでしょう。使っていくうちに、どのような機能があったらさらに便利になるかが分かってくることもあります。まずはシンプルで初心者でも使いやすいものを導入して慣れてもらい、社員が社内掲示板に慣れてきたら、求める機能についての要望を吸い上げるといった工夫をしましょう。
セキュリティ面が安心か
3つ目は、セキュリティ面が安心かどうかです。社内独自のノウハウや顧客情報など管理する情報の中に漏えいしてはならないものが含まれるため、セキュリティ面の充実は欠かせません。
おすすめ社内掲示板ツール
NotePM
NotePM（ノートピーエム） は、個人のノウハウを引き出す 社内版ウィキペディア です。検索に強く、マニュアル作成やナレッジ共有に便利なツールです。大手IT製品レビューサイトでは、とくに「使いやすいさ・導入しやすさ」の点で高く評価されています。社内マニュアル、手順書、業務ノウハウ、社内FAQ、日報・議事録など、ストック型の情報管理に最適です。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
料金プラン（月額）
全プラン共通： 初期費用0円、見るだけの参照専用ユーザーは無料
• 4,800円 / 8名 / 80GB
• 9,000円 / 15名 / 150GB
• 15,000円 / 25名 / 250GB
• 30,000円 / 50名 / 50GB
• 60,000円 / 100名 / 1TG
• 120,000円〜 / 200名〜 / 2TG 〜
無料トライアル期間：30日間
URL: https://notepm.jp/
Talknote
Talknote（トークノート） は、コミュニケーションを活性化させ、従業員エンゲージメント向上を促進する社内SNSです。
Talknoteの特徴
- 「アクションリズム解析」によって社員の業務への意欲を可視化
- ログイン時間からオーバーワーク管理を行いメンタルヘルスへの影響を早期解決
- グループでのメッセージの迅速なやりとりとタスク管理
料金プラン（月額/税込み）
• 非公開（お問い合わせ）
Talknote
URL: https://talknote.com/
Yammer
Yammer（ヤマー） は、Microsoft社が運営する社内SNSです。
Yammerの特徴
- Office製品とシームレスな連携
- 多言語対応。世界中で豊富な導入実績
- iOS、Android、Windows、Mac対応
料金プラン（月額）
• 無料（ベーシック） ※機能制限あり
• エンタープライズ版はOffice 365ユーザーに含まれる。
Yammer
URL: https://products.office.com/ja-jp/yammer/
SKIP
SKIP（スキップ） は、大企業への導入実績が豊富な社内SNSです。
SKIPの特徴
- 大企業への導入実績多数あり
- ツリー型コメント
- 社外情報を取り込めるメディア機能
料金プラン（月額）
• 100,000円/〜200名
• 200,000円/〜500名
• 300,000円/〜1000名
※SaaSプラン
SKIP
URL: https://www.skip-sns.jp/
Scrapbox
Scrapbox（スクラップボックス） は、チームでリアルタイムに情報を共有できるツールです。タグとリンクによる自動整理機能により、大量の情報を簡単に扱えるのが特徴です。
Scrapboxの特徴
- タグとリンクによる自動整理機能
- 複数ユーザーによる同時編集
- 1アクションで画像や動画、地図を添付
料金プラン
• 個人 無料
• 法人 1,000円/1名（BUSINESS）
Scrapbox
URL: https://scrapbox.io/product
esa
esa（エサ） は「情報を育てる」という視点で作られた、自律的なチームのための情報共有サービスです。
esaの特徴
- WIP機能（書き途中で公開）
- かわいいデザイン
- 記事の外部公開とスライドショー
- カテゴリ・タグ機能
料金プラン（月額/税込み）
• 500円/1名あたり
無料トライアル期間：2ヶ月
esa
URL: https://esa.io/
Slack
Slack（スラック） は、世界中で大人気のビジネスチャットツールです。日報や週報もかんたんに投稿できます。
Slackの特徴
- 人気No1のチャットツール
- どんな種類のファイルでも気軽に共有可能
- 1500以上の外部サービスと連携可能
- 無料ビデオ通話と音声通話。話しながら画面共有も可能
料金プラン（月額）
• 無料 ※機能制限あり
• 960円/1名あたり（スタンダード）
• 1,800円/1名あたり（プラス）
Slack
URL: https://slack.com/intl/ja-jp/
Chatwork
Chatwork（チャットワーク） は、国産のビジネスチャットツールです。
Chatworkの特徴
- 国産チャットツール
- タスク管理
- ファイル共有
料金プラン（月額）
• 無料 ※機能制限あり
• 400円/1名あたり（パーソナル）
• 500円/1名あたり（ビジネス）
• 800円/1名あたり（エンタープライズ）
Chatwork
URL: https://go.chatwork.com/ja/
LINE WORKS
LINE WORKS（ラインワークス） は、LINEのビジネス版チャットツールです。
LINE WORKSの特徴
- LINEと画面が同じなので誰でも使いやすい
- トーク、カレンダー共有
- スタンプ機能
料金プラン（月額）
• 無料 ※機能制限あり
• 300円/1名あたり（ライト）
• 500円/1名あたり（ベーシック）
• 1,000円/1名あたり（プラミアム）
LINE WORKS
URL: https://line.worksmobile.com/jp/
Microsoft Teams
Microsoft Teams は、Microsoft社が運営するビジネスチャットツールです。
Microsoft Teamsの特徴
- Office製品とシームレスな連携
- 音声・ビデオ通話
- iOS、Android、Windows、Mac対応
料金プラン（月額）
• 無料 ※機能制限あり
• Office 365ユーザーに含まれる。
Microsoft Teams
URL: https://products.office.com/ja-JP/microsoft-teams/group-chat-software
社内掲示板の注意事項
必要な人に必要な情報を届けるように設定
社内掲示板を導入するときの注意事項の1つ目は、必要な人に必要な情報を届けるように設定することです。特定の部署だけに連絡すればいい事柄をすべての社員に連絡していては、必要な情報を届けていることにはなりません。必要のない情報が多く混ざっている社内掲示板は、閲覧する人がいなくなってしまいます。自分にとって必要のない情報であるにもかかわらず通知が頻繁にくるのは、煩わしいといわざるを得ません。社内全体に周知すべきこと、特定の部署に連絡すべきこと、個別に連絡すべきことをしっかりと分けて利用する必要があります。
古い情報を放置しない
2つ目は、古い情報を放置しないことです。過去に行ったイベントや行事などの情報は、記録としても残す意味があるためそのままでも構いません。しかし、社内のルールやマニュアルなどが変更された場合には、古い情報が残っていると紛らわしくなります。新しく入ってきた社員が古いマニュアルで仕事を覚えてしまったなどといったことがあると、教える側も覚える側も大変です。定期的に情報をチェックして、古いものを削除したり編集したりするようにしましょう。
アクセス権を個々に適切に設定
3つ目は、アクセス権を個々に適切に設定することです。特定の部署にしか関係のない顧客情報を他の部署でも閲覧できるようにしておくのは、情報漏えいのリスクが高まります。同じように、管理職だけが閲覧できるもの、社員だけが閲覧できるもの、派遣社員を含むすべての社員が閲覧できるものなど、アクセス権を必要なところに必要な内容だけ与えることが大切です。雇用形態によって守秘義務規定が違う場合などは、特に注意しましょう。
社内掲示板ツール比較 まとめ
| NotePM | Talknote | Yammer | |
|---|---|---|---|
| 特長 | • ナレッジ蓄積しやすい • フォルダで階層化 • 全文検索 • 柔軟なアクセス権限 |
• アクションリズム解析 • オーバーワーク管理 • タスク管理 |
• Office製品連携 • 多言語対応 • マルチデバイス対応 |
| 料金 | • 4,800円/8名 • 9,000円/15名 • 15,000円/25名 • 30,000円/50名 • 60,000円/100名 • 120,000円〜/200名〜 |
• 非公開（お問い合わせ） | • 無料（ベーシック） ※機能制限あり • エンタープライズ版 （Office 365ユーザー） |
| SKIP | Scrapbox | esa | |
|---|---|---|---|
| 特長 | • 大企業への導入実績多数あり • ツリー型コメント • 社外情報を取り込み |
・タグとリンク自動整理機能 ・複数ユーザー同時編集 ・画像や動画、地図を添付 |
・WIP機能 ・かわいいデザイン ・記事の外部公開とスライド |
| 料金 | • 100,000円/〜200名 • 200,000円/〜500名 • 300,000円/〜1000名 ※SaaSプラン |
• 個人 無料 • 法人 1,000円/1名 （BUSINESS） |
• 500円/1名あたり |
| Slack | Chatwork | LINE WORKS | Microsoft Teams | |
|---|---|---|---|---|
| 特長 | • 人気No1のチャットツール • 様々なファイルの共有機能 • 豊富な外部サービス連携 |
• 国産チャットツール • タスク管理 • ファイル共有 |
• LINEのビジネス版 • トーク、カレンダー共有 • スタンプ機能 |
• Office製品とシームレスな連携 • 音声・ビデオ通話 • マルチデバイス対応 |
| 料金 | • 無料 ※機能制限あり • 960円/1名 （スタンダード） • 1,800円/1名 （プラス） |
• 無料 ※機能制限あり • 400円/1名（パーソナル） • 500円/1名（ビジネス） • 800円/1名 （エンタープライズ） |
• 無料 ※機能制限あり • 300円/1名（ライト） • 500円/1名（ベーシック） • 1,000円/1名（プラミアム） |
• 無料 ※機能制限あり • Business （Office 365ユーザー） |
社内報でエンゲージメント向上できるサービス「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから
デジタル型の社内掲示板を導入すると、業務の効率化につながったり個人が得たノウハウや知識を会社のものとして蓄積したりといったメリットが得られます。社内掲示板ツールにもさまざまな種類があり、シンプルなものから多機能なものまで選択の幅が広がっています。目的に合った社内掲示板を利用して、業務の効率化に役立ててみてはいかがでしょうか。
• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/