【導入事例】成長企業のナレッジを手軽に一元管理！

ほしい情報がすぐに見つかる！検索性に優れたナレッジ共有ツール「NotePM」
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会社名	事業	NotePMの利用人数
株式会社クラダシ	日本のフードロス削減を目指したソーシャルグッドマーケット「Kuradashi」を運営	76名

毎日のお買い物が社会貢献につながるECサイトを運営する株式会社クラダシ。急成長を続ける同社は、組織運営を効率化するナレッジを構築するためにNotePMを導入しました。他のサービスではなくNotePMを選んだ要因や、その後の変化について伺いました。
https://corp.kuradashi.jp/

ダイジェスト

導入部門	全社
導入目的	会社が成長してきたので、ナレッジを一元管理して全体の効率化を図りたい
課題	Googleサイトでのナレッジ管理に限界を感じていた情報を一元管理するための方法が定まっておらず、情報が分散してしまっていた
効果	必要な情報にアクセスするまでの時間が短縮された「あれはどこにあるんだっけ？」といった時間ロスが減った
使い方	各部署ごと、プロジェクトごとのノウハウ集、採用や福利厚生などの情報整備、業界用語を扱う社内Wikiとして活用会社概要など社外向け情報の共有

※今回はオンラインWeb会議で、業務推進部部長の桜井様、管理部の野見山様にインタビューさせていただきました。

事業が成長するにつれて、Googleサイトによるナレッジ管理に限界を感じてきた

―事業概要を教えてください。

桜井：弊社は『Kuradashi』というECサイトの運営を行っています。取り扱い商品は賞味期限が迫り販路を失ってしまった食品、パッケージの変更で売れなくなってしまった食品などが中心です。また、ただサイト上で商品を販売するだけでなく、売上の一部で社会貢献活動を支援するという、三方良しの事業モデルを展開しております。

ソーシャルグッドマーケット「Kuradashi」

URL：https://kuradashi.jp/

—NotePM導入前はどんな課題を抱えていたのでしょうか？

桜井：会社が成長して人数が増えるにつれて、それまでナレッジ管理に使っていたGoogleサイトには使いづらさを感じるようになってきました。主にスプレッドシートにまとめたファイルをGoogleドライブで共有する形式だったのですが、検索精度が低くて欲しい情報にアクセスするのに時間がかかっていました。
また、マニュアル作成に利用するツールも、Googleドキュメントを利用する人がいる一方、Googleスライドを利用する人もいるといったように、人によってバラつきがあったので、困ったときにどこを確認すればいいのかわからない状況に陥っていました。

また、会話ツールはSlackを使っており、情報が流れずにストックされていくことのニーズが高まったことも背景にあります。「全社でマニュアルを整備しよう」という話にはなったものの、各自がバラバラに動いており、情報を一元管理するための方法が定まっていませんでした。

NotePMを選んだ決め手は使いやすさ

—数あるサービスの中からNotePMをお選びいただいた理由を教えてください。

桜井：一番の理由は「誰にでも使いやすい」ことです。導入当時の社員数は40人ほどだったのですが、メンバーのITリテラシーにバラつきがありました。会社の急成長に合わせて新入社員をどんどん迎えていくことを予想していたので、なるべく誰にでも扱いやすいサービスを選ぼうと思っていました。

機能としての要件で言えば、1つ目はある程度の階層化ができること、2つ目は検索機能が強いこと、3つ目はPDFや画像などの外部ファイルをアップロードできることです。検討段階ではNotion、Qiita Team、esa、NotePMの4つのサービスを比較しました。NotePMの無料トライアル中に「編集中にプレビューが表示されてわかりやすい」「ページを作成するときに、HTMLなどの知識がなくても視覚的にマウス操作するだけで使える」と実感できたことがNotePMを選ぶ決め手になりました。

機能は多くても使いこなせなければ意味がありません。多くの人が使いこなせるツールを見極めることは、組織のパフォーマンスを高めるために重要な指標だと思います。

—現在はどのような使い方をしているのでしょうか？

野見山：それまではバラバラに保存されていた社内ナレッジを、一元管理する場所になっています。わからないことがあれば、基本的にここを見てくださいといった場所です。マニュアルは全社共通の情報と部署ごとの情報を階層を分けて管理し、どちらにも当てはまらないようなイレギュラーが発生したら、その都度ブラッシュアップを繰り返し情報を再整理しています。

編集のタイムラインでブラッシュアップの状況を把握

部署ごとのフォルダの中には、作業範囲のベースでさらにフォルダを設けたり、そのままノートが入っていたりと比較的自由です。開発部署ではプロジェクト単位で管理しているようで、議事録などは主要メンバーにわかりやすい形で管理されています。

他には、弊社はEC運営をしているため、他業界出身の方が戸惑うような業界用語が多くあります。そこで、なるべく早く業務に馴染んでもらえるように「クラダシWikipedia」という社内Wikiを設けています。

社内Wikiの構築例

クラダシWikipediaが整備されるにつれて、「これはどういう意味？」といった質問が減り、時間的に余裕が生まれたのは大きなメリットです。業務への理解をより深めてもらうことにも役立っていると思います。

NotePMの導入以前からあったGoogleスライドなどについては、あえて作り変えるような手間をかけてはいません。NotePMで一元管理しています。GoogleドキュメントやスプレッドシートをNotePMに埋め込めばそのままプレビューできるので、以前より使っている資料を簡単に流用できて助かっています。画像やPDFなどのテキスト形式でない情報をリンクするときには、リンク先ファイルの内容を示すテキストを追加することで、キーワード検索が効くようになります。

成長段階の企業における活用ノウハウ

—定着させるための取り組みなどはありましたか？

桜井：導入後のファーストステップとして「★クラダシ流！NotePM使用ルール」というページを作り、組織全体としての導入目的や情報の格納ルールなどをおおまかに周知しました。

NotePM導入の目的を周知

次に各部署に「ノート大臣」を任命して、自分の部署のメンバーがNotePMを使いこなせるように主導してほしいと依頼しました。人選の基準としては、部署の業務内容をしっかりと理解していることはもちろん、あえてマネジメント層ではない一般社員に依頼することで、強い当事者意識を持ってもらうように働きかけました。新しく何か導入するときには、半ば強制的にでもメンバーを巻き込んでいくことが効果的だと思っています。

ファイル全体の階層をわかりやすく周知

野見山：全体向けの社内掲示板については、会社のイベントカレンダーや入居している賃貸ビルのメンテナンススケジュールといった情報を、毎月更新して見られるようにしました。また弊社はプレスリリースを月に何本も出しており、社員でもキャッチアップすることがハードな環境ですので、そういった外部向けの情報を取りまとめる場としても活用しています。

掲示板には全体向けの周知を整理

—NotePMの使い方で工夫していることがあれば教えてください。

野見山：弊社の特徴として、インターンの学生さんが多く在籍しています。インターンの方の多くは、何もわからないまま現場に飛び込むような心境だと思いますので、インターン生に向けたマニュアルを用意しています。弊社としても教育の効率化が図れます。

また、新規アカウントの登録時には、アイコンではなく顔写真を登録するように促しています。人数が多くなってきたことと、時勢的にリモートワークの方もいたので、顔と名前が一致しないメンバーを増やさないための工夫の一つです。だれがドキュメントを見てくれたかがわかるのもコミュニケーションに便利です。

個人的にとても気に入っているのは、豊富な絵文字を使える点です。企業のマニュアルというのはどうしてもお堅くなってしまいがちで、見る側もすこし身構えてしまう性質がありますが、絵文字はそのあたりをうまく緩和してくれると思っています。特に私が部長を務めている業務推進部では、絵文字や文字装飾の機能などを活用し、見ていて楽しいマニュアルの作成に努めています。

絵文字を活用すると一層読みやすくなる

今後NotePMに期待すること

—今後欲しい機能をお聞かせください。

桜井：Googleドキュメントのように一部をハイライトしてコメントを加えたり、ページの同時編集機能なども追加されるとより嬉しいです。Googleと往復する必要のある要素が減るほどに運用がスムーズになりそうです。

—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました。