ほしい情報がすぐに見つかる！検索性に優れたナレッジ共有ツール「NotePM」
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| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| 株式会社明電舎様 | 電気機器メーカー | 55名 |
明治30年に創業し、重電（大型電気機器）8社の一角として知られる株式会社明電舎では、ICT・IoTの活用により、社内外の製品・サービスの付加価値を高める取り組みを行っています。その事業を牽引するDX推進本部では、組織変革のため、2022年よりNotePMを導入。導入に至る経緯や組織変化、具体的な使い方などを伺いました。
https://www.meidensha.co.jp/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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|---|---|
| 導入目的 |
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| 課題 |
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| 効果 |
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| 使い方 |
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※今回はオンラインWeb会議で、DX推進本部の平⽥様、吉⽥様、東様、刑部様、内田様にインタビューさせていただきました。
創業125年。インフラを支える電気機器メーカー
―事業概要を教えてください。
平田：弊社は電気設備のベンダーで、発変電設備や制御システムなどの製造から設置・保全、メンテナンスをワンストップでサービス展開しています。
NotePMは私たちが在籍するDX推進部門で導入しています。弊部は、世の中のトレンドを取り入れつつ、アジャイル型のアプローチで新しい価値を創出する部署です。お客様に弊社製品をより良くご利用いただくため、新たなユーザー体験を探索しています。
刑部：弊部では、アジャイル手法の1つであるスクラムというフレームワークを取り入れています。スクラムは少人数のチームで短期間の開発サイクルを繰り返し、ステークホルダーからのフィードバックを獲得します。短期間でステークホルダーと価値検証を繰り返し実施することにより、プロダクトの価値の最大化を図ります。
無料WikiツールからNotePMに切り替え
—NotePM導入のきっかけを教えてください。
平田：変化の激しいビジネス環境に対応するため、昨年度よりウォーターフォール型の開発手法からアジャイル型の開発手法に切り替え、開発を推進しています。しかし、次々に開発仕様が変わる環境下で、そのスピード感に組織が追いつけなくなっていました。
当時、情報管理にはWordファイルを使用していましたが、更新の度に組織全体への周知が必要であったり、特定の情報を探すために複数のファイルを立ち上げ、テキストを熟読しなければならなかったりと、非常に非効率でした。これらをストレスなくスピーディに行うため、社内Wikiツールの導入を検討しました。
実はNotePM導入前にも、オープンソースであるWiki.jsを利用していました。しかし、Wiki.jsは海外サービスですので、当然、検索も英語のみで、日本語対応させるためには自分たちでカスタマイズする必要がありました。また、社内サーバーを利用するため外部からのアクセスもできず、使いづらさを感じていました。
—Wiki.jsからの切り替えで、NotePM以外に比較したツールがあれば教えてください。
平田：Notion、Qiita Team、Confluence、Backlogとで比較しました。判断の観点は、Markdown記法で記入できること、検索性が高いこと、情報をフォルダで階層化し整理できること、APIの充実度でした。
あとは使いやすさですね。組織レベルで導入する場合、あまりにカスタマイズの自由度が高いものだと組織への落とし込みに時間がかかり、そこがストレスにもなるので、良い塩梅のものを探していました。
—NotePMの決め手を教えてください。
平田：NotePMは、機能面・使用感ともによく、実際にトライアルで使用しても不満がありませんでした。今回のツール導入においては、尖ったものよりも優等生を求めていたので、その点でNotePMはサポート面もよく、長く使えそうという印象でした。
また、エクスポートやAPI連携にも対応しているので、自分たちの情報をしっかり引っ張ってこれてバックアップもとれる。その点で、エンジニアとして非常に安心できました。
エンジニアが自主的に情報を共有する組織文化ができた
—NotePMの具体的な活用方法を教えてください。
ノート：AWSガイドライン
吉田：弊部はDX推進部門として、全社にAWS（アマゾン ウェブ サービス）活用を広げる役割を担っています。昨年度は、複数のAWSアカウントを使用し、それらを統合的に管理していく仕組みを構築しました。現在はNotePMを活用し、AWSの使い方（ネットワーク構成、ユーザー管理の仕方など）や使用方針などを管理しています。
弊部メンバー以外の社員や業務委託の方々もAWSを使用するので、その場合は外部共有機能でログイン手順や使い方などを記載したページを共有し、利用促進を図っています。
社内他部署に外部共有しているページ
刑部：弊社には自社開発サービスがあるのですが、現在、トライアルとして社内リリースしています。NotePM活用前は、取扱説明書をWordで作成して社内へ共有していましたが、現在はNotePMの外部共有機能を活用し、説明書のページURLをTeamsやメールで共有しています。
吉田：自社開発サービスの環境構築手順も開発側で投稿・共有しており、エンジニア毎の知識差を埋めることで、開発のスピードアップを図っています。
—NotePMへの投稿やマニュアル作成は担当者がいるのでしょうか。それとも個々人が投稿しているのでしょうか。
吉田：特にマニュアル作成を指示する人がいるわけではなく、それぞれが ｢気付いたら自発的に書こう」 というマインドでやっていますね。例えば、AWSの使い方を勉強した人がその内容をNotePMに記載・投稿して周知する、といった感じで、能動的にナレッジ共有がなされています。
刑部：NotePM導入前は、VS Code(Visual Studio Code)でメモをとり、それをローカルに保存する人が大半でした。社内ネットワークのどこかに情報は保存されているけれど、誰かに聞かないとどこにあるかが分からない状態が発生していました。現在は、各人がNotePMに直接書いたり、VS CodeのMarkdownをそのまま貼り付けていたり、気軽に活用してくれています。
ちょっとしたミーティングや話し合いなどの議事録も、特定のフォルダに各自が保存するようになっています。
平田：情報を自主的にシェアしようという文化が根付き、最近は個人メモをNotePM上に保存する人が増えました。以前は各ツールを立ち上げてメモをとっていましたが、現在はブラウザ上で書いてそのまま保存できるので、WordやVS Codeを利用するよりも便利ですね。投稿内容を保存したら他の人も見ることができるので、組織にとっても良い影響になっています。
—ドキュメントを整理する上でのコツ・意識していることがあれば教えてください。
平田：正直、あまり意識してきませんでした。というのも、検索したらすぐに欲しい情報がヒットするので、情報整理に苦労を感じませんでしたね。
NotePMの強みは、最初にカッチリと設計しなくても、後々整えられることだと思っています。導入時に最初の大枠として、AWSガイドライン、Sandbox（個人がなんでも書いて良いノート）、各プロジェクトといった最低限作成するノートだけを決めて、あとは個人で自由に増やしていくルールにしたところ、各自が自主的にページを増やしていってくれました。
吉田：そうですね。ある程度ページが溜まってきたら、それをカテゴライズして移したり、グループ化したり、というのが弊社のやり方ですね。NotePMは移動させやすいし、移動させてもURLも変わらないので使いやすいです。
—テンプレートの活用方法があれば教えてください。
テンプレート例
吉田：リリースに関するノートはテンプレートを活用しています。
刑部：他にも議事録、マニュアル、開発したプロダクトやサービスのお知らせ、プロフィールなどがあります。投稿の型が決まっている場合は、フォーマットを共通化した方が効率的だし、見た目も良いですよね。
ただ、基本的には真っ白なページに好きなことを書く人が多いので、最近では、好きな形でアウトプットできる環境づくりを行っています。
NotePM活用で、開発環境をより快適に
—NotePMの便利な点、気に入っているところを教えてください。
平田：タイムライン上に各ページの閲覧者が出てくるのは良いと思います。閲覧者が多いページは見るようにしています。
掲示板の使用例
平田：掲示板も便利ですね。前提として、必要最低限のルールで運用したいと思っていて、新しい人を招待するとき、掲示板でマニュアルを見てもらうだけで説明が済むので活用しています。
NotePM上で画像を編集して掲載
刑部：写真を掲載するときにアップロードした画像を直接編集できるのが便利だと思います。ビフォーアフターのように、NotePM上で編集して矢印や文字を入れられるので作業が簡単です。
PlantUMLでデータベースを設計
東：データベース設計をPlantUMLで作って掲載することがありますが、細かい文字が膨大にあっても拡大して読むことができるので便利です。
draw.ioと併用して利用
内田：個人的によく作図をするので、draw.ioをよく使用しています。その時に、draw.ioで作成したデータを出力してNotePMにそのまま貼り付けることが多いですが、添付したファイルをダウンロードするとdraw.ioでまた編集できるので便利です。
関連記事：フローチャートや作図が書ける、draw.io埋め込み
NotePMは、draw.ioで作成した図形の埋め込みにも対応しています。
埋め込むと変更した内容がそのまま反映されるので、より便利にご利用いただけると思います。
お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました。
