チャット連携も可能！ほしい情報がすぐに見つかるマニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」
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| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| 株式会社識学 | コンサルティング事業 | 296名 |
株式会社識学は、ビジネスで勝つための組織運営、真の意味で社員が成長する環境づくりのコンサルティング、トレーニングを提供している。2015年の設立以来、すでに3,000社以上に導入され、80％以上の企業がリピーターとなっており、多くの組織に支持されている。
https://corp.shikigaku.jp/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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| 導入目的 |
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| 課題 |
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| 効果 |
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| 使い方 |
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※今回はオンラインWeb会議で、情報システム部の田中様にインタビューさせていただきました。
欲しい情報がすぐに見つかる状態にしたかった
—事業概要を教えてください。
田中：生産性が高い組織運営を実現するためのマネジメント理論「識学」を用いて、組織の生産性向上を支援する「組織マネジメントコンサルティングサービス」を提供しています。「識学」をベースとしたwebサービスの開発や、従業員向けの研修なども行っています。
—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください。
田中：今までは、Googleサイトで作成した社内ポータルを活用していましたが、タイトルしか検索対象にならず欲しい情報に辿りつけないという課題がありました。
また、見たいマニュアルがどこにあるのか分からないことが多く、その都度、知っている人にURLをチャットツールで共有してもらっている状態でした。
こういった情報の探しづらさは、経営会議でも社内の課題として挙がり、今回新しいツールを導入することになりました。
—他のサービスと比較されましたか？
田中：「マニュアル作成ツール」という検索キーワードでツールを探して、NotePMとtoaster teamで比較検討していました。
—ツール導入において重視したポイントは？
田中：検索のしやすさです。当社はコンサルティング会社なので、お客様への過去の提案内容を管理し、コンサルタント同士の知見をいつでも確認できる状態にしたいと思っていました。そのため、蓄積した情報の探しやすさは最重視していました。
欲しい情報になかなか辿り着けないところが一番の課題だったので、NotePMの添付ファイルの中身まで検索対象になる点はとても魅力的でした。
また、マニュアル作成のしやすさもポイントでした。WordやPowerPointだと、作成者によってレイアウトや文体がバラバラで読みづらかったので、直感的に操作をしても、統一されたフォーマットで作成できるツールが良いと思っていました。
NotePMの使い方
—NotePMをどのように活用されますか？
田中：まだ構築段階ですが、マニュアル、規程類、社内ルール、FAQ、申込書や契約書の原本を管理していきたく、準備中です。
マニュアルは、契約を締結する流れやシステムの設定方法、ワークフローの申請方法などを共有しています。これまではPowerPointなどで行っていた画像編集も、NotePM上でできるのでとても便利です。
画像編集機能
田中：労務関係では、入退社時の作業手順書やアカウント管理方法を共有して、NotePMのページを見れば、誰でも自分で作業ができる状態にしています。
NotePMの検索機能を活用して、全社員が目的のマニュアルやルールに辿り着ける状態にしていきたいです。
キーワードハイライト機能
添付ファイル検索機能
—どのように情報を整理していますか？（ノート、フォルダの単位など）
田中：現時点では、全社向けノートと、部署ごとのノートで分けています。フォルダは、課や係、業務ごとで分けて情報を整理しています。
全社導入でのノートイメージ
ドキュメントの例
- 社内マニュアル
- 規程類
- 社内ルール
- FAQ
- etc.
検索機能がお気に入り
—NotePMの便利な点、気に入っているところを教えてください。
田中：NotePMの便利な点については、たくさんの社員から意見をもらっています。中でも検索機能への意見が多く、「検索のしやすさが最高です」と喜んでくれている人もいました。キーワードで検索すれば、欲しい情報がすぐに見つかるようになり助かっています。
あとは、更新してもページのURLが変わらないところが便利です。Googleサイトは、更新するとURLが変わってしまうので、古い情報を見続けてしまうケースがありました。NotePMは、同じURLで最新の情報が確認できて良いですね。
また、フローチャートをExcelで書いていたので手間がかかっていましたが、NotePMでも書けるようになったようなので早く試したいです。
—これまでの運用方法と比べてどのような変化がありましたか？
田中：検索性が高く、情報を見つけやすいので、共有場所を気にしなくてよくなりました。また、部下が更新したマニュアルをチェックする際に、履歴で更新箇所を確認できるので、チェックにかける時間を短縮できたと感じています。
更新履歴確認（イメージ図）
また、NotePMとSlackと連携をすることで、業務の手間を軽減できました。これまでの運用では、マニュアルを更新した際に新しいURLと更新箇所をSlackで共有していましたが、自動でSlackに更新内容が通知されるようになり助かっています。
NotePMに今後期待すること
—今後欲しい機能をお聞かせください。
田中：編集して一度保存した画像を、再度編集できるようになると嬉しいです。細かい修正が発生する画像は、PowerPointでも管理して、修正したものをNotePM上にアップし直している状況なので、NotePMのみで完結できると楽ですね。
【追記：2023年4月1日】画像編集のバージョン管理に対応しました！
—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました 😄
