【導入事例】自社のIT製品比較サイト「ITトレンド」でツール選定！検索時間を短縮、問い合わせ対応がスムーズに。 – 株式会社Innovation & Co.

2024年10月30日（水） 導入事例

ほしい情報がすぐに見つかる！検索性に優れたマニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」
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ユーザーサポートグループの遠藤様、横尾様にインタビュー

会社名 事業 NotePMの利用人数
株式会社Innovation & Co. BtoBマーケティング 100名

株式会社Innovation & Co.は、”「働く」を変え、組織や個人が成長できる社会へ ” をミッションとして掲げ、法人営業・マーケティング分野に特化してサービス提供をおこなってきた。親会社である株式会社イノベーション創業時より培ってきた「営業」、「マーケティング」の強みと「テクノロジー」を活用して、日本の「働く」にイノベーションを起こす。
https://www.media.innovation.co.jp/

ダイジェスト

導入部門
  • IT製品比較サイト「ITトレンド」のユーザーサポートグループ
導入目的
  • 情報を一元管理し、検索時間を短縮できるツールを探していた
課題
  • 共有方法がバラバラで、どこに何があるか分からない
  • 見つけたい情報を探すのに時間がかかる
  • 質問への回答が人によって異なるので、情報の正確性が損なわれている
使い方
  • 問い合わせFAQ、新人教育マニュアル、業務手順書、社内周知事項など 📝

情報を一元管理できるツールを探していた

—事業概要を教えてください。

遠藤：BtoBに特化した営業支援やマーケティング支援をメインで行っています。IT製品の比較サイトである「ITトレンド」や、Web上でセミナーを視聴できる動画プラットフォーム「bizplay」を展開しています。

IT製品の比較サイト「ITトレンド」

URL：https://it-trend.jp/

—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください。

遠藤：今までは、Google スプレッドシートやGoogle ドライブ、Slackなどで情報共有をしていましたが、どこに何があるのか分からず、探すのに時間がかかっていました。

また、お客様から質問があったときに、社員によって回答内容が変わってしまい、情報の正確性が損なわれていました。

このような課題を解決するために、情報を一元管理して検索時間を短縮できるツールを探し始めたのが、NotePM導入のきっかけです。

—他のサービスと比較されましたか？

遠藤：弊社が提供しているIT製品比較サイトの「ITトレンド」に載っているナレッジ管理ツールは、一通り確認しました。

NotePMの口コミ

URL：https://it-trend.jp/knowledge_management/10119

ITトレンドには多数の口コミが掲載されているので、それらを参考にして機能面や価格面の評価を確認しました。最終的にはNotePM、ナレッジリング、Notion、Helpfeelで検討しました。

ツールを絞ったあと、私たち含めて4名でトライアルを行い、機能面や使い勝手を比較した結果、NotePMに決めました。

—ツール導入において重視したポイントは？

遠藤：社員の年齢層が幅広いので、誰でも直感的に操作できるツールというのは重視してました。ITトレンドの口コミに「シンプルで使いやすい」という口コミがあり、NotePMの導入事例にも「ITリテラシーが高くなくてもスムーズに使うことができた」という記事があったので、使いやすそうなツールだと判断ができました。

横尾：機能面でいうと、検索に強いところや、ページを見た人が分かるところがポイントでした。周知事項の共有時に、誰が見てくれているか確認できるのは便利ですね。

NotePMの使い方

—NotePMをどのように活用されますか？

遠藤：業務上のFAQと新人教育マニュアルをメインで管理しています。FAQは「ページタイトルに質問、本文に質問の回答」という形で作成しています。

FAQ

新人教育マニュアル

横尾：ノートは「マニュアル」「FAQ」「共有事項」の3つに分けています。FAQノートの中身は、業務の流れに沿って「架電前」「架電中」「後処理」でフォルダを分けて整理しています。

フォルダは、スプレッドシートで管理していたときの構成を、そのままNotePMに移行しました。

フォルダ階層

横尾：マニュアルノートの中身は、業務の施策ごとにフォルダを作って整理しています。例えば、ユーザーに電話をかけて調査する「ヒアリング」や、ツール選定に関する相談を受ける「コンシェルジュ」などの業務で分けています。

最初に業務ごとのフォルダを作成し、その中に、該当するページを蓄積していきました。

マニュアルページ一覧

横尾：また、ワークフローのような運用もNotePMで行っています。具体的には、マネージャーだけがアクセスできるプライベートノート内でページを作成し、添削をしてから、他の社員もアクセスできるノートに移動するという運用です。ページの移動が後から簡単にできるので助かっています。

遠藤：今は、ユーザーサポートグループ内で使用していますが、同じような課題を他部署でも抱えているので、近いうちに全社展開を考えています。

ドキュメントの例

  • 問い合わせFAQ
  • 新人教育マニュアル
  • 業務手順書
  • 社内周知事項
  • etc.

簡単に編集ができて、検索にも強いところがお気に入り

—NotePMの便利な点、気に入っているところを教えてください。

遠藤：アクセス権限を設定できるところやページを見た人とPV数が分かるところが気に入っています。「どのくらいページが見られているのか」という活用状況が確認できるのは良いですね。

ページを見た人とPV数

横尾：私は、ページ編集が簡単にできるところと検索機能がお気に入りです。インターネットの検索と同じような感覚で使えて、絞り込みやキーワードハイライト機能もあるので、とても使いやすいです。

NotePMに今後期待すること

 

—今後欲しい機能をお聞かせください。
遠藤：ページがヒットしなかった検索キーワードを確認できる機能が欲しいです。それに応じてFAQを書き換えたり、キーワードのタグを追加すれば、より検索性を高めることができると思います。

 

—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました 😄