【2020年版】マニュアル作成に便利なツールを厳選!手順や作り方のコツを徹底解説

2020年04月16日(木) SaaS,マニュアル・手順書

業務を円滑に進めるうえで、重要になるのが「業務マニュアル・手順書」の存在です。ただ、一から業務マニュアルや手順書を作成するとなったときに、「どのような構成にすればいいのかわからない」と悩む担当者も少なくありません。わかりやすい業務マニュアル・手順書を作成するには、いくつかのポイントがあります。この記事では、業務マニュアル・手順書を作るための手順やポイント、作成時の注意点について紹介します。

また、マニュアル作成ツールに近い情報共有サービス「社内wiki」について、以下で解説しています。
• 社内版ウィキペディア「社内wiki」とは? ほかの情報共有ツールとの違い、使い分け方を徹底解説

 

業務マニュアル・手順書を作成するための4つの手順

業務マニュアル・手順書を作成する際は、あらかじめ手順を確認し、盛り込むべき内容を整理しておくのが大切です。マニュアル作成時の具体的な手順は、以下の4つに分けられます。

マニュアル範囲の決定

1つ目のステップは「マニュアル範囲の決定」です。マニュアル・手順書を作ることになった場合、「扱う業務の範囲」を明確にする必要があります。範囲を決めずにマニュアルを作成すると、テーマにブレが生じてわかりにくい内容に仕上がる可能性があるので要注意です。範囲をあらかじめ線引きしておくことで、マニュアル・手順書のテーマや内容がすっきりと美しくまとまります。

範囲を決めたら、仕事のなかで担当者の個々の業務がどこにあたるのかを把握できるようにしておきましょう。さらに、マニュアルは「時系列」に沿って作成します。時系列に沿っていないマニュアルは、見たい情報がなかなか見つからず、ページを行き来してストレスがたまる原因につながります。時系列に沿ってページを作成し、読み終わったときに業務が終えられるような構成にするのがポイントです。また、範囲決定は「どの人に」「どの業務中に」「どのタイミングで」必要なものなのかを整理しておく必要があります。これらのポイントを整理すると、自然に範囲の線引きがしやすくなります。

構成案・目次の決定

2つ目のステップは「構成案・目次の決定」です。マニュアルの骨組みを作り、土台を固めていきます。構成案や目次を決めずに何となく作成を開始してしまうと、冗長な内容になるおそれがあるので注意が必要です。盛り込むべきことを、紙などにリストアップしていきましょう。リストアップできたら、その内容を周りのメンバーに見せるのもポイントです。自分1人でマニュアルを作成すると、どうしても主観が強くなり、偏った内容になりがちです。周囲の人に見せてさまざまな意見を求めることで、より内容の充実したマニュアルを作成できます。

担当者ごとのタスク分け

3つ目は時系列に沿って、「担当者ごとのタスク分け」を行います。例えば、メイン担当者・アシスタント・新入社員というように、関わるメンバーを洗い出し、その人ごとにタスクを整理していきましょう。そして、業務の流れに沿ってメンバーを振り分け、ページを作成するのがポイントです。担当する業務が混合しないように、この時点でしっかりと振り分けをしておきましょう。

マニュアルの運用と改善

4つ目のステップでは「マニュアルの運用と改善」に移ります。作成したマニュアルを担当者に渡し、実際にその手順に沿って業務を進めてもらいましょう。初めから完璧なマニュアルを作成することは、非常に難しいものです。早めに作ったマニュアルを運用し、担当者に具体的な感想を聞いて、少しずつ改善ポイントを探すのが大切です。少しずつ内容を改善してバージョンアップを図ることで、より理解しやすいマニュアルが完成します。また、マニュアルの改善やメンテナンスは、定期的に行うように心がけましょう。

 

業務マニュアル・手順書を作成するときのコツ

業務マニュアルや手順書の作り方にはコツがあります。

5W1Hを意識する

まずは「5W1Hを意識する」ことです。マニュアルは、常に「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」という点を意識して作成する必要があります。マニュアルや手順書を読む人は、多くの場合その業務を初めて行ったり、その作業になれていなかったりする人です。この「5W1H」のうちのいずれかが抜けると、何らかの疑問が生じる原因になり得ます。マニュアルの作成時は「自分が初めてその作業を行う気持ち」になることが重要です。どのような情報が、どのような手順で説明されていれば理解しやすいのか、読み手の立場になって考えてみましょう。

専門用語を避ける

次に、ポイントとなるのが「専門用語を避ける」ことです。業務に慣れてくると、会話のなかに専門用語が混じることも自然と多くなります。ある程度経験とキャリアを積んだベテラン社員にとっては当たり前でも、その業務の初心者にとっては、スムーズに理解できない単語も多いのです。マニュアルを必要とするのは、多くの場合業務初心者であるため、できる限り専門用語や難しい単語は使わないようにするのが肝心です。業務の説明上、どうしても専門用語などを使わなければいけない場合は、すぐ近くに解説を記載するように心がけましょう。

フローチャート

さらに、誰が見ても理解しやすいマニュアルを作成するうえで、欠かせないのが「フローチャート」です。フローチャートとは、手順を図や箱で表し、箱の間に矢印を入れて、流れを説明するためのものです。フローチャートを入れることによって、文章だけの説明よりも、一目でプロセスが理解しやすくなる効果が期待できます。フローチャートを作成する際は、「時系列に並べて流れをわかりやすくする」「並列にならないようにする」、「テキストを減らす」「助詞は使わない」などがポイントとなります。

 

おすすめのマニュアル作成・共有ツール

ここではマニュアル作成と共有に役立つツールをご紹介します。

NotePM

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、日報・議事録・設計書・社内マニュアル・ノウハウ集など、様々なドキュメントをクラウド上で効率的に管理する文書管理システムです。WEB上でかんたんにマニュアルや手順書が書けて共できるツールです。

NotePMの特徴

  • 高機能エディタとテンプレート
  • 変更履歴管理
  • 全文検索(PDFやWordファイルの中身も)
  • 柔軟なアクセス権限(参照専用、ゲスト権限、グループ、など)

料金プラン(月額/税込み)
• 1,000円/3名
• 9,500円/25名
• 17,500円/50名
• 30,000円/100名
• 125,000円/500名
• 250,000円/1000名 ※1000名以上はお問い合わせ
無料トライアル期間:30日間

NotePM
URL: https://notepm.jp/

 

Teachme Biz

Teachme Biz

Teachme Biz は、分かりやすい画像・動画を使用した業務手順書を簡単に作成でき、スマートフォンやタブレットでの管理・共有も可能なクラウド型マニュアル作成ツールです。

Teachme Bizの特徴

  • 画像・動画を使用した業務手順書を簡単に作成できる
  • スマホ、タブレット対応
  • トレーニング機能(手順書を選んでコース組み立て)

料金プラン(月額)
• 300,000円:初期費用
• 50,000円(スターター)
• 100,000円(ベーシック)
• 300,000円(エンタープライズ)

Teachme Biz
URL: https://biz.teachme.jp/

 

Dropbox Paper

Dropbox Paper

Dropbox Paper(ドロップボックス ペーパー) は、オンラインストレージサービスで有名な「Dropbox」が提供しているサービスです。
Dropboxがファイル共有・保存がメインであるのに対し、Dropbox Paperは、ドキュメント作成・共有に特化したサービスです。

Dropbox Paperの特徴

  • 動画などのメディアファイル埋込
  • プレゼンテーション機能
  • iOS、Android対応
  • MarkdownとWYSIWYGのミックス

料金プラン(月額 / 税込み)
• Dropboxユーザーは無料
• 1,375円 / 1名
(Dropbox Business Standard)

Dropbox Paper
URL: https://www.dropbox.com/ja/paper

 

Dojo

Dojo

Dojo(ドージョー) は、対象のアプリケーションを普段通り操作するだけで、マニュアル・ヘルプ・eラーニング教材を自動作成できるマニュアル作成ソフトです。

Dojoの特徴

  • 自動的にキャプチャー保存
  • 操作説明文の自動作成
  • 動画マニュアル対応

料金プラン(月額)
• 要お問い合わせ

Dojo
URL: https://www.tepss.com/

 

Confluence

Confluence

Confluence(コンフルエンス) は、オーストラリアのAtlassian(アトラシアン)が運営する社内情報共有ツールです。

Confluenceの特徴

  • 柔軟なアクセス権限
  • Jira、Trello連携
  • 大規模ユーザーに強い
  • オンプレミス版あり

料金プラン(月額/クラウド版/STANDARD)
• 1,200円/10名
• 60,000円/100名
• 220,000円/500名
• 402,000円/1000名
無料トライアル期間:7日間

Confluence
URL: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

 

flouu

flouu

flouu は、文書管理に特化した情報共有ツールです。

flouuの特徴

  • 同時編集エディタで複数人で同じ文章を編集できる
  • 文書に対するコメント機能
  • 文書にラベルをつけられ、検索が簡単

料金プラン(月額)
• 500円/1名あたり(スタンダード)
• お問い合わせ/1名あたり(エンタープライズ)

flouu
URL: https://flouu.work/

 

業務マニュアル・手順書の作成時に注意したいポイントは?

こだわりすぎない

業務マニュアル・手順書を作る際に注意するポイントとして、まずは「こだわりすぎない」ことです。特に、デザインに凝りすぎると、シンプルさが失われて、全体像がわかにくくなる原因になり得ます。それに、こだわりが強いと、そのぶんマニュアル作成における時間や手間がかかってしまいがちです。すると、本来の業務に影響が及んでしまうおそれがあります。マニュアルは、あくまでも業務を円滑に進めるためのものです。ある程度「読みやすく」「理解しやすい」ものであれば問題ないという気持ちで作成しましょう。

明確な判定基準を設ける

次に、「明確な判定基準を設ける」ことが、注意点として挙げられます。まだ業務に慣れていない読み手にとって、欲しい情報は「明確な判定基準」です。自分が行っている業務のやり方が正しいのか、それとも間違っているのか、明確な情報があると安心して仕事を進められます。そのため、マニュアルにはチェックリストなどを盛り込むのも大切です。確認事項を入れておくことで、作業効率が上がり、安心して次のステップに移れます。このとき、あいまいな表現は避けるのがポイントです。

例えば、マニュアルで業務の流れを説明する際、「ある程度」「定期的」などの言葉を用いても、初心者の場合はなかなか意図を掴めません。このような場合は「1時間に1度」「1週間後」など、数字で明確な指示を入れるのが大切です。このような記載があれば、それを目安に業務を果たせます。初心者が安心して作業を行えるようにするためにも、数字を用いて説明するなどの工夫を行いましょう。

イレギュラーな事態への対応法

それに加えて、「イレギュラーな事態への対応法」も、マニュアルに盛り込んでおく必要があります。業務中に何らかのトラブルやミスなどが起きたとき、必ずしもベテラン社員が近くにいてフォローできるとは限りません。トラブルが生じたときに落ち着いて行動できるよう、対処法を示しておきましょう。また、このようなトラブルを未然に避けられるように「予防策」を盛り込んでおくことも大切です。

 

ポイントを押さえて分かりやすい業務マニュアルや手順書を作成しよう!

業務マニュアルや手順書は、知識のない人が作成するのは難しいと思われがちです。しかし、紹介したポイントをきちんと押さえれば、誰でも業務マニュアルや手順書を作成できます。業務初心者でも理解しやすい業務マニュアルや手順書があれば、仕事の効率をぐんと向上させられます。作成時のポイントや注意点を意識して、業務マニュアル・手順書を作成しましょう。

 

社内マニュアル管理に最適な「社内wiki」

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URL: https://notepm.jp/