【2022年版】マニュアル作成ツール おすすめ10選を徹底比較!(無料あり)

2022年06月11日(土) マニュアル・手順書

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

業務手順を統一したうえで会社としての業務を効率的に進めようと思えば、どうしても業務マニュアルが必要になってきます。ところが、マニュアルを作ろうとすると作成手順がわからずに手間取ってしまうこともよくあります。そんなときにあると便利なのがマニュアル作成ツールです。この記事では、ツールの導入を検討しているという人のために、ツールの基本性能や選定ポイントなどについて紹介していきます。

マニュアル作成ツールとは

WordやPowerPointなどで業務マニュアルを作成しようと思えば、かなりの手間と時間がかかってしまいます。そのうえ、作成者によって品質に差が出やすいという問題もあります。そうした課題を克服するために開発されたのがマニュアル作成ツールです。マニュアル作成ツールとは、マニュアル作成を手助けする機能を備えたソフトウェアのことであり、これを駆使すれば、作成手順の簡便化を図ったり、高品質な編集を誰でも手軽に行ったりすることができます。

 

 

マニュアル作成ツールが注目される理由

働き方改革が推進されているなかで、業務の効率化がますます求められています。それを実現する際に必要となってくるのが業務マニュアルです。しかし、マニュアルの作成に手間がかかりすぎては本末転倒です。そこで、作業を効率良く行えるマニュアル作成ツールが注目されるようになったというわけです。また、働き方の多様化や新型コロナウイルス流行などによって、テレワークの割合が増えていることも大いに関係しています。なぜなら、テレワークという慣れない働き方によって生産性が落ち込むおそれがあり、それを防ぐためにマニュアルの作成が必要となってくるからです。

関連記事:マニュアル制作を外注する3つのコツと自作で制作する3つのポイント

業務マニュアル・手順書を作成するための4つの手順

業務マニュアル・手順書を作成する際は、あらかじめ手順を確認し、盛り込むべき内容を整理しておくのが大切です。マニュアル作成時の具体的な手順は、以下の4つに分けられます。

マニュアル範囲の決定

1つ目のステップは「マニュアル範囲の決定」です。マニュアル・手順書を作ることになった場合、「扱う業務の範囲」を明確にする必要があります。範囲を決めずにマニュアルを作成すると、テーマにブレが生じてわかりにくい内容に仕上がる可能性があるので要注意です。範囲をあらかじめ線引きしておくことで、マニュアル・手順書のテーマや内容がすっきりと美しくまとまります。

範囲を決めたら、業務のなかで担当者の個々の業務がどこにあたるのかを把握できるようにしておきましょう。さらに、マニュアルは「時系列」に沿って作成します。時系列に沿っていないマニュアルは、見たい情報がなかなか見つからず、ページを行き来してストレスがたまる原因につながります。時系列に沿ってページを作成し、読み終わったときに業務が終えられるような構成にするのがポイントです。また、範囲決定は「どの人に」「どの業務中に」「どのタイミングで」必要なものなのかを整理しておく必要があります。これらのポイントを整理すると、自然に範囲の線引きがしやすくなります。

構成案・目次の決定

2つ目のステップは「構成案・目次の決定」です。マニュアルの骨組みを作り、土台を固めていきます。構成案や目次を決めずに何となく作成を開始してしまうと、冗長な内容になるおそれがあるので注意が必要です。盛り込むべきことを、紙などにリストアップしていきましょう。リストアップできたら、その内容を周りのメンバーに見せるのもポイントです。自分1人でマニュアルを作成すると、どうしても主観が強くなり、偏った内容になりがちです。周囲の人に見せてさまざまな意見を求めることで、より内容の充実したマニュアルを作成できます。

担当者ごとのタスク分け

3つ目は時系列に沿って、「担当者ごとのタスク分け」を行います。例えば、メイン担当者・アシスタント・新入社員というように、関わるメンバーを洗い出し、その人ごとにタスクを整理していきましょう。そして、業務の流れに沿ってメンバーを振り分け、ページを作成するのがポイントです。担当する業務が混合しないように、この時点でしっかりと振り分けをしておきましょう。

マニュアルの運用と改善

4つ目のステップでは「マニュアルの運用と改善」に移ります。作成したマニュアルを担当者に渡し、実際にその手順に沿って業務を進めてもらいましょう。初めから完璧なマニュアルを作成することは、非常に難しいものです。早めに作ったマニュアルを運用し、担当者に具体的な感想を聞いて、少しずつ改善ポイントを探すのが大切です。少しずつ内容を改善してバージョンアップを図ることで、より理解しやすいマニュアルが完成します。また、マニュアルの改善やメンテナンスは、定期的に行うように心がけましょう。

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業務マニュアル・手順書を作成するときのコツ

業務マニュアルや手順書の作り方にはコツがあります。

5W1Hを意識する

まずは「5W1Hを意識する」ことです。マニュアルは、常に「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」という点を意識して作成する必要があります。マニュアルや手順書を読む人は、多くの場合その業務を初めて行ったり、その作業になれていなかったりする人です。この「5W1H」のうちのいずれかが抜けると、何らかの疑問が生じる原因になり得ます。マニュアルの作成時は「自分が初めてその作業を行う気持ち」になることが重要です。どのような情報が、どのような手順で説明されていれば理解しやすいのか、読み手の立場になって考えてみましょう。

専門用語を避ける

次に、ポイントとなるのが「専門用語を避ける」ことです。業務に慣れてくると、会話のなかに専門用語が混じることも自然と多くなります。ある程度経験とキャリアを積んだベテラン社員にとっては当たり前でも、その業務の初心者にとっては、スムーズに理解できない単語も多いのです。マニュアルを必要とするのは、多くの場合業務初心者であるため、できる限り専門用語や難しい単語は使わないようにするのが肝心です。業務の説明上、どうしても専門用語などを使わなければいけない場合は、すぐ近くに解説を記載するように心がけましょう。

フローチャート

さらに、誰が見ても理解しやすいマニュアルを作成するうえで、欠かせないのが「フローチャート」です。フローチャートとは、手順を図や箱で表し、箱の間に矢印を入れて、流れを説明するためのものです。フローチャートを入れることによって、文章だけの説明よりも、一目でプロセスが理解しやすくなる効果が期待できます。フローチャートを作成する際は、「時系列に並べて流れをわかりやすくする」「並列にならないようにする」、「テキストを減らす」「助詞は使わない」などがポイントとなります。

マニュアルの作り方にはコツがある!読み手にわかりやすいマニュアルとは

マニュアル作成ツールのメリット

マニュアル作成ツールを駆使すれば、マニュアルに関するさまざまな課題を解決できます。その結果得られるメリットは大きく分けて以下の3つです。

マニュアルの品質向上

せっかくマニュアルを作成してもそれがわかりにくいものであれば、思ったような効果をあげることはできません。また、作成者ごとにマニュアルの様式がバラバラの場合も読み手であるスタッフの理解を妨げる要因となってしまいます。その点、マニュアル作成ツールなら、基本フォーマットが用意されているので様式のばらつきを防げますし、画像や動画を手軽に挿入できる機能を活かせばよりわかりやすいものを作成することが可能です。

コスト削減

マニュアル作成ツールには豊富なテンプレートが用意されているので、マニュアルを白紙の状態から作成する必要がなく、作業時間を大幅に短縮することができます。また、経験の浅い新入社員であっても質の高いマニュアルがあれば、短期間で必要なスキルを身につけることができ、新人教育に要する時間も減らせます。その結果、人件費が削減され、浮いた人的リソースをより生産性の高い業務に回すこともできるというわけです。

情報の共有化が容易

マニュアルというのは一度作ってしまえばそれで終わりというわけではありません。状況の変化に応じて日々改定していく必要があります。しかし、改訂のたびに各自のファイルを更新するのは大きな負担です。マニュアル作成ツールならクラウドによって一括管理され、追加された内容は自動更新されていくので共有化も容易です。

関連記事:仕事のマニュアルを作成するメリットやポイント、作り方からおすすめツールまで徹底解説

マニュアル作成ツールの選定ポイント

マニュアル作成ツールには数多くの種類があるので、そこからいかにして最適なものを選ぶかが重要になってきます。そこで、この段落ではツール選定の際に特に注目すべきポイントを3つに分けて説明していきます。

使用用途に合致しているか

最初にどのようなマニュアルにしたいのかをはっきりさせ、そのうえで実現できるツールをピックアップしていくことが大切です。たとえば、文章だけでは説明しづらい複雑な作業に関するマニュアルを作りたいのなら、画像や動画を手軽に挿入できるツールを選ぶといった具合です。逆に、文字だけで十分な場合は、コスト面を考えてなるべく機能がシンプルなものを選ぶというのもひとつの手です。

操作性に問題はないか

どんなに優れた機能を有したツールでも、操作が難しければ使いこなすのは困難です。特に、ツールを使い慣れてない人が多い会社の場合はなるべく簡単に操作できるものを選ぶのが無難でしょう。無料トライアルのサービスを提供している会社も多いので、まずは実際に利用して確認してみることをおすすめします。

サポートは充実しているか

導入前や導入後のサポートの充実具合も重要な選定ポイントのひとつです。主なサポート内容としては「導入前に操作の仕方についてのレクチャーが受けられる」「定期的に実践セミナーが開催される」「電話やメールによる問い合わせを年中無休で受け付けている」などが挙げられます。これらのサポートが一通り揃っていれば、安心してサービスを利用することができます。

マニュアル作成ツール おすすめ10選

マニュアル作成ツールを選ぶ際の参考になるように、特におすすめの10ツールをピックアップし、それぞれの特徴を説明していきます。

NotePM


NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、誰でも簡単に使うことができるマニュアル作成ツールであり、機能エディタやテンプレート機能といった機能が充実しています。そのうえ、変更箇所を自動的にハイライトで表示したり、登録した文章の全文検索やワンクリックでの絞込検索ができたりといった具合に、必要な情報をすぐに見つけられるのも魅力です。

NotePMの特徴

  • 誰がいつどのページを見たかを一覧表示してくれるので、閲覧済みかどうかの確認が不要です。
  • ツリー構造を採用しており、目的のフォルダがどこにあるのかが一目でわかります。
  • ページ作成や更新をした際に特定のユーザーに通知することができます。

NotePM
URL: https://notepm.jp/

 

COCOMITE

COCOMITE

COCOMITE は、業務手順がわかりやすくて初心者にも扱いやすいのに加え、個々のノウハウを手軽に集積してマニュアル化することができるという魅力があります。生産性の向上や人材育成などに効果が期待できます。

COCOMITEの特徴

  • 基本レイアウトに沿って入力していくだけで画像や動画などを用いたマニュアルが簡単に作成できます。
  • 最大で5階層のフォルダ分けができ、フォルダごとにアクセス権限を設定することも可能です。
  • フォルダやファイルの共有リンクが取得可能なので、必要な情報をユーザーごとに素早く届けられます。

COCOMITE
URL: https://cocomite.konicaminolta.jp/

 

Teachme Biz

Teachme Biz

Teachme Biz は、企業規模を問わず、小売・飲食・宿泊・製造・物流・医療などの幅広い業種で使用されているマニュアル作成ツールです。ツール自体を使いこなせるようになるためのトレーニング機能も充実しています。

Teachme Bizの特徴

  • 検索機能や配信機能が充実しており、必要な情報を効率的に取得できます。
  • 不要になった情報は非表示にし、必要に応じて再表示することができます。
  • 業務の効率化によって会社全体のコストを削減

Teachme Biz
URL: https://biz.teachme.jp/

 

Dojo

Dojo

Dojo は、豊富な自動作成機能を用いてマニュアル作成に必要な工数を減らすことのできるツールです。テンプレートが豊富で、誰が作っても高品質なマニュアルに仕上げることができます。

Dojoの特徴

  • アプリを用いてスマホから写真や動画を転送することができます。
  • 作成したテキストを各国の言語に自動翻訳し、音声に変換してくれます。
  • 画面を連写キャプチャーして、動きのある画面を疑似的に再現することができます。

Dojo
URL: https://tepss.com/

 

iTutor

iTutor

iTutor は、マニュアル作成の自動化によって作業時間の大幅な削減を可能にしたツールです。取込・編集・出力という簡単な3つのステップを踏むだけで高品質なマニュアルを作成することができます。

iTutorの特徴

  • 特別な知識やスキルがなくても、ビジュアル的な動画マニュアルを作成できます。
  • 入力した文字を音声に変換し、動画に取り込んで使用することができます。
  • ドキュメント形式やムービー形式などの形式で出力が可能です。

iTutor
URL: https://itutor.jp/

 

tebiki

tebiki

tebiki は、現場スタッフが新人教育用の動画マニュアルを作成するためのツールです。日頃行っている新人教育の様子を撮影すれば、あとは音声認識システムによって字幕を自動生成してくれます。

tebikiの特徴

  • 字幕だけでなく、動画内に図形などを挿入することも簡単に行えます。
  • 字幕は100カ国以上の言語に翻訳できるので、外国人スタッフがいる場合も安心です。
  • マニュアルに目を通したのが誰でどのくらい理解しているかが一目でわかります。

tebiki
URL: https://tebiki.jp/

 

Dropbox Paper

Dropbox Paper

Dropbox Paper(ドロップボックス ペーパー) は、オンラインストレージサービスで有名な「Dropbox」が提供しているサービスです。
Dropboxがファイル共有・保存がメインであるのに対し、Dropbox Paperは、ドキュメント作成・共有に特化したサービスです。

Dropbox Paperの特徴

  • 動画などのメディアファイル埋込
  • プレゼンテーション機能
  • iOS、Android対応
  • MarkdownとWYSIWYGのミックス

Dropbox Paper
URL: https://www.dropbox.com/ja/paper

 

Confluence

Confluence

Confluence(コンフルエンス) は、オーストラリアのAtlassian(アトラシアン)が運営する社内情報共有ツールです。

Confluenceの特徴

  • 柔軟なアクセス権限
  • Jira、Trello連携
  • 大規模ユーザーに強い
  • オンプレミス版あり

Confluence
URL: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

 

flouu

flouu

flouu は、文書管理に特化した情報共有ツールです。

flouuの特徴

  • 同時編集エディタで複数人で同じ文章を編集できる
  • 文書に対するコメント機能
  • 文書にラベルをつけられ、検索が簡単

flouu
URL: https://flouu.work/

自社にとって最適なマニュアル作成ツールを導入しよう!

マニュアル作成ツールを導入すれば、高い品質のマニュアルを短時間で作成することが可能です。それにより、マニュアル作成や新人教育に要する人件費を削減し、業務効率を高めることができるようになります。ただ、そのためには自社の実情に合ったツールを選別することが大切です。それぞれの特徴をよく理解したうえで、自社にとって最適なマニュアル作成ツールを選ぶようにしましょう。

 

この資料でわかること

• マニュアル作成で押さえたい7つのポイント
• 業務マニュアルの作成手順
• マニュアル作成ツールの選び方

 

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