Notionはさまざまな機能を備えた万能ツールです。うまく活用すれば、初心者でもわかりやすくて実用的なマニュアルを作成できます。
本記事では、Notionを使ったマニュアル作成方法を解説します。マニュアルを作るうえでおさえるべきポイントや作成手順についても触れていくので、ぜひ参考にしてみてください。
さらに、Notionより効率よくマニュアルを作成できるツール『NotePM』も紹介します。『NotePM』はマニュアルを作成・管理・共有するための機能が充実しており、ITツールに慣れていない人にもおすすめです。
Web上でNotionよりも簡単にマニュアルを作成できるツール「NotePM」
目次
Notionとは？
『Notion（ノーション）』はNotion Labs Incが開発した多機能ツールです。マニュアル作成はもちろん、日報や社内wiki、採用ページの作成など、幅広い用途に対応しています。
『Notion（ノーション）』には、直感的なインターフェースやリアルタイムでの共同編集機能、他ツールからのインポート機能など、使いやすさを重視した機能が備わっています。とくに、テンプレート機能やデータベース機能はマニュアル作成時に役立つでしょう。
無料プランもあり、さまざまな機能を気軽に試せるので、はじめて使う人にもおすすめのツールです。
＞関連記事：社内wikiツールのNotePM・Notion・Confluenceを比較！機能や独自性をわかりやすく解説
Web上でNotionよりも簡単にマニュアルを作成できるツール「NotePM」
Notionでマニュアル作成する4つのメリット
Notionでマニュアル作成するメリットは4つあります。
- 内容を構造化して整理できる
- 関連ドキュメントを一元管理できる
- マニュアル内にURL・画像・動画を挿入できる
- リアルタイムで共有・更新できる
それぞれ詳しく解説します。
内容を構造化して整理できる
Notionでは、ページの中にサブページを作成可能で、情報を階層ごとに整理し順番にまとめられます。部署や担当業務ごとに情報を構造化・細分化できるため、見やすくて使いやすいマニュアルが作れるでしょう。
Notionの機能を活用すれば、複雑な業務もすっきりまとめられ、必要な情報にすぐアクセスできます。仕事の効率を向上させたり、新人教育をスムーズに進めたりするのに役立つでしょう。
関連ドキュメントを一元管理できる
マニュアルに関連するドキュメントを一元管理できるのもNotionのメリットです。
たとえばタグ付け機能を使うと、散らばりがちな情報を効率よく整理できます。加えてフィルター機能や検索機能を使えば、必要な情報をすぐに探し出すことも可能です。
Notionに備わっている機能を組み合わせることで、複雑な業務や変更が多い業務でも、いつでも正確な状態で管理・共有できます。ミスの防止にもつながりますし、業務効率アップにも役立つでしょう。
マニュアル内にURL・画像・動画を挿入できる
テキストだけでマニュアルを作ると、どうしても内容が長くなってしまい、理解しにくくなりがちです。Notionを使えば、関連するページへのリンクや説明のための画像、手順を見せる動画など、さまざまな手法を取り入れられます。
複雑な業務でも目で見てわかりやすくなり、テキストだけと比べても理解しやすいマニュアルになるでしょう。
リアルタイムで共有・更新できる
従来の紙やWordなどで作られたマニュアルは、内容を直したり関係者に知らせたりするのに時間がかかっていました。Notionがあれば、Web上でいつでも更新できますし、変更があれば自動で通知されます。さらに共有したいマニュアルのページで「共有」ボタンを押すだけで、他の社員への共有も簡単にできます。
ページの変更履歴も自動で保存されるので、過去の内容と比べたり、元に戻したりするのも可能です。最新の情報を社内全体ですぐに共有できるのは大きなメリットです。
Notionを使ったマニュアル作成方法6ステップ
Notionを使ったマニュアル作成のための6ステップを紹介します。
- 作成スケジュールの決定
- マニュアルに記載する内容の整理
- 目次・構成の作成
- ページごとに内容を作成
- 仮運用
- 定期的な見直しと改善
わかりやすいマニュアルを作成するために、ひとつずつ理解していきましょう。
＞関連記事：マニュアル作成の成功例と失敗例を解説！必要なステップも詳しく紹介
1.作成スケジュールの決定
マニュアルを作成する際は、まず作成スケジュールから決めましょう。マニュアルが必要になる時期から逆算して計画を立てると、作業をスムーズに進められます。
また、作業の後半では必ず見直しや修正の時間が必要になるため、最初から余裕を持ったスケジュールを作ることが大切です。ギリギリの日程を組んでしまうと、急な変更や予想外の問題に対応する余裕がなくなり、結果的にマニュアルの質を落としてしまう恐れがあります。
適切なスケジュール設定が、質の高いマニュアルを作成するポイントです。
2.マニュアルに記載する内容の整理
作成スケジュールを立てたら、次はマニュアルに記載する内容を整理します。実際の仕事の流れを確認しつつ、書くべき内容を精査しましょう。
手順だけでなく、注意する点やコツなども詳しく聞き出すことが大切です。ステークホルダーを意識し、できるだけ多くの関係者から情報を集めると、より使いやすいマニュアルの完成につながります。
丁寧に情報を集めて整理して、現場の実情に合ったマニュアルを作成しましょう。
3.目次・構成の作成
作業を洗い出したら、目次・構成を作成してマニュアルの骨組みを完成させます。Notion内で作業ごとにページを作成し、関連する情報や手順をざっくり書き出しましょう。
このとき、作業に関連する内容があったら、リンクを設定して関連性を明確化しておきます。マニュアルの作成時に便利ですし、完成したマニュアルもわかりやすくなります。
マニュアルの完成図を想像しながら、目次と構成を組み立てていきましょう。
＞関連記事：マニュアルの目次・構成作成ガイド｜作り方や項目例、作成時のコツを解説
4.ページごとに内容を作成
目次・構成を作成したら、ページごとに詳しい内容を書いていきます。各作業をできるだけ詳細に記載し、手順や情報をわかりやすくまとめていきましょう。
ひとつの業務は他の業務と関わっていることも多いため、業務の関係性や優先順位を明確にすることも重要です。関連する業務を適宜リンクでつなぐと、使いやすいマニュアルになります。
また、業務の進捗状況をわかりやすくするために、チェックリストを作るのも効果的です。複雑な業務の流れも理解しやすくなりますし、ミスの防止にもつながります。
5.仮運用
マニュアルが完成したら必ず仮運用しましょう。完成したばかりのマニュアルをいきなり現場で使いはじめると、予期せぬトラブルや混乱が起こる可能性があります。そのため、まずは一部の部署や限られた範囲で試験的に導入し、実際に使った人たちの意見や反応を確認することが重要です。
仮運用の段階では、手順がわかりにくい部分や、現場の現状とマニュアルが合わない部分が出てくることも多いです。そのため、現場からフィードバックを受け取り、どこが問題なのか、どのように改善できるのかを丁寧に分析します。仮運用で見つかった問題や改善点は、その都度すぐに修正しましょう。
6.定期的な見直しと改善
マニュアルを完成させた後も、定期的に見直して改善することが重要です。業務内容が変わったり、新商品や新サービスが発生したりしたら、その都度マニュアルをアップデートしましょう。運用していくうちに現場とズレが発生した場合も、すぐに現状に合わせて更新します。
マニュアル作成では、最初から完璧を目指すのではなく、何度も修正を重ねて少しずつよくしていくことが大切です。現場のニーズに合ったマニュアルにするためにも、定期的な見直しと改善を続けていきましょう。
Web上でNotionよりも簡単にマニュアルを作成できるツール「NotePM」
Notionを使ってわかりやすいマニュアルを作成する5つのポイント
Notionを使ってマニュアル作成をするときに意識したいポイントが5つあります。
- 目次を自動作成する
- 見出し（Heading）を設定する
- テーブルを活用する
- アイコン画像や図を活用する
- テンプレートを活用する
それぞれ詳しく解説していきます。
目次を自動作成する
わかりやすいマニュアルには目次が不可欠です。目次があると全体の構造を一目で把握できますし、興味のあるセクションに直接ジャンプできるため、使い勝手が大幅に向上します。
Notionの機能を使えば、目次を自動で作成可能です。具体的な操作は、タイトルとはじめの大見出しの間に1行のスペースを作り、その部分に「/Table of contents」と入力します。すると目次ブロックが表示され、作成した目次部分をクリックするだけで、自動的に目次が生成されます。
Notionを利用することで、手間をかけずに目次を作成でき、わかりやすいマニュアル作成につながるでしょう。
見出し（Heading）を設定する
Notionでは「見出し（Heading）」を設定でき、情報を整理するのに便利です。具体的には、Heading 1、Heading 2、Heading 3を使って、内容の階層を明確化できます。
Heading 1がもっとも大きな見出しで、その下にHeading 2、さらにその下にHeading 3が続きます。このように段落を使って情報を整理することで、すっきりとしたマニュアルが作成できるでしょう。
注意したいのは、見出しをあまり多く設定しすぎると逆に見にくくなってしまうことです。見出しを設定するときは、全体のバランスを考えながら作成しましょう。
テーブルを活用する
Notionのテーブル機能を活用すると、わかりやすいマニュアルが作成できます。テーブル機能は、2つ以上の項目を比べたり、関連する情報をまとめたりするのに便利です。複雑な情報が整理され、必要なことが一目でわかるようになるでしょう。
また、テーブルを使うと関連する情報がひとつにまとまるので、内容の更新や管理も簡単です。マニュアルを最新かつ正確な状態に保ちやすくなるため、認識違いによるミスを防げます。
アイコン画像や図を活用する
マニュアルを作るときは、画像や図を使うとわかりやすくなります。文章だけで説明するよりも視覚的に理解しやすいですし、フロー図を使えば複雑な手順もすっきりまとめられるでしょう。
Notionでは、さまざまなアイコンや絵文字を使えます。マニュアル内にうまく配置すれば、重要なポイントを強調したり情報をわかりやすく整理したりもできるでしょう。また、使う画像のサイズをそろえるのも大切です。マニュアル全体が見やすくなり、きれいで統一感のある仕上がりになります。
視覚的な工夫を取り入れて、読みやすくて使いやすいマニュアルを作りましょう。
テンプレートを活用する
Notionに数多く搭載されているテンプレート機能を活用すれば、Notionの操作に慣れていない人でも簡単にマニュアルを作れます。
また、Notionではオリジナルのテンプレートも作成可能です。「データベーステンプレート機能」を使って自社専用のテンプレートを作っておけば、今後マニュアルを作る際に繰り返し使えます。会社のルールや形式に合わせたマニュアルも作りやすいですし、統一感のあるマニュアルに仕上がるでしょう。
テンプレートを活用することで、マニュアル作成にかかる時間も減らせますし、わかりやすさも向上します。
Notionでマニュアル作成をするデメリット
Notionはたしかに高機能なツールですが、その分使いこなすのに時間がかかります。豊富な機能と自由度の高さで、何ができるのかを理解するのにもかなりの労力が必要です。とくにはじめて使う人には操作が難しく、使いにくいと感じることも多いでしょう。
Notionをうまく活用するには、実際に使ってみて少しずつ操作に慣れていく必要があります。Notionでマニュアルを作るときは、ツール自体に慣れるために時間がかかることを考慮しましょう。
Web上でNotionよりも簡単にマニュアルを作成できるツール「NotePM」
Notionよりも簡単にマニュアルを作成できるツール『NotePM』
NotePM（ノートピーエム） は、マニュアルを作成・管理できる便利なITツールです。テンプレート機能が用意されているため、慣れていない人でも簡単にマニュアルを作成できます。強力な検索機能もあり、必要な情報をすぐに探し出せるのも魅力です。多くの大手企業に導入実績があり「使いやすさ」や「導入のしやすさ」でも高い評価を受けています。
NotePMの特徴
- テンプレート機能や共有機能でマニュアルの作成・管理に便利
- 強力な検索機能でPDFやExcelの全文検索も可能
- 社内FAQや社内ポータル、社内報も作成できる
- 高度なセキュリティで銀行や大学への導入実績あり
NotePMの料金プラン
Web上でNotionよりも簡単にマニュアルを作成できるツール「NotePM」
＞関連記事：NotePMの評判まとめ｜メリット・デメリットや料金など網羅的に解説
自社にあったITツールを使ってわかりやすいマニュアルを作成しよう
マニュアル作成にITツールを使うことは、効率や品質を高めるために重要です。
Notionは多機能で便利なツールですが、使いこなすのに時間がかかるデメリットもあります。そこで注目したいのが『NotePM』です。使いやすさと機能のバランスがよく、マニュアル作成に最適な機能も備わっています。『NotePM』を活用すれば、誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成できます。
無料トライアルもあるため、気軽に試せるのも魅力です。マニュアル作成に便利なツールをお探しの人は、ぜひ一度お試しください。
