業務の引き継ぎや社内の情報共有に欠かせないのがマニュアルです。なかでも「Notion(ノーション)」は、操作のしやすさや自由なレイアウトが特長で、マニュアル作成に活用する企業やチームもいます。
本記事では、Notionでのマニュアルの基本情報をはじめ、作成方法や導入するメリット、見やすく仕上げるためのコツについてわかりやすく解説します。Notionを使ったマニュアル作成を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
さらに、Notionより効率よくマニュアルを作成できるツール『NotePM』も紹介しているため、他のツールでのマニュアル作成方法にも興味があるという方は、最後までご覧ください。
目次
マニュアルを作成できる『Notion』とは?
『Notion(ノーション)』はNotion Labs Incが開発した多機能ツールです。マニュアル作成はもちろん、日報や社内wiki、採用ページの作成など、幅広い用途に対応しています。
『Notion(ノーション)』には、直感的なインターフェースやリアルタイムでの共同編集機能、他ツールからのインポート機能など、使いやすさを重視した機能が備わっています。とくに、テンプレート機能やデータベース機能はマニュアル作成時に役立つでしょう。
無料プランもあり、さまざまな機能を気軽に試せるので、はじめて使う人にもおすすめのツールです。
>関連記事:社内wikiツールのNotePM・Notion・Confluenceを比較!機能や独自性をわかりやすく解説
Notionの基本機能
Notionは、業務効率化や情報共有に役立つ多機能なワークスペースです。Notionの主要な基本機能は、以下のとおりです。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| ページ作成・管理 | テキスト・画像・動画・ファイル・リンクを自由に配置し、ページを作成できる |
| データベース機能 | 表・ボード・カレンダー・リスト形式で情報を可視化・管理できる |
| テンプレート機能 | 会議ノート・日報・社内Wikiなどのテンプレートを利用・カスタマイズできる |
| タスク・プロジェクト管理 | タスクの担当者・期限・進捗・ステータスを一元管理できる |
| 共有・共有編集機能 | ページ単位での共有、リアルタイム編集、コメント・メンションによるやり取りができる |
各機能を活用すれば、部門間の連携や情報資産の整備がスムーズになります。
Notionを使ったマニュアル作成方法6ステップ
Notionを使ったマニュアル作成のための6ステップを紹介します。
- 作成スケジュールの決定
- マニュアルに記載する内容の整理
- 目次・構成の作成
- ページごとに内容を作成
- 仮運用
- 定期的な見直しと改善
以下では、各ステップについて詳しく紹介します。わかりやすいマニュアルを作成するために、ひとつずつ理解していきましょう。
>関連記事:マニュアルの作成例・見本を解説!成功成功例と失敗例を詳しく紹介
1.作成スケジュールの決定
マニュアルを作成する際は、まず作成スケジュールから決めましょう。マニュアルが必要になる時期を起点に逆算して計画を立てると、作業をスムーズに進められます。
また、作業の後半では必ず見直しや修正の時間が必要になるため、最初から余裕を持ったスケジュールを組むことが大切です。ギリギリの日程を組んでしまうと、急な変更や予想外の問題に対応する余裕がなくなり、結果的にマニュアルの質を落としてしまう恐れがあります。
適切なスケジュール設定が、質の高いマニュアルを作成するポイントです。
2.マニュアルに記載する内容の整理

作成スケジュールを立てたら、次はマニュアルに記載する内容を整理します。実際の仕事の流れを確認しつつ、書くべき内容を精査しましょう。
作業の手順だけでなく、注意する点やコツなども詳しく聞き出すことが大切です。ステークホルダーを意識し、できるだけ多くの関係者から情報を集めると、より使いやすいマニュアルの完成につながります。
丁寧に情報を集めて整理して、現場の実情に合ったマニュアルを作成しましょう。
3.目次・構成の作成
作業を洗い出したら、目次・構成を作成してマニュアルの骨組みを完成させます。Notion内で作業ごとにページを作成し、関連する情報や手順をざっくり書き出しましょう。
あわせて、作業に関連する内容があれば、リンクを設定しておくと情報のつながりが明確になり、完成後のマニュアルも見やすくなります。
最終的な完成形をイメージしながら、必要な要素を整理し、マニュアルの完成図を想像しながら、目次と構成を組み立てていきましょう。
>関連記事:マニュアルの目次・構成作成ガイド|作り方や項目例、作成時のコツを解説
4.ページごとに内容を作成

目次・構成を作成したら、ページごとに詳しい内容を書いていきます。各作業をできるだけ詳細に記載し、手順や情報をわかりやすくまとめていきましょう。
ひとつの業務は他の業務と関わっていることも多いため、業務の関係性や優先順位を明確にすることも重要です。関連する業務ページにはリンクを設定しておくと、使いやすいマニュアルになります。
また、業務の進捗状況をわかりやすくするために、チェックリストを作るのも効果的です。複雑な業務の流れも理解しやすくなりますし、ミスの防止にもつながります。
5.仮運用
マニュアルが完成したら必ず仮運用しましょう。完成したばかりのマニュアルをいきなり現場で使いはじめると、予期せぬトラブルや混乱が起こる可能性があります。
そのため、まずは一部の部署や限られた範囲で試験的に導入し、実際に使った人たちの意見や反応を確認することが重要です。
仮運用の段階では、手順がわかりにくい部分や、現場の現状とマニュアルが合わない部分が出てくることも珍しくありません。マニュアルに不備がある場合は、現場からフィードバックを受け取り、どこが問題なのか、どのように改善できるのかを丁寧に分析します。仮運用で見つかった問題や改善点は、その都度すぐに修正しましょう。
6.定期的な見直しと改善
マニュアルを完成させた後も、定期的に見直して改善することが重要です。業務内容が変わったり、新商品や新サービスが発生したりしたら、その都度マニュアルをアップデートしましょう。運用していくうちに現場とズレが発生した場合も、すぐに現状に合わせて更新します。
マニュアル作成では、最初から完璧を目指すのではなく、何度も修正を重ねて少しずつよくしていくことが大切です。現場のニーズに合ったマニュアルにするためにも、定期的な見直しと改善を続けていきましょう。
Notionでマニュアル作成する4つのメリット
Notionでマニュアル作成するメリットは4つあります。
- 内容を構造化して整理できる
- 関連ドキュメントを一元管理できる
- マニュアル内にURL・画像・動画を挿入できる
- リアルタイムで共有・更新できる
以下では、メリットをそれぞれ詳しく解説します。
内容を構造化して整理できる
Notionでは、ページの中にサブページを作成可能で、情報を階層ごとに整理し順番にまとめられます。部署や担当業務ごとに情報を構造化・細分化できるため、見やすくて使いやすいマニュアルが作れるでしょう。
Notionの機能を活用すれば、複雑な業務もすっきりまとめられ、必要な情報にすぐアクセスできます。仕事の効率を向上させたり、新人教育をスムーズに進めたりするのに役立つでしょう。
関連ドキュメントを一元管理できる
マニュアルに関連するドキュメントを一元管理できるのもNotionのメリットです。
たとえば、タグ付け機能を使うと、散らばりがちな情報を効率よく整理できます。加えてフィルター機能や検索機能を使えば、必要な情報をすぐに探し出すことも可能です。
Notionに備わっている機能を組み合わせることで、複雑な業務や変更が多い業務でも、いつでも正確な状態で管理・共有できます。ミスの防止にもつながりますし、業務効率アップにも役立つでしょう。
マニュアル内にURL・画像・動画を挿入できる
テキストだけでマニュアルを作ると、どうしても内容が長くなってしまい、理解しにくくなりがちです。Notionを使えば、関連するページへのリンクや説明のための画像、手順を見せる動画など、さまざまな手法を取り入れられます。
複雑な業務でも目で見てわかりやすくなり、テキストだけと比べても理解しやすいマニュアルになるでしょう。
リアルタイムで共有・更新できる
従来の紙やWordなどで作られたマニュアルは、内容を直したり関係者に知らせたりするのに時間がかかっていました。Notionがあれば、Web上でいつでも更新でき、変更があれば自動で通知されます。さらに、共有したいマニュアルのページで「共有」ボタンを押すだけで、他の社員への共有も簡単にできます。
ページの変更履歴も自動で保存されるので、過去の内容と比べたり、元に戻したりするのも可能です。最新の情報を社内全体ですぐに共有できるのは大きなメリットです。
マニュアル作成にNotionを使用する4つのデメリット
Notionは多機能かつ柔軟性の高いツールですが、マニュアル作成においては注意すべき点もあります。マニュアル作成にNotionを使用するデメリットは、以下のとおりです。
- 使い慣れるまで時間がかかる
- 見やすくするのに手間がかかる
- 運用ルールの徹底が必要になる
- チーム利用は有料プランが必要になる
以下では、Notionをマニュアル作成に活用する際に直面しやすい4つのデメリットについて紹介します。
使い慣れるまで時間がかかる
Notionは便利な反面、使いこなせるようになるまで少し時間がかかるツールです。
とくにマニュアル作成では、ページの作り方や操作方法、整理の仕方などを覚える必要があり、はじめて使う人やパソコンに不慣れな人には少しハードルが高く感じられるかもしれません。
また、スムーズに運用するためには、「ページの構成をどうするか」「どんなテンプレートやルールを使うか」など、次戦に社内で方針を決めておくことも大切です。ページ構成やテンプレートのルール決めなどの準備や、操作に慣れるまでの時間が必要になる点は、導入時のデメリットといえます。
見やすくするのに手間がかかる
Notionは自由度が高く、レイアウトや構成を柔軟に設計できる反面、見やすく整理するには手間がかかります。
マニュアルをわかりやすく整えるには、情報の分類方法や配置、装飾などを自ら設計する必要があり、時間やノウハウが必要です。テンプレートを活用せずに作成を進めると、項目の抜け漏れや表現のバラつきが生じ、内容がわかりやすくなります。
実際に業務で使いやすいマニュアルに仕上げるには、事前に情報整理のフレームワークを導入し、一貫したルールに基づいて記述しましょう。見た目や使い勝手の部分まで意識すれば、社内での活用度が大きく変わります。
運用ルールの徹底が必要になる
Notionでマニュアルを運用するには、明確なルールを設定するだけでなく、全社員に周知し、現場に定着させる必要があります。
Notionは誰でも自由にページを作成・編集できるため、使い方にばらつきが生じやすくなります。たとえば、同じ内容でも表で整理する人もいれば、文章で詳しく書く人など、人それぞれです。
記載場所や表現の違いが積み重なると、情報が分散し、必要な内容が探しにくくなったり、最新版がわかりにくくなったりします。結果的に、マニュアルとしての検索性や更新性が損なわれる可能性があるため、注意が必要です。
チーム利用は有料プランが必要になる
Notionでマニュアルをチーム運用する場合は、有料プランの導入がほぼ必須です。
無料プランにも基本機能は備わっていますが、ゲスト招待は10名まで、チームで使用できるブロック数にも上限があり、実務レベルでは制約が多くなります。
とくに複数人での更新・共有を前提としたマニュアル管理では、画像ファイルのアップロードや閲覧権限の調整などにも限界があります。
プラスプラン以上であれば、メンバーの無制限追加や容量制限の緩和、アクセス管理機能が利用できるため、安定したチーム運用が可能です。コスト負担は発生しますが、長期的に効率的な情報管理を行うには必要な投資といえるでしょう。
Notionを使ってわかりやすいマニュアルを作成する5つのポイント
Notionを使ってマニュアル作成をするときに意識したいポイントが5つあります。
- 目次を自動作成する
- 見出し(Heading)を設定する
- テーブルを活用する
- アイコン画像や図を活用する
- テンプレートを活用する
それぞれ詳しく解説していきます。
目次を自動作成する
わかりやすいマニュアルには目次が不可欠です。目次があると全体の構造を一目で把握でき、興味のあるセクションに直接ジャンプできるため、使い勝手が大幅に向上します。
Notionの機能を使えば、目次を自動で作成可能です。具体的な操作は、タイトルとはじめの大見出しの間に1行のスペースを入れ、「/Table of contents」と入力します。目次ブロックが表示され、作成した目次部分をクリックするだけで、自動的に目次が生成されます。
Notionを利用することで、手間をかけずに目次を作成でき、わかりやすいマニュアル作成につながるでしょう。
見出し(Heading)を設定する
Notionでは「見出し(Heading)」を設定でき、情報を整理するのに便利です。具体的には、Heading 1、Heading 2、Heading 3を使って、内容の階層を明確化できます。
Heading 1がもっとも大きな見出しで、その下にHeading 2、さらにその下にHeading 3が続きます。このように段落を使って情報を整理することで、すっきりとしたマニュアルが作成できるでしょう。
注意したいのは、見出しをあまり多く設定しすぎると逆に見にくくなってしまうことです。見出しを設定するときは、全体のバランスを考えながら作成しましょう。
テーブルを活用する
Notionのテーブル機能を活用すると、わかりやすいマニュアルが作成できます。テーブル機能は、2つ以上の項目を比べたり、関連する情報をまとめたりするのに便利です。複雑な情報が整理され、必要なことが一目でわかるようになるでしょう。
また、テーブルを使うと関連する情報がひとつにまとまるので、内容の更新や管理も簡単です。マニュアルを最新かつ正確な状態に保ちやすくなるため、認識違いによるミスを防げます。
アイコン画像や図を活用する
マニュアルを作るときは、画像や図を使うとわかりやすくなります。文章だけで説明するよりも視覚的に理解しやすく、フロー図を使えば複雑な手順もすっきりまとめられるでしょう。
Notionでは、さまざまなアイコンや絵文字を使えます。マニュアル内にうまく配置すれば、重要なポイントを強調したり情報をわかりやすく整理したりもできるでしょう。また、使う画像のサイズをそろえるのも大切です。マニュアル全体が見やすくなり、きれいで統一感のある仕上がりになります。
視覚的な工夫を取り入れて、読みやすくて使いやすいマニュアルを作りましょう。
テンプレートを活用する
Notionに数多く搭載されているテンプレート機能を活用すれば、Notionの操作に慣れていない人でも簡単にマニュアルを作れます。
また、Notionではオリジナルのテンプレートも作成可能です。「データベーステンプレート機能」を使って自社専用のテンプレートを作っておけば、今後マニュアルを作る際に繰り返し使えます。会社のルールや形式に合わせたマニュアルも作りやすく、統一感のあるマニュアルに仕上がるでしょう。
テンプレートを活用することで、マニュアル作成にかかる時間も軽減でき、わかりやすさも向上します。
Notionによるマニュアル作成で注意すべき5つのポイント
Notionは柔軟性が高く、マニュアル作成にも適したツールですが、効率的に活用するためには注意点があります。Notionによるマニュアル作成で注意すべき点は、以下のとおりです。
- 事前にマニュアルの全体構造を設計する
- 手順や作業内容を具体的に記載する
- 公開後も定期的な見直しを行う
- 適切な権限設定を行う
- 専門用語や略語には説明を添える
以下では、Notionでマニュアルを作成・管理する際に意識しておきたい5つのポイントを紹介します。
事前にマニュアルの全体構造を設計する
Notionはページ構成やデータベースの設計を自由に行える反面、事前の構造設計が不十分だと情報が散乱し、運用トラブルの原因になるため注意しましょう。
たとえば、セクションの重複や抜けが発生したり、ページ数ばかりが増えて全体像が見えなくなったりすることがあります。また、統一性がないマニュアルを後から整理し直すのは手間がかかり、実質的には修正が難しくなるケースもあります。
セクションの重複や抜け、情報の分散といった問題を防ぐには、事前にカテゴリの分け方や階層構造、ページの命名ルール、目次の配置などを明確に決めておきましょう。全体構造を最初に整えれば、誰が見ても直感的に理解しやすく、検索や編集もしやすいマニュアルを作成できます。
手順や作業内容を具体的に記載する
Notionでマニュアルを作成する際は、手順や作業内容をできるだけ具体的に記載することが大切です。説明があいまいだと、実際の作業で迷ってしまったり、人によってやり方が変わってしまったりするおそれがあります。
たとえば、画面のキャプチャの挿入やボタン名の明記、クリックの順番を示すと、誰でも同じように作業を進めやすくなります。
チーム全体で安心して使えるマニュアルにするためにも、具体的な説明を意識して作成することがポイントです。
公開後も定期的な見直しを行う
Notionで作成したマニュアルは、一度公開して終わりではなく、定期的な見直しが必要です。
業務手順の変更やルールの改訂、担当者の入れ替え、システムのアップデートなど、現場では日々さまざまな変化が生じます。マニュアルが日々の変化に追いついていないと、誤った情報のまま運用されたり、現場で混乱を招いたりすることがあるため注意が必要です。
定期的に内容をチェックし、古くなった情報や実務と合わない表現がないかを確認することで、常に使いやすく信頼性の高いマニュアルを維持できます。Notionは更新性に優れている分、継続的な運用体制を整えることが重要です。
適切な権限設定を行う
Notionでマニュアルを運用する際は、適切に権限を設定しましょう。
全員に編集権限を与えたり、共有範囲を広げすぎたりすると、誤操作や誤削除、意図しない情報漏えいにつながるおそれがあります。社外共有や複数部門での利用を想定する場合は、管理レベルに応じた細かな制限が重要です。
閲覧のみ・コメントのみ・編集可など、職務や役割に合わせて権限を切り分ければ、混乱やミスを未然に防げます。Notionは柔軟に設定ができる分、初期段階から適切な管理体制を整えば、安全かつ安定した運用が実現します。
専門用語や略語には説明を添える
Notionでマニュアルを作成する際は、専門用語や略語に必ず説明を添えましょう。
説明のないまま使うと、はじめて読む人や他部門のメンバーが意味を取り違えたり、理解できずに読み飛ばしたりして、トラブルの原因となります。業務効率を高めるためにも、「用語(略語)」→「定義・説明」の形式で明記することが基本です。
また、新しい用語を追加する際は、用語集への反映に加えて、該当ページ内にも注釈やツールチップ機能を活用して説明を補うことが大切です。情報の受け手が誰でも迷わず理解できるように工夫することで、マニュアルの品質と活用度を高められます。
Notionでマニュアルを運用する際のポイント
Notionはマニュアル作成に適したツールですが、運用を軌道に乗せるためにはいくつかの工夫が必要です。Notionでマニュアルを運用する際は、以下の3点を確認しましょう。
- フィードバックを収集する
- バージョン管理と変更履歴を確認する
- Wiki機能を活用する
以下では、Notionでマニュアルを運用する際に押さえておきたい実践的なポイントを紹介します。
フィードバックを収集する
Notionでマニュアルを運用する際は、現場からのフィードバックを収集し、内容の改善に反映させる仕組みを整えましょう。
コメント機能を使えば、ページ上で直接意見や質問を受け取ることが可能で、対応のスピードや情報の鮮度を保ちやすくなります。また、Notionのフォーム機能を活用すれば、マニュアルに対する評価や改善点などをアンケート形式で集めることも可能です。
集まった回答は自動的にデータベースに保存され、内容の整理や分析、対応タスクの作成にも活用できます。定期的にフィードバックを取り入れれば、現場に即した使いやすいマニュアルへと継続的にアップデートできます。
バージョン管理と変更履歴を確認する
Notionでマニュアルを運用する際は、バージョン管理と変更履歴の確認が重要です。
マニュアルは複数の担当者が編集することが一般的で、意図しない変更や削除が起こる可能性があります。そのため、誰が・いつ・どのような内容を修正したのかを確認できる仕組みが必要です。
Notionでは、編集内容が10分ごとに自動保存され、作業終了後にも履歴が保存されます。過去のバージョンにさかのぼって内容を確認・復元でき、誤操作があっても安心して運用できます。
ただし、履歴の保存期間はプランにより異なるため、業務での継続利用を想定する場合は、有料プランの導入を検討するといいでしょう。適切な履歴管理により、マニュアルの信頼性と運用の安定性が高まります。
Wiki機能を活用する
Notionでマニュアルを運用する際は、Wiki機能を活用すると全体の管理を効率化することが可能です。
通常のページは、右上メニューから「Wikiに変換」を選ぶだけで、Wikiページとして再構成され、マニュアルやナレッジが自動的にデータベースビューで整理されます。
Wikiページに変換すれば、情報の分類や更新がしやすくなり、管理の手間を大幅に削減できます。また、カテゴリや階層構造も自由に設定できるため、情報量が増えても一覧性を保ちやすく、必要な情報にすぐアクセス可能です。
部署ごとの業務知識や社内ルールを集約し、組織全体で共有・活用できる仕組みとして、Wiki機能は効果的です。知識の属人化を防ぎ、継続的な情報資産の蓄積にもつながります。
簡単にマニュアルを作成できるツール『NotePM』
NotePM(ノートピーエム) は、マニュアルを作成・管理できる便利なITツールです。テンプレート機能が用意されているため、慣れていない人でも簡単にマニュアルを作成できます。
強力な検索機能もあり、必要な情報をすぐに探し出せるのも魅力です。多くの大手企業に導入実績があり「使いやすさ」や「導入のしやすさ」でも高い評価を受けています。NotePMのおすすめポイントは以下の3点です。
- テンプレート機能や高機能エディタ搭載
- 全文検索に対応
- 同時編集や権限管理が可能
以下では、各特徴を具体的に解説します。
NotePMの料金プラン
>関連記事:NotePMの評判まとめ|メリット・デメリットや料金など網羅的に解説
テンプレート機能や高機能エディタ搭載
NotePMは、テンプレート機能と高機能エディタを備えており、誰でも簡単に統一感のあるマニュアルを短時間で作成できます。
用途別のテンプレートが公式・コミュニティ双方から豊富に提供されており、内容に合わせて最適なフォーマットを選べます。テンプレートを活用することで、入力漏れや構成のバラつきを防げるため、どの社員でも一定の品質でマニュアル作成が可能です。
また、エディタはWordに近いテキスト形式で、見出しやリスト、太字、色付けなどの装飾も操作しやすい点がメリットの一つです。操作性にも優れているため、ITツールに不慣れな社員でも扱いやすく、社内の情報整備を効率的に進められるでしょう。
全文検索に対応
NotePMは全文検索機能に優れており、マニュアル本文だけでなく、Word・Excel・PDFなどの添付ファイル内の文字情報まで一括で検索が可能です。
検索結果では、キーワードがハイライト表示されるため、どこに情報があるかがすぐにわかります。文書やファイルが増えてくると必要な情報を見つけるのに時間がかかりますが、NotePMなら高速で検索でき、欲しい情報にすぐたどり着けます。
探す手間が減らせれば、日々の業務もスムーズに進むでしょう。複数の部署やメンバーでマニュアルを活用している企業にとって、情報を効率よく扱える便利な機能といえるでしょう。
同時編集や権限管理が可能
NotePMは、マニュアルをチームで共同編集する際の便利機能も充実しています。
複数人で同じページをリアルタイムに編集でき、誰がどこを修正したかが自動で反映されるため、情報の更新や修正が行いやすくなります。また、ページ単位やブロック単位でコメントを残せるため、その場で意見交換や質問ができ、社内でのやりとりも効率的です。
さらに、誰が・いつ・どこを編集または閲覧したかといった操作履歴が自動で記録されるため、万が一の誤操作や情報トラブルが起きた際も、履歴を確認して状況をすぐに把握できます。情報共有と安全性の両立を図りたい企業にとって、安心して運用できるツールです。
マニュアルを作成できる『NotePM』の導入事例

富士山GXホールディングス株式会社では、コールセンター業務の効率化を目的にNotePMを導入しました。導入の狙いは、オペレーターが自分で必要な情報を探せるようにし、エスカレーション対応の負担を減らすこと、そして重要な情報を確実に周知することでした。
導入後は、オペレーターがマニュアルを見て自己解決できるようになり、対応ミスの減少にもつながっています。また、「未読者の把握機能」により、管理者が誰に指導すべきかをすぐに確認できるようになりました。
現在は、商品・サービスの情報整理や社内書類の共有、人事評価の通知など、さまざまな業務でNotePMを活用しています。情報の見やすさと共有のしやすさにより、現場への定着が進んでいます。
関連記事:【導入事例】エスカレーションの工数が3割減!清涼飲料製造業のコールセンターを変える「NotePM」の検索機能 – 富士山GXホールディングス株式会社
マニュアル作成にはNotionやNotePMを活用しよう
マニュアル作成にITツールを使うことは、効率や品質を高めるために重要です。
Notionは多機能で便利なツールですが、使いこなすのに時間がかかるデメリットもあります。そこで注目したいのが『NotePM』です。使いやすさと機能のバランスがよく、マニュアル作成に最適な機能も備わっています。『NotePM』を活用すれば、誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成できます。
無料トライアルもあるため、気軽に試せるのも魅力です。マニュアル作成に便利なツールをお探しの人は、ぜひ一度お試しください。




