こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
マニュアルを新規で作成するときに、例を参考にしたいと思う方も多いでしょう。マニュアル運用を成功させた例を参考して、効率的かつ効果的にマニュアルを作れます。
本記事では、マニュアル作成の成功例について紹介するとともに、失敗例、必要なステップを紹介します。
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目次
マニュアル作成の成功例
マニュアル作成の成功例について、以下5点を解説します。
- 読み手を意識する
- 目次をわかりやすくする
- 図の活用
- テンプレート活用
- ツール活用
それでは、1つずつ見ていきましょう。
読み手を意識する
成功例の1つ目は、読み手を意識することです。
マニュアルを作成するときは、読み手を意識したわかりやすい内容を心がけることが重要です。例えば、ユーザーが求める情報を直感的に理解できるようにするため、専門用語の過度な使用を避け、平易な言葉を選びましょう。また、情報を段落や箇条書きで整理し、視覚的にも把握しやすい構造にしましょう。読み手を意識すれば、より多くの従業員が理解でき、マニュアル利用率もアップします。
目次をわかりやすくする
成功例の2つ目は、目次をわかりやすくすることです。
良い目次は、マニュアル全体の構造が一目で理解でき、読者が求める情報へ迅速にアクセスできる道しるべとなります。そのため、各セクションのタイトルを簡潔明瞭にし、内容のエッセンスを正確に反映させるようにしましょう。階層構造を用いて、主要なトピックとサブトピックの関係を明確に示し、読者のナビゲーションを容易にすることも大切です。
より使いやすい目次は、ユーザーエクスペリエンスの向上に繋がり、従業員からの評価向上も期待できます。
図の活用
成功例の3つ目は、図の活用です。
テキストだけでは伝わりにくい情報も図を用いて表現すれば、従業員の理解を深めやすくなります。マニュアル作成時にフローチャートなどの図を活用することで、複雑なプロセスや手順も直感的かつ視覚的に理解しやすくなるでしょう。
図を使えば、読者は必要な情報を素早く把握し、問題解決へと導かれます。視覚的要素はユーザーエクスペリエンスを向上させ、読者のエンゲージメントを高めるため、マニュアル作成において重要な役割を果たします。
テンプレート活用
成功例の4つ目は、テンプレート活用です。
マニュアル作成の際にテンプレートを活用すれば、業務効率が上がるだけでなく、他のマニュアルとの一貫性も保てます。社内で既に利用されているマニュアルのテンプレートを使用すれば、読者が慣れ親しんだフォーマットで情報提供でき、新しいマニュアルの理解も容易になるでしょう。
テンプレートは、タイトル・見出し・文字のスタイルなど、文書の基本的な構造を事前に設定可能です。マニュアル製作者は内容の作成に集中できるため、文書全体の品質と統一感を維持しやすくなります。効果的なテンプレートの使用は、時間短縮だけでなく、ユーザー体験の向上にも繋がります。
ツール活用
成功例の5つ目は、ツール活用です。
情報共有ツールを使用すれば、従業員間でリアルタイムの情報交換やマニュアルのバージョン管理が容易になり、作業の重複を避けられます。既存のドキュメントやテンプレートをベースにツール上で新しいマニュアルを迅速に作成できるため、1から文書を作成する手間の大幅削減が可能です。
マニュアル作成の際に情報共有ツールを活用すれば、業務効率化を実現できます。
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マニュアル作成の失敗例
マニュアル作成の失敗例について、以下3点を解説します。
- 読みにくい
- 属人化
- 作成して終わり
それでは、1つずつ見ていきましょう。
読みにくい
失敗例の1つ目は、「読みにくい」ことです。
マニュアル作成における失敗例として、「文字のみで構成されている・文字が多すぎる・字が小さい」など、読みにくい要素を含んでいることが挙げられます。特に技術的な内容や複雑な手順の説明をテキストだけで伝えようとすると、読者は重要なポイントを見落とし、全体の流れをつかみにくくなる可能性もあります。また、文字量が多すぎると読者の集中力が散漫になり、小さい文字は視認性を低下させるでしょう。
このような問題を回避するために、テキストは、簡潔に要点を明確にする・適切なフォントサイズと行間を選ぶ・図表や画像を活用するなどして、視覚的理解を促進することが重要です。視覚的要素は複雑な情報を簡単に説明するのに役立ち、読者の関心を引きつけられます。
属人化
失敗例の2つ目は、「属人化」です。
マニュアル作成における失敗例として「属人化」は特に注意すべきポイントです。属人化するとマニュアルが作成者個人の知識やスキルに依存してしまうため、作成者が不在になった際に、内容が古い・他のスタッフが理解しにくい・更新が難しいなどの問題が起こりかねません。これを防ぐためには、マニュアル作成過程で複数のスタッフのフィードバックを取り入れるなどして、文書管理のプロセスを明確にする必要があります。
共通テンプレートを使用し、編集・更新が容易な形式にすることも重要です。さらに、マニュアル作成後の管理責任を個人ではなく、チームや部署全体に分散させることで、知識の共有とマニュアルの持続的な更新を確保できます。
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作成して終わり
失敗例の3つ目は、「作成して終わり」にすることです。
マニュアルは、作成したら終わりではありません。作成して公開後に更新しなければ、技術の進歩・プロセスの改善・規制の変更など、時間とともに変化する要素に対応できなくなり、時代遅れのマニュアルになる可能性が高いです。このような状況を避けるために、定期的にレビュー・更新をしましょう。
マニュアルの更新業務を組織内に根付かせ、全員が情報の正確性と有効性を保つことに責任を持つことが重要です。マニュアルを適切に管理・維持することで、常に最新の情報、信頼できる情報源として利用できます。
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マニュアル作成に必要なステップ例
マニュアル作成に必要なステップ例について、以下8点を解説します。
- スケジュール計画
- 内容決定
- 現状把握
- 目次作成
- 内容作成
- 評価
- 公開
- 更新
それでは、1つずつ見ていきましょう。
スケジュール計画
1番目のステップは、スケジュール計画です。
マニュアルを作成するときは、スケジュール計画を立てることが不可欠です。スケジュール計画では、作業の全体像を理解し、必要なタスクを特定し、それぞれに優先順位をつけて期限を設定していきます。しっかりとした計画・リソース配分・タイムライン設定によって、期限内に品質の高いマニュアルの完成が可能になります。
また、予期せぬ遅延が発生した場合に備えて、スケジュール計画に柔軟性を持たせておくことで対応策を講じやすくなります。適切かつ柔軟なスケジュール計画は、マニュアル作成プロジェクトを期日内・予算内・目標通りに完遂するために欠かせません。
内容決定
2番目のステップは、内容決定です。
マニュアル作成において、どのような内容を記載するかを事前に決めることが大切です。マニュアルの目的とマニュアルを届けるターゲットを明確に定義し、ターゲットのニーズに合わせた内容と表現方法が重要です。目的に合わせて記載すべき内容の大枠を設定し、どのような情報が必要であるか、どのような順序で提示すれば最も理解しやすくなるのかを決めていくのです。
現状把握
3番目のステップは、現状把握です。
マニュアルの対象業務について、現在の実施方法、関連するポリシー、使用されているツールやシステムの概要を把握しましょう。業務を実行する際に直面する一般的な問題点やボトルネックを特定することも大切です。現状把握により、マニュアル作成者は業務の全体像を理解し、その内容をより具体的かつ正確に反映できるでしょう。
現状分析を通じて、業務改善の機会を発見し、マニュアルを通じてそれらの改善策提案も可能です。現状の確認は、業務プロセスの最適化を図り、従業員がより効率的かつ効果的に業務を遂行できるようにするための基盤を築きます。
目次作成
4番目のステップは、目次作成です。
目次と見出しの作成では、マニュアル全体のフレームワークを設定し、各セクションの内容と順序を整理していきます。目次を見れば、読者が全体の構造を一目で把握し特定の情報を迅速に探し出せるように、書き方・表現を工夫しましょう。
目次・見出しを作成することは、文書の構造を明確にし、読者が必要な情報を容易に見つけられるようにするために重要なステップです。
内容作成
5番目のステップは、内容作成です。
内容作成では、それぞれの見出しに沿って中身を肉付けしていきます。
内容を記載するときは、対象となる業務プロセスや操作手順、ポリシーやガイドラインを参考にして、具体的な例や図解を交えて説明していきましょう。内容作成を丁寧に行うことで、マニュアルはただの文書ではなく、読者が実際に役立てられる実用的なツールへと変わります。
見出しの内容を詳細に記載することは、情報の整理・伝達に不可欠であり、読者が迅速かつ効率的に必要な情報を見つけられるようにするための重要なステップです。
評価
6番目のステップは、評価です。
マニュアルが完成したら、必ず第三者に評価してもらいましょう。完成したマニュアルを実際の対象ユーザーや専門知識を持つ方にレビューしてもらい、内容の正確性・理解しやすさ・使いやすさなどを評価してもらいます。第三者からのフィードバックは、作成者が見落としていた問題点や不明瞭な表現を指摘してもらえ、改善に繋がります。
評価・改善を繰り返すことで、マニュアルはより読み手に優しいものとなるでしょう。
公開
7番目のステップは、公開です。
マニュアルが完成したら、社内の共有リソースや社内ポータルサイトにアップロードし、必要なすべての従業員がいつでも情報にアクセスできる状態を作ります。これにより、マニュアルの可視性が高まり、従業員が業務を効率的かつ正確に遂行する際の支援ができます。また、社内の知識共有を促進し、プロセスの標準化を図ることも可能です。
社内ポータルを利用すれば、マニュアルの更新があった場合に迅速に情報を共有し、常に最新の情報を従業員に提供できます。アクセスの容易さは、従業員のパフォーマンス向上に寄与し、組織全体の効率性と生産性を高められます。
更新
8番目のステップは、更新です。
マニュアル公開後、必要に応じて内容を更新していきましょう。マニュアル公開後、業務プロセスの変化など、社内外の環境の変化があるでしょう。外部および内部からの様々な変化に対応するためには、定期的なレビューと迅速な更新が求められます。
従業員からのフィードバックを積極的に収集し、そのフィードバックを反映させることで、マニュアルの実用性を高められます。公開後の定期的な更新は、マニュアルを有効なリソースとして維持し、組織の生産性向上に貢献するために重要なステップです。
まとめ
本記事では、マニュアル作成例について解説しました。
企業におけるマニュアル作成の成功の鍵は、明確な目次と見出しの設定・視覚的要素の活用・テンプレートとツールの使用・テキストの適切な構成による読みやすさの確保です。失敗例としては、更新の欠如・属人化・読みにくいテキストの多用が挙げられます。
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