こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
運用マニュアルや技術マニュアルなど、ビジネスに必要なマニュアルの作成では、内容と同様にデザインも情報を効果的に伝えるための重要な要素の1つです。しかし、マニュアルのデザインでは、何にどう気をつけるべきか分からないという社内担当者も多いかもしれません。
そこで今回は、分かりやすいマニュアルをデザインするための手順と、作成中に注意すべきポイントを詳しく解説します。
目次
マニュアルのデザインはなぜ必要？
マニュアルは、読み手に理解させられるかどうかが重要です。読者に「テキストが多くて見づらい」「内容が把握しづらい」と思われてしまうと、せっかく作成してもマニュアルは使われなくなってしまいます。分かりやすいマニュアルを作るには、デザインの工夫が欠かせません。文字の配置・画像・図や表の配置に注意することで、マニュアルは一層わかりやすくなり、メッセージが伝わりやすくなります。マニュアルを最大限に利用してもらうためには、デザインに焦点を当てて作ることをおすすめします。
関連記事：マニュアルの意味とは？3つの読まれないケースとおすすめITツールを紹介
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分かりやすいマニュアルをデザインするコツ
読み手が理解しやすいマニュアルを作るには、以下の7つのコツがあります。
- 項目を時系列に並べる
- 文字サイズ・フォントなどを統一する
- 適宜余白を設ける
- 視線の流れがZになるように配置する
- 箇条書きを活用する
- 使う色は4色までにする
- 1ページ内にポイントは1つにする
それぞれについて、詳しく解説します。
項目を時系列に並べる
分かりやすいマニュアルをデザインするコツの1つ目は、項目を時系列に並べることです。時系列順に並べられていないと、ページ間を頻繁に移動して内容を確認する必要があり、効率が悪くなります。全体の流れが把握できず、ユーザーにとって使いづらいマニュアルになりかねません。情報がバラバラにならないように、先に記載内容を整理してからマニュアル制作に取りかかることが大切です。
文字サイズ・フォントなどを統一する
分かりやすいマニュアルをデザインするコツの2つ目は、文字サイズ・フォントなどを統一することです。多種多様なフォントを採用したデザインは、人の目を引きますが、読者にとって情報を捉えにくくなってしまいます。
そこで、フォントを統一すると全体に一貫性が生まれ、洗練された印象を与えます。フォントを選ぶときには、業界で一般的に使われるものを取り入れ、視認性を優先しましょう。同じフォントであっても、太さやサイズを調節して情報の優先順位を示すことは可能です。
適宜余白を設ける
分かりやすいマニュアルをデザインするコツの3つ目は、適宜余白を設けることです。余白とは、テキストや画像を配置しない部分のことを指します。余白を持つことでデザイン全体がクリアになり、情報が密集したページよりも受け手の負担を減らすことができます。また、情報同士の間に適度な余白を設けることで、個々の要素を判別しやすくなります。マニュアルのデザインにおいて、余白はメッセージを明確に伝えるための不可欠な要素といっても過言ではありません。
視線の流れがZになるように配置する
分かりやすいマニュアルをデザインするコツの4つ目は、視線の流れがZになるように配置することです。人の目の動きには特定の型があり、「Zのパターン」として知られています。文章が横書きのとき、目の動きは左上→右上→左下→右下と進みます。デザインを考えるときには、Zの動きを意識して要素の配置を考えましょう。
箇条書きを活用する
分かりやすいマニュアルをデザインするコツの5つ目は、箇条書きを活用することです。業務の詳細を伝えるときには、文章形式が適していますが、情報をさらに簡潔にし、実際の作業手順を示す場合は、箇条書きがおすすめです。また、マニュアル上で確認のステップを記載するときには、チェックリストを準備しましょう。チェックリストを見比べながら作業ができると、抜け漏れを防ぐ効果が見込めます。
使う色は4色までにする
分かりやすいマニュアルをデザインするコツの6つ目は、使う色は4色までにすることです。マニュアルの色の選択は、視覚的に魅力的で理解しやすい内容を作るときには非常に重要です。ただし、色を多用するのはおすすめしません。無計画にさまざまな色を選んでしまうと、結果的に読みにくいマニュアルになってしまいます。使用する色は4色に絞り、アクセントの効果を高めましょう
1ページ内にポイントは1つにする
分かりやすいマニュアルをデザインするコツの7つ目は、1ページ内にポイントは1つにすることです。1ページにのせるトピックを1つに限定することで、情報が多くなりすぎるのを避け、理解しやすいマニュアルが作成できます。例えば、「衣服の折り方」と「商品の展示方法」のガイドを作るときは、2つを1ページに詰め込むのではなく、それぞれを別々のページで扱うのがおすすめです。
マニュアルデザインの作成手順
マニュアルデザインを作成するには、以下の6つの手順の通りに進めましょう。
- マニュアルの目的を定める
- スケジュールを策定する
- 情報収集をする
- 構成を作る
- 情報を落とし込む
- 最終確認をする
それぞれについて、詳しく解説します。
マニュアルの目的を定める
マニュアルデザインの作成手順の1つ目は、マニュアルの目的を定めることです。目的を定めずに始めると、必要な情報の選定が難しくなり、余計な労力と時間が掛かってしまいます。何を伝えたいのか、どの情報が必要で、どれが不要なのかを判断する基準を決めるためにも、目的を明確にすることが大切です。図解や写真、ステップバイステップの説明など、最も適切な情報伝達手段を選ぶためにも、目的設定は必要です。
スケジュールを策定する
マニュアルデザインの作成手順の2つ目は、スケジュールの策定です。作業を開始するタイミングや完成予定日などのスケジュールの設定をしていきます。与えられた納期がある場合は、期限内に終わらせるために計画的に進める必要があります。特に、大手企業など規模が大きい場合はマニュアルの策定やツールの選択にも時間がかかるため、しっかりと計画を立てましょう。
情報収集をする
マニュアルデザインの作成手順の3つ目は、情報収集です。マニュアルに盛り込むべき情報を、取りまとめていきます。収集したデータを統合していくと、冗長な手順や効率の悪い部分が明確になることもあります。もし改良の余地があるならば、情報収集の段階で、盛り込むべき内容を取捨選択していきましょう。
構成を作る
マニュアルデザインの作成手順の4つ目は、構成を作ることです。情報の配置を考える際には、既に整理されたデータを基に、どの情報をいつ伝えるのか順番を決めていきます。「何を先頭に持ってくるか」「どの情報で締めくくるか」など、情報の流れを把握することが重要です。さらに、合理的な配列を心がけることで、理解しやすく、読み手に伝わるマニュアルが完成するでしょう。
見出しはそのセクションのキーポイントを伝える役目を持つため、見出しを読んだだけで内容が掴めるよう、簡潔に15字以内でまとめるのがコツです。また、大タイトル・サブタイトル・下位のタイトルの順に構成し、サブタイトルや下位のタイトルが複数あるときには、1,2のように順序を示す数字をつけると、より分かりやすくなります。
情報を落とし込む
マニュアルデザインの作成手順の5つ目は、情報を落とし込むことです。文章は、タイトルに従って詳細を加えて作り上げることをおすすめします。1つのタイトルにつき、およそ200語程度に収めます。装飾を過度に使用するとかえって読みづらくなるリスクもあるため、程々に抑えておくのがポイントです。また、長文のマニュアルは読む気がなくなる恐れがあるため、図や写真などのビジュアルを適宜挿入していきます。しかし、画像や装飾も多用すると情報が伝わりにくくなるので、適度なバランスを保ちましょう。
最終確認をする
マニュアルデザインの作成手順の6つ目は、最終確認をすることです。完成させたマニュアルは、業務関連者や関わるメンバーで試用し、理解しにくい部分や改善点などの意見を収集しましょう。一人の視点での作成では偏った記述となる可能性があるので、完了する前に、フィードバックを得ることが重要です。フィードバックをマニュアルの最終版へと取り入れて、完成度を高めましょう。
マニュアルのデザインを作るときの注意点
マニュアルのデザインを作るときには、以下の5つの注意点があります。
- 使用者にあわせた書き方をする
- 完璧に作ろうとしない
- 心理的なハードルを低くする
- 誰が読んでもわかるように作る
- 関連する情報は一箇所に記載する
それぞれについて、詳しく解説します。
使用者にあわせた書き方をする
マニュアルのデザインを作るときの注意点の1つ目は、使用者にあわせた書き方をすることです。マニュアルを主に利用するのは、初心者か経験者かで、内容の深さや使い方の説明が変わります。特に業務マニュアルは、新入社員のトレーニングや業務品質の確保、効率的な作業のサポートをする役割を担っているため、受け手の知見や能力にあった形で作る必要があります。また、目的によって記載する内容が変わります。業務をスムーズに進めるためのマニュアルと、リスクを最小化するためのものでは、強調する情報が異なるためです。受け手の視点を理解し、目標を達成するための適切なデータを盛り込むことが重要です。
完璧に作ろうとしない
マニュアルのデザインを作るときの注意点の2つ目は、完璧に作ろうとしないことです。はじめから完璧なマニュアルを作ろうと思うと、作成者に大きなプレッシャーがかかります。また、作業のプロセスが変わるたびに更新する必要があり、完璧を追い求めるあまり、マニュアルの改訂が滞る可能性もあります。初めから100%を目指すのではなく、更新しやすくしておくことで、「まずは基本的な情報からスタートし、適宜情報を追加する」という方針にシフトしていくことをおすすめします。今すぐ役立つマニュアル作成を目指しましょう。
心理的なハードルを低くする
マニュアルのデザインを作るときの注意点の3つ目は、心理的なハードルを低くすることです。特に重要な情報には目を引くアイコンを配置したり、「もうすぐ完了」などのコメントを追加したりするなど、効果的な手法を取り入れましょう。読者から見て目を引くデザインがあると、マニュアルの使用率も上がる込み込みがあります。繰り返し閲覧することで、マニュアルの中身の理解や共有が進み、エラーの減少や作業効率の向上も実現するでしょう。
誰が読んでもわかるように作る
マニュアルのデザインを作るときの注意点の4つ目は、誰が読んでもわかるように作ることです。マニュアル内の文章は、読者ごとに内容の汲み取り方が違う言い回しを使うと、ばらつきが出てしまう恐れがあります。一人では理解できず、他のスタッフに尋ねる可能性もあり、結果としてマニュアルとしての目的を果たせなくなることもあります。マニュアルでは、明確な情報を断定的な言葉で記載することが重要です。最終確認するときには「誰が見ても同じ作業ができるか」を評価基準としましょう。
関連する情報は一箇所に記載する
マニュアルのデザインを作るときの注意点の5つ目は、関連する情報は一箇所に記載することです。情報を一元化することで、読み手が理解しやすくなり、時間の節約も見込めます。反対に、情報が散在していると、使用者は情報を見つけるのに苦労してしまうでしょう。一つのアクションで必要な内容の全てを確認できれば、作業効率の向上が見込めます。
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マニュアルをデザインするならマニュアル作成ツールがおすすめ
マニュアルをデザインするときには、業務マニュアルや運用マニュアルの作成に適したツールの使用をおすすめします。マニュアル作成ツールは、直感的なインターフェースで、専門的な技術がなくても簡単に操作できます。ドラッグ&ドロップやテンプレートを使用することで、迅速にマニュアルをデザインできるのが特徴です。また、マニュアル作成ツールを使うことで、全体のデザインやフォーマットを統一しやすくなるでしょう。
また、一部のツールでは、複数人が作成ツールにアクセスでき、チームでの共同作業もスムーズに行えます。さらに、マニュアルは適宜、更新していく必要があります。ツールを使用することで、変更や追加が簡単に行え、常に最新の情報を盛り込むことが可能です。このように、マニュアル作成ツールは、効率的かつ高品質なマニュアルを作成するための最適な選択と言えるでしょう。
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まとめ
本記事では、分かりやすいマニュアルをデザインするための手順と、作成中に注意すべきポイントを詳しく解説しました。分かりやすいマニュアルを作るには、目的の明確化から始め、対象者のニーズの把握、箇条書きや視線の流れを意識したデザインなどを意識することが大切です。また、注意点として、曖昧な表現を避け、使用者の誤解を招く可能性のある言葉の使用は避けましょう。
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