業務効率化のためにはマニュアルが必須！作成手順や効率化する方法を解説

 

業務の効率化を図るうえで欠かせないのが「マニュアルの整備」です。作業時間の短縮や属人化の防止など、マニュアルには多くのメリットがあります。一方で、作成や管理に時間がかかるといったデメリットも無視できません。

本記事では、マニュアル作成の効果や作成手順、マニュアル作成を効率化する方法をわかりやすく解説します。さらに、作成業務をサポートしてくれる便利なツールの選び方についても紹介します。これからマニュアルを作ろうと考えている方、既存のマニュアル運用を見直したい方は、ぜひ参考にしてください。

業務効率化のためにマニュアルを作成するメリット

業務効率化のためにマニュアルを作成すると、以下の4つのメリットがあります。

• 作業時間を短縮できる
• 属人化を防げる
• 業務品質を均一化できる
• 教育コストを削減できる

また、業務マニュアルについては以下の記事で詳しく解説しているので、あわせてご確認ください。

＞関連記事：業務マニュアルとは？わかりやすい作り方や無料テンプレートを紹介

作業時間を短縮できる

マニュアルがあれば、業務中に「どう進めるべきか」を都度確認する手間が省けて作業時間を短縮できます。不明点を調べたり、上司に質問したりする時間が削減され、スムーズな作業が可能になります。

また、正確な手順が共有されることでミスも減り、修正作業やダブルチェックの時間も短縮できるでしょう。結果として、業務のスピードが向上し、空いた時間を他の業務や改善活動に充てられるようにもなります。

属人化を防げる

業務の進め方が特定の人の頭にしかない状態では、休職や退職時に業務が止まるリスクがあります。マニュアルを整備することで、誰が見ても内容が理解できるため、その人にしかできない業務がなくなります。

不測の事態にも柔軟に対応でき、業務の継続性も担保されやすいです。また、業務は人ではなく「役割」に紐づくため、組織としても安定した体制を維持しやすくなるでしょう。

業務品質を均一化できる

マニュアルによって作業手順が標準化されることで、誰が担当しても同じ品質で業務を遂行できるようになります。これにより、スキルや経験の差によるアウトプットのばらつきが抑えられ、一定の品質基準を満たすことが可能です。

また、ミスが起きた際にも原因の特定がしやすくなり、改善活動の効率もアップするでしょう。結果として、組織全体として品質を安定的に維持できる環境が整います。

教育コストを削減できる

新人研修やOJTでは、教える側の負担が大きくなりやすいですが、マニュアルがあれば業務の基本を自主的に学べる環境が整います。

自分のペースで予習・復習が可能なため、理解度に個人差があっても効率よくキャッチアップできるのが魅力です。また、対面での指導が難しいリモート環境でも活用でき、質問回数の削減にもつながります。

業務効率化のためにマニュアルを作成するデメリット

マニュアルを作成する際には、以下の2つのデメリットも把握しておきましょう。

• マニュアルに縛られやすくなる
• マニュアルの作成や管理に手間がかかる

マニュアルに縛られやすくなる

マニュアルは業務を標準化するうえで有効ですが、内容に過度に依存すると、柔軟な判断力や自発的な工夫が失われる恐れがあります。

マニュアル通りに進めることが目的化し、変化への対応が苦手になるケースもあるでしょう。とくに予想外のトラブル時には「書いていないからわからない」と、対応を放棄してしまう事態にもなりかねません。

マニュアルはあくまで指針であり、状況に応じた判断を促す設計が重要です。

マニュアルの作成や管理に手間がかかる

マニュアルを作るには業務内容の洗い出し、構成の検討、文書化や図解など、相応の手間と時間が必要です。加えて、業務内容の変更やツールのアップデートに伴い、定期的な見直しや修正も発生します。

これを怠ると内容が陳腐化し、逆に業務の混乱を招く恐れもあります。マニュアルは一度作って終わりではなく、継続的に管理・改善していく体制が求められるのです。

業務効率化のためのマニュアルを作成する手順

業務効率化を目指してマニュアルを作成する際は、以下の3つの手順で進めます。

• スケジュールと目的を明確にする
• 全体の構成とフォーマットを決める
• 文章を作成して完成させる

また、業務マニュアルの作り方については、以下の記事でも詳しく解説しています。コツや事例を参考にしたい方は、ぜひあわせてチェックしてみてください。

＞関連記事：効果的な業務マニュアルの作り方を、事例も交えてわかりやすく解説！

スケジュールと目的を明確にする

マニュアル作成の最初のステップは、完成すべき期限を正確に把握し、その期限から逆算して作成スケジュールを綿密に立てることです。

たとえば、新卒社員向けのマニュアルなら、入社式や研修開始日までに間に合わせる必要があります。製品マニュアルであれば、開発の進行状況や製造開始日を考慮し、余裕を持ったスケジュールを設計しなければなりません。

また、マニュアルの目的を明確にすることも重要です。誰が使うのか・どのような場面で使うのか・どんな課題を解決したいのかを具体的に決めることで、作成する内容の方向性が定まり、利用者にとってわかりやすく効果的なものになります。

全体の構成とフォーマットを決める

スケジュールと目的が固まったら、次にマニュアルの骨格となる全体構成を設計します。

マニュアルのテーマを設定し、それに沿った章立てや目次を作成して、どのような内容をどの順番で記述するかを明確にしましょう。後から文章を書き始める際に迷うことなく、スムーズに作業を進めるようにするためです。

また、作成に使うフォーマットも早い段階で決定しておくとよいでしょう。フォーマット選びは作成だけでなく、完成後の配布方法や閲覧環境も考慮し、閲覧者が使いやすい形式を選ぶことが重要です。

文章を作成して完成させる

構成とフォーマットが決定したら、いよいよ文章作成に着手します。

業務担当者や現場の声を丁寧にヒアリングし、内容の正確さを担保しつつ、わかりやすい表現でまとめることを心がけましょう。マニュアルは専門的な用語を多用しすぎず、初心者でも理解できる平易な言葉を使うのが大切です。

また、文章だけでなく図解や写真、表などを適宜挿入することで、視覚的に理解しやすいマニュアルになります。作成途中は関係者に随時レビューを依頼し、フィードバックを反映させることで品質を高めていきましょう。

マニュアル作成を効率化する方法

マニュアル作成を効率化するためには、以下の3つを押さえておくといいでしょう。

• 担当者や責任者を決めておく
• 更新しやすいテンプレートを使う
• 専用のマニュアル作成ツールを活用する

担当者や責任者を決めておく

マニュアル作成の効率化には、責任者や担当者を事前に決めておくことが不可欠です。責任者の設定は、進捗管理・品質チェック・最終的な承認までを一貫して行い、作成の遅延や内容のばらつきを防ぎます。

また、マニュアルの更新が必要になった際にも中心となり、最新の業務内容に即した修正を推進します。担当部署が明確になることで組織内の協力も得やすくなり、責任の所在がはっきりするため、作業がスムーズに進みやすくなるでしょう。

こうした体制づくりが、効率的なマニュアル作成とその後の運用にもつながります。

更新しやすいテンプレートを使う

効率的にマニュアルを作成・運用するには、更新がしやすいテンプレートの活用が効果的です。標準化されたテンプレートを利用すれば、レイアウトやフォーマットを一から考える必要がなく、作成時間の短縮につながります。

また、テンプレートには必要な項目が網羅されているため、情報の抜け漏れを防げます。見た目の統一感が出ることで、読み手の負担も減り、内容がわかりやすく伝わりやすくなる効果も期待できるでしょう。更新の際もテンプレートを使うことで手戻りを減らし、効率よく修正や追加が可能です。

業務マニュアルのテンプレートは、以下の記事で15種類紹介しています。ぜひ参考にしてください。

＞関連記事：【無料】業務マニュアルを簡単に作れるテンプレート15選！作り方やメリットも解説

専用のマニュアル作成ツールを活用する

マニュアル作成をさらに効率化したい場合は、専用のマニュアル作成ツールの導入がおすすめです。こうしたツールは、業務に特化したテンプレートやデザイン機能を備えており、文章だけでなく画像や動画も簡単に挿入できます。

また、リアルタイムでの共同編集が可能なため、複数の担当者が同時に作業でき、情報共有もスムーズです。バージョン管理や更新履歴の自動管理機能により、常に最新のマニュアルを保てるため、更新作業の手間も大幅に軽減できるのもメリットです。

結果として、チーム全体の作業効率と品質向上につながりやすいと言えます。

マニュアル作成を効率化するツールの選び方

マニュアル作成には、ツールの利用が効率的でおすすめです。ツールは、以下の5つのポイントに注意して選びましょう。

• 目的に合った機能を備えているか
• 誰でも使いやすい操作環境か
• 更新や共有がしやすいか
• フォーマットの種類が豊富か
• 万全なサポート体制が整っているか

目的に合った機能を備えているか

マニュアル作成ツールを選ぶ際は、自社の目的に合った機能をしっかりと見極めることが重要です。

ツールには、以下のような機能を求めることがあります。

• 操作手順を動画でわかりやすく説明したい
• 複雑な図やイラストを多用したい
• 多言語に対応したマニュアルを作りたい
• 大量のマニュアルを一括管理したい

また、初心者向けにシンプルな操作で使える機能がある一方で、高度なカスタマイズや拡張性を持つツールもあります。目的にマッチしたツールを選ぶことで、作業効率が格段にアップし、結果として高品質なマニュアルの作成につながるでしょう。

誰でも使いやすい操作環境か

マニュアル作成には多くの担当者や関係者がかかわるため、ツールの操作性は大きな選定基準となります。直感的でわかりやすい操作環境を持つツールなら、初めて使う人でも戸惑うことなく作業に入れるため、マニュアル作成の教育コストも抑えられます。

さらに、必要な機能に簡単にアクセスでき、編集やフォーマット調整がスムーズに行えるかどうかも重要です。操作が複雑だと作成時間がかかり、効率が下がるため、無料トライアルで使いやすさを確認するといいでしょう。

更新や共有がしやすいか

マニュアルは作成して終わりではなく、情報の変化に応じて継続的に更新し、社内で共有していくことになります。そのため、複数人がリアルタイムで編集できる機能や、更新履歴をしっかり管理できるツールを選ぶことが重要です。

また、特定の情報に素早くアクセスできる検索機能の充実性や、閲覧権限の設定やセキュリティ管理が可能なこともポイントです。これらの機能によって、社内の情報共有が円滑になり、マニュアルを常に最新の状態に保てるようになります。

フォーマットの種類が豊富か

多様なフォーマットやテンプレートが揃っているツールは、マニュアル作成の生産性を大幅に高めます。用途に応じて最適なレイアウトを選べるため、文章の構成や見栄えに迷うことなく作業が進みます。

テンプレートの豊富さは、とくにマニュアル作成に不慣れな担当者にとって大きな助けとなり、作成時間の短縮に貢献するでしょう。また、テンプレートが柔軟にカスタマイズできれば、会社独自のスタイルやブランドイメージを反映させやすく、統一感のあるマニュアルの作成が可能です。

万全なサポート体制が整っているか

マニュアル作成ツールを導入した後も、問題が発生した際に迅速に対応してくれるサポート体制が整っているかも重要です。

初めて利用する場合や、操作に慣れていない担当者がいるときは、トラブル解決や疑問解消のためのユーザーガイドやFAQが充実しているか、問い合わせ窓口が複数用意されているかをチェックしましょう。

加えて、緊急対応の速さやユーザーフィードバックを反映した機能改善の頻度も、ツールの信頼性や使い勝手に大きく影響します。安心して長期間利用できる体制があるツールが理想です。

マニュアル作成を効率化するおすすめツール3選

NotePM

URL：https://notepm.jp/

NotePMは、誰でも簡単に使えるマニュアル作成ツールであり、高機能エディタやテンプレート機能といった機能が充実しています。そのうえ、変更箇所を自動的にハイライトで表示したり、登録した文章の全文検索やワンクリックで絞り込み検索ができたりといった具合に、必要な情報をすぐに見つけられるのも魅力です。

NotePMの特徴

NotePM
URL: https://notepm.jp/

以下の記事では、NotePMの評判について紹介しているので、ぜひあわせてご覧ください。

＞関連記事：NotePMの評判まとめ｜メリット・デメリットや料金など網羅的に解説

COCOMITE

出典：https://cocomite.konicaminolta.jp/

COCOMITEは、業務手順がわかりやすくて初心者にも扱いやすく、個々のノウハウを手軽に集積してマニュアル化できるという魅力があります。生産性の向上や人材育成などに効果が期待できます。

COCOMITEの特徴

COCOMITE
URL: https://cocomite.konicaminolta.jp/

Teachme Biz

出典：https://biz.teachme.jp/

Teachme Bizは、企業規模を問わず、小売・飲食・宿泊・製造・物流・医療などの幅広い業種で使用されているマニュアル作成ツールです。ツール自体を使いこなせるようになるためのトレーニング機能も充実しています。

Teachme Bizの特徴

Teachme Biz
URL: https://biz.teachme.jp/

他のマニュアル作成ツールも気になる方は、以下の記事もあわせてご確認ください。

＞関連記事：【2025年最新】マニュアル作成ツールおすすめ比較20選（無料あり）｜選び方・種類も解説

マニュアル作成を効率化するツールは『NotePM』が一番おすすめな2つの理由

業務効率化のためのマニュアル作成ツールには『NotePM』がおすすめです。その理由を2つ紹介します。

テンプレート機能でマニュアルを簡単に作成できる

NotePMにはテンプレート機能が搭載されており、誰でも簡単にマニュアルを作成できます。

高機能なエディタもあるため、バラバラなマニュアルのフォーマットを標準化できるのが特徴です。社内で資料のデザインが異なり、見にくいといった事態を防ぐこともできます。

矢印や吹き出しなど、マニュアル作成に便利な「画像編集機能」によって、見やすく編集できる点もメリットです。

検索性に優れている

NotePMは検索性に優れている点も、大きな特徴です。ツール内で作成したドキュメント以外にも、WordやExcel、PDFといったファイルの中身を全文検索できます。

社内文書をNotePMで一元管理することで、必要な情報の検索にかかる時間の短縮を図れるでしょう。どこに何の情報があるかわからない、といった問題の解決につながります。

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NotePMを活用してマニュアル作成に成功した2つの事例

株式会社ラクス

株式会社ラクスは業務効率化や管理コスト削減、売上やサービス向上などの企業活動支援のサービスを展開している企業です。手順書やナレッジが社内に散在し、新入社員がどこを見ればいいかわからない状態が発生していました。

NotePMを導入することで、情報をすぐに検索できるようになり、情報を探す時間を6～7割ほどに減らすことに成功しています。
また、引き継ぎ資料をNotePMにまとめたことで、引き継ぎコストを50%ほどに削減できました。

株式会社ラクスの導入事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】検索時間が4割削減！急成長SaaSが実践するナレッジ共有を浸透させるための取り組みとは – 株式会社ラクス

株式会社明電舎

株式会社明電舎は、発変電設備や制御システムなどの製造から設備・保全、メンテナンスをワンストップでサービス展開している会社です。情報管理にWordを使用していましたが、更新のたびに社内に周知する必要があったり、特定の情報を探すのに時間がかかったりしていたため、NotePMの導入を決めました。

NotePMの導入によって、検索機能で欲しい情報をすぐに見つけられるようになり、ナレッジをNotePMに自発的にまとめて、周知する文化ができました。

株式会社明電舎の成功事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】アジャイル型開発をサポートする社内ナレッジツール – 株式会社明電舎

マニュアル作成を効率化するならツールを利用しよう

業務効率化を進めるうえで、マニュアルの整備は欠かせません。マニュアルは作業時間の短縮や属人化の防止、業務品質の均一化、教育コストの削減など、多くのメリットをもたらします。

一方で、作成や管理に手間がかかるデメリットもありますが、適切な手順と専用ツールを活用することで効率的に対応可能です。とくに、更新や共有がしやすく操作性に優れたツールを選ぶことが重要です。

「NotePM」のようなテンプレート機能や検索性に優れたツールを活用すれば、マニュアル作成の負担を大幅に軽減し、業務の質とスピードを向上させられます。

「NotePM」は30日間無料でお使いいただけるので、まずはお試しからご検討ください。