業務効率化のためのマニュアルの作り方！作成手順やツールの選び方を解説

業務効率化マニュアル

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

2020年に拡大した新型コロナウイルス感染症の影響により、在宅ワークや自動化など、人と人の接触を極力減らした労働が求められるようになりました。コロナ禍の中でも生産性を向上し、業務効率化を推し進めるためには、業務全体の概要や流れ、作業手順などを記した「マニュアル」の作成・活用が必須です。

本記事では、業務効率化のためにマニュアルの作成をするときのポイントや、そのマニュアル作成に使えるツールを解説します。マニュアル作成ツールを選ぶポイントや、おすすめツールも併せて紹介します。

業務効率化のためにマニュアルはなぜ必要？

業務効率化を推し進める際、マニュアルはなぜ必要になるのでしょうか。ここでは、その理由について解説します。

業務スキルの平均化と作業品質の均一化

マニュアルに沿って仕事を進めることで、会社が求めるレベルまで従業員のパフォーマンスを引き上げ、平均化することができます。仕事を始めたばかりの人でも、マニュアルを活用することで、ベテランと同じ品質の対応をすることも可能になります。また、作業マニュアルに加えチェックリストなどで品質基準を設けておけば、作業の品質を高いレベルで均一にできるでしょう。

情報共有による業務効率化

マニュアルの役割は、単なる作業の手順書にとどまりません。業務を行う際の注意点やトラブル時の対応などの情報まで盛り込んで活用することで、ベテランから新入社員まで幅広くノウハウを共有することができます。従業員1人ひとりの経験を会社全体で蓄積し活用することで、生産性を高め、業務の大幅な効率化が期待できます。

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業務効率化のためのマニュアルの作成手順

ここからは、業務効率化を目的としてマニュアルを作成する際の手順について説明します。

1．マニュアルの範囲・想定読者を決める

マニュアルに記載すべき内容は、マニュアルの使用目的や想定読者によって変わります。それによって、どんな内容をどこまでマニュアルに入れるのか、いくつかのカテゴリに分類しましょう。カテゴリごとにマニュアルの範囲を決めたら、どこまで詳細にマニュアル化をするのかを考えることも大切です。「誰が」「どのタイミングで」」読むものなのか、読者を想定することで、どこまで詳しく説明すればよいかを決めましょう。

2．マニュアルを作成する

マニュアルの範囲と読者が決まったら、実際にマニュアル作成に入ります。その際、まずは全体が俯瞰できるように、マニュアル全体の構成を考えましょう。目次や見出しなどに落とし込んでから内容に着手することで、マニュアル作成の目的や、内容のずれを防ぐことができます。実際に書き始める前に、各見出しごとに記載すべき情報を箇条書きにしてリストアップしておけば、重複・漏れを防いで効率的にマニュアルを作ることができます。

3．マニュアルを共有し、更新する

作ったマニュアルを活用するため、周囲と共有しましょう。マニュアルを実際に使用する人だけでなく、上司や同僚などとも共有すれば、改善のヒントが得やすくなります。マニュアルは、最初から完璧にすることは難しく、内容にも移り変わりがあるものです。マニュアル使用者の生の声をフィードバックとして改善すると共に、内容を適宜見直して、万全なものになるよう追記・更新していきましょう。

業務効率化のためのマニュアル作成のポイント

ここからは、業務効率化のためにマニュアルを作成する際のポイントを6つご紹介します。

1．マニュアルを作成する担当者・スケジュールを決める

まずは、マニュアル作成の担当者を決めましょう。責任を明確にすることで、「誰も作成に着手しない」「更新されない古いマニュアルがずっと使われてしまう」という状況を防ぐことができます。また、担当者を決めると同時に、スケジュールを確保することも大切です。「いつまでにどの程度作成して共有する」と締め切りを設けて、マニュアル作成者は時間を確保し、作成業務に打ち込むようにしましょう。

関連記事：マニュアル制作を外注する3つのコツと自作で制作する3つのポイント

2．情報を入手し分析する

マニュアルを作成する際には、現場の状況をヒアリングして情報を入手し、分析することが重要です。通常業務や製品・サービスだけでなく、過去のトラブル事例や今後想定される問題点などについて情報収集し、整理しましょう。顧客からのクレームや要求のほか、現場特有の事例やトラブルを把握するために、マニュアルを実際に活用する現場の意見を聞くことも大切です。現場で働く従業員へのヒアリングを行えば、より運用しやすいマニュアルが作成できるでしょう。

3．どこに何のマニュアルがあるのかを明確にする

作成したマニュアルは、目的の項目がすぐ見つかるよう、検索・閲覧しやすい状態にすることが大切です。検索のしやすさを考え、紙でマニュアルを配布する場合でも、オンラインで見れるようにするのがおすすめです。また、フォーマットが統一されていなかったり、見たい情報が複数ページに散らばっていると、閲覧にも手間取ってしまします。目次に沿って、同一の形式で記載することで、マニュアルが見やすくなり、より業務を効率的に進めやすくなるでしょう。

4．読み手を意識した分かりやすい文章で書く

マニュアル作成の際には「5W1H」を意識して書くことが大切です。「誰が」「いつ」「どこで」「どんな目的で」「どの業務を」「どのように行うか」を盛り込むことで、誰が読んでもわかりやすい内容になります。「誰が」や「いつ」といった情報に漏れがあると、マニュアル通りに作業を行っても、作業自体に意味がなくなる恐れもあります。作業の目的や仕事の判断基準、事例などを記載することで、マニュアル使用者が自分で判断して動けるようになるため、他の従業員の時間を取ることなく一人で業務を遂行できるようになります。

5．写真やフローチャートなど視覚情報を駆使する

より効果的にマニュアルの内容を伝えたいなら、写真やフローチャートなどの視覚情報を積極的に使ってみましょう。文章よりも写真や図のようなイメージの方が、より読み手が素早く内容を理解できるからです。特に、手順が複雑な場合は、作業工程ごとに写真を使うえば、読み手に負担なく意図が伝えられます。他にも、文章内で大事なポイントは文字の色を変えたり、写真の代わりに動画を掲載したりするなど、視覚情報が駆使できないか工夫してみてください。

6．マニュアルを定期的に更新する

会社の状況や仕事内容の変化に伴い、マニュアルの内容にも古い情報が含まれてくるはずです。定期的にマニュアルをチェックすれば、最新の情報に書き換えることができます。マニュアルが古いままだと、不要な業務を行ったり、あらたに確認作業が発生したりなどするため、業務に無駄が発生します。マニュアルを整備する担当者を決めて、マニュアルの更新忘れや陳腐化を防ぐようにしましょう。

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業務効率化のためのマニュアル作成ツールとは

ここからは、業務効率化のためにマニュアルを作成する際に便利なマニュアル作成ツールについて解説します。

マニュアル作成ツールとは？

マニュアル作成ツールとは、簡単にマニュアル作成ができるよう、作成を手助けする機能が装備されたソフトウェアのことです。Wordなどの既存のOfficeソフトでもマニュアル作成は可能ですが、一から作るとかなりの時間や手間がかかります。その点、マニュアル作成ツールには、テンプレートが豊富に用意されていたり、手軽に高度な編集が行えるような機能が備わっていたりします。そのため、PCスキルに関わらず、誰でもが簡単にマニュアルを作成できるのです。

マニュアル作成ツールを選ぶコツ

マニュアル作成ツールを選ぶ際は、「何のためにマニュアル作成ツールを導入するのか」という目的から考えてツールを選ぶようにしましょう。たとえば「手順書を効率的に作成したい」という目的なら、テンプレートが豊富に用意されているか、マニュアルに画像ファイルや動画ファイルを添付できるかどうかなどをチェックしましょう。社内ナレッジの蓄積・活用が目的なら、マニュアルの変更箇所がすぐにわかるものや、複数人で同時編集できるものを選ぶのがおすすめです。目的に沿ったツールを使って、自社の抱えている課題を解決しましょう。

業務効率化のためのマニュアル作成ツールを比較するポイント

ここからは、マニュアル作成ツールを導入するとき、どんなポイントに気を付けて比較をしたらよいかを解説します。

マニュアル作成ツールの種類の確認

検討しているマニュアル作成ツールが、有料か無料かを確認しましょう。Microsoftなどのサイトでは、マニュアル作成にも使える無料のテンプレートがダウンロードできます。より手軽にマニュアルを作成したい場合は、有料ツールを無料トライアルなどで試して検討しましょう。有料のものには、自社のサーバー内にシステムを設置する自社運用型と、インターネット経由でサービスを利用するクラウド型があります。近年は、初期費用が安価で決済後すぐ利用可能なクラウド型が人気です。

導入目的に適した機能の有無

前述したように、マニュアル作成ツールを選ぶ際は、マニュアル作成ツールの導入目的や、自社が解決したい課題から考えてツールを選ぶようにしましょう。「マニュアルを簡単に作成したい」という目的だけでなく、「複数人で随時更新したい」「パソコンだけでなく、やスマートフォンやタブレットでも利用したい」などの要望があれば、それに合致したツールを選びましょう。

操作感の確認

自社の要望に合致したツールでも、利用した際の操作感が劣っていては、かえってマニュアル作成に手間取ってしまいます。直観的に利用できるか、疑問点をヘルプページなどですぐに解決できるかなどの点を、事前にチェックすることがおすすめです。有料ツールには無料トライアル期間が設けられているものもあるため、本格的な導入前に操作感を確かめましょう。実際に利用してみることで、導入後のトラブルを回避できるはずです。

業務効率化のためのマニュアル作成ツール3選

NotePM

NotePM は、誰でも簡単に使うことができるマニュアル作成ツールであり、機能エディタやテンプレート機能といった機能が充実しています。そのうえ、変更箇所を自動的にハイライトで表示したり、登録した文章の全文検索やワンクリックでの絞込検索ができたりといった具合に、必要な情報をすぐに見つけられるのも魅力です。

NotePMの特徴

誰がいつどのページを見たかを一覧表示してくれるので、閲覧済みかどうかの確認が不要です。
ツリー構造を採用しており、目的のフォルダがどこにあるのかが一目でわかります。
ページ作成や更新をした際に特定のユーザーに通知することができます。

NotePM
URL: https://notepm.jp/

COCOMITE

COCOMITE は、業務手順がわかりやすくて初心者にも扱いやすいのに加え、個々のノウハウを手軽に集積してマニュアル化することができるという魅力があります。生産性の向上や人材育成などに効果が期待できます。

COCOMITEの特徴

基本レイアウトに沿って入力していくだけで画像や動画などを用いたマニュアルが簡単に作成できます。
最大で5階層のフォルダ分けができ、フォルダごとにアクセス権限を設定することも可能です。
フォルダやファイルの共有リンクが取得可能なので、必要な情報をユーザーごとに素早く届けられます。

COCOMITE
URL: https://cocomite.konicaminolta.jp/

Teachme Biz

Teachme Biz は、企業規模を問わず、小売・飲食・宿泊・製造・物流・医療などの幅広い業種で使用されているマニュアル作成ツールです。ツール自体を使いこなせるようになるためのトレーニング機能も充実しています。

Teachme Bizの特徴

検索機能や配信機能が充実しており、必要な情報を効率的に取得できます。
不要になった情報は非表示にし、必要に応じて再表示することができます。
業務の効率化によって会社全体のコストを削減

Teachme Biz
URL: https://biz.teachme.jp/

まとめ

従業員のナレッジを蓄積・運用して業務効率化を推し進めるためにも、今後ますますマニュアルの重要性は高まっていくと予想されます。近年では、作成したマニュアルに変更があるたびに、オンラインで随時更新したり、タイムラインで通知したりできるオンラインのツールもあります。マニュアルの作成・運用に課題を感じている方は、社内wikiを始めとするマニュアル作成ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。