引き継ぎマニュアルの作り方｜記載すべき6項目と5ステップで解説

業務の引き継ぎが決まったとき、「何をどこまでマニュアルに書けばいいのか分からない」「後任者が困らないように伝えたいけれど、時間がない」と悩む方は少なくありません。

口頭での説明だけでは漏れが出やすく、後任者が業務を理解できずにミスをしたり、異動後も頻繁に問い合わせが来たりするリスクがあります。そこで重要になるのが、業務内容を体系的にまとめた「引き継ぎマニュアル」の作成です。

引き継ぎマニュアルに記載すべき項目は、以下の6つです。

• 業務の目的と概要
• 業務のスケジュールと発生頻度
• 業務の流れと手順
• 関係者の情報
• トラブル発生時の対応方法
• 資料やデータの保管場所

この記事では、引き継ぎマニュアルの作成手順を5つのステップで解説し、分かりやすいマニュアルを作るためのポイントや、作成・管理を効率化できるツールの比較情報までを網羅的にご紹介します。後任者が一人で業務を遂行できる状態を作り、円満に引き継ぎを完了させるための具体的な方法が分かります。

引き継ぎマニュアルとは

引き継ぎマニュアルとは、担当者が変わっても業務を継続できるように、業務内容や手順を体系的にまとめた文書のことです。後任者が業務を理解し、一人で実行できるようにするための資料として機能します。

似た言葉に「引継書」がありますが、両者には明確な違いがあります。引き継ぎマニュアルは継続的に使用される業務の標準文書であるのに対し、引継書は特定の引き継ぎタイミングで作成される一時的な文書です。

引き継ぎマニュアルの定義

引き継ぎマニュアルは、業務の目的、手順、注意点、関係者情報などを網羅的に記載した文書です。担当者が変わっても業務を継続できるようにするための標準化ツールとして位置づけられます。

マニュアルには、日常的に行う定型業務から、月次・年次で発生する定期業務、さらにはイレギュラーな事態への対応方法まで、業務に関わるあらゆる情報を含めることで、後任者は業務の全体像を把握し、自分で判断しながら作業を進められるようになります。

引継書との違い

引継書は、特定の引き継ぎタイミングで作成される一時的な文書です。異動や退職が決まったときに、現在の担当者が後任者に向けて作成し、引き継ぎが完了すれば役割を終えます。

一方、引き継ぎマニュアルは継続的に更新・活用される業務の標準文書です。担当者が変わるたびに新たに作り直すのではなく、一度作成したマニュアルを更新しながら使い続けることで、業務の標準化と品質の維持を実現します。

引継書が「今回の引き継ぎのための個別資料」であるのに対し、引き継ぎマニュアルは「業務そのものの説明書」として、組織の資産となる点が大きな違いです。

引き継ぎマニュアルが必要な理由

引き継ぎマニュアルを作成することで、業務品質の維持、属人化の防止、引き継ぎ負担の軽減といった具体的なメリットが得られます。口頭での説明だけでは漏れや誤解が生じやすく、後任者が業務を正しく理解できないリスクがあります。

マニュアルという形で業務を可視化することで、担当者が変わっても安定した業務運営が可能になり、組織全体の生産性向上につながります。

業務品質の確保

マニュアル化により業務の標準化が進み、担当者による品質のばらつきを抑制できます。手順やノウハウが文書化されることで、誰が担当しても同じ品質で業務を遂行できる環境が整います。

特に、複数人が同じ業務を担当する場合や、定期的に担当者が変わる業務では、マニュアルがあることで一定の品質基準を保つことができ、顧客や他部署への対応品質が安定し、信頼性の高い業務運営が実現します。

業務の属人化を防止

業務手順の文書化により、特定の担当者に依存する状態を解消できます。「この業務はあの人しかできない」という状況は、組織にとって大きなリスクです。担当者が急に休んだり退職したりすると、業務が止まってしまう可能性があります。

マニュアルがあれば、担当者が不在でも他のメンバーが代わりに業務を進められるため、組織の安定性が高まります。また、新しいメンバーが加わったときも、マニュアルを見ながらスムーズに業務を習得できるため、教育コストの削減にもつながります。

引き継ぎ後の負担軽減

マニュアルにより後任者が自己解決できる環境が整い、前任者への問い合わせが減少します。口頭での説明だけでは、後任者が不明点を思い出せなかったり、細かい手順を忘れてしまったりすることがあります。

マニュアルがあれば、後任者は分からないことがあってもすぐに確認でき、前任者に何度も質問する必要がなくなります。これにより、前任者は異動後の新しい業務に集中でき、後任者も自立して業務を進められるようになります。双方の負担が軽減され、スムーズな引き継ぎが実現します。

引き継ぎマニュアルに記載すべき項目

引き継ぎマニュアルには、業務の目的、スケジュール、手順、関係者情報、トラブル対応、資料保管場所の6つの項目を記載します。これらの項目を漏れなく含めることで、後任者が業務を正しく理解し、一人で遂行できる状態を作ることができます。

各項目の具体的な内容と記載のポイントを、以下で詳しく説明します。

業務の目的と概要

業務の背景・目的・全体像を記載することで、後任者が業務の意義を理解できます。「なぜこの業務を行うのか」「この業務が組織全体のどこに位置づけられるのか」を明示することで、後任者は単なる作業手順だけでなく、業務の重要性や優先度を把握できます。

例えば、月次の売上報告業務であれば、「経営判断のための重要データを提供する業務」といった目的を記載します。業務の意義が分かることで、後任者は責任感を持って取り組めるようになり、判断が必要な場面でも適切な対応ができるようになります。

業務のスケジュールと発生頻度

業務の実施タイミングと頻度を明記することで、後任者が計画的に業務を遂行できます。年間・月間・週間のスケジュールを整理し、定期業務と不定期業務を分けて記載します。

例えば、「毎月5日までに前月の売上データを集計」「四半期ごとに取引先への報告書を作成」といった具体的な期限を示します。また、年度末や決算期など、特定の時期に集中する業務についても明記することで、後任者は業務の繁閑を把握し、適切にスケジュールを組めるようになります。

業務の流れと手順

業務の各ステップを順序立てて記載し、使用ツールや必要な権限も明示します。作業の開始から完了までを具体的に説明することで、後任者は迷わず業務を進められます。

手順を記載する際は、「まず〇〇システムにログインし、△△メニューから□□を選択する」といった具体的な操作レベルまで落とし込みます。また、使用するシステムやツールへのアクセス権限、必要なパスワードの保管場所なども併せて記載することで、後任者がスムーズに業務を開始できる環境を整えます。

関係者の情報

業務に関わる関係者の連絡先と役割を記載することで、後任者が適切にコミュニケーションできます。社内の関連部署の担当者や、社外の取引先の窓口など、業務を進める上で連絡を取る必要がある人の情報を整理します。

単に名前と連絡先を列挙するだけでなく、「〇〇の承認は△△部の□□さん」「トラブル時は××社の◇◇さんに連絡」といった具体的な役割も明記することで、後任者は誰に何を相談すればよいかが明確になり、スムーズに業務を進められます。

トラブル発生時の対応方法

想定されるトラブルとその対処法、エスカレーション先を記載することで、緊急時の対応を円滑化できます。過去に発生したトラブル事例とその解決方法を記録しておくことで、同じ問題が起きたときに後任者が迅速に対応できます。

例えば、「システムエラーが発生した場合は、まず〇〇を確認し、それでも解決しない場合は△△部のヘルプデスクに連絡」といった具体的な手順を示します。また、自分で判断できない事態が発生した場合のエスカレーション先も明記することで、後任者が一人で抱え込まずに適切に対応できる環境を作ります。

資料やデータの保管場所

資料の保管場所とアクセス方法を明記することで、後任者が必要な情報をすぐに見つけられます。業務に必要なファイルやデータがどこに保存されているか、共有フォルダのパスやアクセス権限の取得方法などを具体的に記載します。

例えば、「月次報告書のテンプレートは共有ドライブの〇〇フォルダ内」「過去のデータは△△システムの□□画面から検索可能」といった情報を示します。また、紙の資料がある場合は保管場所を明記し、デジタルデータと紙資料の対応関係も分かるようにしておくと、後任者が混乱せずに済みます。

引き継ぎマニュアルの作成手順

引き継ぎマニュアルの作成は、スケジュール決定、業務洗い出し、作成、引き継ぎ、修正の5ステップで進めます。各ステップを順序立てて実施することで、漏れのない質の高いマニュアルを効率的に作成できます。

以下、各ステップの具体的な進め方を説明します。

手順1:引き継ぎスケジュールの決定

引き継ぎ完了日から逆算してマニュアル作成のスケジュールを設定します。後任者への引き継ぎ期間を考慮し、いつまでにマニュアルを完成させるかを明確にします。

例えば、引き継ぎ完了日が1か月後であれば、マニュアル作成に2週間、後任者への説明と実地訓練に2週間といった具合にスケジュールを組みます。余裕を持ったスケジュールを設定することで、後任者からのフィードバックを反映する時間も確保でき、より完成度の高いマニュアルに仕上がります。

手順2:業務内容の洗い出し

日常業務、定期業務、不定期業務を分類し、優先順位を付けて整理します。担当している業務を漏れなくリストアップすることが、質の高いマニュアル作成の第一歩です。

まず、毎日行う業務、週次・月次で行う業務、年次で行う業務をそれぞれ書き出します。次に、イレギュラーで発生する業務や、特定の条件下でのみ発生する業務も洗い出します。その上で、業務の重要度や頻度に応じて優先順位を付け、マニュアルに記載する順番を決めます。

手順3:マニュアルの作成

記載すべき項目に沿って、業務の目的、手順、関係者情報などを具体的に記述します。洗い出した内容をもとに、使用する媒体を決定し、実際にマニュアルを作成していきます。

WordやExcelといった一般的なツールを使う方法もあれば、後述するような専用のマニュアル作成ツールを活用する方法もあります。どの媒体を選ぶにしても、後任者が見やすく、検索しやすい形式で作成することを心がけ、図やスクリーンショットを活用し、文字だけでなく視覚的にも分かりやすいマニュアルを目指します。

手順4:後任者への引き継ぎ

マニュアルを使った口頭説明と実地訓練を組み合わせることで、理解度を高めます。マニュアルを渡すだけでなく、一緒に確認しながら説明し、実際にマニュアルを見ながら業務を一緒に行います。

後任者がマニュアルを読んで理解できているか、実際に業務を遂行できるかを確認しながら進めることが重要です。不明点があればその場で質問してもらい、マニュアルに追記が必要な箇所があれば記録しておきます。実地訓練を通じて、後任者が自信を持って業務を進められる状態を作ります。

手順5:マニュアルの修正と更新

後任者や第三者からのフィードバックをもとにマニュアルを継続的に改善します。引き継ぎが完了した後も、後任者から「ここが分かりにくかった」「この情報が足りなかった」といった意見を集め、マニュアルに反映します。

また、上司や同僚にも確認してもらい、第三者の視点で改善点を指摘してもらうことで、より分かりやすいマニュアルに仕上がります。マニュアルは一度作って終わりではなく、継続的に更新していくことで、組織の資産として価値を高めていきます。

この段階で、NotePMなどのツールを活用することで、変更履歴の管理、複数人での編集、強力な検索機能により、マニュアルの更新・管理を効率化できます。誰がいつどの部分を修正したかが記録され、過去のバージョンにも簡単に戻せるため、安心してマニュアルを改善し続けることができます。

分かりやすい引き継ぎマニュアルを作成するポイント

分かりやすいマニュアルには、順序立てた記載、平易な言葉、視覚的な工夫、結論先行の構成が必要です。マニュアルの質を高めるための具体的なコツを理解することで、初心者でも理解できる分かりやすいマニュアルを作成できます。

以下、4つのポイントを詳しく説明します。

業務の順番どおりに記載する

業務の流れに沿って時系列で記載することで、後任者が迷わず作業を進められます。作業手順を実際に行う順序で説明することで、後任者はマニュアルを上から順に読み進めるだけで業務を完了できます。

例えば、「まず〇〇を準備し、次に△△を確認し、その後□□を実施する」といった具合に、ステップごとに順序立てて記載します。途中で前の手順に戻ったり、後の手順を先に説明したりすると、後任者が混乱する原因になるため、時系列を守ることで分かりやすさが格段に向上します。

初心者でも分かる言葉を使う

専門用語や社内用語には説明を付け、予備知識がなくても理解できる表現を使います。自分にとっては当たり前の言葉でも、後任者にとっては初めて聞く言葉かもしれません。

例えば、「〇〇システム(社内の販売管理システム)」といった具合に、初出の用語には必ず説明を付けます。また、略語を使う場合も、最初に正式名称を示してから略語を使うようにし、平易な言葉で説明することで、後任者がスムーズに業務を理解できるようになります。

視覚的に分かりやすくする

写真や図、表を活用し、色分けや箇条書きで情報を整理することで視覚的に理解しやすくなります。文字だけの説明では伝わりにくい内容も、画像やスクリーンショットを使うことで一目で理解できるようになります。

例えば、システムの操作手順を説明する際は、各ステップのスクリーンショットを貼り付け、クリックする場所を赤枠で囲むといった工夫をします。また、重要な注意事項は色を変えたり太字にしたりすることで、後任者の目に留まりやすくなります。

この段階で、NotePMなどのツールを活用することで、高機能エディタによる画像編集、テンプレート機能、プレビュー機能により、視覚的に分かりやすいマニュアルを効率的に作成できます。画像の挿入や編集が簡単にでき、作成中のマニュアルをプレビューで確認しながら進められるため、完成度の高いマニュアルを短時間で作成できます。

結論を先に書く

結論を先に書き、その後に理由や具体例を補足することで、要点を素早く把握できます。PREP法(結論・理由・具体例・結論)を意識した構成にすることで、後任者は何が重要かをすぐに理解できます。

例えば、「この業務は毎月5日までに完了させる必要があります(結論)。なぜなら、経営会議で使用するデータだからです(理由)。具体的には、前月の売上データを集計し、報告書を作成します(具体例)。必ず期限を守って提出してください(結論の繰り返し)」といった構成です。結論先行で書くことで、後任者が重要なポイントを見落とすリスクを減らせます。

引き継ぎマニュアル作成のタイミング

引き継ぎマニュアルは日頃から作成・更新するのが理想だが、異動・退職決定後は1か月前から2週間前までに着手すべきです。いつから作成を始めるべきかの具体的な指針を理解することで、余裕を持ったマニュアル作成が可能になります。

以下、理想的なタイミングと、現実的なタイミングの両方を説明します。

理想は日頃から作成・更新

業務を行いながら随時マニュアルを作成・更新することで、急な異動や退職にも対応できます。日常的に業務を進める中で、手順や注意点をその都度マニュアルに記録しておくことで、いざ引き継ぎが必要になったときに慌てずに済みます。

特に、新しい業務を始めたときや、業務手順が変更になったときは、その時点でマニュアルを更新しておくことが重要です。時間が経つと細かい手順を忘れてしまうため、記憶が新しいうちに記録することで、正確で詳細なマニュアルを維持できます。

異動・退職決定後の作成スケジュール

異動・退職が決まった場合、1か月前から2週間前までにマニュアル作成に着手することが望ましいです。引き継ぎ期間を考慮すると、最低でも2週間はマニュアル作成に充てる必要があります。

例えば、1か月後に異動が決まった場合、最初の2週間でマニュアルを作成し、残りの2週間で後任者への説明と実地訓練を行うといったスケジュールが現実的です。ただし、業務の複雑さや量によっては、さらに早めに着手する必要があり、時間的余裕がない場合は、重要度の高い業務から優先的にマニュアル化していくことで、最低限の引き継ぎを確保します。

マニュアル完成後の引き継ぎの進め方

マニュアル完成後は、口頭説明、実地訓練、フィードバック収集の3ステップで引き継ぎを進めます。マニュアルを渡すだけでなく、実際の引き継ぎプロセスを丁寧に進めることで、後任者が確実に業務を習得できる環境を作ります。

以下、各ステップの具体的な進め方を説明します。

マニュアルを使った口頭説明

マニュアルを渡すだけでなく、一緒に確認しながら説明し、後任者の理解度を確認します。マニュアルを見ながら、重要なポイントや注意すべき点を口頭で補足することで、後任者の理解が深まります。

説明の際は、一方的に話すのではなく、後任者が理解できているか確認しながら進めます。「ここまでで分からないことはありますか」と定期的に確認し、疑問点があればその場で解消することで、後任者が質問しやすい雰囲気を作り、理解度の高い引き継ぎが実現します。

実際の業務を一緒に行う

マニュアルを見ながら実際に業務を体験してもらうOJT形式で、実践的なスキルを身につけます。口頭説明だけでは理解しきれない部分も、実際に手を動かすことで体得できます。

最初は前任者が実演し、後任者に見てもらいます。次に、後任者が実際に操作し、前任者がサポートする形で進めます。最終的には、後任者が一人で業務を完了できるかを確認し、このプロセスを通じて、後任者は自信を持って業務を引き継げるようになります。

フィードバックの収集と反映

後任者から不明点や改善点をヒアリングし、マニュアルを継続的に改善します。引き継ぎが完了した後も、後任者が実際に業務を進める中で気づいた点を集め、マニュアルに反映することで、より実用的なマニュアルに仕上がります。

また、後任者が業務を進める中で疑問が生じた場合に備えて、質問しやすい環境を整えることも重要です。この段階で、NotePMなどのツールを活用することで、全文検索による情報の即座の検索、未読管理・閲覧履歴による進捗確認、コメント・質問機能による双方向のコミュニケーションにより、引き継ぎ後の負担を軽減できます。

後任者はマニュアル内を検索して必要な情報をすぐに見つけられ、どの部分を読んだかが記録されるため、前任者も進捗を把握できます。また、マニュアルの該当箇所に直接コメントや質問を残せるため、やり取りがスムーズになり、双方の負担が大幅に軽減されます。

引き継ぎマニュアル作成・管理に役立つツール

引き継ぎマニュアル作成・管理に役立つツールには、NotePM、Teachme Biz、Confluence、Dojo、ヘルプドッグマニュアルなどがあります。各ツールの特徴と選び方のポイントを理解することで、自社に最適なツールを選択できます。

以下、主要ツールの比較表と各ツールの詳細な特徴を紹介します。

主要ツールの比較表

5つのツールの料金・主要機能・特徴を表形式で比較し、一目で各ツールの違いが分かるよう整理しました。

ツール名	料金	主要機能	特徴
NotePM	月額4,800円(8ユーザー)～	強力な全文検索、テンプレート、変更履歴管理	WordやPDFの中身まで検索可能。AI機能による要約・翻訳・校正を搭載
Teachme Biz	月額59,800円～(初期費用別途)	画像・動画編集、閲覧状況分析、承認ワークフロー	画像・動画ベースのビジュアルマニュアル作成に強み。AIによる原案生成機能
Confluence	無料(10ユーザーまで)、Standardプランは月額600円/ユーザー～	共同編集、外部ツール連携、豊富なテンプレート	IT・開発チーム向け。JiraやSlackなど1,000以上のアプリと連携可能
Dojo	要問い合わせ	PC操作自動記録、12種類の形式で出力、eラーニング対応	PC操作を自動録画してマニュアル化。システム操作マニュアルに特化
ヘルプドッグマニュアル	月額35,000円(50ユーザー)～(初期費用別途)	AI自動作成、画像・動画対応、ノート・タスク管理	AIがタイトルから内容を自動下書き。情報共有ツールとしても活用可能

各ツールの特徴

各ツールの詳細な特徴と向いている用途を個別に紹介します。自社の目的やマニュアル化したい業務内容に合わせて、最適なツールを選ぶことが重要です。

NotePM

NotePMは社内マニュアルや業務手順書、ノウハウ共有など幅広い用途に対応し、組織の情報を資産として蓄積することを目指すクラウド型のナレッジマネジメントツールです。WordやExcel、PDFの中身まで検索できる強力な全文検索機能を搭載しており、必要な情報を素早く見つけることができます。

高機能エディタとテンプレートによる簡単なマニュアル作成が可能で、ITツールが苦手な人でも直感的に操作できます。柔軟なアクセス制御とIPアドレス制限、二段階認証などの高度なセキュリティを提供し、金融機関や大学でも導入実績があります。

個人のノウハウを組織の資産として蓄積し、属人化を解消できる点が大きな特徴です。強力な検索機能により、必要な情報を探す時間を大幅に削減でき、直感的な操作性で、ITツールに不慣れな人でも簡単に利用を開始できます。

Teachme Biz

Teachme Bizはマニュアルの作成から共有、運用までを一貫して行えるクラウドサービスです。画像や動画を中心とした分かりやすいマニュアルを誰でも簡単に作成できるのが特徴で、小売、飲食、製造業など、業界を問わず多くの企業で導入されています。

画像や動画の編集機能が充実しており、直感的な操作でマニュアルを作成可能です。AIによるマニュアルの原案生成や動画の自動分割機能を搭載し、作成工数を大幅に削減できます。閲覧・検索ログの分析機能でマニュアルの利用状況を把握・改善でき、承認ワークフロー機能によりマニュアルの品質を担保できます。

マニュアル作成工数を大幅に削減し、業務効率化を実現できます。動画や画像を用いることで、テキストだけでは伝わりにくい内容も正確に伝えられ、マニュアルの浸透度を可視化し、教育効果を高めることができます。

Confluence

Confluenceはオーストラリアのatlassian社が開発した、チームでのコラボレーションとナレッジ共有を目的としたツールです。「スペース」と「ページ」という構造で情報を体系的に整理し、社内Wikiやドキュメント管理、プロジェクト計画など多岐にわたる用途で活用できます。

リアルタイムでの共同編集機能やコメント機能による円滑なコラボレーションが可能です。JiraやTrelloなどのAtlassian製品や、Slack、Microsoft Teamsなど1,000以上の外部アプリと連携可能で、100種類以上の豊富なテンプレートを活用し、議事録やプロジェクト計画などを効率的に作成できます。

チームの知識やノウハウを一元管理し、情報格差をなくすことができ、他ツールとの強力な連携により、タスク管理とナレッジをシームレスに結びつけられます。テンプレートの活用でドキュメント作成の時間を短縮し、生産性を向上させることができます。

Dojo

Dojoは株式会社テンダが提供するマニュアル自動作成ツールです。普段通りにPC操作をするだけで、その内容が自動で記録され、マニュアルやeラーニングコンテンツが生成されます。累計導入企業数は3,000社以上にのぼります。

PC操作を自動で記録し、画面キャプチャと操作説明文を自動生成します。Word、Excel、HTML、動画など12種類の形式でコンテンツを出力可能で、豊富なテンプレートや編集機能(スポットライト、ズームなど)で、分かりやすいマニュアルを作成できます。マニュアルだけでなく、シミュレーションコンテンツやeラーニング教材の作成も可能です。

マニュアル作成の工数を最大96%削減した実績があり、大幅な業務効率化が見込めます。誰が作成しても品質が均一なマニュアルを簡単に作成でき、多様な出力形式に対応しているため、用途に応じたコンテンツ活用が可能です。

ヘルプドッグマニュアル

ヘルプドッグマニュアル(旧 toaster team)はnoco株式会社が提供するマニュアル作成ツールで、AIによるマニュアル自動作成機能が特徴的です。AIがマニュアルのタイトルから内容を自動で下書き作成し、画像や動画を用いた分かりやすいマニュアルを簡単に作成可能です。

ノート機能やタスク管理機能も備え、情報共有ツールとしても活用でき、マニュアル作成だけでなく、チーム内の情報共有やタスク管理を一元化できるため、業務効率化に貢献します。

引き継ぎマニュアルの作成・管理を効率化したいならNotePMがおすすめ

引き継ぎマニュアルの作成には、記載すべき項目を漏れなく含め、分かりやすい表現と視覚的な工夫を取り入れることが重要です。業務の目的、スケジュール、手順、関係者情報、トラブル対応、資料保管場所の6つの項目を網羅し、後任者が一人で業務を遂行できる状態を作ります。

マニュアルは一度作って終わりではなく、継続的に更新していくことで組織の資産として価値を高めていきます。後任者からのフィードバックを反映し、業務手順の変更があれば随時更新することで、常に最新で正確なマニュアルを維持できます。

作成したマニュアルを効率的に管理し、チーム全体で活用したい場合は、NotePMの導入がおすすめです。NotePMは、強力な全文検索機能により必要な情報を素早く見つけられ、変更履歴管理により誰がいつ何を修正したかが記録され、複数人での編集が可能なため、チーム全体でマニュアルを育てていくことができます。

無料トライアルも用意されているため、まずは実際に試してみて、自社の業務に合うかを確認してみてください。