作業手順書の無料テンプレート5選とおすすめサイトを紹介｜作り方やポイントも

 

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

社内で使用する作業手順書を作成する際は、テンプレートの利用がおすすめです。テンプレートを利用することで、作成の手間を省きながらも品質の高い作業手順書を作成できます。

本記事では、今すぐ使える作業手順書の具体的なテンプレート例や、テンプレートが見つかるおすすめサイトを紹介します。簡単な作り方やそのポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

関連記事：マニュアルのテンプレートサイト10選！フォーマットで効率化するポイントも解説

WEB上で簡単に作業手順書の作成・管理を行えるツール「NotePM」

 

今すぐ使える作業手順書のテンプレート例5選｜無料ダウンロード可

今すぐ使える無料の作業手順書のテンプレート例を5つ紹介します。

1. 来客対応手順書テンプレート
2. 電話受付手順書テンプレート
3. コンピューター操作手順書テンプレート
4. システム本番作業書テンプレート
5. リリース手順書テンプレート

必要なテンプレートを選び、自社に合った内容にカスタマイズしてご利用ください。

1.来客対応手順書テンプレート

来客対応マナー

＞関連記事：来客対応 ビジネスマナーマニュアル（新人社員教育教材ひな形）

 

来客対応手順書テンプレートをNotePMで使ってみる

 

2.電話受付手順書テンプレート

電話対応マニュアル

＞関連記事：電話対応のビジネスマナーマニュアル（新人社員教育教材ひな形）

 

電話受付手順書テンプレートをNotePMで使ってみる

 

3.コンピューター操作手順書テンプレート

操作手順書サンプル（グループを作成する方法）

＞関連記事：コンピューター操作手順書（マニュアル） テンプレート

 

コンピューター操作手順書テンプレートをNotePMで使ってみる

 

4.システム本番作業書テンプレート

データベースアップデート作業手順書

＞関連記事：システム本番作業書 テンプレート（書き方の記載例）

 

システム本番作業書テンプレートをNotePMで使ってみる

 

5.リリース手順書テンプレート

リリース手順書（サンプル）

＞関連記事：リリース手順書 テンプレート（書き方とサンプル例）

 

リリース手順書テンプレートをNotePMで使ってみる

 

作業手順書のテンプレートが見つかるおすすめサイト6選

作業手順書のテンプレートが見つかるおすすめサイトを6つ紹介します。

サイト名	特徴
NotePM	・高い編集機能とカスタマイズできるテンプレートあり ・作成した作業手順書の運用にも優れる
kaizen penguin	・Excel形式の作業手順書テンプレートあり ・手順の詳細やチェックリストあり
bizocean	・3.2万点の企画書やビジネス書式テンプレートあり ・WordやPDF形式のテンプレートあり
SILAND.JP	・Word形式の作業手順書テンプレートあり ・3色から選べるためおしゃれな作業手順書を作成できる
Template box	・Excel形式のテンプレートあり ・シンプルでカスタマイズしやすい
bizroute	・Excel形式のテンプレートあり ・写真の有無でフォーマットを選べる

各サイトの特徴を把握し、自社により適したテンプレートを選びましょう。

1.NotePM

NotePMは作業手順書を簡単に作成できるツールです。高い編集機能や充実したテンプレートが備わっているため、誰にでも簡単にわかりやすい作業手順書が作成できます。

「全文検索」「フォルダやタグによる情報整理」などの管理・運用に適した機能を兼ね備えているのもポイントです。30日間の無料トライアルが用意されており、気軽に試せます。

NotePMの特徴

• 高い編集機能とカスタマイズできるテンプレートあり
• 作成した作業手順書の運用にも優れる

 

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2.kaizen penguin

kaizen penguinではExcel形式の作業手順書テンプレートをダウンロードできます。テンプレートには作業手順の詳細やチェック項目なども含まれており、工程数や注意点の多い作業の手順書作成にも役立ちます。

kaizen penguinの特徴

• Excel形式の作業手順書テンプレートあり
• 手順の詳細やチェックリストあり

URL：
https://kaizen-penguin.com/

3.bizocean

bizoceanは、3.2万点の企画書やビジネス書式テンプレートをダウンロードできるサイトです。経理業務や業務引継ぎ、営業手順書などさまざまな作業手順書テンプレートが公開されています。種類が豊富なため、自社に必要なテンプレートが見つかりやすいでしょう。

bizoceanの特徴

• 3.2万点の企画書やビジネス書式テンプレートあり
• WordやPDF形式のテンプレートあり

URL：
https://www.bizocean.jp/

4.SILAND.JP

SILAND.JPは仕事で便利に使えるテンプレートを配布しているサイトです。作業手順書の作成には、Word形式のテンプレートが公開されています。グリーン、ブルー、モノクロをベースにした3色のデザインが収録されており、見栄えのよいおしゃれな作業手順書を作成できます。

SILAND.JPの特徴

• Word形式の作業手順書テンプレートあり
• 3色から選べるためおしゃれな作業手順書を作成できる

URL：
http://siland.jp/

5.Template box

Template boxではExcel形式のシンプルなテンプレートを配布しています。シンプルでカスタマイズしやすいのが特徴です。必要に応じてページや項目を追加して使用することも可能です。

Template boxの特徴

• Excel形式のテンプレートあり
• シンプルでカスタマイズしやすい

URL：
https://template-box.jp/

6.bizroute

ビジネスに役立つノウハウやツールを紹介しているbizrouteでも、Excel形式の作業手順書テンプレートを配布しています。フォーマットを「写真付き」「作業ごとの写真付き」「シンプル」の3種類のフォーマットから用途に合わせて選択できます。

bizrouteの特徴

• Excel形式のテンプレートあり
• 写真の有無でフォーマットを選べる

URL：
https://bizroute.net/stejyun-template.html

作業手順書の役割

作業手順書とは、業務を最良の方法でできる手順が詳細に解説された文書のことです。理想は、作業手順書を読むだけで誰もが最良のレベルで業務を実行できるようになることです。

理想の作業手順書を作成するには「暗黙知」と「形式知」について知る必要があります。それぞれの内容と具体例は以下のとおりです。

	内容	具体例
暗黙知	・業務を長く経験したことで得られるコツや勘 ・言語化・数式化が困難な主観的・身体的な知識	自転車の乗り方・泳ぎ方
形式知	言語化されたコツや勘、およびその他の知識	具体的な手順・ノウハウ

「暗黙知」を言語化・数式化・図式化して「形式知」に変換することで、人員の入れ替わりによる知識や技術の消失を防止できます。社内の暗黙知を言語化して明文化した作業手順書を作成することで、業務レベルを高い状態で均一化できるのです。

＞関連記事：手順書とは？マニュアルとの違いや作成方法、役立つツールについて解説
＞関連記事：SOP（標準作業手順書）とは？作成メリットや手順・より良くするポイントも解説

 

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作業手順書に必要な5つの要素

作業手順書に必要な要素は以下の5つです。

1. 文書番号・発行者
2. 作業名・目的
3. 必要な材料・道具
4. 具体的な手順・注意点
5. 作業の完了基準

抜けや漏れのない作業手順書を作成するためには、どのような要素が必要なのか確認しておくことが大切です。順番に説明します。

1.文書番号・発行者

複数の部署が作業手順書を作ると、同じ番号のものが複数作成されるリスクがあります。作業手順書を作成するときは「文書番号付与ルール」を作り、会社全体としての通し番号で記録・管理しましょう。

また、作業手順書には作成した部署名や発行者を明記することも重要です。部署名や発行者が記載されていることで作業手順書の出所が明確になり、問い合わせや更新時の窓口がわかりやすくなります。

さらに、作業手順書の改定・廃止の権限を作成部署に定めておけば、作業手順書が無断で変更されるのを防げます。作業手順書に部署名や発行者を記載することは、作業手順書の信頼性を維持し、業務の一貫性を保つうえで重要な要素です。

2.作業名・目的

作業の工程や目的はできるだけ具体的に記載しましょう。そうすることで、作業手順書を読む人が即座に内容を把握でき、作業の全体像をイメージできるようになります。

たとえば、「在庫管理システムへの新規商品登録」という作業名の場合、「新商品の情報を正確かつ迅速に反映し、販売開始に備えるため」といった目的を加えると、よりわかりやすい作業手順書になります。

3.必要な材料・道具

必要な材料・道具も作業手順書には欠かせない項目です。一覧表にまとめ、作業前に必要な材料や道具がすべてそろっているかを確認できるようにしましょう。規格やサイズが決まっている場合は、あわせて記載するのがおすすめです。

製造業と情報通信業（IT関連）の例を下の表にまとめました。

製造業	情報通信業（IT関連）
・ポリエステルチューブ ・段ボール ・はさみ ・測定器　など	・インストールするソフト名 ・ケーブル ・必要なOSのバージョン　など

チェックリスト方式にして、すべてそろっているかを視覚的に確認できるようにするのもよい方法です。

4.具体的な手順・注意点

具体的な手順・注意点は作業手順書のもっとも重要な内容です。事前準備を含めた手順を、ステップごとに具体的に記載しましょう。手順の説明には視覚的要素（スクリーンショット、図解など）を活用すると理解しやすくなります。

また、各手順の注意点を記載することも重要です。たとえば店舗の在庫を確認する棚卸しに関する作業手順書の場合は、「陳列されている商品は閉店後に数える」「理論値と実測値が合うか必ず確認する」などです。

注意点を記載することで、慣れていない人も作業でつまずきやすいポイントを理解し、効率的で質の高い作業が可能になります。

5.作業の完了基準

作業手順書には、どのような状態になったら作業が完了するかを、できるだけ具体的に明示しましょう。以下のようなイメージです。

• 画面に「セットアップが終了しました」と出たら
• スイッチを押してから5分たったら

記載する際、あいまいな表現は使わないようにします。たとえば「しっかり」という表現は使いがちですが、これは個人の感覚によって程度が異なるあいまいな表現です。このような表現を避け、個人の感覚に頼らない明確な指標を提示することで、作業の質を均一化できます。

作業の完了までに複数の確認項目がある場合は、チェックリストを活用するのもよいでしょう。

テンプレートを使った作業手順書の作り方を6ステップで解説

作業手順書を効率的に作成するには、テンプレートの使用がおすすめです。テンプレートをカスタマイズして使うことで、レイアウトの規格を考える手間が省け、作業手順書の作成を簡略化できます。

テンプレートを使って作業手順書を作る手順は、以下の6ステップです。

1. 作業手順書を利用する対象者・業務・作業内容を決める
2. 作業手順書の構成を決める
3. 作業手順書に記載する写真や画像を集める
4. 構成にしたがって手順を記載する
5. 作業手順書の内容を現場で確認する
6. 必要に応じて更新する

これから説明する内容を基に、テンプレートを自社に合う形にカスタマイズしてみましょう。

＞関連記事：手順書の作り方を6ステップで解説！業務を簡単かつわかりやすく標準化しよう

1.作業手順書を利用する対象者・業務・作業内容を決める

具体的な作成に入る前に、作業手順書を利用する対象者（作業者）を特定しましょう。対象者が誰なのかによって、作業手順書の表現や内容が変わってきます。次に行うのは、作業手順書を作成する業務を決定し「作業手順書を通してどのような状態になるのか」を明確化することです。

同時に、作業に関わる人々（ステークホルダー）を洗い出し、必要に応じて作業工程やコツに関するアンケートやヒアリングを行います。必要な情報が集まったら、適したテンプレートを選択して大まかな作業工程を書き出していきましょう。

2.作業手順書の構成を決める

構成とは、作業手順書の具体的な骨組みを表した見出しのことです。構成作成では業務の流れや内容を洗い出し、実際の手順をどのように記載するかを考えていきます。

優れた作業手順書にするためには、業務を洗い出して理想の手順を作り上げることが大切です。具体的には、以下の点に注意してください。

• ムダな作業がないか
• 重複している作業はないか
• 記載が漏れている作業はないか

業務の洗い出しをする際は、「フロー図」「ツリー図」などのフレームワークを使用すると効率よく進められます。

3.作業手順書に記載する写真や画像を集める

作業手順書に掲載する写真や画像などの素材を、現場での実際の作業から集めていきます。手順を書きながら必要な素材を集めようとすると、必要な素材がうまく集まらない可能性もあるため、先に集めておくのがおすすめです。

撮影した写真をそのまま使わずに、必要に応じて文字を加えたり丸で囲んだりなどの加工をするとより伝わりやすくなります。作業手順書を作成するツールによっては、取り込んだ画像を加工できるものもあります。上手に活用することで、より効率的に作業手順書を作成できるでしょう。

 

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4.構成にしたがって手順を記載する

集めた写真や画像を使用しながら、作成した構成に実際の手順を記載していきましょう。構成作成時と同様に、フロー図やツリー図などを使用することで、視覚的にわかりやすく説明できます。また文字が多くなる場所は改行やスペース、画像を使用すると、ほどよいすき間ができて読みやすくなります。

手順を記載する際、「書かなくてもわかるだろう」という思い込みは厳禁です。作業の詳細や注意点を細かく記載することで、より具体的でわかりやすい作業手順書を作成できます。

通常の手順に加えて、イレギュラーが起きた際の対応手順も複数記載しておくことが望ましいです。

5.作業手順書の内容を現場で確認する

実際に作成した作業手順書に沿って作業を行い、内容に問題がないかをテストします。テストは作成者ではなく他の人に依頼することで、作業手順書のミスや抜け漏れをより確実にチェックできます。

テストで判明した作業手順書の問題点を改善したうえで再テストを行い、作業手順書は完成です。

6.必要に応じて更新する

現場レベルでの細かな作業は、日々変化します。作業手順書が現場の状況に則したものになるよう、定期的に内容を確認し更新しましょう。

たとえば、以下のようなときは手順が変わりやすいため注意が必要です。

• 法律が改正されたとき
• 現場の機器を変更したとき
• システムをバージョンアップしたとき
• トラブルが起きて改善策を追加したとき

作業手順書は「完成したら終了」ではなく、常に更新し、現場の状況とのズレが生じないようにしましょう。

 

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テンプレートを使って作業手順書を作成する6つのポイント

テンプレートを使って手順書を作成するポイントは、以下の6つです。

1. 現在の業務や作業内容を丁寧に洗い出す
2. 洗い出した業務に最適なテンプレートを選択する
3. 最初から完璧な作業手順書を目指さない
4. 誰にでもわかる内容で作成する
5. 検索性を高めて利用しやすくする
6. 社内wikiやナレッジツールを活用する

ポイントを押さえることで、高品質な作業手順書を効率的に作成できます。順番に見ていきましょう。

1.現在の業務や作業内容を丁寧に洗い出す

作業手順書の作成時は、現在の業務や作業内容を丁寧に洗い出しましょう。大まかな作業内容だけでなく「作業にかかっている時間」「作業での注意点」など、具体的な内容も洗い出すことが大切です。

業務を洗い出す際は、5W1Hと呼ばれる以下の項目も意識するとよいでしょう。

• いつ（When）
• どこで（Where）
• 誰が（Who）
• 何を（What）
• なぜ（Why）
• どのように（How）

作業の洗い出しにより、ムダな作業に気付けたりさらに効率的な作業手順が見つかったりも期待できます。

2.洗い出した業務に最適なテンプレートを選択する

選ぶテンプレートによって、作業手順書の出来栄えは大きく異なります。テンプレートを選ぶ際は、以下の点に注目してみましょう。

• 作成したい作業手順書に適したフォーマットであるか
• 自社に必要な項目を追加できるか
• 作成や更新の操作はシンプルで簡単か

無料のテンプレートでは機能が不十分な場合は、作業手順書の作成や更新、運用のために工夫が施された有料ツールの検討もおすすめです。

 

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3.最初から完璧な作業手順書を目指さない

最初から完璧な作業手順書を作成するのは、困難です。作業手順書が完成したら、現場の社員からフィードバックを受けたり、テスト運用したりすることで抜けや漏れを改善できます。

実際の声を聞くことで「もっと絵を入れて欲しい」「入職者の知識レベルと合っていない」など、説明が不十分な点を改善することも可能です。

また、作業手順書を作成しはじめたときと現在の作業手順が異なるケースも、更新が必要です。作業手順書は作成して終わりではありません。更新を繰り返し、理想のものに近づけていきましょう。

4.誰にでもわかる内容で作成する

作業手順書は、基本的にはじめて業務を行う人が使用するものです。新入社員や異動してきたばかりの社員が読んでも業務の内容や手順がイメージでき、すぐに作業できることが求められます。

誰にでもわかる内容にするためのポイントは、以下の通りです。

• 専門用語や業界用語は避ける
• 文章は簡潔に短くする
• 書き方や文字の表記は統一する
• 絵や図解を使用する

運用前のチェックでは、社歴が浅い人や現場経験の少ない人に「わかりにくい点」「説明が不十分な点」などがないか見てもらうのもよい方法です。

5.検索性を高めて利用しやすくする

作業手順書で業務効率を上げるには、検索性の高さも欠かせません。検索性が低いと、必要な作業手順書を見つけることができません。結果として、せっかく作成した作業手順書が活用されない可能性も考えられます。

検索性を高めるためには「情報は最新のものに統一し、古いものは検索されないようにする」「検索キーワードを見出しやタイトルに含める」などの工夫を取り入れるとよいでしょう。検索性の高い作業手順書を作れるツールを活用するのもおすすめです。

 

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6.社内wikiやナレッジツールを活用する

作業手順書を作成する際は、社内Wikiの活用がおすすめです。社内Wikiとは、各社員がもつ情報を蓄積し、一元管理できるツールのことです。「ナレッジ」という名目で運用している会社もあるでしょう。

社内Wikiやナレッジには、社員が作業の中で見つけた細かなノウハウやコツ（暗黙知）が集積しています。Wikiやナレッジに書かれている内容を作業手順書に反映することで、すべての社員にノウハウが行き渡り、業務を高いレベルで均一化できます。

＞関連記事：ナレッジとは？スキル・ノウハウとの違いやおすすめのツールも解説
＞関連記事：社内wikiの導入から活用までの完全マニュアル　成長企業が実践する情報共有術！

テンプレートを使った作業手順書作成ならNotePMがおすすめ

作業手順書を作成することで、これまで明文化されていなかった個人のノウハウやコツが共有され、作業の質や効率をより高められます。

作成の際にテンプレートをカスタマイズして使用することで、抜けや漏れのない作業手順書を作成できるでしょう。

「NotePM」は使いやすいテンプレートと強力な編集機能を備えたツールです。テンプレート自体を自社に合わせてカスタマイズできるため、フォーマットの統一された複数の作業手順書を作成する際にも役立ちます。

矢印や吹き出しなどを挿入できる画像編集機能も備えており、わかりやすい作業手順書を簡単に作成できます。

効率よく作業手順書を作成したい方は、ぜひ「NotePM」の活用をご検討ください。

 

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ナレッジをより活用するためにおすすめツール「NotePM」

NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

• マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
• 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
• 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
• 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

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