こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
社内で使用する作業手順書を作成する際は、テンプレートの利用がおすすめです。テンプレートを利用することで、作成の手間を省きながらも品質の高い作業手順書を作成できます。
本記事では、今すぐ使える作業手順書の具体的なテンプレート例や、テンプレートが見つかるおすすめサイトを紹介します。簡単な作り方やそのポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：マニュアルのテンプレートサイト10選！フォーマットで効率化するポイントも解説
WEB上で簡単に作業手順書の作成・管理を行えるツール「NotePM」
目次
今すぐ使える作業手順書のテンプレート例5選｜無料ダウンロード可
今すぐ使える無料の作業手順書のテンプレート例を5つ紹介します。
- 来客対応手順書テンプレート
- 電話受付手順書テンプレート
- コンピューター操作手順書テンプレート
- システム本番作業書テンプレート
- リリース手順書テンプレート
必要なテンプレートを選び、自社に合った内容にカスタマイズしてご利用ください。
1.来客対応手順書テンプレート
来客対応マナー
##来客案内
- 来客があった場合は、笑顔で挨拶をする。
- 会社名と氏名を聞き、アポイントの有無を確認して用件を聞く。
- アポイントがある場合
- その日の来訪者を事前に確認し会社名と氏名、訪問時間などを覚えておく。
- 関連する部署に連絡しておき、誰でも対応できるようにする。
- どこに案内するのか事前に場所を決めておき、準備をしておく。
- 会社にとって重要な取引先や人物の訪問の際には、約束の時間より前に玄関や受付近くで待つ。
- アポイントがない場合
- 丁寧な言葉づかいで対応し、相手を待たせないようにする。
- 担当者に連絡し対応可能な場合は、通す応接間や会議室にも伝える。
- 飛び込みの営業などであっても、丁寧な対応を心がける。
##会議室への通し方
- 案内する会議室は事前に綺麗にしておく。
- 来訪者を案内する場合は斜め前2.3歩前を歩きながら案内する。このとき自分の背中を来訪者の正面に向けないように気を付ける。
- 段差がある場所やエレベーターに乗り降りする際には、来訪者へ注意を促す。
- 会議室に入るときはノックをする。
- ドアが外開きの場合とスライド式の場合は、来訪者に先に入室してもらう。
- ドアが内開きの場合は、案内する人が先に入室し来訪者が後に入室してもらう。
- 部屋に入ったら、来訪者を部屋の入り口から遠い上座の席に案内する。
- 来訪者を案内し退出する際、ドアを閉める音が出ないようにゆっくりと閉める。
##お茶の出し方
- 茶碗と茶たくはお盆に別々に置き、お茶を出すときにセットする。
- お茶を運ぶ際に、自分の息がお茶にかからないようにお盆は胸の高さで若干横にずらして持つ。
- お茶を出す際、テーブルに書類などが広げられている場合は手を触れずに、お盆はサイドテーブルに置く。サイドテーブルがない場合は空いている下座側のテーブルに置く。
- 茶碗を茶たくにセットする際は、茶碗と茶たくがくっつくのを防ぐために茶碗の底に布巾を乗せて水分を拭きとってからセットする。
- お茶は来客の上座の席から自社の上司、部下の順番に出す。
- お茶を出す際には右斜め後ろから出す。
- 部屋のレイアウト上右斜め後ろから出せない場合は「こちらから失礼します」などと一声かける。
- 打ち合わせや会議が長引いている場合は、1時間半を目安にお茶を替える。その際、コーヒーなどの別の飲みものを勧める。
##お見送り
- 部屋の外で見送る場合は丁寧に挨拶をしたあと、深くお辞儀をして見送る。
- エレベーター前で見送る場合は、必ず担当者がボタンを押し来訪者が乗ったらエレベーターが動き出すまで、お辞儀を続ける。
- 玄関先では来訪者が徒歩であってもタクシーなどの車であっても、見えなくなるまでお辞儀を続ける。
＞関連記事：来客対応 ビジネスマナーマニュアル（新人社員教育教材ひな形）
来客対応手順書テンプレートをNotePMで使ってみる
2.電話受付手順書テンプレート
電話対応マニュアル
##電話を受ける時のマナー
###電話は3コール以内に出る
- かかってきた電話を長い間待たせるのは失礼にあたる
- 呼び出し音が鳴ったら3コール以内に受話器を取る
- 3コール以内に受話器を取れなかった場合は、最初に「お待たせいたしました」と謝罪する
###明るい声ではきはきと
- 顔が直接見えない電話では、声がその人の印象そのものになる
- 暗い声や無愛想な声では会社の印象まで悪くなってしまう
- 会社を代表して電話に出ている自覚を持ち、ワントーン上の明るい声を意識する
- 相手が聞き取りやすいよう、ゆっくりはきはきとした声で話す
###「もしもし」は使わない
- 「もしもし」はかつて若者の流行語として普及したもの
- 本来は砕けた言葉であり、ビジネスシーンで使うのは失礼にあたる
- 受話器を取ったら、もしもしではなく「お電話ありがとうございます」と言う
###電話をかけてきた相手を確認する
- 相手がわからないまま対応したり、取り次いだりするのはトラブルのもと
- 相手が名乗ったら「○○会社の□□様でいらっしゃいますね」と復唱して確認する
- 相手が名乗らないときは「お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」と丁寧に尋ねる
- 相手の声が聞き取りにくいときは、「恐れ入りますが、もう一度お名前をお聞かせ願えますか」と必ず再確認する
###取り次ぐ際は保留にする
- 電話を取り次ぐ際は受話器を手で押さえるのではなく、必ず保留ボタンを押す
- すぐ近くにいる人に取り次ぐ場合も、必ず保留ボタンを押す
- 受話器を手で押さえただけでは、相手にこちらのやり取りが聞こえてしまう恐れがある
- 保留で相手を待たせて良いのは30秒以内が目安
- 長く待たせてしまいそうな場合や取り次ぐ相手が不在の場合は、こちらから折り返す旨を伝えて電話を切る
###迷ったときは折り返す
- 電話の内容を自分で解決できない場合は、確認したうえで折り返す旨を伝える
- あいまいな対応をするとクレームにつながる恐れがある
- 上司や同僚に相談し、明確に解決できるようになってから折り返す
- 折り返す旨を伝える際は、「30分以内に折り返します」「明日お電話します」など時間の目安も伝える
###個人情報を話さない
- 相手が希望しても、従業員やお客様、取引先の名前や住所、携帯電話番号などの個人情報は決して話さない
- 取引先を名乗り、個人情報を聞き出そうとしてくる不審な電話もあるので要注意
- 不審な電話だと感じた場合は自分で解決しようとせず、保留ボタンを押して上司や同僚に相談する
##電話をかける時のマナー
###準備を済ませる
- 電話で話したい内容や必要な資料などをまとめておく
- かけ間違えないよう、相手の電話番号や名前、所属などを正確に確認する
- 話した内容を正確に記録できるよう、メモ帳や筆記用具を準備する
###時間帯に配慮する
- 相手が忙しいときに電話をかけると迷惑になるため、時間帯に注意する
- 相手の業務開始時間直後は、打ち合わせや準備で忙しいことが多いので避ける
- やむを得ず朝一番に電話をかける場合は、「お忙しい時間帯に申し訳ございません」などひと言添えると良い
- 昼休憩の可能性が高い時間帯や、残業させてしまう恐れがある終業時間間際の時間帯なども避ける
###はっきりと名乗る
- 相手が電話に出たら、まず「お世話になっております」と挨拶してから自分の会社名・所属名・名前の順にはっきりと名乗る
- はっきり名乗らなかった場合、不審電話として取り次いでもらえないこともある
- 取り次ぎを依頼する場合、「○○課の□□様はいらっしゃいますか」と相手の所属と名前をはっきりと伝える
- 本来の相手に取り次いでもらったら、再度「お世話になっております」と挨拶をして名乗る
###用件は簡潔に伝える
- 相手にあまり時間がない可能性もあるため、用件はできるだけ簡潔に伝える
- 電話が長引きそうな場合は「しばらくお時間よろしいでしょうか」など、時間がかかることをあらかじめ伝えておくと良い
- 相手があまり時間を取れない場合は、ゆっくり話せる時間を確認して再度電話をかけるか、都合が良いときに折り返しをお願いする
###相手が不在のときは再度かける
- 相手が席を外している場合は、「いつ頃戻られますか」と時間を確認する
- 相手が戻っているはずの時間になったら、再度こちらからかけ直す
- 相手が休みを取っている場合、プライベートの時間を邪魔しないよう、出社日を確認してかけ直す
- こちらからかけた場合、相手に折り返しを依頼するのは失礼にあたる
- ただし、相手からかかってきた電話に対して折り返しでかけた場合は、相手に折り返しを依頼しても良い
###電話をそっと切る
- 電話はかけたほうから切るのが基本的なマナー
- 用件が済んだら、挨拶をしたうえでこちらからそっと電話を切る
- ただし、相手がお客様の場合は、向こうが切ったのを確認してからこちらも切るようにする
- 受話器を乱暴に置くと、相手に「ガチャン！」と大きな音が聞こえて不快感を与えてしまうので要注意
- 受話器を置く前に、指でそっとフックボタンを押して切るのも良い
＞関連記事：電話対応のビジネスマナーマニュアル（新人社員教育教材ひな形）
電話受付手順書テンプレートをNotePMで使ってみる
3.コンピューター操作手順書テンプレート
操作手順書サンプル（グループを作成する方法）
##グループを作成する
1. 右上ユーザー名から[グループ管理]をクリック
→「グループ管理画面」が表示されます
2. [グループを作成する]をクリック
3. グループ名を入力して、[作成]をクリック
→グループが作成されます
##グループにユーザーを追加する
1. 「グループ管理画面」にて、[詳細]をクリック
2. [ユーザーを追加する]をクリック
3. グループに追加するユーザーを選択し、[追加する]をクリック
→ユーザーがグループに追加されます
＞関連記事：コンピューター操作手順書（マニュアル） テンプレート
コンピューター操作手順書テンプレートをNotePMで使ってみる
4.システム本番作業書テンプレート
データベースアップデート作業手順書
##目的
本番サーバー下でのデータベースアップデート手順を記載します。データベースはサービスの根幹であるため、注意が必要です。作業は必ず2人で行ってください。
##対象システム/機器
データベースサーバー/アプリケーションサーバー
##作業内容
| 利用ユーザー | 作業システム/機器 | 手順 | 期待する結果 |
|---|---|---|---|
| root | アプリケーションサーバー | メンテナンスフラグを立てる 一度アプリケーションをリスタートする |
Webブラウザでサービスサイトにアクセスし、メンテナンス中になっている |
| dbadmin | データベースサーバー | データベースへの接続がすべて切れているのを確認するshow status like 'Threads_connected'; |
現在ログインしているアカウントだけである |
##作業確認リスト
| 利用ユーザー | 確認事項 | 期待する結果 |
|---|---|---|
| Webブラウザでサービスサイトへアクセスし、ログインできるのを確認 | 問題なくログインできる | |
| dbadmin | データベースのプロセスが立ち上がっているのを確認 | mysqlのプロセスが10個あるのを確認 |
＞関連記事：システム本番作業書 テンプレート（書き方の記載例）
システム本番作業書テンプレートをNotePMで使ってみる
5.リリース手順書テンプレート
リリース手順書（サンプル）
##対象リソース
プロジェクトAのサーバーセキュリティパッチ適用手順書
##目的
セキュリティパッチはセキュリティ計画に沿って、定期的にパッチ適用処理を行います。サーバーのセキュリティ品質を維持するために必要な作業になります。
##リリース手順開始前のチェック項目
- アプリケーションサーバBにWebブラウザからアクセスできること
- アプリケーションサーバBにSSHにてログインし、ディスクスペースが5GB以上あるのを確認します
- アプリケーションサーバBにてsudoで管理者ユーザーになれるのを確認します
##リリース手順開始前の作業
アプリケーションサーバBの /var/logs をバックアップします。
# export date=`date +%Y-%m-%d` # 今日の日付でバックアップを作成します
# tar cfz log-$date.tar.gz /var/logs/ # /var/logs を圧縮します
できあがった log-(今日の日付).tar.gz はクラウドのストレージに移動してください。
##リリース手順
###パッケージ管理の更新
####実行前の確認
特にありません。
####実行内容
パッケージ管理を更新します。
####実行後の確認
コマンドがエラーにならないことを確認してください。
###更新項目のチェック
####実行前の確認
特にありません。
####実行内容
チェックコマンドを実行します。
####実行後の確認
エラーがないことを確認してください。
##リリース手順後のチェック項目
-
apt-get updateにて更新漏れがないことを確認 - 圧縮したログファイル
log-(今日の日付).tar.gzが存在しないこと - アプリケーションサーバBにWebブラウザからアクセスできること
- アプリケーションサーバBのSSHからログアウト
##問題発生時の対処方法
ここではよくある問題とその対処法を挙げます。これ以外の問題についてには緊急連絡先にお願いします。
###SSHにてログインできない
公開鍵が設定されていない可能性があります。サーバー管理者（Cさん）に確認してアカウントを作成してもらってください。
###管理者になれない
sudoの権限が付与されていない可能性があります。サーバー管理者（Cさん）に確認してアカウントを作成してもらってください。
##緊急連絡先
本リリース手順書にて問題が発生した場合にはプロジェクトAのプロジェクトマネージャー（現在はD）に連絡してください。
＞関連記事：リリース手順書 テンプレート（書き方とサンプル例）
リリース手順書テンプレートをNotePMで使ってみる
作業手順書のテンプレートが見つかるおすすめサイト6選
作業手順書のテンプレートが見つかるおすすめサイトを6つ紹介します。
| サイト名 | 特徴 |
| NotePM | ・高い編集機能とカスタマイズできるテンプレートあり ・作成した作業手順書の運用にも優れる |
| kaizen penguin | ・Excel形式の作業手順書テンプレートあり ・手順の詳細やチェックリストあり |
| bizocean | ・3.2万点の企画書やビジネス書式テンプレートあり ・WordやPDF形式のテンプレートあり |
| SILAND.JP | ・Word形式の作業手順書テンプレートあり ・3色から選べるためおしゃれな作業手順書を作成できる |
| Template box | ・Excel形式のテンプレートあり ・シンプルでカスタマイズしやすい |
| bizroute | ・Excel形式のテンプレートあり ・写真の有無でフォーマットを選べる |
各サイトの特徴を把握し、自社により適したテンプレートを選びましょう。
1.NotePM
NotePMは作業手順書を簡単に作成できるツールです。高い編集機能や充実したテンプレートが備わっているため、誰にでも簡単にわかりやすい作業手順書が作成できます。
「全文検索」「フォルダやタグによる情報整理」などの管理・運用に適した機能を兼ね備えているのもポイントです。30日間の無料トライアルが用意されており、気軽に試せます。
NotePMの特徴
- 高い編集機能とカスタマイズできるテンプレートあり
- 作成した作業手順書の運用にも優れる
WEB上で簡単に作業手順書の作成・管理を行えるツール「NotePM」
2.kaizen penguin
kaizen penguinではExcel形式の作業手順書テンプレートをダウンロードできます。テンプレートには作業手順の詳細やチェック項目なども含まれており、工程数や注意点の多い作業の手順書作成にも役立ちます。
kaizen penguinの特徴
- Excel形式の作業手順書テンプレートあり
- 手順の詳細やチェックリストあり
URL：
https://kaizen-penguin.com/
3.bizocean
bizoceanは、3.2万点の企画書やビジネス書式テンプレートをダウンロードできるサイトです。経理業務や業務引継ぎ、営業手順書などさまざまな作業手順書テンプレートが公開されています。種類が豊富なため、自社に必要なテンプレートが見つかりやすいでしょう。
bizoceanの特徴
- 3.2万点の企画書やビジネス書式テンプレートあり
- WordやPDF形式のテンプレートあり
4.SILAND.JP
SILAND.JPは仕事で便利に使えるテンプレートを配布しているサイトです。作業手順書の作成には、Word形式のテンプレートが公開されています。グリーン、ブルー、モノクロをベースにした3色のデザインが収録されており、見栄えのよいおしゃれな作業手順書を作成できます。
SILAND.JPの特徴
- Word形式の作業手順書テンプレートあり
- 3色から選べるためおしゃれな作業手順書を作成できる
URL：
http://siland.jp/
5.Template box
Template boxではExcel形式のシンプルなテンプレートを配布しています。シンプルでカスタマイズしやすいのが特徴です。必要に応じてページや項目を追加して使用することも可能です。
Template boxの特徴
- Excel形式のテンプレートあり
- シンプルでカスタマイズしやすい
6.bizroute
ビジネスに役立つノウハウやツールを紹介しているbizrouteでも、Excel形式の作業手順書テンプレートを配布しています。フォーマットを「写真付き」「作業ごとの写真付き」「シンプル」の3種類のフォーマットから用途に合わせて選択できます。
bizrouteの特徴
- Excel形式のテンプレートあり
- 写真の有無でフォーマットを選べる
URL：
https://bizroute.net/stejyun-template.html
作業手順書の役割
作業手順書とは、業務を最良の方法でできる手順が詳細に解説された文書のことです。理想は、作業手順書を読むだけで誰もが最良のレベルで業務を実行できるようになることです。
理想の作業手順書を作成するには「暗黙知」と「形式知」について知る必要があります。それぞれの内容と具体例は以下のとおりです。
| 内容 | 具体例 | |
|---|---|---|
| 暗黙知 | ・業務を長く経験したことで得られるコツや勘 ・言語化・数式化が困難な主観的・身体的な知識 |
自転車の乗り方・泳ぎ方 |
| 形式知 | 言語化されたコツや勘、およびその他の知識 | 具体的な手順・ノウハウ |
「暗黙知」を言語化・数式化・図式化して「形式知」に変換することで、人員の入れ替わりによる知識や技術の消失を防止できます。社内の暗黙知を言語化して明文化した作業手順書を作成することで、業務レベルを高い状態で均一化できるのです。
＞関連記事：手順書とは？マニュアルとの違いや作成方法、役立つツールについて解説
＞関連記事：SOP（標準作業手順書）とは？作成メリットや手順・より良くするポイントも解説
WEB上で簡単に作業手順書の作成・管理を行えるツール「NotePM」
作業手順書に必要な5つの要素
作業手順書に必要な要素は以下の5つです。
- 文書番号・発行者
- 作業名・目的
- 必要な材料・道具
- 具体的な手順・注意点
- 作業の完了基準
抜けや漏れのない作業手順書を作成するためには、どのような要素が必要なのか確認しておくことが大切です。順番に説明します。
1.文書番号・発行者
複数の部署が作業手順書を作ると、同じ番号のものが複数作成されるリスクがあります。作業手順書を作成するときは「文書番号付与ルール」を作り、会社全体としての通し番号で記録・管理しましょう。
また、作業手順書には作成した部署名や発行者を明記することも重要です。部署名や発行者が記載されていることで作業手順書の出所が明確になり、問い合わせや更新時の窓口がわかりやすくなります。
さらに、作業手順書の改定・廃止の権限を作成部署に定めておけば、作業手順書が無断で変更されるのを防げます。作業手順書に部署名や発行者を記載することは、作業手順書の信頼性を維持し、業務の一貫性を保つうえで重要な要素です。
2.作業名・目的
作業の工程や目的はできるだけ具体的に記載しましょう。そうすることで、作業手順書を読む人が即座に内容を把握でき、作業の全体像をイメージできるようになります。
たとえば、「在庫管理システムへの新規商品登録」という作業名の場合、「新商品の情報を正確かつ迅速に反映し、販売開始に備えるため」といった目的を加えると、よりわかりやすい作業手順書になります。
3.必要な材料・道具
必要な材料・道具も作業手順書には欠かせない項目です。一覧表にまとめ、作業前に必要な材料や道具がすべてそろっているかを確認できるようにしましょう。規格やサイズが決まっている場合は、あわせて記載するのがおすすめです。
製造業と情報通信業（IT関連）の例を下の表にまとめました。
| 製造業 | 情報通信業（IT関連） |
| ・ポリエステルチューブ ・段ボール ・はさみ ・測定器 など |
・インストールするソフト名 ・ケーブル ・必要なOSのバージョン など |
チェックリスト方式にして、すべてそろっているかを視覚的に確認できるようにするのもよい方法です。
4.具体的な手順・注意点
具体的な手順・注意点は作業手順書のもっとも重要な内容です。事前準備を含めた手順を、ステップごとに具体的に記載しましょう。手順の説明には視覚的要素（スクリーンショット、図解など）を活用すると理解しやすくなります。
また、各手順の注意点を記載することも重要です。たとえば店舗の在庫を確認する棚卸しに関する作業手順書の場合は、「陳列されている商品は閉店後に数える」「理論値と実測値が合うか必ず確認する」などです。
注意点を記載することで、慣れていない人も作業でつまずきやすいポイントを理解し、効率的で質の高い作業が可能になります。
5.作業の完了基準
作業手順書には、どのような状態になったら作業が完了するかを、できるだけ具体的に明示しましょう。以下のようなイメージです。
- 画面に「セットアップが終了しました」と出たら
- スイッチを押してから5分たったら
記載する際、あいまいな表現は使わないようにします。たとえば「しっかり」という表現は使いがちですが、これは個人の感覚によって程度が異なるあいまいな表現です。このような表現を避け、個人の感覚に頼らない明確な指標を提示することで、作業の質を均一化できます。
作業の完了までに複数の確認項目がある場合は、チェックリストを活用するのもよいでしょう。
テンプレートを使った作業手順書の作り方を6ステップで解説
作業手順書を効率的に作成するには、テンプレートの使用がおすすめです。テンプレートをカスタマイズして使うことで、レイアウトの規格を考える手間が省け、作業手順書の作成を簡略化できます。
テンプレートを使って作業手順書を作る手順は、以下の6ステップです。
- 作業手順書を利用する対象者・業務・作業内容を決める
- 作業手順書の構成を決める
- 作業手順書に記載する写真や画像を集める
- 構成にしたがって手順を記載する
- 作業手順書の内容を現場で確認する
- 必要に応じて更新する
これから説明する内容を基に、テンプレートを自社に合う形にカスタマイズしてみましょう。
＞関連記事：手順書の作り方を6ステップで解説！業務を簡単かつわかりやすく標準化しよう
1.作業手順書を利用する対象者・業務・作業内容を決める
具体的な作成に入る前に、作業手順書を利用する対象者（作業者）を特定しましょう。対象者が誰なのかによって、作業手順書の表現や内容が変わってきます。次に行うのは、作業手順書を作成する業務を決定し「作業手順書を通してどのような状態になるのか」を明確化することです。
同時に、作業に関わる人々（ステークホルダー）を洗い出し、必要に応じて作業工程やコツに関するアンケートやヒアリングを行います。必要な情報が集まったら、適したテンプレートを選択して大まかな作業工程を書き出していきましょう。
2.作業手順書の構成を決める
構成とは、作業手順書の具体的な骨組みを表した見出しのことです。構成作成では業務の流れや内容を洗い出し、実際の手順をどのように記載するかを考えていきます。
優れた作業手順書にするためには、業務を洗い出して理想の手順を作り上げることが大切です。具体的には、以下の点に注意してください。
- ムダな作業がないか
- 重複している作業はないか
- 記載が漏れている作業はないか
業務の洗い出しをする際は、「フロー図」「ツリー図」などのフレームワークを使用すると効率よく進められます。
3.作業手順書に記載する写真や画像を集める
作業手順書に掲載する写真や画像などの素材を、現場での実際の作業から集めていきます。手順を書きながら必要な素材を集めようとすると、必要な素材がうまく集まらない可能性もあるため、先に集めておくのがおすすめです。
撮影した写真をそのまま使わずに、必要に応じて文字を加えたり丸で囲んだりなどの加工をするとより伝わりやすくなります。作業手順書を作成するツールによっては、取り込んだ画像を加工できるものもあります。上手に活用することで、より効率的に作業手順書を作成できるでしょう。
WEB上で簡単に作業手順書の作成・管理を行えるツール「NotePM」
4.構成にしたがって手順を記載する
集めた写真や画像を使用しながら、作成した構成に実際の手順を記載していきましょう。構成作成時と同様に、フロー図やツリー図などを使用することで、視覚的にわかりやすく説明できます。また文字が多くなる場所は改行やスペース、画像を使用すると、ほどよいすき間ができて読みやすくなります。
手順を記載する際、「書かなくてもわかるだろう」という思い込みは厳禁です。作業の詳細や注意点を細かく記載することで、より具体的でわかりやすい作業手順書を作成できます。
通常の手順に加えて、イレギュラーが起きた際の対応手順も複数記載しておくことが望ましいです。
5.作業手順書の内容を現場で確認する
実際に作成した作業手順書に沿って作業を行い、内容に問題がないかをテストします。テストは作成者ではなく他の人に依頼することで、作業手順書のミスや抜け漏れをより確実にチェックできます。
テストで判明した作業手順書の問題点を改善したうえで再テストを行い、作業手順書は完成です。
6.必要に応じて更新する
現場レベルでの細かな作業は、日々変化します。作業手順書が現場の状況に則したものになるよう、定期的に内容を確認し更新しましょう。
たとえば、以下のようなときは手順が変わりやすいため注意が必要です。
- 法律が改正されたとき
- 現場の機器を変更したとき
- システムをバージョンアップしたとき
- トラブルが起きて改善策を追加したとき
作業手順書は「完成したら終了」ではなく、常に更新し、現場の状況とのズレが生じないようにしましょう。
WEB上で簡単に作業手順書の作成・管理を行えるツール「NotePM」
テンプレートを使って作業手順書を作成する6つのポイント
テンプレートを使って手順書を作成するポイントは、以下の6つです。
- 現在の業務や作業内容を丁寧に洗い出す
- 洗い出した業務に最適なテンプレートを選択する
- 最初から完璧な作業手順書を目指さない
- 誰にでもわかる内容で作成する
- 検索性を高めて利用しやすくする
- 社内wikiやナレッジツールを活用する
ポイントを押さえることで、高品質な作業手順書を効率的に作成できます。順番に見ていきましょう。
1.現在の業務や作業内容を丁寧に洗い出す
作業手順書の作成時は、現在の業務や作業内容を丁寧に洗い出しましょう。大まかな作業内容だけでなく「作業にかかっている時間」「作業での注意点」など、具体的な内容も洗い出すことが大切です。
業務を洗い出す際は、5W1Hと呼ばれる以下の項目も意識するとよいでしょう。
- いつ（When）
- どこで（Where）
- 誰が（Who）
- 何を（What）
- なぜ（Why）
- どのように（How）
作業の洗い出しにより、ムダな作業に気付けたりさらに効率的な作業手順が見つかったりも期待できます。
2.洗い出した業務に最適なテンプレートを選択する
選ぶテンプレートによって、作業手順書の出来栄えは大きく異なります。テンプレートを選ぶ際は、以下の点に注目してみましょう。
- 作成したい作業手順書に適したフォーマットであるか
- 自社に必要な項目を追加できるか
- 作成や更新の操作はシンプルで簡単か
無料のテンプレートでは機能が不十分な場合は、作業手順書の作成や更新、運用のために工夫が施された有料ツールの検討もおすすめです。
WEB上で簡単に作業手順書の作成・管理を行えるツール「NotePM」
3.最初から完璧な作業手順書を目指さない
最初から完璧な作業手順書を作成するのは、困難です。作業手順書が完成したら、現場の社員からフィードバックを受けたり、テスト運用したりすることで抜けや漏れを改善できます。
実際の声を聞くことで「もっと絵を入れて欲しい」「入職者の知識レベルと合っていない」など、説明が不十分な点を改善することも可能です。
また、作業手順書を作成しはじめたときと現在の作業手順が異なるケースも、更新が必要です。作業手順書は作成して終わりではありません。更新を繰り返し、理想のものに近づけていきましょう。
4.誰にでもわかる内容で作成する
作業手順書は、基本的にはじめて業務を行う人が使用するものです。新入社員や異動してきたばかりの社員が読んでも業務の内容や手順がイメージでき、すぐに作業できることが求められます。
誰にでもわかる内容にするためのポイントは、以下の通りです。
- 専門用語や業界用語は避ける
- 文章は簡潔に短くする
- 書き方や文字の表記は統一する
- 絵や図解を使用する
運用前のチェックでは、社歴が浅い人や現場経験の少ない人に「わかりにくい点」「説明が不十分な点」などがないか見てもらうのもよい方法です。
5.検索性を高めて利用しやすくする
作業手順書で業務効率を上げるには、検索性の高さも欠かせません。検索性が低いと、必要な作業手順書を見つけることができません。結果として、せっかく作成した作業手順書が活用されない可能性も考えられます。
検索性を高めるためには「情報は最新のものに統一し、古いものは検索されないようにする」「検索キーワードを見出しやタイトルに含める」などの工夫を取り入れるとよいでしょう。検索性の高い作業手順書を作れるツールを活用するのもおすすめです。
WEB上で簡単に作業手順書の作成・管理を行えるツール「NotePM」
6.社内wikiやナレッジツールを活用する
作業手順書を作成する際は、社内Wikiの活用がおすすめです。社内Wikiとは、各社員がもつ情報を蓄積し、一元管理できるツールのことです。「ナレッジ」という名目で運用している会社もあるでしょう。
社内Wikiやナレッジには、社員が作業の中で見つけた細かなノウハウやコツ（暗黙知）が集積しています。Wikiやナレッジに書かれている内容を作業手順書に反映することで、すべての社員にノウハウが行き渡り、業務を高いレベルで均一化できます。
＞関連記事：ナレッジとは？スキル・ノウハウとの違いやおすすめのツールも解説
＞関連記事：社内wikiの導入から活用までの完全マニュアル 成長企業が実践する情報共有術！
テンプレートを使った作業手順書作成ならNotePMがおすすめ
作業手順書を作成することで、これまで明文化されていなかった個人のノウハウやコツが共有され、作業の質や効率をより高められます。
作成の際にテンプレートをカスタマイズして使用することで、抜けや漏れのない作業手順書を作成できるでしょう。
「NotePM」は使いやすいテンプレートと強力な編集機能を備えたツールです。テンプレート自体を自社に合わせてカスタマイズできるため、フォーマットの統一された複数の作業手順書を作成する際にも役立ちます。
矢印や吹き出しなどを挿入できる画像編集機能も備えており、わかりやすい作業手順書を簡単に作成できます。
効率よく作業手順書を作成したい方は、ぜひ「NotePM」の活用をご検討ください。
WEB上で簡単に作業手順書の作成・管理を行えるツール「NotePM」
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
