作業手順書の作り方7ステップ｜わかりやすいレイアウトのコツも紹介

作業手順書は属人化を防ぎ、誰でも同じ手順で作業を実施できるようにするための重要なドキュメントです。日々の業務を効率よく進めるには、作業手順書の整備が欠かせません。

しかし「どのように作ればいいのかわからない」「毎回作り方がバラバラになってしまう」と悩んでいる担当者の方も多いのではないでしょうか。

本記事では、作業手順書の作り方を7ステップで解説します。わかりやすくするためのレイアウトのコツや、Excel・Wordを使う際の注意点、ツールを活用するメリットも紹介します。

初めて作る方も、今ある手順書を改善したい方も、ぜひ参考にしてください。

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作業手順書とは？

作業手順書とは、作業者が安全かつ正確に業務を進めるための手順や注意点をまとめた文書です。「SOP（標準作業手順書）」と呼ばれることもあります。

作業名や目的、必要な人員・機械・材料、具体的な手順や注意点などが明記されており、作業ミスや認識のズレを防ぐ役割を果たします。手順書があることで、誰もが同じ基準で作業できる体制が整い、現場全体の統制が取りやすくなるのもメリットです。

また、建設業や製造業などでは、下請けの一次業者が作成し、元請業者が内容を確認・承認したうえで使用されるのが一般的となります。業務全体を網羅するマニュアルと異なり、手順書は個別作業に特化しているという特徴があります。

作業手順書について詳しく確認しておきたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

作業手順書の作り方7ステップ

作業手順書は、以下7つのステップで作成します。それぞれの手順について詳しく確認してみましょう。

作業手順書を作る目的を明確化する
作業内容を細かく洗い出す
作業内容をグループ分けする
作業手順書の構成を決める
作業手順書の各項目に作業内容を記載する
内容に不備がないか確認して完成させる
利用者からフィードバックをもらって改善していく

1. 作業手順書を作る目的を明確化する

手順書は、作ること自体が目的ではなく、現場で活用されて初めて意味を持ちます。そのため、最初に「何のために作成するのか」を明確にすることが重要です。

たとえば、作業ミスの防止・作業時間の短縮・人材教育の効率化など、現場で起きている課題の解決と結びつけることで、書くべき内容の方向性や優先順位が見えてきます。目的が曖昧なままだと、形だけの文書になってしまい、誰にも使われずに放置されるリスクもあります。

目的をはっきりさせてから作成に着手することが、完成度の高い作業手順書を作成する第一歩です。

2. 作業内容を細かく洗い出す

目的が定まったら、対象となる作業を細かく洗い出して全体像を把握します。

まずは、テキストメモに思いつくまま作業をすべて書き出し、あとから粒度を調整しましょう。ヒアリングや実際の作業観察も重要で、複数人がかかわる工程であれば、それぞれの役割をきちんと把握しておく必要があります。

また、使用する道具・資材・作業時間・作業頻度・かかわる人数などの補足情報も整理します。この工程で抜けがあると、その後の作成プロセスに大きく影響するため、丁寧かつ網羅的に行うことが大切です。

3. 作業内容をグループ分けする

洗い出した作業をそのまま並べても、手順書としては使いにくいものになります。作業単位の粒度を揃えたうえで、工程や目的が近いものをまとめることで、視認性が高まって流れもスムーズに伝わります。

たとえば「準備作業」「加工工程」「後片付け」といった大まかな分類があれば、それぞれの工程に属する細かいタスクも整理しやすいでしょう。グルーピングには、時系列・役割分担・作業場所ごとなど、いくつかの基準があるため、業務に合った整理方法を選んでみてください。

4. 作業手順書の構成を決める

手順書の使いやすさは、構成設計に大きく左右されるため「どこまでを1つの作業単位とするか」という粒度を定めましょう。

たとえば「ボタンを1回押す」ことを1作業とするのか、担当者1人ごとに1作業とするかで、必要な情報の深さが変わってきます。また、作業の順番・作業名・具体的な手順などの基本要素に加え、使用ツールや開始・終了時点、関係者の情報なども必要に応じて盛り込みます。

階層構造を持たせて「大項目→小項目」といった分類にすることで、情報の整理がしやすくなるでしょう。

5. 作業手順書の各項目に作業内容を記載する

構成が整ったら、実際に各項目へ作業内容を書き込んでいきます。記載内容は、現場での流れを正確に反映するのが基本です。

実務と乖離のある内容では意味がないため、無駄な手順や不要な工程が含まれていないかを検証しながら進めましょう。また、誰が読んでも同じように理解できるよう、専門用語はできるだけ避け、簡潔で明瞭な表現を使うことが求められます。

作業ごとの注意点やトラブル事例、使用ツールなども一緒に記載しておくと、より実践的で頼れる手順書になります。

6. 内容に不備がないか確認して完成させる

記載が完了したら、実際に現場でトライアル運用を行い、内容を検証しましょう。

再現性があるか、誰でも理解できる内容になっているかを確認するには、熟練者だけでなく初心者にも手順書を試してもらうと効果的です。読み手の立場に立ったときに「わかりにくい表現」「迷いやすい箇所」がないかを洗い出し、必要に応じて修正しましょう。

作業ミスにつながる曖昧な表現や情報の抜けがないかを細かく見直すことで、現場で実際に使える手順書に仕上がります。

7. 利用者からフィードバックをもらって改善していく

手順書は作って終わりではなく、現場の変化に合わせて更新していくのが大切です。

業務フローや使用ツールが変更された場合はもちろん、利用者からの「わかりにくい」「もっとこうしてほしい」といった声を積極的に取り入れ、改善を重ねていきましょう。半年に一度など、定期的な見直しのタイミングを設けるのもおすすめです。

手順書が実際の現場に根づくには、形式の整備だけでなく「使われ続ける」工夫が不可欠です。

作業手順書のレイアウトのコツ

実用的な作業手順書を作る際は、以下3点を押さえたレイアウトを意識しましょう。

誰が読んでも理解できる書き方にする
誰がどこで何をする作業なのかを明記する
写真付きでわかりやすくする

また、わかりやすい手順書の作成方法は、以下の記事でも詳しく解説しています。作成ステップやテンプレートを紹介しているので、ぜひあわせてチェックしてみてください。

誰が読んでも理解できる書き方にする

作業手順書は、経験やスキルにかかわらず、誰もが同じように作業できるようにするのが目的です。そのため、専門用語や略語の使用は極力避け、わかりやすい表現を心がけましょう。

とくに、現場経験が浅い人にとっては、曖昧な表現や感覚的な指示は混乱のもとになります。可能な限り「数値」「順序」「具体的な動作」など、客観的な情報を盛り込んで記載しましょう。

また、長文で伝えるよりも、短く区切って一文一動作を原則にすると、情報の整理がしやすくなります。難しい作業ほど丁寧に噛み砕いて記載し、注釈や補足情報の挿入も効果的です。

新人や異動者など、手順書を初めて見る人の目線を想定することで、より実用性の高い文書に仕上がります。

誰がどこで何をする作業なのかを明記する

作業手順書には「誰が・どこで・何をするのか」を明確に記載することが不可欠です。

これが曖昧だと、作業の担当者や責任の所在が不明になり、実行力のない手順書となってしまいます。たとえば「A部署の◯◯担当が、◯◯工場第2ラインで部品をセットする」など、5W1Hに基づいた情報を入れ込むと、読み手の理解が深まります。

加えて、作業のタイミング（いつ）や作業理由（なぜ）も併記することで、単なる「やり方」だけでなく、作業の意義も共有でき、ミスの予防や改善意識の向上につながるでしょう。責任者名や作業時間の目安なども追記しておくと、他部署との連携や業務全体の見通しが立てやすくなります。

写真付きでわかりやすくする

文章だけでは伝わりにくい工程には、写真や図を活用することで直感的に理解できるようになります。

とくに「どの部品を使うのか」「どの位置にセットするのか」「どのボタンを押すのか」といった操作系の情報は、写真があると格段に伝わりやすくなるでしょう。写真は実際の作業者目線で撮影するのが基本で、補足として吹き出しや矢印、キャプションを加えると、視認性が向上します。

また、重要な箇所は赤枠で囲む、注意事項には色付きのマーカーを使うなど、視覚的な工夫も効果的です。ただし、過剰な装飾はかえって混乱を招くため、強調は最小限に抑えるのがポイントです。写真や図と文章をセットで構成することで、初見の人にも「迷わない」手順書になります。

Excel・Wordで作業手順書を作る際の注意点

ExcelやWordといったMicrosoft 365のツールで、作業手順書を作成することも可能です。ただし、以下4つのような注意点があるため、事前に把握しておきましょう。

ファイルの管理が難しい
統一性を担保しにくい
スマホだと見にくい
共有に手間がかかる

Microsoft 365のメリット・デメリットについては、以下の記事で解説しているので、あわせてご覧ください。

ファイルの管理が難しい

ExcelやWordで作成した手順書は、ファイル数が増えるほど管理が煩雑になります。

Wordは基本的に1手順書1ファイルとなるため、更新や分類に手間がかかりやすいです。Excelもシートで分けて整理できるとはいえ、ファイル名だけでは内容を把握しにくいのが難点です。

とくに共有フォルダ内で似たようなファイルが並ぶと、目的の手順書を探すのに時間がかかることもあります。管理ミスや見落としを防ぐためには、フォルダ構成を工夫したり、統合管理できるツールの活用を検討したりするといいでしょう。

統一性を担保しにくい

ExcelやWordは誰でも手軽に編集できる反面、記載形式がバラバラになりやすく、手順書全体の統一感を保つのが難しいです。

作成者ごとにフォントや見出し、用語の使い方が異なることで、読む側にとっては理解しづらくなる原因になります。また、統一されていない手順書は社内の教育や引き継ぎの妨げにもなりかねません。

品質を保つためには、テンプレートやルールを整備し、作成者間で共有・遵守することが不可欠です。

スマホだと見にくい

ExcelやWordはパソコンでの閲覧を前提に設計されているため、スマホやタブレットで見ると表示が崩れたり、拡大縮小の手間が発生したりして見づらくなります。

また、スマホに専用アプリが入っていなければファイル自体を開けないこともあるでしょう。PDFに変換すれば多少は見やすくなりますが、編集はできず、原本との二重管理になるリスクもあります。

閲覧性を重視するなら、モバイル対応のクラウド型ツールの利用も視野に入れるといいでしょう。

共有に手間がかかる

ExcelやWordで作成した手順書は、メールやチャットに添付するといったように、外部の手段を使って共有する必要があり、その都度作業が発生します。

更新のたびに再送信する手間もかかり、最新ファイルがどれなのかわからなくなる恐れもあります。とくにメンバーが多いチームでは、共有漏れや古い情報の参照が業務ミスに直結するリスクを考慮するべきです。

こうした課題を解決するには、クラウド上で一元管理・自動更新ができる手順書管理ツールの導入が効果的です。

作業手順書のテンプレートを使うメリット

作業手順書のテンプレートを使うメリットは、以下の3つです。

効率的に作業手順書を作れる
作業手順書の品質を高められる
社内でデザインを統一できる

テンプレートを利用すると、デザインを一から考える必要がないため、作業手順書の作成にかかる時間・手間を減らせます。

また記載項目・デザインを社内で統一できるため、作成者によってデザインが違って見にくいといった事態を防げます。

作業手順書を作成・管理できるおすすめサイト6選

作業手順書を作成・管理できるおすすめサイトを6つ紹介します。

サイト名	特徴
NotePM	・高い編集機能とカスタマイズできるテンプレートあり・作成した作業手順書の運用にも優れる
kaizen penguin	・Excel形式の作業手順書テンプレートあり・手順の詳細やチェックリストあり
bizocean	・3.2万点の企画書やビジネス書式テンプレートあり・WordやPDF形式のテンプレートあり
SILAND.JP	・Word形式の作業手順書テンプレートあり・3色から選べるためおしゃれな作業手順書を作成できる
Template box	・Excel形式のテンプレートあり・シンプルでカスタマイズしやすい
bizroute	・Excel形式のテンプレートあり・写真の有無でフォーマットを選べる

各サイトの特徴を把握し、自社により適した作業手順書を作成できるようにしましょう。

NotePM

NotePMは作業手順書を簡単に作成できるツールです。高い編集機能や充実したテンプレートが備わっているため、誰にでも簡単にわかりやすい作業手順書が作成できます。

「全文検索」「フォルダやタグによる情報整理」などの管理・運用に適した機能を兼ね備えているのもポイントです。30日間の無料トライアルが用意されており、気軽に試せます。

NotePMの特徴

高い編集機能とカスタマイズできるテンプレートあり
作成した作業手順書の運用にも優れる

URL：
https://notepm.jp/

kaizen penguin

出典：https://kaizen-penguin.com/

kaizen penguinは、Excel形式の作業手順書テンプレートをダウンロードできるサイトです。テンプレートには作業手順の詳細やチェック項目なども含まれており、工程数や注意点の多い作業の手順書作成にも役立ちます。

kaizen penguinの特徴

Excel形式の作業手順書テンプレートあり
手順の詳細やチェックリストあり

URL：
https://kaizen-penguin.com/

bizocean

出典：https://www.bizocean.jp/

bizoceanは、3.2万点の企画書やビジネス書式テンプレートをダウンロードできるサイトです。経理業務や業務引き継ぎ、営業手順書などさまざまな作業手順書テンプレートが公開されています。種類が豊富なため、自社に必要な作業手順書を作成しやすいでしょう。

bizoceanの特徴

3.2万点の企画書やビジネス書式テンプレートあり
WordやPDF形式のテンプレートあり

URL：
https://www.bizocean.jp/

SILAND.JP

出典：http://siland.jp/

SILAND.JPは、仕事で便利に使えるテンプレートを配布しているサイトです。作業手順書の作成には、Word形式のテンプレートが公開されています。グリーン、ブルー、モノクロをベースにした3色のデザインが収録されており、見栄えのよいおしゃれな作業手順書を作成できます。

SILAND.JPの特徴

Word形式の作業手順書テンプレートあり
3色から選べるためおしゃれな作業手順書を作成できる

URL：
http://siland.jp/

Template box

template box

出典：https://template-box.jp/

Template boxは、Excel形式のシンプルなテンプレートを配布しているサイトです。シンプルでカスタマイズしやすいのが特徴であり、必要に応じてページや項目を追加して使用することも可能です。

Template boxの特徴

Excel形式のテンプレートあり
シンプルでカスタマイズしやすい

URL：
https://template-box.jp/

bizroute

出典：https://exia.co.jp/bizroute/

bizrouteでは、ビジネスに役立つノウハウやツールを紹介しています。「写真付き」「作業ごとの写真付き」「シンプル」の3種類のフォーマットから、用途に合わせて作業手順書を作成できるのが特徴です。

bizrouteの特徴

Excel形式のテンプレートあり
写真の有無でフォーマットを選べる

URL：https://exia.co.jp/bizroute/

テンプレートを使った作業手順書の作成ならNotePMがおすすめな理由

NotePM

テンプレート機能で効率的に作業手順書を作成できる

テンプレート機能

NotePMのテンプレート機能を使えば、手間をかけずに統一感のあるマニュアルを作れます。フォーマットがあらかじめ用意されているため、一からデザインを考える必要がなく、専門的な知識がなくても、見やすい資料を作成できるのがメリットです。

検索性に優れている

NotePMの大きな特徴の一つは、検索性に優れている点です。ツール内で作成したドキュメントだけでなく、Word・Excel・PDFなどファイルの中身も全文検索ができます。

NotePMで社内の手順書やマニュアルなどを一元管理することによって、検索時間を短縮し、業務効率を上げることも可能です。

NotePMを活用して作業手順書・マニュアルの作成に成功した事例

PayPay銀行株式会社

PayPay銀行株式会社のカスタマーセンターは、マニュアル管理の課題を解決するため、社内イントラからNotePMへ移行しました。利用していた社内イントラは検索性が低く、複数のツールを併用する必要があり、顧客対応に時間がかかるといった問題が発生していたそうです。

NotePM導入後は、直感的な操作性とタグ機能により検索性が向上し、顧客対応時間の短縮に成功しています。さらに、マニュアル作成・更新の工数削減や自動通知機能により、情報共有を効率化できました。

PayPay銀行株式会社の事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。

【導入事例】カスタマーセンターの長年の課題が解決！検索機能向上で従業員の満足度UP – PayPay銀行株式会社

株式会社ラクス

株式会社ラクスのカスタマーサクセス部門は、ナレッジ共有の非効率さを解消するため、NotePMの導入に至りました。情報が社内の異なるフォルダやExcelファイルに分散し、検索性が低く、手順書の更新遅れや情報の重複が発生していました。

NotePMの導入後は手順書の一元管理により検索時間が短縮され、引き継ぎコストが50％削減しています。さらに、各々が自発的に手順書を更新・追加するマニュアル共有文化が定着しました。

株式会社ラクスの事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。

【導入事例】検索時間が4割削減！急成長SaaSが実践するナレッジ共有を浸透させるための取り組みとは – 株式会社ラクス

作り方を押さえて実用的な作業手順書を完成させよう

作業手順書は、現場の効率化や属人化の防止に欠かせない重要なドキュメントです。目的の明確化や作業内容の洗い出し、レイアウト設計といった基本の作り方を押さえることで、誰が見ても理解できる実用的な手順書が完成します。

さらに、写真や図の活用で視覚的なわかりやすさを高めることも重要です。作成・管理を効率化するなら、検索性やテンプレート機能に優れたクラウドツール「NotePM」の導入もご検討ください。直感的な操作性で、IT知識がない従業員でも容易に利用できます。

「NotePM」は30日間無料でお使いいただけるので、まずはお試しからご検討ください。