こんにちは。マニュアル作成・社内wikiツール「NotePM」ブログ編集局です。
SharePointのサイトとは組織内のワークフローの改善・情報共有の機能が搭載されたサイト作成ツールです。SharePointはクラウドにあるファイルの情報の共有が可能になっており、法人向けサービスになっています。SharePointからサイト作成を行い、社内外に向けて情報共有ができるため、非常に便利なツールです。本記事では、SharePointのサイト作成に必要な基礎知識をはじめサイトの種類・メリット・デメリット、そして作り方の手順を紹介します。
関連記事：社内ポータル・社内掲示板作成ツールのNotePM・SharePoint・Googleサイトを比較！機能や独自性をわかりやすく解説
• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方
目次
SharePointのサイトとは
SharePointのサイトとは、Microsoft社が提供しているMicrosoft 365 クラウドの中のSharePointというサービスの機能の1つです。主にビジネスでの情報共有を目的としており、社内向けの「チームサイト（ポータルサイト）」と社内外向けの「コミュニケーションサイト」の2種類に分かれています。そのため、SharePointサイトを作成する前に、情報の共有範囲をしっかりと見定めましょう。
なお、社内での情報共有のコツは下記の記事で解説していますので、ぜひご参照ください。
関連記事：社内情報は2種類。情報共有ツールの選び方や情報共有のコツを解説
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SharePointのサイトの種類
チームサイト（ポータルサイト）
チームサイトは、チーム内で情報共有や共同作業をするためのサイトです。ファイル・コンテンツ・アプリケーションにもアクセスができ、情報管理も行えます。また、スマートフォンやタブレットからも閲覧・操作ができるため、チーム内で最新情報や重要な情報をスピーディーに入手することが可能です。
関連記事 社内ポータルの解説記事
コミュニケーションサイト
コミュニケーションサイトは、チームサイトのような限定したコミュニティではなく、幅広いユーザーに情報の共有・公開を行うためのサイトです。幅広いユーザーに情報を配信するため、Microsoft 365グループの作成をする必要がなく、テンプレートや画像などのWeb素材が使用できるため、ユーザーにわかりやすく、説得力のあるサイトを公開できます。サイトデザインではショーケース・トピック・空白の3種類のデザインから選ぶことができます。
サブサイト
サブサイトとは、チームサイトあるいはコミュニケーションサイトの配下に作成するサイトです。チームサイトやコミュニケーションサイトの情報量が肥大して、得たい情報を探すことに手間取ってしまう場合に有効です。サブサイトを作成すれば、情報をよりコンパクトにあるべき場所に収めることができます。会社の部署単位やプロジェクト単位でサブサイトを作成すると情報が整理されるため、業務の効率化につながるでしょう。
SharePointでサイトを作成するメリット
SharePointでサイトを作成するメリットを以下の2つの点から紹介します。
- HTMLの知識が不要
- サイト運営の費用負担が不要
1つずつ見ていきましょう。
HTMLの知識が不要
SharePointでサイトを作成するメリットの1つ目は、HTMLの知識が不要なことです。SharePointの目的はファイル情報の共有サービスにあります。そのため、ホームページ作成に特化しているものではないため、従来のWebサイト作成に必要な専門スキルであるHTMLやCSSが必要ありません。しかし、専門的なスキルが不要な反面、デザイン面が乏しいと感じることがあるかもしれません。SharePointでのサイト作成はデザインテンプレートやWeb素材を選びながら構築することができます。
サイト運営の費用負担が不要
SharePointでサイトを作成するメリットの2つ目は、サイト運営の費用負担が不要なことです。SharePointはMicrosoft 365の利用料のみでサイト運営の費用がかかりません。あくまでMicrosoft 365ライセンスに含まれているツールであるため、利用料のみで使用できます。Wordpressなどでサイトを作成する場合にはサーバー費用やドメイン費用といったサイト運営におけるランニングコストが必要になってしまいます。サーバーの運用やドメイン取得といった知識が不要で運用可能です。
SharePointでサイトを作成する際の注意点
サイト作成に時間が掛かる
「サイトを立ち上げる（サイト名やサイトの説明を入力し、プライバシー設定や管理者、利用メンバーを設定）」「ページを追加する」「ページ内に文字や画像を追加する」「ナビゲーションを設定する」のステップでサイトを作成できます。手順は簡単ですが、時間がかかることを覚悟しておいたほうがいいでしょう。工数が多くて面倒に感じる場合は、より簡単に常用やナレッジ共有ができる別のサイト作成ツールを選ぶか、Webサイト制作会社に依頼するほうが効率的です。
デザインのカスタマイズに専門知識が必要
SharePointは専門的なプログラミング言語がいりません。しかし、選択できるデザインの種類・幅が少ないので、標準装備のテンプレートはデザイン性に欠けるといった印象を抱く人もいるようです。デザインのカスタマイズ機能を利用すればデザイン性を高めることもできますが、プログラミングの知識が必要となります。
アクセス解析が簡易的
一般的にWebサイトの運用ツールでは、詳細なアクセス解析を見ることができます。SharePointでは、サイトにアクセスした訪問者数や閲覧数の多いファイルを表示する簡易的な解析しかできません。本格的なアクセス解析がしたい場合は、Googleアナリティクスなどの外部ツールを設置する必要があります。
SharePointのチームサイトの作り方
ここからは、SharePointのチームサイトの作り方の手順を紹介します。
1.Microsoft 365 にログインします。
2.左上のからSharePoint を選択します。
3.「+サイトの作成」をクリックします。
4.「新しいサイトの作成」が表示されたら「チームサイト」をクリック
5.サイト名やサイトの説明など、必要な情報を入力して「次」をクリック
6.グループメンバーの追加を行い（後から加えることも可能）、終了ボタンをクリックする
7.一覧にサイトが追加されていることを確認してください。
SharePointのコミュニケーションサイトの作り方
次に、SharePointのコミュニケーションサイトの作り方の手順を紹介します。
1.「+サイトの作成」をクリックします。
2.「新しいサイトの作成」が表示されたら「コミュニケーションサイト」をクリック
3.サイト名やサイトの説明など、必要な情報を入力して「終了」をクリック
4.「テンプレートを参照」をクリック
5.サイトを作成する目的に合うテンプレートを選択する
6.「テンプレートを使用する」をクリック
7.コミュニケーションサイトの完成です。ここから自社で必要に応じてカスタマイズします。
SharePointのサブサイトの作り方
最後に、親サイトに付随する子サイトにあたるサブサイトについて作り方を紹介します。チームサイト・コミュニケーションサイトともに、作成方法は同じです。
1.「サイトコンテンツ」をクリックし、「新規」をプルダウンし「サブサイト」をクリックすます。
2.「タイトル」 「説明」 「URL」を入力し、言語を選択します。
3.下にスクロールして、テンプレートの選択、権限の設定を行います。
4.ナビゲーションとナビゲーションの承継を選択し【作成】をクリックして完成です。
NotePMはSharePointの代わりに使えます
チームサイト（ポータルサイト）に載せた情報の一部を、社外にも簡単に共有できたら便利だと思いませんか。それを可能にするのが、マニュアル作成・ナレッジ共有ツール の「NotePM」です。NotePM は、ドキュメントの共同編集や社内ナレッジ管理ができるサービスです。アクセス制御を柔軟に変えられることが強みで、他部署や社外のメンバーにもページやファイル単位で簡単に共有できます。ログイン履歴は過去180日分をチェックできるので、セキュリティ対策も万全です。
| SharePoint | NotePM |
|---|---|
| △ 自由度が高く複雑なため、社内浸透しない | ○ パソコンに詳しくない人でも直感的に使える |
| △ 検索しづらい。不要な情報もヒットする | ○ 強力な検索機能 |
| △ 動作やファイル表示が遅い | ○ 動作が速い。サクサク動く |
| △ 権限管理が複雑で、IT部門が大変 | ○ グループなど、権限管理しやすい |
| △ 社外共有しづらい | ○ 社外共有用プラットフォームとしても使える |
| ○ Officeファイルを直接編集できる | △ ファイル直接編集はできない |
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SharePointとNotePMのうち、どちらが自社の課題に合うのかじっくりと検討したい方は、ぜひ下記の記事をご覧ください。2つの共通点や独自性について詳しく解説していますので、SharePointをさらに使いこなす方法を知りたい方も必見です。
関連記事：SharePointの概要・機能・独自性・料金などを徹底解説
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まとめ
本記事では、SharePointのサイト作成に必要な基礎知識をはじめ、サイトの種類・メリット・デメリット・作り方の手順を紹介しました。SharePointのサイト作成は手軽で、プログラミングの知識なく始められることが大きなメリットと言えます。またMicrosoft社のサービスの1つであることから、Office製品との連携もスムーズであるため活用することで、より業務の効率化を進められる可能性があります。なお、企業内の情報共有には、専用の社内wikiサービス の活用も便利です。
• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方
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