SharePointのサイトの作り方5ステップ｜ポータルサイト構築の手順を解説

「社内情報があちこちに分散していて、必要な情報を探しにくい」
「同じような問い合わせが人事・総務・情シスに集中して困っている」
「SharePointで社内ポータルを作りたいが、何から始めればよいかわからない」

社内のお知らせや業務マニュアル、申請フォームなどが部署ごとに管理されていると、社員は「どこを見ればよいのか」と迷ってしまいます。情報を探す時間や担当部署への問い合わせが増え、日々の業務の負担になっている企業も多いのではないでしょうか。

こうした課題の解決に役立つのが、社内情報への入口を一つにまとめる「社内ポータル」です。お知らせや各種申請、業務で使うシステムへのリンクなどを集約することで、社員が必要な情報にたどり着きやすくなり、問い合わせ対応の負担軽減も期待できます。

この社内ポータルは、Microsoft 365のSharePointを使って構築できます。本記事では、SharePointで社内ポータルを作る方法を、設計の考え方から具体的な構築手順、公開後の運用ポイントまで解説します。社内ポータルの新規立ち上げや刷新を担当する人事・総務・情シスの方は、ぜひ参考にしてください。

社内ポータルの「設計」「構築」「運営」について、それぞれ以下で解説しています。

▼社内ポータルの「設計」について
▼社内ポータルの「構築」について
▼社内ポータルの「運営」について

＞関連記事：社内ポータル・社内掲示板作成ツールのNotePM・SharePoint・Googleサイトを比較！機能や独自性をわかりやすく解説

SharePointの社内ポータルとは

SharePointは、Microsoft 365に含まれるクラウドサービスの一つで、主にチームでの情報共有や文書管理に活用できます。主な機能は、以下のとおりです。

• ドキュメントの共有や編集履歴の自動管理
• ファイルの同時編集
• アンケートの作成から集計
• 申請や承認といったワークフロー管理

WordやExcel、Outlookなど、普段使用しているMicrosoft製品と簡単に連携できるのも特徴です。クラウドベースのため、チームメンバーとリアルタイムに情報を共有しながら、場所や時間を問わない柔軟な働き方を実現できるでしょう。

＞関連記事：社内情報は2種類。情報共有ツールの選び方や情報共有のコツを解説

SharePointで社内ポータルを構築するメリット

SharePointで社内ポータルを構築するメリットは、以下の4つです。

• IT部門に依存せず人事・総務がポータルを運営・更新できる
• Microsoft 365契約済みならポータル専用ツールの追加費用が不要
• スマートフォンからポータルにアクセスできる
• カレンダーや申請フォームをポータルに埋め込める

SharePointでサイトを作るメリットを知ることで、積極的に導入を進められるでしょう。

IT部門に依存せず人事・総務がポータルを運営・更新できる

SharePointはプログラミング知識がなくても操作できるため、人事・総務部門の担当者がIT部門に都度依頼しなくてもポータルのお知らせ更新やページ追加を自分で行えます。

お知らせの公開やリンク集の修正をその場で完結できるため、社内周知のスピードが上がります。

Microsoft 365契約済みならポータル専用ツールの追加費用が不要

SharePointはMicrosoft 365に含まれており、すでに契約済みの組織であれば追加費用なしで社内ポータルを立ち上げられます。

ポータル専用SaaSの導入コストやWordPressのサーバー・ドメイン費用が不要なため、予算を確保しにくい状況でも社内ポータルの整備を進められます。

スマートフォンからポータルにアクセスできる

SharePointはレスポンシブデザインに対応しており、PC・スマートフォン・タブレットのいずれからでもポータルを閲覧できます。

在宅勤務中の社員や外出先の営業担当者でも、社内ポータルから最新のお知らせや申請リンクに同じようにアクセスできるため、情報格差が生じにくくなります。

TeamsなどのMicrosoft製品と連携できる

SharePointのポータルページには、Teamsのカレンダーや申請フォーム、ドキュメントライブラリなどを埋め込めます。

社員がポータルを開けばスケジュール確認・申請・ファイル参照が一画面で完結するため、複数のシステムを行き来する手間が減り、社員の業務動線をシンプルに設計できます。

【設計】社内ポータルに載せるコンテンツを決める

社内ポータルを構築する前に、トップページに「何を置くか」を決めておくと、構築がスムーズに進みます。一般的な社内ポータルのトップページには、以下のコンテンツが置かれます。SharePointでは、それぞれをWebパーツとして配置できます。

お知らせ・社内報（ニュースWebパーツ）

会社や部門からの最新情報を発信・共有する場所です。SharePointの「ニュース」Webパーツを使うと、お知らせや社内ニュースをニュース投稿として掲載できます。

ニュースWebパーツは、トップページ以外のモダンページにも配置できます。

各種申請へのリンクを載せる（クイックリンクWebパーツ）

休暇申請・経費申請・設備予約など、社員が頻繁に利用する各種申請ページへのリンクを集約します。SharePointの「クイックリンク」Webパーツを使うと、トップページを含むモダンページにリンク集を配置できます。リンクごとに画像やアイコンなどを設定できますが、利用できる表示項目は選択したレイアウトによって異なります。

スケジュール・行事予定を載せる（イベントWebパーツ）

全社イベント・社内行事・休業日など、組織全体で共有したい予定を掲載します。SharePointの「イベント」Webパーツを使うと、登録した今後のイベントをページ上に表示できます。

なお、イベントWebパーツでは定期的な繰り返しイベントはサポートされていないため、各回を個別に登録する必要があります。

よく使うシステムへのリンクを載せる（クイックリンクWebパーツ）

勤怠管理・給与明細・社内業務システムなど、社員が日常的に利用するシステムへのリンクをまとめます。SharePointの「クイックリンク」Webパーツを使って分かりやすく整理することで、ポータルを社内システムへの入口として活用できます。

社員名簿・組織図を載せる（PeopleWebパーツ）

誰に相談すればよいか分からないときの入口として、担当者や主要メンバーの連絡先、役職などのプロフィール情報を確認できる場所を設けます。SharePointの「People」Webパーツでは、ページ作成者が選択した担当者や主要メンバーのプロフィールを表示できます。

組織階層を表示する場合は、「組織図」Webパーツを利用することが可能です。組織図は選択したユーザーを基点として表示されます。

正しい組織階層を表示するには、Microsoft 365側で各ユーザーの上司・直属部下の関係を適切に設定しておく必要があります。役職や所属部門などのプロフィール情報も整備しておくと、人物情報をより分かりやすく表示することが可能です。

これらすべてをトップページに詰め込む必要はありません。まずは社員が最も頻繁に利用するコンテンツを優先して配置し、利用状況や社員からのフィードバックを確認しながら追加・整理していくのが実務的です。

【設計】社内ポータルに使うサイト種別を選ぶ

社内ポータルをSharePointで構築する際は、用途に応じて3種類のサイト種別から選びます。どれを選ぶかによって、ポータルの設計方針が変わります。

全社ポータルにはコミュニケーションサイト

全社向けのお知らせ・リンク集・スケジュールを一画面に集約する「全社ポータル」には、コミュニケーションサイトが最も向いています。デザインの自由度が高く、Webパーツを自由に配置してトップページを構成できます。一方向の情報発信（会社からのお知らせ・周知）を主目的とするポータルに適しており、多くの組織でまず立ち上げる全社ポータルの標準的な選択肢です。

部門ポータルにはチームサイト

特定部署や小規模プロジェクトの情報拠点として使う「部門ポータル」には、チームサイトが向いています。メンバーがコンテンツを投稿・共同編集できる双方向の構造を持ち、タスク管理やスケジュール共有もポータル内で完結させられます。人事・総務・各部門のそれぞれがチームサイトを持ち、全社ポータル（コミュニケーションサイト）からリンクでつなぐ構成が運営しやすいです。

配下ページの整理にはサブサイト

全社ポータルや部門ポータルのコンテンツが増えてきたとき、部署単位やテーマ単位でサブポータルに整理する手段がサブサイトです。親サイトのナビゲーションからサブサイトへ誘導する設計にすることで、社員が情報にたどり着きやすい階層構造を作れます。

SharePointより使いやすい社内サイト作成ツール「NotePM」

【設計】閲覧者と更新担当者の権限を決める

【構築】SharePointで社内ポータルを作る5ステップ

SharePointでのサイトの作り方は、以下の5ステップです。

• ステップ1：事前準備をする
• ステップ2：Microsoft 365にログインしてサイトの種類を選ぶ
• ステップ3：テンプレートを選ぶ
• ステップ4：テンプレートをカスタマイズする
• ステップ5：ページを追加する

ステップに沿って作ることで、迷わずにサイト作成を進められるでしょう。

ステップ1：事前準備をする

社内ポータルとして機能させるためには、操作を始める前に以下の3点を決めておきましょう。

1.掲載コンテンツの洗い出し

お知らせ・各種申請リンク・スケジュール・リンク集など、ポータルのトップページに置くコンテンツをリストアップします。何を置くかを決めておくと、ページ構成の設計とWebパーツの選定がスムーズになります（詳細は前セクション「コンテンツの設計」を参照）。

2.閲覧者と動線の設計

全社員を閲覧者として想定し、「どの情報にどこからアクセスしてほしいか」を整理します。全社員が頻繁に利用する申請ページや社内規程などはトップページから直接アクセスできるようにし、部門別の情報や利用頻度の低いコンテンツはナビゲーションからたどれるようにします。利用者が迷わないよう、検索・ナビゲーション・リンク集の役割も明確にしておきましょう。

3.運用体制とアクセス権限の設計

コンテンツを「誰が更新するか」「誰が承認するか」「誰が閲覧できるか」を決めます。SharePointコミュニケーションサイトの既定の役割は、主に次の3つです。

• サイト所有者：フルコントロール権限を持ち、サイトの設定、外観、アクセス許可などを管理できる
• サイトメンバー：編集権限を持ち、ページ・ファイル・リストなどの追加、編集、削除ができる
• サイト訪問者：読み取り専用で、原則としてコンテンツを閲覧できる

全社員向けポータルでは、更新担当者をサイトメンバー、一般社員をサイト閲覧者に設定するのが基本です。閲覧者が多い場合は、全社員を含むセキュリティ グループをサイトのVisitorsグループに追加すると管理しやすくなります。

必要以上の編集権限を付与すると、ページやファイルの意図しない変更・削除につながるため、最小権限の原則に沿って設定しましょう。

ステップ2：Microsoft 365にログインしてサイトの種類を選ぶ

社内ポータルの利用者と目的に合わせて、作成するサイトの種類を選びます。全社員へのお知らせや社内情報の発信を中心とする場合は「コミュニケーション サイト」、部署やプロジェクトのメンバーによる共同作業を重視する場合は「チーム サイト」が適しています。

サイトの種類は、以下の手順で選択します。

1. Microsoft 365にサインインし、SharePointを開く
2. SharePointホームの左側にある「ビルド」を選択する
3. 「構築の開始」にある「サイト」を選択する
4. 「チーム サイト」または「コミュニケーション サイト」を選択する

「ビルド」や「サイト」が表示されない場合は、Microsoft 365の更新状況や管理者の設定によって、別の作成画面が表示されている可能性があります。サイト作成機能自体が無効になっている場合は、SharePoint管理者に確認してください。

ステップ3：テンプレートを選ぶ

サイトのテンプレートは、社内ポータルに掲載するコンテンツと、トップページで優先的に見せたい情報に合わせて選びます。コミュニケーション サイトで利用できるテンプレートの例は、以下のとおりです。

• 標準コミュニケーション：ニュース・お知らせ・イベントなどを幅広く発信する
• 部署：部門ニュース、イベント、よく使うファイルなどをまとめる
• イベント：特定のイベントについて、登壇者・日程・登録方法・FAQなどを案内する
• 空白：既定の構成を使わず、独自のページを作成する

テンプレートを選択したら、内容とプレビューを確認し、「テンプレートを使用」を選択しましょう。続いて、サイト名、説明、言語、秘密度ラベルなど、画面に表示される項目を設定し、「サイトの作成」を選択します。秘密度ラベルなどの項目は、組織の設定によって表示されない場合があります。

サイト名は「社内ポータル」「全社ポータル」など、社員が用途をひと目で理解できる名称にしましょう。サイトの既定の言語は、作成後に別の言語へ変更できないため、選択時に確認が必要です。

チーム サイトを選んだ場合は、作成後の画面で所有者やメンバーを追加できます。メンバーは後から追加することも可能です。

テンプレートを使用すると、ホーム ページや、テンプレートに応じたページ、リストなどが作成されます。現在のホーム ページを削除したい場合は、先に別のページを作成・公開し、そのページをホーム ページに設定してください。

削除したページはごみ箱から復元できますが、そのページに向けた直接リンクは自動的には修正されないため、注意が必要です。

ステップ4：テンプレートをカスタマイズする

テンプレートのカスタマイズでは、デザイン性だけでなく、全社員が必要な情報をすぐに見つけられるレイアウトを優先します。トップページには、重要なお知らせ・よく使う申請先・社内規程・スケジュール・部門別ページへのリンクなど、利用頻度や重要度の高いコンテンツを配置しましょう。

所有者またはデザイン権限を持つメンバーであれば、カラーやヘッダー・ナビゲーション・フッターなど、サイトの外観をカスタマイズできます。ナビゲーションの項目名には社員が普段使っている言葉を採用し、階層を深くしすぎないことがポイントです。

また、テキスト・画像・動画などの基本的なWebパーツに加え、「ニュース」「クイックリンク」「イベント」などを組み合わせることで、社内ポータルの情報を整理して表示できます。YouTubeは専用Webパーツで埋め込み可能です。その他の外部コンテンツも埋め込みWebパーツで表示できますが、埋め込み元サイトの仕様や、SharePoint管理者の許可設定によっては利用できません。

ページ右上の「編集」を選び、コンテンツを追加したい箇所に表示される「＋」マークをクリックして、必要なWebパーツを配置します。編集が完了したら、表示内容やリンク先を確認した上で「再公開」をクリックし、変更内容を反映させましょう。

ステップ5：ページを追加する

トップページだけに情報を集約すると、掲載情報が増えるにつれて目的のコンテンツを探しにくくなります。社内規程・各種申請・社内マニュアル・部門別情報など、情報の種類に応じてページを分け、トップページやナビゲーションからアクセスできるようにしましょう。

新しいページは、以下の手順で追加します。

1. 「新規」から「ページ」を選択する
2. 用途に合ったテンプレートを選び、ページタイトルを入力する
3. 「＋」マークをクリックしてテキストや画像などを配置する
4. ページが完成したら「発行」ボタンを押して公開する

編集途中のページは「下書きとして保存」または「保存して閉じる」で保存できます。ボタン名は、ページの共同編集機能が有効かどうかによって異なります。ニュースを作成する場合は「＋新規」から「ニュース投稿」を選択します。また、公開済みの通常ページを「昇格」機能でニュースに変更することも可能です。

ページを公開した後は、トップページやナビゲーションにリンクを追加し、社員が迷わずアクセスできる状態にします。あわせて、閲覧権限・リンク切れ・PCやスマートフォンでの表示を確認しましょう。ページごとに更新担当者と見直し時期を決めておくと、情報の古いページが放置されにくくなり、社内ポータルを継続的に活用できます。

全社ポータル（コミュニケーションサイト）の作り方

コミュニケーションサイトは、全社員が毎日最初に開くハブページとして使う場合の構築に向いたサイト種別です。人事・総務からのお知らせ、全社向けのリンク集、スケジュールなどを一画面に集約し、全社員に一方向で情報を届ける「全社ポータルのトップページ」を作るときに選びます。以下の手順で作成します。

1.「+サイトの作成」をクリックします。

2.「新しいサイトの作成」が表示されたら「コミュニケーションサイト」をクリックします。

3.サイト名やサイトの説明など、必要な情報を入力して「終了」をクリックします。

4.「テンプレートを参照」をクリックします。

5.サイトを作成する目的に合うテンプレートを選択します。

6.「テンプレートを使用する」をクリックします。

7.コミュニケーションサイトの完成です。ここから自社で必要に応じてカスタマイズします。

部門ポータル（チームサイト）の作り方

チームサイトは、部門ポータルや小規模拠点の情報拠点として使う場合に適したサイト種別です。特定のメンバーだけが編集・投稿できる閉じた環境を作りたいとき、たとえば「人事部内の申請・連絡をまとめる部門ポータル」や「支社ごとの情報拠点」を設けたいときに選びます。以下の手順で作成します。

1.Microsoft 365 にログインします。

2.左上からSharePoint を選択します。

3.「+サイトの作成」をクリックします。

4.「新しいサイトの作成」が表示されたら「チームサイト」をクリックします。

5.サイト名やサイトの説明など、必要な情報を入力して「次」をクリックします。

6.グループメンバーの追加を行い（後から加えることも可能）、終了ボタンをクリックします。

7.一覧にサイトが追加されていることを確認してください。

配下ページ（サブサイト）の作り方

サブサイトは、全社ポータルや部門ポータルの情報量が増えてきたときに、部門・プロジェクト別にサブポータルを階層化して整理するための手段です。たとえば、全社向けポータルの下に「人事部ポータル」「総務部ポータル」「営業部ポータル」をぶら下げることで、社員が自分に関係のある情報拠点にワンクリックでたどり着ける構造を作れます。チームサイト・コミュニケーションサイトともに、作成方法は同じです。

1.「サイトコンテンツ」をクリックし、「新規」をプルダウンし「サブサイト」をクリックします。

2.「タイトル」　「説明」　「URL」を入力し、言語を選択します。

3.下にスクロールして、テンプレートの選択、権限の設定をします。

4.ナビゲーションとナビゲーションの承継を選択し【作成】をクリックして完成です。

【運営】公開後に社内ポータルを定着させる3つのポイント

SharePointで作成した社内ポータルを定着させるには、公開後も社員が使いやすい状態を維持することが大切です。必要な情報が見つからない、閲覧できない、操作方法がわからないといった状態では、継続的な利用につながりません。

ここでは、公開後の運営で押さえておきたい3つのポイントを解説します。

目的に合ったナビゲーションを維持する

社内ポータルの公開後は、情報の追加や組織変更に合わせて、メニューやリンクの構成を見直しましょう。ページが増えるたびにリンクを追加するだけでは、情報が整理されず、必要なページを探しにくくなります。

たとえば、社内手続きの効率化が目的なら「経費精算」「勤怠・休暇申請」、ナレッジ共有が目的なら「業務マニュアル」「よくある質問」など、社員が利用場面をイメージできる名称で分類すると効果的です。利用者の目的に沿った分類と、リンク先の内容が伝わる名称を意識しましょう。

また、月に1回など確認のタイミングを決め、リンク切れや古い部署名が残っていないか点検するのもおすすめです。社員から寄せられた「探しにくい」という声をもとに、よく使う情報への導線を改善しましょう。

権限が適切か定期的に見直す

社内ポータルのアクセス権限は、公開時に設定した後も定期的な確認が必要です。人事異動や担当変更によって、以前は必要だった編集権限が不要になったり、新しい担当者が必要な情報を閲覧できなくなったりする場合があります。

全社向けの情報発信にコミュニケーションサイトを使う場合は、サイトを管理する所有者、情報を更新するメンバー、情報を読む閲覧者に役割を分けて管理できます。また、ファイルやフォルダーの共有リンクによってアクセスが許可される場合もあるため、サイトのメンバー構成と併せて確認しましょう。

運用では、異動・退職時の確認に加え、四半期ごとなどの点検日と確認担当者を決めておくと、見直し漏れを防ぎやすくなります。不要な権限を整理するとともに、業務に必要な閲覧・更新ができるかも確認することが大切です。

更新担当者向けと全社員向けのマニュアルを用意する

社内ポータルのマニュアルは、更新担当者向けと全社員向けに分けて用意しましょう。役割によって必要な操作が異なるため、対象者に合わせて内容を整理すると、知りたい手順を見つけやすくなります。
それぞれのマニュアルには、以下の内容を盛り込むとよいでしょう。

対象者	マニュアルに記載する内容
更新担当者	・ページの作成・編集・公開手順 ・掲載ルール ・公開前の確認事項 ・更新頻度 ・担当変更時の引き継ぎ方法
全社員	・ポータルへのアクセス方法 ・メニューや検索の使い方 ・必要な資料の探し方 ・閲覧できない場合の問い合わせ先

操作画面のキャプチャや具体例を添え、初めて使う社員でも手順を追えるようにすることがポイントです。操作方法に加えて社内の運用ルールも伝え、マニュアルをすぐに見つけられる場所にまとめておきましょう。

公開後も、画面や運用ルールが変わった際にはマニュアルを更新します。よくある問い合わせを追記していくことで、社員が自分で疑問を解決しやすくなり、担当者の対応負担の軽減にもつながります。

SharePointの社内ポータルとNotePMの使い分け

マニュアル作成・ナレッジ共有ツール の「NotePM」なら、チームサイト（ポータルサイト）に載せた情報の一部を、社外にも簡単に共有できます。

NotePM は、ドキュメントの共同編集ができるだけでなく、アクセス制御を柔軟に変えられるので、セキュリティ対策も万全です。過去180日分のログイン履歴もチェックできるため、他部署や社外のメンバーにも安全にページやファイルを共有できるでしょう。

SharePoint	NotePM
△　自由度が高く複雑なため、社内浸透しない	◯　パソコンに詳しくない人でも直感的に使える
△　検索しづらい。不要な情報もヒットする	◯　強力な検索機能
△　動作やファイル表示が遅い	◯　動作が速い。サクサク動く
△　権限管理が複雑で、IT部門が大変	◯　グループなど、権限管理しやすい
△　社外共有しづらい	◯　社外共有用プラットフォームとしても使える
◯　Officeファイルを直接編集できる	△　ファイル直接編集はできない

NotePMの公式サイトはコチラ

SharePointとNotePMのうち、どちらが自社の課題に合うのかじっくりと検討したい方は、ぜひ下記の記事をご覧ください。2つの共通点や独自性について詳しく解説していますので、SharePointをさらに使いこなす方法を知りたい方も必見です。

＞関連記事：SharePointの概要・機能・独自性・料金などを徹底解説

SharePointを活用して効率良くサイトを作成しよう

SharePointを活用することで、プログラミングの知識がなくても手軽にサイト作成ができます。Microsoft社のサービスの1つであるため、Office製品と連携すれば、業務効率化も進められるでしょう。

なお、企業内の情報共有には、専用の社内wikiサービス の活用もおすすめです。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール 「NotePM」 は、社員のナレッジを集め、共有できます。

検索性も高く、ほしい情報がすぐに手に入り、情報の更新も容易です。「社内のナレッジをスムーズに共有したい」「教育コストを削減したい」とお考えの方は、NotePMの無料トライアル を試してみてください。