ポータルサイト作成ツールや社内wikiツールは、社内で情報やナレッジを共有するうえで便利です。中でも、世界20万超の組織、1.9億人以上が使用しているSharePointを第一候補に、複数のツールを比較検討されている方もいらっしゃると思います。
SharePointの代わりに使えるサービスに社内wikiツール「NotePM」があります。SharePointと遜色ない機能を持つうえ、検索機能が強力でほしい情報をすぐに見つけることができます。また、ITに慣れていない人でも直感的に操作できるデザインが魅力です。今回は SharePointとNotePMと比較しながら、それぞれの特徴を解説します。
目次
SharePointとNotePMとは
SharePointとNotePMに共通する役割・概要・機能を解説します。
共通する役割
SharePointとNotePMは、どちらも社内のファイルや情報を蓄積し、有効活用できます。
SharePointは、マイクロソフト社が提供しているクラウドサービスです。Microsoft Officeファイルや情報の保存・管理・共有を目的に、社内ポータルサイトを作成することができます。
一方、NotePMはウィキペディアの社内版で、誰もが自由に情報を書き込むことができます。社員が個人のノウハウを自由に書き込んで、ナレッジとして蓄積・共有できるツールです。
共通する機能
SharePointとNotePMの共通する機能を紹介します。
◆社内共通で使えるサイトを作れる
部署やチーム、プロジェクトごとに、情報を共有するためのWebサイトを作成できます。
◆ファイルを共有できる
マニュアル・企画書・営業資料・報告書などのファイルを、簡単に共有・管理できます。
◆ワークフローを構築できる
申請・承認作業など、メールでのやりとりでは煩雑になってしまう業務をシステム上で完了できます。
◆全文検索でファイルにアクセスできる
システム上にあるすべてのファイルやドキュメントをキーワードで検索できます。
◆モバイルデバイスに対応
モバイルアプリを提供しており、ノートPC・スマホ・タブレット端末など、どのデバイスでも利用できます。
◆アクセス権限が設定できる
情報にアクセスできるユーザーに制限をかけることで、発信する範囲を組織全体・役職・プロジェクト・チームなどにカスタマイズできます。
◆社内報・議事録が作成できる
社内報や議事録といった、社員のみが閲覧する情報を編集から共有までツール上で完了できます。
◆セキュリティ対策が万全
どちらも社外秘の情報を守れるよう、不正アクセス対策やデータ漏洩防止対策、データ転送時の暗号化、ウイルス対策などを講じています。
SharePointより検索が強くてマニュアル作成もできるサービス「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから
SharePointとNotePMの独自性
ここまではSharePointとNotePMの共通点をご紹介しましたが、ここからはそれぞれの独自性を解説します。
SharePointの独自性
社内ポータルサイトやコミュニケーションサイトを作成できるSharePointは、マイクロソフト社の「Office 365」というクラウドサービスの一部として提供されている製品です。そのため、Microsoft Office、Teams、Outlookといったマイクロソフト製品と簡単に連携できます。
とくに魅力的なのは、Microsoft OfficeをSharePoint上で直接編集できることです。たとえば、複数人が同じ時間にExcelに書き込みをしても、それぞれの情報が自動で保存されます。
NotePMの独自性
NotePMは「ほしい情報がすぐに見つかる検索機能の高さ」が強みです。たとえば、Word・Excel・PowerPoint・PDFなど、ファイルの中身を全文検索できるうえ、キーワードハイライト機能やワンクリック絞り込み機能を備えています。そのため、「ファイル検索をしても目的のファイルがヒットしない」「すぐに必要なファイルが探し出せない」といった悩みを解消できるでしょう。
くわえて、アクセス権限管理の柔軟性も特徴です。情報に合わせて、共有する範囲をプロジェクト単位や組織単位など柔軟に変更できます。さらに、社外メンバーに対する閲覧のみの権限や、ゲスト権限などにも対応可能です。
SharePointとNotePMの価格の違い
ここでは、SharePointとNotePMの料金を比較します。料金プランが異なるため、比較しやすいように25名の料金で換算して紹介します。
SharePointの料金プラン
SharePointの利用を含むMicrosoft 365 Business Basicの料金は、一人当たり月額650円です。NotePMの料金プランと比較するために25名分で換算すると、月額1万6250円となります。
NotePMの料金プラン
NotePMのプランはユーザー数に応じて設定されています。25名（プラン25）の利用であれば月額1万5000円です。なお、プランは「プラン8」「プラン15」「プラン25」「プラン50」「プラン100」と少人数にも対応していて「プラン100」以降は100名単位で追加できます（※1001人以上は応相談）。
参照：NotePMの料金プラン
SharePointとNotePM、相性のよい使い方
SharePointとNotePMの特徴から、それぞれの利用に向いている人を紹介します。
SharePointはマイクロソフト製品と連携させたい人向き
SharePointは、マイクロソフト社が提供するその他サービスとの親和性が魅力です。Microsoft Office、Teams、Outlookなどと簡単に連携できるため、マイクロソフト製品を活用している人にとっては業務効率化につながりやすいと言えます。たとえば、Teamsと連携すればTeams上でファイルを管理できますし、Outlookと連携すればスケジュールの共有なども可能です。
NotePMはITツールに不慣れな人向き
NotePMは直感的に使えるデザインが魅力で、スマホでも簡単に操作できます。ITが苦手な人でも使いやすいツールであるため、まだ社内でITツールの導入が進んでいない企業でも浸透させやすいでしょう。また、ファイル共有時に「こうであったらいいのに」と感じる事柄の多くに対応しています。具体例を挙げるとすれば「動作が早い」「強力な検索機能でほしい情報がすぐに見つかる」「簡単に投稿できる」「更新状況や履歴がわかる」「Zapier連携で日々の作業を簡単に自動化できる」といったことです。
SharePointとNotePMのサポートの違い
次に、SharePointとNotePMのカスタマーサポートの違いについて解説します。
SharePointのサポート
SharePointは概念がわかりづらく、連携できるMicrosoft Officeも使えば使うほど疑問が湧くため、使い方の書籍が多数出版されています。書籍を読めば解決しますが、使いこなすには少々難解なツールかもしれません。もちろんカスタマーサポートに電話やチャットで問い合わせることもできますが、窓口はMicrosoftの他製品と同一です。そのため、疑問やトラブルの解決までに時間がかかるかもしれません。
NotePMのサポート
NotePMは、オンラインデモや個別相談会といった導入前のコンサルティングを無料で実施しています。「基本機能を説明してほしい」「こんなことはできますか？」「社内ナレッジを浸透させるコツを教えてほしい」などの疑問を個別に解消したうえで、安心して導入可能です。また、導入後もカスタマーサクセスによるサポートを受け、スムーズな運用を目指せます。なお、すべての機能が使える30日間無料トライアルを試してから導入を検討することも可能です。
SharePointより検索が強くてマニュアル作成もできるサービス「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから
まとめ
今回はSharePointとNotePMをご紹介しました。SharePoint 以外も検討したいという方は、ぜひNotePMをお試しになってください。現在、全国7000社以上に登録していただいており、金融機関・上場企業など厳格なセキュリティを求める企業様からも多くご利用いただいております（NotePMの導入実績）。「使いやすさNo.1」「導入のしやすさNo.1」の社内wikiで、社内マニュアル・業務ノウハウ・製品設計書・議事録など、何度も検索するような、ストック型の情報管理に最適です。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
