SharePointをファイルサーバーとして活用するための基礎知識と移行方法を徹底解説!

2024年03月09日(土) SharePoint

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こんにちは。マニュアル作成・社内wikiツール「NotePM」ブログ編集局です。

SharePointは情報共有機能だけではなく、ファイルサーバーとしての役割が果たせるようクラウドストレージサービスが付随しています。本記事では、SharePointのファイルサーバーの基本的な説明、活用することのメリット、そしてファイルサーバへの移行方法までを紹介します。

 
このような方におすすめです

• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方


SharePointのファイルサーバーとは

SharePointのファイルサーバーとは、MicrosoftOffice365の機能のひとつで、クラウドストレージを利用したSharePointのドキュメントライブラリです。MicrosoftOffice365のクラウドストレージから連想されるサービスといえば「OneDrive」が一般的ですが、SharePointはサイト作成・情報共有・ワークフロー・Office関連のアプリ全般の共同作業に加えて、ファイル共有が備わっています。SharePointのファイルサーバーは、豊富な機能の中の一つであり、全体として企業や組織向けのサービスになっています。


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SharePointをファイルサーバーにすることのメリット

SharePointをファイルサーバーにすることのメリットは以下の3つです。

  • テレワーク環境に対応できる
  • セキュリティ対策にもなり拡張性が高い
  • BCP対策になる

それでは1つずつ紹介します。

テレワーク環境に対応できる

SharePointをファイルサーバーにすることのメリットの1つ目は、テレワーク環境に対応できることです。 SharePoint Onlineのファイルサーバーは、クラウド上に保管されるため、テレワークに対応できます。企業によっては社内にファイルサーバーを設置している場合があり、企業の内部でのみファイル内容を確認することができます。 SharePoint Onlineの場合、インターネットを通じたクラウド内部に情報が保管されるので、アクセス権限があるユーザーは自宅やカフェといった社外で、いつでもファイルサーバーの閲覧ができます。また、外部データを招待してデータ共有も可能となっているため、取引先と簡単にやり取りが可能です。

セキュリティ対策

SharePointをファイルサーバーにすることのメリットの2つ目は、セキュリティ対策です。ファイルサーバーをクラウドで管理する場合には、セキュリティ対策が課題となります。最近ではデータ暗号化や脅威監視、ネットワークの保護といったセキュリティ対策が施されています。他社からも様々なファイルサーバーサービスが提供されていますが、運営元のMicrosoft社のセキュリティに対する投資規模に匹敵する投資ができる競合企業は、ほとんどありません。

BCP対策になる

SharePointをファイルサーバーにすることのメリットの3つ目は、BCP対策になることです。SharePointは、クラウドとパソコン本体両方にデータ保存が可能で、バックアップとしてデータ管理ができます。万が一、災害や社内においてあるパソコンの不具合でデータを損失してしまった場合にも、クラウドのデータをバックアップとして活用できます。また、SharePointはアクセス権限が付与されていれば、社内ネットワークにない端末からも閲覧可能なため、端末本体の不具合、故障によるデータ紛失のリスクがありません。

他のファイルサーバーサービスとも比べて検討したい方は以下の記事も参考にしてください。

関連記事:【2024年版】クラウドファイル共有サービス おすすめ11選を徹底比較!(無料あり)

SharePointにファイルサーバーを移行するための前提条件

SharePointのファイルサーバーを移行するためには以下の2つの前提条件があります。

  • 使用しているOSがサポート対象であるか
  • 1社あたりの制限容量内にデータが収まっているか

それでは、1つずつ見ていきましょう。

使用しているOSがサポート対象であるか

SharePointのファイルサーバーを移行するための前提条件の1つ目は、使用しているOSがサポート対象であるか、です。現在サポートがおこなわれているOSは、Windows10、Windows SAC、Windows 8.1、Windows Server 2019です。サポート対象以外のOSの場合は活用ができないため注意が必要です。まずは事前に対応OSをMicrosoft 公式サイトから確認しておくことをおすすめします。

参考:Microsoft 365 公式

1社あたりの制限容量内にデータが納まるか

SharePointのファイルサーバーを移行するための前提条件の2つ目は、1社あたりの制限容量内にデータが収まっているかです。SharePointはクラウド上にデータを保存できるといっても無限に保存できるというわけではありません。1社あたりが使用できるデータ容量には制限があるため事前に確認をしておく必要があります。

1社あたりの記憶領域:1TB+(0.5GB×利用ユーザー数)

一般的なExcel・Wordファイルの保存としては問題はありません。しかし、画像や動画といった重たいファイルを利用したい場合はデータ容量を追加課金する必要があります。実際にSharePoint Onlineのデータ容量を増やしたいという方は1GB あたり 20円/月・税抜での追加課金が可能となっているため事前にデータの全体容量を把握する必要があります。

SharePointへのファイルサーバーの移行方法

ここでは、SharePointへのファイルサーバーの移行方法の手順を紹介します。

1.SharePoint移行ツールをインストールします。

2.ダウンロードが始まります。

3.Microsoftアカウントにサインインします。

4.「新しい移行を開始する」をクリックします。

5.移動したいファイルがある場所を指定します。

6.移動したいフォルダを選択し、「OK」をクリックします。

7.コンテンツのコピー先をSharePointに指定します。

  1. SharePointのURLを入力し、「次へ」をクリックします。

  2. SharePointでのファイル名を指定し、「次へ」をクリックします。

10.設定を選択し、「移行」をクリックします。

11.移行の処理が始まります。

12.以降の処理が完了したのを確認したら「保存」をクリックしてください。

13.移行が完了しました。

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△ 権限管理が複雑で、IT部門が大変 ○ グループなど、権限管理しやすい
△ 社外共有しづらい ○ 社外共有用プラットフォームとしても使える
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SharePointとNotePMのうち、どちらが自社の課題に合うのかじっくりと検討したい方は、ぜひ下記の記事をご覧ください。2つの共通点や独自性について詳しく解説していますので、SharePointをさらに使いこなす方法を知りたい方も必見です。

関連記事:SharePointの概要・機能・独自性・料金などを徹底解説

 


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まとめ

本記事では、SharePointのファイルサーバーの基本的な説明、活用することのメリット、そしてファイルサーバーへの移行方法までを紹介しました。SharePointは企業向けに特化されたサービスであり、テレワーク対策のファイルサーバーとして検討する際に有効な選択肢だと言えるでしょう。

 
このような方におすすめです

• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方


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