SharePointの活用事例を紹介!活用の基礎知識から具体的な事例まで解説

2024年02月27日(火) SharePoint

こんにちは。マニュアル作成・社内wikiツール「NotePM」ブログ編集局です。

SharePointはクラウドストレージを含むサービスで、情報の共有や共同編集、サイトの作成、ワークフローの作成など幅広い機能を持つサービスです。ただし、できることが幅広いがゆえに使いこなせていない企業も多くあるのではないでしょうか。本記事では、SharePointの基本的な機能の紹介や実際の活用事例を紹介します。

 

このような方におすすめです

• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方


SharePointの活用事例をチェックする前の基礎知識

SharePointの活用事例をチェックする前の基礎知識として、以下の6つを紹介します。

  • チームサイトの作成
  • コミュニケーションサイトの作成
  • コンテンツ管理
  • ワークフローの作成
  • システム上の情報検索
  • Officeツールとの連携

それでは、1つずつ見ていきましょう。

チームサイトの作成

SharePointの1つ目の基礎知識、チームサイトの作成についてです。SharePointでは、同じグループやプロジェクトに所属するメンバーで活用可能なチームサイトを作ることができます。チームサイトでは情報やファイルの共有や共同編集が可能です。

なお、サイトの作り方は以下の記事で詳しく説明しています。

関連記事:SharePointでのサイトの作り方を徹底解説!チームサイト・コミュニケーションサイト・サブサイトに分けて紹介

コミュニケーションサイトの作成

SharePointの2つ目の基礎知識は、コミュニケーションサイトの作成についてです。コミュニケーションサイトとは、チームサイトに対して幅広い対象者に向けた情報発信が可能なサイトです。SharePointではプログラミングの知識がなくてもサイトが作成でき、デザインのテンプレートの用意があるため簡単に作成することが可能です。

コミュニケーションサイトの作り方に関しても以下の記事を参考にすることで簡単に作成することが可能です。

コンテンツ管理

SharePointの3つ目の基礎知識は、コンテンツ管理についてです。SharePointでは、格納されたドキュメントの管理、使用権限や権限のあるユーザーの管理、履歴、セキュリティの管理までさまざまなコンテンツを管理できる仕組みが整っています。この仕組みがあるため、作成したファイルの格納・共有・保管までの流れを明確化し、見える化することが可能です。結果的に仕事の状況の把握がしやすくなり、意思決定が従来よりも的確かつ迅速に行うことができると言えます。

ワークフローの作成

SharePointの4つ目の基礎知識は、ワークフローの作成についてです。SharePointのワークフローは、承認・稟議に対して決まったルートがある場合、その順番で確認をWeb上で進める機能です。オフラインで行う場合、紙を持って承認者の元へと直接行くことになり、多大な時間が生じます。Web化することで承認にかかる工数が削減でき、業務が効率化されます。

関連記事:SharePointでワークフローを使いこなすための基礎知識と構築手順

システム上の情報検索

SharePointの5つ目の基礎知識は、システム上の情報検索についてです。SharePointには、高速で性能が高い検索機能があるため目的のファイルを探すことが比較的容易です。Word・Excelなどファイルの種類が違う場合であっても横断検索が可能です。

Officeツールとの連携

SharePointの6つ目の基礎知識は、Officeツールとの連携についてです。SharePointはMicrosoft社が提供するオンラインストレージサービスであるため、Office製品との連携が容易と言えます。例えば、テレワーカーであれば職場以外の端末からであっても、インターネット回線があればSherePointから必要なファイルにアクセスすることが可能です。また情報の共有もオンライン上で簡単に行うことができます。


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SharePointの活用事例

ここでは、SharePointの活用事例を紹介します。

  • 事例1:社内ポータルサイトの運用
  • 事例2:チームサイトを立ち上げてファイル共有
  • 事例3:大容量のオンラインストレージとして利用
  • 事例4:承認・申請システムの構築

それでは、1つずつ見ていきましょう。

事例1:社内ポータルサイトの運用

SharePointの活用事例の1つ目は、社内ポータルサイトの運用です。コミュニケーションサイトを活用した社内ポータルサイトではチームやグループを超えた幅広い情報発信・情報共有が可能です。新型コロナウイルス感染症拡大の影響によりテレワークを推進している企業も多くあります。その中での課題の1つが情報共有ですが社内ポータルサイトがあることで、いつでも情報を発信し、それにアクセスすることが可能なためいくつもの発信手段を使うことなく情報共有が可能です。

関連記事:社内ポータルサイトとは?メリット・主な機能・作成ポイント・おすすめサービスを解説

事例2:チームサイトを立ち上げてファイル共有

SharePointの活用事例の2つ目は、チームサイトを立ち上げてファイル共有することです。社内外どこにいても同じ環境でファイルにアクセスできるよう、チームサイトを立ち上げることがおすすめです。チームサイトはグループやプロジェクトごとに立ち上げることができ、招待されたユーザーのみがアクセスすることができます。社内ネットワークではない場所でファイルにアクセスする際にも、ファイルに設定されているアクセス権限のあるユーザーのみアクセスを許可するということもできます。また同時に自然災害などが起こり出社することができない場合でも自宅からファイルにアクセスできるためBCP対策としても活用できます。

関連記事:SharePointで簡単にファイル共有をするための基礎知識と手順を紹介

事例3:大容量のオンラインストレージとして利用

SharePointの活用事例の3つ目は、大容量のオンラインストレージとしての利用です。SharePointはファイルサーバの代わりとしても活用することができます。SharePointのオンラインストレージの容量を算出するには以下の計算式を使います。

容量 = 基本容量 1TB +(ユーザー数に応じた追加容量 10GB × ユーザー数)

容量に応じて必要なデータの移動を検討すると良いでしょう。ただしシステム障害などが起こった場合にアクセスできなくなる可能性があることは留意点です。

関連記事:SharePointの容量はどれぐらい?確認方法を画像付きでわかりやすく解説

事例4:承認・申請システムの構築

SharePointの活用事例の4つ目は、承認・申請システムの構築として利用です。ワークフローを作成することで承認・申請の流れをシステム化することが可能です。ワークフロー作成手順は以下の記事にて詳しく紹介しています。

関連記事:SharePointでワークフローを使いこなすための基礎知識と構築手順

SharePoint活用の具体的な事例

ここではSharePoint活用の具体的な事例を持つ2社を紹介します。

・ディスカバリーズ株式会社
・淡路印刷株式会社

それでは、1社ずつ見ていきましょう。

ディスカバリーズ株式会社

SharePoint活用の具体的な事例を持つ1社目が、ディスカバリーズ株式会社です。SharePointを活用して、情報共有の活性化をはかるサポートを提供している会社です。コンサルティング会社であるため、従業員が外出先からファイルにアクセスする機会も多く、離れた場所であってもスムーズな情報共有ができる環境が必要でした。SharePointを導入したことにより、これらの課題が解決されると同時に、結果的に実現したのはテレワークでした。SharePointを活用することで情報交換や発信などのコミュニケーションを活性化し、産休育休での離職率0%を実現しています。

淡路印刷株式会社

SharePoint活用の具体的な事例を持つ2社目が、淡路印刷株式会社です。同社の課題はコミュニケーションコストの増大でした。以前からOffice 365を導入しつつも活用ができていなかったSharePointを情報共有のための基盤として利用を開始しました。特徴的な活用法としては、お客様とOneDrive for Business共有することです。OneDriveの中で顧客フォルダを作り、その顧客だけに共有することで情報を漏らすことなく、顧客にデザインの確認をしてもらえるようになりました。デザインの共有のために営業担当者が持ち歩いていた紙も持たずに済み、大きく業務が効率化しました。また、過去のデータがすべてクラウド上で保管されるため、例えば担当が変わったり、新入社員が入った場合であっても、過去のデザインデータに簡単にアクセスすることが可能になっています。

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△ 動作やファイル表示が遅い ○ 動作が速い。サクサク動く
△ 権限管理が複雑で、IT部門が大変 ○ グループなど、権限管理しやすい
△ 社外共有しづらい ○ 社外共有用プラットフォームとしても使える
○ Officeファイルを直接編集できる △ ファイル直接編集はできない

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SharePointとNotePMのうち、どちらが自社の課題に合うのかじっくりと検討したい方は、ぜひ下記の記事をご覧ください。2つの共通点や独自性について詳しく解説していますので、SharePointをさらに使いこなす方法を知りたい方も必見です。

関連記事:SharePointの概要・機能・独自性・料金などを徹底解説

 


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まとめ

本記事では、SharePointの基本的な機能の紹介から実際の活用事例を紹介しました。SharePointを活用することでファイルの保存や情報共有にかけていた労力を減らし、業務が効率化することを期待できます。活用事例も参考にし、自社に取り入れるかどうかを検討してみてはいかがでしょうか。

 

このような方におすすめです

• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方


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