SharePointで簡単にファイル共有をするための基礎知識と手順を紹介

2021年10月17日(日) SharePoint

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

SharePointのファイル共有では、複数のユーザーがファイルを共有し、場所や時間が関係なくファイルにアクセスできるために業務の効率化を図ることが可能になります。本記事では、SharePointでファイル共有するための基礎知識、メリット・デメリット、SharePointのファイル共有についてだけでなく、そもそもSharepointとはどのようなシステムであるのかなどを、詳しく解説します。

SharePointのファイル共有とは

SharePointのファイル共有とは、オンプレミスやクラウドなどに保管されるデータや情報をファイル共有して、必要な時にいつでもどこでも取り出せるようにしたものです。また、複数人でファイル共有ができるため、データの閲覧や保存、修正や同時編集も可能です。共有方法も簡単で、共有したいファイルのリンクを取得しメールに貼り付けて送り、メールを受け取った人がリンクにアクセスするだけです。会社や部署・チームの情報を共有することでチーム全体のデータ管理、業務の効率化などが可能になります。

SharePointのファイル共有をより深く理解するために3つのポイントは以下の3つです。

  • SharePointをおさらい
  • SharePointとSharePoint onlineの違いは
  • SharePointの機能

それでは、1つずつ解説します。

SharePointをおさらい

まずはSharePointとはどういうものかを解説します。SharePointとは、複数人でファイルを共有し、データの保存や修正・同時編集などを行えるサービスで、データを使用するためにオフィスに出社する必要がありません。そのため、SharePointをうまく活用することでテレワークを進めることやフレックスを導入することもできるでしょう。使い方次第で、いくらでも業務を効率化することができるシステムと言えます。

SharePointとSharePoint onlineの違いは

SharePointとSharePoint onlineの違いとは、データの保管にオンプレミスを利用しているかクラウドを利用しているかの違いです。オンプレミスは自社内に共有の情報システムを保有しているのに対し、クラウドは社外で共有の情報システムを利用し運用する形態のことです。SharePointはオンプレミス、SharePoint onlineはクラウドを利用しているところが、一番の違いといえるでしょう。情報を保管する形態は違いますが、機能自体はそこまで違いはありません。

関連記事:SharePoint Onlineの使い方を詳しく解説

SharePointの機能

SharePointの機能は以下の3つです。

  • 自動保存
  • チームサイトの作成
  • ファイル共有

それでは詳しく解説します。

自動保存

SharePointの機能の1つ目は、自動保存です。SharePointには、自動でデータを保存する機能があるため、ミスや事故でデータを保存する前に電源が落ちてしまうようなことがあってもデータが全部消失してしまうことはありません。

また、officeアプリでは自動保存になってしまいますが、デスクトップ版では自動保存するかどうかを選ぶことができるので、好みによって変えることができます。自分に合わせてうまくカスタマイズすることで、より便利に使うことができるでしょう。

チームサイトの作成

SharePointの機能の2つ目は、チームサイトの作成です。プロジェクトごとや部署ごとにチームサイトを作成することができるため、情報をまとめることが可能です。Teamsがチームサイトと連携できるので、うまく活用しましょう。Teamsでチームを作ることによってSharePoint上にチームサイトが自動生成されるため、わざわざチームサイトを立ち上げる必要はありません。Teamsでアップロードされたファイルがチームサイトでも自動的に保存されるために、あえてアップロードしなおす必要がありません。

ファイルの共有

SharePointの機能の3つ目は、ファイルの共有です。共有リンク相手のメールアドレスを入力して送信することで、ファイル共有が可能です。メッセージも一緒に入れることができるため、ファイルと一緒に注意事項などがあれば同時に伝えることもできます。受け取った相手はすぐに作業を始めることができ業務のスピードアップにつながります。

また、ファイルを共有した相手と同時に編集作業ができるのもSharePointの特徴です。同時作業により、より多くの作業をこなすことができます。もちろん会社に必ずしもいるいる必要がないため、テレワークにも対応できるシステムと言えます。

SharePointでファイルを共有するメリット

SharePointでファイルを共有するメリットとは、以下の2つです。

  • office365との親和性が高い
  • ネット環境があればどこでも作業可能

それぞれのメリットを詳しく解説します。

Office365との親和性が高い

SharePointでファイルを共有するメリットの1つ目は、Office365と親和性が高いことです。Microsoft officeを導入している企業では、ファイル共有を簡単に行うことができます。また、社内で連携がとりやすく作業全体の把握も簡単にできます。

ネット環境があればどこでも作業可能

SharePointでファイルを共有するメリットの2つ目は、ネット環境があればどこでも作業可能なことです。出張先や自宅からでもアクセスでき、作業ができるためにネット環境さえあれば仕事環境を問わないため、いつでもどこにいても作業ができます。

SharePointでファイルを共有するデメリット

SharePointでファイルを共有するデメリットは以下の2つです。

  • Excelファイルの共有に不向き
  • 拡張子によっては共有に管理者の許可が必要

一つずつ、詳しく見てみましょう。

Excelファイルの共有に不向き

SharePointでファイルを共有するデメリットの1つ目は、 Excelファイルの共有に不向きなことです。Excelファイルの共有に不向きなのは、 SharePointの数少ないデメリットです。なぜ共有に不向きなのかといえば、Excelファイルは検索しても上位に表示されないため探しにくく、ファイルの共有することで、探すために時間がかかってしまうからです。

また、重複編集をしてしまう可能性もあり、間違った状態で上書きされてしまって以前の必要なデータが消えてしまうということもあり、Excelは情報共有には向いていないというわけです。

拡張子によっては共有に管理者の許可が必要

SharePointでファイルを共有するデメリットの2つ目は、 拡張子によっては共有に管理者の許可が必要なことです。共有に管理者の許可を取るための時間や手間が発生します。そのため作業効率が落ちるので、ファイル共有には向いていないと言えます。

SharePointで簡単にファイル共有をするための手順

SharePointで簡単にファイル共有をするための手順は以下の2STEPです。

  1. SharePointのサイトを作成する
  2. ファイルを共有する

1.SharePointのチームサイトを作成する

SharePointで簡単にファイル共有をするための手順の1つ目は、SharePointのサイトを作成することです。

SharePointのサイトを作成するのサイトを作成します。

ログイン後にSharePointに入り、「+サイトの作成」をクリックします。

「チームサイト」を選択します。

任意のサイト名を入力します。

プライバシー設定を行います。

「言語の選択」から使用言語を選びます。

「次へ」をクリックします。

ほかにも所有者を登録する場合は名前やメールアドレスを利用して追加登録をしましょう。
追加登録の入力、追加がなければ「完了」をクリックします。

サイトが完成しました。

2.ファイルを共有する

SharePointで簡単にファイル共有をするための手順の2つ目は、ファイルを共有することです。

SharePointのサイトのドキュメント内でデータ同期を行うことで、ファイルを共有することができます。

また、ドラッグ&ドロップでも簡単に共有できます。

SharePointにアクセスし、「ドキュメント」をクリックします。

「ファイルをここにドラッグします」に共有したいファイルをドラッグ&ドロップするとファイルの共有が開始されます。

ファイル共有することで、SharePointサイト内では更新者がどのユーザーかも知ることができます。

関連記事:SharePointOnlineのポータルサイトで掲示板機能を使いこなそう

まとめ

本記事では、SharePointでファイル共有するための基礎知識、メリット・デメリット、SharePointのファイル共有についてだけでなく、そもそもSharepointとはどのようなシステムであるのかなどを、詳しく解説しました。SharePointを利用することで、テレワークやフレックス制など様々な形態の働き方を導入することができます。また、チーム内の生産性も高めることができるので、これまでの業務時間を短縮することができ、新しい業務にも挑戦することができるでしょう。さらに余裕ができることで、より品質の向上に努めることも可能となります。メリットとデメリットをしっかり把握したうえで、チーム内で連携を高めてスムーズに仕事を進めるためにも、ぜひ導入をお勧めします。

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