こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
仕事のプロセスを自動的に合理化するサービスがワークフローです。従来、承認を得るために時間と労力を消費して印鑑リレーをする必要がありましたが、SharePointのワークフローを活用することで、紙媒体から電子化し効率化を図ることが可能となります。本記事では、SharePointで作成できるワークフローはどのようなものか、活用方法と手順を詳しく解説します。
• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方
目次
SharePointのワークフローとは
SharePointのワークフローとは、ワークフローを自動化することで紙媒体のワークフローによる時間や労力を削減するMicrosoftのシステムです。従来の紙媒体を利用した承認ワークフローは、非効率で時間も労力も必要になります。時に多忙による失念などという理由で放置されることもあり、そのたびに承認ワークフローの制作者は印鑑をもらうために声かけが必要ということもあったのではないでしょうか。
SharePointを利用することで任意のワークフローを作成でき、改善したい部分はいつでも変更可能です。また、通常であれば申請者が回さなくてはならないワークフローも、SharePointであれば自動的に開始するように設定することができます。また、スマートフォンからでも申請、承認が行えるというのが大きなメリットであり、出張先や家からでも操作可能なために紙媒体のワークフローと比べてストレスが大幅に軽減されるでしょう。処理も早くなり、より多くの業務をこなすことができるようになります。
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SharePointのワークフローでできること
SharePointのワークフローでできることは、以下の4つです。
- 承認に必要なワークフロー
- フィードバックの収集
- 署名の収集
- タスクの3段階管理
それでは一つずつ解説します。
承認に必要なワークフロー
SharePointのワークフローでできることの1つ目は、承認に必要なワークフローです。承認者やグループ内で回覧するための基本的なワークフローであり、活用頻度が高い機能です。承認者や回答期限を設定することが可能です。また、非承認となった時点で処理を打ち切ることもできるなど承認プロセスを合理化することができるのが大きな特徴です。
フィードバックの収集
SharePointのワークフローでできることの2つ目は、フィードバックの収集です。複数のユーザーにフィードバックを必要とするときに活用できるのが、フィードバック収集のワークフローで、承認ワークフローでフィードバックを収集し、集計された後に校閲記録とともにフィードバックを必要としているユーザーに送られます。紙媒体の回覧の必要がなく、多忙という理由で後回しにされることも無くなります。とくにフィードバックを必要とする新人教育では大いに活用できると言えるでしょう。
署名の収集
SharePointのワークフローでできることの3つ目は、署名の収集です。署名の収集のワークフローでは、ExcelやWordなどMicrosoft 365で作成し、閲覧者からデジタル署名を集めるもので、紙媒体に毎回印鑑を押してもらって回収するという手間を省くことが可能となります。署名者はタスクが回ってきた連絡を受信すると発行された文書に署名を行うことができます。タスクには署名や再割り当てを行うためのボタンが設置されており簡単にタスクを完了させられるため、効率的に署名を集めることができます。
タスクの3段階管理
SharePointのワークフローでできることの4つ目は、タスクの3段階管理です。タスクを3段階で管理には、「アクティブ」「レビューの準備」「完了」があり、「アクティブ」になっていればタスクを割り当てた状態ということであり、割り当てられたユーザーがタスクを処理して承認を求めている状態になれば「レビューの準備」、管理者が承認することで「完了」となります。一目でタスクの状態を把握することができ、うまく活用することによって数多くのタスクを管理しなければならない業務であれば、非常に管理しやすくなります。
SharePointでワークフローを作成する手順
SharePointでワークフローを作成するための手順は以下の5つです。
- SharePointの起動
- ゲストメンバーを追加する
- リストを作成する
- Flowを作成する
- 動作確認をする
それでは、SharePointの起動から動作確認をするまでの流れを一つずつ、詳しく解説していきます。
SharePointの起動
SharePointでワークフローを作成するための手順の1番目は、SharePointの起動です。まずは、SharePointを起動する必要があるため、SharePointにアクセスできるメンバーになることが必要です。
ゲストメンバーを追加する
SharePointでワークフローを作成するための手順の2番目は、ゲストメンバーを追加する、です。基本的にサイトを作成するときにはメンバーの追加は空欄にし、サイトが完成してからゲストメンバーを追加します。
ゲストメンバーの追加自体は難しいものではなく、「1人のメンバー」から
「メンバーの追加」というボタンをクリックするだけです。
そのあとは画面に出てくる指示に従って、メールアドレスなどの情報を誤って入力してしないよう注意しながらゲストメンバーの追加を行いましょう。
リストを作成する
SharePointでワークフローを作成するための手順の3番目は、リストを作成する、です。
サイトの作成、ゲストメンバーの追加が終わったらいよいよリストの作成です。リストを作成することで、ワークフローができるようになります。
ホーム画面の上部にある「＋新規」というボタンをクリックすると、「リスト」というプルダウンが表示されるのでクリックしてください。
「空白のリスト」、「Excelから」、「既存のリストから」の3つから任意のものを選択します。
リストの名前（目的）と説明を追加して「作成」ボタンをクリックします。
サイトのトップにリストが完成しました。
右上にあるマークをクリックし、「リストの設定」に進みます。
「リスト名、説明、ナビゲーションの列挙」に青枠がかかっていることを確認して、そのまま下にスクロールし、必要な設定を続けます。
申請者や申請先、日付など必要事項をすべて記入してから保存します。これは、追加する列の分だけ作成する必要があります。
Flowを作成する
SharePointでワークフローを作成するための手順の4番目は、Flowを作成する、です。
Flowは、リストを作成後に作る必要があり、「フロー作成」をクリックすることで画面が開きます。
クリックすると以下の画面が左側に表示されるので下までスクロールします。
「＋その他テンプレートを表示」をクリックします。
たくさんのテンプレートがでくるので、任意で選んで作成を進めます。
動作確認をする
SharePointでワークフローを作成するための手順の5番目は、動作確認をする、です。最後に必ずしなくてはならないのが動作確認で、怠ると起動しなかった、メールが届かなかったという不具合の原因となるため必ず届くかどうかチェックが必要です。ここでうまく動作しなければ、手順のうちどこかが間違っているか入力したメールアドレスが間違っているので、もう一度やり直してみる必要があります。
関連記事：SharePoint Onlineの使い方を詳しく解説
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関連記事：SharePointの概要・機能・独自性・料金などを徹底解説
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まとめ
本記事では、SharePointで作成できるワークフローはどのようなものか、活用方法と手順を詳しく解説しました。承認ワークフローを利用することで、それまで紙媒体だったためにかけていた労力と時間が大幅に削減されます。削減された労力でこれまで手がつけられなかった業務に着手することも可能となり、業務が効率化されることで事務作業のストレスや負担も軽くなるでしょう。
SharePointのワークフローを利用するときには、活用方法と作成手順をよく理解しておくことが重要です。活用に応用が利くのもSharePointの利点であり、決して一つのことしかできないわけではありません。SharePointのワークフローを活用して必要以上の手間暇をかけることなく、スムーズに業務が進められる体制を構築しましょう。
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