Microsoft社が提供するSharePoint Online（シェアポイント オンライン）は、社内のファイル共有や情報共有に便利なポータルサイトを作成できる優れたツールです。大企業でもSharePoint Onlineを活用してポータルサイトを構築する例も多くあります。また専門の部署を組織し、ナレッジマネジメントの浸透に活用する企業もあるようです。しかし、なかなか使いこなせずSharePoint Online自体がよくわかっていないという声もあがってきます。この記事では、SharePoint Onlineの主な機能の使い方から導入の方法、また機能を活かした活用の仕方を解説します。
SharePointより検索が強くてマニュアル作成もできるサービス「NotePM」
目次
SharePoint Onlineとは
SharePoint Onlineとは、社内ポータルサイトやコミュニケーションサイトを作成できるクラウドサービスです。Microsoft社の「Microsoft 365」のサービスとして提供されるため、Microsoft Office、Teams、OutlookといったMicrosoft製品と簡単に連携できます。また、Microsoft 365をSharePoint上で直接編集することが可能です。複数人が同時にWordやExcelに書き込みをしてもそれぞれの情報が自動で保存されますので、情報共有の効率化が実現します。
SharePoint Onlineの初めての使い方
SharePoint Onlineを導入する場合、契約が必要ですが、企業で導入する場合はMicrosoft365 (旧称Office365) を契約することで利用が可能となります。
Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, OneDriveをすでに活用している企業であればSharePoint Onlineをすぐに使い始めることができます。
Microsoft 365は1ユーザーあたり540円から利用可能となりますが、オフィスで活用する場合は常に最新のOfficeが利用できる1ユーザーあたりが1,360円のプランがおすすめです。
Officeの類似ツール（OneDrive、Teams）との違い
◆OneDriveとの違い
OneDriveと異なる点は、ポータルサイトを作成できるところです。OneDriveは、オンラインストレージサービスであり、SharePoint Onlineと同様、インターネット上にファイルの保存ができます。また、自分以外のユーザーとの共有・同時編集が可能です。文書管理機能やファイル検索などファイル管理の利便性という点においてはSharePoint Onlineの方が優れています。組織としてファイルの保存や共有をする場合はSharePoint Online、個人のファイルを保存する場合はOneDriveがおすすめです。
◆Teamsとの違い
Teamsと異なる点は、使える機能や伝達対象の人数・ファイルのアクセス権限機能です。SharePoint Onlineは大規模・不特定多数を対象とする場合に使いやすく、Teamsは個人間やチーム内でのやり取りに適しています。また、SharePoint Onlineはポータルサイトを作成して共有したい情報を集約することや、掲示板やアンケートフォームなどの作成・管理が可能です。Teamsでは、グループチャット・音声通話・ビデオ会議ができ、在席状況を信号で知らせることもできます。これらの特徴から、組織全体でフォーマルに告知や情報共有をする場合はSharePoint Online、カジュアルに連絡したい場合はTeamsが使いやすいと言えるでしょう。
SharePointより検索が強くてマニュアル作成もできるサービス「NotePM」
SharePoint Onlineで出来ること
ビジネスで活用する際に便利なSharePoint Onlineの使い方を紹介します。
デバイスや場所を選ばず情報共有
SharePoint Online は、インターネット上でファイルの編集や閲覧ができます。モバイルアプリも活用できることもポイントです。デバイスや場所に縛られることなく、都合の良いタイミングで最新情報の共有、サイトの更新、重要なリンクへのアクセスができます。「よくアクセスするサイト」も表示されますので時間を有効に使えるでしょう。
グループの作成
SharePoint Online では、グループを作成してファイルにアクセスできる人物を制限することができます。そのため、情報漏洩のリスクが軽減するでしょう。また、招待機能を利用することで社外との情報共有も可能で、その権限設定もコントロールできます。他にも暗号化などのセキュリティ対策が装備されているため、安心です。
複数人でのファイル編集
SharePoint Onlineでは、クラウド上でデータを保存・共有し、複数人で同時にファイルを編集することが可能です。PCなどでローカルに保存したファイルもインターネット上のファイルと同期されるため、移動中や外出先でもオフィスと同じ作業をすることができます。
関連記事：SharePointで簡単にファイル共有をするための基礎知識と手順を紹介
全ファイルの一括検索
SharePoint Online の全文検索機能を使うことで、全ファイル内にある情報を一括で検索することが可能です。ファイルをひとつずつ開く手間をかけずに、取り出したいファイルや情報を探し出すことができます。
Microsoft製品との連携
SharePoint OnlineはMicrosoft社が提供するツールです。そのため、複雑な設定や他社製品の使用もなく、SharePoint Online上でWordやExcelのファイルを編集したり、Outlookのスケジュールと連携させたりすることが可能。業務のスピードアップにつながります。
タスク共有・管理の自動化
SharePoint Onlineのワークフロー機能を活用すれば、業務プロセスの合理化や自動化が可能です。たとえば、紙で行っていた承認作業をオンライン化すれば、承認の進捗が可視化され、承認リレーが速やかに完了します。日常的に発生する業務をワークフローに組み込めば、工数や労力を大きく削減できるでしょう。
SharePoint Onlineを組織で活用するメリット
ビジネスでSharePoint Onlineを活用することにより、期待できる効果を4つ紹介します。
スムーズな情報共有
SharePoint Onlineで、チーム・プロジェクト・部署ごとにポータルサイトを作成すれば、業務の関係者のみに必要な情報を素早く共有できます。
コミュニケーションの活性化
テレワークでは、オンラインでの情報共有が基本です。オンラインで必要な人と必要なときにコミュニケーションをとるために、公開範囲を自由に設定できるSharePoint Onlineが役立つでしょう。公開範囲が限定的な場合にはポータルサイト、社外の人も含む公開範囲が広い場合にはコミュニケーションサイトが便利です。
ノウハウが浸透しやすい
ポータルサイトやコミュニケーションサイトを作成すれば、社員個人が持つ業務の知見やノウハウを集めることができます。「困った時はポータルサイトを見れば解決する」と社員に認知されれば、利用頻度があがり、さらに情報も集まります。
生産性の向上
ポータルサイトを見れば知りたい情報が見つかりますので、時間のロスを防ぐことができます。社内のあちらこちらで同じ課題に対する議論がされたり、社内の誰に聞けば解決するかがわからず業務の手が止まったりするリスクが低減するでしょう。
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SharePoint Onlineの主な機能の使い方
SharePoint Onlineの主な機能の使い方は以下の6つです。
- ファイルをドラッグ＆ドロップしてアップロード
- Microsoft OneDrive からSharePoint Online に保存
- Microsoft OneDrive と SharePoint Online の同期
- ファイルの共有
- ワークフロー
- ポータルサイトの作成
それでは解説します。
ファイルをドラッグ＆ドロップしてアップロード
SharePoint Onlineの主な機能の使い方の1つ目は、ファイルをドラッグ＆ドロップしてアップロードする、です。
SharePointにアクセスし、「ドキュメント」をクリックします。
「ファイルをここにドラッグします」に共有したいファイルをドラッグ＆ドロップするとファイルの共有が開始されます。
Microsoft OneDrive からSharePoint Online に保存
SharePoint Onlineの主な機能の使い方の2つ目は、Microsoft OneDrive からSharePoint Online に保存する、です。
SharePoint にMicrosoft OneDrive 内に格納しているファイルを選択し、「コピー」をクリックします。
「行き先を選択」にSharePointのサイトを指定し、移動させたい場所を指定して、「ここにコピー」をクリックします。
ファイルの移動が完了しました。
Microsoft OneDrive は個人向けのクラウド型ファイル共有サービスで、他の人とファイルを共有するため個別に設定が必要ですが、SharePoint であれば、アクセス権を与えることで誰でも閲覧、編集可能となります。
Microsoft OneDrive と SharePoint Online の同期
SharePoint Onlineの主な機能の使い方の3つ目は、 Microsoft OneDrive と SharePoint Online の同期する、です。
同期したいサイトを選択し、ドキュメントから「同期」をクリックします。
同期したいフォルダーを選択して「OK」をクリックすると同期が開始されます。
ファイルの共有
SharePoint Onlineの主な機能の使い方の4つ目は、 ファイルの共有、です。
ファイル共有をする時は、共有したいファイルのリンクを選択し、「リンクのコピー」をクリックします。
コピーしたリンクをチャットやメールなどを使って相手に知らせることでファイルを共有が可能となります。
メールでリンクを伝える場合の簡単な方法としては「共有」をクリックすると、メールアドレス入力欄が表示さるので、そこに相手のメールアドレスを入力しリンクを送信します。
なお、ファイルにアクセスできる人を制限するためにアクセス権限の設定ができ、閲覧のみや編集可能という権限の設定もかけることも可能です。
他にも、組織にはいない人とのファイルを共有がしたい場合があるでしょう。
その時は招待機能が有効です。サイト全体の共有やファイル単位での共有、また匿名リンクでファイルのダウンロードだけを可能にする、という方法などがあります。
関連記事：SharePointで簡単にファイル共有をするための基礎知識と手順を紹介
ワークフロー
SharePoint Onlineの主な機能の使い方の5つ目は、 ワークフローです。
ワークフローとは業務の一連の流れであり、例えば決済を承認するための申請から承認・決済の流れがよくあるワークフローと言えます。
SharePoint Online で作成可能なワークフローには、承認やフィードバックや署名の収集・3段階での状況の管理や発行のための承認の5つがあります。
これまでのワークフローは紙ベースで行われることが多く、書類の捜索や紛失、承認がどこまで回っているかがわからないなどの問題がありました。
ワークフローを電子化することでオンラインですべての手続きが行われ業務効率化が進み迅速なスピードで行うことが可能となりました。
ポータルサイトの作成
SharePoint Onlineの主な機能の使い方の6つ目は、 ポータルサイトの作成です。
SharePoint Onlineには2種類の「サイト」と呼ばれるものがあり、一つがチームやプロジェクトでの情報共有に活用するための「コミュニケーションサイト」もう一つが社内全体など幅広いユーザーでの情報共有や情報の閲覧が可能な「ポータルサイト」です。
SharePoint Online で先に紹介したファイルの共有は「サイト」を通して行われます。そのためまずは共有のためのサイトを作成をすることが必要です。
SharePoint Onlineのトップから「＋サイト作成」をクリックします。
用途に応じてサイトを選択します。ここでは、チームサイト例としてチームサイトを選択します。
任意のサイトの名前を入力します。
新しいサイトが追加されます。
テンプレートをはじめ、パーツも用意されているためすぐに作り始めることが可能です。
関連記事：SharePointOnlineのポータルサイトで掲示板機能を使いこなそう
SharePoint Onlineを初めて使うときのポイント
職場でSharePoint Onlineを導入するにあたってのプロセスを解説します。
◆活用目的を決める
「企画書や営業資料のファイルを簡単に共有したい」「プロジェクトごとに情報を共有するためのWebサイトを作成したい」など、SharePoint Onlineを活用する目的を決めます。
◆階層を決める
共有したい情報やファイルごとに、アクセスできる人物を決めます。たとえば、人事や給与の機密情報が入ったファイルに全社員がアクセスできてしまうと、大きなトラブルに発展するからです。
◆社内のセキュリティ意識を見直す
簡単に情報を共有し、簡単に社外に持ち出せる状況になると、情報漏洩のリスクが高まります。社員のセキュリティ意識を高める啓蒙活動をしたり、社外に持ち出せる情報と持ち出せない情報をわけたり、情報を扱うルールを設定するなどの対策をとるようにしましょう。
NotePMはSharePointの代わりに使えます
SharePointの代替をお探しの皆さま、ぜひ NotePM をお試しください！
NotePM は、マニュアルが簡単に作れて、社内ナレッジを管理できるサービスです。強力な検索機能で、掲示板や社内ポータル・社内FAQとしても便利です。
| SharePoint | NotePM |
|---|---|
| △ 自由度が高く複雑なため、社内浸透しない | ○ パソコンに詳しくない人でも直感的に使える |
| △ 検索しづらい。不要な情報もヒットする | ○ 強力な検索機能 |
| △ 動作やファイル表示が遅い | ○ 動作が速い。サクサク動く |
| △ 権限管理が複雑で、IT部門が大変 | ○ グループなど、権限管理しやすい |
| △ 社外共有しづらい | ○ 社外共有用プラットフォームとしても使える |
| ○ Officeファイルを直接編集できる | △ ファイル直接編集はできない |
NotePMの公式サイトはコチラ
SharePointとNotePMのうち、どちらが自社の課題に合うのかじっくりと検討したい方は、ぜひ下記の記事をご覧ください。2つの共通点や独自性について詳しく解説していますので、SharePointをさらに使いこなす方法を知りたい方も必見です。
関連記事：SharePointの概要・機能・独自性・料金などを徹底解説
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まとめ
この記事では、SharePoint Onlineの主な機能の使い方から導入の方法、また機能を活かした活用の仕方を解説しました。SharePoint Onlineでは、ファイルや情報の共有、ポータルサイトの作成、またワークフローの自動化など充実した機能が装備されており、使いこなすことで、社内のワークフローが業務が効率化されるなど企業にとっても多くの恩恵が得られる可能性があります。Microsoft365を導入している企業はぜひ活用することをおすすめします。
検索性に優れたマニュアル作成・ナレッジ管理ツール「NotePM」
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
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