コスト削減の概要・手順・実現方法を解説！おすすめのITツールも紹介！

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

会社の利益を上げるためには、売り上げだけではなくコスト削減も重要な要素です。適切な方法でコスト削減を継続的に実行することで、安定して利益を上げることができます。反対に、コスト削減の進め方を間違えると、従業員のモチベーションを下げてしまうといった逆効果となってしまいます。本記事では、コスト削減の目的と効果からコスト削減を進める手順についてまとめました。コストを削減する具体的な方法についても最後に解説しているので、ぜひ参考にしてください。

わかりやすいマニュアルが簡単に作れるサービス ⇒「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから

コスト削減とは

コスト削減とは「利益を得るための必要なコスト(経費)を削減すること」です。コストとは、企業が実施する事業活動にかかる費用を指しています。コストには賃料・人件費・通信費などが含まれており、企業はコスト削減に取り組むことによって、自社の利益を増やすことができます。ここでは、コスト削減の目的と効果および、対象となる主な費用について解説していきます。

関連記事：業務改善とは？得られる効果から実行ステップや実行手段までまとめて解説

コスト削減の目的・効果

コスト削減の目的は、無駄なコストを省いて利益を最大化することです。利益・売上・コストの関係性を示した式がこちらとなります。

利益＝売上-コスト(経費)

企業が利益を上げるためには、売上を上げるだけではなく、同時にコストを削減することが重要となります。企業は適切なコスト削減を行うことで、以下のような効果があります。

コスト削減により利益が上がる
企業価値の向上
従業員の生産性向上につながる
仕事の無駄に気づけるようになるため業務効率化に繋がる

適切なコスト削減によって利益が上がるだけでなく、従業員の生産性向上や業務効率化といった効果も期待できます。

対象となる主な費用

企業には、利益を出すためにさまざまなコストが生じます。企業にかかるコストとして、代表的なものがこちらです。

人件費
採用コスト
オフィスコスト
ITコスト

これらのコストについて、順をおって解説していきます。

人件費
人件費とは、企業活動の中で、労働に対して支払われる給与や手当などのことです。

人件費に含まれるもの：基本給・残業代・通勤手当

人件費は企業にかかるコストの中でも削減が特に難しいと言われています。また、業種ごとの人件費率を算出してみたところ、平均は20％～30％程度、中には40％を超える職種もあり、企業にかかるコストの中でも大きな割合を占めます。したがって、人件費の削減が企業に大きな影響を与えると言えます。

近年では、ITツールの発達により、リモートワークができる環境が整っています。テレワークを導入による通勤手当の削減や、ITツールの導入によって業務効率化が見込まれ、人件費の削減につながります。

採用コスト

採用コストとは、採用に関わる面接や打ち合わせ、イベント運営費や広告費などを指します。

採用コストの例：新卒採用・中途採用・企業説明会・求人媒体への広告掲載費

採用コストは人件費の次に大きなコストとなります。リクルートキャリアの就職みらい研究所が行った2019年度の調査によると、1人当たりの採用コストの平均は以下のとおりとなります。

新卒採用:93.6万円
中途採用:103.3万円
※ 職種によって変わるので、あくまで目安程度になります。

例えば、毎年10人を採用するとなると、なんと年1,000万円近くのコストが発生することとなります。企業においては非常に大きなコストと言えます。採用コストを抑えるために重要なのが、早期離職の防止です。求職者を採用してもすぐに離職されてしまうとコストの無駄遣いとなります。早期退職を防止することで採用コストを抑えることができます。

オフィスコスト

オフィスコストとは、賃料や事務用品、備品にかかる費用のことです。

オフィスコストの例：賃料・OA機器費用・事務用品代・光熱費

これらオフィスコストは、人数が多ければ多いほど大幅なコスト削減が見込まれます。賃料などの固定費は、1度コスト削減できれば、長期的に効果が持続します。具体的な施策としては、テレワークの導入によってオフィスを縮小すると、テナント料や光熱費などのコストが削減できます。他に例を挙げると、ペーパーレス化を推進することで、用紙代や印刷代を削減が可能です。

ITコスト

ITコストとは、パソコンなどハードウェア費用や、インターネット通信代といった、IT関連のコストを指します。

ITコストの例

パソコンやタブレットなどのハードウェア費用
社内システムなどのソフトウェア費用
インターネット通信代
サーバー代

パソコンなどのIT機器は、『買い切り』のみでなく、『リース』や『レンタル』も可能です。IT機器によって、数年単位で買い替えが必要なものもあります。まず使用目的、使用期間を明確にしてから、どのようにIT機器を導入すれば一番コストがかからないかを社内で検討しましょう。

コスト削減を進める手順

闇雲にコスト削減を進めても、なかなか結果に結び付きません。また、一時的にコスト削減されたとしても、継続できずリバウンドしてしまうケースが多いのが現実です。正しくコスト削減を進めるにあたって、明確な手順を知っておく必要があります。

コスト削減を進める手順

現状のコスト把握
プランの作成
プランの実行
実施結果の分析

順をおって解説していきます。

1. 現状のコスト把握

まず、現状のコストを把握しましょう。コストとは、『利益を得るために必要な全ての費用』です。現状把握ができていないと、的外れなコスト削減施策を進めることになってしまいます。コスト削減プランを作成する前に、必ず全てのコストを把握しておきましょう。

2.プランの作成

現状のコストが把握できたら、次はコスト削減プランを立てましょう。現状の課題から、社内に必要なコストと、不要なコストに仕分けていきます。無駄なコストを削減するだけでなく、別の方法に置き換えることで削減できるコストがないのかを徹底的に調べましょう。コストの仕分けが完了したら、優先順位を決めて、具体的なコスト削減プランに落とし込むことで、効率的に進めることができます。

3.プランの実行

コスト削減プランが作成できたら、実際にプランを実行していきます。注意点として、プランを実行に移す前に、コスト削減に関わる全ての社員に情報を共有しておきましょう。なぜコスト削減を行うのかといったことに、社員の納得と協力が必要不可欠です。社員に協力を仰ぐためには、あいまいな目標ではなく、具体的なルールを設定し周知徹底することが重要となります。現状のコスト、削減目標を明確な数値で『見える化』することで、社員のコスト削減への意識が高まります。

4.実施結果の分析

コスト削減の取り組みを実施した結果、どうなったのか分析を行いましょうコスト削減プランを実施した結果、どのコストが削減できたのか、削減できなかったコストは何かを定量的に分析しましょう。コスト削減の成果を『見える化』することで社員のモチベーションアップにつながります。また、分析した結果をもとに、コスト削減プランの改善を行います。改善が完了したら、再びコスト削減プランを実行し、問題点があればその都度改善します。

『実行⇒分析⇒改善』を繰り返すことが、コスト削減において重要です。

コスト削減を実現する3つの方法

ここからは、コスト削減を実現する具体的な方法について説明します。コスト削減を実現する方法としては以下の3つを解説します。

費用の見直し
人員配置の見直し
ITツールによる業務効率化

費用の見直し

社内コストの見直しを行い、無駄にかかっている費用を削減しましょう。

無駄にかかりがちな費用

電話代
インターネット代
照明代
電気代
エアコン大
リース、レンタル代
用紙代、印刷代

上記の費用は無駄にかかりがちで、すぐにでも削減できる項目があります。例えば、エアコン代は電気代の半分以上を占めており、温度管理を行うだけでも大きなコスト削減となります。夏季の冷房の設定温度を1℃高くするだけで13％の消費電力の削減、冬季の暖房の設定温度を1℃低くするだけで10％の消費電力の削減となります。まずは、社内コストを見直して、無駄な費用を把握することから始めましょう。

人員配置の見直し

コスト削減の施策の1つとして、人員配置の見直しは非常に有効です。人員配置とは、従業員1人ひとりのスキルや適正などの特性を踏まえ適材適所に配置することで、業務効率化を図る人事マネジメントの1つです。人員配置は人件費などの社内コストにも大きく関わります。適切に人員配置を行うことで、業務ごとに適切な従業員を適切な人数で配置することが可能です。

例えば、4人入れば成り立つ業務を5人が担当していた場合、1名分無駄な人件費が発生していることになります。そこで、人員を4人に適正化することで、人員の無駄をなくし、人件費を削減できます。つまり、人員配置を適正化することによって、無駄な人件費を削減することができます。

ITツールによる業務効率化

コスト削減を実現するうえで最も効果的なのが、ITツールの導入です。ITツールを導入することで、ビジネスシーンに潜んだ無駄を解消され、業務効率化へ繋がります。

ITツールを導入するメリット

情報管理の一元化
勤怠管理の自動化
タスク管理の明確化
書類作成などの事務作業の効率化
リモート会議による移動時間の削減など

ITツールは導入コストが1ユーザー200円/月～500円/月程度とかなり低めで、いつでも退会が可能といったメリットがあります。そのため、無駄な費用の見直し、人員配置の見直しの2点と比較すると、実行しやすく効果が高いと言えます。また、新型コロナウィルスが蔓延してからテレワークを実践する企業が増えてきましたが、アフターコロナ下のテレワーク環境において、ITツールの導入は必須です。テレワークでは、直接会話することがなくなるため、どうしてもコミュニケーション不足に陥りがちです。そこでITツールを活用することにより、社内情報を容易に共有することができます。

関連記事：業務効率化6つの方法と7つの成功ポイントを解説

コスト削減に役立つ情報共有ツール

NotePM

NotePM（ノートピーエム） は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、大手IT製品レビューサイト(ITreview)では、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。

NotePMの特徴

マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能
強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる
銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

NotePM
URL: https://notepm.jp/

わかりやすいマニュアルが簡単に作れるサービス ⇒「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから

まとめ

企業の利益を上げるためには、顧客に影響される売上より、自社内で完結する『コスト削減』が重要となります。正しい方法と手順でコスト削減を行うことで、利益を安定して上げることが可能です。本文中では、コスト削減を実現する具体的な方法について解説しました。本記事を参考にITツールを導入し、本質的なコスト削減に取り組むこともお勧めです。

おすすめの情報共有ツール「NotePM」

NotePM

NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

NotePMについて詳しく見る＞