仕事効率化のコツと方法とは?便利なアプリ・ツールも紹介

2021年02月23日(火) 業務効率化
業務効率化のコツ

多くの社会人にとって、人生において仕事が占める割合は大きなものです。

1日8時間週5日会社で勤務するとして、週40時間働くことになります。残業したり、会社とは別に副業をしている人は、さらに多くの時間を仕事に費やすことになります。せっかくであれば、仕事を効率的に終わらせて、自分の趣味や家族のために時間を使いたいと考えている人は多いはずです。

しかし実際には、「仕事が遅い」、「もっと仕事を効率化したい」と悩んでいる人は少なくありません。この記事では、仕事効率化できている人が心掛けているコツと、仕事効率化に役立つ方法について解説します。また、仕事効率化に便利なアプリ・ツールも紹介します。

仕事の効率化を進める4つのコツ

まずはじめに仕事の効率化を進めるための4つのコツを紹介します。

完璧を求めない

仕事効率化できている人の多くは、最初から完璧な仕事を求めていないものです。もちろん、一つ一つの仕事に対して「もっとこうした方がいいのかな?」と考えたくなる気持ちは理解できます。

しかし、初めから完璧を求めすぎて一つ一つの仕事に時間をかけすぎると、最後まで進められず効率が悪くなります。そのため、まずは完璧な仕事をすることよりも、決められた期限までに全体を完成させることを優先させましょう。

仕事の全体像を把握している

仕事効率化できている人の多くは、仕事の全体像を把握することで、今何をやるべきか、それはどの程度の時間や労力をかけるべきか理解して仕事に取り組んでいます。仕事の全体像を把握すると、仕事の中でも時間をかけてでもしっかり取り組むべき部分と、そこまで時間をかけなくていい部分を明確にできます。

また、その仕事を効率的に完成させるために、どのような順番で取り組めばいいかも自ずとわかります。そのため、効率よく仕事を進められるのです。

明確な目標やゴールを設定している

仕事効率化できている人の多くは、一つ一つの仕事において明確な目標やゴールを設定しています。仕事の目標やゴールを設定することで、全体の見通しを立てられるようになります。すると、仕事の目標やゴールから逆算して仕事の段取りを組み立てられます。

そのため、仕事における無駄や手戻りも大きく減らすことができ、余計な手間をかけずに効率よく仕事を進めることが可能となります。

失敗しても、その原因を分析して改善できる

仕事効率化できている人でも、仕事で全く失敗しないことはありません。ただ、失敗しても振り返ってなぜ失敗したか分析することが重要です。ある方法を実行して失敗したということは、そのやり方ではうまくいかないというデータを得たことになります。

その失敗事例を的確に分析することで、失敗の原因は何か、どうすれば同じ失敗を防いでより効率化できるか考えることができます。そして、分析結果から考えた改善策を実践して仕事内容を改善していくことで、さらなる仕事効率化につながるのです。

仕事の効率化に効果的な7つの方法

続いて、実際に仕事の効率化を進めるための7つの方法を解説します。

目標を設定して進捗管理する

仕事を進める際には、目標を設定して進捗管理しましょう。目標を設定する際には、大目標に加えて小目標も設定して進捗管理するようにしましょう。仕事に遅れが生じても、小目標の段階で遅れに気づけば大目標の締め切り間際で慌てることが少なくなります。

会社であれば、上司から指示された仕事が大目標となります。その大目標を達成するために自分で設定するのが小目標です。1ヶ月先の大目標があるならば、1週間先の小目標を設定するといいでしょう。

優先順位をつけてから作業に取り掛かる

効率よく仕事を進めるために、優先順位をつけてから作業を取り掛かりましょう。ToDoリストに自分が抱えているタスクを書き出して、作業に必要と想定される時間、他にどういう人たちがその仕事に関係するかなどを考慮して優先順位をつけます。優先順位をつけたら、それにしたがって仕事を進めていきます。その際に、自分のキャパシティを超える仕事を抱えてしまっていると気付いたらすぐに上司に相談しましょう。

整理整頓を行う

オフィス向け用品の製造販売を行うコクヨの調査によると、仕事で書類を探すために1年間で約80時間も費やされているそうです。

参考:書類を探す時間は“1年で約80時間” コクヨ株式会社

仕事中、探し物で案外多くの時間を取られているとわかります。裏を返せば、普段から整理整頓を心がけて、仕事中に探し物をする必要がなければ、それだけで多くの仕事時間を捻出できます。例えば、1年以上使っていない備品は処分する、机の引き出しの1段目には常備品を入れるなど、自分なりに整理整頓のルールを作るといいでしょう。

一つ一つの仕事について時間を区切って行う

特に、大きなタスクであれば一度にまとめて全ての工程の作業を行うことは不可能です。

小目標や優先順位を元に、タスクを細かい工程に分解しましょう。その工程を元にスケジュールを立てて、どの工程まで終了したら休憩を入れるか決めておきましょう。

一定の工程ごとにこまめに休憩を挟んでまた次の工程に着手することで、余計な疲労やストレスをためずに済みます。そのため、仕事の質やスピードを落とさず仕事を進めることができます。

人に任せる

なんでもかんでも人に仕事を丸投げしてはいけませんが、時には人に仕事を任せることも、仕事効率化に有効です。その際には、相手に仕事を依頼する理由を適切に伝えて、「やらされ感」を与えないよう気を付けましょう。

また、仕事が完了したら相手に感謝の気持ちを伝えると、相手は次も仕事を気持ちよく引き受けてくれる可能性が高まります。そして、仕事を依頼する際には、相手が依頼内容を理解しているかしっかり確認しましょう。メールなどで依頼内容を共有すれば、備忘録にもなります。

集中力が必要な仕事は午前中に行う

集中力が必要な作業は、なるべく午前中に行うことがおすすめです。これは、寝ている間に人間の脳は情報の整理を行なっているため、朝に目覚めてお昼にかけてがもっとも頭がスッキリしているからです。

午後には、疲労がたまる上昼食を消化するためにエネルギーが使われるため、集中力が必要な作業にはあまり向いていません。ですので、集中力が必要な仕事を午前中に行えるのであれば、なるべく午前中に行うようにしましょう。

単純作業は午後行う

午前とは反対に、午後にはなるべく単純作業を行うことがおすすめです。先ほど述べたとおり、午後には疲労がたまる上昼食を消化するためにエネルギーが使われるため、集中力が必要な作業にはあまり向いていません。

一つの仕事でも、工程を細かく分解すれば、集中力が必要な工程と単純作業でいい工程とで分けられることが多いはずです。午後には、データ入力や画像探しなどの集中力がそこまで必要とされない単純作業を中心にすることで、1日全体で見ると仕事効率化を図れます。

仕事効率化に便利な6つのアプリ・ツール

ここでは、仕事効率化に便利な6つのアプリやツールを紹介します。

NotePM

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、大手IT製品レビューサイト(ITreview)では、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。

NotePMの特徴

  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • フォルダ階層とタグ機能で情報を整理しやすい
  • Web上で簡単に文書作成できて、変更履歴も自動的に記録

料金プラン(月額/税込み)
• 1,000円/3名
• 9,500円/25名
• 17,500円/50名
• 30,000円/100名
• 125,000円/500名
• 250,000円/1000名 ※1000名以上はお問い合わせ
無料トライアル期間:30日間

NotePM
URL: https://notepm.jp/

 

Slack

Slack

Slack(スラック) は、世界中で大人気のビジネスチャットツールです。100ヶ国以上で使われており、日本国内でも毎日50万人以上が利用しています。

Slackの特徴

  • 人気No1のチャットツール
  • どんな種類のファイルでも気軽に共有可能
  • 1500以上の外部サービスと連携可能
  • 無料ビデオ通話と音声通話。話しながら画面共有も可能

料金プラン(月額)
• 無料 ※機能制限あり
• 960円/1名あたり(スタンダード)
• 1,800円/1名あたり(プラス)

Slack
URL: https://slack.com/intl/ja-jp/

 

Backlog

Backlog

Backlog は、ヌーラボ社が提供する、国内シェアNo1のプロジェクト管理システムです。基本はクラウド型ですが、エンタープライズ向けにオンプレ型も提供しています。

Backlogの特徴

  • 国内シェアNo1のプロジェクト管理システム
  • 使いやすいデザインと操作性
  • ガントチャート、Git連携、カンバン機能

料金プラン(月額)
• 無料:フリー ※10名まで
• 2,400円:スターター
• 11,800円:スタンダード
• 19,800円:プレミアム
• 50,000円:プラチナ
• 150,000円:エンタープライズ(オンプレ型)

Backlog
URL: https://backlog.com/ja/

 

Trello

Trello

Trelloは、柔軟性と機能性に優れていることが特徴のタスク管理ツールです。操作性も簡単なので効率よく作業を進められます。必要なボードとツールが全て1カ所にまとめてあるので、視覚的にとても分かりやすい点が特徴です。また、チームで使用しているアプリを直接ワークフローに統合できるので、チーム独自のプロジェクトやタスクの性格に適したタスク管理が可能となります。

Trelloの特徴

  • 「カンバン・ボード」の定番ツール
  • 仕事や副業、プライベートの予定まで全てのチームワークに役立つ
  • プロジェクトの最初から最後まで一目で把握できるレイアウト

Trello
URL: https://trello.com/

 

Aipo

Aipo

Aipo は、チームの共同作業がしやすくなる機能が充実しているグループウェアです。購入は一つの機能からできるため、チャットやチームの予定を一目で把握できるカレンダー、ワークフローなど、必要最小限の機能を選んでスタートすることができます。インターフェースもシンプルで使いやすく、直感的に使えるツールです。IPアドレス制限やファイルの送受信禁止、イベントログへの記録など、セキュリティ水準も高く大企業でも導入されています。

Aipoの特徴

  • 必要最小限の機能から始められる(コストを抑えられる)
  • ムダな機能を省き、必要な機能だけを選んで利用できる
  • 迅速で丁寧なチャットサポート

料金プラン(月額)
• 100円〜/1名
※利用機能に応じて 例)カレンダー+200円、チャット+100円など

Aipo
URL: https://aipo.com/

 

Zoom

Zoom

Zoom(ズーム) は、アメリカのZoom Video Communications社が提供するWeb会議システムです。近年、テレワーク・リモートワークのニーズから、急速にシェアを伸ばしているWeb会議システムの1つです。

Zoomの特徴

  • 端末や回線状況を見ながら通信を最適化するため安定している
  • Web会議の動画、音声をクラウドに記録
  • バーチャル背景(部屋を見せたくない人向け機能)

料金プラン(月額)
• 無料(基本) ※同時接続100人まで。グループミーティングは40分まで
• 2,000円/1ホスト(プロ)
• 2,700円/1ホスト(ビジネス)

Zoom
URL: https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

 

まとめ

この記事では、仕事効率化できている人が心掛けているコツと、仕事効率化に役立つ方法について解説してきました。また、仕事効率化に便利なアプリ・ツールも紹介しました。仕事が遅いと悩んでいる人も、ちょっとした意識改善と工夫を重ねていくことで、大幅に仕事効率を上げることが期待できます。

仕事効率化に活用できるアプリ・ツールも多数存在しています。弊社のNotePMのその一つです。自分が仕事のどの部分を効率化したいか十分考えて、それに適したツールを取り入れて正しく使いこなせると、更なる仕事効率化を達成できるはずです。

この記事に書かれている内容を参考にして、ぜひあなたも仕事効率化に取り組んでみましょう。

 

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  • NotePM :テレワーク時代のクラウド型ナレッジ共有ツール