プロジェクトを完遂するためには、個々のタスクをしっかり管理することが欠かせません。もっとも、タスク管理に余計な手間をかけ、「タスク管理をすること」自体が目的化してしまっては本末転倒です。そこで有用なのがタスク管理ツールです。本記事では、タスク管理の基本的知識からタスク管理ツール導入のメリット、選定のポイントについて解説します。さらに、おすすめのタスク管理ツールについても紹介します。
目次
タスク管理とは
タスク管理とは、プロジェクトを遂行するためにチームメンバーに割り振られた担当業務（タスク）を管理することです。具体的には、タスクの内容・進め方・納期・振り返りなどについて設定し、進捗や達成度を確認。必要があれば軌道修正することを指します。タスク管理はメンバー個人に任されますが、時にはメンバー同士でコミュニケーションを取り合って情報を共有することも重要です。
タスク管理とプロジェクト管理の違い
タスク管理と似ている用語に「プロジェクト管理」があります。プロジェクトとは、最終的な目標を達成するためのタスクの集合体。プロジェクト管理は、プロジェクト全体の状況や進捗を把握して、タスクをこなすチームメンバーに適切な指示を与える役割を担います。
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タスク管理ツールが注目される理由
スマートフォンやタブレットの普及により、外出先などで自分のデバイスを使用して業務管理ができるようになりました。テレワークの普及でも、自宅にいながらタスクの内容や進捗を共有できる環境が求められています。そこで、タスクを一括管理し、どこからもアクセスできるタスク管理ツールが注目されています。
タスク管理ツールはこんな組織におすすめ
タスク管理ツールは、どんなチームにとって便利なツールなのかを解説します。
チーム全員で協力して達成する目標がある
タスク管理を各メンバーに任せ、タスク管理の仕方にばらつきが出ているチームにおすすめです。管理者や他のメンバーがプロジェクト全体の進捗を把握しづらい状況にあるチームの課題解決にも向いています。
テレワーク中のコミュニケーションを改善したい
在宅勤務などテレワークの導入が進み、各メンバーの状況が見えにくいチームにも有効です。お互いのタスクや進捗が一目で分かるので、離れていてもフォローし合えますし、アイデアが浮かんだときにすぐに共有できます。
業務で効率化できるポイントを見つけたい
タスク管理ツールを活用して、業務の取り組み方を改善できます。たとえば、過去のタスクを参考する際、情報がなかなか探せないという悩みを解決できるでしょう。他にも、管理者が人員のコスト削減を検討したり、メンバー間の業務負荷のバランスを是正したりする場合にも役立ちます。
タスク管理ツール導入のメリット
タスク管理ツール導入の具体的なメリットを解説します。
タスクの進行状況を可視化できる
メンバー全員のスケジュールが一括表示されます。また、個人別やチーム単位の進捗率を数値で確認し、グラフで表示することもできるため、進捗管理がスムーズです。
チームメンバーの力を借りやすい
他のメンバーのタスクが可視化されるため、進捗に遅れが出たメンバーの業務を素早くリカバリーできます。時間のロスもなくなりますので、人員の削減を検討できるでしょう。
オンタイムのコミュニケーションができる
チャット機能がついたタスク管理ツールであれば、ファイルをアップロードしてチームメンバーとリアルタイムでコメントのやり取りができます。
タスクの優先順位を決めやすい
抱えているタスクを洗い出して可視化できるので、納期が早いものなど優先順位の高いタスクから進めることができます。
タスクのボリュームを把握しやすい
個人やチームの業務進捗を確認できるため、タスクの配分をこまかく調整しながら目標達成を目指すことができます。
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タスク管理ツールの選定ポイント
タスク管理ツールを導入する際は、自社のタスク管理に合ったツールを選ぶ必要があります。選定のポイントは以下の3点です。
サポート体制が整っているか
タスク管理ツールは、ドラッグ＆ドロップだけでレイアウト画面を変更できるなど、簡単な操作性を謳ったものが多いです。もっとも、使用しているうちにもっと便利な機能について知りたくなったり、さらに分かりやすいデザインに変更したくなったりすることもあるでしょう。そのような時に、すぐに問い合わせできるサポートがあると便利です。また、プロのデザイナーやコンサルタントによるサポートが受けられれば、ツールをより使いやすいにものに構築できます。
特化したい機能に対応しているか
各社でリリースされているタスク管理ツールの機能は一律ではなく、開発企業によってさまざまなタイプのものがあります。そのため、導入に当たっては、自社においてどのようなタスク管理を特に効率化させたいかを洗い出すことが大切です。たとえば、どの職種のチームメンバーでも簡単に操作できる点を重視するのか、メンバー間でのコミュニケーションが取りやすい機能が搭載されている点を重視するのかで、選ぶツールも異なってきます。タスク管理全般を総合的に効率化させたいのであれば、機能がオールインワンで備わっているツールを選ぶとよいでしょう。
既存のツールとも連携しているか
スケジュール管理表やメールなど、すでに自社で使用しているツールがあれば、それらと連携できるタスク管理ツールを選ぶとよいでしょう。なぜならば、新しいツールが既存のツールに連携していないと、あらためてデータを移植したり一からレイアウトを作り直したりする必要が生じ、余計に手間がかかってしまうからです。
関連記事：タスク管理ツールのメリットとは？ツールの選び方と導入ポイントを解説
タスク管理ツール おすすめ16選
数多くリリースされているタスク管理ツールの中から、使いやすく機能性に優れたおすすめのツールを紹介します。
Backlog
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Backlog（バックログ） は、Web制作、広告代理店、ソフトウェア開発などさまざまな業種で使われている国内シェアNo1のプロジェクト管理システムです。シンプルで直感的に使えるデザインなので、PC操作に慣れないメンバーでも使いやすいでしょう。プロジェクト管理はもちろんのこと、課題管理からバグ管理システムまで搭載し、記録や報告が簡単にできます。課題と紐付いたガントチャートやマイルストーンを使用することで、プロジェクトの進捗が一目で把握できる点もメリットでしょう。
Backlogの特徴
- 国内シェアNo1のプロジェクト管理システム
- ガントチャートで紐付けられた作業はタイムラインで確認
- タスクの担当者や期限を明確に管理できるのでミスを防止しやすい
Backlog
URL: https://backlog.com/ja/
Trello
Trelloは、柔軟性と機能性に優れていることが特徴のタスク管理ツールです。操作性も簡単なので効率よく作業を進められます。必要なボードとツールが全て１カ所にまとめてあるので、視覚的にとても分かりやすい点が特徴です。また、チームで使用しているアプリを直接ワークフローに統合できるので、チーム独自のプロジェクトやタスクの性格に適したタスク管理が可能となります。
Trelloの特徴
- 「カンバン・ボード」の定番ツール
- 仕事や副業、プライベートの予定まで全てのチームワークに役立つ
- プロジェクトの最初から最後まで一目で把握できるレイアウト
Asana
Asanaは、世界195カ国で何百万人ものユーザーが利用しているツールです。どのような場所からでも、タスクを整理し、変化する業務の優先順位を管理するなどの作業がしやすくなっています。また、タスクの設定や割り当てを全て1カ所で行うことも可能です。進捗状況が常に全員で把握できるので、チーム一丸となって効率的に取り組めるツールです。
Asanaの特徴
- 分かりやすいデザインと簡略化された操作性で効率的にプロジェクト管理が可能
- 視覚的に分かりやすい進捗状況により、計画変更にも柔軟に対応可能
- 優先度カスタムフィールドを使えばいつでも最重要のタスクを洗い出せる
Jira Software
Jira Softwareは、Atlassian社が提供するプロジェクト管理ツールです。スクラムとカンバンの両方が混ざっていても、豊富な計画機能が備わっているのでチームに最も合った方法で柔軟に計画を立てられます。また、広範なレポート機能により、チームの業務プロセスの有用な振り返りが可能です。次のアクションが起こしやすくなることでしょう。
Jira Softwareの特徴
- アジェイル開発との相性が良い
- 便利なルールテンプレートが組み込まれているので簡単に始められる
- Automation機能でワークフロー全体を常に最新のものに更新
Evernote Business
Evernote Businessは、ふと湧いたアイデアやひらめきを、いつでもどこでもすぐに書き留めておける機能が便利なツールです。また、オンライン上で見つけた役立つ情報をすぐに格納できるクリップ機能も搭載しています。議事録も簡単に作成できるので、チーム間で業務についての振り返りがしやすく、解決すべき課題を共有しやすいです。
Evernote Businessの特徴
- 端末間で同期されるノート機能で、書きためたアイデアをメンバー全員で共有
- Webクリッパーを使えば有用な情報をすぐに保存・取り出し可能
- さまざまな場面に適した多様なテンプレートで、便利なノートをワンクリックで作成
Wrike
Wrikeは、世界中で2万社以上に使われているツールです。プロジェクトの全てを見やすく可視化することに特化しています。業務のステータスや計画、進捗状況を1カ所で確認しやすく、共同作業に適したツールであることが特徴です。導入に当たっては、専門家によるコンサルティングやサポートを受けることもできます。
Wrikeの特徴
- 通信システムによりメンバーのみならず社外の人とも円滑なコミュニケーションが可能
- AndroidやiOSにも対応しているので外出先からタスク管理が可能
- チームやプロジェクトのニーズに合わせて画面を柔軟にカスタマイズ可能
Taskworld
Taskworldは、タスク管理をオールインワンで解決できるツールです。横断的でシームレスな仕事を可能にし、テレワークでの業務効率向上もサポートしています。直感的な操作にも特化しており、チーム全体の業務効率を底上げするのに役立つでしょう。
Taskworldの特徴
- あらゆるタスクやレポートを視覚的にチームメンバーと共有・管理できる
- 直感的操作性で、細かいタスク設定も素早く簡単にできる
- さまざまなシーンで使えるチャット機能でメール送受信の回数を削減できる
Group Task
Group Taskは、よくあるタスク管理ツールの弱点を改善し、既存のツールとの差別化を図っているツールです。派手さを控えたシンプルなデザインで見やすく、必要最小限の機能に特化することで使いやすさを追求しています。オフィスでもテレワークでも、チームの進捗状況が一目で分かる仕様です。無制限で使えるフリープランもあります。
Group Taskの特徴
- マネージャー権限設定や複数グループ所属機能など、柔軟なアカウント設定が可能
- タスクの優先度表示が操作しやすく分かりやすいので、納期漏れを防ぎやすい
- 二段階認証などセキュリティ対策も万全なので安心して使える
Todoist
Todoistは、1億5000件以上のプロジェクトと15億件以上のタスクの完了をサポートしてきた実績のあるツールです。「一生使えるタスク管理ツール」をモットーに、操作しやすく管理しやすいプロジェクト管理ツール作りにこだわっています。一日の始まりを平穏な心で迎えられるよう、タスクを混乱することなく視覚化してくれるツールです。
Todoistの特徴
- タスク画面ではやるべきことの全体像が一瞬で把握できる
- お気に入り機能などを活用すれば、タスクを簡単に優先度別に整理できる
- プロジェクトごとにタスクから買い物リストまでチームで共有できる
Torio
Torioは、情報整理、共有、コミュニケーションの全てをオールインワンで叶えてくれるツールです。複数のツールを使う手間も省けます。また、新機能の「カンバン方式」導入により、タスクの進捗や量を簡単に視覚化することに成功しました。従来の「リスト方式」に切り替えることもできるので、プロジェクトの性格に合わせて機能を選択できます。
Torioの特徴
- ユーザーダッシュボードを見れば一目で「今やるべきタスク」を確認できる
- プロジェクトの進捗を全員で共有するためのテンプレートやノート機能を搭載
- チャットやカレンダー機能でコミュニケーションのムダをなくし時間の節約に
チームハック
チームハックは、ツールごとに管理しなければならないストレスを解消し、タスク管理から情報共有まで全て1カ所に集約してくれるツールです。これにより、チームメンバーは担当業務に集中でき、マネージャーはプロジェクト全体の把握がやりやすくなります。複数のプロジェクトを1つのツールで一括管理できる点も特徴です。
チームハックの特徴
- タスクごとにチャット機能があるから、作業の振り返りがしやすい
- 作業工程がどの程度完了しているかグラフで表示してくれるので分かりやすい
- 担当者別やキーワード別でタスクをソート・検索できる便利機能付き
Redmine
Redmine（レッドマイン） は、オープンソースの無料で使えるプロジェクト管理システムです。自社サーバーにインストールして使う「オンプレミス型」です。無料で使えるスマホアプリ（iOS/Android）もあります。
項目ごとにタスクを整理できる「チケット」が最もよく使われており、個々のメンバーが「今やるべき作業」を管理するのに役立っています。バグ管理や業務の進捗管理のほか、顧客からの問い合わせに対しどのように回答したかについても記録可能です。
Redmineの特徴
- オープンソースで完全無料
- 「チケット」機能で担当業務についての記録が一目で確認できる
- 「活動」機能で業務の進捗を時系列で把握できる
Redmine
URL: http://redmine.jp/overview/
Microsoft To Do
Microsoft To Doは、仕事からプライベートまであらゆるタスクを視覚化し、優先付けすることで「今やるべきこと」に集中できるツールです。Microsoft Officeなど世界中で広く使用されているMicrosoft社独自のツールであり、高い信頼性を誇っています。
Microsoft To Doの特徴
- ユーザーに合わせて毎日To Doリストを更新してくれる
- To Doリストはメンバー同士で共有でき、さまざまなデバイスからアクセス可能
- 期日の設定やリマインダーを活用することでタスクの進行が順調に
ZenHub
ZenHubは、GitHubに統合されており、GitHubのデータを使用することでプロジェクトの進捗状況を常に最新に保つことができるツールです。組織全体で最も重要な情報を共有することで個々のメンバーのタスク管理を柔軟に調整し、生産性向上につなげます。詳細なレポートやカスタマイズ可能なワークスペースも魅力的なツールです。
ZenHubの特徴
- チームやプロジェクトの性格に合わせて柔軟にカスタマイズ可能
- 詳細なレポートを提供してくれるので次のアクションへの改善がしやすい
- ドラッグ＆ドロップするだけの「かんばんボード」でタスクを楽に整理
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タスク管理ツールを最大限活用するには
タスク管理ツールには、次にやるべきことの可視化、業務の効率化、チームワークの醸成など、いくつものメリットがあります。この効果を最大化するために、取り組んでほしいポイントを解説します。
使っているツールと連携する
日常的に使っているビジネスツールと連携できるタスク管理ツールを使えば、自然な流れで活用する習慣をつけることができます。タスク管理ツールをスムーズに浸透させたい場合におすすめの方法です。
他の人のタスクも意識する
タスク管理ツールは個人だけでなくメンバー全員のタスクやスケジュールを確認できることが大きな利点です。メンバー同士お互いのタスクや進捗を気に掛けることを意識すれば、遅れを素早く発見できます。傷が小さいうちにリカバリーできれば、計画通りに目標を達成できるでしょう。
まとめ
タスク管理ツールにはさまざまなタイプのものがあり、どのツールもタスク管理を簡単に効率よく行うための工夫がなされています。プロジェクトを遂行するにあたっては、タスク管理のどのような点について改善したいかを洗い出し、それに対応したツールを選ぶのがコツです。「リモートワーク中のコミュニケーションを活性化したい」「チームの目標達成のために生産性向上を目指したい」など、課題に合ったタスク管理ツールを導入し、活用することで、業務効率を向上させましょう。
タスク管理の改善にあたって、チームマネジメントの方法をもう一度見つめ直して、さらなる業務効率アップを図りませんか。見直すポイントを下記の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。