【2020年版】タスク管理ツール おすすめ16選を徹底比較(無料あり)

2020年08月01日(土) SaaS,プロジェクト管理

プロジェクトを完遂するためには、個々のタスクをしっかり管理することが欠かせません。もっとも、タスク管理に余計な手間をかけ、「タスク管理をすること」自体が目的化してしまっては本末転倒です。そこで有用なのがタスク管理ツールです。本記事では、タスク管理の基本的知識からタスク管理ツール導入のメリット、選定のポイントについて解説します。さらに、おすすめのタスク管理ツールについても紹介します。

タスク管理とは

タスク管理とは、該当するプロジェクトを遂行するために個々のチームメンバーに割り振られた担当業務を管理することです。具体的には、タスクの内容、進め方、納期、振り返りなどについて設定し、進捗や達成度を確認し、必要があれば軌道修正することを指します。タスク管理は担当者一人一人に任される部分が大きいですが、時にはチームメンバー同士でコミュニケーションを取り合って情報を共有することも、タスク管理の中では重要です。

タスク管理ツールが注目される理由

スマートフォンやタブレットの普及により、ビジネスシーンにおいても個人が外出先などで自分のデバイスを使用して業務管理しやすくなりました。また、テレワークの普及で、オフィスにいなくてもタスクを管理し情報を共有できる環境が求められています。そこで、タスクを一括管理でき、どこからもアクセスが可能なタスク管理ツールが注目されているのです。また、効率的な管理が可能であることにより、時間と手間が省け、業務効率が向上する点も注目されています。

タスク管理とプロジェクト管理の違い

タスク管理と似ている用語に「プロジェクト管理」があります。どちらも業務を進める上で必要不可欠ですが、以下の3つの点で相違があることを押さえておきましょう。

プロジェクトとはタスクの集合である

まず、プロジェクトとは最終的な目標を達成するために進めるべき計画を指します。スタートからゴールまでの一連のプロセスとその内容をイメージするとよいでしょう。一方、タスクとは、そのプロジェクトの中に含まれる一つ一つの作業や業務のことです。

裁量がどこにあるか

プロジェクト管理は、目標達成のための全体的な計画を表すため、全体を把握し管理することになります。基本的には、プロジェクトごとにマネージャー(管理者)を設置し、常に全体の状況や進捗を把握して適切な指示を与えるのがプロジェクト管理です。一方、タスク管理の場合は、そのタスクを担当するメンバーによる管理となります。プロジェクト管理と比べて、個々のメンバーの裁量によるところが大きいのもタスク管理の特徴です。

プロジェクトを成功させるためにはタスク管理が重要

プロジェクト管理とタスク管理は、確かに異なる概念です。もっとも、両者は連動することで最終的な目標達成を可能にします。一つ一つのタスクをきちんとこなしていくことで、プロジェクトを成功へと導くことができるのです。したがって、タスク管理をしっかりと行うことが、プロジェクト管理を達成させるために必要不可欠なのです。

タスク管理ツール導入のメリット

タスク管理ツールを導入すると具体的にどのようなメリットがあるかについて、主な3点を紹介します。

情報や進捗状況を全体で共有できる

タスク管理は、エクセルなどで表を作成して管理することも可能です。しかし、この場合個々のタスク管理は各担当者に任せられるため、管理の仕方にばらつきが出ます。また、マネージャーや他のメンバーが全体の進捗を把握しづらいというデメリットもあります。この点、タスク管理ツールを導入すれば、一つの画面にアクセスするだけで進捗状況を視覚化でき、同じ画面でメンバー全員に必要な情報を共有することが可能です。

コミュニケーションが取りやすい

エクセルなどのソフト上でタスク管理をする場合、チームメンバー同士のコミュニケーションはメールや電話が主となります。作業をしていて疑問点やアイデアが浮かんだとき、メールの送受信は意外と時間がかかるものです。また、電話も相手が外出などで席を外しているといった事情でなかなかコミュニケーションが取りづらい場合もあります。その点、タスク管理ツールであれば、チャット機能やビデオ通話機能を使ってオンタイムでのコミュニケーションが可能です。一度に複数のメンバー同士で連絡し合ったりミーティングを行ったりすることもできます。

知りたい情報が分かりやすく視覚化できる

タスク管理ツールは、優先すべきタスクや進捗状況が一目で確認しやすいデザインを導入しているものが多いです。また、エクセルなどを使ってゼロの状態からタスク管理表などを作成するとなると、大変手間がかかるものです。その点、タスク管理ツールであればあらかじめテンプレートが備わっているので、プロジェクトに適したテンプレートと選ぶだけで分かりやすいデザインのタスク管理表を作成できます。

タスク管理ツールの選定ポイント

タスク管理ツールを導入する際は、自社のタスク管理に合ったツールを選ぶ必要があります。選定のポイントは以下の3点です。

サポート体制が整っているか

タスク管理ツールは、ドラッグ&ドロップだけでレイアウト画面を変更できるなど、簡単な操作性を謳ったものが多いです。もっとも、使用しているうちにもっと便利な機能について知りたくなったり、さらに分かりやすいデザインに変更したくなったりすることもあるでしょう。そのような時に、すぐに問い合わせできるサポートがあると便利です。また、プロのデザイナーやコンサルタントによるサポートが受けられれば、ツールをより使いやすいにものに構築できます。

特化したい機能に対応しているか

各社でリリースされているタスク管理ツールの機能は一律ではなく、開発企業によってさまざまなタイプのものがあります。そのため、導入に当たっては、自社においてどのようなタスク管理を特に効率化させたいかを洗い出すことが大切です。たとえば、どの職種のチームメンバーでも簡単に操作できる点を重視するのか、メンバー間でのコミュニケーションが取りやすい機能が搭載されている点を重視するのかで、選ぶツールも異なってきます。タスク管理全般を総合的に効率化させたいのであれば、機能がオールインワンで備わっているツールを選ぶとよいでしょう。

既存のツールとも連携しているか

スケジュール管理表やメールなど、すでに自社で使用しているツールがあれば、それらと連携できるタスク管理ツールを選ぶとよいでしょう。なぜならば、新しいツールが既存のツールに連携していないと、あらためてデータを移植したり一からレイアウトを作り直したりする必要が生じ、余計に手間がかかってしまうからです。

タスク管理ツール おすすめ16選

数多くリリースされているタスク管理ツールの中から、使いやすく機能性に優れたおすすめのツールを紹介します。

Trello

Trello

Trelloは、柔軟性と機能性に優れていることが特徴のタスク管理ツールです。操作性も簡単なので効率よく作業を進められます。必要なボードとツールが全て1カ所にまとめてあるので、視覚的にとても分かりやすい点が特徴です。また、チームで使用しているアプリを直接ワークフローに統合できるので、チーム独自のプロジェクトやタスクの性格に適したタスク管理が可能となります。

Trelloの特徴

  • 「カンバン・ボード」の定番ツール
  • 仕事や副業、プライベートの予定まで全てのチームワークに役立つ
  • プロジェクトの最初から最後まで一目で把握できるレイアウト

Trello
URL: https://trello.com/

 

monday.com

monday.com

monday.com は、世界で10万を超える企業が使用しているタスク管理ツールです。プロジェクトメンバーそれぞれの権限を明確に設定できるので、チームが連携してタスクを進めやすくなっています。日常的な作業の多くをオートメーション化することにより、個人が集中すべき仕事にさらに時間をかけられるようになっているのです。すでに組織で使用しているツールとの統合もしやすいので安心です。

monday.comの特徴

  • カスタマイズ性の高いテーブル・ボード
  • チーム全体の進捗状況をいつでもどこでも一目で確認できる
  • プロジェクトのあらゆる段階を円滑に管理できる

monday.com
URL: https://monday.com/lang/ja/

 

Backlog

Backlog

Backlog は、Web制作、広告代理店、ソフトウェア開発などさまざまな業種で使われている国内シェアNo1のプロジェクト管理システムです。シンプルで直感的に使えるデザインなので、PC操作に慣れないメンバーでも使いやすいでしょう。プロジェクト管理はもちろんのこと、課題管理からバグ管理システムまで搭載し、記録や報告が簡単にできます。課題と紐付いたガントチャートやマイルストーンを使用することで、プロジェクトの進捗が一目で把握できる点もメリットでしょう。

Backlogの特徴

  • 国内シェアNo1のプロジェクト管理システム
  • ガントチャートで紐付けられた作業はタイムラインで確認
  • タスクの担当者や期限を明確に管理できるのでミスを防止しやすい

Backlog
URL: https://backlog.com/ja/

 

Redmine

Redmine

Redmine(レッドマイン) は、オープンソースの無料で使えるプロジェクト管理システムです。自社サーバーにインストールして使う「オンプレミス型」です。無料で使えるスマホアプリ(iOS/Android)もあります。

項目ごとにタスクを整理できる「チケット」が最もよく使われており、個々のメンバーが「今やるべき作業」を管理するのに役立っています。バグ管理や業務の進捗管理のほか、顧客からの問い合わせに対しどのように回答したかについても記録可能です。

Redmineの特徴

  • オープンソースで完全無料
  • 「チケット」機能で担当業務についての記録が一目で確認できる
  • 「活動」機能で業務の進捗を時系列で把握できる

Redmine
URL: http://redmine.jp/overview/

 

Asana

Asana

Asanaは、世界195カ国で何百万人ものユーザーが利用しているツールです。どのような場所からでも、タスクを整理し、変化する業務の優先順位を管理するなどの作業がしやすくなっています。また、タスクの設定や割り当てを全て1カ所で行うことも可能です。進捗状況が常に全員で把握できるので、チーム一丸となって効率的に取り組めるツールです。

Asanaの特徴

  • 分かりやすいデザインと簡略化された操作性で効率的にプロジェクト管理が可能
  • 視覚的に分かりやすい進捗状況により、計画変更にも柔軟に対応可能
  • 優先度カスタムフィールドを使えばいつでも最重要のタスクを洗い出せる

Asana
URL: https://asana.com/ja

 

Jira Software

Jira Software

Jira Softwareは、Atlassian社が提供するプロジェクト管理ツールです。スクラムとカンバンの両方が混ざっていても、豊富な計画機能が備わっているのでチームに最も合った方法で柔軟に計画を立てられます。また、広範なレポート機能により、チームの業務プロセスの有用な振り返りが可能です。次のアクションが起こしやすくなることでしょう。

Jira Softwareの特徴

  • アジェイル開発との相性が良い
  • 便利なルールテンプレートが組み込まれているので簡単に始められる
  • Automation機能でワークフロー全体を常に最新のものに更新

Jira Software
URL: https://www.atlassian.com/ja/software/jira

 

Evernote Business

Evernote Business

Evernote Businessは、ふと湧いたアイデアやひらめきを、いつでもどこでもすぐに書き留めておける機能が便利なツールです。また、オンライン上で見つけた役立つ情報をすぐに格納できるクリップ機能も搭載しています。議事録も簡単に作成できるので、チーム間で業務についての振り返りがしやすく、解決すべき課題を共有しやすいです。

Evernote Businessの特徴

  • 端末間で同期されるノート機能で、書きためたアイデアをメンバー全員で共有
  • Webクリッパーを使えば有用な情報をすぐに保存・取り出し可能
  • さまざまな場面に適した多様なテンプレートで、便利なノートをワンクリックで作成

Evernote Business
URL: https://evernote.com/intl/jp/business

 

Jooto

Jooto

Jootoは、法人からフリーランスまで業種・職種を問わずさまざまなシーンで利用されているツールです。基本はドラッグ&ドロップだけで直感的に使えるシンプルなデザインなので、とても操作しやすくなっています。また、複数のプロジェクトを抱えていても、一つのダッシュボードでまとめて管理できるので確認作業の手間を省けます。

Jootoの特徴

  • 視覚的に分かりやすいタスク管理で初心者でも使いやすい
  • 分単位で打ち合わせや締め切りなどのスケジュール管理が可能
  • チームメンバーだけでなく取引先とのコミュニケーションも可能

Jooto
URL: https://www.jooto.com/

 

Wrike

Wrike

Wrikeは、世界中で2万社以上に使われているツールです。プロジェクトの全てを見やすく可視化することに特化しています。業務のステータスや計画、進捗状況を1カ所で確認しやすく、共同作業に適したツールであることが特徴です。導入に当たっては、専門家によるコンサルティングやサポートを受けることもできます。

Wrikeの特徴

  • 通信システムによりメンバーのみならず社外の人とも円滑なコミュニケーションが可能
  • AndroidやiOSにも対応しているので外出先からタスク管理が可能
  • チームやプロジェクトのニーズに合わせて画面を柔軟にカスタマイズ可能

Wrike
URL: https://www.wrike.com/ja/

 

Taskworld

Taskworld

Taskworldは、タスク管理をオールインワンで解決できるツールです。横断的でシームレスな仕事を可能にし、テレワークでの業務効率向上もサポートしています。直感的な操作にも特化しており、チーム全体の業務効率を底上げするのに役立つでしょう。

Taskworldの特徴

  • あらゆるタスクやレポートを視覚的にチームメンバーと共有・管理できる
  • 直感的操作性で、細かいタスク設定も素早く簡単にできる
  • さまざまなシーンで使えるチャット機能でメール送受信の回数を削減できる

Taskworld
URL: https://taskworld.com/ja/

 

Group Task

Group Task

Group Taskは、よくあるタスク管理ツールの弱点を改善し、既存のツールとの差別化を図っているツールです。派手さを控えたシンプルなデザインで見やすく、必要最小限の機能に特化することで使いやすさを追求しています。オフィスでもテレワークでも、チームの進捗状況が一目で分かる仕様です。無制限で使えるフリープランもあります。

Group Taskの特徴

  • マネージャー権限設定や複数グループ所属機能など、柔軟なアカウント設定が可能
  • タスクの優先度表示が操作しやすく分かりやすいので、納期漏れを防ぎやすい
  • 二段階認証などセキュリティ対策も万全なので安心して使える

Group Task
URL: https://grouptask.biz/

 

Todoist

Todoist

Todoistは、1億5000件以上のプロジェクトと15億件以上のタスクの完了をサポートしてきた実績のあるツールです。「一生使えるタスク管理ツール」をモットーに、操作しやすく管理しやすいプロジェクト管理ツール作りにこだわっています。一日の始まりを平穏な心で迎えられるよう、タスクを混乱することなく視覚化してくれるツールです。

Todoistの特徴

  • タスク画面ではやるべきことの全体像が一瞬で把握できる
  • お気に入り機能などを活用すれば、タスクを簡単に優先度別に整理できる
  • プロジェクトごとにタスクから買い物リストまでチームで共有できる

Todoist
URL: https://todoist.com/ja

 

Torio

Torio

Torioは、情報整理、共有、コミュニケーションの全てをオールインワンで叶えてくれるツールです。複数のツールを使う手間も省けます。また、新機能の「カンバン方式」導入により、タスクの進捗や量を簡単に視覚化することに成功しました。従来の「リスト方式」に切り替えることもできるので、プロジェクトの性格に合わせて機能を選択できます。

Torioの特徴

  • ユーザーダッシュボードを見れば一目で「今やるべきタスク」を確認できる
  • プロジェクトの進捗を全員で共有するためのテンプレートやノート機能を搭載
  • チャットやカレンダー機能でコミュニケーションのムダをなくし時間の節約に

Torio
URL: https://www.torio.io/

 

チームハック

チームハック

チームハックは、ツールごとに管理しなければならないストレスを解消し、タスク管理から情報共有まで全て1カ所に集約してくれるツールです。これにより、チームメンバーは担当業務に集中でき、マネージャーはプロジェクト全体の把握がやりやすくなります。複数のプロジェクトを1つのツールで一括管理できる点も特徴です。

チームハックの特徴

  • タスクごとにチャット機能があるから、作業の振り返りがしやすい
  • 作業工程がどの程度完了しているかグラフで表示してくれるので分かりやすい
  • 担当者別やキーワード別でタスクをソート・検索できる便利機能付き

チームハック
URL: https://teamhack.io/

 

Microsoft To Do

Microsoft To Do

Microsoft To Doは、仕事からプライベートまであらゆるタスクを視覚化し、優先付けすることで「今やるべきこと」に集中できるツールです。Microsoft Officeなど世界中で広く使用されているMicrosoft社独自のツールであり、高い信頼性を誇っています。

Microsoft To Doの特徴

  • ユーザーに合わせて毎日To Doリストを更新してくれる
  • To Doリストはメンバー同士で共有でき、さまざまなデバイスからアクセス可能
  • 期日の設定やリマインダーを活用することでタスクの進行が順調に

Microsoft To Do
URL: https://todo.microsoft.com/tasks/ja-jp/

 

ZenHub

ZenHub

ZenHubは、GitHubに統合されており、GitHubのデータを使用することでプロジェクトの進捗状況を常に最新に保つことができるツールです。組織全体で最も重要な情報を共有することで個々のメンバーのタスク管理を柔軟に調整し、生産性向上につなげます。詳細なレポートやカスタマイズ可能なワークスペースも魅力的なツールです。

ZenHubの特徴

  • チームやプロジェクトの性格に合わせて柔軟にカスタマイズ可能
  • 詳細なレポートを提供してくれるので次のアクションへの改善がしやすい
  • ドラッグ&ドロップするだけの「かんばんボード」でタスクを楽に整理

ZenHub
URL: https://www.zenhub.com/

 

まとめ

タスク管理ツールにはさまざまなタイプのものがあり、どのツールもタスク管理を簡単に効率よく行うための工夫がなされています。プロジェクトを遂行するに当たっては、タスク管理のどのような点について改善したいかを洗い出し、それに対応したツールを選ぶのがコツです。組織に合ったタスク管理ツールを導入し、活用することで、業務効率を向上させましょう。

 

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