こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
WBSツールは、作業の分解や効率的なスケジュール管理が行えるソフトやアプリです。ガントチャートなどでタスクごとの進捗状況が一目で分かるというメリットがあります。しかし、実際の使い勝手や料金などが今ひとつ分かりにくいため、導入に二の足を踏んでいる場合もあるのではないでしょうか。そこでこの記事では、WBSツールの基本機能に加えて、導入のメリットや選定ポイント、おすすめできるWBSツール9選などを解説します。
目次
WBSとは
WBSツールとは、Work Breakdown Structureの頭文字を取った略語です。日本語に翻訳すると、作業を分解して構造的に表示するためのツールといった意味合いになります。どのように作業を分解していくのかを具体的に見ていきましょう。業務の効率化を進めるシステム開発を例に挙げると、まずはシステムの機能を決める要件定義のプロジェクトが必要です。次に、ハードとソフトの両面から設計が行われ、プログラミングによってシステムが実際に組み上げられていきます。最後に、クライアントにシステムを納入することになりますが、その後も保守点検などの作業は残ります。これらの作業を分解し、全体と個別の進捗状況を明確にできるのがWBSツールの特徴です。
WBSツールの基本機能
WBSツールの基本機能を確認していきます。ソフトやアプリを比較する前に、WBSツールにはどんな機能があり、どういった作業に向いているのかを明確にしておきましょう。
作業を分解する
大きなプロジェクトのリーダーになると、各作業の割り振りやスケジュール管理に時間と労力を使わなければなりません。WBSツールを使うと、そのプロジェクトで必要となる作業が細かく分解されるため、プロジェクトリーダーの仕事が軽減されます。
工数を管理する
小さい作業の工数をすべて確認していくのは骨が折れる作業です。しかも、そのうちの1つでも作業に遅れが生じると、プロジェクト全体のスケジュールに影響が出ることもあるでしょう。WBSツールを使って工数の管理を行えば、そういった問題を解消することができます。
個別・全体の作業を管理する
プロジェクトには、順番に進めていかなければならない作業もあれば、同時進行で進めないと間に合わないという作業もあるでしょう。WBSツールを使うことで、プロジェクトに必要な作業とその工数が把握でき、個別・全体で取り組まなければならないすべての作業を管理できます。
効率的なスケジュール管理ができる
WBSツールで作業を分解した後は、ガントチャートを使うことにより作業内容や作業工数などが一目で分かるようになります。もし1つの作業に遅延が生じた場合でも、リスケジュールなどの対応が取りやすくなるでしょう。
情報の共有ができる
WBSツールを使うことにより、プロジェクトの作業ごとに必要な情報をまとめることができ、すべての作業を一元管理できます。その結果、メンバーが他の作業の進捗状況を知りたいときには、WBSツールにアクセスすることで情報共有を図ることが可能です。
WBSツール導入のメリット
WBSツールを実際に導入した場合、自社にとってどんなメリットがあるのでしょうか。主要な3つのメリットについて解説していきます。
プロジェクトに必要な作業を明確化できる
WBSツールでは、小さなタスクについても担当者や作業内容、工数を明確にしなければなりません。そうすることで全体のスケジュール管理を行うのがツールの目的だからです。通常ならばそれほど厳格に管理していなかった小さな作業においても、プロジェクトリーダーは目に見える形でしっかりと管理することが求められます。作業内容を1度まとめてしまえば、あとはWBSツールを使って管理が容易になることから、プロジェクトリーダーの負担が過度に増大するような事態にはなりません。
作業の進捗状況を一元管理できる
WBSツールとガントチャートを使うことで、プロジェクト内ですでに始まっている作業と、これから進めていかなければならない作業を一元管理できます。作業ごとの進捗状況が一目で分かるため、工数管理も容易になります。プロジェクトリーダーが全体を把握することが容易になることから、担当者の病気やけが、必要な資材の遅れなど突発的な問題が生じても、作業の割り振りやリスケジュールを円滑に行うことが可能となるでしょう。
作業の効率化と生産性の向上が見込める
大きなプロジェクトを進めていく際には、作業ごとに遅延が生じて連携がうまくいかなくなったり、上司や他部署の者に相談や確認をしなければならなくなったりと、プロジェクトリーダーの負担が増えます。WBSツールを使うことで作業の効率化が図れれば、WBSの管理に時間を費やすことが減り、プロジェクトを進めていくことに集中できるようになるでしょう。
WBSツールの選定ポイント
WBSツールには種類があり、1つに決めるのは簡単ではありません。ここではWBSツールを選ぶ際のポイントについて解説していきます。
利用料金で決める
WBSツールには、オープンソースで使える無料のものや機能を追加することで有料となるもの、最初から有料制のサービスとして販売されているものがあり、利用料金によって自社に合ったツールを選ぶことが可能です。どういったWBSツールを選ぶのかは、導入とランニングコストを含めた料金に、どのくらい予算をかけられるのかで決まってくるでしょう。まずは無料ツールで試してみて、WBSツールの使い勝手を確認してみるという方法もあります。
必要となる機能で決める
WBSツールには、インターネット経由で利用するクラウド型と、PCにダウンロードするインストール型があります。クラウド型は、WBSツールの利用可能な人数が多く、社内外からツールにアクセスして情報を共有したい場合には適しているでしょう。導入や運用にかかる費用を抑えられるというメリットもあります。一方、インストール型は、コストは高くなることが多いですが、インターネット環境は必要ありません。カスタマイズの自由度も高く、自社に合ったツールとして形を整えることができます。その他の機能に関しても、どういったものが自社プロジェクトに必要なのかを考慮して選ぶのが重要です。
使いやすさで決める
ITスキルが高い人にとって使いやすいWBSツールを選んでしまうと、社員全員が利用できるまでに時間とコストがかかるかもしれません。いくら機能が充実していても、それでは円滑なツール利用や情報共有の妨げになります。ある程度の講習を受ければ社員全員が使えるようになるような、使いやすいWBSツールを選ぶことが重要です。
WBSツール おすすめ10選
ここからはWBSツールのおすすめ9選を紹介していきます。それぞれに料金や機能、接続性などに違いがあるため、比較検討しながら見ていきましょう。
Backlog (バックログ)
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Backlog (バックログ) は、「言った言わないがなくなる」というコンセプトが示す通り、初めて使った人でも直感的に利用できるシンプルなデザインが特徴のWBSツールです。ガントチャートでプロジェクトの工数が明確になることに加え、36種類のキャラクターやいいね機能などによって、メンバー間のコラボレーションを促す機能が充実しています。
Backlogの特徴
- 国内シェアNo1ツール。無料プランもあります。
- かんばんやガントチャートなどでプロジェクトの進捗状況を把握できます。
- プロジェクトの作業ごとに担当者やスケジュール、優先順位などを細かく設定できます。
Backlog
URL: https://backlog.com/ja/
Brabio! (ブラビオ)
Brabio! (ブラビオ) は、「ガントチャート作るならエクセルの10倍速い」をコンセプトにしているのが、Brabio!です。直感的な操作で初心者でも簡単に表を作れるのが特徴となっており、利用者が5人までなら無料で利用できます。プロジェクト横断ビュー機能により、複数のプロジェクトに参加している社員の仕事量などを確認することが可能です。
Brabio!の特徴
- ガントチャートの見やすさや使いやすさに特化したWBSツールです。
- ストレージ内であればプロジェクトをいくつでも作ることが可能です。
- 最大5人、50MBまでは無料で利用できます。
Brabio!
URL: https://brabio.jp/
Redmine (レッドマイン)
Redmine (レッドマイン) は、無料で利用できるオープンソースのWBSツールとなっており、自社の用途に合わせて自由にカスタマイズが可能です。作業を管理する「チケット」という機能では、ガントチャートやカレンダーなどを使うことができます。サポート体制はないため、初心者には使いにくい部分がありますが、利用人数が増えても無料で使えるのは大きなメリットでしょう。
Redmineの特徴
- 無料で利用できるオープンソースのWBSツールです。
- 「チケット」において、ガントチャートやカレンダーなどを利用できます。
- 自前で構築するため、利用するためには学習コストがかかる可能性が高いです。
Redmine
URL: https://redmine.jp/
Asana (アサナ)
Asana (アサナ) は、直感的で操作性にすぐれたWBSツールです。繰り返しの作業については自動化機能を利用することができ、新規作業の表示優先度を上げたり、その仕事をメンバーに割り当てたりといった作業を自動的に行うことができます。データ表示は、かんばんやガントチャート、リストなどから選ぶことが可能です。
Asanaの特徴
- プロジェクト管理初心者のための無料プランを提供しており、最大15人まで利用可能です。
- 担当者のステータスや進捗状況、工数などが一目で分かります。
- SlackやMicrosoft Office365、Googleカレンダーなどと連携が簡単に行えます。
Asana
URL: https://asana.com/ja
クラウドログ
クラウドログ は、プロジェクトや工数の管理、プロジェクトの損益まで自動で表示できるWBSツールです。損益の確認がリアルタイムで見えるため、プロジェクトごとの売上やコストの把握が容易になります。入力した工数データはガントチャートと連動でき、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと同期してスケジュール管理をすることも可能です。
クラウドログの特徴
- スケジュールや工数の管理、損益の確認が可能になります。
- 外部カレンダーや社内タイムシートなどとデータを同期させることで、さまざまな用途に利用できます。
- 14日間の無料トライアル期間を利用できます。
クラウドログ
URL: https://www.innopm.com/
Smartsheet
Smartsheet は、社内外でシートの閲覧や編集を共同で行うのに適したWBSツールです。入力したデータをグリッドビューやプロジェクトビュー、カレンダービューなど複数の表示で見ることができることに加えて、SalesforceやMicrosoft、Googleなどのアプリとストレスなく連携できるように設計されています。また、リアルタイムで担当者のスケジュールを確認できるため、多くの作業を抱えている人がいれば、作業の一部を他の者に再割り当てすることも可能です。
Smartsheetの特徴
- 業界別や部門別に豊富なテンプレートが用意されています。
- ホームページの一部が英語なこともあり、初心者には使いにくい部分があります。
- 30日間の無料お試し期間を利用できます。
Smartsheet
URL: https://jp.smartsheet.com/
Wrike
Wrike は、プロジェクトの内容に合わせたワークフローを容易に作成できるカスタマイズ性が高いWBSツールです。コメント欄でリアルタイムに会話ができ、他のメンバーへの情報共有も容易なことから、毎日大量のメールを確認するストレスを軽減できます。ガントチャートやかんばんのデータ表示により、プロジェクトの進捗状況を一目で把握することが可能です。
Wrikeの特徴
- 最大5人までは無料で利用できます。ただし、データ表示はかんばんのみで、ガントチャートを使うには有料プランの契約が必要です。
- ホームページの一部が英語なこともあり、初心者が使い方などを参照したい場合には情報を探すのが難しい面もあります。
- SalesforceやJIRAなどと連携してデータを同期させることができます。
Wrike
URL: https://www.wrike.com/ja/
WBSツールは自社プロジェクトに合致したものを選択
WBSツールはスケジュールや工数の管理、メンバー間の情報共有などに最適です。作業の割り当ても円滑に行えることから、分散型ワークを取り入れようとしている企業などでも存在感を増していくでしょう。しかし、WBSツールにはいろいろな種類があり、知名度があるものを選んだからといって希望するサービスが受けられるとは限りません。料金や機能、利用人数などを比較して、自社プロジェクトに合致したサービスを選びましょう。
タスクやスケジュール管理を含め、チームマネジメントを効率良く行うコツについては下記の記事で解説しています。自社プロジェクトのマネジメント方法をあらためて見直して、特性に合ったツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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