プロジェクト管理などのスケジュール管理のため、ガントチャートを作成している企業は多いのではないでしょうか。エクセルできれいに清書しても、その後の変更や修正作業に時間をかけるケースも少なくありません。効率的にガントチャートを作成するためには、ガントチャートツールの利用が便利です。ここでは、ガントチャートツールの概要や導入のメリット、おすすめのガントチャートツールなどについてわかりやすく解説します。
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目次
ガントチャートとは
ガントチャートとは、アメリカのヘンリー・ガントが考案したスケジュール管理に利用する横帯グラフのことです。横軸に日程、縦軸に作業内容を示し部署や人員別に作業内容と作業期間を視覚化できます。例えば、プロジェクト単位でタスクの連携や関係性が把握や計画の進捗、遅滞が管理しやすいため、業種を問わずさまざまなビジネスシーンで利用されている傾向です。手書きの図表をエクセルなどに転記してマクロやVBAなどを使って管理する場合もあるでしょう。
しかし、近年は有料や無料を含め使いやすいガントチャートツールが多数登場しています。そのため、それらのツールを管理者や従業員が利用してスケジュールを共有するケースが多い傾向です。
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ガントチャートツールの基本機能
ガントチャートツールは、プロジェクト管理や工程管理などで便利に使われています。数人規模のプロジェクトから会社全体のプロジェクトまで、さまざまな規模に対応可能です。大規模になるほど煩雑になり緻密なスケジュール管理が重要になります。そこで、もれなく個人のタスクを把握し、全体の進捗を遅滞なく管理するためのツールとしてガントチャートツールが選ばれているのです。ここでは、主な基本機能を5つ説明します。
タスクをタイムラインで視覚化
ガントチャートの最大の特徴は、プロジェクトのタスクが時系列でわかりやすく視覚化できること。1つのプロジェクトに対して、「どのようなタスクがあり、どのような流れで遂行されるのか」が誰の目にも明らかです。タスクの修正や追加も簡単に反映されるため面倒な手間がかかりません。
タスクの依存関係が明確
タスクごとの依存関係などの連携設定も、直感的にマウス操作でドラッグするだけ。複雑なフローも見やすく、整理された表示が可能です。
見やすくカスタマイズ可能
タスク一覧をまとめたリストとガントチャートなど、自由に切り替え可能です。また、開始日や完了日、優先度や担当者などの表示項目も必要に応じて細かくカスタマイズできます。
お互いの進捗状況を共有できる
プロジェクトマネージャーだけでなく、担当者同士の進捗状況が確認できれば、作業開始予定が共有しやすくなります。また、作業量に偏りがある場合、早めに気づいて調整することも可能です。
クラウド型ならどこでも確認可能
クラウド型でWeb共有ができれば、オフィスのPCからだけでなく、出先のスマホやタブレットからどこでもスケジュール確認が可能です。在宅勤務でも、プロジェクト管理が簡単に行えます。
ガントチャートツール導入のメリット
ガントチャートツールを導入する主なメリットを3つ紹介します。
プロジェクトの計画策定が容易
プロジェクトの立案や計画の時点で、「各部署や担当者の工数」「流れの適切さ」「割当・進行」といった内容も順番を入れ替えるなど、簡単にシミュレーションすることが可能です。「計画に無理がなく妥当か」について直感的に操作しながら確認できることはメリットとなります。
プロジェクトの全体像が把握しやすい
「週」「月」「四半期」など自由に表示して視覚化することにより、プロジェクトを全体的に把握しやすくなります。また、複数の同時進行のプロジェクトを抱えていても、横断して全体の進捗状況を大局的に確認できる点もメリットです。作業が集中する時期や、調整可能な時期なども一目瞭然です。
プロジェクト遂行のための機能が盛りだくさん
タスクの優先度や、期間などは後からでも変更でき、変更箇所は即座にメンバーへ周知され情報共有できます。タスクの進捗に遅滞があれば、すぐに把握できるため、プロジェクトの進行に支障をきたす前に、作業工数の見直しや作業人数の追加などの対策が速やかに講じることが可能です。計画したプロジェクトに沿って進行するためのさまざまなサポート機能があることも大きなメリットといえるでしょう。
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ガントチャートツールの選定ポイント
ガントチャートツールには、選ぶツールによって使い勝手が大きく異なります。そのため、導入の目的を明確にしたうえで、業務に合ったタイプを選ぶことが必要です。これらを省いてしまうと、プロジェクトメンバーにもスムーズに受け入れられず、かえって手間が増える可能性もあります。ここでは、ガントチャートツールの選定ポイントを4つ紹介します。
クラウドで利用するか、オフィス以外利用不可とするか
ガントチャートツールは、大きく分けると「クラウドで利用できるもの」「サーバーにインストールするオンプレミス型」の2つに分けられます。プロジェクトメンバーは、オフィス以外にさまざまな場所で作業する可能性がある場合は、迷わずクラウドを選ぶとよいでしょう。メンバー全員が社内でのオフィスワークの場合は、オンプレミスで十分です。
ほしい機能が搭載されているか
プロジェクトメンバーのほとんどがリモートワークで直接お互いの顔が見えない場合は、ツール内にチャット機能が搭載されているとメンバー間のやり取りもスムーズです。生産工程管理として利用する場合は、コスト管理の機能もほしいところ。自社の課題点や導入目的を明確にしてほしい機能があるかは、大きなポイントといえます。
セキュリティ対策が万全か
すべてのプロジェクトを可視化する必要がない場合、情報漏えいなどのセキュリティリスクには、厳正な対策が必要です。セキュリティ面や、バックアップ、復元の機能面にも注意して選びましょう。
サポート体制はどうか
不具合や使い方の疑問などについてのサポート体制も重視したいポイントの一つです。例えば、日本語に対応していないツールの場合、操作に迷う可能性があります。ヘルプデスクやサポートが日本語対応となっているかは最低限確認しておくと安心です。
ガントチャートツール おすすめ9選
ガントチャートツールと一口にいっても具体的にどのような製品があるのでしょうか。そこで、ここではおすすめの9つのガントチャートツールについて、システム概要や主な特徴を紹介します。
Backlog
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Backlog は、プロジェクト管理に特化した機能がそろっています。タスク担当者や期限を明確に視覚化し、プロジェクト達成率の見える化を実現。シンプルで見やすいガントチャートは、作業内容と期間が一目瞭然です。色分けして時系列に整理されたプロジェクトの全体像が直感的に把握できます。タスクの追加や修正は、カードに入力しドラッグ＆ドロップするだけで操作も簡単です。
Backlogの特徴
- シンプルで見やすいデザインで操作に迷いがなく直感的に使いこなせる
- 多彩な機能がそろっているためプラットフォームを一つに絞って運用できる
- 課題を作成して担当者別に細かく設定可能。作業完了報告や対応状況確認もスムーズ
Backlog
URL: https://backlog.com/ja/
Brabio!
Brabio! は、5人までなら無料で利用可能です。初心者でも簡単に使いこなせるようガントチャート作成や進捗管理、マイルストーンの設定などの操作が直感的に理解できます。メンバー全員や個別の作業量や忙しさも視覚化できるため、効率的なプロジェクト管理が可能です。リモートワークのコミュニケーションもスムーズに行えます。
Brabio!の特徴
- ツール利用の初心者でも迷いなくサクサクと簡単に使える操作性の良さが自慢
- ガントチャートもスケジュール表もエクセルで作成する10倍速くきれいに作れる
- エクセル形式やCSV形式での入出力ができ既存データも活用できる
Brabio!
URL: https://brabio.jp/
Redmine
Redmine は、プロジェクト管理や課題管理などができるオープンソースのソフトウェアです。プロジェクトメンバーのタスク管理や進捗が記録でき、計画通りに進行することをサポートしてくれます。ガントチャートにも対応し、カレンダーやロードマップなどの表示が可能。シンプルな画面にまとまっています。クラウドとオンプレミス両方に対応しています。
Redmineの特徴
- オープンソースで完全無料
- タスクを「チケット」として管理。ステータスや優先度などでフィルタ表示可能
- チケットをもとにガントチャートを自動作成。開始と終了、進捗などを可視化
Redmine
URL: https://redmine.jp/
Asana
Asana は、ワークマネージメントツールとして世界的に利用ユーザーを伸ばしています。プロジェクト管理やタスク管理の機能はもちろん、幅広い外部サービスとも連携可能です。業務や部署を選ばず、柔軟に簡単に操作できる使い勝手の良さには定評があります。ガントチャートは、担当者のアイコンを表示して誰が何を担当しているかをわかりやすくする工夫がされているのが特徴です。
Asanaの特徴
- ワンクリック、ドラッグ＆ドロップのみの誰でも簡単に扱える操作性を実現
- プロジェクトメンバーが必要とする情報を一元管理して共有できる
- 個人のタスク量やメンバーの負荷状況をチェックし適切に調整可能
Asana
URL: https://asana.com/ja
シェアガント
シェアガントは、無料でガントチャートやプロジェクト管理をすることができ、コミュニケーションとプロジェクト管理が連携しているので、データを最新の状態に保ちやすい特性があります。
シェアガントの特徴
- 無料でガントチャート機能を制限なく使用することができる
- 日本人にとってわかりやすく、操作に迷わない画面設計
- エクセルファイルで作成したタスクリストを取り込めるので、移行運用が簡単
Wrike
Wrike は、ワークマネージメントツールとして「業務の見える化」「部門を横断した連携」「業務自動化」などの機能を有し、働き方改革や生産性向上、業務の効率化に貢献してくれます。ガントチャートやカンバン表示などはもちろん、タスクの依存関係も視覚化することが可能です。
Wrikeの特徴
- 単純作業や繰り返し作業を自動化することでコア業務に集中できる
- カスタマイズ性に優れあらゆる業務のニーズに合わせて柔軟に対応できる
- ワークフローの承認システムもスピードアップで運用できる
Wrike
URL: https://www.wrike.com/ja/
クラウドログ
クラウドログ は、クラウドタイプのプロジェクト管理・工数管理ツールです。工数を入力するだけでブロジェクトの損益計算まで自動で視覚化してくれます。入力は、カレンダー画面でドラッグ＆ドロップすれば簡単に操作することが可能です。スマホからでもラクラク入力ができ、使い慣れたGoogle Calendarなどとも連携でき便利に活用できます。
クラウドログの特徴
- タスクに対する業務時間を見える化し、業務効率化できるポイントが把握可能
- ガントチャートはもちろん、予算・実績管理、原価管理などの損益計算までこなす
- 既存のシステムとのデータ連携、エクセルからのデータ移行も簡単
クラウドログ
URL: https://www.innopm.com/
Smartsheet
Smartsheet は、プロジェクト管理やワークフロー、コンテンツ管理などが統合された柔軟性のあるプラットフォームです。さまざまな業種や部署での幅広いニーズにシームレスに対応します。ガントチャートやグリッド、カード、カレンダー表示を簡単に切り替えてタスクを見やすく視覚化することも可能です。メンバー間でクラウドに保存したファイルの共有もできます。
Smartsheetの特徴
- 業務の共同作業、管理、レポート作成、ワークフローの自動化などが可能
- 会社内のあらゆる業務に対応できニーズの変化に合わせて進化していく
- 目標の達成や、プロジェクトの遂行などを適切に柔軟にサポート
Smartsheet
URL: https://jp.smartsheet.com/
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ガントチャートツールは導入の目的に合ったものを選ぼう
ガントチャートツールは、プロジェクト管理ツールとして世界のビジネスシーンで利用されています。海外製でも多言語対応が多く、さまざまな国で使われているのが特徴です。数多くのツールの中から、自社や働き方に合わせた柔軟にカスタマイズできるものを選ぶとよいでしょう。既存システムや外部システムとも連携できれば、今までのデータを流用できます。無料体験版などもあるため、まずは気軽に試してみてはいかがでしょうか。
スケジュール管理を含め、プロジェクトやチームのマネジメントを効率良く行うコツについては下記の記事で解説しています。ぜひ参考にしてください。
関連記事：令和時代のチームマネジメントとは。鍵になるのはコミュニケーションとタスク管理、そして情報集約。
