文書管理システムとは、書類を電子化し、作成から廃棄までのサイクルを一元管理するシステムです。文書管理システムを導入することで、書類を探す手間が省けたり、紛失のリスクを防げます。
また、必要な文書を必要な人が「いつでも必要なとき」にすぐに取り出して利用することも可能です。
今回は厳選した「文書管理システム20選」をご紹介します。
目次
【一目見て分かる】文書管理システム比較表20選
まずは、一目見て分かる文章管理システム比較表をご紹介します。
| ツール名 | 価格 | 特徴 | おすすめな人 |
|---|---|---|---|
| NotePM | 4,800円～/8ユーザー (税込) | ・社内wiki型の簡単な情報蓄積 ・強力な全文検索機能 ・豊富なテンプレートと編集機能 |
・社内ナレッジやマニュアルを効率的に作成・共有したい人 |
| Confluence | Standard: 約690円～/ユーザー (月額) | ・Jira等アトラシアン製品と強力連携 ・リアルタイム共同編集 ・豊富なテンプレートとAI機能 |
・開発チームや大規模プロジェクトでの情報集約と共同作業を重視する人 |
| Dropbox Business | Standard: 1,500円/ユーザー (年払・月額換算) | ・抜群の使いやすさと高速同期 ・豊富な外部アプリ連携 ・大容量ファイル簡単共有 |
・マルチデバイスでの大容量ファイル共有と既存アプリ連携を重視する人 |
| FileBlog | RA年間: 約5,167円～/月 (10ユーザー/20万文書の年間費用換算) | ・既存ファイルサーバー活用 ・高性能全文検索と多様なプレビュー ・Windows風操作感 |
・ファイルサーバーの検索性と共有性を低コストで大幅改善したい企業 |
| モチカケ | スタンダードプラン：11,000円（税込）／月 | ・書類管理・行政手続のテンプレートが豊富 ・フォルダ・タグ付与で書類を一元整理できる ・承認フローや権限設定などバックオフィス実務に特化 |
・バックオフィス業務を標準化・効率化したい中小企業や事務担当者 |
| eValue V Air | 要問い合わせ | ・申請・承認のワークフロー電子化 ・ドキュメント管理、スケジューラ、掲示板・メッセージ配信など幅広い社内DX機能 ・強固なアクセス制御とマルチデバイス対応 |
・社内の業務プロセスや情報共有をデジタル化・効率化したい組織 |
| Box | Business: 約$15～/ユーザー (オンライン購入・年払・月額換算) | ・エンタープライズ級セキュリティ ・Box Sign (電子署名) 標準搭載 ・Box AIによるインテリジェント機能 |
・高度なセキュリティとコンプライアンス、AI活用を求める大企業 |
| Documal SaaS | 要問い合わせ | ・文書ライフサイクル自動化 ・電子帳簿保存法(電子取引)JIIMA認証 ・富士通グループの信頼性 |
・多様な社内規定やISO文書等を法令遵守しつつ一元管理したい企業 |
| Fleekdrive | Team: 600円/ユーザー (税抜・月額) | ・法人向け高セキュリティ ・リアルタイム共同編集とファイルチャット ・業務自動化ワークフロー |
・社内外との大容量ファイル共有とセキュアな共同作業を求める人 |
| ASTRUX SaaS | 月額合計 約77,500円～ (税抜、基本ライセンス＋ホスティング) | ・サーバーレスで迅速導入 ・ISO文書・契約書管理に強み ・柔軟なワークフローと高度なセキュリティ |
・厳格な文書管理と承認プロセスをSaaSで実現したい人 |
| 楽々Document Plus | クラウド版: 90,000円～/100ユーザー (税抜・月額) | ・圧倒的な検索性能 ・契約書・ISO文書管理に特化機能 ・オンプレミス/クラウド選択可 |
・専門性の高い文書管理と高速な情報検索を両立させたい人 |
| Knowledge | 0円 (OSS、サーバー等運用費別途) | ・完全無料で利用可能 ・Markdown対応 ・シンプル操作 ・自社サーバーで運用 |
・コストを抑え自社サーバーでナレッジ共有基盤を構築したい技術者 |
| 定額制WEB社内報 | 158,000円～/月 (～200名、初期費用別途) | ・WEB社内報の運用丸投げ ・月額定額・更新無制限 ・プロ品質のデザイン・校正 |
・社内報の企画・制作・運用リソースがないが質は追求したい企業 |
| MyQuick | STARTER: 20,000円/月 (税抜、ユーザー数無制限) | ・ユーザー数無制限プランあり ・AI(GPT連携)による業務効率化 ・電子契約サービス連携 |
・ライセンス数を気にせず全社で利用、AIで契約管理を効率化したい企業 |
| Final Document | 400円/ユーザー (税抜・月額、最低5ユーザー) | ・PPAP対策と安全なファイル転送 ・Outlook連携で簡単操作 ・多機能性と低コスト両立 |
・安全な社外ファイル転送と簡易な文書管理を低コストで実現したい人 |
| DocuWorks | サブスク: 900円/ユーザー (税抜・月額) | ・紙のような直感的UI ・多様な文書の一元管理・編集 ・「お仕事バー」で業務効率化 |
・紙感覚で電子文書を扱いたい、富士フイルム複合機ユーザー |
| PROCENTER/C | SaaS基本: 50,000円～/月 (税抜、20ユーザー) | ・エンタープライズ級高セキュリティ ・大容量ファイル高速共有 ・オンプレ/SaaS選択可、API連携 |
・機密情報や大容量データを扱う製造業・官公庁でセキュアな共有基盤を求める組織 |
| invoiceAgent 文書管理 | Entry: 30,000円～/月 (税抜、10ユーザー) | ・電帳法・インボイス制度完全対応 ・AI OCR連携でデータ化 ・他システム連携と自動化 |
・請求書等の帳票を法令遵守しつつAI OCRで効率的に電子管理したい企業 |
| LegalForceキャビネ | 要問い合わせ | ・AIによる契約情報自動抽出 ・台帳生成・契約リスク検知と期限管理 ・電子契約サービス連携 |
・契約書管理の自動化とリスク管理をAIで高度化したい法務部門 |
| バクラク電子帳簿保存 | 無料プランあり 有料版: 12,000円～/月 税抜) |
・電帳法・インボイス制度対応 ・AI-OCRで簡単データ入力 ・無料から始められる手軽さ |
・低コストで手軽に請求書・領収書の電子帳簿保存法対応を始めたい企業 |
NotePM
NotePMは、強力な全文検索機能を備えたナレッジマネジメントツールです。豊富なテンプレートを活用すれば、イチからフォーマットを考えなくても、簡単にさまざまな書類を作成できます。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・高機能エディタ（テンプレート、画像編集機能付き） ・強力な全文検索（Word、Excel、PDFなどのファイル内も検索可能） ・フォルダとタグによる情報整理 ・ページ閲覧者確認機能 ・変更履歴の自動記録・バージョン管理 ・コメント・いいね機能によるコミュニケーション促進 ・柔軟なアクセス制限（IPアドレス制限、2段階認証など） ・活用状況レポート機能 ・外部共有機能 ・マルチデバイス対応 ・動画共有・埋め込み |
| 価格 | ・初期費用: 0円 ・月額費用: ・プラン8: 4,800円（8ユーザー、80GB） ・プラン15: 9,000円（15ユーザー、150GB） ・プラン25: 15,000円（25ユーザー、250GB） ・プラン50: 30,000円（50ユーザー、500GB） ・プラン100: 60,000円（100ユーザー、1TB） ・プラン200: 120,000円（200ユーザー、2TB） （上記は税込価格。見るだけのユーザーは各プランのユーザー数の3倍まで無料 ・無料トライアル: 30日間無料トライアルあり（全機能利用可能、最大100名まで） ・その他費用に関する特記事項: サポート費用0円 |
| おすすめな人 | ・社内の暗黙知やノウハウを形式知化し、組織全体の知識レベルを向上させたい人 ・頻繁に更新が必要な業務マニュアルや手順書を、誰でも簡単に作成・共有・管理できる仕組みを求めている人 ・ファイルサーバーの検索性に限界を感じ、必要な情報へ迅速にアクセスできる環境を構築したい人 ・ITツールの専門知識がないメンバーでも直感的に使え、導入後すぐに全社で活用を開始したいと考えている人 ・情報共有の文化を醸成し、社員間のコミュニケーションを活性化させたい人 |
| サポート体制 | ・オンラインデモや個別相談会を無料で提供 ・ITリテラシーに不安がある組織でも安心して導入できる日本語による手厚いサポート体制 ・FAQ（ヘルプ）ページやセミナーの充実 |
| 連携可能なツール | ・Slack ・Microsoft Teams ・Chatworkなど ・Zapierを通じた外部サービス連携や、APIを利用したシステム連携にも対応 |
| 導入企業の一部 | ・住信SBIネット銀行株式会社 ・株式会社ラクス ・PayPay銀行株式会社 ・アイリスオーヤマ株式会社 ・株式会社八天堂 |
文書管理システムの特徴
NotePMでは、ドキュメントベースで文書の管理が可能です。タグ付けやフォルダ分けもできるため、用途やプロジェクトに応じて文書を整理できます。
用途に応じたテンプレートも豊富に揃っているため、マニュアルや議事録もかんたんに作成できます。テンプレートを使用することで、フォーマットも揃えられるので、情報を過不足なく伝えられるでしょう。
以下は、ミーティング議事録のテンプレートです。
すでに、項目が整理されているため、議事録作成に慣れていない人でも、項目を埋めるだけであっという間に議事録を仕上げられます。
保存している文書は更新履歴も確認できます。誰がいつ更新したかが自動で記録されるため、アップデート内容の確認もしやすいのが特徴です。
検索の仕方も多岐にわたっているため、管理する文書が増えても、短時間で必要な書類を見つけられるでしょう。
コメントやファイルの中身も検索対象になるため、ファイル名がわからない場合でも問題ありません。
Confluence
出典：Confluence | リモートに最適なチームのワークスペース | Atlassian
Confluenceは、アトラシアン社が提供するチームのためのワークスペースで、ドキュメント作成や情報共有だけでなく、コラボレーションも促進する多機能なクラウド型ツールです。
豊富なテンプレート・柔軟なページ構成・強力な検索機能に加え、近年ではAI機能も搭載し、コンテンツ作成や情報整理の効率をさらに高めています。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・ドキュメント作成・編集（リアルタイム共同編集対応） ・豊富なテンプレート（議事録、プロジェクト計画、要件定義書など） ・階層構造による情報管理（スペース、ページツリー） ・強力な検索機能（添付ファイル内も検索可能） ・バージョン管理（変更履歴の自動保存と復元） ・コメント、いいね、メンション機能 ・柔軟な権限設定（スペース単位、ページ単位） ・ファイル添付・管理機能 ・Atlassian Intelligence (AI) によるコンテンツ作成支援、要約、タスク自動化 ・ホワイトボード機能 ・データベース機能 ・3,000種類を超える豊富なプラグイン・アドオンによる機能拡張 ・Jira、Trello、Slack、Microsoft Teamsなど多数の外部ツールとの連携 |
| 価格 | ・初期費用: 0円（クラウド版） ・月額費用 (1ユーザーあたり、年払いの場合の参考価格) ・Free: 0円 (最大10ユーザー、ストレージ2GB) ・Standard: 約$5.16～ (約690円～、ストレージ250GB) ・Premium: 約$9.73～ (約1,310円～、ストレージ無制限) ・Enterprise: 要問い合わせ (年払いのみ、ストレージ無制限、高度なセキュリティとサポート) ・無料トライアル: 7日間または14日間の無料トライアルあり（プランによる） ・その他費用に関する特記事項: ユーザー数や選択する機能（アドオンなど）によって追加費用が発生する場合があります。 |
| おすすめな人 | ・Jiraなどのアトラシアン製品を既に使用しており、シームレスな情報連携を実現したい開発チームやプロジェクトチーム ・複数のメンバーでリアルタイムにドキュメントを共同編集し、効率的にプロジェクトを進めたい人 ・社内wiki、技術ドキュメント、プロジェクト計画書、議事録など、多様な情報を一元的に集約・管理したい人 ・豊富なテンプレートやマクロ機能を活用して、質の高いドキュメントを効率的に作成したい人 ・柔軟な権限設定により、情報公開範囲を細かく制御しながら、オープンな情報共有とクローズドな情報管理を両立させたい人 |
| サポート体制 | ・Freeプラン：アトラシアンコミュニティによるサポートが中心 ・Standardプラン：通常営業時間内のリージョナルサポート ・Premiumプラン以上：24時間365日のプレミアムサポート ・詳細なユーザーガイドやナレッジベースも充実 |
| 連携可能なツール | ・Jira, Trello, Bitbucketなどのアトラシアン製品群 ・Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Figma, Loomなど、多数のサードパーティ製ビジネスツール ・Marketplaceを通じて3000以上のアドオンが提供されており、幅広く連携が可能 |
| 導入企業の一部 | ・マツダ株式会社 ・アイペット損害保険 ・サイバートラスト株式会社 |
文書管理システムの特徴
Confluenceは、スペースを作成することで、プロジェクトごとの文書管理に加え、タスク管理や進捗管理が可能です。
また、テンプレートも豊富に揃っているため、必要な項目を埋めるだけで文書を作成できます。
文書内で参加者にメンションもできるので、必要事項の伝達もしやすいでしょう。
そのほかにも、さまざまなテンプレートが用意されています。
3,000種類を超える豊富なアドオン（プラグイン）を利用することで、特定の業務ニーズに合わせて機能を拡張することも可能です。
投稿者やラベルなどでも文書を検索できるので、必要なファイルも見つけやすいでしょう。
URL：https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
Dropbox Business
出典：Dropbox Professional とチーム向け Dropbox – 詳細 – Dropbox
Dropbox Businessは、個人向けにも広く利用されているオンラインストレージサービスDropboxの法人向けプランのことです。
ファイルの保存・同期・共有といった基本機能に加え、チームでの共同作業を効率化するための機能（共有フォルダ、コメント機能、タスク管理など）や、セキュリティ機能（アクセス権限設定、遠隔削除、アクティビティログなど）が強化されています。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・クラウドストレージ（大容量対応、プランにより容量無制限も） ・ファイル同期・バックアップ ・ファイル共有（リンク共有、権限設定、パスワード保護、有効期限設定） ・バージョン履歴（最大1年間）とファイル復元 ・共同作業機能（共有フォルダ、コメント、Dropbox Paper） ・Dropbox Transfer（大容量ファイル送信） ・Dropbox Sign（電子署名機能） ・PDF編集機能 ・セキュリティ機能（2段階認証、遠隔データ削除、アクティビティログ、暗号化） ・管理者向け機能（ユーザー管理、デバイス承認、チームアクティビティレポート） ・30万件以上の外部アプリとの連携 ・マルチデバイス対応（PC、スマートフォン、タブレット） ・Smart Sync（PCのHDD容量を節約する同期機能） |
| 価格 | ・初期費用: 0円 ・月額費用: (1ユーザーあたり、年払いの場合) ・Standard: 1,500円（チーム向け5TBストレージ） ・Advanced: 2,400円（チーム向け15TBから、必要に応じて追加可能） ・Enterprise: 要問い合わせ（容量無制限、高度なセキュリティとサポート） ※月払いの場合は料金が若干高くなります ・無料トライアル: あり（プランによる、通常30日間） ・その他費用に関する特記事項: 最低3ユーザーからのプランが多いです。 |
| おすすめな人 | ・大容量の動画ファイルやデザインデータなどを、社内外のメンバーと頻繁かつ簡単に共有したい人 ・オフィス、自宅、外出先など、様々な場所やデバイスから常に最新のファイルにアクセスし、作業を行いたい人 ・既に個人でDropboxを利用しており、その使いやすさをビジネス環境でも活かしたいと考えている人 ・多数の外部アプリケーション（Office製品、Adobe製品、コミュニケーションツールなど）と連携させ、シームレスなワークフローを構築したい人 ・ファイル共有のセキュリティを確保しつつ、煩雑なメール添付作業から解放されたい人 |
| サポート体制 | ・ヘルプセンター、コミュニティフォーラムが提供 ・有料プランでは、チャットサポートやメールサポートが利用可能 ・Enterpriseプランでは電話サポートも提供 |
| 連携可能なツール | ・Microsoft Office 365、 Google Workspace、Slack、 Zoom、 Asana、 Trello、 Salesforce、 Adobe Creative Cloudなど ・多数のアプリケーションと連携可能 |
| 導入企業の一部 | ・サントリーホールディングス ・シチズン時計株式会社 ・LINEヤフー株式会社 |
文書管理システムの特徴
Dropbox Businessは、シンプルで直感的なインターフェースであるため、ITスキルに関わらず誰でも使用しやすいのが特徴です。
プロジェクトごとにフォルダを分けた管理もできます。
テンプレートを活用すれば、タスク管理用の文書ファイルもかんたんに作成が可能です。
30万件を超える多数のビジネスアプリケーションと連携できるため、既存のワークフローを活かしたうえで、Dropboxを中心とする作業環境を構築できます。
URL：https://www.dropbox.com/business
FileBlog
FileBlogは、株式会社鉄飛テクノロジーが開発・提供する、既存のファイルサーバーを活用できる文書管理・全文検索システムです。
Windowsエクスプローラのような操作感と、高性能な全文検索エンジン・豊富なプレビュー機能が備えられているため、ファイルサーバーの利便性の向上が期待できます。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・ファイルサーバー内全文検索（Office文書、PDF、CAD、DTPデータなど多様な形式に対応） ・Webブラウザによるファイル閲覧（ダウンロード不要、全ページプレビュー、サムネイル表示） ・Windowsエクスプローラ風のファイル操作（移動、コピー、削除、アップロード） ・タグ（属性値）による文書分類・管理 ・バージョン管理（Gitベース、CMエディション） ・PDFタイムスタンプ連携（JIIMA認証取得、CMエディション） ・カンバンボード機能（CMエディション） ・アクセス権限管理（Windows標準セキュリティと連携） ・モバイル対応（スマートフォン、タブレットからのアクセス） ・ポータル画面作成機能 ・SharePoint Online連携オプション ・ONLYOFFICE連携によるファイルWeb編集（CMエディション） |
| 価格 | ・初期費用: エディション、ライセンスタイプ、ユーザー数、文書数により変動 ・例: RAエディション 年間タイプ 10ユーザー/20万文書: 62,000円（税抜、初年度） ・例: CMエディション 永続タイプ 100ユーザー/100万文書: 初年度合計1,611,000円（税抜、ライセンス＋オプション＋保守） （SmaBiz!掲載価格例：30ユーザー/20万文書 年間タイプ 初期費用95,000円 税抜） ・月額（または年額）費用: 年間タイプ: 年額費用に保守が含まれる（例: 上記RAエディションで次年度以降の年間保守57,000円 税抜） ・永続タイプ: ライセンス費用とは別途、年間保守費用が必要（例: 上記CMエディションで年間保守215,000円 税抜） ・無料トライアル: あり（公式サイトから申込可能） ・その他費用に関する特記事項: エディション（FS:検索特化、RA:リモートアクセス、CM:コンテンツ管理）、ライセンスタイプ（年間、永続）、ユーザー数、文書数、オプション（CADプレビュー等）の組み合わせで価格が決定します。 |
| おすすめな人 | ・既存のファイルサーバー資産を活かしつつ、検索性や共有の利便性を大幅に向上させたい企業 ・CAD図面やDTPデータなど、専門的な大容量ファイルを含む多様な形式の文書を扱っており、プレビュー機能や属性管理を重視する人 ・ファイルサーバーへのリモートアクセス環境を整備し、外出先や自宅からでも安全かつ快適に業務を行いたいと考えている人 ・文書のバージョン管理や電子帳簿保存法対応（タイムスタンプ）など、より高度な文書管理体制をファイルサーバー上で実現したい人 ・データベース構築などの専門知識がなくても導入・運用できる、手軽な文書管理ソリューションを求めているIT担当者 |
| サポート体制 | ・年間ライセンスまたは年間保守契約：問い合わせ対応（メール・電話）、最新版へのバージョンアップ無償提供、ライセンスアップグレード（差額対応） ・公式サイトには、動作環境、最新版ダウンロード、トライアル申込、リリース情報、技術情報、マニュアルなどが提供されている |
| 連携可能なツール | ・Active Directory, SAML IdP (Azure ADなど) によるシングルサインオン ・アマノセキュアジャパン社「アマノタイムスタンプサービス3161」（CMエディション） ・Ascensio System SIA社「ONLYOFFICE」（ファイルWeb編集、CMエディション） ・SharePoint Online（オプション連携） |
| 導入企業の一部 | ・東京地下鉄株式会社 ・株式会社マーベラス ・株式会社カクイチ |
文書管理システムの特徴
Windowsエクスプローラーのような操作画面であるため、直感的な操作が可能です。また、WordやExcel・PDF・CAD図面などさまざまな形式のファイルを、Webブラウザ経由してPC・タブレット・スマートフォンから検索・閲覧できます。
プロジェクトや内容によってフォルダ分けもできるので、作成した文書の管理もしやすいでしょう。
フォルダ内の文書は更新日時や種類などで並べ替えも可能です。
更新日時や作成日時・キーワードなど、さまざまな検索ができるため、必要な文書をスムーズに見つけられます。
URL：https://www.teppi.com/fileblog/product
モチカケ
モチカケは、法人登記・行政手続・社内書類の作成や管理を一元化するクラウドサービスです。テンプレートを使った簡単な書類作成と、堅牢な書類管理で、バックオフィス業務の効率化とガバナンス強化をサポートしてくれます。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・フォルダ構造で書類を分類・体系管理 ・高度な検索／フィルタ機能 ・書類ごとのタグ・属性自動付与（部署・種別・有効期限等） ・写真やPDFなど様々な拡張子に対応 ・部署ごとの閲覧権限設定（アクセスコントロール） ・コメント・バージョン管理、ダウンロード履歴 ・承認依頼ワークフロー（進捗・承認状況を可視化） ・社外・外部共有リンク発行（パスワード保護可） ・書類テンプレート・自動作成 ・多数の行政手続・社内文書テンプレートを無料DL可能 ・テンプレートのカスタマイズ・自社フォーマット展開対応 |
| 価格 | ・スタンダードプラン：11,000円（税込）／月 ・ビジネスプラン：16,500円（税込）／月 ・プロフェッショナルプラン：33,000円（税込）／月 ・1か月の無料トライアルあり ・サポート費用込み |
| おすすめな人 | ・バックオフィスの事務プロセスを標準化・効率化したい中小企業 ・書類管理の属人化や書き間違い、紛失・漏洩リスクに課題を感じている法人担当者 ・煩雑な業務フローに明確な承認ルールを定着させたい企業 ・リモートワークやペーパーレス化を進めたい経営者 ・引継ぎやナレッジ共有も効率的に進めたい人 |
| サポート体制 | ・オンラインマニュアル・FAQ ・チャット・メールでの迅速対応 ・専門家への相談サポート ・操作セミナーや導入支援も対応 |
| 連携可能なツール | ・Googleカレンダー等のカレンダー・スケジュール系ツール ・PDFダウンロード、メールでの外部送信 ・各種行政オンラインサービス（今後連携予定） |
| 導入企業の一部 | ・中小企業を中心に広く導入中 |
文書管理システムの特徴
専門知識がなくても直感的に使える設計で、セキュリティ管理や承認フローも充実しています。
各種手続きのマニュアルも用意されているので、経験の浅い担当者でもスムーズに手続きを進められます。
行政手続きに関する概要もまとめられているので、社内マニュアルとして追加することも可能です。
申請フローも細かく設定できるため、承認後の処理まで適切に管理できます。
さまざまな行政手続・社内文書テンプレートが用意されているため、各種手続きをスムーズに進められるでしょう。
URL：https://admin.legal-script.com/
eValue V Air
eValue V Airは、ワークフロー・ドキュメント管理・スケジューラ・コミュニケーションなど、企業内の情報整理・共有・伝達に必要な機能を網羅したクラウド型統合グループウェアです。
申請・承認の電子化から、社内ドキュメントの一元管理、スケジュール・会議体調整、掲示板・メッセージ配信まで、さまざまな業務を効率化できます。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・ワークフロー（申請・承認ルート自動化、フォーム・承認経路設計、内部統制支援） ・ドキュメント管理（属性検索、フォルダ/権限管理、バージョン管理、タイムスタンプ対応、電子帳簿保存法対応、複合機連携、証憑電子化） ・スケジューラ（カレンダー登録、会議室・設備予約、グループ単位の予定管理） ・コミュニケーション（掲示板、社内メッセージ、回覧板、アンケート機能、既読確認） ・ファイル属性・タグ検索、検索条件保存（My Search）、ファイルの自動仕分け ・マルチデバイス対応（PC・スマートフォン・タブレット） ・強固なアクセス制御（閲覧/持出/印刷制限・パスワード付与・多重認証） ・リアルタイム通知・リマインダー・自動集計レポート |
| 価格 | ・要問い合わせ ・無料トライアルあり |
| おすすめな人 | ・社内の業務プロセス標準化・効率化、電子化推進を目指す企業 ・テレワークや外出先からも社内業務・申請・情報共有を行いたい組織 ・ドキュメントや申請業務のペーパーレス化・内部統制強化を進めたいバックオフィス ・権限管理や証憑管理も含めたセキュアな運用が必須な中～大規模法人 ・一元的なスケジュール・設備管理、顧客への高品質な応対を実現したい管理部門 |
| サポート体制 | ・大塚商会・OSKの専門スタッフによるメール・電話・オンラインサポート ・FAQ、ヘルプマニュアル、操作ガイド、セミナー提供 ・専任技術者による導入・運用支援、個別問い合わせ対応 |
| 連携可能なツール | ・基幹業務システム「SMILE V Air」や人事給与システムなどとの内部連携 ・クラウドサイン、Adobe Acrobat Signなど電子契約サービス連携 ・勘定奉行クラウド・PCAクラウド会計など会計クラウド連携 ・CSV・Excelによるデータインポート／エクスポート ・複合機連携、スキャナ保存、API連携（プラン・オプションによる） |
| 導入企業の一部 | ・株式会社ゆうホールディングス ・ミハル通信株式会社 ・社会福祉法人泉会 ・株式会社クレタス ・その他、製造・流通・サービス等の中堅・大手企業にて多数導入中 |
文書管理システムの特徴
Windowsエクスプローラーに似ているシンプルな操作画面のため、ITスキルに関わらず誰でも直感的に操作できます。
文書の管理だけでなく、社内メッセージのやり取りもできるので、複数のツールを使用する煩わしさも軽減できるでしょう。
全社ポータルからは、グラフの出力も可能です。
文書の更新も記録されるため、情報のアップデートの管理もできます。また、各文書のコメントや参照回数もチェックできるので、文書の閲覧状況を調べることも可能です。
URL：https://www.kk-osk.co.jp/products/dx/index.html
Box
出典：AIが支援するセキュアなコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーション
Boxは、エンタープライズ向けの高度なセキュリティとコンプライアンス機能を備えた文書管理システムです。
ファイルの保存・共有・共同編集といった基本機能に加え、Box Sign（電子署名）、Box Relay（ワークフロー自動化）、Box Shield（高度なセキュリティ脅威検知）など、ビジネスプロセス全体を支援する多彩な機能を備えています。
主な特徴は、以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・クラウドストレージ（Businessプラン以上は容量無制限） ・ファイル共有・共同編集（社内外対応、7段階のアクセス権限設定） ・Box Sign（電子署名機能、全プランで利用可能） ・Box Relay（ワークフロー自動化） ・Box Shield（高度なセキュリティ、脅威検知、情報漏洩防止） ・Box Notes（リアルタイム共同編集メモ） ・Box Canvas（オンラインホワイトボード） ・Box AI（コンテンツ要約、Q&A、コンテンツ生成など、バージョン管理） ・詳細な監査ログとレポート機能 ・1,500以上の外部アプリケーションとの連携（Microsoft 365, Google Workspace, Salesforceなど） ・電子帳簿保存法対応支援機能（タイムスタンプ連携など、別途オプションや設定が必要な場合あり） ・マルチデバイス対応 ・開発者向けAPI、Box AI Studio |
| 価格 | ・初期費用: Businessプラン以上では30,000円～（代理店経由の場合。オンライン購入の場合は初期費用なしのプランもあります。） ・月額費用 (1ユーザーあたり、オンライン購入・年払いの場合の参考価格): ・Business: $15～ (ストレージ無制限、ファイル上限5GB) ・Business Plus: $25～ (ストレージ無制限、ファイル上限15GB、外部コラボレーター無制限) ・Enterprise: $35～ (ストレージ無制限、ファイル上限50GB、高度なセキュリティとコンプライアンス) ・Enterprise Plus: $50～ (ストレージ無制限、ファイル上限150GB、Box AI機能強化) ・無料トライアル: 14日間無料トライアルあり（個人向けプラン、一部ビジネスプラン） ・その他費用に関する特記事項: 最低利用ユーザー数が設定されているプランがあります（例: Businessプランで3名または5名～。Box AI UnitsやBox Signの利用上限はプランにより異なり、追加購入可能な場合があります。） |
| おすすめな人 | ・金融機関や医療機関など、極めて高度なセキュリティとコンプライアンス要件を満たす必要がある組織 ・社内外の多数の関係者と、安全かつ効率的にコンテンツを共有し、共同作業や承認ワークフローを進めたい人 ・契約書の電子署名から保管、管理までを単一のプラットフォームで完結させたい人 ・AIを活用して、コンテンツからのインサイト抽出や定型業務の自動化を推進したい先進的な企業 ・既存の業務システム（CRM、ERPなど）と文書管理基盤を密連携させ、全社的なデジタルトランスフォーメーション（DX）を目指す企業 |
| サポート体制 | ・日本語によるサポートポータルサイト（代理店経由） ・Boxコミュニティ、オンライントレーニング（Box Education） ・Enterprise Plusプランでは英語による24時間対応サポート ・Box Consultingによる導入・運用支援サービス |
| 連携可能なツール | ・Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Copilot) ・Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Gmail) ・Salesforce, Slack, Zoom, ServiceNow, Oracle NetSuite, Adobe Acrobatなど、1,500以上のアプリケーション |
| 導入企業の一部 | ・出前館 ・井村屋グループ ・シヤチハタ |
文書管理システムの特徴
ホーム画面は、シンプルで直感的な操作ができる画面です。ドキュメントなどのファイルをアップロードして一元管理することもできます。
Canvasを作成することもできるので、ミーティングの際のアイデア出しにもおすすめです。付箋やペンなどのツールも充実しているので、オンラインホワイトボードとして自由に活用できます。
用途に合ったテンプレートを活用すれば、ミーティングのアジェンダや企画書も簡単に作成できます。
作成した文書は、リンクで他の参加者に共有することも可能です。
URL：https://www.box.com/ja-jp/home
Documal SaaS
出典：Fujitsu 文書管理ソリューション Documal SaaS : 富士通四国インフォテック
Documal SaaSは、富士通四国インフォテックが提供するクラウド型の文書管理ソリューションです。
文書の作成から活用・保管・廃棄までをワークフロー機能で自動化し、スムーズな運用を支援します。JIIMA認証も取得しているので、法令遵守の観点からも安心して利用できるでしょう。
主な特徴は、以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・文書ライフサイクル管理（作成、承認、登録、改版、廃棄の自動化） ・ワークフロー機能（承認、否決、配信、督促、進捗確認） ・キーワード検索、属性検索、全文検索 ・アクセス権設定（柔軟な設定が可能） ・版管理（履歴管理） ・期限管理と自動通知・自動廃棄 ・電子帳簿保存法対応（電子取引、JIIMA認証取得済み） ・多要素認証（MFA）、IPアドレス制限 ・多言語対応（日本語、英語、中国語） ・業務テンプレート（取引先情報共有、品質管理、マニュアル公開）などカスタマイズ可能 ・コンテンツPDF変換オプション ・認証連携サービス、マスタデータ連携サービスオプション |
| 価格 | ・要問い合わせ ・無料トライアル: 1ヶ月間無料トライアルあり（5ユーザー、1GBまで、全機能試用可能） ・その他費用に関する特記事項: 導入支援作業は要件に応じて別途見積もり。最低契約期間なし。 |
| おすすめな人 | ・社内の多様な文書（規程、マニュアル、契約書、ISO文書など）を一元的に管理し、ペーパーレス化を推進したい人 ・文書の作成から廃棄までのライフサイクルをシステムで自動化し、管理業務の効率化と標準化を図りたい人 ・電子帳簿保存法（特に電子取引）への対応が急務であり、JIIMA認証取得済みの信頼性の高いシステムを求めている人 ・国内外の拠点間や取引先と、セキュアな環境で情報を共有し、ワークフローを通じて業務を進めたい人 ・専門知識がなくても導入・運用でき、かつ充実したサポート体制を期待する人 |
| サポート体制 | ・専任サポートデスクがメール・Webフォームにて対応（平日9:00～17:00） ※問い合わせ回数の制限なし ・保守費用は月額料金に含む ・1ヶ月間の無料トライアルを提供しており、導入前に全機能を試すことが可能 |
| 連携可能なツール | ・具体的な外部SaaSとの連携機能については要確認 ・マスタデータ連携サービスオプションなどが用意されているため、基幹システム等との連携は個別対応となる可能性あり |
| 導入企業の一部 | ・東北電力株式会社 ・富士通株式会社 |
文書管理システムの特徴
シンプルなホーム画面なので、ITリテラシーに関わらず使用しやすいのが特徴です。用途に応じたアイコンを選択することによって、必要な画面が開きます。
ドキュメント一覧を開くと、保存された文書を確認できます。Windowsエクスプローラーに似ているシンプルな画面なので、直感的な操作が可能です。
ドキュメントを開くと、文書ごとの承認履歴も確認できるので、ワークフローの承認漏れも防ぎやすいでしょう。
URL：https://www.fujitsu.com/jp/group/fsit/services/pkg/documal-saas/
Fleekdrive
出典：企業向けオンラインストレージサービス Fleekdrive
Fleekdriveは、企業向けのオンラインストレージ・ファイル共有サービスです。社内外と安全にファイルを共有しながら共同編集や文書管理・アクセス制御・業務の自動化までをワンストップで提供しています。
主な特徴は、以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・ファイル共有・管理（社内外対応） ・リアルタイム共同編集 ・ファイルごとのチャット機能、メンション、スタンプ ・チェックイン・チェックアウト（排他制御） ・バージョン管理 ・ファイル評価機能（いいね！、星評価） ・承認ワークフロー（ルーティン業務の自動実行） ・高度なセキュリティ設定（アクセス権限、IPアドレス制限、ダウンロードリンクのパスワード保護、透かし挿入） ・電子帳簿保存法対応オプション ・モバイル対応 ・API連携、Salesforce連携、Equipmedia連携、Fleekform連携 |
| 価格 | ・初期費用: プランにより異なる ※初期費用0円のプランもあり ・月額費用 (1ユーザーあたり) ・Teamプラン: 600円（税抜、年額7,200円） ・Businessプラン: 1,800円（税抜、年額21,600円） ・無料トライアル: 30日間無料トライアルあり ・その他費用に関する特記事項: 電子帳簿保存法対応オプションや各種連携オプションは別途費用が発生する場合があります。 ・サポートプランも無償から上位サポートまで用意されています。 |
| おすすめな人 | ・海外拠点や多数の取引先と、大容量ファイルや機密情報を安全かつスムーズに共有したい人 ・テレワーク環境下でのチーム内コラボレーションを強化し、リアルタイムでのファイル共同編集やフィードバックを行いたい人 ・ファイルのバージョン管理やアクセス権限設定を徹底し、情報統制とセキュリティを高いレベルで両立させたい人 ・契約書管理や請求書処理など、文書のライフサイクル管理や定型業務の自動化を進めたい人 ・Salesforceなどの既存システムと連携し、ファイル管理を一元化して業務効率を向上させたい人 |
| サポート体制 | ・導入前から相談可能なサポート体制を提供 ・サポートはオンラインで完結し、問い合わせフォームからの連絡を推奨 ・無償サポートから、Eメール・電話・WEB会議対応の上位サポートまで、複数のサポートプランを用意 |
| 連携可能なツール | ・Salesforce ・Equipmedia（動画配信プラットフォーム） ・Fleekform（クラウド帳票出力サービス） ・REST APIを通じたその他各種システム連携 |
| 導入企業の一部 | ・株式会社トライエージェンシー ・株式会社ティーエスアールパブリック ・株式会社プルークス |
Fleekdriveは、AWS上に構築され、ISO27001/27017や業界認証に準拠しているため、強固なセキュリティ基盤のもと利用を開始できます。
アップロード通知や承認ワークフロー・更新リマインドなど、定型業務を自動化できるので、業務効率化も進められるでしょう。SalesforceをはじめとするAPIと連携すれば、分散した情報を一元管理することも可能です。
URL：https://www.fleekdrive.com/
ASTRUX SaaS
出典：ASTRUX SaaS – クラウド上で手軽にドキュメント管理｜ASTRUX2.0
ASTRUX SaaSは、ASTRUX文書管理システムをクラウドで提供する月額制サービスです。運用・バックアップ・セキュリティ対応はベンダー側が実施するので、サーバー構築なしに短期間で運用開始できます。
主な特徴は、以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・文書登録・編集・参照 ・属性検索、全文検索 ・版管理（改訂履歴、旧版管理） ・ワークフロー機能（申請、承認、差戻し、合議、発行通知、受領確認など） ・アクセス権限管理（フォルダ、ファイル単位） ・操作ログ管理（ファイル参照、属性変更、検索キーワードなど詳細記録） ・PDF/DocuWorksファイルの持ち出し制限・印刷制限 ・ユーザーパスワード強化 ・データバックアップ（遠隔地バックアップはオプション） ・モバイル対応 ・AD連携オプション ・電子帳簿保存法対応ストレージオプション |
| 価格 | ＜初期費用＞ ・ASTRUX SaaS 初期費用: 50,000円（税抜） ・DigitalNet ホスティングサービス 初期費用: 50,000円（税抜） ・その他、SSLサーバー証明書費用（年額34,800円～ 税抜） ＜月額費用＞ ・DigitalNet ASTRUX SaaS ホスティングサービス（ディスク容量50GB）: 35,000円～（税抜） ・ASTRUX2.0 基本ライセンス: 42,500円～（税抜） （上記は最小構成の目安。CPU性能やオプションにより変動） ・無料トライアル: 要問い合わせ ・その他費用に関する特記事項: 最低利用期間6ヶ月。オプション機能（AD連携、通知オプション、フォーム申請オプションなど）は別途月額費用が発生 |
| おすすめな人 | ・サーバー管理の負担なく、すぐに高機能な文書管理システムを導入したい人 ・ISO文書や契約書など、厳格な管理と承認プロセスが求められる文書を扱っている人 ・リモートワーク環境下で、社内外のメンバーとセキュアに情報を共有し、ワークフローを回したい人 ・アクセス権限や操作ログを詳細に管理し、内部統制や情報セキュリティを強化したい人 ・既存の文書管理ルールをシステム上で徹底し、業務の標準化と効率化を図りたい人 |
| サポート体制 | ・ASTRUXサポートセンターにて、サービス利用中の問い合わせや相談に対応 ・サーバー運用やメンテナンスはデジタルマトリックス社が担当 |
| 連携可能なツール | ・Active Directory（AD連携オプション利用時） |
| 導入企業の一部 | ・ポーラ化成工業株式会社 ・株式会社山王 ・鈴豊精鋼株式会社 |
ASTRUX SaaSは、保守やアップデートを提供元が担うので、IT担当の負担を抑えられるのが特徴です。
権限設定や操作ログ・持ち出し制限などのセキュリティ機能で機密情報を守れるため、内部統制も強化できます。 申請・承認・差戻し・合議まで設定できるワークフローで紙業務の電子化を進められるでしょう。
URL：https://www.astrux.jp/about/saas.html
楽々Document Plus
出典：文書管理・情報共有システム 楽々Document Plus | 住友電工情報システム株式会社
楽々Document Plusは、住友電工情報システムが開発・提供する文書管理・情報共有システムです。
契約書管理やISO文書管理といった専門的な用途から、社内のあらゆるオフィス文書のペーパーレス化まで幅広く対応しています。オンプレミス版とクラウド版が用意されているので、企業の規模や運用方針に合わせて導入形態を選択できるでしょう。
主な特徴は、以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・高性能全文検索（あいまい検索、属性検索、ファイル内検索） ・高速ビューワ（ヒットページ瞬時表示） ・文書登録機能（ドラッグ＆ドロップ、一括登録、PDF変換、OCR処理） ・版管理、変更履歴管理 ・アクセス権限設定、持ち出し制御 ・ワークフロー機能（電子承認） ・契約書管理機能（期限管理、自動通知、自動延長・廃棄設定） ・ISO文書管理機能 ・電子帳簿保存法対応機能（タイムスタンプ、一括検証） ・文書アーカイブ機能 ・ファイルサーバー連携閲覧・検索 ・生成AI連携機能（RAG） |
| 価格 | ・初期費用: ・オンプレミス版: 要お問い合わせ ・クラウド版: 初期費用に関する具体的な記述は少ないが、オンプレミス版に比べて導入コストを抑えられる傾向にあります。 ・月額費用: ・クラウド版: 100ユーザー 90,000円～/月（税抜、ユーザー数課金） ・無料トライアル: 要問い合わせ（公式サイトに明記なし） ・その他費用に関する特記事項: オンプレミス版はユーザーライセンス（100～1000ユーザー）とCPUライセンスがあります。 ※クラウド版では一部機能制限がある場合があります。 |
| おすすめな人 | ・契約書やISO文書など、特定の業務要件に合わせた高度な文書管理を行いたい人 ・紙文書の電子化と効率的な検索・活用により、本格的なペーパーレス化を実現したい人 ・大量の文書の中から必要な情報を迅速かつ正確に探し出せる、強力な検索機能を求めている人 ・既存のファイルサーバー内の文書も含め、社内のあらゆる情報を一元的に管理・活用したい人 ・オンプレミス環境での運用、または信頼性の高いクラウドサービスでの運用を選択したい人 |
| サポート体制 | ・専用のサポートサイトを設置し、顧客からの問い合わせに迅速に対応しています。 ・顧客アンケートを通じてUI/UXなどの製品改善を継続的に行っています。 |
| 連携可能なツール | ・複合機等のスキャナ連携（スキャン文書の自動登録・OCR処理） ・ファイルサーバー連携（統合的な閲覧・検索） ・生成AI（RAG連携） |
| 導入企業の一部 | ・田中貴金属工業株式会社 ・福岡県信用保証協会 ・株式会社コーエーテクモホールディングス |
PDFやOffice内の文字列の表示ができる高性能な全文検索によって、資料を素早く探し出せるのが特徴です。また、あいまい検索や属性検索も直感的に使えるので、目的の資料を迷わず見つけられるでしょう。
契約書の期限通知やISO文書の版管理もできるため、更新漏れや誤版利用の不安を抑えられます。緻密な権限・持ち出し制御、ワークフロー承認と操作ログで、現場の使いやすさと統制を両立することが可能です。
URL：https://www.sei-info.co.jp/document-plus/
Knowledge
出典：Knowledge – Free knowledge base system
Knowledgeは、オープンソースソフトウェアとして提供されている社内Wikiを構築できる文書管理ツールです。
完全無料で利用可能で、自社サーバーに簡単にセットアップして運用を開始できます。
主な特徴は、以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・Markdownエディタによる文書作成 ・タグによる情報分類・グルーピング ・キーワード検索 ・変更履歴管理（バージョン管理） ・コメント機能 ・いいね機能 ・ユーザー管理、グループ管理 ・アクセス権限設定（記事単位、グループ単位など ） ※OSS版Knowledgeの正確な機能は公式サイトやコミュニティで確認が必要です ・スマートフォン表示対応 ・通知機能（情報の登録、評価、コメントなど） ・プラグインによる機能拡張の可能性（OSSの特性） |
| 価格 | ・初期費用: 0円（オープンソースのためソフトウェアライセンス費用は無料） ・月額（または年額）費用: 0円（ソフトウェアライセンス費用は無料） ※ただし、サーバー費用、ドメイン費用、メンテナンスに関わる費用・人件費などは別途発生 ・無料トライアル: 該当なし（オープンソースのため自由にダウンロード・利用可能） ・その他費用に関する特記事項: 自社でサーバーを運用・管理するためのコスト（サーバーレンタル費、保守運用人件費など）が必要です。 |
| おすすめな人 | ・初期費用やライセンス費用をかけずに、無料で文書管理・ナレッジ共有ツールを導入したい人 ・自社サーバーでシステムを構築・運用できる技術的な知識やリソースを持つ人 ・Markdown記法での文書作成に慣れており、シンプルな情報共有ツールを求めている開発者やエンジニアチーム ・小規模なチームやプロジェクトで、手軽に情報共有の仕組みを立ち上げたい人 ・オープンソースコミュニティの情報を活用しながら、自力でシステムのカスタマイズや問題解決を行える人 |
| サポート体制 | ・オープンソースソフトウェアであるため、開発元による専用のサポート窓口はなし ・ユーザーコミュニティ（フォーラムやメーリングリストなど）が存在する場合、そこでの情報交換や有志によるサポートが期待できる ・問題解決やカスタマイズには、自社の技術力、または外部の専門業者への委託が必要 |
| 連携可能なツール | ・オープンソースの特性上、APIが公開されていれば外部ツールとの連携を自社で開発できる可能性あり ・標準で用意されている連携機能は限定的 ・具体的な連携実績については、コミュニティやドキュメントでの確認が必要 |
| 導入企業の一部 | ・非公開 |
Knowledgeは、オープンソースのためライセンス費用が不要で利用を始められます。セットアップはサーバーにファイルを配置するだけとシンプルなので、導入直後から直感的に操作ができるでしょう。
Markdownで素早く文書を作成し、タグで分類すれば検索もしやすくスムーズに整理できます。スマートフォンにも対応しているため、外出先から確認でき、登録やコメントの通知で情報の見逃しを防ぐことも可能です。
URL：https://information-knowledge.support-project.org/ja/
定額制WEB社内報
「定額制WEB社内報」は、株式会社エンカウントが提供する、WEB社内報の作成・運用に特化した文書管理システムです。
社内報の企画・デザイン・記事作成（または入稿サポート）・校正・サイト更新などの運用業務をすべてアウトソースできます。
主な特徴は、以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・WEB社内報サイト構築 ・記事コンテンツ作成サポート（テキスト・写真入稿） ・原稿校正サービス ・コンテンツ流し込み・サイト更新作業 ・マルチデバイス対応（スマートフォン、タブレット閲覧可能） ・デザインフォーマット提供 ・記事更新回数無制限 ・社内報運用代行サービスとしての機能が中心 |
| 価格 | ・初期費用: 100,000円（初回契約時のみ） ・月額費用 (従業員数に応じて変動): ・0～200名: 158,000円 ・201～400名: 188,000円 ・401～600名: 218,000円 ・601～800名: 248,000円 ・801～1000名: 278,000円 ・1001～1200名: 308,000円 ・1201名以上: 応相談 ・無料トライアル: 公式サイトに明記なし（要問い合わせ） ・その他費用に関する特記事項: 一部オプション作業は別途費用が発生する場合があります。 |
| おすすめな人 | ・社内報を発行したいが、企画・編集・デザイン・サイト更新などの専門知識やノウハウがない担当者 ・社内報業務に十分なリソースを割けない、兼任担当者が多い企業 ・印刷コストやページ作成ごとの費用を抑え、月額定額でコスト管理を明確にしたい企業 ・記事の更新頻度を高め、タイムリーな情報発信で社内コミュニケーションを活性化させたい企業 ・PCを持たない従業員や、家族にも社内報を届けたいと考えている企業 |
| サポート体制 | ・原稿校正、コンテンツ作成、サイト更新など、運用全般を株式会社エンカウントがサポート ・電話での問い合わせに対応 |
| 連携可能なツール | ・外部ツールとの連携機能についての記載なし |
| 導入企業の一部 | ・非公開 |
「定額制WEB社内報」は、テキストと写真を渡すだけで運用を始められます。記事作成から校正・サイト更新までプロが対応してくれるため、担当者は本来業務に専念できるのが特徴です。
社内報専門ノウハウによる読みやすいデザインとプロの校正を受けられるので、高品質な社内報を作成できるでしょう。
URL：https://www.encount.co.jp/lp/
MyQuick
出典：AI文書管理システム・AI契約書管理システム｜MyQuick
MyQuickは、インフォコム株式会社が提供するAI搭載の文書管理・契約書管理システムです。
GPT連携によるAI機能で、文書登録時の情報自動抽出や検索時のキーワード補正・拡張を備えているので、利用者の負担を軽減できます。
主な特徴は、以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・文書登録・保管（属性情報付与） ・AIによる管理情報自動抽出（クラウド版GPT連携） ・AIによる検索キーワード補正・拡張（クラウド版GPT連携） ・多様な検索機能（全文検索、属性検索、カテゴリ検索） ・期限管理とアラート通知機能 ・ワークフロー機能（承認、差戻しなど、拡張ワークフローはオプション） ・バージョン管理 ・アクセス権限設定、セキュリティ管理、ログ取得 ・電子契約サービス連携（CLOUD SIGN, DocuSign, GMOサインなど） ・Microsoft Entra ID（旧Azure AD）連携によるシングルサインオン ・電子帳簿保存法対応機能 ・OCRオプション、タイムスタンプオプション ・登録更新マクロ機能、一括処理マクロ機能 |
| 価格 | ・初期費用: ・STARTERプラン: 0円 ・STANDARDプラン、AI STANDARDプラン: 300,000円（税抜） ・月額費用: ・STARTERプラン: 20,000円（税抜、4セッション/DB、10GB） ・STANDARDプラン: 70,000円（税抜、4セッション/DB、50GB、2DB） ・AI STANDARDプラン: 100,000円（税抜、STANDARDプランの機能＋GPT連携基本オプション） ・PREMIUMプラン: 要問い合わせ ・オンプレミス版サブスクリプション: 150,000円～/月（税抜） ・無料トライアル: 要問い合わせ（公式サイトに明記なし） ・その他費用に関する特記事項: 同時アクセス数（セッション数）やデータベース数、ディスク容量によってプランが細かく分かれています。各種オプション（OCR、タイムスタンプ、拡張ワークフローなど）は別途費用が発生します。 |
| おすすめな人 | ・ライセンス費用を気にせず、全社員が利用できる文書管理・契約書管理システムを導入したい企業（特に同時アクセス数がそれほど多くない場合） ・AIを活用して、契約書からの情報抽出や文書登録、検索といった作業の効率を大幅に向上させたい人 ・紙の契約書と電子契約サービスで締結した契約書を一元管理し、契約ライフサイクル全体を効率化したい法務・総務部門 ・オンプレミスでの厳格な管理と、クラウドでの利便性の両方を検討しており、自社の要件に合わせた導入形態を選びたい人 ・長年の実績と豊富な機能を持つ、信頼性の高い文書管理システムを求めている人 |
| サポート体制 | ・各プランに応じたWeb面談カスタマーサポート（例：STARTERプランは初月2時間、STANDARDプランは毎月最大2時間）と、サポートデスクを提供 ・電話（03-6866-3590、平日09:15-17:30）およびWeb問い合わせフォームからの連絡が可能 |
| 連携可能なツール | ・電子契約サービス: CLOUD SIGN, DocuSign, GMOサイン ・認証基盤: Microsoft Entra ID (旧Azure AD) ※API利用も上位プランでは可能となっており、他システムとの連携開発に対応できます。 |
| 導入企業の一部 | ・貝印株式会社 ・株式会社マーキュリー ・コーア商事ホールディングス株式会社 |
MyQuickは、AI連携により、アップロードした契約書から社名や開始日・終了日などを自動で抽出できます。検索時は誤字補正や類義語展開で探すこともできるため、スムーズに必要な文書を探せるでしょう。
契約書の項目を自由に設計できるだけでなく、更新期限のアラートを設定できるので、管理漏れを防ぐことも可能です。
Final Document
出典：法人向けに特化したファイル転送サービス Final Document(ファイナル ドキュメント)｜インターコム
Final Documentは、株式会社インターコムが提供する、セキュアなドキュメント共有・管理とファイル転送機能をワンパッケージにしたクラウドサービスです。
ドキュメント管理やワークフロー・電子帳簿保存法に対応した請求書保存機能も搭載しているので、オフィス業務全体の効率化をサポートしてくれます。
主な特徴は、以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・セキュアファイル転送（最大10GB、共有リンク発行、ワンタイムパスワード、有効期限設定） ・送達確認機能（閲覧・ダウンロード通知） ・Outlook連携アドイン ・ファイル送付前の上司承認ワークフロー ・ドキュメント管理（マイキャビネット、共有キャビネット、バージョン管理、タグ付け、期限日設定） ・ファイルプレビュー機能（Office文書、PDF、画像、動画など） ・コメント機能によるドキュメント回覧 ・承認ワークフロー作成機能（ノーコード、ドラッグ＆ドロップ） ・請求書保存機能（電子帳簿保存法対応） ・セキュリティ機能（自動ウイルスチェック、2要素認証、ストレージ・通信暗号化、IPアドレス制限、操作ログ） |
| 価格 | ・初期費用: 0円 ・月額費用: 1ユーザーあたり400円（税抜）。最低利用人数5人（月額2,000円～ 税抜） ・年額費用: 1ユーザーあたり4,800円（税抜）。5ユーザーで年額24,000円～（税抜） ・無料トライアル: 30日間無料トライアルあり（機能制限なし） ・その他費用に関する特記事項: 最低利用期間3ヶ月 。追加ストレージは10GBあたり月額3,500円（税抜）から 。 |
| おすすめな人 | ・メール添付によるPPAP運用から脱却し、安全かつ効率的なファイル共有・転送手段を求めている企業 ・取引先や顧客と大容量ファイルを頻繁にやり取りする必要があり、送達確認やセキュリティを重視する人 ・ファイル送信時の誤送信リスクを低減するため、上司承認フローを簡単に導入したいと考えている人 ・ファイル転送だけでなく、日常的なドキュメント管理や簡単な承認ワークフロー、電子帳簿保存法対応も一つのサービスで手軽に実現したい人 ・初期費用を抑え、低コストでセキュアなファイル共有・管理環境を導入したい中小企業 |
| サポート体制 | ・公式サイトにQ&Aページ ・電話サポート（平日9:00～12:00/13:00～17:30、各拠点あり）およびお問い合わせフォーム ・オンライン相談も対応 ・「Final Document クラブ」というユーザー向けサポートページあり |
| 連携可能なツール | ・Microsoft Outlook（専用アドイン提供） ・kintone（アドレス帳連携） ※API連携に関する具体的な情報は公式サイトに記載なし |
| 導入企業の一部 | ・monobank |
Final Documentは、ドキュメントやノーコードのワークフロー、電帳法対応の請求書までを一括で管理できます。
共有リンクとワンタイムパスワード・上司承認を組み合わせることで、10GBまでのデータを安全に送ることも可能です。無料のOutlookアドインを使えば、普段のメール作成画面からそのままアップロードとリンク発行ができるので、手軽にセキュア共有を実現できるでしょう。
URL：https://www.intercom.co.jp/final_document/
DocuWorks
出典：ソフトウェア / クラウドサービス : DocuWorks 10 : 商品情報 : 富士フイルムビジネスイノベーション
DocuWorksは、富士フイルムビジネスイノベーションが提供する文書活用ソフトウェアです。
パソコン上に「電子の机（DocuWorks Desk）」と「電子の文房具（DocuWorks Viewer）」を再現し、紙の文書を扱うような直感的で馴染みやすい操作感で、電子文書の作成や編集・管理・共有ができます。
主な特徴は、以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・DocuWorks Desk（電子文書の一覧表示、フォルダ管理） ・DocuWorks Viewer（電子文書の閲覧、編集） ・多様なファイル形式のDocuWorks文書への変換 ・一元管理 文書の束ねる/ばらす機能 ・アノテーション機能（付箋、スタンプ、手書き、図形描画など） ・OCR（文字認識）処理とテキスト編集・コピー ・お仕事バー（定型業務の自動化、機能カスタマイズ） ・DocuWorks トレイ（電子的な文書回覧・配布） ・文書情報エントリー（属性付与による検索性向上、部分OCR） ・セキュリティ機能（パスワード保護、操作制限） ・電子署名機能 ・クラウド連携（Working Folder, Box, OneDriveなど） ・モバイル連携（iOS/Androidアプリ） |
| 価格 | ・初期費用: パッケージ版の場合、ライセンス費用に含まれる。サブスクリプション版は初期費用なし。 ・月額（または一括）費用: ・サブスクリプション 1ユーザー: 900円/月（税抜） ・サブスクリプション 10ユーザー: 5,600円/月（税抜、1ユーザーあたり560円） ・DocuWorks 10 ライセンス認証版 1ライセンス: 25,000円（税抜） （その他、ボリュームライセンス、アカデミック版、アップグレード版など多数の価格設定あり） ・無料トライアル: 30日間無料体験版あり ・その他費用に関する特記事項: オプション機能（DocuWorks トレイ 文書追跡サービス、DocuWorks Cloud Connectなど）は別途月額費用が発生します 。インストールメディアは別途2,500円（税抜）。 |
| おすすめな人 | ・日常業務で紙の書類を扱う感覚で、直感的に電子文書を管理・編集したいと考えている人 ・スキャンした紙文書、Officeファイル、PDFなど、様々な形式の文書を一つのプラットフォームで統合的に扱いたい人 ・文書の回覧や承認といった社内ワークフローを、紙を使わずに効率化したい企業 ・外出先やリモートワーク環境でも、オフィスと同じように文書にアクセスし、作業を行いたい人 ・富士フイルムビジネスイノベーション製の複合機を既に利用しており、連携を強化して業務効率をさらに高めたい企業 |
| サポート体制 | ・富士フイルムビジネスイノベーションの公式サイトにサポートページあり・製品購入前の問い合わせや無料トライアルの申し込みも公式サイトから可能 |
| 連携可能なツール | ・富士フイルムビジネスイノベーション製複合機 ・クラウドストレージサービス: Working Folder, Box Business, OneDrive for Businessなど（DocuWorks Cloud Connect経由） ・電子署名サービス: Adobe Sign ・NetPrintサービス（コンビニエンスストアでの印刷） |
| 導入企業の一部 | ・大和財託株式会社 ・京都電機器株式会社 ・双日商業開発株式会社 |
DocuWorksは、画面上の「電子の机」でサムネイルを見ながら文書を束ねたり、付箋や注釈を加えたりして、紙の感覚で操作できます。
ページの入れ替えや結合もドラッグ操作で直感的に編集できるので、ITリテラシーに関わらず使いこなしやすいでしょう。よく使う手順は「お仕事バー」に登録できるため、定型業務の省力化も可能です。
URL：https://www.fujifilm.com/fb/product/software/docuworks
PROCENTER/C
出典：PROCENTER/C（プロセンターシー） | NECソリューションイノベータ
PROCENTER/Cは、NECソリューションイノベータが提供する企業間・部門間情報共有プラットフォームです。
文書管理と情報共有の2つの役割を担い、大容量ファイルや機密情報をセキュアな環境で一元管理できます。
主な特徴は、以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・文書登録・版管理（バージョン管理）・履歴管理 ・高度な検索機能（属性検索、全文検索連携） ・詳細なアクセス権限設定（ユーザー・グループ単位、フォルダ・ファイル単位） ・操作ログ保存・管理 ・サーバー内ファイル暗号化、ダウンロードファイル暗号化 ・多要素認証 ・ワークフロー機能（承認機能） ・大容量ファイル転送・共有（最大2GB標準、オプションでそれ以上も対応） ・配布・受領確認機能 ・保管期限設定と不要文書自動削除 ・電子帳簿保存法対応（SaaS版はスキャナ保存・電子取引でJIIMA認証取得、オンプレミス版は電子取引対応） ・API連携による機能拡張（Java・WebAPI） ・多言語対応（日本語、英語、中国語） |
| 価格 | ・初期費用: ・オンプレミス版: 1,440,000円～（税抜、ハードウェア・ソフトウェア・SI費など別途） ・クラウド版 (PROCENTER SaaS): 0円（基本サービスの場合） ・月額費用: ・クラウド版 (PROCENTER SaaS) 基本サービス: 50,000円～（税抜、20ユーザーID、50GBディスク容量、ヘルプデスク3インシデント/月を含む） ・無料トライアル: 評価用の貸し出し対応あり（1ヶ月間） ・その他費用に関する特記事項: オンプレミス版は年間保守費（ライセンス価格の17.25%）が発生。クラウド版は追加ユーザー（1,000円/ID）、追加ディスク（3,000円/10GB）など従量課金要素あり。各種オプションも別途費用 。 |
| おすすめな人 | ・製造業や官公庁など、取り扱う情報の機密性が非常に高く、NIST SP800-171などの厳格なセキュリティ基準への対応が求められる組織 ・国内外の拠点間や多数の取引先と、大容量の図面データや技術文書などを安全かつ確実に共有・管理する必要がある企業 ・文書のライフサイクル管理（作成・承認・保管・廃棄）をシステムで一元化し、内部統制と業務効率の向上を図りたい人 ・既存の基幹システムや業務システムと文書管理基盤をAPI連携させ、より高度な情報活用や業務自動化を実現したいと考えている人 ・オンプレミスでの自社管理、または高セキュリティなSaaS環境のいずれかを選択し、自社のIT戦略に合わせた導入形態を望む企業 |
| サポート体制 | ・クラウド版の基本サービスにはヘルプデスクサポート（月3インシデント）が含まれており、追加サポートもオプションで提供 ・導入支援や教育サービスの用意あり ・NECソリューションイノベータによるサポート |
| 連携可能なツール | ・DocuSign（電子署名サービス連携） ・QuickSolution（全文検索エンジン連携） ・EXPLANNER/FLⅡ（NEC製ERP連携） ・その他、公開API（Java・WebAPI）を通じて、様々な基幹システムや業務アプリケーションとの連携が可能です |
| 導入企業の一部 | ・株式会社野村総合研究所 ・日本電気株式会社 |
PROCENTER/Cは、エンタープライズ水準のセキュリティを標準装備しているので、最大2GBの大容量ファイルも安全に共有できます。
多要素認証や詳細な権限設定・暗号化も備えているため、機密文書の管理も安心です。
公開APIで既存システムと連携しやすく、契約や設計資料などの周辺業務も管理しやすいでしょう。
URL：https://www.nec-solutioninnovators.co.jp/sl/procenter/index.html
invoiceAgent 文書管理
出典：文書管理ソリューション「invoiceAgent（インボイスエージェント） 文書管理」｜ウイングアーク１ｓｔ
invoiceAgent 文書管理は、ウイングアーク1st株式会社が提供する電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent」の中核をなす文書管理ソリューションです。
請求書や契約書・図面など、社内外で発生するあらゆる帳票・文書の仕分け、保管、検索、他システム連携ができます。
主な特徴は、以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・文書の自動仕分け・保管（フォルダへの自動振り分け） ・多彩な検索機能（全文検索、属性検索、日付・金額等の範囲検索、明細検索） ・バージョン管理 ・アクセス権限設定、セキュリティコントロール（パスワード設定、印刷不可、透かし、マスク） ・タイムスタンプ自動付与・一括検証（電子帳簿保存法対応） ・証跡管理（操作ログ） ・AI OCR連携（活字・手書き文字を高精度にデータ化、5つのAI OCRエンジン利用可能） ・他システム連携（URLリンク機能、Web API、連携アダプター） ・電子契約連携（invoiceAgent 電子契約） ・Peppol形式（JP PINT）対応 ・文書のライフサイクル管理（保存期間設定、自動削除など） |
| 価格 | ・初期費用: ・Entryプラン（クラウド・オンプレミス共通）: 0円 ・上位プランや電子契約連携などは初期費用が発生する場合あり（例: 200,000円～） ・月額費用: ・invoiceAgent 文書管理 Entryクラウド・オンプレミス: 30,000円～（税抜、10ユーザー） ・プランは5種類あり、利用形態や機能により変動 ・無料トライアル: 30日間無料トライアルあり（クラウド版、一部機能制限あり） ・その他費用に関する特記事項: 年間契約が基本。タイムスタンプ機能はプランにより同梱またはオプション。AI OCR機能は別途料金体系（画像処理枚数に応じた課金など） |
| おすすめな人 | ・請求書や契約書などの国税関係書類を、電子帳簿保存法やインボイス制度に完全準拠した形で電子保存・管理したい企業 ・紙の帳票や多様な形式で受け取る電子取引データを、AI OCRを活用して効率的にデータ化し、検索・活用できる体制を構築したい人 ・既存の基幹システム（ERP、会計システムなど）と文書管理システムを連携させ、帳票関連業務全体のペーパーレス化とDXを推進したい企業 ・文書の発生から保管、活用、廃棄までのライフサイクル全体を管理し、内部統制の強化と情報漏洩リスクの低減を図りたい人 ・クラウド、オンプレミスの両方から自社に最適な導入形態を選びたいと考えている人 |
| サポート体制 | ・カスタマーサクセスチームによるオンボーディング支援プログラム（有償オプションの場合あり）が提供され、導入から定着までをサポート ・サポートへの問い合わせに対して迅速かつ丁寧な対応が評価されている ・製品情報やユーザー事例、セミナーなどの情報も公式サイトで提供 |
| 連携可能なツール | ・各種基幹システム（ERP、会計システムなど） ・invoiceAgent AI OCR（同社OCRソリューション） ・invoiceAgent 電子契約（同社電子契約ソリューション） ・Boxなどの外部クラウドストレージ ・Web APIやRPAツールを通じた各種システム連携 |
| 導入企業の一部 | ・株式会社将軍ジャパン ・住友不動産株式会社 |
invoiceAgent 文書管理は、電子帳簿保存法とインボイスに完全に対応しており、タイムスタンプや検索・証跡管理までを標準装備しています。
請求書や契約書の保存ルールを決めておけば、運用開始と同時にペーパーレス化を進められるのが特徴です。AI OCRで紙や画像から自動で文字起こし・データ化できるので、入力作業も減らしやすいでしょう。
URL：https://www.wingarc.com/product/ia/documents/index.html
LegalForceキャビネ
出典：【公式】LegalForceキャビネ（リーガルフォースキャビネ） ｜ 契約書管理ができるAI契約管理システム
LegalForceキャビネは、株式会社LegalOn Technologiesが提供する、締結後の契約書管理に特化したAI契約管理システムです。
契約書をアップロードするだけで、AIが契約当事者名・契約開始日・終了日、自動更新の有無といった重要情報を自動抽出し、管理台帳を自動生成します。
主な特徴は、以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・AIによる契約情報自動抽出・管理台帳自動生成 ・契約書の一括／個別アップロード ・関連契約書の紐付け機能 ・条文検索（アップロード契約書の全文テキストデータ化） ・更新期限の自動計算・リマインド通知 ・契約書ごとの担当者設定 ・契約書のモニタリング機能（フラグ付け） ・柔軟な閲覧権限設定（所属組織・ユーザーごと） ・電子契約サービス連携（DocuSign, GMOサイン, クラウドサイン） ・電子帳簿保存法対応機能（電子取引データ・スキャナ保存要件対応、JIIMA認証取得） ・管理台帳ダウンロード（Excel形式） ・英語契約書対応 ・オプション: LegalForceキャビネ サインプラス（電子契約機能）、スキャン代行サービス、原本保管サービス、IPアドレス制限 |
| 価格 | ・初期費用: 契約書の手動補正件数により変動（要問い合わせ） ・月額費用: 年間の契約書アップロード件数に応じて変動 ・無料トライアル: 要問い合わせ（公式サイトでデモ依頼が可能） ・その他費用に関する特記事項: スキャンプラス（スキャン代行）、IPアドレス制限、オペレーション補正（目検補助）などのオプションは別途費用 |
| おすすめな人 | ・法務部門や契約管理担当者で、紙やExcelでの契約書管理に限界を感じ、業務効率を大幅に改善したい人 ・契約書の更新漏れや不利な自動更新といったリスクをAIの力で確実に防止したい企業 ・過去の契約書を含め、社内に散在する契約情報を一元管理し、必要な情報を迅速に検索・活用できる体制を構築したい人 ・電子契約サービスを導入済み、または導入検討中で、締結済み電子契約書と紙の契約書を一元的に管理したいと考えている人 ・契約内容の変更履歴（原契約と覚書など）を正確に把握し、常に最新の合意内容を確認できるようにしたい人 |
| サポート体制 | ・導入サポートとして、専任オペレーターによるダブルチェック体制での文字化誤記修正などを提供 ・導入後もチャットでの相談が可能 ・カスタマーサクセス担当が運用定着までサポート |
| 連携可能なツール | ・電子契約サービス: Docusign, GMOサイン, クラウドサイン ・オプションでLegalForceキャビネ サインプラス（自社開発の電子契約機能）も利用可能 |
| 導入企業の一部 | ・株式会社デンソー ・日本調剤株式会社 ・NOK株式会社 |
LegalForceキャビネは契約書をアップロードするだけで、AIが当事者名・期間・自動更新の有無などを自動抽出し、契約管理台帳の作成ができます。
更新期限は自動計算され、事前にメールでリマインドされるため、失効や不要な自動更新を防ぐことも可能です。原契約と覚書など関連契約を紐付けて履歴を追えるので、常に最新の合意内容を把握できるでしょう。
URL：https://www.legalon-cloud.com/legalforce-cabinet
バクラク電子帳簿保存
出典：クラウド型電子帳簿保存システム【バクラク電子帳簿保存】
バクラク電子帳簿保存は、株式会社LayerXが提供する「バクラク」シリーズの一つで、請求書や領収書などの国税関係書類の電子保存に特化したクラウドサービスです。
電子帳簿保存法（スキャナ保存・電子取引）およびインボイス制度に対応し、書類をアップロードするだけでAI-OCRが取引先名・取引日・金額などを自動読み取りし、入力の手間を削減してくれます。
主な特徴は、以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・電子帳簿保存法対応（スキャナ保存・電子取引、JIIMA認証取得） ・インボイス制度対応（適格事業者登録番号の自動判定） ・AI-OCRによる書類情報自動読み取り（取引先名、取引日、取引金額、書類種別など） ・タイムスタンプ自動付与 ・検索機能（日付、金額、取引先名など複数条件での検索） ・書類確認機能（第三者による確認証跡記録） ・ユーザーごとの閲覧制限、カテゴリー別権限管理 ・書類項目のCSV/PDF出力 ・書類項目の一括変更 ・メールからの書類取り込み ・SAML認証、IPアドレス制限（有料プラン） ・API連携（有料プラン、別途開発プログラム要） |
| 価格 | ・初期費用: 0円（無料プラン・有料プラン共通） ・月額費用: ・無料プラン: 0円（ユーザー上限5名、月間アップロード200件、AI-OCRお試し5件まで） ・有料プラン: 12,000円～（税抜、ユーザー上限10名、月間アップロード500件～） ・無料トライアル: 無料プランが実質的なトライアルとして利用可能 ・その他費用に関する特記事項: 有料プランは保管書類件数に応じて追加料金が発生する場合あり（例: 500件まで100件単位で追加可能）。大規模事業者は個別見積もり |
| おすすめな人 | ・電子帳簿保存法やインボイス制度への対応を、低コストかつ簡単に行いたい中小企業や個人事業主 ・請求書や領収書などの紙の証憑をスキャン保存し、ペーパーレス化を推進したい経理担当者 ・AI-OCR機能を活用して、証憑書類からのデータ入力作業を自動化し、業務効率を向上させたい人 ・まずは無料プランで試してみて、自社の運用に合うかどうかを確認してから本格導入を検討したい人 ・バクラクシリーズの他サービス（請求書処理、経費精算など）との連携も視野に入れている企業 |
| サポート体制 | ・有料プランではカスタマーサポートが提供 ・問い合わせサポートやウェビナーが実施されており、経験豊富なスタッフによる迅速かつ丁寧な対応が評価 ・初心者向けのマニュアルの用意あり ・有償の導入支援サービスも提供 |
| 連携可能なツール | ・バクラク請求書、バクラク経費精算などの「バクラク」シリーズ製品 ・API連携により、基幹システムや他のクラウドサービスとのデータ連携が可能（有料プラン、別途開発プログラム要） |
| 導入企業の一部 | ・株式会社プレイド ・Repro株式会社 ・Ubie株式会社 |
バクラク電子帳簿保存は、電子帳簿保存法とインボイスに完全準拠しているため、請求書や領収書を安全に保存できます。書類はアップロードするだけでAI-OCRが日付・金額・取引先を自動読取してくれるので、入力作業も削減できるでしょう。
また、ほかのシリーズ製品と連携すれば受領・仕分け・保管を自動化し、支出データを一元管理することも可能です。
URL：https://bakuraku.jp/denshichobo/
文書管理システムを導入する6つのメリット
文書管理システムの必要性やメリットは以下の記事でも詳しく解説しています。あわせてご覧ください。
＞関連記事：文書管理はなぜ必要か？その目的とビジネスにおけるメリットを解説
メリット①必要な文書を検索できる
文書管理システムに書類を保存すれば、タイトルや内容といったテキストデータを記載した状態で保管できます。タイトルや文書の内容が保存されれば、システムが検索してくれるため検索時間の短縮が可能です。
「大量にある資料のページを、一枚一枚めくって欲しい情報を探す」という手間がなくなるため、大幅な作業効率の向上が見込めます。
NotePMであれば保管したファイル形式を問わず、タイトルや文書内すべての文字まで検索できます。検索でヒットした場合、打ち込んだKWがマークアップされて書類を発見しやすいのも特徴です。
メリット②トラブルを回避できる
書類は似た内容の資料、更新されていない古い資料が混ざってしまうものです。
最新の資料と勘違いし利用してしまうと、思わぬトラブルが発生してしまいます。トラブルが発生してしまうと、業務効率が大幅に低下してしまうかもしれません。
しかし、文書管理システムであればたとえ同じ資料であったとしても、資料の作成日順に並べられるため、古いデータを使うというトラブルが防げます。
メリット③どこでもデータ共有できる
文書管理システムを利用すれば、専用のデバイスでどこでもデータ共有ができます。
書類を確認したい場面は、必ずしも社内だけとはいえません。出張先、休日に自宅で確認したい場合もあるでしょう。
社外にいたとしても専用のデバイスがあれば、必要な資料をいつでも保管でき、書類をいつでも引き出せます。
欲しいときに書類を確認できれば、疑問や悩みをすぐに解決でき、業務の効率化が見込めます。
メリット④ペーパーレス化できる
書類を紙で保管すると広い空間を確保しなければならず、保管場所を借りたり書類の整理が必要になったりします。
また、広い空間から書類を探すのは一苦労であり、従業員に大きな負担をかけてしまうかもしれません。
しかし、文書管理システムならデジタル化して保管するため、簡単に検索できて探す手間を減らせます。
人によっては紙ベースでないと不安という人もいるかもしれませんが、必要なときに検索してプリントすれば問題ないはずです。
＞関連記事：ナレッジ共有とは？進める方法や成功させるポイント、役立つツールを紹介
メリット⑤セキュリティを強化できる
文書管理システムにはメンバー管理機能があり、閲覧できる人や編集できる人の制限などが自由に設定できます。
重要な書類に一つひとつロックをかけていく作業は非常に手間のかかるものですし、ケースによってはロックのし忘れが発生してしまうなど、セキュリティ面で万全とはいえません。
しかし、文書管理システム自体に制限を設定しておけば、保存するだけで安全な状態が保てるのでセキュリティ強化にも効果を発揮してくれます。
メリット⑥電子帳簿保存法改正に対応できる
電子帳簿保存法とは、決算や国税関係の電子データについて取り決めした法律です。
2022年、電子帳簿保存法が改正となり、データで受領した見積書や請求書、契約書などの取引情報はデータでの保管が必須となりました。
データは保管するだけでなく「真実性の確保」と「可視性の確保」も必須とされています。
つまり、保管されているデータが改ざんできないようになっていること、税務調査ですぐにデータ開示できることが必要です。
文書管理システムを導入する4つのデメリット
デメリット①導入・運用・教育にコストがかかる
文書管理システムを導入する際には、システム運用にかかるイニシャルコストとランニングコスト、それらを全社員が使いこなせるようにするための教育コストがかかってきます。
文書管理システムは導入することがゴールではなく、活用していくことこそが目的であるため、各種コストに対する対策を怠ってはなりません。
コストの削減を優先して使いにくいシステムを導入したり、社員の教育を怠ってしまったりすると、結果的に業績に悪影響をおよぼしてしまいます。
デメリット②運用ルールを定期的に見直す必要がある
文書管理システムを運用する中で、さまざまな課題や改善点が見つかるものです。
課題や改善点がないかしっかりとアンテナを張っておき、定期的な運用ルールの見直しを行っていかなければなりません。
見直しを怠ってしまうと文書管理システムの中のデータが分散してしまい、本来の機能を果たせなくなってしまいます。
本来の機能を失うと、文書管理システムが使われなくなってしまうという最悪の事態にもなりかねません。
また、定期的に新機能が追加されたり、使い勝手の良いシステムが提供されたりすることもあります。導入したら終わりではなく、常に最新の状況を把握しておく必要があります。
デメリット③サイバー攻撃・システム障害のリスクが生じる
文書管理システムには、セキュリティを強化するためのメンバー管理機能が搭載されています。しかし、メンバー管理機能だけではデータの安全性を完全に保証できません。
文書管理システムを使用しても、サイバー攻撃やシステム障害などでデータが破損するリスクは残ります。サイバー攻撃・システム障害によるデータの破損を回避するには、文書管理システムとは別の場所にバックアップを取るなどの対策が必要です。
デメリット④紙の文書を使う場合はスキャンの手間が生じる
文書管理システムに保管した文書を、紙の状態で共有したいケースも考えられます。その場合、システム内の文書をスキャンする手間が生じます。
とくに、紙で利用することが多い文書を電子化すると、かえって効率が悪くなるため注意です。すべての文書を電子化するのではなく、文書の種類や紙で利用する頻度を考慮したうえで、電子化するかどうかを検討することが重要です。
文書管理システムの5つのタイプ
社内文書全般保管・活用型
- 特徴: ファイルサーバーのように社内のあらゆる文書（Officeファイル、PDF、画像など）を電子的に保管し、高度な検索機能やバージョン管理、アクセス権限設定によって効率的な活用を支援します。
- 主な用途: 既存ファイルサーバーの課題解決、ペーパーレス化推進、情報検索性の向上、ナレッジマネジメント基盤構築。
- 選定ポイント: 検索機能の精度と速度、対応ファイル形式の広さ、既存システムとの連携性、セキュリティ機能の充実度。
社内文書全般作成・共有型
- 特徴: 文書やナレッジの作成・編集機能が充実しており、複数人での共同編集やコメント機能を通じたコミュニケーションを重視します。社内wikiやマニュアル作成、情報ポータルとしての活用に適しています。
- 主な用途: 社内ノウハウの蓄積・共有、業務マニュアル作成・運用、プロジェクト情報共有、社内コミュニケーション活性化。
- 選定ポイント: エディタの使いやすさ、テンプレートの豊富さ、共同編集機能の円滑さ、通知機能やコミュニケーション支援機能。
契約書保管・活用型
- 特徴: 締結済みの契約書を電子的に保管し、契約情報（契約期間、自動更新の有無など）をAI等で自動抽出・管理台帳化。更新期限リマインドや関連契約書の紐付けなど、契約ライフサイクル管理に特化した機能を持ちます。
- 主な用途: 契約書の一元管理、契約リスク（更新漏れ、不利な自動更新など）の低減、コンプライアンス強化。
- 選定ポイント: AIによる情報抽出精度、期限管理機能の柔軟性、電子契約サービスとの連携、電子帳簿保存法への対応状況。
契約書作成・共有型
- 特徴: 契約書の作成支援（テンプレート、条項チェックなど）、電子署名サービスとの連携または内包、契約締結プロセスのワークフロー管理など、契約締結業務全体の効率化に焦点を当てています。
- 主な用途: 契約締結プロセスの迅速化、リーガルテック活用による法務業務の効率化、ペーパーレス契約の推進。
- 選定ポイント: 契約書作成支援機能の充実度、対応する電子署名サービス、ワークフロー設定の柔軟性、弁護士監修などの信頼性。
社内外保管型（クラウド型ファイルサーバー）
- 特徴: 社内外の取引先や顧客との間で、大容量ファイルや機密情報を安全に送受信・共有することに特化。詳細なアクセス権限設定、暗号化、操作ログ、有効期限付き共有リンクなどのセキュリティ機能を重視します。
- 主な用途: PPAP対策、大容量ファイルの安全な受け渡し、プロジェクト単位での外部関係者との情報共有。
- 選定ポイント: セキュリティ機能の強度（暗号化方式、認証方法など）、ファイル転送速度と容量制限、操作ログの管理機能、ゲストアカウントの扱いやすさ。
文書管理システム・ツールの選び方と比較方法
文書管理システム・ツールを選ぶときには、次のポイントを押さえておきましょう。
- 導入目的にあった機能があるか
- 検索性は高いか
- セキュリティ対策できるか
- オンプレミス型かクラウド型か
- マルチデバイスに対応しているか
- 操作性に優れているか
- 各種制度・法令に対応できるか
- 他のシステムと相性が良いか
ポイントを理解していれば、システム・ツールの選択や比較を簡単に行えるようになります。
導入目的にあった機能があるか
文書管理システムの目的は「文書の共有」や「承認の自動化」が一般的です。
しかし、企業によっては従業員の使い勝手を考慮し「検索性の高さ」「保管・編集のしやすさ」を目的とする場合もあるかもしれません。
企業によって導入する目的に違いがあり、目的によって選ぶシステムが変わってきます。
導入目的を明確にして、必要な機能が十分に備わった文書管理システムを選ぶことが重要です。
検索性は高いか
過去の文書を頻繁に使用するなら、検索性の高いシステムを選ぶのがおすすめです。
文書管理システムに書類を保管しても、簡単に取り出せないようでは利用者の減少につながってしまいます。
フォルダ名だけでなく、文書の中身まで検索できるシステムであれば、必要な文書を探しやすいでしょう。
NotePMであれば、保管されている文章のフォルダ名から文書の中身まですべて検索できます。検索性が高い文書管理システムの導入を検討しているなら、ぜひご検討ください。
セキュリティ対策できるか
ビジネス文書には、機密性の高い情報も含まれます。社外秘の情報や、社内の一部にしか開示できない情報を守るためにセキュリティ対策が必要です。
情報の漏洩を起こすと消費者からの信頼を大きく損なってしまい、企業に大きなダメージを与えてしまいます。
情報漏洩リスクを下げるためにも、セキュリティ対策が講じられている文書管理システムを選択しなければなりません。
ファイルやフォルダ単位でアクセス制限をかけられたり、編集・閲覧などの権限を変更できたりするシステムであれば、情報漏洩のリスクを軽減できるでしょう。
オンプレミス型かクラウド型か
オンプレミス型の文書管理システムはクラウド型よりカスタマイズの自由度が高い傾向にあり、自社にあった形で使いやすい点が特徴です。
しかし、オンプレミス型の導入やカスタマイズにはプログラミングの知識が必要です。
クラウド型はノンプログラミングで導入可能なため、IT分野以外の人も使いやすいというメリットがあります。
オンプレミス型とクラウド型は特徴が異なるため、自社にあったシステムを選択することが大切です。
マルチデバイスに対応しているか
スマートフォンやタブレットでもアクセス可能なシステムであれば、外出先やリモートワーク中も確認できます。
たとえば、商談した直後に契約書の発行・申請・承認の実行が可能です。
マルチデバイスで利用できればスピード感のある対応ができ、取引先や顧客から信頼を得られる可能性が高まります。
また、マルチデバイスに対応している点を利用して、取引先や顧客に書類を閲覧してもらうことも可能です。
商談に有利となる資料を提示しながら話を進めていけば、契約締結の確度を高められます。
操作性に優れているか
操作性を確認して文書管理システムを選ぶことも重要です。操作性の悪い文書管理システムは、社内のメンバーに使い方を覚えてもらいにくいため、導入に時間がかかります。ユーザーインターフェースなども考慮して、使いやすいと思える文書管理システムを選びましょう。
また、カスタマイズ機能の有無も判断基準の一つとなります。自社の業務フローにあわせて柔軟にカスタマイズできる文書管理システムであれば、より効率的に運用できます。
各種制度・法令に対応できるか
特定の制度や法令に対応した文書管理が必要な場合は、文書管理システムの機能が要件を満たせるかどうかを確認することが重要です。
たとえば「ISO 9001」という品質管理の規格を取得する場合、文書管理について満たすべき要件の一部として以下が挙げられます。
- 必要な文書をいつでも検索できること
- 十分なセキュリティ性能を用いて保管されていること
- 文書が読みやすい状態であること
文書管理システムが上記の要件を満たせない場合、導入した意味が薄れてしまいます。
導入を検討している文書管理システムについては、特定の制度や法令に対応した文書管理ができるかどうかも慎重に判断しましょう。
他のシステムと相性が良いか
すでにワークフローシステムや電子契約・署名サービスなどを利用している場合は、文書管理システムと連携できる可能性があります。
たとえば、電子契約・署名サービスと文書管理システムを連携させると、署名された契約書の契約日や契約金額などの属性を文書管理システムに取り込める可能性があります。契約日・契約金額などの情報を取り込むことで、契約書をスムーズに検索可能です。
既存のシステムと上手く連携させることで業務効率化を見込めます。文書管理システムを導入する前に、既存のシステムとの相性を調べておくことがおすすめです。
文書管理システム「NotePM」の導入事例
ここからは、文書管理システムの一つである「NotePM」を導入した事例を紹介します。
- 【事例1】株式会社ラクス
- 【事例2】株式会社小田急フィナンシャルセンター
- 【事例3】税理士法人FLAGS（旧：税理士法人末松会計事務所）
それぞれの事例を確認しながら、文書管理システムを導入するメリットを具体的にイメージしてみてください。
【事例1】株式会社ラクス
株式会社ラクスは、主に業務効率化のサービスを提供している会社です。「マニュアル文書が社内に散在している」「マニュアルのバージョンが古いまま放置されている」などの問題があったため、NotePMを導入して問題解決を図りました。
NotePMでマニュアルを管理することで、マニュアルを管理する場所が一元化され、情報を探す時間がおよそ4割削減されました。また、マニュアルを更新する文化が社内に醸成され、情報が古いまま放置される心配がなくなった点もNotePMの導入効果です。
＞関連記事：【導入事例】検索時間が4割削減！急成長SaaSが実践するナレッジ共有を浸透させるための取り組みとは – 株式会社ラクス
【事例2】株式会社小田急フィナンシャルセンター
株式会社小田急フィナンシャルセンターは、小田急グループの経理・給与計算を専門で行っている企業です。ナレッジ共有に関する課題の一つとして挙げられていたのが、マニュアルを管理するファイルサーバーの階層が深く、必要な情報を探すのに時間がかかるというものでした。
問題解決のためにNotePMを導入したところ、NotePM内で保管している文書について全文検索ができるため、情報の検索時間を8割ほど削減できました。管理場所が一元化されてマニュアルの場所がわかりやすくなったため、新入社員や異動した社員も情報を探しやすくなりました。
＞関連記事：【導入事例】NotePMで実現するDX時代のマニュアル管理。数秒で欲しい情報にアクセス – 株式会社小田急フィナンシャルセンター
【事例3】税理士法人FLAGS（旧：税理士法人末松会計事務所）
税理士法人FLAGSは、税理士法人として中小企業の税務申告などを行っている企業です。所員が増えてきたことに伴って情報共有の必要性を感じたため、検索性の高い文書管理システムとしてNotePMを導入しました。
当初想定されていた通り、NotePMの導入によって情報が検索しやすくなり、業務効率がアップしました。とくに、入所手続き・新人教育について教育コストを削減できた点が大きな効果です。
＞関連記事：【導入事例】新人教育の工数を5割削減！所内の情報を集約して生産性を向上させるNotePMの活用方法 – 税理士法人FLAGS（旧：税理士法人末松会計事務所）
文書管理システムを活用して業務効率の改善を実現しよう
文書管理システムを導入すれば、書類探索の時間を短縮できたり、文書紛失リスクを抑えられたりします。業務の効率化、情報漏洩対策などを検討している企業にマッチしているシステムといえます。
しかし、文書管理システムには多くの種類があり、自社にあったシステムを選択しなければいけません。検索性やセキュリティ性能の高さなど、各種システムの特性を確認しておきましょう。
文書管理システムでおすすめなのはNotePMです。ファイルの種類を問わず、タイトルから文書の内容全体を検索し、探しているものがすぐに見つかる検索性の高さを誇ります。
銀行や大学でも採用されているセキュリティ性能の高さも兼ね備えているので「安心して使いたい」「実績あるシステムを導入したい」とお考えの方は、ぜひ利用をご検討ください。
