クラウドで一元管理!おすすめ文書管理システム

2020年01月05日(日) 情報共有,文書管理

私たちは、日々の仕事の中でたくさんの書類と向き合い、またそれらを処理するのに多くの時間をかけています。それらの書類はデータの場合もあれば、紙の場合もあるでしょう。

しかし、こうした書類は、往々にして所在がわからなくなり、それを探すために相当の時間をかけてしまうことがよくあるもの。そんなときに活用したいのが、文書管理システムです。ここでは、文書管理システムのメリットと、導入・活用していく際に気をつけたいポイントについて紹介していきます。

文書管理にはどのような課題があるのか

まずは、文書管理システムを使わない管理方法にはどのような課題が潜んでいるのかについて見ていきましょう。

作業効率の低下

実は、私たちは日々の仕事において、「探す」という行為に意外なほど多くの時間をかけてしまっています。急いでいるのに目当ての書類が見つからなくて、イライラした経験がある人も多いのではないでしょうか。あの書類はどこにやっただろうと引き出しの中を探し、仮に1分で見つけることができたとしても、その作業を何十回と繰り返すと、かなりの時間になってしまいます。それだけまとまった時間があれば、ほかの仕事ができたのにと感じることもあるかもしれません。

このように、探すという行為は知らず知らずのうちに作業効率の低下を招き、業務の質を低下させてしまいます。反対に、探す作業をゼロに近づけることは、それだけ業務効率が向上するということでもあり、正しい文書管理がいかに重要かを示しているといえるでしょう。

文書紛失などのリスク

私たちは、日々の時間の多くを探すことに費やしてしまっていますが、探すという行為が発生しているということは、それだけ所在不明の書類があるということでもあります。書類がどこにあるかわからないという状態は、文書紛失や文書盗難のリスクがすぐそばにある状態であり、大きなトラブルになっていないのは、単に運が良かったといっても過言ではありません。

 

文書管理システムを使うメリット

ここからは、文書管理システムを使うことによって得られるメリットについて解説していきましょう。

必要な文書を検索ですぐに見つけられる

文書管理システムに書類を保存すれば、タイトルや内容といったテキストデータを記載した状態で保管できるため、それらをもとに検索をかけることが可能になります。
検索機能を使えば、「大量にある資料のページを、一枚一枚めくってほしい情報を探す」という手間がなくなるため、大幅な作業効率の向上が見込めるでしょう。

古いデータを使ってしまうトラブルを回避できる

書類の中には、似た内容のものや、以前に作られた古い資料が混ざってしまっていることがよくあります。それらを最新のものと勘違いして利用してしまうと、思わぬトラブルの原因となってしまい、様々な手間を増やしてしまうことにもつながりかねません。しかし、文書管理システムであれば、たとえ同じ資料であっても、それらが作られた順に並べることができるため、古いデータを誤って使ってしまうことがなくなります。これによって、業務効率化とトラブル回避の2つのメリットを得ることができるのです。

どこでもデータ共有ができる

文書管理システムを使うことで、専用のデバイスがあればどこでもデータ共有ができるようになるのも大きなメリットです。これにより、必要な資料をいつでも保管することができるようになるだけでなく、それらをいつでも引き出すことが可能になります。

ペーパーレス化できる

書類を紙で保管すると、それだけ場所が必要になり、また検索などをかけることができなくなるため、探す手間が増えてしまいます。しかし、文書管理システムでは、コンピューター上にデータを保管するため、広い場所を用意する必要もなく、探す手間もかかりません。紙がないと不安という人もいるかもしれませんが、必要なときに検索してプリントすれば、大抵の場合は問題ないはずです。

セキュリティを強化できる

文書管理システムにはメンバーの管理機能があり、閲覧できる人の制限なども自由に設定することが可能です。重要な書類に一つひとつロックをかけてという作業は非常に手間のかかるものですし、場合によってはもれが発生してしまうなど、セキュリティ面で万全とはいえません。しかし、文書管理システム自体に制限を設定しておけば、そこに保存するだけで安全な状態に保つことができるため、セキュリティ強化にも効果を発揮してくれます。

 

文書管理システムのデメリット

文書管理システムのメリットについて紹介してきましたが、デメリットとなる部分についても見ていきましょう。

導入・運用・教育にコストがかかる

文書管理システムを導入する際には、システム運用にかかるイニシャルコストとランニングコスト、それらを全社員が使いこなせるようにするための教育コストがかかってきます。文書管理システムは導入することがゴールではなく、それらを活用していくことこそが目的ですから、こうしたコストに対する投資を怠ってはなりません。コストを抑えるために使いにくいシステムを導入したり、社員の教育に手を抜いてしまったりしては、完全な無駄遣いで終わってしまうかもしれません。

運用ルールの定期的な見直しが必要

文書管理システムは、運用する中でも様々な課題や改善点が見つかるものです。そうした部分にしっかりとアンテナを張っておき、定期的な運用ルールの見直しを行っていかなければなりません。これを怠ってしまうと、文書管理システムの中のデータが散らかって本来の機能を果たせなくなり、やがて使われなくなってしまうという、最悪の事態にもなりかねません。また、定期的に新機能が追加されたり、さらに使い勝手の良いシステムが提供されたりすることもありますので、一度導入したら終わりではなく、常に現在の使われ方や状況を把握しておく必要があるのです。

 

おすすめ文書管理システム

ポイントを踏まえて、クラウドで管理できるおすすめの文書管理システムをご紹介します。

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、日報・議事録・設計書・社内マニュアル・ノウハウ集など、様々なドキュメントをクラウド上で効率的に管理する文書管理システムです。

NotePMの特徴

  • 誰でも使えるデザインと操作性
  • 全文検索(PDFやWordファイルの中身も)
  • 柔軟なアクセス権限

料金プラン(月額/税込み)
• 1,000円/3名
• 3,600円/8名
• 5,700円/15名
• 9,500円/25名
• 17,500円/50名
• 30,000円/100名 ※100名以上はお問い合わせ
無料トライアル期間:30日間

NotePM
URL: https://notepm.jp/

 

Confluence

Confluence(コンフルエンス) は、オーストラリアのAtlassian(アトラシアン)が運営する社内情報共有ツールです。Atlassianが提供している有名なツールとして、プロジェクト管理ツール「Jira」、タスク管理ツール「Trello」などがあります。

Confluenceの特徴

  • 柔軟なアクセス権限
  • Jira、Trello連携
  • 大規模ユーザーに強い

料金プラン(月額/クラウド版/STANDARD)
• 1,200円/10名
• 30,000円/50名
• 60,000円/100名
• 220,000円/500名
• 402,000円/1000名 ※オンプレ版、プレミアムプランもあり。
無料トライアル期間:7日間

Confluence
URL: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

 

Fleekdrive

Fleekdrive(フリークドライブ) は、1つの仕事を複数の人が共同で進める「共同作業」にフォーカスした、文書管理システムです。

Fleekdriveの特徴

  • ファイル共同編集
  • ファイル共有
  • ワークフロー機能

料金プラン(月額/税込み)
• 550円/1名あたり(Team)
• 1,650円/1名あたり(Business)
• 4,400円/1名あたり(Enterprise)

Fleekdrive
URL: https://www.fleekdrive.com/

 

ASTRUX SaaS

ASTRUX SaaS は、クラウド上で手軽にドキュメントを管理できる文書管理システムです。

ASTRUX SaaSの特徴

  • 文書の持出制限機能
  • 申請・承認ワークフロー
  • オプション機能

料金プラン
• 要問合せ

ASTRUX SaaS
URL: https://www.astrux.jp/about/saas.html

 

Documal SaaS

Documal SaaS(ドキュマル サース) は、富士通が提供するクラウド文書管理システムです。

Documal SaaSの特徴

  • 文書のライフサイクルを自動化
  • ワークフロー機能
  • 柔軟なアクセス制限

料金プラン
• 要問合せ

Documal SaaS
URL: https://www.fujitsu.com/jp/services/application-services/information-management/ecm/e-document/documal/

 

楽々Document Plus

楽々Document Plus(らくらくドキュメントプラス) は、文書や図面など企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システムです。

楽々Document Plusの特徴

  • 全文検索とビューワ
  • ワークフロー機能
  • 契約書管理機能

料金プラン
• 要問合せ

楽々Document Plus
URL: https://www.sei-info.co.jp/document-plus/

 

文書管理システムを活用して大幅な業務効率改善を

文書管理システムのメリットと、導入に際して気をつけるべき点について解説してきました。また、詳しい文書管理方法については、こちらの記事を参照ください。
適切な分類方法で効率的な文書管理を行うには?

たかが書類の管理ぐらい……と思う方も多いかもしれませんが、実際にはそれらに相当な時間を費やしています。文書管理システムをうまく活用することで、大幅な業務効率改善を目指しましょう。