文書管理システムとは、書類を電子化し、作成から廃棄までのサイクルを一元管理するシステムです。文書管理システムを導入することで、書類を探す手間が省けたり、紛失のリスクを防げます。
また、必要な文書を必要な人が「いつでも必要なとき」にすぐに取り出して利用することも可能です。
今回は厳選した「文書管理システム18選」をご紹介します。
WEB上で使える！検索性に優れた文書管理システム「NotePM」
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目次
【一目見て分かる】文書管理システム比較表18選
まずは、一目見て分かる文章管理システム比較表をご紹介します。
| ツール名 | 価格 | 特徴 | おすすめの人 |
| NotePM | 4,800円～/8ユーザー (税込) |
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社内ナレッジやマニュアルを効率的に作成・共有したい人 |
| Confluence | Standard: 約690円～/ユーザー (月額) |
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開発チームや大規模プロジェクトでの情報集約と共同作業を重視する人 |
| Fleekdrive | Team: 600円/ユーザー (税抜・月額) |
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社内外との大容量ファイル共有とセキュアな共同作業を求める人 |
| ASTRUX SaaS | 月額合計 約77,500円～ (税抜、基本ライセンス＋ホスティング) |
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厳格な文書管理と承認プロセスをSaaSで実現したい人 |
| Documal SaaS | 10 ID利用: 月額24,200円～ (税抜)＋初期費用 |
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多様な社内規定やISO文書等を法令遵守しつつ一元管理したい企業 |
| 楽々Document Plus | クラウド版: 90,000円～/100ユーザー (税抜・月額) |
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専門性の高い文書管理と高速な情報検索を両立させたい人 |
| Dropbox Business | Standard: 1,500円/ユーザー (年払・月額換算) |
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マルチデバイスでの大容量ファイル共有と既存アプリ連携を重視する人 |
| Box | Business: 約$15～/ユーザー (オンライン購入・年払・月額換算) |
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高度なセキュリティとコンプライアンス、AI活用を求める大企業 |
| Knowledge | 0円 (OSS、サーバー等運用費別途) |
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コストを抑え自社サーバーでナレッジ共有基盤を構築したい技術者 |
| 定額制WEB社内報 by NotePM | 158,000円～/月 (～200名、初期費用別途) |
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社内報の企画・制作・運用リソースがないが質は追求したい企業 |
| MyQuick | STARTER: 20,000円/月 (税抜、ユーザー数無制限) |
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ライセンス数を気にせず全社で利用、AIで契約管理を効率化したい企業 |
| FileBlog | RA年間: 約5,167円～/月 (10ユーザー/20万文書の年間費用換算) |
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ファイルサーバーの検索性と共有性を低コストで大幅改善したい企業 |
| Final Document | 400円/ユーザー (税抜・月額、最低5ユーザー) |
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安全な社外ファイル転送と簡易な文書管理を低コストで実現したい人 |
| DocuWorks | サブスク: 900円/ユーザー (税抜・月額) |
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紙感覚で電子文書を扱いたい、富士フイルム複合機ユーザー |
| PROCENTER/C | SaaS基本: 50,000円～/月 (税抜、20ユーザー) |
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機密情報や大容量データを扱う製造業・官公庁でセキュアな共有基盤を求める組織 |
| invoiceAgent 文書管理 | Entry: 30,000円～/月 (税抜、10ユーザー) |
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請求書等の帳票を法令遵守しつつAI OCRで効率的に電子管理したい企業 |
| LegalForceキャビネ | エントリー: 42,500円/月 (税抜、年間アップロード50件) |
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契約書管理の自動化とリスク管理をAIで高度化したい法務部門 |
| バクラク電子帳簿保存 | 無料プランあり (有料版: 12,000円～/月 税抜) |
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低コストで手軽に請求書・領収書の電子帳簿保存法対応を始めたい企業 |
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NotePM
NotePMは、社内のナレッジ共有とマニュアル作成に特化したクラウド型文書管理システムです。
ウィキペディアのように情報を手軽に蓄積・編集できる操作性と、強力な検索機能が特徴で、ファイルサーバーの検索性の低さや情報が属人化しやすいといった課題を解決します。
多機能性よりもシンプルさと使いやすさを重視し、IT専門家でなくても直感的に扱えるため、全社的なナレッジ活用を促進したい企業に適しています。
NotePM
| おすすめの人 |
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| サポート体制 |
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| セキュリティ |
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| 連携可能なツール |
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| 導入企業の一部 |
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| 利用したユーザーの評判 | 良いポイント
改善してほしい点
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価格
- 初期費用: 0円
- 月額費用:
- プラン8: 4,800円（8ユーザー、80GB）
- プラン15: 9,000円（15ユーザー、150GB）
- プラン25: 15,000円（25ユーザー、250GB）
- プラン50: 30,000円（50ユーザー、500GB）
- プラン100: 60,000円（100ユーザー、1TB）
- プラン200: 120,000円（200ユーザー、2TB）
- （上記は税込価格。見るだけのユーザーは各プランのユーザー数の3倍まで無料
- 無料トライアル: 30日間無料トライアルあり（全機能利用可能、最大100名まで
- その他費用に関する特記事項: サポート費用0円
主な機能一覧
- 高機能エディタ（テンプレート、画像編集機能付き
- 強力な全文検索（Word、Excel、PDFなどのファイル内も検索可能
- フォルダとタグによる情報整理
- ページ閲覧者確認機能
- 変更履歴の自動記録・バージョン管理
- コメント・いいね機能によるコミュニケーション促進
- 柔軟なアクセス制限（IPアドレス制限、2段階認証など
- 活用状況レポート機能
- 外部共有機能
- マルチデバイス対応
- 動画共有・埋め込み
特徴・強み
- 直感的な操作性とシンプルな画面設計: マニュアルなしでも誰でも簡単に情報を作成・投稿・検索できるため、ITリテラシーに左右されず全社的な活用が期待できます。これにより、情報入力のハードルを下げ、ナレッジ蓄積を促進します。
- 強力かつ柔軟な検索機能: Word、Excel、PDFなどの添付ファイルの中身まで検索対象とする全文検索機能を搭載。キーワードのハイライト表示や絞り込み機能により、膨大な情報の中からでも必要な情報を迅速に見つけ出せ、業務効率を大幅に向上させます。
- 充実したマニュアル作成支援機能: 豊富なテンプレートや、ツール内で完結する画像編集機能により、フォーマットが統一された分かりやすいマニュアルを効率的に作成できます。これにより、マニュアル作成の属人化を防ぎ、品質の標準化を実現します。
柔軟なアクセス権限設定と高度なセキュリティ: フォルダやページ単位での細やかなアクセス権限設定に加え、IPアドレス制限、2段階認証、閲覧履歴管理などのセキュリティ機能が充実。ISO27001認証やプライバシーマークも取得しており、機密情報も安心して管理可能です。
URL: https://notepm.jp/
＞関連記事：【徹底比較】マニュアル作成ツールおすすめ20選｜選び方と導入事例も紹介
＞関連記事：【無料】業務マニュアルを簡単に作れるテンプレート10選！
Confluence
出典：Confluence | リモートに最適なチームのワークスペース | Atlassian
Confluenceは、アトラシアン社が提供するチームのためのワークスペースで、ドキュメント作成、情報共有、コラボレーションを促進する多機能なクラウド型ツールです。
特に、Jiraなどの同社製品との連携に優れており、ソフトウェア開発チームやプロジェクト管理を行うチームにとって強力な情報基盤となります。
豊富なテンプレート、柔軟なページ構成、強力な検索機能に加え、近年ではAI機能も搭載し、コンテンツ作成や情報整理の効率をさらに高めています。
| おすすめの人 |
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| サポート体制 |
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| セキュリティ |
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| 連携可能なツール |
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| 導入企業の一部 |
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| 利用したユーザーの評判 | 良いポイント
改善してほしい点 添付ファイル数がかなり許容されているが、数が多くなれば読み込みが遅くなるため読み込みに影響のない容量での制限をかけて欲しい |
価格
- 初期費用: 0円（クラウド版）
- 月額費用 (1ユーザーあたり、年払いの場合の参考価格):
- Free: 0円 (最大10ユーザー、ストレージ2GB)
- Standard: 約$5.16～ (約690円～、ストレージ250GB)
- Premium: 約$9.73～ (約1,310円～、ストレージ無制限)
- Enterprise: 要問い合わせ (年払いのみ、ストレージ無制限、高度なセキュリティとサポート)
- 無料トライアル: 7日間または14日間の無料トライアルあり（プランによる
- その他費用に関する特記事項: ユーザー数や選択する機能（アドオンなど）によって追加費用が発生する場合があります。
主な機能一覧
- ドキュメント作成・編集（リアルタイム共同編集対応
- 豊富なテンプレート（議事録、プロジェクト計画、要件定義書など
- 階層構造による情報管理（スペース、ページツリー
- 強力な検索機能（添付ファイル内も検索可能
- バージョン管理（変更履歴の自動保存と復元
- コメント、いいね、メンション機能
- 柔軟な権限設定（スペース単位、ページ単位
- ファイル添付・管理機能
- Atlassian Intelligence (AI) によるコンテンツ作成支援、要約、タスク自動化
- ホワイトボード機能
- データベース機能
- 3000種類を超える豊富なプラグイン・アドオンによる機能拡張
- Jira、Trello、Slack、Microsoft Teamsなど多数の外部ツールとの連携
特徴・強み
- アトラシアン製品との強力な連携: JiraやTrelloといった同社のプロジェクト管理ツールと深く連携し、開発ドキュメントやタスク情報を紐付けて一元管理できます。これにより、開発プロセスの透明性と効率性を大幅に向上させます。
- 高度なカスタマイズ性と拡張性: 3000種類を超える豊富なアドオン（プラグイン）を利用することで、特定の業務ニーズに合わせて機能を拡張できます。また、APIも公開されており、独自のシステム連携も可能です。
- 柔軟な情報構成とリアルタイム共同編集: 「スペース」と「ページ」による階層構造で情報を整理しやすく、複数人でのリアルタイム同時編集機能により、チームでのドキュメント作成がスムーズに進みます。これにより、常に最新の情報を共有し、認識の齟齬を防ぎます。
AI機能「Atlassian Intelligence」の搭載: コンテンツの自動生成、要約、翻訳、タスクの自動化など、AIを活用した機能により、ドキュメント作成や情報整理の効率を飛躍的に高めます。これにより、ユーザーはより本質的な業務に集中できます。
URL:https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
Fleekdrive
出典：企業向けオンラインストレージサービス Fleekdrive
Fleekdriveは、企業の情報資産を社内外で有効活用するために設計された、セキュリティ重視の法人向けオンラインストレージサービスです。
単なるファイル保管に留まらず、リアルタイム共同編集、ファイルごとのチャット、承認ワークフロー、電子帳簿保存法対応オプションなど、ビジネス利用に特化した豊富な管理機能を提供します。
特に、海外拠点や取引先との安全なファイル共有、大容量ファイルの取り扱いに強みを持ち、テレワークやモバイル活用を支援します。
| おすすめの人 |
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| サポート体制 |
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| セキュリティ |
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| 連携可能なツール |
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| 導入企業の一部 |
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| 利用したユーザーの評判 | 良いポイント
改善してほしい点
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価格
- 初期費用: プランにより異なる（例: Fleekform連携プランでは20,000円～）。オンラインストレージサービスとしては初期費用0円のプランもあります。
- 月額費用 (1ユーザーあたり):
- Teamプラン: 600円（税抜、年額7,200円）
- Businessプラン: 1,800円（税抜、年額21,600円
- 無料トライアル: 30日間無料トライアルあり
- その他費用に関する特記事項: 電子帳簿保存法対応オプションや各種連携オプションは別途費用が発生する場合があります。サポートプランも無償から上位サポートまで用意されています。
主な機能一覧
- ファイル共有・管理（社内外対応
- リアルタイム共同編集
- ファイルごとのチャット機能、メンション、スタンプ
- チェックイン・チェックアウト（排他制御
- バージョン管理
- ファイル評価機能（いいね！、星評価
- 承認ワークフロー（ルーティン業務の自動実行
- 高度なセキュリティ設定（アクセス権限、IPアドレス制限、ダウンロードリンクのパスワード保護、透かし挿入
- 電子帳簿保存法対応オプション
- モバイル対応
- API連携、Salesforce連携、Equipmedia連携、Fleekform連携
特徴・強み
- 堅牢なエンタープライズレベルのセキュリティ: AWS基盤上に構築され、ASP・SaaS安全・信頼性情報開示認定やISO27001/27017認証を取得。IPアドレス制限、アクセス権限設定、ファイルの暗号化、操作ログ管理、ダウンロード時の透かし挿入など、多層的なセキュリティ機能で企業の重要情報を保護します。
- リアルタイム共同編集とコミュニケーション活性化: 複数人が同時に1つのファイルを編集できる共同編集機能や、ファイルごとのチャット、メンション機能を搭載。これにより、メールや別途チャットツールでの煩雑なやり取りを削減し、迅速な意思決定とチームワーク向上を支援します。
- 業務自動化による効率向上: ファイルのアップロード通知、承認ワークフロー、契約更新前のリマインダーなど、定型的な業務プロセスを自動化する機能を備えています。これにより、手作業によるミスを削減し、担当者の負担を軽減します。
柔軟な外部連携とカスタマイズ性: Salesforceや各種業務システムとのAPI連携が可能で、企業の既存環境に合わせたカスタマイズが容易です。これにより、サイロ化された情報を統合し、一貫性のあるファイル管理基盤を構築できます。
URL:https://www.fleekdrive.com/
ASTRUX SaaS
出典：ASTRUX SaaS – クラウド上で手軽にドキュメント管理｜ASTRUX2.0
ASTRUX SaaSは、デジタルマトリックス社が提供する文書管理システム「ASTRUX2.0」のSaaS版です。
サーバー構築や専門知識が不要で、ブラウザとインターネット環境があればすぐに利用を開始できます。
文書の登録・検索・版管理といった基本機能に加え、ワークフロー機能、高度なセキュリティ機能（アクセス権管理、操作ログ、PDF持ち出し制限など）を搭載し、特にISO文書管理や契約書管理、リモートワーク環境でのセキュアな文書共有に適しています。
| おすすめの人 |
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| サポート体制 |
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| セキュリティ |
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| 連携可能なツール |
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| 導入企業の一部 |
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| 利用したユーザーの評判 | 良いポイント
ユーザ課金ではなく、ディスクサイズやそれに伴うリソース課金のため、IT費用の試算がしやすいです。また、クライアント証明書も同じ費用の中で利用できるため、大変助かっています。文書管理システムとしての機能は、どういった使い方をするかにもよりますが、文書のチェックイン・チェックアウト、承認フローの作成、全文検索ができるので必要十分です。 改善してほしい点 トップフォルダを作った際は、認識させるための更新処理が必要だったり、グループを表示するときにデフォルトが階層表示ではなかったり、若干面倒です。前者は仕方ないとしても、後者のグループのデフォルト表示は階層にして貰えると嬉しいです。 |
価格
- 初期費用
- ASTRUX SaaS 初期費用: 50,000円（税抜）
- DigitalNet ホスティングサービス 初期費用: 50,000円（税抜
- その他、SSLサーバー証明書費用（年額34,800円～ 税抜）などが推奨されています。
- 月額費用
- DigitalNet ASTRUX SaaS ホスティングサービス（ディスク容量50GB）: 35,000円～（税抜）
- ASTRUX2.0 基本ライセンス: 42,500円～（税抜
- （上記は最小構成の目安。CPU性能やオプションにより変動。例：10アカウント月額22,000円～との情報もあり）
- 無料トライアル: 要問い合わせ（公式サイトに明記なし、ただしSaaSであるため提供の可能性あり）
- その他費用に関する特記事項: 最低利用期間6ヶ月。オプション機能（AD連携、通知オプション、フォーム申請オプションなど）は別途月額費用が発生します。
主な機能一覧
- 文書登録・編集・参照
- 属性検索、全文検索
- 版管理（改訂履歴、旧版管理
- ワークフロー機能（申請、承認、差戻し、合議、発行通知、受領確認など
- アクセス権限管理（フォルダ、ファイル単位
- 操作ログ管理（ファイル参照、属性変更、検索キーワードなど詳細記録
- PDF/DocuWorksファイルの持ち出し制限・印刷制限
- ユーザーパスワード強化
- データバックアップ（遠隔地バックアップはオプション
- モバイル対応
- AD連携オプション
- 電子帳簿保存法対応ストレージオプション
特徴・強み
- サーバーレスでの迅速な導入と運用負荷軽減: SaaS形式のため、自社でサーバーを構築・維持する必要がなく、初期投資を抑えつつ短期間で導入可能です。システム管理やアップデートも提供元が行うため、IT担当者の負担を大幅に軽減します。
- 厳格なセキュリティとコンプライアンス対応: 詳細なアクセス権設定、操作ログの完全記録、PDF等の持ち出し制限機能に加え、データセンターでの厳重なデータ管理体制を構築。これにより、機密情報の保護と内部統制の強化を支援します。
- 柔軟なワークフロー機能: 申請・承認・差戻し・合議など、多彩なアクションを設定できるワークフロー機能を標準搭載。これにより、紙ベースで行っていた各種申請業務を電子化し、意思決定の迅速化と業務効率の向上に貢献します。
豊富な導入実績と信頼性: 大手企業から中小企業、金融機関、官公庁まで、1,000社を超える導入実績があり、多様な業種・業務での活用ノウハウが蓄積されています。これにより、安定したシステム運用と業務への適合性が期待できます。
URL:https://www.astrux.jp/about/saas.html
Documal SaaS
Documal SaaSは、富士通四国インフォテックが提供するクラウド型の文書管理ソリューションです。
文書の作成から活用、保管、廃棄に至るライフサイクル全体をワークフロー機能で自動化し、スムーズな運用を支援します。
規程集、マニュアル、ISO文書、契約書、電子帳簿保存法対応（電子取引）など、社内のあらゆる文書を一元管理できる適用範囲の広さが特徴です。JIIMA認証も取得しており、法令遵守の観点からも安心して利用できます。
| おすすめの人 |
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| サポート体制 |
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| セキュリティ |
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| 連携可能なツール | 具体的な外部SaaSとの連携機能については詳細情報が少ないですが、マスタデータ連携サービスオプションなどが用意されており、基幹システム等との連携は個別対応となる可能性があります。 |
| 導入企業の一部 |
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| 利用したユーザーの評判 | 良いポイント
初心者でも使いやすい優れたユーザーインターフェースが魅力です。特に管理項目の並べ替えなどをその場で確認しながら使えるなど直感的に操作ができます。 改善してほしい点 機能的には特にないですが、月額利用料がアカウント単位であり、より細かく設定できるとコストパフォーマンスに優れたサービスになると思います。 |
価格
- 初期費用: 基本環境設定 330,000円～（パブリックSaaSの場合。プライベートSaaSは1,700,000円～
- 月額費用:
- 10 ID利用: 24,200円～
- パブリックSaaS運用基本サービス 10アカウント: 20,000円～との情報もあり
- （ユーザー数や構成により変動するため、詳細は要問い合わせ）
- 無料トライアル: 1ヶ月間無料トライアルあり（5ユーザー、1GBまで、全機能試用可能
- その他費用に関する特記事項: 導入支援作業は要件に応じて別途見積もり。最低契約期間なし。
主な機能一覧
- 文書ライフサイクル管理（作成、承認、登録、改版、廃棄の自動化
- ワークフロー機能（承認、否決、配信、督促、進捗確認
- キーワード検索、属性検索、全文検索
- アクセス権設定（柔軟な設定が可能
- 版管理（履歴管理
- 期限管理と自動通知・自動廃棄
- 電子帳簿保存法対応（電子取引、JIIMA認証取得済み
- 多要素認証（MFA）、IPアドレス制限
- 多言語対応（日本語、英語、中国語
- 業務テンプレート（取引先情報共有、品質管理、マニュアル公開などカスタマイズ可能
- コンテンツPDF変換オプション
- 認証連携サービス、マスタデータ連携サービスオプション
おすすめの人
- 社内の多様な文書（規程、マニュアル、契約書、ISO文書など）を一元的に管理し、ペーパーレス化を推進したい人
- 文書の作成から廃棄までのライフサイクルをシステムで自動化し、管理業務の効率化と標準化を図りたい人
- 電子帳簿保存法（特に電子取引）への対応が急務であり、JIIMA認証取得済みの信頼性の高いシステムを求めている人
- 国内外の拠点間や取引先と、セキュアな環境で情報を共有し、ワークフローを通じて業務を進めたい人
- 専門知識がなくても導入・運用でき、かつ充実したサポート体制を期待する人
特徴・強み
- 文書ライフサイクルの自動化と広範な適用性: 文書の発生から廃棄までの一連のプロセスをワークフローで自動管理し、規程集からISO文書、契約書まで、社内のあらゆる文書に対応。これにより、管理業務の効率化と人的ミスの削減を実現します。
- 電子帳簿保存法への確実な対応 (JIIMA認証取得): 電子帳簿保存法の「電子取引」要件に適合するJIIMA認証を取得しており、法改正にも安心して対応可能です。タイムスタンプ不要のシステムとしての管理や、取引先名・日付・金額での検索など、法令要件を満たした運用を支援します。
- 富士通グループの信頼性とセキュリティ: 富士通の厳格なセキュリティ基準に基づく監査をクリアし、国内の堅牢なデータセンターで運用。多要素認証やIPアドレス制限、詳細なアクセス権設定など、高度なセキュリティ機能を提供し、情報漏洩リスクを低減します。
豊富な導入実績と充実したサポート: 30年にわたる導入実績から得たノウハウを活かし、使いやすいシステムを提供。専任サポートデスクがメール・Webフォームで対応し、導入から運用までを支援します。無料トライアルも用意されています。
URL: https://www.fujitsu.com/jp/group/fsit/services/pkg/documal-saas/
楽々Document Plus
楽々Document Plusは、住友電工情報システムが開発・提供する文書管理・情報共有システムです。
契約書管理やISO文書管理といった専門的な用途から、社内のあらゆるオフィス文書のペーパーレス化まで幅広く対応します。
高性能な全文検索エンジンと高速ビューワを搭載し、必要な情報を迅速に探し出せる検索性の高さが大きな特徴です。オンプレミス版とクラウド版が用意されており、企業の規模や運用方針に合わせて導入形態を選択できます。
| おすすめの人 |
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| サポート体制 |
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| セキュリティ |
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| 連携可能なツール |
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| 導入企業の一部 |
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| 利用したユーザーの評判 | 良いポイント
文書管理はこのシステムに頼りっきりです。会議で使う書類や申請書類など、全てがペーパーレスなのでデスクがすっきりします。また必要な書類があっても、検索機能で時間をかけずに探せるのが便利です。 改善してほしい点 操作や使い方を覚えるのに、何しろ時間がかかります。慣れてしまえば問題ありませんが、最初は苦戦するかも。 |
価格
- 初期費用:
- オンプレミス版: 1,500,000円～（税抜
- クラウド版: 初期費用に関する具体的な記述は少ないが、オンプレミス版に比べて導入コストを抑えられる傾向にあります。
- 月額費用:
- クラウド版: 100ユーザー 90,000円～/月（税抜、ユーザー数課金
- 無料トライアル: 要問い合わせ（公式サイトに明記なし）
- その他費用に関する特記事項: オンプレミス版はユーザーライセンス（100～1000ユーザー）とCPUライセンスがあります。クラウド版では一部機能制限がある場合があります。
主な機能一覧
- 高性能全文検索（あいまい検索、属性検索、ファイル内検索
- 高速ビューワ（ヒットページ瞬時表示
- 文書登録機能（ドラッグ＆ドロップ、一括登録、PDF変換、OCR処理
- 版管理、変更履歴管理
- アクセス権限設定、持ち出し制御
- ワークフロー機能（電子承認
- 契約書管理機能（期限管理、自動通知、自動延長・廃棄設定
- ISO文書管理機能
- 電子帳簿保存法対応機能（タイムスタンプ、一括検証
- 文書アーカイブ機能
- ファイルサーバー連携閲覧・検索
- 生成AI連携機能（RAG）
特徴・強み
- 圧倒的な検索性能: 高性能全文検索エンジン「QuickSolution」を標準搭載し、あいまい検索や属性検索、ファイル内の文字列まで高速かつ高精度に検索可能です。高速ビューワとの組み合わせで、目的の情報をストレスなく迅速に発見できます。
- 契約書・ISO文書管理への強み: 契約書の期限管理（自動通知、更新漏れ防止）、ISO文書の版管理や改訂履歴管理など、専門的な文書管理業務を支援する機能が充実しています。これにより、コンプライアンス遵守と業務効率化を両立させます。
- 柔軟な導入形態と拡張性: オンプレミス版とクラウド版を選択でき、企業のITポリシーや規模に応じた導入が可能です。また、ファイルサーバー連携や生成AI連携（RAG）など、拡張性も備えています。
充実したセキュリティと内部統制支援: 詳細なアクセス権限設定や持ち出し制御機能に加え、ワークフローによる承認プロセスの電子化、操作ログの記録など、セキュリティと内部統制を強化する機能を提供します。
URL:https://www.sei-info.co.jp/document-plus/
Dropbox Business
出典：Dropbox Professional とチーム向け Dropbox – 詳細 – Dropbox
Dropbox Businessは、個人向けにも広く利用されているオンラインストレージサービスDropboxの法人向けプランです。
ファイルの保存・同期・共有といった基本機能に加え、チームでの共同作業を効率化するための機能（共有フォルダ、コメント機能、タスク管理など）や、セキュリティ機能（アクセス権限設定、遠隔削除、アクティビティログなど）が強化されています。
特に、大容量ファイルの簡単な共有や、マルチデバイスからのアクセス、多数の外部アプリとの連携に強みがあります。
| おすすめの人 |
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| サポート体制 |
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| セキュリティ |
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| 連携可能なツール |
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| 導入企業の一部 |
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| 利用したユーザーの評判 | 良いポイント
改善してほしい点
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価格:
- 初期費用: 0円
- 月額費用 (1ユーザーあたり、年払いの場合):
- Standard: 1,500円（チーム向け5TBストレージ
- Advanced: 2,400円（チーム向け15TBから、必要に応じて追加可能）47
- Enterprise: 要問い合わせ（容量無制限、高度なセキュリティとサポート
- (月払いの場合は料金が若干高くなります)
- 無料トライアル: あり（プランによる、通常30日間
- その他費用に関する特記事項: 最低3ユーザーからのプランが多いです。
主な機能一覧
- クラウドストレージ（大容量対応、プランにより容量無制限も
- ファイル同期・バックアップ
- ファイル共有（リンク共有、権限設定、パスワード保護、有効期限設定
- バージョン履歴（最大1年間）とファイル復元
- 共同作業機能（共有フォルダ、コメント、Dropbox Paper
- Dropbox Transfer（大容量ファイル送信
- Dropbox Sign（電子署名機能
- PDF編集機能
- セキュリティ機能（2段階認証、遠隔データ削除、アクティビティログ、暗号化
- 管理者向け機能（ユーザー管理、デバイス承認、チームアクティビティレポート
- 30万件以上の外部アプリとの連携
- マルチデバイス対応（PC、スマートフォン、タブレット
- Smart Sync（PCのHDD容量を節約する同期機能
特徴・強み
- 圧倒的な使いやすさと高速同期: シンプルで直感的なインターフェースは、ITスキルを問わず誰でも容易に利用開始できます。特許取得の差分同期技術により、大容量ファイルでも高速なアップロード・ダウンロードを実現し、作業ストレスを軽減します。
- 柔軟なファイル共有とコラボレーション: 共有リンクの発行、詳細なアクセス権限設定、パスワード保護、有効期限設定など、セキュアかつ柔軟なファイル共有が可能です。共有フォルダやDropbox Paperを活用することで、チーム内外との共同作業を円滑に進められます。
- 豊富な外部アプリ連携とエコシステム: Microsoft Office、Google Workspace、Slack、Zoom、Adobe Creative Cloudなど、30万件を超える多数のビジネスアプリケーションと連携可能。これにより、既存のワークフローを大きく変えることなく、Dropboxを中心とした効率的な作業環境を構築できます。
堅牢なセキュリティと管理機能: ファイルの暗号化、2段階認証、バージョン履歴によるファイル復元、遠隔データ削除、詳細なアクティビティログといったセキュリティ機能に加え、管理者向けのユーザー管理やデバイス管理機能も充実しており、企業利用にも耐えうる安全性を確保しています。
URL:https://www.dropbox.com/business
box
出典：AIを活用したセキュアなコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーション
Boxは、エンタープライズ向けの高度なセキュリティとコンプライアンス機能を備えたクラウドコンテンツ管理プラットフォームです。
ファイルの保存・共有・共同編集といった基本機能に加え、Box Sign（電子署名）、Box Relay（ワークフロー自動化）、Box Shield（高度なセキュリティ脅威検知）など、ビジネスプロセス全体を支援する多彩な機能を提供します。
特に、金融、医療、政府機関など、セキュリティ要件の厳しい業界での導入実績が豊富です。
| おすすめの人 |
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| サポート体制 |
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| セキュリティ |
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| 連携可能なツール |
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| 導入企業の一部 |
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| 利用したユーザーの評判 | 良いポイント
改善してほしい点 他のクラウドストレージやグループウェア製品と比較すると年額費用が割高に感じる。様々な機能も日々追加、更新もされているが、コストダウンも期待したい。 |
価格:
- 初期費用: Businessプラン以上では30,000円～（代理店経由の場合。オンライン購入の場合は初期費用なしのプランもあります。
- 月額費用 (1ユーザーあたり、オンライン購入・年払いの場合の参考価格):
- Business: $15～ (ストレージ無制限、ファイル上限5GB)
- Business Plus: $25～ (ストレージ無制限、ファイル上限15GB、外部コラボレーター無制限)
- Enterprise: $35～ (ストレージ無制限、ファイル上限50GB、高度なセキュリティとコンプライアンス)
- Enterprise Plus: $50～ (ストレージ無制限、ファイル上限150GB、Box AI機能強化) 57
- 無料トライアル: 14日間無料トライアルあり（個人向けプラン、一部ビジネスプラン）
- その他費用に関する特記事項: 最低利用ユーザー数が設定されているプランがあります（例: Businessプランで3名または5名～。Box AI UnitsやBox Signの利用上限はプランにより異なり、追加購入可能な場合があります。
主な機能一覧
- クラウドストレージ（Businessプラン以上は容量無制限
- ファイル共有・共同編集（社内外対応、7段階のアクセス権限設定
- Box Sign（電子署名機能、全プランで利用可能
- Box Relay（ワークフロー自動化
- Box Shield（高度なセキュリティ、脅威検知、情報漏洩防止
- Box Notes（リアルタイム共同編集メモ
- Box Canvas（オンラインホワイトボード
- Box AI（コンテンツ要約、Q&A、コンテンツ生成など
- バージョン管理
- 詳細な監査ログとレポート機能
- 1,500以上の外部アプリケーションとの連携（Microsoft 365, Google Workspace, Salesforceなど
- 電子帳簿保存法対応支援機能（タイムスタンプ連携など、別途オプションや設定が必要な場合あり）
- マルチデバイス対応
- 開発者向けAPI、Box AI Studio
特徴・強み
- エンタープライズグレードのセキュリティとコンプライアンス: 7段階の詳細なアクセス権限設定、Box Shieldによる脅威検知、DLP機能、電子透かし、詳細な監査ログなど、業界最高水準のセキュリティを提供します。GDPR、HIPAA、FedRAMPなど各種規制にも対応しており、機密情報を扱う企業に最適です。
- AIを活用したインテリジェントなコンテンツ管理: Box AIにより、文書の自動要約、Q&A、コンテンツ生成、メタデータ抽出などが可能。これにより、コンテンツの価値を最大限に引き出し、業務効率を飛躍的に向上させます。
- シームレスなコラボレーションとワークフロー自動化: Box Signによる電子署名機能や、Box Relayによるノーコードでのワークフロー自動化機能を標準搭載。契約締結プロセスの迅速化や、定型業務の効率化を実現し、部門横断的なコラボレーションを促進します。
豊富な外部連携と拡張性: Microsoft 365、Google Workspace、Salesforceなど1,500以上の外部アプリケーションとの連携が可能。また、強力なAPIや開発者ツールが提供されており、企業のニーズに合わせた柔軟なカスタマイズやシステム連携を実現します。
URL:https://www.box.com/ja-jp/home
Knowledge
出典：Knowledge – Free knowledge base system
Knowledgeは、オープンソースソフトウェア（OSS）として提供されている社内Wiki（ナレッジベース）構築ツールです。
完全無料で利用可能で、自社サーバーに簡単にセットアップして運用を開始できます。
Markdown記法に対応したエディタ、タグによる情報分類、スマートフォン対応などが特徴で、コストを抑えつつ、手軽に情報共有基盤を構築したい小規模チームや、技術的な知識を持つ開発者・エンジニアチームに適しています。
| おすすめの人 |
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| サポート体制 |
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| セキュリティ |
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| 連携可能なツール | オープンソースの特性上、APIが公開されていれば外部ツールとの連携を自社で開発できる可能性がありますが、標準で用意されている連携機能は限定的であると考えられます。具体的な連携実績については、コミュニティやドキュメントでの確認が必要です。 |
| 導入企業の一部 |
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| 利用したユーザーの評判 | 良いポイント
改善してほしい点
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価格
- 初期費用: 0円（オープンソースのためソフトウェアライセンス費用は無料
- 月額（または年額）費用: 0円（ソフトウェアライセンス費用は無料。ただし、サーバー費用、ドメイン費用、メンテナンスに関わる人件費などは別途発生
- 無料トライアル: 該当なし（オープンソースのため自由にダウンロード・利用可能）
- その他費用に関する特記事項: 自社でサーバーを運用・管理するためのコスト（サーバーレンタル費、保守運用人件費など）が必要です。
主な機能一覧
- Markdownエディタによる文書作成
- タグによる情報分類・グルーピング
- キーワード検索
- 変更履歴管理（バージョン管理
- コメント機能
- いいね機能
- ユーザー管理、グループ管理
- アクセス権限設定（記事単位、グループ単位など (※注: 元記事のKnowledgeの機能説明はNotePMのものを流用している箇所が多いため、OSS版Knowledgeの正確な機能は公式サイトやコミュニティで確認が必要です)
- スマートフォン表示対応
- 通知機能（情報の登録、評価、コメントなど
- プラグインによる機能拡張の可能性（OSSの特性として
特徴・強み
- 完全無料で利用可能: オープンソースソフトウェアであるため、ライセンス費用が一切かからず、初期コストを大幅に抑えて導入できます。小規模な組織や予算が限られている場合に大きなメリットとなります。
- シンプルなセットアップと操作性: ダウンロードしたファイルをサーバーに配置するだけで比較的簡単にセットアップでき、導入後すぐに利用を開始できます。シンプルな機能構成で、直感的な操作が可能です。
- Markdown対応とタグ機能による整理: Markdown記法による効率的な文書作成が可能で、作成した情報はタグを使って柔軟に分類・整理できます。これにより、情報の検索性向上に繋がります。
スマートフォン対応と通知機能: スマートフォンからのアクセスにも対応しており、外出先からでも情報を確認できます。また、情報の登録やコメントなどのイベントを通知する機能があり、情報の見逃しを防ぎます。
URL:https://information-knowledge.support-project.org/ja/
定額制WEB社内報
「定額制WEB社内報」は、株式会社エンカウントが提供する、WEB社内報の作成・運用に特化したサービスです。
NotePMのプラットフォームを基盤としているわけではなく、エンカウント社独自のサービスとして展開されています。
このサービスは、社内報の企画・デザイン・記事作成（または入稿サポート）・校正・サイト更新といった運用業務を、専門知識がなくても丸ごとアウトソースできる点が最大の特徴です。
従業員数に応じた月額定額制で、記事の更新回数に制限がないため、コストを気にせずタイムリーな情報発信が可能です。
| おすすめの人 |
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| サポート体制 |
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| セキュリティ |
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| 連携可能なツール |
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価格
- 初期費用: 100,000円（初回契約時のみ
- 月額費用 (従業員数に応じて変動):
- 0～200名: 158,000円
- 201～400名: 188,000円
- 401～600名: 218,000円
- 601～800名: 248,000円
- 801～1000名: 278,000円
- 1001～1200名: 308,000円
- 1201名以上: 応相談
- 無料トライアル: 公式サイトに明記なし（要問い合わせ）
- その他費用に関する特記事項: 一部オプション作業は別途費用が発生する場合があります。
主な機能一覧
- WEB社内報サイト構築（エンカウント社が担当
- 記事コンテンツ作成サポート（テキスト・写真入稿
- 原稿校正サービス
- コンテンツ流し込み・サイト更新作業（エンカウント社が担当
- マルチデバイス対応（スマートフォン、タブレット閲覧可能
- デザインフォーマット提供
- 記事更新回数無制限
- （NotePM本体の機能とは異なり、社内報運用代行サービスとしての機能が中心です）
特徴・強み
- 運用丸投げによる担当者負担の大幅軽減: テキストと写真を入稿するだけで、記事作成、校正、サイト更新までプロに任せられます。社内報担当者は本来業務に集中でき、専門知識も不要です。
- 月額定額制・更新無制限のコストパフォーマンス: 従業員数に応じた月額固定料金で、記事の更新回数に制限がありません。追加費用を気にせず、伝えたい情報を迅速かつ柔軟に発信できます。
- プロ品質の社内報実現: 社内報専門のノウハウを持つエンカウント社が、読みやすいデザイン構成とプロによる校正で、質の高いWEB社内報を作成します。これにより、従業員の閲覧率向上やエンゲージメント強化が期待できます 66。
スピーディーな導入とマルチデバイス対応: 契約から約1ヶ月でWEB社内報を立ち上げ可能。スマートフォンやタブレットにも対応しているため、場所を選ばず、PCを持たない従業員も手軽に閲覧できます。
URL:https://www.encount.co.jp/lp/
MyQuick
MyQuickは、インフォコム株式会社が提供するAI搭載の文書管理・契約書管理システムです。
30年以上の実績を持ち、クラウド版とオンプレミス版（サブスクリプション）を選択できます。
最大の特徴は、ユーザー数無制限で利用できるプランがある点と、GPT連携によるAI機能で、文書登録時の情報自動抽出や検索時のキーワード補正・拡張など、利用者の負担を軽減する点です。契約書管理に特化した機能も豊富で、電子契約サービスとの連携も可能です。
| おすすめの人 |
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| サポート体制 |
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| セキュリティ |
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| 連携可能なツール |
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| 導入企業の一部 |
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| 利用したユーザーの評判 | 良いポイント
他の競合ツールに比べてUIが優れているため初見でもある程度の操作はできます。 簡単に使える、というだけでなく、細かな機能も充実しており、自動更新前のリマインドや契約書内の全文検索なども可能な高機能ツールと評価できます。 ビューを使えば契約分類別とか契約書類別、担当者別などの表示ができるため使い勝手については自分でどのようにでも使いやすくすることができます。 改善してほしい点 自分はあまり気になったことがないのですが、同時接続の制限があったと思います。 ここについては時期的に利用者が増えるタイミングもあるため改善できると良いと思います。 |
価格
- 初期費用:
- STARTERプラン: 0円
- STANDARDプラン、AI STANDARDプラン: 300,000円（税抜）
- 月額費用:
- STARTERプラン: 20,000円（税抜、4セッション/DB、10GB）
- STANDARDプラン: 70,000円（税抜、4セッション/DB、50GB、2DB）
- AI STANDARDプラン: 100,000円（税抜、STANDARDプランの機能＋GPT連携基本オプション）
- PREMIUMプラン: 要問い合わせ
- オンプレミス版サブスクリプション: 150,000円～/月（税抜
- 無料トライアル: 要問い合わせ（公式サイトに明記なし）
- その他費用に関する特記事項: 同時アクセス数（セッション数）やデータベース数、ディスク容量によってプランが細かく分かれています。各種オプション（OCR、タイムスタンプ、拡張ワークフローなど）は別途費用が発生します。
主な機能一覧
- 文書登録・保管（属性情報付与）
- AIによる管理情報自動抽出（クラウド版GPT連携
- AIによる検索キーワード補正・拡張（クラウド版GPT連携）
- 多様な検索機能（全文検索、属性検索、カテゴリ検索）
- 期限管理とアラート通知機能）
- ワークフロー機能（承認、差戻しなど、拡張ワークフローはオプション）
- バージョン管理
- アクセス権限設定、セキュリティ管理、ログ取得
- 電子契約サービス連携（CLOUD SIGN, DocuSign, GMOサインなど
- Microsoft Entra ID（旧Azure AD）連携によるシングルサインオン
- 電子帳簿保存法対応機能
- OCRオプション、タイムスタンプオプション
- 登録更新マクロ機能、一括処理マクロ機能
特徴・強み
- ユーザー数無制限プランによるコストメリット: クラウド版では同時アクセス数（セッション数）ベースの料金体系を採用しており、登録ユーザー数に制限がないため、全社展開する場合でもライセンス費用を抑えやすいです。特に契約書管理においては月額2万円（税抜）から利用可能です。
- AI(GPT連携)による業務効率化: クラウド版ではGPTと連携し、アップロードされたファイルから契約社名、契約開始日・終了日などの管理情報をAIが自動抽出・入力します。また、検索時にはキーワードの誤字脱字補正や類義語への拡張を行い、利用者の作業負担を大幅に軽減します。
- 柔軟な契約書管理機能と電子契約連携: 契約書の属性情報を自由に設計でき、電子契約サービス（クラウドサイン、DocuSign、GMOサイン等）と連携することで、電子契約データと契約情報を自動で取り込み一元管理。契約更新期限のアラート通知など、契約管理業務を強力に支援します。
オンプレミスとクラウドの選択肢と豊富な実績: 30年以上の導入実績を持ち、企業のIT環境やセキュリティポリシーに合わせてオンプレミス版（サブスクリプション）とクラウド版を選択できます。多様な業種・規模の企業での導入ノウハウが蓄積されています。
FileBlog
FileBlogは、株式会社鉄飛テクノロジーが開発・提供する、既存のファイルサーバーをそのまま活用できる文書管理・全文検索システムです。
ファイルサーバーに保存されているWord、Excel、PDF、CAD図面など多様な形式のファイルを、Webブラウザ経由でPC、タブレット、スマートフォンから高速に検索・閲覧できます。
Windowsエクスプローラのような操作感と、高性能な全文検索エンジン、豊富なプレビュー機能が特徴で、ファイルサーバーの利便性を大幅に向上させます。
| おすすめの人 |
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| サポート体制 |
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| セキュリティ |
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| 連携可能なツール |
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| 導入企業の一部 |
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| 利用したユーザーの評判 | 良いポイント
複数のファイルサーバーを１箇所に統合して管理を楽にするために導入しました。フォルダを階層的に作成することができるので 、ファイルの種類ごとに体系立てて分類できるのでファイルの統合をスムーズに行えました。ファイルの検索も対象のフォルダを指定して範囲を絞り込め効率的な検索に役に立ちます。
改善してほしい点 隠し属性がついたデータを全文検索の対象にして欲しいです。あるはずのデータがないと思って混乱しましたが、後になって隠しファイルは検索できないことを知りがっかりしました。 |
価格
- 初期費用: エディション、ライセンスタイプ、ユーザー数、文書数により変動。
- 例: RAエディション 年間タイプ 10ユーザー/20万文書: 62,000円（税抜、初年度
- 例: CMエディション 永続タイプ 100ユーザー/100万文書: 初年度合計1,611,000円（税抜、ライセンス＋オプション＋保守
- （SmaBiz!掲載価格例：30ユーザー/20万文書 年間タイプ 初期費用95,000円 税抜
- 月額（または年額）費用:
- 年間タイプ: 年額費用に保守が含まれる（例: 上記RAエディションで次年度以降の年間保守57,000円 税抜
- 永続タイプ: ライセンス費用とは別途、年間保守費用が必要（例: 上記CMエディションで年間保守215,000円 税抜
- 無料トライアル: あり（公式サイトから申し込み可能
- その他費用に関する特記事項: エディション（FS:検索特化、RA:リモートアクセス、CM:コンテンツ管理）、ライセンスタイプ（年間、永続）、ユーザー数、文書数、オプション（CADプレビュー等）の組み合わせで価格が決定します。
主な機能一覧
- ファイルサーバー内全文検索（Office文書、PDF、CAD、DTPデータなど多様な形式に対応
- Webブラウザによるファイル閲覧（ダウンロード不要、全ページプレビュー、サムネイル表示
- Windowsエクスプローラ風のファイル操作（移動、コピー、削除、アップロード
- タグ（属性値）による文書分類・管理
- バージョン管理（Gitベース、CMエディション
- PDFタイムスタンプ連携（JIIMA認証取得、CMエディション
- カンバンボード機能（CMエディション
- アクセス権限管理（Windows標準セキュリティと連携
- モバイル対応（スマートフォン、タブレットからのアクセス
- ポータル画面作成機能
- SharePoint Online連携オプション
- ONLYOFFICE連携によるファイルWeb編集（CMエディション
特徴・強み
- 既存ファイルサーバーをそのまま活用: 新たなデータベース構築や大規模なデータ移行が不要で、現在のファイルサーバー構成を活かしたまま導入できます。これにより、導入の手間とコストを大幅に削減可能です。
- 高性能な全文検索と多彩なプレビュー: 独自の高速検索エンジンにより、数千万ファイル規模でも迅速な検索を実現。Office文書、PDFはもちろん、CADやDTPファイルなど多様な形式のファイルを、専用ソフトなしでブラウザ上で全ページプレビューできます。
- Windowsエクスプローラライクな操作性と柔軟なアクセス: ユーザーに馴染み深いエクスプローラ風のインターフェースで直感的に操作可能。PC、スマートフォン、タブレットからWebブラウザ経由でファイルサーバーにアクセスでき、リモートワーク環境にも最適です。
段階的な機能拡張とコンプライアンス対応: ファイル検索に特化したFSエディションから、リモートアクセス機能が充実したRAエディション、さらにバージョン管理やPDFタイムスタンプ連携（電子帳簿保存法対応）が可能なCMエディションへと、ニーズに合わせて段階的に機能を拡張できます。
URL:https://www.teppi.com/fileblog/product
Final Document
Final Documentは、株式会社インターコムが提供する、セキュアなドキュメント共有・管理とファイル転送機能をワンパッケージにしたクラウドサービスです。
特に社外へのファイル送信時のPPAP対策や大容量ファイルの安全な授受に強みを持ち、ワンタイムパスワード、送達確認、上司承認フローなどの機能を備えています。
加えて、ドキュメント管理、ワークフロー、電子帳簿保存法に対応した請求書保存機能も搭載し、オフィス業務全体の効率化を支援します。
| おすすめの人 |
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| サポート体制 |
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| セキュリティ |
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| 連携可能なツール |
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| 導入企業の一部 |
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価格
- 初期費用: 0円
- 月額費用: 1ユーザーあたり400円（税抜）。最低利用人数5人（月額2,000円～ 税抜）。
- 年額費用: 1ユーザーあたり4,800円（税抜）84。5ユーザーで年額24,000円～（税抜）。
- 無料トライアル: 30日間無料トライアルあり（機能制限なし）
- その他費用に関する特記事項: 最低利用期間3ヶ月 。追加ストレージは10GBあたり月額3,500円（税抜）から 。
主な機能一覧
- セキュアファイル転送（最大10GB、共有リンク発行、ワンタイムパスワード、有効期限設定）
- 送達確認機能（閲覧・ダウンロード通知）
- Outlook連携アドイン
- ファイル送付前の上司承認ワークフロー
- ドキュメント管理（マイキャビネット、共有キャビネット、バージョン管理、タグ付け、期限日設定）
- ファイルプレビュー機能（Office文書、PDF、画像、動画など）
- コメント機能によるドキュメント回覧
- 承認ワークフロー作成機能（ノーコード、ドラッグ＆ドロップ）
- 請求書保存機能（電子帳簿保存法対応）
- セキュリティ機能（自動ウイルスチェック、2要素認証、ストレージ・通信暗号化、IPアドレス制限、操作ログ）
特徴・強み
- PPAP対策と安全な大容量ファイル転送: 共有リンクとワンタイムパスワード、上司承認フローなどを組み合わせることで、脱PPAPを実現しつつ、誤送信リスクを低減した安全なファイル転送が可能です。最大10GBのファイルに対応し、送達確認も行えます 。
- Outlook連携による利便性: 無料のOutlookアドインを利用すれば、使い慣れたOutlookのメール作成画面から直接ファイルをアップロードし、共有リンクを発行できます。これにより、ファイル添付と同様の手軽さでセキュアなファイル共有を実現します 。
- 多機能性とコストパフォーマンス: ファイル転送機能に加え、ドキュメント管理、ノーコードで作成可能なワークフロー、電子帳簿保存法対応の請求書保存機能までをワンパッケージで提供。初期費用0円、1ユーザー月額400円からと導入しやすい価格設定も魅力です 。
充実したセキュリティ機能: 通信・ストレージの暗号化、自動ウイルスチェック、2要素認証、IPアドレス制限、詳細な操作ログ管理など、法人利用に必要なセキュリティ機能を網羅。安心して機密情報を扱うことができます 。
URL:https://www.intercom.co.jp/final_document/
DocuWorks
DocuWorksは、富士フイルムビジネスイノベーションが提供する文書活用ソフトウェアです。
PC上に「電子の机（DocuWorks Desk）」と「電子の文房具（DocuWorks Viewer）」を再現し、紙の文書を扱うような直感的で馴染みやすい操作感で、電子文書の作成、編集、管理、共有を行えます。
スキャン文書やOfficeファイルなど異なる形式の文書も一元的に扱え、クラウドサービスとの連携やモバイル活用にも対応しています 。
| おすすめの人 |
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| サポート体制 |
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| セキュリティ |
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| 連携可能なツール |
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| 導入企業の一部 |
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| 利用したユーザーの評判 | 良いポイント
改善してほしい点 DocuWorksは富士フイルム独自商品なので、他のサービスとの連携が出来ない。 |
価格
- 初期費用: パッケージ版の場合、ライセンス費用に含まれる。サブスクリプション版は初期費用なし。
- 月額（または一括）費用:
- サブスクリプション 1ユーザー: 900円/月（税抜）
- サブスクリプション 10ユーザー: 5,600円/月（税抜、1ユーザーあたり560円）
- DocuWorks 10 ライセンス認証版 1ライセンス: 25,000円（税抜）
- （その他、ボリュームライセンス、アカデミック版、アップグレード版など多数の価格設定あり）
- 無料トライアル: 30日間無料体験版あり
- その他費用に関する特記事項: オプション機能（DocuWorks トレイ 文書追跡サービス、DocuWorks Cloud Connectなど）は別途月額費用が発生します 。インストールメディアは別途2,500円（税抜）。
主な機能一覧
- DocuWorks Desk（電子文書の一覧表示、フォルダ管理）
- DocuWorks Viewer（電子文書の閲覧、編集）
- 多様なファイル形式のDocuWorks文書への変換・一元管理
- 文書の束ねる/ばらす機能
- アノテーション機能（付箋、スタンプ、手書き、図形描画など）
- OCR（文字認識）処理とテキスト編集・コピー
- お仕事バー（定型業務の自動化、機能カスタマイズ）
- DocuWorks トレイ（電子的な文書回覧・配布）
- 文書情報エントリー（属性付与による検索性向上、部分OCR）
- セキュリティ機能（パスワード保護、操作制限）
- 電子署名機能
- クラウド連携（Working Folder, Box, OneDriveなど）
- モバイル連携（iOS/Androidアプリ）
特徴・強み
- 紙のような直感的な操作性: PCの画面上に再現された「電子の机」で、ファイルを開かずにサムネイルで内容を確認したり、文書を束ねたり付箋を貼ったりと、紙の文書を扱うような感覚で直感的に操作できます。これにより、誰でも容易に電子文書の扱いに習熟できます 。
- 多様な文書の一元管理と効率的な編集: スキャンした紙文書やOffice文書、PDFなど、形式の異なるファイルもDocuWorks文書に変換して一元管理。文書の結合やページの入れ替え、多彩なアノテーション機能により、効率的な編集作業が可能です 。
- 「お仕事バー」と「DocuWorks トレイ」による業務効率化: よく使う操作を登録できる「お仕事バー」や、電子的な文書回覧を実現する「DocuWorks トレイ」により、定型業務の自動化や情報共有の迅速化を図り、業務プロセス全体の効率を向上させます 。
クラウド・モバイル連携による柔軟な働き方支援: Working Folderなどのクラウドストレージサービスやモバイルデバイスとの連携により、場所や時間を選ばずに文書へアクセスし、編集・共有が可能。リモートワークや外出先での業務遂行を強力にサポートします 。
URL:https://www.fujifilm.com/fb/product/software/docuworks
PROCENTER/C
PROCENTER/Cは、NECソリューションイノベータが提供する企業間・部門間情報共有プラットフォームです。
文書管理と情報共有の2つの役割を担い、大容量ファイルや機密情報をセキュアな環境で一元管理できます。
オンプレミス版とクラウド版（PROCENTER SaaS）が用意されており、特に製造業や官公庁など、セキュリティ要件が厳しく、かつ社内外の多数の関係者と情報を共有する必要がある組織に適しています。NIST SP800-171対応や電子帳簿保存法JIIMA認証（SaaS版）など、信頼性の高さも特徴です 。
| おすすめの人 |
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| サポート体制 |
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| セキュリティ |
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| 連携可能なツール |
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| 導入企業の一部 |
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| 利用したユーザーの評判 | 良いポイント
資料の作成者や保存日時、更新者が一覧表示されるため、ファイルのバージョン管理がやりやすい。UIもシンプルで、ボタン配置も分かりやすく、画面遷移もスムーズである。アクセス権限の編集機能など、企業間でのファイル共有ツールとしては必要な機能をひととおり揃えている。 改善してほしい点 キーワード検索で引っかからないことがあるため、検索精度を上げてほしい。 |
価格
- 初期費用:
- オンプレミス版: 1,440,000円～（税抜、ハードウェア・ソフトウェア・SI費など別途）
- クラウド版 (PROCENTER SaaS): 0円（基本サービスの場合）
- 月額費用:
- クラウド版 (PROCENTER SaaS) 基本サービス: 50,000円～（税抜、20ユーザーID、50GBディスク容量、ヘルプデスク3インシデント/月を含む）
- 無料トライアル: 評価用の貸し出し対応あり（1ヶ月間）
- その他費用に関する特記事項: オンプレミス版は年間保守費（ライセンス価格の17.25%）が発生。クラウド版は追加ユーザー（1,000円/ID）、追加ディスク（3,000円/10GB）など従量課金要素あり。各種オプションも別途費用 。
主な機能一覧
- 文書登録・版管理（バージョン管理）・履歴管理
- 高度な検索機能（属性検索、全文検索連携）
- 詳細なアクセス権限設定（ユーザー・グループ単位、フォルダ・ファイル単位）
- 操作ログ保存・管理
- サーバー内ファイル暗号化、ダウンロードファイル暗号化
- 多要素認証
- ワークフロー機能（承認機能）
- 大容量ファイル転送・共有（最大2GB標準、オプションでそれ以上も対応）
- 配布・受領確認機能
- 保管期限設定と不要文書自動削除
- 電子帳簿保存法対応（SaaS版はスキャナ保存・電子取引でJIIMA認証取得、オンプレミス版は電子取引対応）
- API連携による機能拡張（Java・WebAPI）
- 多言語対応（日本語、英語、中国語）
特徴・強み
- エンタープライズレベルの高度なセキュリティ: NIST SP800-171（米国の政府調達におけるセキュリティ基準）に対応可能な設計思想。多要素認証、ファイル暗号化（保管時・ダウンロード時）、詳細なアクセス権設定、操作ログの完全記録など、多層的なセキュリティ対策により、機密情報を厳重に保護します 。
- 大容量ファイルのスムーズな共有と確実な授受管理: 最大2GB（オプションでそれ以上）の大容量ファイルに対応し、国内外の拠点や取引先とのスムーズな情報共有を実現。配布・受領確認機能により、重要文書の伝達状況を確実に把握できます 。
- 柔軟な導入形態と豊富な導入実績: オンプレミス版とSaaS版（PROCENTER SaaS）を提供し、企業のIT環境や運用ポリシーに応じた選択が可能です。NEC社内での大規模利用実績に加え、製造業、官公庁を中心に230社以上の多様な導入実績があります 。
API連携による高い拡張性とシステム連携: 公開されたAPI（Java、WebAPI）を利用することで、既存の基幹システムや業務アプリケーションとの連携、アドオン開発が容易に行えます。これにより、文書管理機能を中心とした業務プロセスの最適化が可能です 。
URL:https://www.nec-solutioninnovators.co.jp/sl/procenter/index.html
invoiceAgent 文書管理
invoiceAgent 文書管理は、ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent」の中核をなす文書管理ソリューションです。
請求書、契約書、図面など、社内外で発生するあらゆる帳票・文書の仕分け、保管、検索、他システム連携を可能にします。
電子帳簿保存法（スキャナ保存・電子取引）やインボイス制度への対応機能が充実しており、JIIMA認証も取得。AI OCR連携によるデータ化や、ワークフロー連携による業務自動化も支援します 。
| おすすめの人 |
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| サポート体制 |
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| セキュリティ |
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| 連携可能なツール |
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| 導入企業の一部 |
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| 利用したユーザーの評判 | 良いポイント
改善してほしい点 タイムスタンプの付与をする場合には一度特定フォルダを経由した上で保存する必要があるので、その点が面倒でした。 |
価格
- 初期費用:
- Entryプラン（クラウド・オンプレミス共通）: 0円
- 上位プランや電子契約連携などは初期費用が発生する場合あり（例: 200,000円～）109
- 月額費用:
- invoiceAgent 文書管理 Entryクラウド・オンプレミス: 30,000円～（税抜、10ユーザー）
- （プランは5種類あり、利用形態や機能により変動。スモールスタート向けプランは月額15,000円～との情報も）
- 無料トライアル: 30日間無料トライアルあり（クラウド版、一部機能制限あり）
- その他費用に関する特記事項: 年間契約が基本。タイムスタンプ機能はプランにより同梱またはオプション。AI OCR機能は別途料金体系（画像処理枚数に応じた課金など）。
主な機能一覧
- 文書の自動仕分け・保管（フォルダへの自動振り分け）
- 多彩な検索機能（全文検索、属性検索、日付・金額等の範囲検索、明細検索）
- バージョン管理
- アクセス権限設定、セキュリティコントロール（パスワード設定、印刷不可、透かし、マスク）
- タイムスタンプ自動付与・一括検証（電子帳簿保存法対応）
- 証跡管理（操作ログ）
- AI OCR連携（活字・手書き文字を高精度にデータ化、5つのAI OCRエンジン利用可能）
- 他システム連携（URLリンク機能、Web API、連携アダプター）
- 電子契約連携（invoiceAgent 電子契約）
- Peppol形式（JP PINT）対応
- 文書のライフサイクル管理（保存期間設定、自動削除など）
特徴・強み
- 電子帳簿保存法・インボイス制度への完全対応とJIIMA認証: 電子帳簿保存法のスキャナ保存・電子取引の法的要件を満たすJIIMA認証を取得。タイムスタンプ付与、検索機能、証跡管理など、法令遵守に必要な機能を標準搭載し、安心してペーパーレス化を推進できます 。
- AI OCR連携による高度なデータ活用: 複数のAI OCRエンジンと連携し、紙文書や画像ファイルから高精度に文字情報を抽出・データ化。これにより、手入力作業の大幅な削減と、検索性の飛躍的な向上を実現します 。
- 柔軟なシステム連携と自動化: Web APIや連携アダプターにより、既存の基幹システムや業務アプリケーションとスムーズに連携可能。文書の自動取り込み・仕分け機能と組み合わせることで、帳票処理業務全体の自動化と効率化を支援します 。
全社的な文書管理基盤としての拡張性: 請求書や契約書だけでなく、図面や報告書など社内のあらゆる文書を一元管理可能。版管理や共有機能も備え、品質管理や生産プロセスの効率化にも貢献します。クラウド版とオンプレミス版を選択できるため、企業の規模やIT方針に合わせた導入が可能です 。
URL:https://www.wingarc.com/product/ia/documents/index.html
LegalForceキャビネ
出典：【公式】LegalForceキャビネ（リーガルフォースキャビネ） ｜ 契約書管理ができるAI契約管理システム
LegalForceキャビネは、株式会社LegalOn Technologiesが提供する、締結後の契約書管理に特化したAI契約管理システムです。
契約書をアップロードするだけで、AIが契約当事者名、契約開始日・終了日、自動更新の有無といった重要情報を自動抽出し、管理台帳を自動生成します。
条文検索、更新期限リマインド、関連契約書の紐付けなどの機能により、契約書管理業務の効率化とリスク低減を強力に支援します。電子帳簿保存法にも対応しています 。
| おすすめの人 |
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| サポート体制 |
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| セキュリティ |
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| 連携可能なツール |
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| 導入企業の一部 |
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| 利用したユーザーの評判 | 良いポイント
改善してほしい点
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価格
- 初期費用: 契約書の手動補正件数により変動（要問い合わせ）
- 月額費用: 年間の契約書アップロード件数に応じて変動。
- エントリープラン: 42,500円（税抜、年間アップロード上限50件、基本アカウント30）
- ベーシック100プラン: 55,000円（税抜、年間アップロード上限100件、基本アカウント100）
- 上位プラン（ベーシック300, 500, 1000）あり
- 無料トライアル: 要問い合わせ（公式サイトでデモ依頼が可能）
- その他費用に関する特記事項: スキャンプラス（スキャン代行）、IPアドレス制限、オペレーション補正（目検補助）などのオプションは別途費用 。
主な機能一覧
- AIによる契約情報自動抽出・管理台帳自動生成
- 契約書の一括／個別アップロード
- 関連契約書の紐付け機能
- 条文検索（アップロード契約書の全文テキストデータ化）
- 更新期限の自動計算・リマインド通知
- 契約書ごとの担当者設定
- 契約書のモニタリング機能（フラグ付け）
- 柔軟な閲覧権限設定（所属組織・ユーザーごと）
- 電子契約サービス連携（Docusign, GMOサイン, クラウドサイン）
- 電子帳簿保存法対応機能（電子取引データ・スキャナ保存要件対応、JIIMA認証取得）
- 管理台帳ダウンロード（Excel形式）
- 英語契約書対応
- オプション: LegalForceキャビネ サインプラス（電子契約機能）、スキャン代行サービス、原本保管サービス、IPアドレス制限
特徴・強み
- AIによる契約管理台帳の自動生成: 契約書をアップロードするだけで、AIが契約当事者名、契約期間、自動更新条項の有無などの重要情報を自動で抽出し、管理台帳を作成。手入力の手間とミスを大幅に削減し、管理業務を効率化します 。
- 高度なリスク検知と期限管理: AIが契約書の更新期限を自動計算し、事前にメールでリマインド。不要な契約の自動更新や重要な契約の失効を防ぎます。また、条文検索機能により、過去の契約書から類似条項やリスクのある条項を迅速に特定できます 。
- 関連契約書の紐付けと変更履歴の追跡: 原契約と覚書、秘密保持契約と業務委託契約など、関連する契約書同士を紐付けて管理可能。これにより、契約内容の変更経緯や全体像を正確に把握し、常に最新かつ完全な合意内容にアクセスできます 。
電子契約サービスとの連携と電子帳簿保存法対応: 主要な電子契約サービス（Docusign、GMOサイン、クラウドサイン）と連携し、電子締結した契約書を自動で取り込み一元管理。JIIMA認証も取得しており、電子帳簿保存法の法的要件に準拠した適切な契約書保管が可能です 。
URL:https://www.legalon-cloud.com/legalforce-cabinet
バクラク電子帳簿保存
出典：クラウド型電子帳簿保存システム【バクラク電子帳簿保存】
バクラク電子帳簿保存は、株式会社LayerXが提供する「バクラク」シリーズの一つで、請求書や領収書などの国税関係書類の電子保存に特化したクラウドサービスです。
電子帳簿保存法（スキャナ保存・電子取引）およびインボイス制度に対応し、JIIMA認証も取得済み。書類をアップロードするだけでAI-OCRが取引先名・取引日・金額などを自動読み取りし、入力の手間を大幅に削減します。無料プランから始められる手軽さも魅力です 。
| おすすめの人 |
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| セキュリティ |
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| 連携可能なツール |
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| 導入企業の一部 |
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| 利用したユーザーの評判 | 良いポイント
改善してほしい点
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価格
- 初期費用: 0円（無料プラン・有料プラン共通）
- 月額費用:
- 無料プラン: 0円（ユーザー上限5名、月間アップロード200件、AI-OCRお試し5件まで）
- 有料プラン: 12,000円～（税抜、ユーザー上限10名、月間アップロード500件～）
- 無料トライアル: 無料プランが実質的なトライアルとして利用可能
- その他費用に関する特記事項: 有料プランは保管書類件数に応じて追加料金が発生する場合があります（例: 500件まで100件単位で追加可能）。大規模事業者は個別見積もり 。
主な機能一覧
- 電子帳簿保存法対応（スキャナ保存・電子取引、JIIMA認証取得）
- インボイス制度対応（適格事業者登録番号の自動判定）
- AI-OCRによる書類情報自動読み取り（取引先名、取引日、取引金額、書類種別など）
- タイムスタンプ自動付与
- 検索機能（日付、金額、取引先名など複数条件での検索）
- 書類確認機能（第三者による確認証跡記録）
- ユーザーごとの閲覧制限、カテゴリー別権限管理
- 書類項目のCSV/PDF出力
- 書類項目の一括変更
- メールからの書類取り込み
- SAML認証、IPアドレス制限（有料プラン）
- API連携（有料プラン、別途開発プログラム要）
特徴・強み
- 改正電子帳簿保存法・インボイス制度への完全準拠: スキャナ保存・電子取引の両方でJIIMA認証を取得しており、法令要件を確実に満たした運用が可能です。タイムスタンプ付与や検索要件への対応も万全です 。
- AI-OCRによる入力作業の大幅削減: 書類をアップロードするだけで、AI-OCRが取引年月日、取引金額、取引先名などの主要項目を自動で読み取りデータ化。手入力の手間とミスを大幅に削減し、経理業務の効率を飛躍的に向上させます 。
- シンプルな操作性と無料からの導入ハードルの低さ: 直感的で分かりやすいユーザーインターフェースで、マニュアルなしでも容易に操作可能。月間200件まで保存できる無料プランが用意されており、コストをかけずに電子帳簿保存法対応を始められます 。
「バクラク」シリーズとの連携による拡張性: 請求書受領や経費精算など、他の「バクラク」シリーズ製品と連携することで、支出管理業務全体のDXを推進できます。これにより、データの一元管理とさらなる業務効率化が期待できます 。
URL:https://bakuraku.jp/denshichobo/
文書管理システムを導入する6つのメリット
文書管理システムの必要性やメリットは以下の記事でも詳しく解説しています。あわせてご覧ください。
＞関連記事：文書管理はなぜ必要か？その目的とビジネスにおけるメリットを解説
メリット①必要な文書を検索できる
文書管理システムに書類を保存すれば、タイトルや内容といったテキストデータを記載した状態で保管できます。タイトルや文書の内容が保存されれば、システムが検索してくれるため検索時間の短縮が可能です。
「大量にある資料のページを、一枚一枚めくって欲しい情報を探す」という手間がなくなるため、大幅な作業効率の向上が見込めます。
NotePMであれば保管したファイル形式を問わず、タイトルや文書内すべての文字まで検索できます。検索でヒットした場合、打ち込んだKWがマークアップされて書類を発見しやすいのも特徴です。
メリット②トラブルを回避できる
書類は似た内容の資料、更新されていない古い資料が混ざってしまうものです。
最新の資料と勘違いし利用してしまうと、思わぬトラブルが発生してしまいます。トラブルが発生してしまうと、業務効率が大幅に低下してしまうかもしれません。
しかし、文書管理システムであればたとえ同じ資料であったとしても、資料の作成日順に並べられるため、古いデータを使うというトラブルが防げます。
メリット③どこでもデータ共有できる
文書管理システムを利用すれば、専用のデバイスでどこでもデータ共有ができます。
書類を確認したい場面は、必ずしも社内だけとはいえません。出張先、休日に自宅で確認したい場合もあるでしょう。
社外にいたとしても専用のデバイスがあれば、必要な資料をいつでも保管でき、書類をいつでも引き出せます。
欲しいときに書類を確認できれば、疑問や悩みをすぐに解決でき、業務の効率化が見込めます。
メリット④ペーパーレス化できる
書類を紙で保管すると広い空間を確保しなければならず、保管場所を借りたり書類の整理が必要になったりします。
また、広い空間から書類を探すのは一苦労であり、従業員に大きな負担をかけてしまうかもしれません。
しかし、文書管理システムならデジタル化して保管するため、簡単に検索できて探す手間を減らせます。
人によっては紙ベースでないと不安という人もいるかもしれませんが、必要なときに検索してプリントすれば問題ないはずです。
＞関連記事：ナレッジ共有とは？進める方法や成功させるポイント、役立つツールを紹介
メリット⑤セキュリティを強化できる
文書管理システムにはメンバー管理機能があり、閲覧できる人や編集できる人の制限などが自由に設定できます。
重要な書類に一つひとつロックをかけていく作業は非常に手間のかかるものですし、ケースによってはロックのし忘れが発生してしまうなど、セキュリティ面で万全とはいえません。
しかし、文書管理システム自体に制限を設定しておけば、保存するだけで安全な状態が保てるのでセキュリティ強化にも効果を発揮してくれます。
メリット⑥電子帳簿保存法改正に対応できる
電子帳簿保存法とは、決算や国税関係の電子データについて取り決めした法律です。
2022年、電子帳簿保存法が改正となり、データで受領した見積書や請求書、契約書などの取引情報はデータでの保管が必須となりました。
データは保管するだけでなく「真実性の確保」と「可視性の確保」も必須とされています。
つまり、保管されているデータが改ざんできないようになっていること、税務調査ですぐにデータ開示できることが必要です。
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文書管理システムを導入する4つのデメリット
デメリット①導入・運用・教育にコストがかかる
文書管理システムを導入する際には、システム運用にかかるイニシャルコストとランニングコスト、それらを全社員が使いこなせるようにするための教育コストがかかってきます。
文書管理システムは導入することがゴールではなく、活用していくことこそが目的であるため、各種コストに対する対策を怠ってはなりません。
コストの削減を優先して使いにくいシステムを導入したり、社員の教育を怠ってしまったりすると、結果的に業績に悪影響をおよぼしてしまいます。
デメリット②運用ルールを定期的に見直す必要がある
文書管理システムを運用する中で、さまざまな課題や改善点が見つかるものです。
課題や改善点がないかしっかりとアンテナを張っておき、定期的な運用ルールの見直しを行っていかなければなりません。
見直しを怠ってしまうと文書管理システムの中のデータが分散してしまい、本来の機能を果たせなくなってしまいます。
本来の機能を失うと、文書管理システムが使われなくなってしまうという最悪の事態にもなりかねません。
また、定期的に新機能が追加されたり、使い勝手の良いシステムが提供されたりすることもあります。導入したら終わりではなく、常に最新の状況を把握しておく必要があります。
デメリット③サイバー攻撃・システム障害のリスクが生じる
文書管理システムには、セキュリティを強化するためのメンバー管理機能が搭載されています。しかし、メンバー管理機能だけではデータの安全性を完全に保証できません。
文書管理システムを使用しても、サイバー攻撃やシステム障害などでデータが破損するリスクは残ります。サイバー攻撃・システム障害によるデータの破損を回避するには、文書管理システムとは別の場所にバックアップを取るなどの対策が必要です。
デメリット④紙の文書を使う場合はスキャンの手間が生じる
文書管理システムに保管した文書を、紙の状態で共有したいケースも考えられます。その場合、システム内の文書をスキャンする手間が生じます。
とくに、紙で利用することが多い文書を電子化すると、かえって効率が悪くなるため注意です。すべての文書を電子化するのではなく、文書の種類や紙で利用する頻度を考慮したうえで、電子化するかどうかを検討することが重要です。
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文書管理システムの5つのタイプ
社内文書全般保管・活用型
- 特徴: ファイルサーバーのように社内のあらゆる文書（Officeファイル、PDF、画像など）を電子的に保管し、高度な検索機能やバージョン管理、アクセス権限設定によって効率的な活用を支援します。
- 主な用途: 既存ファイルサーバーの課題解決、ペーパーレス化推進、情報検索性の向上、ナレッジマネジメント基盤構築。
- 選定ポイント: 検索機能の精度と速度、対応ファイル形式の広さ、既存システムとの連携性、セキュリティ機能の充実度。
社内文書全般作成・共有型
- 特徴: 文書やナレッジの作成・編集機能が充実しており、複数人での共同編集やコメント機能を通じたコミュニケーションを重視します。社内wikiやマニュアル作成、情報ポータルとしての活用に適しています。
- 主な用途: 社内ノウハウの蓄積・共有、業務マニュアル作成・運用、プロジェクト情報共有、社内コミュニケーション活性化。
- 選定ポイント: エディタの使いやすさ、テンプレートの豊富さ、共同編集機能の円滑さ、通知機能やコミュニケーション支援機能。
契約書保管・活用型
- 特徴: 締結済みの契約書を電子的に保管し、契約情報（契約期間、自動更新の有無など）をAI等で自動抽出・管理台帳化。更新期限リマインドや関連契約書の紐付けなど、契約ライフサイクル管理に特化した機能を持ちます。
- 主な用途: 契約書の一元管理、契約リスク（更新漏れ、不利な自動更新など）の低減、コンプライアンス強化。
- 選定ポイント: AIによる情報抽出精度、期限管理機能の柔軟性、電子契約サービスとの連携、電子帳簿保存法への対応状況。
契約書作成・共有型
- 特徴: 契約書の作成支援（テンプレート、条項チェックなど）、電子署名サービスとの連携または内包、契約締結プロセスのワークフロー管理など、契約締結業務全体の効率化に焦点を当てています。
- 主な用途: 契約締結プロセスの迅速化、リーガルテック活用による法務業務の効率化、ペーパーレス契約の推進。
- 選定ポイント: 契約書作成支援機能の充実度、対応する電子署名サービス、ワークフロー設定の柔軟性、弁護士監修などの信頼性。
社内外保管型（クラウド型ファイルサーバー）
- 特徴: 社内外の取引先や顧客との間で、大容量ファイルや機密情報を安全に送受信・共有することに特化。詳細なアクセス権限設定、暗号化、操作ログ、有効期限付き共有リンクなどのセキュリティ機能を重視します。
- 主な用途: PPAP対策、大容量ファイルの安全な受け渡し、プロジェクト単位での外部関係者との情報共有。
- 選定ポイント: セキュリティ機能の強度（暗号化方式、認証方法など）、ファイル転送速度と容量制限、操作ログの管理機能、ゲストアカウントの扱いやすさ。
文書管理システム・ツールの選び方と比較方法
文書管理システム・ツールを選ぶときには、次のポイントを押さえておきましょう。
- 導入目的にあった機能があるか
- 検索性は高いか
- セキュリティ対策できるか
- オンプレミス型かクラウド型か
- マルチデバイスに対応しているか
- 操作性に優れているか
- 各種制度・法令に対応できるか
- 他のシステムと相性が良いか
ポイントを理解していれば、システム・ツールの選択や比較を簡単に行えるようになります。
導入目的にあった機能があるか
文書管理システムの目的は「文書の共有」や「承認の自動化」が一般的です。
しかし、企業によっては従業員の使い勝手を考慮し「検索性の高さ」「保管・編集のしやすさ」を目的とする場合もあるかもしれません。
企業によって導入する目的に違いがあり、目的によって選ぶシステムが変わってきます。
導入目的を明確にして、必要な機能が十分に備わった文書管理システムを選ぶことが重要です。
検索性は高いか
過去の文書を頻繁に使用するなら、検索性の高いシステムを選ぶのがおすすめです。
文書管理システムに書類を保管しても、簡単に取り出せないようでは利用者の減少につながってしまいます。
フォルダ名だけでなく、文書の中身まで検索できるシステムであれば、必要な文書を探しやすいでしょう。
NotePMであれば、保管されている文章のフォルダ名から文書の中身まですべて検索できます。検索性が高い文書管理システムの導入を検討しているなら、ぜひご検討ください。
セキュリティ対策できるか
ビジネス文書には、機密性の高い情報も含まれます。社外秘の情報や、社内の一部にしか開示できない情報を守るためにセキュリティ対策が必要です。
情報の漏洩を起こすと消費者からの信頼を大きく損なってしまい、企業に大きなダメージを与えてしまいます。
情報漏洩リスクを下げるためにも、セキュリティ対策が講じられている文書管理システムを選択しなければなりません。
ファイルやフォルダ単位でアクセス制限をかけられたり、編集・閲覧などの権限を変更できたりするシステムであれば、情報漏洩のリスクを軽減できるでしょう。
オンプレミス型かクラウド型か
オンプレミス型の文書管理システムはクラウド型よりカスタマイズの自由度が高い傾向にあり、自社にあった形で使いやすい点が特徴です。
しかし、オンプレミス型の導入やカスタマイズにはプログラミングの知識が必要です。
クラウド型はノンプログラミングで導入可能なため、IT分野以外の人も使いやすいというメリットがあります。
オンプレミス型とクラウド型は特徴が異なるため、自社にあったシステムを選択することが大切です。
マルチデバイスに対応しているか
スマートフォンやタブレットでもアクセス可能なシステムであれば、外出先やリモートワーク中も確認できます。
たとえば、商談した直後に契約書の発行・申請・承認の実行が可能です。
マルチデバイスで利用できればスピード感のある対応ができ、取引先や顧客から信頼を得られる可能性が高まります。
また、マルチデバイスに対応している点を利用して、取引先や顧客に書類を閲覧してもらうことも可能です。
商談に有利となる資料を提示しながら話を進めていけば、契約締結の確度を高められます。
操作性に優れているか
操作性を確認して文書管理システムを選ぶことも重要です。操作性の悪い文書管理システムは、社内のメンバーに使い方を覚えてもらいにくいため、導入に時間がかかります。ユーザーインターフェースなども考慮して、使いやすいと思える文書管理システムを選びましょう。
また、カスタマイズ機能の有無も判断基準の一つとなります。自社の業務フローにあわせて柔軟にカスタマイズできる文書管理システムであれば、より効率的に運用できます。
各種制度・法令に対応できるか
特定の制度や法令に対応した文書管理が必要な場合は、文書管理システムの機能が要件を満たせるかどうかを確認することが重要です。
たとえば「ISO 9001」という品質管理の規格を取得する場合、文書管理について満たすべき要件の一部として以下が挙げられます。
- 必要な文書をいつでも検索できること
- 十分なセキュリティ性能を用いて保管されていること
- 文書が読みやすい状態であること
文書管理システムが上記の要件を満たせない場合、導入した意味が薄れてしまいます。
導入を検討している文書管理システムについては、特定の制度や法令に対応した文書管理ができるかどうかも慎重に判断しましょう。
他のシステムと相性が良いか
すでにワークフローシステムや電子契約・署名サービスなどを利用している場合は、文書管理システムと連携できる可能性があります。
たとえば、電子契約・署名サービスと文書管理システムを連携させると、署名された契約書の契約日や契約金額などの属性を文書管理システムに取り込める可能性があります。契約日・契約金額などの情報を取り込むことで、契約書をスムーズに検索可能です。
既存のシステムと上手く連携させることで業務効率化を見込めます。文書管理システムを導入する前に、既存のシステムとの相性を調べておくことがおすすめです。
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文書管理システム「NotePM」の導入事例
ここからは、文書管理システムの一つである「NotePM」を導入した事例を紹介します。
- 【事例1】株式会社ラクス
- 【事例2】株式会社小田急フィナンシャルセンター
- 【事例3】税理士法人FLAGS（旧：税理士法人末松会計事務所）
それぞれの事例を確認しながら、文書管理システムを導入するメリットを具体的にイメージしてみてください。
【事例1】株式会社ラクス
株式会社ラクスは、主に業務効率化のサービスを提供している会社です。「マニュアル文書が社内に散在している」「マニュアルのバージョンが古いまま放置されている」などの問題があったため、NotePMを導入して問題解決を図りました。
NotePMでマニュアルを管理することで、マニュアルを管理する場所が一元化され、情報を探す時間がおよそ4割削減されました。また、マニュアルを更新する文化が社内に醸成され、情報が古いまま放置される心配がなくなった点もNotePMの導入効果です。
＞関連記事：【導入事例】検索時間が4割削減！急成長SaaSが実践するナレッジ共有を浸透させるための取り組みとは – 株式会社ラクス
【事例2】株式会社小田急フィナンシャルセンター
株式会社小田急フィナンシャルセンターは、小田急グループの経理・給与計算を専門で行っている企業です。ナレッジ共有に関する課題の一つとして挙げられていたのが、マニュアルを管理するファイルサーバーの階層が深く、必要な情報を探すのに時間がかかるというものでした。
問題解決のためにNotePMを導入したところ、NotePM内で保管している文書について全文検索ができるため、情報の検索時間を8割ほど削減できました。管理場所が一元化されてマニュアルの場所がわかりやすくなったため、新入社員や異動した社員も情報を探しやすくなりました。
＞関連記事：【導入事例】NotePMで実現するDX時代のマニュアル管理。数秒で欲しい情報にアクセス – 株式会社小田急フィナンシャルセンター
【事例3】税理士法人FLAGS（旧：税理士法人末松会計事務所）
税理士法人FLAGSは、税理士法人として中小企業の税務申告などを行っている企業です。所員が増えてきたことに伴って情報共有の必要性を感じたため、検索性の高い文書管理システムとしてNotePMを導入しました。
当初想定されていた通り、NotePMの導入によって情報が検索しやすくなり、業務効率がアップしました。とくに、入所手続き・新人教育について教育コストを削減できた点が大きな効果です。
＞関連記事：【導入事例】新人教育の工数を5割削減！所内の情報を集約して生産性を向上させるNotePMの活用方法 – 税理士法人FLAGS（旧：税理士法人末松会計事務所）
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文書管理システムを活用して業務効率の改善を実現しよう
文書管理システムを導入すれば、書類探索の時間を短縮できたり、文書紛失リスクを抑えられたりします。業務の効率化、情報漏洩対策などを検討している企業にマッチしているシステムといえます。
しかし、文書管理システムには多くの種類があり、自社にあったシステムを選択しなければいけません。検索性やセキュリティ性能の高さなど、各種システムの特性を確認しておきましょう。
文書管理システムでおすすめなのはNotePMです。ファイルの種類を問わず、タイトルから文書の内容全体を検索し、探しているものがすぐに見つかる検索性の高さを誇ります。
銀行や大学でも採用されているセキュリティ性能の高さも兼ね備えているので「安心して使いたい」「実績あるシステムを導入したい」とお考えの方は、ぜひ利用をご検討ください。
