文書管理システムとは？メリットや選び方・おすすめ製品10選を紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

文書管理システムとは、社内の書類を電子化して、作成から廃棄までのサイクルを一元管理するシステムです。

文書をバラバラに管理すると、探す手間がかかったり紛失したりするおそれがありますが、文書管理システムを導入すれば探索の手間や紛失のリスクを防げます。

本記事では、文書管理システムの概要や導入するメリット、おすすめ製品や選び方を解説します。文書管理システムの導入を検討している方は、ぜひ最後までご覧ください。
 

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文書管理システムとは

文書管理システムとは、社内の書類を電子化し、作成から廃棄までのサイクルを一元管理するシステムです。

文書管理システムを導入すれば、「必要な文書の保管・保存」と「情報・ナレッジの有効活用」を実現できます。

また、「必要な文書を」「必要な人が」「いつでも必要なときに」「どこにいても」「すぐに取り出して利用」することも可能です。

文書管理システムの主な機能

• 強力な検索機能（分類、タグ、全文検索）
• バージョン管理機能
• セキュリティ機能（アクセス権限、情報漏洩対策）
• 保管期限や更新日の管理機能（ライフサイクル管理）
• ワークフロー機能（申請・承認）
• マルチデバイス対応（PC/スマホ/タブレット）

関連記事：いまさら聞けない！文書管理の基本事項と押さえておくべきポイント

そもそも文書とは

文書とは、文字で書き写したものすべてです。紙に文字を書いても、パソコンで入力しても文書になります。

ただ、文書管理システムで扱うドキュメントの種類は一定のものであり、契約書や請求書、稟議書など申請・承認業務に必要なものが中心です。

システムによっては、マニュアルや議事録、メモなどまで扱えるものもあります。ファイルの種類もWordやExcel、PDFなどさまざまです。

関連記事：【例文付き】ビジネス文書のルールやテンプレートを紹介！社内文書・社外文書それぞれの書き方とは？

ファイルサーバーとの違い

	特徴
文書管理システム	・文書に関する業務を一元管理するシステム ・作成、分類、管理、検索、更新、廃棄などができる ・検索性が高い ・セキュリティ性能が高い
ファイルサーバー	・文書を保管しておくだけのもの ・検索性が低い ・セキュリティ性能が低い ・検索や編集機能がないものもある

上表のように、文書管理システムとファイルサーバーとでは利用する目的が異なります。

文書管理システムは書類の作成から廃棄までおこなうのを前提としていますが、ファイルサーバーはデータを保管するだけの役割です。

企業として書類を一元管理したい場合は、文書管理システムを選択して導入する必要があります。

文書管理システム導入の必要性

文書管理システム導入の必要性が高い理由は、以下のとおりです。

• デジタル化により紙ベースでの保管が減っているから
• 書類探索の時間がもったいないから
• 書類紛失のリスクを回避したいから
• 書類の分類にかかる手間を解消したいから
• 書類を保管するスペースを削減したいから など

紙ベースの書類は保管にも探索にも時間がかかり、業務効率が下がってしまいます。書類は申請書や契約書、業務マニュアル、提案書など種類も多くあって分類するだけでも手間です。

また、紙ベースでの保管には大きな空間が必要であり、場所を借りるのは費用がかかります。倉庫のような人があまり入らない場所に保管すると、紛失や盗難のリスクも高くなってしまいます。

業務効率化、リスク回避の観点から見ても、文書管理システムの必要性は高いといえるでしょう。

従来の文書管理の課題

文書管理システムを導入していない従来の管理課題は、次のとおりです。

• 作業効率の低下
• 文書紛失などのリスク

システムを導入すれば、文書にまつわる課題が解決できます。

作業効率の低下

日々の仕事において、「探す」という行為に意外なほど多くの時間をかけてしまっています。

急いでいるのに目当ての書類が見つからず、イライラした経験がある人も多いのではないでしょうか。

あの書類はどこにやったのだろうと引き出しの中を探し、仮に1分でみつけられたとしても、探索を何十回と繰り返せばかなりの時間を消費してしまいます。

何時間も書類探しに時間を使うくらいなら「ほかの仕事ができたのに」と感じることもあるかもしれません。

文書紛失などのリスク

時間の多くを書類の探索に費やすのは、所在不明の資料が多いからです。

書類の所在が不明なのは、文書紛失や文書盗難のリスクが高い状態であることを示しています。

文書の紛失は従業員の業務効率を低下させるだけでなく、情報漏洩として企業全体の問題になるケースもあります。

文書紛失のリスクは非常に高いと認識し、なくさないように対策を講じましょう。

文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムを導入すると、次のような多くのメリットが得られます。

• 必要な文書を検索できる
• トラブルを回避できる
• どこでもデータ共有できる
• ペーパーレス化できる
• セキュリティを強化できる
• 電子帳簿保存法改正に対応できる

ここからは文書管理システム導入のメリットについて解説していきますので、導入の際の検討材料にしてみてください。

文書管理システムの必要性やメリットは以下の記事でも詳しく解説しています。あわせてご覧ください。

関連記事：文書管理はなぜ必要か？その目的とビジネスにおけるメリットを解説

必要な文書を検索できる

文書管理システムに書類を保存すれば、タイトルや内容といったテキストデータを記載した状態で保管できます。タイトルや文書の内容が保存されれば、システムが検索してくれるため検索時間の短縮が可能です。

「大量にある資料のページを、一枚一枚めくってほしい情報を探す」という手間がなくなるため、大幅な作業効率の向上が見込めます。

NotePMであれば保管したファイル形式を問わず、タイトルや文書内すべての文字まで検索できます。検索でヒットした場合、打ち込んだKWがマークアップされて書類を発見しやすいのも特徴です。

より理解を深めてもらうため、無料トライアルやサービス資料も提供しておりますので、以下からぜひご確認ください。

 

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トラブルを回避できる

書類は似た内容の資料、更新されていない古い資料が混ざってしまうものです。

最新の資料と勘違いし利用してしまうと、思わぬトラブルが発生してしまいます。トラブルが発生してしまうと、業務効率が大幅に低下してしまうかもしれません。

しかし、文書管理システムであればたとえ同じ資料であったとしても、資料の作成日順に並べられるため、古いデータを使うというトラブルが防げます。

関連記事：適切な分類方法で効率的な文書管理をおこなうには？

どこでもデータ共有できる

文書管理システムを利用すれば、専用のデバイスでどこでもデータ共有ができます。

書類を確認したい場面は、必ずしも社内だけとはいえません。出張先、休日に自宅で確認したい場合もあるでしょう。

社外にいたとしても専用のデバイスがあれば、必要な資料をいつでも保管でき、書類をいつでも引き出せます。

欲しいときに書類を確認できれば、疑問や悩みをすぐに解決でき、業務の効率化が見込めます。

ペーパーレス化できる

書類を紙で保管すると広い空間を確保しなければならず、保管場所を借りたり書類の整理が必要になったりします。

また、広い空間から書類を探すのは一苦労であり、従業員に大きな負担をかけてしまうかもしれません。

しかし、文書管理システムならデジタル化して保管するため、簡単に検索できて探す手間を減らせます。

人によっては紙ベースでないと不安という人もいるかもしれませんが、必要なときに検索してプリントすれば問題ないはずです。

関連記事：ナレッジ共有とは？進める方法や成功させるポイント、役立つツールを紹介

セキュリティを強化できる

文書管理システムにはメンバー管理機能があり、閲覧できる人や編集できる人の制限などが自由に設定できます。

重要な書類に一つひとつロックをかけていく作業は非常に手間のかかるものですし、ケースによってはロックのし忘れが発生してしまうなど、セキュリティ面で万全とはいえません。

しかし、文書管理システム自体に制限を設定しておけば、保存するだけで安全な状態が保て、セキュリティ強化にも効果を発揮してくれます。

電子帳簿保存法改正に対応できる

電子帳簿保存法とは、決算や国税関係の電子データについて取り決めした法律です。

2022年、電子帳簿保存法が改正となり、データで受領した見積書や請求書、契約書などの取引情報はデータでの保管が必須となりました。

データは保管するだけでなく「真実性の確保」と「可視性の確保」も必須とされています。

つまり、保管されているデータが改ざんできないようになっていること、税務調査ですぐにデータ開示できることが要求されているわけです。

電子帳簿保存法の改正にあわせた文書管理システムを導入すれば、システム機能により改正に対応した保存方法を選択してくれます。

文書管理システムを導入するデメリット

文書管理システム導入にはメリットが多いものの、次のようなデメリットもあります。

• 導入・運用・教育にコストがかかる
• 運用ルールを定期的に見直す必要がある

デメリットを理解しておけば、システム導入の際に気を付けておくべきことがわかるようになります。

導入・運用・教育にコストがかかる

文書管理システムを導入する際には、システム運用にかかるイニシャルコストとランニングコスト、それらを全社員が使いこなせるようにするための教育コストがかかってきます。

文書管理システムは導入することがゴールではなく、活用していくことこそが目的であるため、各種コストに対する対策を怠ってはなりません。

コストの削減を優先して使いにくいシステムを導入したり、社員の教育を怠ってしまったりすると、結果的に業績に悪影響をおよぼしてしまいます。

運用ルールを定期的に見直す必要がある

文書管理システムを運用する中で、さまざまな課題や改善点が見つかるものです。

課題や改善点がないかしっかりとアンテナを張っておき、定期的な運用ルールの見直しをおこなっていかなければなりません。

見直しを怠ってしまうと文書管理システムの中のデータが分散してしまい、本来の機能を果たせなくなってしまいます。

本来の機能を失うと使われなくなってしまうという、最悪の事態にもなりかねません。

また、定期的に新機能が追加されたり、使い勝手の良いシステムが提供されたりすることもあるため、導入したら終わりではなく常に最新の状況を把握しておく必要があります。

文書管理システムの5つのタイプ

文書管理システムには、次のような5つのタイプがあります。

• 社内文書全般保管・活用型
• 社内文書全般作成・共有型
• 契約書保管・活用型
• 契約書作成・共有型
• 社内外保管型（クラウド型ファイルサーバー）

タイプにはそれぞれに特徴があります。順番に見ていきましょう。

社内文書全般保管・活用型

社内文書全般保管・活用型は、社内で作成した議事録や社内文書を保管して閲覧・活用するためのシステムです。

保管した文書を活用するタイプであるため、閲覧や検索に適したベーシックなタイプの保管方法といえます。

「プロジェクトでほかの部署とも書類を共有したい」「テレワーク時に書類の内容を確認したい」というときに便利です。

社内文書全般作成・共有型

社内文書全般作成・共有型は、マニュアルやナレッジを共有するために文書化して保管するためのシステムです。

書類は作成や保管、廃棄までのサイクルをたどりますが、社内文書全般作成・共有型は「作業」に焦点をあてたタイプといえます。

作業を開始するには、書類作成のノウハウやマニュアルが必要です。書類の作業に必要な情報がまとめられており、作業の効率化を促してくれます。

「書類の作成時に自分にないナレッジを利用したい」「複数人で同時に書類を作成したい」というケースで役立ちます。

契約書保管・活用型

契約書保管・活用型は、作成した契約書を保管したり台帳を簡単に更新したりするためのシステムです。

契約が多くなると、契約書の保管や更新、それらにともなう台帳の更新に手間がかかります。

手間を軽減するため、契約書保管・活用型では契約書をデータ化でき、必要に応じて取り出せるようにデータベースの構築が可能です。

PDFやスキャンで契約書を保管した場合、台帳に転記する作業が発生します。しかし、データベースを構築すれば、書類を確認する手間や転記する手間を解消できます。

契約書作成・共有型

契約書作成・共有型は、同じような契約書を繰り返し使うときに作成を効率化させるためのシステムです。

契約書を作成する際には、自社と取引先の意向を反映して修正・追記する作業が連続します。

作成には大きな負担がかかるため、契約書を共有して素早く作業がおこなえるようにしたタイプです。

作成にあたって必要な承認業務ができる機能が付いており、適切なプロセス管理ができるのも特徴です。

社内外保管型（クラウド型ファイルサーバー）

社内外保管型（クラウド型ファイルサーバー）は、社外の人とも情報を共有したいときに利用するシステムです。

仕事の内容によっては、社外の人と書類を共有しなければならないケースもあるでしょう。

しかし、社外の人に紙ベースで渡すのはリスク管理上で適さなかったり、印刷して製本するのが手間だったりする場合があります。

社内外保管型の文書管理システムを利用すれば、社外の人とも書類を共有して閲覧できます。

もちろん、機能制限を利用し、社外の人に書類を作成・編集してもらうことも可能です。

文書管理システム・ツールの選び方と比較方法

文書管理システム・ツールを選ぶときには、次のポイントを押さえておきましょう。

• 導入目的にあった機能があるか
• 検索性は高いか
• セキュリティ対策できるか
• オンプレミス型かクラウド型か
• マルチデバイスに対応しているか

ポイントを理解していれば、システム・ツールの選択や比較を簡単におこなえるようになります。

導入目的にあった機能があるか

文書管理システムの目的は「文書の共有」や「承認の自動化」が一般的です。

従業員の使い勝手を考慮し「検索性の高さ」「保管・編集のしやすさ」を目的とする企業もあるかもしれません。

企業によって導入する目的に違いがあり、目的によって選ぶシステムが変わってきます。

導入目的を明確にして、必要な機能が十分に備わった文書管理システムを選ぶことが重要です。

検索性は高いか

過去の文書を頻繁に使用するなら、検索性の高いシステムを選ぶのがおすすめです。

文書管理システムに書類を保管しても、簡単に取り出せないようでは利用者の減少につながってしまいます。

フォルダ名だけでなく、文書の中身まで検索できるシステムであれば、必要な文書を探しやすいでしょう。

NotePMであれば、保管されている文章のフォルダ名から文書の中身まですべて検索できます。検索性が高い文書管理システムの導入を検討しているなら、ぜひご検討ください。

以下から、無料トライアルやサービス資料のダウンロードが可能です。

 

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セキュリティ対策できるか

ビジネス文書には、機密性の高い情報も含まれます。社外秘の情報や、社内の一部にしか開示できない情報を守るためにセキュリティ対策が必要です。

情報の漏洩を起こすと消費者からの信頼を大きく損なってしまい、企業に大きなダメージを与えてしまいます。

情報漏洩リスクを下げるためにも、セキュリティ対策が講じられている文書管理システムを選択しなければなりません。

ファイルやフォルダ単位でアクセス制限をかけられたり、編集・閲覧などの権限を変更できたりするシステムであれば、情報漏洩のリスクを軽減できるでしょう。

オンプレミス型かクラウド型か

文書管理システムを利用すれば既存の文書管理システムを、自社にあった形にカスタマイズできます。

カスタマイズの自由度は、オンプレミス型の方がクラウド型よりも高い傾向にあります。

ただし、オンプレミス型の導入やカスタマイズにはプログラミングの知識が必要です。

クラウド型はノンプログラミングで導入可能なため、IT分野以外の人も使いやすいというメリットがあります。

オンプレミス型とクラウド型は特徴が異なるため、自社にあったシステムを選択することが大切です。

マルチデバイスに対応しているか

スマートフォンやタブレットでもアクセス可能なシステムであれば、外出先やリモートワーク中も確認できます。

たとえば、商談した直後に契約書の発行から申請、承認の実行が可能です。

マルチデバイスが利用できればスピード感のある対応ができ、取引先や顧客から信頼を得られる可能性が高まります。

また、マルチデバイスを利用して取引先や顧客に書類を閲覧してもらうことも可能です。

商談に有利となる資料を提示しながら話しを進めていけば、契約締結の確度を高められるはずです。

おすすめ文書管理システム10選

10つのおすすめ文書管理システムと、それぞれの特徴、料金は次のとおりです。