【2023年版】文書管理システムおすすめ10選を徹底比較（フリーあり）

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

私たちは、日々の仕事の中でたくさんの書類と向き合い、またそれらを処理するのに多くの時間をかけています。それらの書類はデータの場合もあれば、紙の場合もあるでしょう。

しかし、こうした書類は、往々にして所在がわからなくなり、それを探すために相当の時間をかけてしまうことがよくあるもの。そんなときに活用したいのが、文書管理システムです。ここでは、文書管理システムのメリットと、導入・活用していく際に気をつけたいポイントについて紹介していきます。

また、文書管理システムに類似した「社内wiki」について、以下の記事にまとめています。
• 社内wikiの導入から活用までの完全マニュアル　成長企業が実践する情報共有術！
・【2023年版】社内wikiツールおすすめ15選（有料・無料）

文書管理システムとは

文書管理システムとは、電子文書を保管・保存、活用、廃棄までを一括管理できるシステムのことです。

文書管理システムを導入することで、文書管理の目的である「必要な文書の保管・保存」と「情報・ナレッジの有効活用」の二つを実現でき、「必要な文書を」「必要な人が」「いつでも必要なときに」「どこにいても」「すぐに取り出して利用できる」ようになります。

文書管理システムの主な機能

強力な検索機能（分類、タグ、全文検索）
バージョン管理機能
セキュリティ機能（アクセス権限、情報漏洩対策）
保管期限や更新日の管理機能（ライフサイクル管理）
ワークフロー機能（申請・承認）
マルチデバイス対応（PC/スマホ/タブレット）

そもそも文書とは

デジタルにおける文書とは、テキストや図表などさまざまな情報を含んだドキュメントのことを指します。文書管理システムで扱うドキュメントの種類は、契約書や請求書、稟議書など申請・承認業務が必要なものが中心です。システムによっては、マニュアルや議事録、メモなど幅広い文書を扱えるものもあります。ファイルの種類もWordやExcel、PDFなど様々です。文書の作成方法については以下の記事で解説していますので、参考にしてください。

従来の文書管理の課題

まずは、文書管理システムを使わない管理方法にはどのような課題が潜んでいるのかについて見ていきましょう。

作業効率の低下

実は、私たちは日々の仕事において、「探す」という行為に意外なほど多くの時間をかけてしまっています。急いでいるのに目当ての書類が見つからなくて、イライラした経験がある人も多いのではないでしょうか。あの書類はどこにやっただろうと引き出しの中を探し、仮に1分で見つけることができたとしても、その作業を何十回と繰り返すと、かなりの時間になってしまいます。それだけまとまった時間があれば、ほかの仕事ができたのにと感じることもあるかもしれません。

文書紛失などのリスク

私たちは、日々の時間の多くを探すことに費やしてしまっていますが、探すという行為が発生しているということは、それだけ所在不明の書類があるということでもあります。書類がどこにあるかわからないという状態は、文書紛失や文書盗難のリスクがすぐそばにある状態であり、大きなトラブルになっていないのは、単に運が良かったといっても過言ではありません。

文書管理システムのメリット

ここからは、文書管理システムを使うことによって得られるメリットについて解説していきましょう。

必要な文書を検索ですぐに見つけられる

文書管理システムに書類を保存すれば、タイトルや内容といったテキストデータを記載した状態で保管できるため、それらをもとに検索をかけることが可能になります。
検索機能を使えば、「大量にある資料のページを、一枚一枚めくってほしい情報を探す」という手間がなくなるため、大幅な作業効率の向上が見込めるでしょう。

古いデータを使ってしまうトラブルを回避できる

書類の中には、似た内容のものや、以前に作られた古い資料が混ざってしまっていることがよくあります。それらを最新のものと勘違いして利用してしまうと、思わぬトラブルの原因となってしまい、様々な手間を増やしてしまうことにもつながりかねません。しかし、文書管理システムであれば、たとえ同じ資料であっても、それらが作られた順に並べることができるため、古いデータを誤って使ってしまうことがなくなります。これによって、業務効率化とトラブル回避の2つのメリットを得ることができるのです。

どこでもデータ共有ができる

文書管理システムを使うことで、専用のデバイスがあればどこでもデータ共有ができるようになるのも大きなメリットです。これにより、必要な資料をいつでも保管することができるようになるだけでなく、それらをいつでも引き出すことが可能になります。

ペーパーレス化できる

書類を紙で保管すると、それだけ場所が必要になり、また検索などをかけることができなくなるため、探す手間が増えてしまいます。しかし、文書管理システムでは、コンピューター上にデータを保管するため、広い場所を用意する必要もなく、探す手間もかかりません。紙がないと不安という人もいるかもしれませんが、必要なときに検索してプリントすれば、大抵の場合は問題ないはずです。

セキュリティを強化できる

文書管理システムにはメンバーの管理機能があり、閲覧できる人の制限なども自由に設定することが可能です。重要な書類に一つひとつロックをかけてという作業は非常に手間のかかるものですし、場合によってはもれが発生してしまうなど、セキュリティ面で万全とはいえません。しかし、文書管理システム自体に制限を設定しておけば、そこに保存するだけで安全な状態に保つことができるため、セキュリティ強化にも効果を発揮してくれます。

文書管理システムのデメリット

文書管理システムのメリットについて紹介してきましたが、デメリットとなる部分についても見ていきましょう。

導入・運用・教育にコストがかかる

文書管理システムを導入する際には、システム運用にかかるイニシャルコストとランニングコスト、それらを全社員が使いこなせるようにするための教育コストがかかってきます。文書管理システムは導入することがゴールではなく、それらを活用していくことこそが目的ですから、こうしたコストに対する投資を怠ってはなりません。コストを抑えるために使いにくいシステムを導入したり、社員の教育に手を抜いてしまったりしては、完全な無駄遣いで終わってしまうかもしれません。

運用ルールの定期的な見直しが必要

文書管理システムは、運用する中でも様々な課題や改善点が見つかるものです。そうした部分にしっかりとアンテナを張っておき、定期的な運用ルールの見直しを行っていかなければなりません。これを怠ってしまうと、文書管理システムの中のデータが散らかって本来の機能を果たせなくなり、やがて使われなくなってしまうという、最悪の事態にもなりかねません。また、定期的に新機能が追加されたり、さらに使い勝手の良いシステムが提供されたりすることもありますので、一度導入したら終わりではなく、常に現在の使われ方や状況を把握しておく必要があるのです。

文書管理システムの選び方

ここでは、文書管理システムを比較検討するうえでの着眼点を紹介します。

導入目的に合った機能があるか

文書管理システムの目的は、「文書の共有」もしくは「承認の自動化」が一般的です。どちらが目的なのかによって、選ぶシステムが変わってきます。また、ユーザーによって使いやすいUIや機能は異なるでしょう。導入目的を明確にして、必要な機能が十分に備わった文書管理システムを選ぶことが重要です。

検索性が高いか

過去の文書を頻繁に活用する場合は、すぐに取り出せるように検索性の高いシステムを選ぶのがおすすめです。ファイル名やフォルダ名だけでなく、文書の中身まで検索できるシステムであれば、必要な文書を探しやすいでしょう。

セキュリティ対策ができるか

ビジネスで扱う文書には、機密性の高い情報も含まれます。社外秘の情報や、社内の一部にしか開示できない情報を守るために、セキュリティ対策が必要です。ファイルやフォルダ単位でアクセス制限を掛けられたり、編集・閲覧などの権限を変更できたりするシステムであれば、情報漏洩のリスクを軽減できるでしょう。

オンプレミス型かクラウド型か

既存の文書管理システムを、自社に合った形にカスタマイズすることも可能です。カスタマイズの自由度は、オンプレミス型の方がクラウド型よりも高い傾向にあります。ただし、オンプレミス型の導入やカスタマイズにはプログラミングの知識が必要です。クラウド型はノンプログラミングで導入可能なため、IT分野以外の人も使いやすいというメリットがあります。

マルチデバイスに対応しているか

スマートフォンやタブレットでもアクセス可能なシステムであれば、外出先やリモートワーク中も確認できます。たとえば顧客企業のオフィスで商談した直後に、契約書の発行から申請、承認まで行うことも可能です。スピード感のある対応が可能なので、顧客からの信頼獲得を期待できます。

文書管理システム比較まとめ

	NotePM	Confluence	Fleekdrive
特長	• ナレッジを蓄積しやすい • 変更履歴管理 • 全文検索 • 柔軟なアクセス権限	• 柔軟なアクセス権限 • Jira、Trello連携 • 大規模ユーザーに強い	• ファイル共同編集 • ファイル共有 • ワークフロー機能
料金	• 4,800円/8名 • 9,000円/15名 • 15,000円/25名 • 30,000円/50名 • 60,000円/100名 • 120,000円〜/200名〜	• 1,200円/10名 • 30,000円/50名 • 60,000円/100名 • 220,000円/500名 • 402,000円/1000名	• 550円/1名あたり（Team） • 1,650円/1名あたり（Business） • 4,400円/1名あたり（Enterprise）

	ASTRUX SaaS	Documal SaaS	楽々Document Plus
特長	• 文書の持出制限機能 • 申請・承認ワークフロー • オプション機能	• 文書ライフサイクル自動化 • ワークフロー機能 • 柔軟なアクセス制限	• 全文検索とビューワ • ワークフロー機能 • 契約書管理機能
料金	• 要問合せ	• 要問合せ	• 要問合せ

	Dropbox Business	box	Knowledge	定額制WEB社内報
特長	• ファイル管理に特化 • 動画など重いデータも得意 • バージョン管理	• 高度なセキュリティ • 柔軟な権限設定 • 容量無制限	・簡単セットアップ・OSS ・モバイル対応	・簡単に社内報作成・定額制
料金	• 1,250円/1名（スタンダード） • 2,000円/1名（アドバンス）	• 550円/1名（Starter） • 1,800円/1名（Business） • 3,000円/1名（Business Plus）	無料	• 158,000円/〜200名 • 188,000円/〜400名： • 308,000円/〜1200名

文書管理システムを活用して大幅な業務効率改善を

文書管理システムのメリットと、導入に際して気をつけるべき点について解説してきました。たかが書類の管理ぐらい……と思う方も多いかもしれませんが、実際にはそれらに相当な時間を費やしています。文書管理システムを活用すると、申請や承認などのワークフローを自動化できるだけでなく、バージョン管理も行えます。契約書や請求書などの重要文書にかぎらず、マニュアルや議事録など社内向けの文書を管理するためにも便利に使えます。詳しい文書管理方法については、こちらの記事を参照ください。
関連記事：適切な分類方法で効率的な文書管理を行うには？

NotePMでは、さまざまな文書の作成・管理・共有までを一貫して行うことができます。PCに詳しくなくても使いやすいデザインで、ファイルの全文検索にも対応しています。柔軟なアクセス制限も可能なため、セキュリティ対策も万全です。

【ebook】ナレッジマネジメント推進マニュアル

この資料でわかること

• ナレッジマネジメントの知識経営について
• 共有すべきナレッジの種類
• ナレッジマネジメントツールの選び方

無料でダウンロード

おすすめの情報共有ツール「NotePM」

NotePM

NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

NotePMについて詳しく見る＞