情報共有はクラウド化が必須!メリット・デメリットや導入例を全解説

2021年07月07日(水) 情報共有

「社内の情報共有をクラウド化するメリットはあるの?」
「クラウド化にはどのような危険性があるの?」

仕事にパソコンやタブレットが必須となった昨今、情報共有をクラウド化するべきか悩んでいる企業も多いでしょう。

今や、情報共有をクラウド化するのは必須で、導入することで驚くほど業務効率化ができるようになります。

2019年に総務省が実施した「通信利用動向調査」によると、2017年の段階でインターネット経由で情報の管理や共有ができるクラウドサービスを利用している企業は50%を超え、その目的として上位に情報共有が上がっており、情報共有にクラウドを使うのが当たり前になってきています。

だからといって「どのようなツールでもいい」と焦って導入すると、セキュリティ面やコスト、利便性の面で思うような成果を実感できません。

事前に情報共有をクラウド化するメリットやデメリットを知り、導入事例を踏まえた上で、自社にあうクラウドツールを検討できるようになることが大切です。

そこでこの記事では

  • 情報共有をクラウド化するメリット
  • 情報共有をクラウド化するデメリットや導入時の注意点
  • 情報共有をクラウド化した実例
  • 導入しやすい具体的なツール

を細かく紹介していきます。

これを読めば、情報共有をクラウド化するメリットやデメリットが把握でき、業務効率化や職場環境改善につながるクラウド型の情報共有ツールを選択できるようになります。

情報共有をクラウド化することは業務効率化に欠かせない

2016年以降、クラウドサービスを導入している企業が急激に増えています。

2019年に総務省が実施した「通信利用動向調査」によると、2017年の段階で 「クラウドサービスを全体的に導入している、一部導入している」企業が56.9%にのぼる ことが分かります。

出典:総務省

その中で「データ共有」を目的とした導入が51.2%を占めており、業務への必要性を感じている企業は意外と多いようです。

また、日経BPコンサルティングが2016年6月に行った「社内の情報共有に関するアンケート」を見てみると、 「社内の情報共有方法に不便だと感じている」社員は60%以上 もいることが分かります。

その上で、今後利用してみたい方法として「外部のファイル共有サービス」が2位となっており、勤務をしている社員の立ち場からみてもクラウドを利用した情報共有に期待を寄せているのが現状です。

では、実際に情報共有をクラウド化してみた企業の声はどうでしょうか?

日進機工株式会社では、2013年よりクラウド化を進めてきたそうです。クラウド導入前は必要なデータを社外から確認できず、大きな時間のロスとなっていました。写真などの容量が重いデータの取り扱いにも苦戦しており、社内サーバー管理にコストや時間を割くこともあったようです。

しかし、クラウドを利用することで必要なデータをすぐに取り出し業務に活かせるため、効率よく仕事ができるようになったとのこと。このように実際に情報共有をクラウド化した企業もメリットを感じています。

ここまでのことをまとめてみると

  • 近年、クラウドサービスを利用している企業が増えており、とくに「情報共有」を目的とした導入が多い。
  • 現状の情報共有方法に不満を感じている社員は意外と多く、「外部の情報共有サービス」に期待する声があがっている。
  • 実際に、クラウド上で情報共有をするようになった企業は、業務効率化を実感している。

このような3つの実情から、クラウド上でのデータ共有は企業と社員の双方に必要不可欠で、業務効率化や管理しやすさなどのメリットを与えることが分かります。

参考:通信利用動向調査
参考:情報やファイルの共有に関するアンケート結果
参考:サーバーのクラウド化で管理業務から解放、業務の属人化を防ぐ効果も期待。

 

情報共有をクラウド化する4つのメリット

ここからは、さらに詳しく情報共有をクラウド上で行うメリットをご紹介します。

情報共有にかかる手間が省ける

日経BPコンサルティングが実施した「社内の情報共有に関するアンケート」を見ると、現状の情報共有の不満として「大容量データのやり取りが不便」「外部とのやり取りでは電子メールしか手段がない」という利便性に不満を抱えている人が多いです。

クラウド上で情報共有ができるようになれば、情報共有したいグループへの一斉共有、個別での情報共有のどちらも簡単になり、毎回送り先をピックアップし漏れのないよう共有する手間が省けます。

また、大量のファイルデータを共有する場合「社内で認められたUSBで共有する」「専用のアップデートソフトを使う」「一度には共有できないため、何回かに分けてメールに添付する」など、クラウド以外の方法を使うと時間と労力がかかっていました。

容量無制限や大容量のクラウドを使えば大容量ファイルの共有しにくさが解消でき、必要なファイルの保管や送信、閲覧がしやすくなります。

今まで情報共有に抱いていた不満がなくなり、下記のようなメリットを実感できるでしょう。

  • 同じ情報をわざわざ個別対応する手間が省ける
  • 情報共有にスピードが出て、業務全体のスピードがアップする
  • 企業間のやり取りが見える化でき、情報共有や進捗管理がしやすくなる
  • 情報共有範囲を設定できるので、伝達漏れを防げる

情報を一元管理できる

上の図のように、「顧客管理は社内専用ソフト」「日報やマニュアルは専用ロッカー内で紙面保管」とそれぞれ異なる方法で管理をしてしまうと、必要なときに取り出しにくく共有するまでに時間を要します。

また、紙面で管理している場合は保管するための場所を確保し、慎重な取り扱いをするための管理者を立てなければなりません。

情報共有を視野にいれていない専用ソフトなどを使っている場合も、情報共有のためにプリントアウトしたりセキュリティ対策のされたUSBで持ち歩いたりとひと手間かける必要が。

そこで、情報をクラウド上に集約してしまえば一括で管理ができ、面倒な処理をしなくて各自が必要なときに情報を活用することが可能です。

社内のペーパーレス化、情報管理の簡略化にもつながり働きやすい環境が実現できます。

社内ストレージを利用するよりランニングコストがかからない

情報共有のために専用の社内ストレージを構築したりハードウェアを購入したりすると、初期費用やメンテナンスで初期投資にもランニングコストにもかなりの費用でがかかります。

情報共有クラウドの場合、ほとんどのサービスが固定月額料金を支払うだけ(一部初期費用が必要)なので、ランニングコストが安く導入しやすいところがメリットです。

2012年に「独立行政法人情報処理推進機構」が実施したアンケートによると、導入のために要したコストは50,000円以下と回答する企業が最も多く、導入後の費用も5,000円以下であると回答した企業が15.8%もいました。

同アンケートでは、導入後の評価として「導入コストが抑えられる」「ランニングコストが軽減できる」といったポイントで満足度が高くなっており、実際に情報共有をクラウド化した企業が費用面でも高く評価していると言えるでしょう。

多様な働き方に対応できる

2019年4月より順序施行されている働き方改革では、リモートワークやサテライトオフィスなど多様な働き方が推進されています。

そんな中で、社内でしか使用できない情報共有システムを使っていると、コミュニケーションが取りにくくなるケースが出てくるでしょう。「必要な書類が閲覧できない」「書類を提出したいけれど郵送しか手段がない」という声が出てくると、業務のスピードダウンが起こりかねません。

クラウド上で情報共有ができるようになれば、インターネット環境下ならどこからでもアクセスできるため働く場所を定めることなく必要な情報共有が可能です。 今後加速するであろう多様な働き方にも、スムーズに対応きるようになります。



 

クラウドを使い情報共有をするデメリット

業務の効率化や円滑なコミュニケーションに一役買ってくれるクラウドでの情報共有ですが、デメリットとしてはどのようなことが考えられるのでしょうか?

事前に把握しておけばクラウドサービスを導入するときに留意しながら選択できるので、ぜひ参考にしてみてください。

不正アクセスにより情報漏洩する危険性

インターネットが普及してから年々不正アクセスによる情報漏洩事件は増加しており、深刻な被害をもたらしています。

クラウドサービスも例外ではなく、2019年5月には鹿屋体育大学在学中の学生アカウント情報が窃取され学校が利用しているクラウドサービスが不正アクセスを受ける被害が発生しました。

不正アクセスによって顧客情報や信用情報、企業の機密保持情報が流出すると、企業としての信頼を失い大きな損失が残る可能性があります。

そこで、企業向けのクラウドサービスはセキュリティ対策を強化しており、不正侵入検知機能や暗号化でのファイル送受信、ウィルスチェック機能などを搭載している場合が多いです。

しっかりと対策がなされているクラウドサービスを使えば自社のパソコンで管理するより高セキュリティ環境で情報管理ができる可能性もあるので、利用サービスを決定する場合にはチェックしたいポイントでもあります。

参考:鹿屋体育大学
参考:プライバシーマーク制度

【プライバシーマーク制度にも注目】

「プライバシーマーク」とは、1998年より一般財団法人日本情報経済社会推進協会が運用している制度です。

日本産業規格である「JIS Q 15001 個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」で定められている基準に適合した事業者にのみ与えられます。

このマークがあれば、クラウドサービスを提供している企業の個人情報保護体制や運用の状況が適切であると判断できるので、導入時には参考にしてみてください。

詳しく知りたい方は「プライバシーマーク制度」のサイトを参考にしてみてください。

サービス自体に不具合が潜んでいる可能性

クラウド上で情報共有できるサービスは、ここ数年で登場したものが大半を占めています。長年の運用データは蓄積されていないため、サービスそのものに脆弱性がある可能性や突然不具合が発生する可能性は0ではありません。

総務省が公開している「事故・被害の事例」では、クラウドサービスに預けていた重要データが突然消え業務に大きな支障をきたした事例が紹介されています。この事例では、サービス規約内に「データの管理は利用者の責任である」と記載されていたようで、データは復旧することなく途方に暮れたと述べられていました。

蓄積してきたデータは、企業にとって貴重な財産です。だからこそ、利用時に懸念される部分をクリアできるクラウドサービスを選べば、安心して利用できます。

ここまで、情報共有をクラウド上で行うメリットとデメリットをご紹介してきました。一度、内容を整理してみると

情報共有をクラウド化することは、業務効率化のカギとなる

  1. クラウドサービスを利用している企業が増えており、とくに「情報共有」を目的とした導入が多い。
  2. 社員からも「外部の情報共有サービス」に期待する声があがっている。
  3. 実際に、クラウド上で情報共有をするようになった企業が務効率化を実感している。

情報共有をクラウド化するメリットは次の4つ

  1. 情報共有にかかっていた手間が省ける
  2. 大切な情報を一括して管理できる
  3. ランニングコストが抑えられる
  4. 多様な働き方に対応できる

デメリットとして考えられるのは次の2つ

  1. 情報漏洩する危険性がある
    →セキュリティ対策が行われるサービスを選択
  2. サービス自体に不具合がある可能性も0ではない
    →契約時に不安な部分は払拭をしておく

すでに、クラウド上で情報共有している企業は多く、導入することで多くのメリットを実感しています。ここからは、導入事例や具体的なサービス、導入時の注意点をみていきましょう。

参考:総務省:安心してインターネットを使うために

 

情報共有をクラウド化した3つの導入事例

委託業者とファイル共有し売上アップ

三井倉庫ビジネスパートナーズ株式会社では、新規のクライアント様からの依頼で電話営業をコールセンターに業務委託する環境を整えることになったそうです。そこで、安全に取引先と情報の共有できる環境の構築が大きな課題となりました。

クラウド上にクライアント専用のフォルダを作り担当以外は閲覧できない仕組みにしたところ、作業がスムーズに進み扱いやすく安心して導入できたとのこと。

ファイル共有ができる仕組みを整えたことで、小規模、中規模企業からの受注に対応できるようになり売り上げアップにつながったと語っています。

参考:BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)の要望にお応えする安心・安全なファイル共有環境の構築

担当者が必要なときに情報を閲覧できるように

新潟市教育委員会事務局施設課では市内の教育機関に必要な情報を送信する際に、メール転送サービスの利用やメールの加工やなどで時間が取られていたそうです。

そこで、クラウド内に資料やマニュアルを格納しておき、必要な担当者が各自情報を引き出せるような方法に変更。

資料を請求する手間がなくなり業務がスムーズに進むようになっただけでなく、メールを送信する回数が減ったことで、誤送信による情報漏洩のリスクも軽減できているようです。

参考:大容量ファイルをメールで送ることなく共有、情報漏洩リスクも低減

映像や音楽など大容量ファイルを難なく共有

株式会社ネイキッドでは業種柄大容量の音楽や映像ファイルを共有することが多く、社内で利用していた簡易的な情報共有サービスでは限界を感じていたそうです。

セキュリティ対策と利便性のどちらも重視しながら、クラウド導入を決意。導入後は、それまであった大容量ファイルの送受信のしにくさに対する不満がすぐに解消されたと話します。

また、設定した期間で必要なメンバーにファイル共有ができるようになったことで、進捗状況の確認や過去のデータの参照がしやすくなったという一面も。何度もアップロードしなければならない状況から開放され、仕事の効率化に大きく貢献していることが伺えました。

参考:映像や音声ファイルは大容量海外とのやりとりも多い現場にFleekdriveは欠かせないサービス

 

初心者でも使いやすい!情報共有をクラウド化できるツール5選

近年、企業でも安心して情報共有時に使える業者向けのクラウド化ツールが増えてきています。そこでここでは、初めての導入でも使いやすい5つのツールに的を絞ってご紹介します。

参考:情報共有ツールおすすめ 23選(無料あり)と会社にもたらすメリット

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、日報・議事録・設計書・社内マニュアル・ノウハウ集など、様々なドキュメントをクラウド上で効率的に管理するドキュメント専用の情報共有サービスです。

NotePMの特徴

  • 誰でも使えるデザインと操作性
  • フォルダで階層化して整理しやすい
  • 全文検索(PDFやWordファイルの中身も)
  • 柔軟なアクセス権限
  • Markdown対応

料金プラン(月額/税込み)
• 1,000円/3名
• 3,600円/8名
• 5,700円/15名
• 9,500円/25名
• 17,500円/50名
• 30,000円/100名 ※100名以上はお問い合わせ
無料トライアル期間:30日間

notepm

NotePM
URL: https://notepm.jp/

 
### Dropbox Business

Dropbox(ドロップボックス) は、ファイル管理に特化したオンラインストレージサイービスです。

Dropboxの特徴

  • ファイル管理に特化
  • 動画や一眼レフ写真などの重いデータ管理も得意
  • 古いバージョンの文書の復元ができる

料金プラン(月額)
• 1,250円/1名あたり(スタンダード)
• 2,000円/1名あたり(アドバンス)

Dropbox
URL: https://www.dropbox.com/business

 

Fleekdrive

Fleekdrive(フリークドライブ) は、1つの仕事を複数の人が共同で進める「共同作業」にフォーカスした、文書管理システムです。

Fleekdriveの特徴

  • ファイル共同編集
  • ファイル共有
  • ワークフロー機能

料金プラン(月額/税込み)
• 550円/1名あたり(Team)
• 1,650円/1名あたり(Business)
• 4,400円/1名あたり(Enterprise)

Fleekdrive
URL: https://www.fleekdrive.com/

 

box

box(ボックス) は、世界で7万社以上が利用しているセキュリティ重視のオンラインストレージサービスです。

boxの特徴

  • 高度なセキュリティ
  • 柔軟な権限設定
  • 容量無制限

料金プラン(月額)
• 550円/1名あたり(Starter)
• 1,800円/1名あたり(Business)
• 3,000円/1名あたり(Business Plus)

box
URL: https://www.box.com/ja-jp/home

 

Slack

Slack(スラック) は、世界中で大人気のビジネスチャットツールです。100ヶ国以上で使われており、日本国内でも毎日50万人以上が利用しています。

Slackの特徴

  • 人気No1のチャットツール
  • どんな種類のファイルでも気軽に共有可能
  • 1500以上の外部サービスと連携可能
  • 無料ビデオ通話と音声通話。話しながら画面共有も可能

料金プラン(月額)
• 無料 ※機能制限あり
• 960円/1名あたり(スタンダード)
• 1,800円/1名あたり(プラス)

Slack
URL: https://slack.com/intl/ja-jp/

 

情報共有をクラウド化するときの注意点

情報共有をクラウド化すると決めた場合、社内への周知や計画的な導入を行わないと、思わぬところで業務に支障をきたす可能性があります。

そこで最後に、実際に情報共有をクラウド化するとしたらどのようなことに留意する必要があるのかご紹介します。

社内でもセキュリティ意識を高める

先ほどご紹介したように大切な情報を守るためにもクラウドツールのセキュリティ対策は重要視すべきポイントですが、同じように社内でもセキュリティ意識を高めておく必要があります。

多くのクラウドツールは、個別にパスワードが発行されパスワード認証により管理されています。このパスワードの扱いが雑だとパスワードの漏洩につながりかねません。

2013年に株式会社シマンテックと日本ベリサイン株式会社が実施した「個人・企業のパスワード管理に関する 意識調査」では、約27%の人が「個人用と企業用の使い分けをしていない」と答えています。

また、リモートアクセスの時には「社員番号や氏名など特定できるパスワードを使っている」と答えた人が50%を超える結果に。

いくらセキュリティ対策を重視したツールを使ってもパスワード管理やセキュリティに対する意識が甘いと、適切な情報管理ができているとは言い難いでしょう。

パスワードの設定方法や管理方法はマニュアル化して、社員に周知してから導入するとリスクを避けることができます。

クラウド化する範囲を明確にする

情報共有をクラウド上で行う前に「どこまでクラウド化するのか?」を明確にしましょう。社内や外部に共有することがない資料までクラウド化すると、かえってリスクが高まる可能性があります。

社員に対しても、どのような情報共有、情報管理の場合にクラウドツールを使用してもいいのか明確にしておかないと、便利さ故に使用範囲がどんどん広くなる可能性も。

業務効率化のはずが、どれをクラウド化したのか分からなくなり逆に時間がかかるという事態に陥りかねません。

だからこそ、事前に

  • クラウド化をする必要があるかジャッジする。不要な場合、かえって情報漏洩リスクが上がる場合も。
  • クラウドを利用する目的を明確にして、社内での利用範囲を統一化する。
  • クラウド上で情報管理、情報共有する際のルールを決めて展開する。

上記のポイントを押さえてどのように導入をするのか検討しましょう。

計画的に導入を進める

「他社がクラウドツールを導入したから、自社でもいち早く導入しないと!」と焦るのは避けたいところ。

充分に検討しないで情報共有のクラウド化を焦ったところ、下記のような失敗事例と同じことが起こるかもしれません。

  • いくつものツールを同時に導入し、管理が複雑になった。
  • 予算を把握しきれておらず、予想以上にコストがかかった。
  • 社員に周知していなかったため、導入時に混乱が起きた。
  • 突然クラウドツールに移行したことで、進行中の仕事に支障が出た。
  • 管理者や管理責任者を立てておらず、社内の問い合わせ先がない状態に陥った。

このような事態を避けるためにも、導入までのスケジュールを立てて計画的に進めましょう。事前に代表者を集めて、導入方法や操作方法をレクチャーできるとベスト。

また、どのクラウド化ツールを採用するのかは、多くのツールに設けられている無料のデモ期間を活用しながら業務効率化につながるものを選定するといいでしょう。

 

まとめ

情報共有をクラウド化するメリットが理解でき、安全性や利便性に配慮しながら自社で使えるクラウドツールを検討できるようになったかと思います。

情報共有をクラウド化するメリットは次の4つ

  1. 情報共有にかかっていた手間が省ける
  2. 大切な情報を一括して管理できる
  3. 他の方法を利用するよりランニングコストが抑えられる
  4. 働き方改革で推進されている多様な働き方に対応できる

デメリットとして考えられるのは次の2つ

  1. 不正アクセスどにより情報漏洩する危険性がある
    →セキュリティ対策が行われるサービスを選択
  2. サービス自体に不具合がある可能性も0ではない
    →契約時に不安な部分は払拭をしておく

実際に情報共有をクラウド化する時の注意点は

  1. パスワード管理の強化など社内でもセキュリティ対策を行う
  2. クラウド上で管理する範囲を明確にする
  3. 焦らずに計画的に導入をする

この記事を参考にしてクラウド上での情報共有ができるようになり、社員から好反響が聴こえてくる業務効率化につながることを願っています。

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