【導入事例】新人教育の工数を5割削減!所内の情報を集約して生産性を向上させるNotePMの活用方法 – 税理士法人末松会計事務所

2024年06月05日(水) 導入事例

会社名 事業 NotePMの利用人数
税理士法人末松会計事務所 税理士業 29名

名古屋で中小企業向けに税理士業を請け負う末松会計事務所。人材育成に力を入れ、数年で急速に事業規模を拡大している中で、よりスムーズな情報共有のためにナレッジマネジメントツールの導入を考えるように。士業においてどのようにNotePMを活用されているのか、お話を伺いました。
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ダイジェスト

導入部門
  • 全所導入
導入目的
  • 社内規則やマニュアル、ルールの共有
  • 社内規則ナレッジの共有
課題
  • マニュアルや社内ナレッジの共有と検索性の向上
効果
  • 入所手続きなど、総務業務の工数削減
  • 議事録作成・共有の効率化
  • 情報の質の標準化
使い方
  • 社内規則やマニュアルの作成・共有
  • 議事録の作成・共有
  • 顧客ヒアリングシートの作成・共有
  • 社内ナレッジの共有

※今回はオンラインWeb会議で、代表社員の末松様にインタビューさせていただきました。

直感的な操作が可能なNotePMの導入で、あらゆる情報をスピーディーに共有

─まずは業務内容を教えてください。

末松:末松会計事務所は、名古屋にて税理士法人として中小企業の税務申告などを手掛け、継続的な発展につながる支援に力を注いでいます。「末松会計グループ」の一員でもあり、グループではコンサルティング業務も請け負っています。

─NotePMを導入することになった経緯をお聞かせいただけますか?

末松:ここ3年ほどの間に所員が増え、社内ルールの徹底と標準化した情報共有の必要性が高まっていました。また、それまでマニュアルや営業資料、顧客との打ち合わせ内容などはクラウドフォルダにアップロードしていたのですが、情報を更新しづらく、検索性も低くて…。必要な情報をもっと手早くアップしたい・見つけたい、と考えて、情報共有のためのナレッジマネジメントツールを導入することにしました。

─ツールを導入する際に重視していたポイントは何ですか?

末松:「更新しやすいこと」「検索性が高いこと」が必須条件でした。また、以前から一部マニュアルをWordで作成していて、それをそのまま移行したいという要望もあったので、インポート機能の有無も重視していました。
導入に際してはtoaster teamやTeachme Bizといった他のナレッジマネジメントツールも検討したのですが、運用コストや設定の自由度などを比較したところ、NotePMが一番使いやすいと感じました。
どこを操作すればいいのか一目でわかる直感的な画面と、シンプルな機能、ノートの作りやすさが魅力ですね。

掲示板やリンク機能などを活用して「見たくなる」ページ作りを徹底

─具体的なNotePMのご活用方法を教えてください。

末松:社内ルールや就業規則のマニュアル、議事録の共有、顧客のヒアリングに際してのマニュアルなどを作成・共有しています。また、私どもは人材教育にも力を入れていて、社内外の研修内容や、顧客に対する提案に有益な情報もNotePMで共有しています。

NotePMのトップ画面
image1

さらに、掲示板機能を社内連絡に活用しています。全所員に知らせたい情報は、掲示板に【重要】とタイトル付けして、ページのリンクを貼り付けて周知するようにしているんです。

ノートについては、大きなカテゴリに分けています。「お知らせ」「マニュアル」「情報共有」「PJ(プロジェクト)」と内容ごとに分け、シンプルで見やすい階層にしています。

─実際に使用してみて、どのような効果を感じられましたか?

末松:当初の想定通り、情報が検索しやすくなり、業務効率がアップしました。所員への情報伝達もスピードアップしたと感じています。また、報告書の形式をテンプレート化して共有したことで、情報そのものが見やすくなりましたね。

─特に効果を感じた業務はありますか?

末松:入所手続きに関する工数削減につながりました。どんな組織でも、新しいメンバーが加わる際には就業規則規定や社内ルール、内線番号表の共有など、たくさんの情報を渡す必要がありますよね。これらは細々としていて、結構手間がかかります。まして、私どもは以前紙媒体を出力して相手に手渡していたんです。今は入所時に必要な情報は全てNotePMにアップしておいて、「ここに載っているよ」と伝えるようにしています。それだけで担当者の工数が大幅に削減できましたね。

進捗管理もチェックリストにしていて、指導員以外のメンバーからも手続き状況が把握できるようにしました。手続きの抜け漏れも減り、体感では工程を半分程度に削減できました

手続きがどこまで進んでいるのか。チェックリストから状況が視覚的に把握できるようになっています

末松:また、マニュアルを用意することで、作業の抜け漏れ防止につながりました。年に数回しか行わない業務は毎度やり方を思い出すのに時間がかかり、ミスが発生してしまいがちですが、NotePM導入後からはそうした業務のミスも減っています。

マニュアル・FAQ

マニュアルのほか、顧客との面談ヒアリングシートのテンプレートも作成していて、重要事項をメモしておくことで聴き取り漏れも大きく減少しました。また、テンプレート化したことで、情報の標準化もできるようになったと感じています。

面談ヒアリングシートのテンプレート
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─想定外に効果があった業務はありますか?

末松:議事録を取るのに便利だと感じていますね。ページを簡単に作れるので、会議中に議事録を作成してアップし、会議後に発生した課題や気づきなどをコメントで追記しています。そのコメントをそのまま次回の議題としてページを作ることもありますね。これは当初の想定とは異なる効果でしたが、会議の生産性が上がったと実感しています。

議事録の下部のコメント欄に、課題やタスク、気づきなどを追記しています

丁寧なマニュアルづくりは先行投資。時間工数を削減して業務を効率化

─かなり使いこなしていらっしゃいますね。とくに効果があったというマニュアルはどのように作られているのですか?

末松:マニュアルを作成するプロジェクトチームを作っています。4つほどセクションがあって、まずはマニュアルを作成することによって達成したい目標を私から伝えています。あとの進行は各リーダーに任せていて、目標達成に必要だと思われるマニュアルを作成してもらっていますね。

─マニュアル作りの手順を教えていただけますか?

末松:プロジェクトチームのメンバー以外は閲覧できない鍵付きのノート内に、担当者が適宜、必要なマニュアルを作成していきます。公開前には一度私がチェックしてから、公開済みのノートにページを移動させます。鍵付きのページが残っているということは、まだそのプロジェクトが進行中ということで、タスク管理にもなっていますね。

承認用のプライベートノートを活用し、未確定情報を共有しないように管理しています

─マニュアルを拝見すると、かなり見やすく感じます。

末松:業務の手順ごとにページを作成しています。手順を解説する箇所に解説ページのリンクを貼って誘導し、より詳細な手順を追っていけるようにしているので、初めて業務に携わる新人でも迷うことがないようになっているんです。リンク機能は重宝していますね。

目次とリンクを活用して業務手順を詳しく解説しています

─マニュアルの作成にかなり手間をかけていらっしゃるのですね。

末松:確かに作成に手間はかかりますが、その後のメリットの方が大きいと感じています。特に私どもは人材育成に力を入れていて、その分、指導には手間がかかっています。その一部をマニュアル化するだけでも、指導員の負担は軽減されていると感じています。新人が増えれば増えるほど費用対効果も上がっていきますから、初期投資と考えているんですよ。当初はマニュアルを作るメンバーは限られていたのですが、今は多くの所員が協力してくれています。

NotePMの徹底活用で、さらなる業務効率化・自動化を目指す

─どのようにNotePMを浸透させていかれたのでしょうか?

末松:説明会を行い、まずは触ってみてもらうことが大事だと考え、1週間を期限に一人1ページアップしてもらうようにしました。今は皆、常にNotePMを開いていて、掲示板をチェックするようになっています。

─今後のNotePMの活用予定をお聞かせください。

末松:NotePMの使い勝手がとても良いので、所内の情報を全て集約できないか考えているところなんです。現在は顧客情報を別のクラウドプラットフォームで一元管理しているのですが、NotePMで記入した内容をRPAを使って顧客情報に自動転記できないか、試してみようかと考えています。公式からもそういったAPIがあるといいなと思いますね。

※編集部補足:NotePM API連携

─ほかに、NotePMについてのご要望はありますか?

末松:タスク管理ができるガントチャート機能やフローチャート機能もあると、よりプロジェクトが効率的に進められると感じています。また、所内のコミュニケーションをチャットアプリで行っているので、そちらとも連携できるようになってくれるとありがたいですね。ナレッジマネジメントツールというのは、チームで効率よくプロジェクトを進めるためのツールです。ですから、チームで活用できる機能の充実を期待しています。

─本日はありがとうございました。

 

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NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

  • マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
  • 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

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