検索性に優れたマニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」
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| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| スタートアップ税理士法人 | 税務、労務、司法書士業務支援／創業全般に関するコンサルティングサービスの提供 | 200名 |
税理士法人として事業をスタートした同社では、2017年に社労士部門、2022年に司法書士部門を設立し、事業・組織規模が急拡大しています。その一方で、社員増加やオフィス増設に伴い、情報・ナレッジの集約が課題に挙がっていました。これらの解決に向けたNotePM導入の経緯や決め手、導入後の効果などを聞きました。
https://tax-startup.com/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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| 導入目的 |
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| 課題 |
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| 効果 |
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| 使い方 |
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※今回はオンラインWeb会議で、総務・人事部の冨士本様にインタビューさせていただきました。
スタートアップ企業の創業をサポート
―事業概要を教えてください。
冨士本：弊社は社労士法人・司法書士法人をグループ内に保有しており、スタートアップ企業を中心としたお客様に対し、グループ一体となって、税務、労務、司法書士業務支援を行っています。
また会計・労務業務、法人設立手続きだけでなく、創業全般に関するコンサルティングサービスも提供しています。
事業拡大に伴い検討した情報共有ツール
—NotePM導入の背景についてお聞かせください。
冨士本：導入を検討し始めたのは、約2年前（2021年）です。
当時は、横浜に弊社初の支店を設立したタイミングであり、社員も60〜70名規模になるなど、急拡大のフェーズにありました。その中で顕在化してきたのが、情報共有の課題です。社員増加やオフィス増設に伴い、マネージャー陣に現場の情報が集まりづらくなったり、企業文化や理念が社員に伝わりにくくなるなど、全社で共有すべき情報・ルールが、時間と手間をかけないと浸透しづらくなっていました。
以前は、全メンバーが新宿事務所にいたので、少し事務所内を歩けばすぐに情報共有できるし、全メンバーが会議室に集まることも簡単でした。誰がどこでどんな仕事をしているか、それぞれが全体をなんとなく把握もできていましたが、事業拡大に伴い、そうしたことが難しくなっていました。
こういった時間と空間の問題を解決するために、Web上で情報共有できるツールがないか探し始めました。さらに、当時はミッション・ビジョンを改訂した時期でもあったので、ツール導入により、理念浸透を効果的に進められたり、全社の一体感を強められたり、といったことも期待していました。
旧オフィス
—ツール導入において重視したポイントやNotePMに決めた理由を教えてください。
冨士本：重視したポイントは、文章共有だけでなくファイル添付ができるか、情報の公開範囲が管理しやすいか、情報のアップデート履歴が残るか、導入時の初期設定のしやすさ、の4点です。
「会社の中の知識・情報を共有する」という観点で調べた結果、たどり着いたのがNotePMでした。実際に無料トライアルも行い、マネージャー10名程度に使用感も確かめてもらった上で導入を決めました。
NotePMの使い方
—どのように情報を整理していますか？（ノート、フォルダの単位など）
冨士本：ノートは、部署ごとに整理しています。
フォルダ構成についても、新しく入社された方や前提知識がない方でも分かるように整理をしています。弊社では、ITリテラシーにバラつきがあるので、こういったツールに馴染みがない方でも、フォルダ階層から辿って情報を探すことができるよう工夫しています。
将来的には、すべてのフォルダに番号をつけて、「何番を見ておいてね」というコミュニケーションがとれるところを目指したいと思っています。
ノートの構成：
—NotePMの活用方法を教えてください。
冨士本：「全社」のノートでは、社内ポータルの代替として活用しています。
「00 全社」のノート：
冨士本：「00 会社からのお知らせ」フォルダには、先ほど触れたミッション・ビジョン・バリューに関する情報を掲載していており、社長自ら、理念の設定背景や想いなどを投稿しています。
「00 会社からのお知らせ」フォルダ：
ミッション・ビジョンに関するドキュメント：
冨士本：ほかにも、ビル管理のお知らせ、社内規程、就業規則、全社のマニュアル・ツール、使い方のTips、総務・労務管理情報なども掲載しています。年間の営業カレンダーはPDF形式で掲載して、ダウンロードできるようにしています。
オフィスに関する情報を添付ファイルで共有：
全社で使用するツールの使い方に関するドキュメント：
営業カレンダーはダウンロードできるようPDF形式で掲載：
冨士本：また、組織図もNotePM上で共有しています。新しい方が入社するとメンバー構成も変わるので、各メンバーの所属部署や仕事内容が一目でわかるようになっています。
組織図：
冨士本：マニュアルの蓄積・共有の場としても活用していて、「税務」と「労務」にわけて管理しています。
税理士部門に関するノート：
社労士部門に関するノート：
冨士本：「全スタッフが必ず確認する事項」というフォルダには、業務を行う上で従業員が心得ておかなければならないポイントを掲載しています。先ほどお伝えしたミッション・ビジョンのページ同様、こちらも社長自らが投稿しているページです。
もともとは、社長がマネージャーやリーダー陣に話していた内容で、それをテキスト化し、全従業員が閲覧できるように整備しました。
全スタッフが業務をする上で確認しておくべきことをまとめたフォルダ：
社長自らが記載した業務を行う上での心得：
冨士本：新しく入社された方向けの業務マニュアルや、オンボーディング関連の情報もまとめています。税制度や法律などは毎年変わりますが、ここだけ見ておけばわかるように、常にアップデートしています。
業務マニュアルのフォルダ：
業務マニュアルの例：
入社時に利用しているチェックシート：
冨士本：月報（月次の業務報告書）をアップロードする場所としても活用しています。掲載された月報の内容に対しては、上長からコメントやフィードバックが行われ、NotePM上で双方向のコミュニケーションを取るようにしています。
全社員の月報一覧：
月報の記載例：
月報の記載例：
月報に対する上司からのコメント：
冨士本：クライアントからのFAQもナレッジとして蓄積しています。
以前はちょっとしたFAQであればExcelで作成して共有したり、WordをPDFにしてChatworkで流していました。しかし、それだと情報が流れていってしまいますし、検索の仕方によっては情報が出てこないので、現場からのクレームにも繋がっていました。そのため、定期的に紙で印刷して配っていた時期もありましたが、NotePMを導入してからはWeb上で情報を一元管理できるようになりました。
「90 FAQのノート」：
クライアントからのFAQの一覧（一部）：
FAQの例：
—新しいルールやマニュアルを作る時は、どんなケースが多いのでしょうか？
冨士本：業務特性上、法律や監査ツールの改正などに伴って、状況や書類フォーマットが変わったタイミングでマニュアルが作成・更新されることが多いです。
書面として見ておけば良いものはPDFをファイル添付して共有しています。載せるだけで良いので、手間が掛からず、とても便利です。
マニュアルの例：
—テンプレートの活用方法を教えてください。
冨士本：月報や議事録、目標管理シートなどをテンプレート化しています。
テンプレート一覧（一部）：
月報作成のテンプレート：
操作手順・マニュアル作成のテンプレート：
「ここさえ見ればよい」という場所ができた
—NotePM導入後、どのような変化がありましたか？
冨士本：「ここさえ見ればよい・ここを見にいけばわかる」という場所ができ、「知りませんでした」「教えてもらっていませんでした」といった声も減りました。
以前は、個人のパソコンでマニュアルを管理するか、Googleスプレッドシートを作成し、そこに招待されている方に情報共有するケースが多かったため、情報が属人化していました。情報共有もチャットツールで行っていたので、情報がどんどん流れていってしまい、まともに蓄積ができない状況でした。
チャットツールで情報シェアを繰り返すだけでは、伝えるべきメッセージ（マニュアル策定の背景など）は残らず、モノ（ファイル）だけが残ってしまいます。しかしNotePMを使用することで、伝えるべきメッセージとモノをセットで残していけるようになりました。
また、新人教育のコストも大幅に削減されました。弊社では、毎月3〜4名が入社しますが、NotePM導入前は、その都度説明を行っていました。現在は、マニュアルや顧客向けの心構えなどのページを各自で参照してもらいながら指導しています。
新入社員向けのマニュアル：
冨士本：月報では、月次の振り返り以外にも個人で抱えている課題を発信したり、「こんなことをやりたいので、良かったら助けてください」といった相談も積極的に発信されています。個人の悩みが全体に共有されることで、課題が早く解決されるようになりました。 これまでは、1on1等を通じ、マネージャーやリーダーとしか課題共有できていませんでしたが、そこから大きく進んだと感じています。
—NotePM浸透で工夫したことはありますか？
冨士本：大きく2つあります。
1つは、導入当初、まずはとにかく自分でNotePMを使ってレポートを作ってもらうよう、現場に働きかけました。
もう1つは、社員が見るべき情報は、NotePM上でしか確認できない状況をつくったことです。投稿に関しては月報でしか利用しない人もいますが、社内の必要な情報はNotePMを開かないと見れない仕組みになっているので、全員が使わざるを得ない環境になっています。
たとえば、弊社では、Web会議で使用する背景画像を用意・指定しているのですが、その背景画像は、ミッション・ビジョンの説明ページの一番下までいくとダウンロードできるようになっています。つまり、背景画像が欲しければ、NotePM上のミッション・ビジョンのページを見る必要があるのです。ロゴの取得についても同様の手順になっています。
PCの壁紙をNotePM上で配布し、説明文を読んだ上でダウンロードする設計になっている：
—NotePMの便利な点、気に入っているところを教えてください。
冨士本：仕事をしていて、「これって何？」と思った瞬間に、関連リンクや検索から必要な情報に飛んでいけるのは非常に便利です。
また、マニュアルを作成するときも、ブログを書く感覚で作成できるので使いやすいです。
—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました。