社内の情報格差を減らす！検索性に優れたナレッジ共有ツール「NotePM」
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| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| 株式会社八天堂 | スイーツパンを中心とした食品の製造・販売 | 241名 |
「くりーむパン」で知られる株式会社八天堂。昭和8年の創業から国内で販売店を拡大し、近年では海外展開も進めるなど、成長を続けています。その一方で課題となったのが、雇用形態の多様化による社員間の情報格差でした。グループ全体に「スピーディ・効率的」に情報を共有するためにNotePMを導入。導入までの流れや使い方などを伺いました。
https://hattendo.jp/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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|---|---|
| 導入目的 |
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| 課題 |
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| 効果 |
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| 使い方 |
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※今回はオンラインWeb会議で、業務改革室の杉山様・総務部の沖村様にインタビューさせていただきました。
昭和8年創業、くりーむパンの八天堂
―事業概要を教えてください。
杉山：広島県三原市に本拠を構え、パンの製造・販売、カフェやパン作り体験などを楽しめる複合施設である体験型 食のテーマパーク「八天堂ビレッジ」の運営を行っています。販売店は全国に約20店舗あり、シンガポールやカナダ、香港など、海外にも出店しています。
雇用形態の多様化により生じた格差
—NotePM導入のきっかけを教えてください。
杉山：簡単に情報の受発信ができるツールがないか、探し始めたのがきっかけです。
弊社では、約1年前から、正社員と非正規社員（パート・アルバイト・派遣社員など）との情報格差が課題に挙がっていました。もともと雇用形態は正社員のみでしたが、会社が大きくなるにつれ、派遣やアルバイト、パートなど多様化しています。
以前はメールでの情報共有だけで問題なく組織運営ができていましたが、次第に全社の隅々まで情報を共有し浸透させることが難しくなっていきました。
実際に、社員同士で話しているときに、非正規社員の方から「その情報を知らなかった」という声が出るようになったんです。こうした事実があること自体が、一緒に働く仲間として悲しい状況ですし、全社で解決すべき課題だと感じました。
—ツール導入で重視したポイントと、NotePM導入の決め手を教えてください。
杉山：当然ですが、ナレッジやマニュアルを集約することができ、情報検索も容易にできるという点は重視しました。NotePM導入前は、パソコンのセットアップや入社手続きなどの情報はパワーポイントやPDF形式で共有サーバーに蓄積しており、検索面でも不便さを感じていました。
沖村：NotePMは、ページの閲覧者がわかるため、活用度合いが把握できる点も評価したポイントです。
杉山：今回の導入にあたってはスピードを重視していたので、NotePMのトライアル後、そのまますぐに導入に至りました。弊社が必要とする機能がすべて揃っていましたし、実際に触ってみて、発信者・閲覧者双方にとってわかりやすいインターフェースだったのも決め手となりました。
格差が解消され、お互いを褒め称える風土づくりに繋がった
—NotePM導入後の効果を教えてください。
杉山：情報格差の問題は解決し、非正規社員の方にも必要な情報を適宜検索・理解してもらえるようになりました。検索性能に優れているので、必要とする情報が探しやすいです。
沖村：雇用形態に関係なく、社員同士で、お互いを褒め称える風土づくりにも繋がっていると思います。
弊社では毎月、社員から月間MVPの推薦を募っているのですが、非正規社員の方々との連絡手段がなかったため、施策開始時は正社員のみを対象に実施していました。
NotePM導入後、NotePM上で推薦を募るようになると、派遣やパートの方々からも推薦が来るようになりました。こうした社内の取り組みに参加したいと思ってくださっていたことが嬉しく、現在では、正規・非正規の別け隔てなく、全社員の中からMVPを選出しています。
月間MVPの推薦募集に関する案内文：
雇用形態・所属に分けたノート管理で、社内の情報共有を効率化
—NotePMのドキュメント管理方法を教えてください。
杉山：ノートについては、以下の4つに分けて運用しています。
ノート・フォルダの構成：
杉山：1つ目は、本体の社員向けノート（八天堂社員対象）です。社内ルールやワークフローなどを案内しています。
【八天堂社員対象】のノート：
エアコンの設定温度に関する案内文：
会食許可申請に関する案内文：
杉山：2つ目は、本社・グループ会社の社員向けノート（八天堂・空道港・ファーム正社員のみ※）です。グループ全体での社員教育に関する情報や、研修動画などの発信に加え、企業理念やカルチャー浸透などの働きかけも行っています。
※株式会社八天堂ほか、株式会社空・道・港、株式会社八天堂ファームなどのグループ会社を含んだ総称
八天堂・空道港・ファーム正社員のみ】のノート：
衛生管理教育研修に関する案内文：
杉山：3つ目は、本社の正社員・非正規社員向けノート（八天堂社員・スタッフ対象）で、各部署からのお知らせを掲載しています。
【八天堂社員・スタッフ対象】のノート：
杉山：4つ目は、本社・グループ会社の正社員・非正規社員向けのノート（八天堂社員・スタッフ・ファーム・空道港対象）です。月間MVPをはじめとする社内表彰者の公募や、表彰者の発表、社内報の告知などを行っています。
社内報である「八天堂便り」は毎月発行しているもので、新商品の紹介や社長メッセージなどを記載しています。以前は紙で配布していましたが、現在はNotePMにPDF形式で掲載しているので、全国の社員が気軽に閲覧することができます。
社内報「八天堂便り」はPDFを掲載：
杉山：投稿に関しては、役職者のみ編集権限を与え、非役職者に対しては参照専用ゲスト権限※のみになっています。
どこまでの層に権限を付与していくかは、運用しながら模索している最中です。参照ゲストであってもリアクション機能を使ってコミュニケーションがとれますし、ページ上にGoogleのスプレッドシートやkintoneなどの外部リンクを貼り、リンクの参照先でアクションしてもらうような使い方をしています。
※ページを参照するだけの権限で、ページの作成や更新はできない
関係部署への理解促進で、ツール導入をスムーズに
—NotePMを浸透させるために工夫したことがあれば教えてください。
杉山：メインで情報発信する人事部、総務部、広報ブランディング室のメンバーにトライアルで使用してもらったり、NotePM主催の説明会に参加してもらったり、NotePMに触れてもらう機会を増やすように工夫しました。また、「こういう課題が解決できないか？」という相談に対しても、実際に使い方を検討・レクチャーして、利用を促しました。
徐々にNotePMが浸透し、新商品に関する情報発信などが社員から自発的になされるようになった事例もあります。
社員起点で自発的に始まった「新商品情報に関するお知らせ」
チェックリストの活用でタスク漏れを防止
—具体的な活用方法や、独自の使い方があれば教えてください。
杉山：社員の連絡先一覧や、誕生日を掲載しています。以前はスプレッドシートまで見に行く必要がありましたが、現在はNotePM上にまとまっているので便利です。
社員情報のフォルダ：
社員連絡先一覧のページ：
杉山：人事周りのタスク管理も、NotePMで完結させています。入社・退職など、人事に関する各種手続きをフォーマット化し、チェックリストを作成しています。
例えば、入社の場合、人事部が入社書類のフォーマットを書き起こし、入社日や名前、所属部署などを記載します。その後、対応に抜け漏れが無いように、チェックリストをもとに人事部、総務部など、各部署で対応していきます。チェックリストがあることで、タスクの抜け漏れ防止にも繋がっています。
人事に関する各種手続きのフォルダ：
入社時のタスクフォーマット：
沖村：総務部では、緊急時の安否確認でも使用しています。NotePM上には安否確認に関する要綱を記載し、部署ごとに回答用のGoogleフォームと、スプレッドシートのURLを貼りつけて安否確認をする仕組みにしています。外部ツールと連携させることで集計もでき、わかりやすい流れを作れたと社内でも評価いただきました。
安否確認の案内ページ：
杉山：全社的に外部ツールが増えてきているので、各ツールへのリンクをまとめた、業務のハブになるようなページも作成しています。ポケットWi-Fi貸出やシステムの購入申請などに関する各申請URLを掲載し、案内しています。
各ツールのリンクの一覧ページ：
—よく利用する機能を教えてください。
杉山：チェックリストはよく使用しますね。オンボーディングでのチェックリストのほかに、各部署の責任者に向けて、全社で回収する資料の確認でもチェックリストを活用しています。
沖村：わたしの所属部署では勤怠チェックで活用しています。NotePM上で勤怠の締め作業を見える化することで、本人のタスクとしても自覚してもらうことができています。
勤怠チェックのページ：
沖村：また、掲示板も活用しており、NotePMの運用ルールを掲載しています。掲示板に限らずですが、投稿者に女性が多いので、絵文字などを入れて見やすくなっているのも特徴ですね。
掲示板：
投稿ページは絵文字をいれて読みやすくなる工夫をしている：
—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました。
